Resum de les intervencions de la International Conference on National Bibliographic Services (Copenhaguen, 25-27 de novembre de 1998)

Amb els auspicis de l'IFLA i de tres importants institucions bibliotecàries daneses (Danish Library Center, Royal Library i Royal School of Library and Information Science) ha tingut lloc a Copenhaguen, del 25 al 27 de novembre d'enguany, la segona International Conference on National Bibliographic Services. Hi han assistit directors i especialistes d'arreu del món amb l'objectiu d'actualitzar els principis i les recomanacions del congrés celebrat a París el 1977. El congrés de París, organitzat per la UNESCO en col·laboració amb l'IFLA, constituí un element fonamental per a la millora del control bibliogràfic universal (CBU). Després de vint-i-un anys, una sèrie de factors, com ara la incidència de les publicacions electròniques, la repercussió d'Internet o els canvis polítics del començament dels noranta han conduït a l'organització del present congrés del qual tot seguit es presenta un resum general. Les recomanacions recollides al final de l'informe són provisionals i estan en fase de revisió.

Dimecres 27 de novembre

Es van presentar les següents comunicacions els extractes de les quals figuren en el programa de la Conferència.

— «Les services bibliographiques nationaux du XXIe siècle», presentada per François Bourdon en nom de Marcel Beaudiquez, absent per malaltia. Analitza la situació del CBU (Control Bibliogràfic Universal) al llarg dels 20 anys transcorreguts des de les recomanacions de la Unesco sobre bibliografies nacionals fetes a París l'any 1977 i les bases sobre les quals s'estructura: el dipòsit legal, la bibliografia nacional i la agència bibliogràfica. Se subratlla la revolució que plantegen els nous documents electrònics no tant com a versió en línia de documents existents en un altre suport, sinó principalment en relació amb la inadequació amb les lleis actuals de dipòsit legal. Es destaca la importància de l'ISBN i l'ISSN per garantir l'exhaustivitat i la necessitat de compartir la responsabilitat del dipòsit legal amb altres establiments bibliotecaris i crear una xarxa dins la qual la Biblioteca Nacional ha d'assumir el paper de coordinació. Es planteja la qüestió de si la biblioteca nacional ha de gestionar adreces electròniques. S'apunta la idea de la diferència conceptual entre el catàleg informatitzat d'una biblioteca nacional i la bibliografia nacional. Es menciona el tema de la cobertura (llibres, publicacions periòdiques i publicacions oficials com el mínim establert) i la importància que té reduir el retard entre el dipòsit del document i la difusió d'aquest a través de la bibliografia, ja que si una bibliografia nacional es publica amb retard deixa de complir la seva funció. Es recomana acostar la bibliografia nacional al món dels editors i es diu que la bibliografia no només ha de ser un útil d'identificació sinó també d'accés al document. Es comenta que la presència de les biblioteques en el web és minoritària i també la urgència d'organitzar el nou món de la informació per què els canvis no ens superin.

— «Coverage», a càrrec de Grethe Jacobsen (Head, Danish Department, Royal Library, Denmark). La discussió es divideix en dues parts: els documents que presenten una forma física i els documents electrònics en línia. Per als primers, les recomanacions del 1977 i les ulteriors del 1982 continuen sent vàlides (els documents amb una forma física determinada s'han d'incloure en la bibliografia nacional; el nivell de descripció pot fluctuar en alguns casos entre el nivell dos i el tres, però el nivell tres és el més recomanable per a una bibliografia nacional). Es reconeix que la cobertura que inclou tots els materials publicats és una entelèquia i que s'ha de trobar una solució referent a la literatura gris, però independent de la bibliografia nacional.

Quant als documents electrònics en línia, es proposa que els serveis bibliogràfics nacionals cooperin donant accés a la informació que es publica. Es diu que la cobertura d'una bibliografia nacional té relació amb els usuaris a qui serveix (editors, distribuïdors, bibliotecaris, ensenyants, investigadors, lectors), que ha d'incloure la informació que hi ha disponible (assegurant que la informació que es fa pública continuï estant a l'abast de tothom) i que ha de recollir el patrimoni cultural del país. Els documents inclosos en la bibliografia nacional han de ser d'interès general, amb còpies disponibles i d'una determinada extensió, i han de fer referència als documents publicats en el territori nacional i fora del territori nacional però adreçats als usuaris de la nació o relatius a la nació o als seus habitants. La bibliografia nacional danesa inclou obres d'autors danesos publicades en altres llengües. Es proposa la necessitat de definir quins tipus de documents electrònics s'han d'incloure en la bibliografia nacional (documents estàtics) i d'aconseguir el objectius següents:

