Número 3, desembre 1999

Disseny i creació de bases de dades bibliogràfiques amb CDS/ISIS: l'experiència de SABA-DOC

---

Ernest Abadal Falgueras
Coordinador del projecte
Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona
abadal@fbd.ub.es

Maribel Cuadrado Benítez
Coordinació informàtica
Servei de Documentació d'Història Local de Catalunya
Universitat Autònoma de Barcelona
maribel.cuadrado@uab.es

Jesús Gascón García
Coordinació tècnica
Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona
gascon@fbd.ub.es

Ester Omella Claparols
Col·laboradora
Centre d'Estudis i Recursos Culturals
Diputació de Barcelona
omellace@diba.es

---

Resum

Es descriu el procés de disseny i creació de bases de dades bibliogràfiques amb el programa CDS/ISIS. Es tracta de la base de dades SABA-DOC, principal producte del projecte Centres de Documentació i Biblioteques de Sabadell en Xarxa (CDSX, <http://www.ajsabadell.es/cdsx>). La base de dades conté referències bibliogràfiques dels fons documentals de diverses entitats de Sabadell i els registres referits a Sabadell provinents de la base de dades del Servei d'Història Local de Catalunya, de la UAB. Es comenten aspectes de l'estructura de la base de dades, del seu manteniment i de la interfície de consulta des del web. S'hi inclou també una primera avaluació dels resultats obtinguts fins ara.

1  Introducció

Aquest text explica una experiència concreta de creació d'una base de dades bibliogràfica amb el programa CDS/ISIS. Per tal de contextualitzar-lo, descriurem breument el projecte del qual forma part i també farem referència al programa informàtic que s'ha utilitzat.

Centres de Documentació i Biblioteques de Sabadell en Xarxa (CDSX)¹ és un projecte impulsat per l'Ajuntament de Sabadell, amb la cooperació de la Diputació de Barcelona. El seu objectiu principal és controlar el màxim d'informació bibliogràfica disponible a les biblioteques i centres de documentació d'entitats de Sabadell, integrant-la en una base de dades única i posant-la a l'abast del públic. Un cop s'hagin organitzat i informatitzat els fons d'aquestes entitats, tots els ciutadans podran conèixer-los i accedir-hi més fàcilment. El model d'organització proposat per a aquests centres els incorpora, d'alguna manera, al sistema de biblioteques del municipi.

El principal producte resultant del projecte és, a hores d'ara, una base de dades bibliogràfica, SABA-DOC, on hi ha catalogats aquests fons documentals. El manteniment de la base de dades va a càrrec de cadascuna de les entitats adscrites al projecte. La consulta de la base de dades es pot fer localment, des de la seu de cada entitat i des de la biblioteca pública, o en línia, mitjançant el web, des de qualsevol altre lloc.

El programa que s'utilitza per a la creació i explotació de la base de dades és el CDS/ISIS, tal com es va acordar després de valorar les opcions que es presentaven en l'estudi preliminar que es va elaborar per avaluar la viabilitat del projecte.² Entre els seus trets es va tenir en compte que s'ajusta a les especificacions tècniques del projecte i que necessita uns requeriments informàtics mínims.

CDS/ISIS és un sistema de gestió documental desenvolupat per la Unesco l'any 1985 en el marc del Programa General d'Informació (PGI) que s'actualitza periòdicament des d'aleshores. Té versions MS-DOS (versió 3.0 de juny 1993), UNIX i Windows (versió 1.3 de febrer de 1999), totes mantingudes per la Unesco. Hi ha també molts programes complementaris, la majoria d'ús gratuït, que l'enriqueixen. La manca d'assistència tècnica per part del proveïdor se supleix amb l'existència de grups d'usuaris. Així, a Catalunya es va fundar el 1992 el Gumic (Grup d'Usuaris de Microisis de Catalunya), amb l'objectiu de potenciar l'intercanvi de coneixements i experiències amb el programa. D'altra banda, hi ha molts webs a Internet que ofereixen informació sobre el programa³ i hi ha una llista de distribució molt activa i útil que va ser creada el 1993 (URL <http://www.bib.wau.nl/isis/isislist.html>). S'utilitza molt a Llatinoamèrica i a diverses regions d'Europa (per exemple, a la regió italiana de la Toscana). Té més de 20.000 usuaris registrats arreu del món.⁴

