Limitacions i possibilitats de Microsoft Access en la gestió documental
Marina Salse i Rovira
Biblioteca Pública Municipal Can Baró de Corbera de Llobregat
Universitat de Barcelona. Escola Universitària de Biblioteconomia i Documentació
salse@fbd.ub.es
1. Introducció
El món informàtic ha generat des del seu inici tota una gran diversitat de productes informàtics. D'aquests productes informàtics els més estesos, ja sigui a la nostra feina o a la nostra llar, són els denominats programes d'ofimàtica. Normalment aquests programes acostumen a constar d'un processador de textos, d'un full de càlcul i d'una base de dades i s'acostumen a presentar en paquets integrats acompanyats de una sèrie de programes accessoris que varien segons els casos o el paquet escollit (agendes electròniques, programes de gràfics, programes de presentacions, etc.). De paquets integrats, hi ha diverses empreses que en comercialitzen, però el líder indiscutible del mercat ofimàtic és sense cap dubte Microsoft. Aquest article no vol entrar en consideracions sobre la qualitat intrínseca dels productes en relació amb altres competidors comercials en el món dels paquets integrats, com ara Corel. Tampoc no es tracta d'una anàlisi sobre la qualitat dels productes (hi ha altres veus més autoritzades), sinó un seguit de notes breus sobre la utilitat d'una d'aquestes aplicacions (Microsoft Access) amb vista a la gestió de documents. Finalment no vol tampoc fer consideracions sobre les tendències monopolistes de la companyia productora del programa. He escollit Access, simplement perquè es tracta d'un dels programes més comuns en el disc dur dels nostres PC i perquè, moltes vegades, companys, alumnes i exalumnes m'han posat davant l'eterna pregunta: puc fer servir Access per a la descripció documental? És una bona (o passable) alternativa als sistemes de gestió de biblioteques (VTLS, Sabini, Glas, etc.) o als sistemes de gestió documental (Knosys, DBText Works, Isis, Idealist, etc.)?
Aquest treball s'ha preparat utilitzant Microsoft Access 97. Tanmateix, en trets generals els arguments que aquí es treballen també poden ser emprats en parlar de versions anteriors dels mateix programa. Les opcions principals que aquí es veuran (taules, formularis, relacions, consultes) apareixen en totes les versions, tot i que van esdevenint més complexes i elaborades com més moderna és la versió.
2. Característiques generals del programa
Access és un programa creat per Microsoft i distribuït conjuntament amb el paquet integrat Microsoft Office Professional. També es pot adquirir de manera individual a un preu aproximat d'unes 55.000 ptes. (hi ha fortíssims descomptes per als estudiants que poden comprar a molt bon preu tot el paquet). És un programa dels anomenats SGBD (sistemes de gestió de bases de dades) i s'inclou dins de la categoria anomenada SGBD(R). És a dir, es tracta d'un programa dels anomenats relacionals1 que troben el seu àmbit natural d'aplicació dins del món empresarial i administratiu.
Potser el primer que cal dir d'Access és que es pot abordar des de dos punts de vista diametralment oposats:
Des del punt de vista de l'usuari amb coneixement mitjans o baixos d'informàtica de bases de dades. Aquest usuari explota les opcions donades pel programa, que no són poques, per generar bases de dades.
Des del punt de vista de l'usuari professional que pot utilitzar Access només com a suport d'aplicacions que són creades amb llenguatges de programació, com ara Visual Basic. Amb aquesta segona possibilitat es poden crear veritables programes per a la gestió de biblioteques, invertint-hi temps i diners.
Aquesta segona possibilitat permet, doncs, expandir en gran mesura les qualitats originals d'Access però no està a l'abast de la major part dels bibliotecaris o documentalistes que aplicaran en gran mesura la primera de les opcions. Per aquest motiu la meva anàlisi se centra en les possibilitats originals del programa i no entra en el desenvolupament d'aplicacions amb llenguatges de programació.
