Esborrany de recomanació per a una política europea normalitzada d'accés als arxius, elaborat pel Consell Internacional d'Arxius

a) Arxiu té les accepcions següents:

(i) Quan està escrit amb a minúscula: el conjunt de documents, independentment de la seva data, forma o suport, produïts o rebuts per qualsevol entitat individual o corporativa durant la realització de les seves funcions. Així doncs, aquesta recomanació abraça els que encara s'estan utilitzant i també aquells que tenen assegurada la preservació amb finalitats d'investigació històrica. Si no es diu el contrari, concerneix únicament als arxius produïts per les administracions públiques anomenats arxius públics.

(ii) Quan està escrit amb A majúscula: institucions públiques encarregades de la preservació dels arxius.

b) Accés als documents té el significat de possibilitat de consultar els documents arxivístics, d'acord amb unes normes.

c) Lector té el significat de qualsevol persona que consulta els documents preservats en un Arxiu, exceptuant el personal que hi treballa.

d) Dades personals té el significat de qualsevol informació personal identificable relativa a aspectes de la vida privada d'una persona, que el dret, les normes o els tribunals consideren que no es pot publicar sense el risc de lesionar els interessos de la persona.

2. Cada país ha d'establir els principis generals que regeixen l'accés als seus arxius en un text legal. Els acords pràctics s'han d'establir a partir de la llei i de reglaments, d'acord amb la realitat de cadascun dels països.

3. La llei i els reglaments relatius a l'accés als arxius públics s'han de coordinar i harmonitzar amb les lleis relatives a àrees relacionades.

4. La llei ha de prescriure explícitament que els reglaments relatius a l'accés als arxius públics s'haurien d'aplicar a tots els arxius del territori nacional, independentment del servei d'arxius responsable de la seva preservació o de la seva localització.

5. L'accés als arxius públics és part dels drets del ciutadans, i, per extensió, en un món que respecta els valors democràtics, part dels drets humans. En conseqüència, s'haurien d'atorgar drets similars als nacionals i als estrangers, als investigadors universitaris i als lectors generals. La llei no ha de fer cap distinció entre ells.

6. L'accés als documents i als instruments de descripció hauria de ser gratuït.

7. La legislació hauria d'ocupar-se de:

a) o de l'obertura sense restriccions de la majoria dels arxius públics

b) o d'un període de clausura general, amb provisió, d'acord amb les circumstàncies, d'un període de clausura de duració especial destinat a assegurar la protecció

(i) dels interessos primordials de l'Estat, especialment els relacionats amb la defensa nacional, la política exterior i l'ordre públic,

(ii) dels detalls contraris a la difusió de la vida privada dels individus.

Totes les excepcions a la durada del període de clausura general, o bé allargant-lo, o bé reduint-lo, s'han de basar en la llei. La unitat administrativa que ha creat la documentació o la seva Administració supervisora ha de decidir qualsevol classificació o desclassificació. Qualsevol classificació, més enllà del període de tancament s'hauria de fer per a un període determinat prèviament i s'ha d'indicar quan es durà a terme la desclassificació.

8. Els instruments de recuperació haurien d'abraçar la totalitat dels documents que descriuen i fer referència a aquells que poden haver estat ocultats. Fins i tot si es coneix l'existència de documents reservats i en cas que els mateixos instruments de recuperació no continguin informació protegida per la legislació, els instruments de recuperació han de ser consultables lliurement per permetre als lectors de demanar un permís especial per accedir-hi.

9. La llei hauria d'oferir la possibilitat de demanar el permís especial a l'autoritat competent per accedir als documents que no són d'accés públic. El permís especial per accedir-hi s'hauria d'atorgar d'acord amb els mateixos criteris a tots els lectors que el sol·licitin.

10. Si la protecció de les dades personals ho requereix, el permís especial d'accés ha de permetre només l'accés a extractes dels documents, o a documents amb llacunes parcials, depenent del consentiment de l'individu implicat o dels seus representants autoritzats. Per contra, si la restricció s'imposa per protegir els interessos de l'Estat (diplomàcia, defensa, ordre públic), és preferible no donar accés a extractes, ja que el valor històric de la informació basada en els documents trets de context és qüestionable.

11. Qualsevol denegació d'accés o de permís especial d'accés s'ha de comunicar per escrit, i la persona que fa la petició ha de tenir la possibilitat de recórrer la denegació o rebatre les raons al·legades en la denegació.