2  La base de dades SABA-DOC

2.1 Descripció general

SABA-DOC és una base de dades que agrupa (com si fos una mena de catàleg col·lectiu) totes les bases de dades dels centres de documentació que formen part del projecte CDSX. És de tipus bibliogràfic i descriu els fons documentals d'aquests centres, que eren, al maig de 1999, els següents: l'Acadèmia Catòlica, l'ADENC (Associació per a la Defensa dels Espais Naturals de Catalunya), el Conservatori Municipal de Música, la Lliga pels Drets dels Pobles, i la Unió Excursionista de Sabadell. També conté els registres referits a Sabadell que formen part de la base de dades del Servei d'Història Local de la Universitat Autònoma de Barcelona (Fons d'Història Local).⁵ El maig de 1999 la base de dades comptava amb 13.380 registres.

La base de dades disposa de diversos models de registre per tal d'acollir els diferents tipus de documents que hi pugui haver en els centres: monografies, publicacions en sèrie, parts de monografies, parts de publicacions en sèrie, documents d'arxiu. La seva estructura disposa de quatre tipus de camps: camps de control, de localització, descriptius i de contingut.

SABA-DOC té un caràcter multidisciplinari. Les principals àrees temàtiques que s'hi tracten són: ciència política i relacions internacionals, ecologia i medi ambient, excursionisme i muntanyisme, història local, música i religió cristiana (corresponents als àmbits d'especialització de les diferents entitats que formen el consorci). A mesura que s'hi vagin incorporant noves entitats s'anirà ampliant l'abast temàtic de la base de dades.

Tot i que es tracta d'entitats de Sabadell, l'àmbit geogràfic dels documents no se centra únicament en el municipi sinó que s'hi poden trobar documents que fan referència a altres àrees geogràfiques.⁶

La llengua de la base de dades és el català: és la llengua que s'utilitza en els camps temàtics (indexació, classificació, resum) i de control. Els camps descriptius, en canvi, es formalitzen directament amb les informacions que consten al document (que poden estar escrites en diversos idiomes).

El perfil de l'usuari a qui s'adreça aquesta iniciativa es pot caracteritzar de la manera següent:

• Usuaris amb necessitat d'una certa especialització. Tot i que una part del fons té un caràcter general o divulgatiu (per exemple, guies de muntanya, d'excursionisme, etc.), una gran part del fons correspon a documents especialitzats. Es per això que el màxim rendiment el poden treure sectors professionals, estudiosos, etc.
• Usuaris no especialitzats de l'àrea d'influència de Sabadell. Els usuaris de les biblioteques públiques, per exemple. Tenen l'avantatge de poder consultar amb facilitat els fons documentals perquè es troben a la seva ciutat.

Cal, per tant, que les tasques de promoció tinguin una incidència especial en aquests sectors.

Els serveis i productes bàsics de la base de dades són:

• la consulta local (des de la seu de cada entitat i de la biblioteca pública de la ciutat) i en línia de la base de dades (per mitjà del web);
• l'elaboració de llistats i de bibliografies fetes a mida (que es poden distribuir en paper, CD-ROM, fitxer electrònic, etc., i poden tenir diversos formats).