2.1 Estructura de Microsoft Access 97
La informació que conté Access s'estructura en taules bidimensionals, cadascuna de les quals ha de contenir un tipus diferent de dades. Per exemple, en una biblioteca el concepte lectors ocuparia una taula, mentre que el concepte document monogràfic ocuparia una altra taula, i el concepte publicació periòdica una altra taula. Cadascuna d'aquestes taules s'estructura en files i columnes. Cadascuna de les files contindria un registre (un lector X, un document Y), mentre que cada columna contindria els camps en què els registres es divideixen (adreça, nom, cognom, etc., en el cas d'una suposada taula lectors). Una taula d'Access que contingués lectors tindria l'aspecte següent:
La potència del sistema s'assoleix, tanmateix, no amb el treball individual de cadascuna de les taules sinó quan les diverses taules que formen una base de dades es posen en relació. La relació normalment acostuma a concretar-se per mitjà d'un camp comú a dues o més taules, normalment numèric. Per exemple, imaginem una taula de documents i una taula de lectors que es relacionen a partir del número de soci del lector. La relació permetria saber en tot moment quins llibres s'ha emportat cadascun dels lectors. A la vegada però, les dues taules podrien ser mantingudes de manera independent (afegint, modificant i eliminant els seus registres quan calgui).
Figura 2. Formulació de relacions en Access. S'ordena al programa que relacioni dues taules mitjançant el número de lector.
Figura 3. Com a resultat de la formulació de relacions es pot obtenir una tercera taula en la qual es mostren tots els lectors que s'han emportat llibres. La creació de relacions permet mantenir per separat les dues taules i reunir-les només quan sigui necessari.
Access disposa d'una sèrie de funcions complementàries per a cadascuna de les taules i de les seves relacions.
- Formularis: proporcionen una forma de visualitzar les taules de manera individual o relacionada que evita la incòmoda estructura tabular. Solen usar-se per entrar i recuperar dades.
Figura 4. La taula mostrada a la figura 1 utilitza una manera còmoda d'entrar les dades: el formulari.
- Informes: permeten fer llistats dels camps que ens interessen. Normalment s'usen per imprimir-los.
- Consultes: permeten aplicar criteris restrictius a les taules i són la manera més habitual de visualitzar una relació entre dues taules (tal com es mostra a la figura 2). Donen com a resultat una nova taula que compleix els criteris demanats.
- Macros: permeten automatitzar determinats processos.
A partir d'aquesta senzilla presentació del programa, veurem si Access ens serveix per a la gestió i descripció de documents.
3. Definició de dades amb Access i gestió documental
Qualsevol estructura tabular perquè pugui ser efectiva, tant a nivell de visualització com a nivell de manteniment i consulta, necessita dotar les dades que conté d'una estructura fàcilment manipulable. Això es concreta, a efectes pràctics, en dos elements que, com a documentalistes, tenen una importància considerable:
- Les longituds no poden sobrepassar un nombre determinat de caràcters. Tot i que el nombre màxim de caràcters que un camp indexable d'Access pot tenir arriba fins a 255, es recomana que els camps siguin curts i amb dades atòmiques (no descomponibles) per permetre més efectivitat del sistema amb vista a la recuperació de les dades2. Si, tanmateix, l'usuari es veu en la necessitat de crear camps grans, aleshores Access disposa d'un camp especial anomenat Memo que pot assolir milers de caràcters però que, aleshores, no és indexable.
- Els camps no poden ser repetibles (aleshores es perdria l'estructura tabular).
De cadascun dels camps es pot definir el tipus, la longitud i si han de seguir una determinada regla de validació (si les dades han d'adoptar un format determinat o bé si han de prohibir l'entrada de determinats números o dades). També permet indicar l'obligatorietat d'un camp i si es desitja mantenir índexs separats.
Figura 5. Pantalla de definició de dades de la taula «Lectors» mostrada en la figura 1. A la part inferior es mostren les propietats definides per al camp del codi postal.
Les possibilitats de definició de dades són molt variades però hi ha diversos problemes que dificulten la creació d'una base de dades apta per a la gestió documental.