— «Standards for international bibliographic control: proposed data requirements for national bibliographic records», a càrrec d'Olivia Madison (Dean of Library Services, Iowa State University, USA). Revisió dels resultats de l'estudi patrocinat per l'IFLA Section on Cataloguing l'any 1991, que pretenia la identificació i la definició dels ens bibliogràfics d'interès per als usuaris dels registres bibliogràfics, els atributs d'aquests ens i els tipus de relacions que s'estableixen entre ells. Aquest estudi ha donat com a resultat un informe final aprovat el 1997 per l'IFLA Standing Committee on Cataloguing i publicat per K. G. Saur al començament d'aquest any com a part de l'UBCIM Publications, New Series, vol. 19 (aquest document, que es venia amb motiu de la ICNBS Conference, està a la vostra disposició a l'ISNB).

Dijous 26 de novembre

— «Distribution and exchange», a càrrec de Robert Smith (Deputy Director, Bibliographic Services and Marketing, The British Library). Presentació de la British National Bibliography, la qual té una orientació comercial per intentar recuperar costos. Els serveis de la bibliografia nacional no són gratuïts, a diferència de l'accés al catàleg de la British Library, d'accés lliure. Els usuaris de la bibliografia nacional són la mateixa British Library, altres biblioteques que treballen en col·laboració i els clients. S'assenyala que la bibliografia nacional no pot incloure tots els tipus de materials i que s'ha d'especificar el grau de cobertura. Es destaca que el contingut de la bibliografia nacional és independent de la col·lecció de la biblioteca o de les seves polítiques catalogràfiques. Per tant, s'ha de diferenciar del que és el catàleg de la biblioteca o de la política de compres. Es diu que es poden importar dades bibliogràfiques sempre que es consideri adequat i que la bibliografia pot incloure materials que no estiguin dipositats en la biblioteca nacional. A partir d'un estudi sobre l'efectivitat de la British National Bibliography (BNB) es mencionen una sèrie de punts:

Una bibliografia nacional constitueix el registre originari de la producció bibliogràfica d'un país.
La British Library té un paper central en la compilació i presentació de la bibliografia nacional del Regne Unit.
la BNB ha de continuar publicant-se en paper. El futur sembla electrònic, però la pràctica demostra que la publicació impresa és la més utilitzada.
L'àmbit i la cobertura de la BNB s'ha d'ampliar elaborant la bibliografia nacional d'una manera compartida a través d'un major esforç de col·laboració i cooperació entre la British Library i altres agències nacionals. Això planteja alguns problemes que s'han de resoldre com ara els drets d'ús dels registres i la manera de repartir els costos i els guanys.
La BNB es pot millorar per mitjà de la inclusió de dades bibliogràfiques addicionals a les incloses en el core record.
La relació amb els editors es considera essencial i s'ha de procurar establir uns lligams més efectius. Això és el que pretén el BIBLINK Project, que intenta implementar una transmissió més fluida de dades entre el serveis bibliogràfics, els editors i els usuaris.
S'ha d'intentar connectar l'agència bibliogràfica nacional amb els editors de recursos electrònics i establir una informació bibliogràfica autoritzada que beneficiï ambdós sectors.
S'ha de tendir cap a un model d'economia mixt que no estigui basat només en el sector públic.
La British Library també s'ocupa de dur a terme el programa CIP. En un any s'elaboren uns 40.000 o 45.000 registres CIP.

— «Legal deposit and national bibliographic services: developments in the framework of the cooperative prespective and the convergence phenomenon», a càrrec de Giuseppe Vitiello (Special Advisor, Council of Europe New Technologies, Books and Archives projects). Presenta un resum de les línies d'actuació recomanades pel Consell d'Europa relatives al dipòsit legal i a les bibliografies nacionals.

a) A causa de l'impacte de la informació comercial i electrònica, el dipòsit legal i els serveis bibliogràfics nacionals han d'emfasitzar la seva dimensió cultural.

b) La legislació de dipòsit legal no pot servir per reemplaçar una política governamental sobre el llibre o la informació inadequades i, per tant, no s'han d'incentivar objectius espuris com són l'enriquiment dels fons de les biblioteques, les estadístiques o l'intercanvi (encara que es fessin constar en les Guidelines for legal deposit legislation UNESCO 1981).

c) S'ha de mantenir el nivell raonable de publicacions dipositades.

d) El dipòsit ha d'anar més enllà de les publicacions impreses i s'ha de fer extensiu a altres tipus de publicacions.

e) S'ha de fomentar l'aplicació del dipòsit legal al material no-llibre.

f) S'ha d'estendre la cobertura del dipòsit legal a les publicacions electròniques.