Finalment, cal tenir present que cada entitat ha de transferir els seus registres per tal que puguin ser carregats a la base de dades central (SABA-DOC). Aquí és on apareixen els problemes típics d'un catàleg col·lectiu sense un manteniment rigorós: la manca d'homogeneïtat en els registres provinents de centres diversos i analitzats amb criteris no sempre coincidents. Tot i que es disposa d'un manual de procediment⁷ per intentar minimitzar les divergències, ja es va descartar, d'entrada, arribar a l'homogeneïtzació plena dels encapçalaments de matèria o descriptors.⁸

2.2 Estructura (diccionari de dades)

La proposta presentada ha volgut facilitar i simplificar al màxim l'entrada de registres a la base de dades, sense que això impliqui, però, una disminució de qualitat de la base de dades ni de les possibilitats de recuperació de la informació. Això explica el següent:

• que s'hagi desestimat la utilització de formats bibliogràfics d'abast internacional (MARC o CCF);
• que s'hagi reduït la utilització de subcamps.

No obstant això, l'estructura de la base de dades s'ha dissenyat tenint en compte la del format CATMARC —pel que fa a l'equivalència d'etiquetes i subcamps—, amb l'objectiu de garantir la flexibilitat en l'intercanvi de dades amb altres centres i sistemes documentals.⁹

D'altra banda, la problemàtica i les necessitats de cada centre participant han suposat la creació i la incorporació a la base de dades de camps específics no previstos inicialment, que donin solució a les seves demandes específiques (per exemple, el camp «Nota d'escala» per als documents cartogràfics de la Unió Excursionista).

A la taula 1 es detalla el que s'anomena diccionari de dades, és a dir, la informació sobre els camps i les especificacions dels camps que s'han previst, i s'ofereix la següent informació de cada camp:

• Etiqueta: es tracta d'un codi numèric que identifica cadascun dels camps.
• Nom: designació alfabètica del camp.
• Subcamps: indica els subcamps que s'hi han definit.
• Indexació: indica si el camp està indexat, amb quina tècnica (camp sencer, subcamp, paraula a paraula, o grups de paraules) i amb quina forma (si hi ha literals o no).

Taula 1. Estructura de la base de dades

Etiqueta	Nom del camp	Subcamps	Indexació (tècniques i forma)
1	Nivell d'anàlisi		Sencer
2	Data d'entrada
3	Analista		Sencer
4	Observacions
5	Ubicació	Biblioteca Signatura Registre Observacions	Subcamps: Biblioteca Amb literal (TO=) Signatura/Topogràfic
6	Control de duplicats
7	MFN
8	Designació del material		Sencer
13	Font registre		Sencer
10	Ref. parts monografies	Autor Títol Lloc publicació Editorial Any publicació Pàgines	Subcamp: Any de publicació
11	Ref. articles de revista	Títol revista Volum i número Dia/mes Any de publicació Pàgines	Subcamps: Títol revista Any de publicació Amb literal (PP=) Títol revista
21	ISBN
22	ISSN
99	Encapçalament
100	Autors personals	Nom Cognoms Responsabilitat Nom pseudònim Cognom pseudònim	Subcamps: Cognoms, Nom (responsabilitat) Cognoms pseudònim, Nom Per paraules
110	Autors corporatius	Àrea geogràfica Entitat Subentitat	Subcamps: Àrea geogràfica. Entitat. Subentitat Per paraules
111	Congrés/Jornada	Nom Número Any Lloc	Subcamp: Nom congrés o jornada Per paraules
112	Productor	Àrea geogràfica Entitat	Subcamps: Àrea geogràfica. Entitat Per paraules
700	Altres responsabilitats	Nom Cognoms Responsabilitat	Subcamps: Cognoms, Nom (responsabilitat) Per paraules
240	Títol uniforme	Títol Altres	Per paraules
245	Títol	Títol Subtítol	Per paraules
250	Edició
255	Numeració revista
259	Lloc de publicació		Sencer Amb literal (LP=)
260	Editor		Sencer Amb literal (PU=)
261	Data de publicació		Sencer
300	Descripció física
440	Col·lecció	Col·lecció Número	Subcamp: Col·lecció Per paraules
500	Notes generals
501	Nota de títol		Paraules significatives
502	Nota de periodicitat
503	Nota d'accés remot	URL Data de consulta
504	Nota d'escala		Sencer
505	Nota de contingut		Per paraules
550	Llengua		Sencer
513	Resum		Per paraules
600	Descriptors personals	Nom Cognoms	Subcamps: Cognoms, nom Per paraules
610	Descriptors corporatius	Àrea geogràfica Entitat Subentitat	Subcamps: Àrea geogràfica. Entitat. Subentitat Per paraules
650	Descriptors		Sencer Per paraules
653	Descriptors geogràfics		Sencer Per paraules
660	Àrea temàtica		Sencer Per paraules