- Les limitacions de la longitud. Els documents són bastant imprevisibles i, amb Access ens trobem amb la necessitat de lluitar constantment entre les necessitats que tenen els nostres documents i la brevetat que seria desitjable que tinguessin els registres. Si definim camps que superin els 100 caràcters (i ho podem necessitar en el cas que parlem d'autors, títols o notes) l'estructura es torna difícil de visualitzar i de mantenir.
- Irrepetibilitat dels camps. Per la seva mateixa estructura tabular, un camp no pot posar-se dues vegades (o les que calgui). Això ens obliga a adoptar diverses solucions:
· Posar tots els conceptes junts. En conseqüència això no ens permet desenvolupar de manera escaient les llistes d'autoritats i matèries.
· Multiplicar les taules i crear un entrellat de relacions per suplir el problema. Cadascun dels camps susceptible de ser repetit hauria de figurar en una taula a banda de la taula central i relacionar-se amb ella. És força complex i no sempre efectiu.
· Crear diferents camps que recullin els termes repetibles (autor1, autor2, autor3, mat1, mat2, mat3, etc.). Això complica les cerques ja que no saps mai en quin camp tens un autor i fa difícil mantenir llistes d'autoritats i matèries3.
- Escassetat de les opcions d'indexació. Els índexs que et permeten definir el programa són de caire intern i tenen la funció de multiplicar la rapidesa en les cerques i controlar que, si no ho desitgem, un camp no pugui repetir-se. Tanmateix, no poden usar-se com a vocabulari controlat ni com a eina de cerca (opció comuna en els sistemes documentals) ja que no són visualitzables.
- No pots introduir llistes llargues de valors predeterminats que et permetin crear un llenguatge controlat. En conseqüència, ens hem d'oblidar de mantenir llistes de matèries i llistes d'autoritats, ja que, en cap moment, no és possible definir-les4.
- Ens hem d'oblidar d'introduir camps que siguin molt llargs i que vulguem que siguin indexables, com, per exemple, els resums. L'únic lloc on caben és en un camp Memo, però, com ja s'ha dit abans, aquest tipus de camps no són indexables i, en conseqüència, qualsevol cerca que s'hi faci és absolutament estèril.
4. Introducció de dades en Access i gestió documental
Si suposem que hem obviat els inconvenients exposats en l'apartat anterior o bé hem trobat sistemes per apedaçar alguns dels problemes que té el sistema, aleshores ens hem d'enfrontar amb l'entrada de dades. Si persistim a usar Access com a gestor documental, cal saber que els nostres problemes no és que acabin de començar però sí que anem, aproximadament per la meitat de tots els problemes possibles.
L'entrada de dades en Access és fa normalment per dues vies: o bé entrem les dades per mitjà de l'estructura tabular mostrada a la figura 1 o bé creem una pantalla d'entrada de dades (el que Access denomina Formulari). Aquesta segona solució acostuma a ser la més utilitzada , ja que, a banda de la inclusió de dades permet també la presència de botons de control, d'hipervincles, de subformularis i de menús d'opcions, fet que facilita el manteniment de les taules.
Figura 6. Aspecte d'un formulari amb una certa complexitat que utilitza 2 subformularis (que permeten veure els llibres i les revistes que s'ha emportat un lector determinat) i que té botons de comandament i hipervincles per fer operacions amb els altres objectes (taules, formularis) que componen la base de dades.
De totes maneres i pel que fa a gestió documental, tant si entrem les dades per mitjà d'un formulari com si ho fem per mitjà de la taula (figura 1) ens podem trobar amb els problemes següents.
- Dificultat d'encabir (en els formularis) o de visualitzar (en taules i formularis) camps de gran mida, fet que genera una incomoditat considerable en la introducció de dades.