g) A causa d'un major àmbit d'aplicació i cobertura del dipòsit legal, s'han d'afavorir els models cooperatius entre totes les institucions dipositàries.

i) Es recomana la creació d'una entitat nacional que s'encarregui de fixar les polítiques de dipòsit legal.

j) Malgrat les restriccions a la lliure circulació dels recursos electrònics, s'ha de procurar facilitar-ne l'accés (sota determinades condicions i d'acord amb les lleis de dipòsit legal o de la propietat intel·lectual vigents) i això s'ha de fer constar en les regulacions del dipòsit legal.

k) Els governs han d'assumir les seves responsabilitats culturals i, malgrat la tendència creixent de comercialitzar els serveis bibliogràfics, assegurar l'ús públic de la informació.

j) Les biblioteques dipositàries, que sovint contribueixen a crear xarxes de biblioteques en línia, han de poder negociar els drets de comprar l'ús del contingut dels recursos electrònics per fer-los extensius a la resta de biblioteques del país. El dipòsit legal pot ser un bon instrument per facilitar l'accés públic a la informació electrònica.

a) S'ha d'intentar que els governs, no sempre conscients de valor econòmic de la informació bibliogràfica, fomentin l'expansió d'aquesta informació i l'establiment de models per al desenvolupament de serveis bibliogràfics nacionals.

b) En els països amb un gran nombre de publicacions, els serveis bibliogràfics s'han de reorganitzar d'acord amb un sistema cooperatiu que mai ha de perdre de vista el control de qualitat (cooperació entre les bibliografies nacionals, els catàlegs de llibres impresos, xarxes d'informació bibliotecària, etc.).

c) S'han d'avaluar els resultats d'acord amb una sèrie de paràmetres entre els quals hi ha els costos de la catalogació, els retards a l'hora de processar la informació, l'estalvi de costos resultants d'un model cooperatiu i el màrqueting dels productes bibliogràfics.

d) Els obstacles per al desenvolupament dels serveis bibliogràfics nacionals cooperatius han de ser analitzats i solucionats.

e) Si la manca de claredat en la definició dels respectius papers de les biblioteques nacionals i regionals representen un motiu de confusió per a la definició racional de l'àmbit i la cobertura dels serveis bibliogràfics nacionals, com passa a l'Estat espanyol, s'han d'establir pautes i recomanacions que ajudin a la millora i desenvolupament d'aquests serveis.

f) La capacitat de les agències bibliogràfiques nacionals d'adaptar-se a noves tasques i a nous reptes ha venir avalada per la contractació d'uns professionals de la informació experimentats i ben qualificats, tal com s'indica en l'esborrany de les recomanacions del Consell d'Europa sobre el perfil dels nous professionals i les qualificacions del personal de les agències bibliogràfiques nacionals.

g) Els serveis bibliogràfics nacionals han estat fins ara considerats com un servei bibliotecari dissenyat per millorar l'accés a la informació. Actualment també s'han de tenir en compte altres aspectes com són la transparència de les activitats dutes a terme per l'Administració pública. Els serveis nacionals electrònics i en xarxa han de donar accés no solament a la informació sobre publicacions oficials i documents públics sinó que ha de difondre el seu contingut i proporcionar enllaços amb les bases de dades públiques on estan recollits.

h) La distinció entre serveis bibliogràfics en xarxa i arxius electrònics es comença a difuminar i per això cal analitzar les relacions mútues per mitjà d'una sèrie d'estudis i projectes pilot.

i) Els serveis bibliogràfics nacionals han de donar accés a publicacions científiques i culturals amb poc impacte comercial.

j) En un entorn en línia, les xarxes de serveis bibliogràfics nacionals han de promocionar les identitats culturals mitjançant la promoció de continguts poc comercials que complementin la informació que es pot trobar a través de buscadors com ara Altavista, Yahoo, etc., pensats per a un entorn anglosaxó que no té en compte les diferències lingüístiques i culturals.

Els directors de les biblioteques nacionals de Sudàfrica (Peter Lor), Malàisia (Mariam Abdul Kadir), Alemanya (Klaus-Dieter Lehmann) i Canadà (Marienne Scott) feren diversos comentaris sobre la situació dels serveis bibliogràfics nacionals dels seus respectius països.

En els grups de discussió es van tractar els temes següents, a partir dels quals es va redactar l'esborrany de l'actualització de les recomanacions del 1977 per a les bibliografies nacionals:

Divendres 27 de novembre

En la reunió plenària es varen comentar els punts integrants de l'esborrany (draft) on es recull un primer esbós de les futures recomanacions per a les bibliografies nacionals. Els assistents van poder fer les propostes de canvis en els punts que no quedaven ben definits.