La taula 2 indica la manera com s'agrupen els índexs de la base de dades.

Taula 2. Índexs de la base de dades

Etiquetes de l'índex	Camps i subcamps	Etiquetes dels camps
Autors personals	Autors personals Altres responsabilitats	100 700
Autors corporatius	Autors corporatius Productors Congrés/jornada	110 112 111
Títol	Títol uniforme Títol i subtítol	240 245
Descriptors personals	Descriptors personals	600
Descriptors corporatius	Descriptors corporatius	610
Descriptors matèries	Descriptors matèries	650
Descriptors geogràfics	Descriptors geogràfics	653
Àrea de coneixement	Àrea temàtica	660
Data de publicació	Any de publicació Referència parts de monografies Referència articles de revista	261 10^e 11^d
Publicació en sèrie	Referència articles de revista	11^a
Llengua	Llengua	550
Designació del material	Designació del material	8
Col·lecció	Col·lecció	440^a
Lloc de publicació	Lloc de publicació	259
Editor	Editor	260
Nivell d'anàlisi	Nivell d'anàlisi	1
Resum	Resum	513
Ubicació	Ubicació	5^a, 5^b
Notes	Nota de títol Nota d'escala Nota de contingut	501 504 505
Analista	Analista	3
Font del registre	Font del registre	13

Els formats de visualització que s'han definit són els següents:

• Format d'usuari (SABA-DOC)

  Conté els noms dels camps.

  CD-SAB

  Nivell anàlisi:	Monografia
  Autors personals:	Osona, Artur
  Títol:	Excursió á la montanya de Monseny per un propietari de la vila de Breda
  Lloc de publicació:	Barcelona
  Publicació:	Gràfiques Marina
  Any de publicació:	1979
  Descripció física:	40 p + 1 mapa desplegable.
  Notes generals:	Conté traducció en castellà i francès. — Edició facsímil de la de: Barcelona: Imprenta Barcelonesa, 1879.
  Llengua:	Català Castellà Francès
  Descriptors temàtics:	Excursionisme; Itineraris a peu
  Descriptors personals:	Osona, Artur
  Descriptors geogràfics:	Montseny
  Àrea temàtica:	Excursionisme Testimonis
  Ubicació:	UES Sig: D2-A-7. Reg. 530

  
  
• Formats en forma de citació bibliogràfica

  Segueix les especificacions de la norma ISO 690. Té de dues variants: ISO2 inclou els descriptors i el resum; l'altra, ISO, la citació sense els camps de contingut.

  ISO

  1443 - OSONA, Artur. Excursió á la montanya de Monseny per un propietari de la vila de Breda. Barcelona: Gràfiques Marina, 1979. 40 p + 1 mapa desplegable. Conté traducció en castellà i francès. Edició facsímil de la de: Barcelona : Imprenta Barcelonesa, 1879

  ISO2

  1443 - OSONA, Artur. Excursió á la montanya de Monseny per un propietari de la vila de Breda. Barcelona: Gràfiques Marina, 1979. 40 p + 1 mapa desplegable. Conté traducció en castellà i francès. Edició facsímil de la de: Barcelona : Imprenta Barcelonesa, 1879.