- Dificultat de visualitzar la totalitat dels camps que formen la nostra base de dades. Normalment, per a la gestió de documents és necessària la visualització d'una bona part dels camps per veure què estem introduint. Si aquests camps, a més, són grans (com ho demana la gestió documental), és impossible visualitzar el full de dades completa (encara que posem els nostres monitors a resolucions microbianes) i, menys encara els formularis, que han de partir-se en diverses pantalles. Una de les opcions per veure més camps en una sola pantalla seria disminuir la casella destinada a la introducció del text. Aleshores, però, la introducció de dades es fa molt feixuga.
- Impossibilitat de capturar les dades des de pantalles accessòries. Amb aquest apartat em refereixo a poder obrir llistats d'autoritats i de matèries i, amb un doble clic del nostre ratolí passar-los al camp que estem omplint. Aquesta opció, pròpia dels sistemes de gestió documental és pràcticament absent a Access, que ja hem vist que no tenia pràcticament cap espai per introduir aquest tipus d'informació. Les solucions següents poden ajudar a superar aquest problema, però no n'augmenten les opcions.
· Crear una llista d'opcions en el formulari d'introducció de les dades. Solen anar bé per fer controls sobre les revistes que arriben a la biblioteca (sempre i quan no n'arribin moltes).
Figura 7. En aquest cas s'ha creat un llistat d'opcions per facilitar el control de les revistes. Com que estava limitat a 20 opcions s'ha escollit que tinguin opció pròpia les revistes que tenen molta sortida. La resta s'inclouen a ALTRES.
· Generar la llista d'autoritats o matèries en un fitxer extern (per exemple, en un fitxer TXT, incorporar un botó al formulari cada vegada per activar-lo i fer operacions de tallar/enganxar cada vegada que ho necessitem (d'Access al fitxer i del fitxer a Access).
- Excessiva facilitat per a la eliminació i modificació dels registres. El concepte que Access té de les bases de dades és molt dinàmic. Parteix del fet que les dades contingudes en les seves bases han d'actualitzar-se de manera molt seguida i sovint cal fer modificacions massives. Això en un àmbit administratiu pot ser normal, però no ho és en un àmbit documental on els documents s'actualitzen molt rarament. Per aquest motiu, els programes documentals acostumen a obligar l'usuari a seleccionar els registres que es volen modificar (així s'asseguren de no modificar registres no desitjats), l'Access no. Qualsevol modificació s'aplica, per defecte, sobre el conjunt de la base de dades (evidentment, es pot anar registre per registre) i, per això, una ordre de substitució global pot ocasionar greus disfuncions en els registres que formen la base. Quan s'eliminen els registres s'esborren automàticament sense possibilitat de desfer l'eliminació (com en molts programes documentals), només cal clicar un botó de la barra d'eines (et demana confirmació, això sí). En conseqüència els errors de picatge són més greus en Access que en una aplicació pròpiament documental.
5. Consulta de les dades i gestió documental
Si usem el llenguatge emprat per Alasdair Kemp5 hem de dir que els sistemes relacionals, dels quals Access és un bon exemple, disposen del que s'anomena un sistema de recuperació de dades pensat per recuperar dades puntuals i concretes i no un grup de documents pertinents. Això fa que determinades característiques que ens permeten perfilar la cerca (com les booleanes o els operadors de proximitat) i millorar la pertinença dels documents recuperats estiguin pràcticament absents d'Access o, almenys no constitueixin opcions primordials.
La manca de determinades eines de cerca documental no implica gaires problemes en el cas de bases de dades petites, ja que les possibilitats d'error són molt menors, però poden arribar a ser un obstacle insalvable en el cas de bases de dades que tinguin milers de registres.
Sense entrar a dissenyar consultes en SQL, cosa que evidentment millora enormement les possibilitats de treball, els sistemes de consulta en Access poden fer-se per tres vies:
- Consultes per text lliure: van molt bé quan es coneix una dada concreta (ja sigui un terme o una cadena de termes) d'una taula. Tanmateix, no hi ha la possibilitat de fer cerques booleanes ni de proximitat, ni d'usar l'ajut de comodins. Hi ha la possibilitat de cercar per camp, però és molt limitada.
Figura 8. Pantalla de cerca per text lliure.