Aclariments a la recomanació sobre accés als arxius

Els arxius són una part bàsica i irreemplaçable del patrimoni cultural. Preserven la memòria de les nacions i d'ells depèn, en gran part, la supervivència de la memòria humana.

(i) L'interès creixent de la gent per la història i la veritat històrica, que s'evidencia amb l'assistència creixent als Arxius i amb la multiplicitat d'investigacions sobre els períodes més recents de la història.

(ii) Les reformes institucionals i econòmiques que es duen a terme en les noves democràcies, posen en relleu la importància dels arxius en el procés de democratització d'un Estat. Un país no forma part del món democràtic plenament fins que cadascun dels seus habitants no té la possibilitat de conèixer de manera objectiva els elements de la seva història.

(iii) La gran dimensió dels canvis que s'estan produint arreu en la producció de documents, a causa, d'una banda, de la intervenció de les autoritats públiques i, de l'altra, dels avenços tècnics.

Al mateix temps, el progrés en la cooperació europea està contribuint a una consciència cada vegada més gran del patrimoni comú que per a Europa constitueixen els arxius dels diferents països que la integren.

És per això que el Consell d'Europa ha considerat que seria útil elaborar, en l'àmbit continental, un estudi sobre els arxius i, en particular, sobre la qüestió fonamental de l'accés, i oferir-ne els resultats als estats membres.

Els estudis realitzats el 1995 i el 1996 per equips d'experts arxivers, historiadors i juristes van demostrar en primer lloc la complexitat del problema. En l'àmbit nacional, però, es deu a la multiplicitat de reglaments que regeixen l'accés i que resulten de les diferències dels textos legislatius i de les restriccions contradictòries de publicitat i reserva. En l'àmbit internacional és el resultat de la varietat de marcs legals i constitucionals. Aquests estudis portaren a la conclusió que el problema de l'accés als arxius és, pertot arreu, una part inherent al context general cultural i que l'opinió pública el percep de manera diferent en cada país. La complexitat del problema fa que qualsevol intent d'uniformitat en normes legals sigui il·lusori, i mostra clarament la necessitat d'esforços per formular un conjunt de principis que s'ajustin als ideals democràtics, que siguin compatibles amb les normes ètiques nacionals i que inspirin les polítiques d'accés als arxius dels estats membres.

Aquesta Recomanació té en compte les mesures internacionals pertinents promogudes pel Consell d'Europa i, en particular, per la Convenció europea del drets humans, del 4 de novembre de 1950.

Aquesta Recomanació, per tant, es refereix a polítiques i procediments directament relacionats amb el fet de fer accessibles els arxius.

Queden, doncs, excloses les anàlisis referides a qüestions legals, com ara el dret dels individus a exigir la correcció dels documents oficials en qüestions que són purament d'ordre tècnic, com ara els instruments de recuperació que s'han d'elaborar per facilitar la feina als lectors, la realització de programes de microfilmació o digitalització, o les particularitats de la gestió i explotació d'arxius electrònics, i, per descomptat, qualsevol qüestió relacionada amb l'accés a aquesta mena de material a causa del seu suport físic.

Tanmateix, l'Administració pública, d'una banda, i els usuaris, de l'altra, han d'estar informats que, per molt liberals que siguin, les normes prescrites en la legislació, la disponibilitat dels arxius depèn principalment dels equipaments i dels recursos humans i financers dels que disposa un servei d'Arxius per preservar els seus fons i tractar-los intel·lectualment. La destrucció incontrolada d'arxius, la manca de possibilitats per procedir a la seva organització, o l'absència d'edificis que permetin la seva disposició física en bones condicions de seguretat, constitueixen igualment un impediment a l'accés del públic als documents que poden interessar-lo. És inútil legislar sobre normes d'accés si el pressupost de l'Estat no té en compte el funcionament dels serveis dels Arxius ja que les mesures no es podran aplicar.

Comentari sobre l'ordenació de les directrius

Les definicions proposades en aquesta Recomanació estan basades en nombrosos treballs realitzats pels arxivers i la terminologia emprada en l'àmbit internacional o nacional, i en particular en el diccionari de terminologia arxivística, la tercera edició del qual és en curs de publicació pel Consell Internacional d'Arxius.

El propòsit d'aquest article és posar en relleu que la jerarquia dels textos normatius observats en tots els països permet emfasitzar certs principis generals sobre l'accés als arxius, distingint-los dels acords pràctics que poden, d'acord amb els usos i costums apropiats per a cada país, ser prescrits en detall en reglaments de categoria inferior a la dels textos reguladors.