  Excursionisme; Itineraris a peu; Montseny; Osona, Artur

  UES Sig: D2-A-7, Reg. 530

  
  
  
  
• Formats ISBD

  Segueix les especificacions de la norma ISBD. Com en el cas anterior, presenta dues variants: amb els descriptors i el resum (ISBD2) i sense els camps de contingut (ISBD).

  
  
  

  ISBD2

  443 - Excursió á la montanya de Monseny per un propietari de la vila de Breda / Artur Osona . — Barcelona : Gràfiques Marina, 1979 . — 40 p + 1 mapa desplegable.

  Conté traducció en castellà i francès. — Edició facsímil de la de: Barcelona : Imprenta Barcelonesa, 1879

  Àrea temàtica:	Excursionisme Testimonis
  Descriptors:	Excursionisme; Itineraris a peu
  Geogràfic:	Montseny
  Persones:	Osona, Artur
  Ubicació:	UES Sig: D2-A-7. Reg. 530

  ISBD

  1443 - Excursió á la montanya de Monseny per un propietari de la vila de Breda / Artur Osona . -- Barcelona : Gràfiques Marina, 1979 . — 40 p + 1 mapa desplegable.

  Conté traducció en castellà i francès. — Edició facsímil de la de: Barcelona : Imprenta Barcelonesa, 1879

  UES Sig: D2-A-7. Reg. 530

  
  
• Format complet (FEINA)

  Només es fa servir per a ús intern. Conté tots els camps, inclosos els de control.

  Feina

  Nivell anàlisi:	Monografia
  Data entrada:	19990302
  Analista:	NPA
  Llengua:	Català Castellà Francès
  Encapçalament:	Osona, Artur
  Autors personals:	Osona, Artur
  Títol:	Excursió á la montanya de Monseny per un propietari de la vila de Breda
  Lloc de publicació:	Barcelona
  Publicació:	Gràfiques Marina
  Any de publicació:	1979
  Descripció física:	40 p. + 1 mapa desplegable.
  Notes generals:	Conté traducció en castellà i francès. — Edició facsímil de la de: Barcelona: Imprenta Barcelonesa, 1879.
  Descriptors temàtics:	Excursionisme; Itineraris a peu
  Descriptors personals:	Osona, Artur
  Descriptors geogràfics:	Montseny
  Àrea temàtica:	Excursionisme Testimonis
  Ubicació:	UES Sig: D2-A-7. Reg. 530

  
  

  3  Consulta des del web

  La base de dades es pot consultar localment en cadascun dels centres i també des del web (URL <http://www.ajsabadell.es/cdsx>). Aquest és un aspecte clau del projecte, ja que amplia el públic potencial a qualsevol persona que s'hi connecti.

  Figura 1. Estructura de la interfície de consulta

  

  En el gràfic anterior es pot veure l'estructura bàsica de l'aplicació, que té els elements típics presents en qualsevol catàleg en línia. No farem cap comentari sobre les pàgines de presentació del projecte CDSX ni sobre les ajudes, però hi ha alguns detalls de les pàgines de consulta i visualització que val la pena explicar.

  
  
• Consulta simple

  Es pot escriure un terme de consulta (o una combinació de termes) que el programa buscarà en totes les bases de dades o en una base de dades determinada, i en tots els camps de cerca o només en alguns (autor, títol, matèries, any). També hi ha l'opció de truncament automàtic («Completar paraules») per tal d'ampliar la consulta al terme escrit i a tots els seus derivats.

  Tot i poder accedir a la informació de cada un dels camps que componen el registre de la base de dades, pel que fa a la consulta webs s'ha donat prioritat a uns determinats camps (responsabilitats, paraules del títol, descriptors, data de publicació, localització del document).

  Figura 2. Pantalla de consulta simple

  

  
  

• Consulta assistida

  A més de les opcions anteriors, l'aplicació permet combinar diversos termes de consulta sense haver de conèixer quina és la denominació dels operadors booleans.