- Consultes amb filtre: constitueixen una propietat poc coneguda d'Access i és una de les més útils en el camp documental. Hi ha diversos filtres que no són més que consultes que s'apliquen a una única taula, però el més interessant en el camp documental és el filtre per a formulari. Aquest tipus de filtre permet, a partir d'un formulari i d'un camp situat en aquest formulari, buscar una dada concreta d'aquest camp que s'escull d'una llista. També permet fer petites cerques booleanes amb l'operador o.
Figura 9. En aquest formulari s'aplica un filtre per formulari per localitzar una adreça.
- Creació de consultes: en els dos casos anteriors es treballava a partir d'una petita pantalleta de consulta i les dades es recuperaven directament sobre la taula o el formulari objecte de la consulta. En les consultes, el resultat de la cerca és una nova estructura tabular (no una taula) sobre la qual s'han aplicat els paràmetres sol·licitats en el disseny de la consulta. Aquests paràmetres normalment solen ser tres.
· Visualització d'un grup determinat de camps que interessen en un determinat moment. És el que es coneix com a consulta de projecció en els sistemes relacionals.
· Visualització d'un conjunt de registres que compleixen un criteri determinat. Aquesta operació normalment es denomina consulta de selecció en llenguatge relacional. Aquest criteri se sol definir per mitjà del que s'anomenen expressions. Es poden aplicar cerques booleanes però aleshores la sintaxi de les consultes es complica molt. Access està preparat per crear fàcilment consultes a partir de criteris de selecció que incloguin els operadors relacionals (major que, major o igual que, igual que, menor que, diferent que, etc.), ja que normalment això és el que busquen els usuaris d'Access: obtenir registres que compleixin un criteri numèric o de data determinats (recordem que és un programa preparat per treballar en l'àmbit administratiu) o fer consultes textuals senzilles (= Barcelona, per indicar tots aquells usuaris que visquin a Barcelona).
Figura 10. En aquesta pantalla de consulta es demanen un seguit de camps (projecció) acompanyats d'un criteri de selecció (es vol saber quins usuaris no viuen a un municipi determinat).
Figura 11. Resultat de la consulta anterior. L'estructura tabular ens mostra tots aquells usuaris que no viuen a Corbera de Llobregat.
· Visualització de les relacions entre taules. Normalment qualsevol relació establerta entre dues taules sol implicar registres d'una taula i de l'altra (però no tots els registres). La manera de visualitzar aquests elements relacionats és mitjançant una consulta, com es mostra a la figura 2.
Una vegada vistes les opcions de consulta de Microsoft Access ens faltaria veure quins problemes ens presentaria en relació amb la consulta amb finalitats documentals (no estem parlant doncs de recuperar dades, sinó grups de documents pertinents)
- No disposem d'eines que es puguin usar per a la cerca com ara el fitxer invers, una eina de recuperació comuna en els fitxers documentals.
- No podem usar llistes d'autoritats ni de matèries per formular la nostra cerca. El més semblant a això és un filtre per a formulari. Aquest filtre, tanmateix, s'aplica a un camp concret i fa referència al seu contingut. Si el contingut del camp és, com hauria de ser en una base relacional, atòmic pot fer les funcions de llenguatge controlat. Si no ho és (cas comú en el cas d'autors o de matèries, com hem comentat), aleshores perd gran part de la seva funció i només ho podem fer servir amb un caire aproximatiu.
- La cerca per operadors booleans, de vital importància en la cerca documental està aparcada dins de les consultes expertes. Pràcticament la única manera de crear consultes que emprin operadors booleans és mitjançant la generació d'una expressió. I el domini del Generador de expressions és una cosa que porta el seu temps.