A continuació s'adjunta còpia de l'esborrany provisional de les recomanacions en anglès.

DRAFT

The International Conference on National Bibliographic Services, held in Copenhagen from 25 to 27 November 1998,

ENDORSING the concept of Universal Bibliographic Control (UBC) as a long-term programme for the development of a world-wide system for the control and exchange of bibliographic information,

EMPHASIZING the need to strengthen national bibliographic control as a prerequisite for universal bibliographic control,

RECOGNIZING the importance of the national bibliography as a major instrument in ensuring a full record of the national published heritage and implementing full bibliographic control,

AFFIRMING that national libraries and national bibliographic agencies may work co-opperatively but that the overall responsibility for co-ordination and implementation of standards should rest with the national bibliographic agency,

REAFFIRMING the value of legal deposit as a means of ensuring that the cultural and intellectual heritage and linguistic diversity of the nation is preserved and made accessible for current and future users, the following recommendations are made:

1. States should, as a matter of urgency, examine existing deposit legislation and consider its provisions in relation to present and future requirements; and, where necessary, existing legislation should be revised;

2. States currently without legal deposit legislation are urged to introduce it;

3. New deposit laws, or regulation pursuant to such laws, should state the objective of legal deposit, should ensure that the deposit of publications is relevant to achieving the goals stated above, should be comprehensive in terminology and wording to include existing types of materials with information content and others which may be developed, and should include measures for enforcement of the laws;

4. IFLA should support the revision of guidelines to make provision for all new and future forms of publication, to take into account the thinking that underlies the functional requirements for bibliographic records, and to suggest alternatives appropriate to the situation in various countries;

5. National bibliographies should include as far as practical the national published output, past and present. However, when necessary, selection criteria should be defined by the national bibliographic agency and based on formal published criteria;

6. The national bibliography should include records for materials in all the languages and/or scripts in which publications are produced within a state; and wherever possible these records should include the languages and/or scripts in which the publication originally appeared;

7. Given the availability of formats with which to distribute the national bibliography, national bibliographic services should use one or more which meet the needs of its users, including users with special needs,

8. The national bibliography should be produced in at least one format that is permanent (for archiving and preservation purposes);

9. The national bibliography should appear in a timely manner to meet the needs of the users;

10. The national bibliography should manifest internationally-approved standards for the format(s) used for distribution;

11. For each issue, the national bibliography should include at least the following information in the manner most suitable to the format(s) in which it is produced;

12. In addition the national bibliography should include an introduction/user guide, including system requirements where applicable;

13. In addition to the bibliographic records, there should be indexes to the records;

the basis for the records, for example, record made from copies deposited in the national library in accordance with legal deposit stipulations;

coverage, including exceptions;

frequency;

arrangement;

bibliographic and cataloguing tools used;

list of special terms used, with definitions and abbreviations;

outline of classified arrangement (if used);

outline of script schemes (if used);

descriptions of filing systems;

15. The bibliographic records comprising issues of the national bibliography should be arranged in a manner which satisfies the needs of the users/clientele and in accordance with the features of the format(s) used for distribution;

16. The national bibliographic agency should undertake responsibility for preparing the comprehensive bibliographic records of the national imprint and in so doing follow international cataloguing principles and adopt standard identification systems such as ISBN, ISSN and script conversions; should maintain an authority control system for national names, personal and corporate, and titles of works and expressions in accordance with international guidelines; and should adopt an internationally-used classification scheme for the records;

18. The national bibliographic agency should undertake specific projects to develop and promote international bibliographic standards and guidelines for authority control to facilitate the international exchange of authority data;

19. Greater efforts at national and international levels should be made to improve convertibility and compatibility between the bibliographic formats of the library, publishing and information communities;

20. The national bibliographic agency should encourage the harmonization of bibliographic standards established in respect of serials publications;

21. IFLA should promote studies into issuing multinational bibliographies in areas where for any reason it is not feasible at present to publish national bibliographies and/or where there are some geographical, linguistic or cultural links;

22. IFLA should be asked to assist in the establishment of pilot schemes for national bibliographic agencies, or in the production of national bibliographies and in the organization of national, regional or international seminars and training workshops for these;

23. National bibliographic agencies should be pro-active in promoting seminars and training courses;

24. The national bibliographic agency, in anticipation of the introduction of new standards and new legal deposit legislation should ensure that training courses are provided within the country to familiarize the user community with the new practices;

25. National bibliographic agencies should regularly evaluate their success in fulfilling these recommendations.

Número 2, març 1999

Dimecres 27 de novembre

Dijous 26 de novembre

Divendres 27 de novembre

DRAFT