  Figura 3. Pantalla de consulta assistida

  

  
  

• Visualització abreujada (taula)

  Hi apareixen, en forma de taula, les informacions essencials del registre: número de registre (amb un enllaç a la visualització completa), autor, títol i signatura (permet conèixer a quin centre es troba el document).

  Figura 4. Pantalla de visualització abreujada

  

  
  

• Visualització completa

  Mostra la descripció completa del registre en format de fitxa.

  Figura 5. Pantalla de visualització completa

  

  L'aplicació web s'ha desenvolupat sobre el programa Wwwisis (Bireme, Brasil). Es tracta d'un programa que actua com a servidor de bases de dades de CDS/ISIS en un entorn client-servidor i que pot operar sota el protocol CGI.¹⁰ Permet desenvolupar una interfície gràfica que facilita la consulta a bases de dades creades amb CDS/ISIS en un entorn internet-intranet.

  Cal, però, realitzar-ne un costós procés d'adaptació a l'estructura de la pròpia base de dades, als camps seleccionats per a la consulta, als formularis de visualització, etc.

  
  

  4  Valoració

  A continuació voldríem presentar una primera avaluació de la base de dades fent referència a tres aspectes: la base de dades (el contingut), el programa de creació de la base de dades i la interfície de consulta web (el continent). Com que encara no s'ha iniciat la promoció de la base de dades no podem valorar-ne els resultats d'utilització.

  
  

  4.1 La base de dades

  La primera valoració positiva que es pot fer de la base de dades és la seva existència. Llevat de la Lliga pels Drets dels Pobles i l'ADENC, cap de les entitats disposava d'un catàleg automatitzat del seus fons. L'Acadèmia Catòlica té un catàleg en fitxes d'una part de la col·lecció. El projecte no ha comportat la catalogació de tots els fons de les biblioteques,¹¹ però ha representat un primer pas que ha de ser continuat per les entitats. D'altra banda, la integració d'aquestes referències en una única base de dades de fons que, en alguns casos, es complementen mútuament (el de l'ADENC i una part del de la UES), facilita el desenvolupament i el coneixement d'unes col·leccions disperses i fins ara deslligades.

  La redacció i revisió del manual de procediments és un punt molt positiu. Com ja s'ha comentat, ha de servir d'eina d'estandardització de maneres de fer i per a la regulació i unificació de criteris de catalogació. Si partim del fet que cada entitat continuarà alimentant la base de dades per separat, és l'única manera de garantir un mínim de consistència en el catàleg col·lectiu.

  De tota manera, la realitat, com sol passar, ha superat les previsions, i tant el volum de referències introduïdes com els problemes catalogràfics que s'anaven produint han estat més grans del que es preveia. La revisió global de la base de dades ha estat, per tant, més costosa, i encara no es pot donar per tancada. Fins llavors, més que com un catàleg col·lectiu, encara haurem de mirar la base de dades com un mitjà d'accés únic a catàlegs separats, fets amb uns criteris similars, però amb variants de detall, registres duplicats o incoherències en l'assignació d'encapçalaments. És el gran inconvenient que presenta SABA-DOC i que fa replantejar les funcions o el grau d'implicació del coordinador tècnic del projecte. Potser en aquesta primera fase la seva actuació ha estat una mica massa improvisada: molts problemes i conflictes s'havien previst, però molts d'altres no i, un cop s'han detectat, s'hi han hagut d'aplicar solucions d'emergència que han obligat a tasques de revisió «extraordinàries».