- Encara que a nosaltres, com a bibliotecaris, ens sigui possible arribar a tenir un domini absolut del sistema de consultes, estem en disposició de col·locar un sistema no precisament senzill ni intuïtiu a disposició del nombrós públic que pugui acudir a la nostra biblioteca? Access està pensat per ser usat dins d'un àmbit d'usuaris molt reduït, usuaris que normalment són coneixedors del programa i de la base de dades que s'ha generat amb aquest. No hi ha un OPAC que faciliti la consulta com en els sistemes documentals i el disseny de consultes en Access queda molt reservat a persones mitjanament enteses (o molt enteses, segons el nivell de complexitat). Al meu entendre només el sistema de cerca per text lliure està prou a l'abast de tothom, però és tan absolutament simplista que en bases de dades mitjanes o grans pot generar seriosos problemes de no-pertinença, especialment si el que volem recuperar són grups de documents. Per recuperar dades concretes (dades atòmiques) ja va bé, però tampoc no cal demanar-li més.
6. Difusió de les dades en Access i gestió documental
6.1 Creació de llistats i de formats d'impressió
En aquest sentit les opcions que té Access continuen sent molt limitades per al món documental. La possibilitat de crear documents per a impressió passa per la confecció dels anomenats Informes. Aquests no són més que llistats dels camps que ens interessen de la base de dades. Els marges de treball que ens ofereixen aquests formats són molt petits, i crear un format de sortida en format ISBD per incorporar al nostre catàleg manual, com segurament a molts de nosaltres ens interessaria, esdevé una tasca gairebé titànica que comporta un seguit d'hores de treball que cadascú ha de valorar si vol o no vol perdre.
6.2 Exportació i importació de dades
Access té una bona relació amb els programes ofimàtics utilitzats i té força opcions d'importació i exportació. Hi són presents formats històrics de bases de dades com el Dbase o el FoxPro i també hi ha una relació directa amb els fulls de càlcul més populars (com ara Lotus 1-2-3 o el seu company de paquet Excel. Tanmateix, no cal oblidar que es tracta d'un programa orientat al món administratiu i, com a tal, un programa fet per persones per a les quals el MARC és una eina pràcticament desconeguda (si és que algú sap què és). Tampoc no es tenen en compte programes de gestió de documents, encara que tinguin una certa presència, com ara el DB Text Works o el CDS /Isis, ja que són programes minoritaris que no s'utilitzen en un món administratiu.
En conseqüència, l'entrada de dades a partir d'una base de dades documental font, cosa força comuna en l'àmbit de la biblioteconomia i documentació no es troba prou desenvolupada com ho seria en els programes utilitzats normalment. Qualsevol importació o exportació d'aquesta mena ha de passar per una conversió intermèdia a text (fitxers TXT) o bé a RTF (només per a l'exportació).
Finalment cal advertir que qualsevol importació que es faci quedarà minimitzada per les característiques restrictives de les bases de dades Access, les quals ja han estat comentades anteriorment. Difícilment el resultat de l'exportació o de la importació serà satisfactori al 100 %.
Hi ha una altra qüestió que fa referència a les possibilitats de traspàs de la informació continguda en Access a un nou sistema de bases de dades. Per decidir-se a usar Access com a gestor d'informació, molta gent pot considerar com a definitiva la possibilitat que els seus registres puguin passar a nous sistemes com ara VTLS o Absys , per citar alguns sistemes comuns en l'àmbit estatal. Sobre aquest punt cal dir que no és impossible i que normalment la tasca de traspassar els vells registres al nou sistema sol ser una tasca que normalment assumeix l'empresa subministradora del nou programari (pagant una determinada quantitat per registre a convertir). La satisfacció en la conversió normalment mai no serà total ja que es tractarà de dos sistemes (origen i destí) que, en principi, són molt diferents. La qualitat de la conversió també dependrà en bona mesura de la cura que s'hagi posat en el disseny de la base de dades d'origen.
7. CONCLUSIONS
Com s'ha vist, Access planteja nombrosos problemes per a la descripció documental i per a la seva consulta. Vol dir això que és inútil absolutament? No he volgut transmetre en absolut aquesta impressió. En realitat, penso que la decisió final s'ha de prendre en funció de tres qüestions fonamentals, tenint presents tots els inconvenients que aquí s'han exposat.