De fet, aquesta Recomanació es refereix a aquests principis generals que tracten de l'accés als arxius.

El propòsit d'aquest article és remarcar que la redacció de textos de normes legals sobre l'accés als arxius no s'hauria d'emprendre sense tenir en compte:

a) D'una banda, els ordenaments constitucionals propis de cada país, és a dir, d'acord amb les circumstàncies de la seva constitució escrita o dels seus principis constitucionals no escrits.

b) D'altra banda, els textos legals sobre diverses àrees parcialment relacionades amb normes relatives a l'accés als arxius. Especialment:

(i) Normes relacionades amb els documents administratius que estan basades en el principi d'accés immediat del públic a la informació. Segons la legislació sobre transparència administrativa, els documents que poden ser consultats generalment en la unitat productora han de ser accessibles després de la seva transferència als Arxius.

(ii) Textos legals que comportin l'ús d'arxius informàtics que contenen informació personal, amb una responsabilitat doble: protegir la intimitat personal dels ciutadans individuals i, alhora, evitar el risc de pèrdua de la memòria col·lectiva que comportaria la destrucció d'aquests arxius al final del seu període d'ús administratiu.

En aquest sentit, és recomanable usar l'article 6è de la Directiva de la Comissió Europa sobre protecció de dades, del 24 d'octubre de 1995, sobre protecció dels individus en relació amb el processament de dades personals.

(iii) Textos legals que defineixen diferents nivells de confidencialitat en àrees específiques com ara la salut, els impostos, l'ordre públic o la defensa nacional, els quals necessàriament determinaran les normes d'accés als documents que contenen aquest tipus de material confidencial en els serveis d'Arxius públics.

(v) Textos legals sobre la protecció de la intimitat personal. Aquests són especialment importants per als Arxius, ja que defineixen les categories d'informació protegida, el període de protecció per a cadascuna d'aquestes categories i les categories de persones que es poden beneficiar de la protecció esmentada. No cal dir que els funcionaris no poden impedir l'accés als documents públics produïts en el decurs de les seves tasques administratives al·legant el respecte a la seva pròpia intimitat.

El propòsit d'aquest article és subratllar el fet que les llibertats públiques i el principi d'igualtat dels ciutadans requereixen l'aplicació idèntica de normes per a l'accés als arxius públics en tots els països i que aquestes haurien d'existir malgrat els ordenaments constitucionals de cada estat i l'abast de la competència del govern central.

Aquesta exigència, encara que és conforme al funcionament de les institucions democràtiques, pot estar en contradicció amb les disposicions constitucionals que defineixen els drets i les prerrogatives dels estats que formen part d'un sistema federal o altres tipus d'autoritats.

Per aquesta raó es recomana que els estats europeus es preocupin de reconciliar els dos imperatius democràtics contradictoris, d'acord amb les possibilitats ofertes pel seu dret constitucional.

III (Ordenacions per a l'accés als arxius oficials)

El propòsit d'aquest article és evitar qualsevol mesura que pogués donar algun privilegi a alguna categoria de lectors per raó de la seva nacionalitat, el seu nivell educatiu, la natura de la seva investigació o qualsevol altre criteri.

El propòsit d'aquest article és subratllar el fet que la llibertat d'accés gratuït a la consulta dels instruments de recuperació que permetin l'accés als documents hauria de ser un principi bàsic subjacent a qualsevol política en favor de l'accés als arxius.

Això no obstant, la imposició de quotes i càrrecs es pot autoritzar en el cas de serveis de valor afegit carregable, com ara la realització de còpies o l'ús d'equipament tècnic especial. Igualment, els serveis d'arxius poden participar en els beneficis de l'explotació de la publicació dels documents, la preservació dels quals és responsabilitat seva.

En alguns països, la major part dels arxius públics són accessibles sense restriccions particulars. Si això no és així, per fer compatible el dret a conèixer la història amb la protecció dels interessos de l'estat i la intimitat dels individus, s'observen una sèrie de terminis d'accés, com ara:

a) Un període general de clausura, que no sol excedir els vint o trenta anys i que s'aplica automàticament a documents o grups de documents, la consulta dels quals no pot perjudicar els interessos de l'estat ni els individus.

b) Un període de clausura més llarg que, en general, no pot ser excedir els cinquanta anys per a documents o grups de documents relacionats amb afers exteriors, defensa o manteniment de l'ordre públic.

c) Períodes de clausura variables (de deu fins a setanta anys després de la finalització de l'expedient, o de cent a cent vint anys després del naixement de l'individu afectat, etc.) per als documents o expedients que contenen detalls confidencials legals, fiscals, mèdics, etc. sobre individus.