7.1 Quants registres tinc?
Access presenta un inconvenient afegit a tots els que fins ara s'havien comentat. Es manega molt malament amb grans quantitats de registres. Cal pensar que és un programa ideat per a la gestió de volums d'informació no molt grans (clients, productes gestionats per una empresa o per una determinada persona d'una empresa) i pot resultar problemàtic obtenir una bona gestió a partir de 5.000 documents (ens trobarem amb problemes de lentitud, penjades del programa o de l'ordinador, etc.).
7.2 Quin nivell de profunditat vull assolir en la descripció documental?
Si es vol fer una gestió completa del fons i aquest és molt voluminós, millor oblidar-se del programa. Tanmateix, si el que es vol és obtenir un simple inventari del que es té dins de la biblioteca o centre d'informació (o sigui, usar Access com a llibre de registre o com una fitxa de préstec de lectors) aleshores potser n'hi hauria prou amb el programa, però tenint present que hi ha tota una pila de coses que, com hem vist, el programa no pot fer (mantenir llistes d'autoritats, repetir els camps, consultar el fitxer invers, usar un llenguatge d'interrogació senzill i acurat, etc.) i que en la gestió de documents solen a ser bàsiques.
7.3 Tinc interès en relacionar els meus registres de documents amb altres taules?
Ja hi ha alguns programes en el mercat de tipus documental que permeten fer relacions entre els diversos elements d'una base de dades o entre diverses bases de dades (evidentment tots els sistemes de gestió de biblioteques ho permeten; aquí, doncs, em refereixo a sistemes documentals simples com ara Knosys, Taurus, Inmagic Plus, etc.). Tanmateix, aquesta situació no és gaire comuna. La major part dels sistemes documentals es limiten a permetre el tractament d'una única base de dades i no hi ha la possibilitat de relacionar amb altres bases (o sigui vincular llibres i lectors no és possible). Aquesta possibilitat és, tanmateix, una de les principals raons de ser dels sistemes relacionals. Tenint en compte que els sistemes documentals que permeten fer relacions són cars, si no disposem de prou pressupost i si per a nosaltres és bàsic elaborar relacions, aleshores ens podem plantejar l'ús d'Access. Sempre hem de tenir present, però, que la qualitat final de la base de dades documental es veurà seriosament perjudicada.
En conclusió, si es tenen pocs registres o si la profunditat de tractament que es vol assolir és la d'usar Access com un simple inventari (com un substitutiu del llibre de registre o de la fitxa de préstec), aleshores endavant. Si el que es vol és gestionar el préstec (fitxa mínima del document i fitxa de lector) utilitzant el potencial relacional del programa, aleshores també endavant.
Però si el que es vol és tractar fons grans o petits de manera molt acurada i, a més, posar-los a disposició del públic, recordeu simplement que hi ha programes molt més adients al mercat que superen, en la seva totalitat o en part, els problemes que té Access per a la gestió documental.
Notes
1 Els SGBD(R) tenen unes característiques específiques que es repeteixen en la major part dels programes de la seva categoria, i que segueixen unes normes promulgades en origen pel matemàtic E. F. Codd a principi dels anys setanta. No es tracta en aquest article d'anar citant la definició teòrica dels sistemes relacionals, tot i que se'n faran referències al llarg de tot el text. Qui n'estigui interessat pot consultar http://mumc.mercer.edu/etris/dbless4.htm, una exposició molt esclaridora i senzilla sobre els sistemes relacionals. Per a qui estigui interessant a veure exposicions teòriques que oposen els sistemes relacionals als sistemes documentals, pot dirigir-se als documents següents:
- Lluís Codina, Ernest Abadal, «Gestió documental amb microordinadors: característiques, estructura i tecnologia dels sistemes de gestió documental», Item, núm. 11 (1992).
- José Luis Trigueros Díaz, «Bases de datos relacionales versus bases de datos documentales, aplicaciones en documentación», Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios, núm. 49, (desembre 1997), p. 43-57.
- John Willitts, Database design and construction (London: Library Association, 1995).
5 Alasdair Kemp, Computer Based Knowledge Retrieval (London: Aslib, 1979).