La definició d'instruments d'investigació inclou tant aquells creats per les unitats productores (llibres de registre, registre d'actes, etc.) com catàlegs o repertoris produïts pels serveis d'Arxius. Aquests darrers haurien d'indicar les normes d'accés que s'apliquen als documents descrits.

L'autoritat competent en la concessió de permisos especials per a l'accés ha de poder fer-ho, segons les circumstàncies i després de consultar el servei d'Arxius, l'administració dels Arxius, amb el consell de la unitat productora, o una autoritat única responsable d'emetre autoritzacions per a tot el país.

A l'hora de definir les normes que s'han de seguir per concedir un permís especial d'accés, s'haurien de tenir en compte els aspectes següents:

Els permisos especials d'accés es poden donar d'acord amb dos procediments diferents, ad actum o ad personam. El primer, ad actum, significa que els documents que hagin estat disponibles com a resultat d'un permís especial estan desclassificats i poden consultar-se lliurement.

El segon, ad personam, significa que els documents posats a disposició d'un lector específic conserven el seu estatus reservat, per tant, el lector que desitgi consultar-los ha de demanar un permís especial. En el segon procediment, tal com subratlla la Recomanació, cal que per al mateix document es donin permisos especials d'accés amb les mateixes condicions a tots els lectors que ho demanin.

La legislació hauria de tenir en compte les dues possibilitats, és a dir, la desclassificació abans de la data d'accés establerta per la llei i l'accés per dispensa especial. Tanmateix, és convenient que, quan es tracta de peticions especials d'accés, l'administració dels arxius estigui autoritzada a recomanar la desclassificació dels documents sol·licitats.

(ii) Accés a documents amb dades personals dels individus afectats o dels seus representants autoritzats

En aquest context, l'administració dels Arxius aplicarà els reglaments prescrits per a la llibertat d'informació i la legislació de protecció de dades. Si aquesta mena de lleis no existeixen, s'haurien d'aplicar les normes sobre permisos especials.

Declaracions d'aquesta mena no són necessàriament admeses pels tribunals, però poden provar la bona fe de l'arxiu acusat.

L'expressió accés a extractes es refereix a l'acte d'extreure de l'expedient certs documents, que no estan inclosos en l'autorització d'accés, abans que s'hi permeti l'accés a un lector. El lector, per tant, no té accés a l'expedient complet sinó només a una part d'aquest.

L'accés als extractes no permet al lector disposar de tots els elements dels documents que se li posen a disposició. Això mutila la integritat de l'expedient i el fet d'extreure redueix l'exactitud de la informació que conté l'expedient. Per això, aquesta Recomanació en desaconsella l'ús tret de casos concrets, o quan s'ha de protegir una informació de caire personal.

L'accés amb ocultació parcial consisteix a proporcionar a un lector la totalitat dels documents demanats, però amb una part de la informació tapada.

És desitjable que el primer recurs a una denegació de permís especial d'accés es pugui adreçar directament a l'administració supervisora de l'entitat que denega l'accés abans de l'apel·lació als tribunals. Pot ser precedida per una apel·lació davant un organisme creat per a aquest propòsit: una comissió col·legial o una autoritat independent del tipus defensor del poble o comissari parlamentari.

A més de l'arxiu públic, el patrimoni arxivístic d'un país inclou arxius privats (empresarials, familiars, institucionals, religiosos, etc.), la importància dels quals també resulta primordial per a l'establiment de la memòria de la nació.

L'activitat de l'Estat en relació amb els arxius privats normalment hauria de tenir com a objectiu principal la seguretat de la seva protecció i el seu bon condicionament físic. Les mesures per a aquestes accions variaran en funció dels costums de cada país.

El propòsit d'aquest article és el de cridar l'atenció sobre la necessitat de no obviar mesures d'accés als arxius privats, ja que aquestes constitueixen el propòsit fonamental per a la seva preservació.

Número 2, març 1999

Recomanacions

Aclariments a la recomanació sobre accés als arxius

Comentari sobre l'ordenació de les directrius

III (Ordenacions per a l'accés als arxius oficials)