  També és normal que l'ús de la base de dades manifesti aquests conflictes imprevistos. Un cop tipificats, cal establir un millor mecanisme de control dels nous registres incorporats (control d'autoritat, control d'uniformitat en l'aplicació dels criteris de catalogació, manteniment del llenguatge controlat de recuperació del camp «Àrea temàtica», etc.).¹²

  En tot cas, s'ha fet palès que un manual de procediment, per molt detallat que sigui, no pot suplir la figura d'un coordinador. Aquesta constatació no implica que una persona s'hi hagi de dedicar exclusivament, sinó que ho ha de fer periòdicament i constantment. Un bibliotecari de la xarxa de biblioteques públiques de Sabadell podria tenir entre les seves tasques aquesta coordinació.

  Segurament fóra més efectiu catalogar directament en la base de dades comuna, en xarxa. Problemes tècnics ho fan, de moment, inviable i cada entitat cataloga els seus fons per separat, la qual cosa origina nous problemes de duplicats o inconsistències. L'establiment d'un procediment de transferència de registres a la base de dades comuna es fa, per tant, igualment necessari; i s'hi han de preveure quines tasques de revisió s'han de fer abans o després d'aquesta transferència.

  Tot i els problemes, la base de dades és un fet i el benefici que reporta és evident. No hi ha dubte que pot millorar, i ho ha de fer (recordem que la revisió no ha acabat). Ara bé, si el nivell de coherència assolit no es manté amb posterioritat (mitjançant l'aplicació del manual, el manteniment i control, etc.), tota la feina feta pot esdevenir infructuosa. Dotar de qualitat i consistència una base de dades que no en té costa molt temps; en canvi, fer-les desaparèixer d'una que ja les té, no en costa gens.

  
  

  4.2 El programa

  Com ja s'ha explicat abans, s'han utilitzat dos programes informàtics. WinIsis (la versió Windows del sistema de gestió documental CDS/ISIS) i Wwwisis (una CGI). A continuació presentem una valoració d'aquests programes.

  Pel que fa al costat positiu de la balança, caldria destacar, especialment, el següent:

  — CDS/ISIS és un programa molt adequat per al tractament de la informació bibliogràfica.

  El programa disposa d'un seguit de prestacions molt completes que permeten crear bases de dades bibliogràfiques i gestionar-les amb pràcticament tots els requeriments als quals estem habituats. A banda de les característiques bàsiques que defineixen el que és un sistema de gestió documental,¹³ podríem destacar les prestacions següents: possibilitat de treballar amb subcamps, indexació amb diverses tècniques (no tan sols es pot indexar el contingut dels camps paraula a paraula, sinó també grups de paraules, camps sencers o subcamps), alfabetització correcta dels títols (obviant els articles inicials), generació automàtica d'índexs de camps (d'autor, matèria, etc.), definició de formats de visualització seguint normatives de descripció bibliogràfica (sigui ISBD, ISO, o qualsevol altra), compatibilitat amb el format ISO 2709, possibilitat de relacionar bases de dades, entre altres.

  — Es tracta de programes que es distribueixen gratuïtament.

  Al·ludíem abans a la limitació de recursos disponibles per a aquest projecte. El preu de mercat d'un sistema de gestió documental similar a WinIsis és de 200.000 pta. i el d'una CGI similar a Wwwisis està entre les 500.000 i les 800.000 pta. Com que aquesta és una partida que ha de ser assumida per les entitats, les quantitats esmentades segurament impedirien la incorporació de més d'una entitat al projecte.

  Val a dir que tant WinIsis com Wwwisis també tenen uns costos d'adaptació a les especificitats de la base de dades concreta que s'ha de dissenyar. De tota manera, aquesta és una partida que, una mica més reduïda, també existiria en el cas de fer servir un altre programa (de la família d'Inmagic o de Knosys, per citar dos exemples de programes bastant utilitzats en el nostre entorn).

  L'inconvenient principal de CDS/ISIS i també de Wwwisis no és altre que una notable complexitat per al disseny de les bases de dades. Tot i que CDS/ISIS disposa d'una versió per a Windows (WinIsis) que ha fet molt menys feixuc el procés de creació de la base de dades (definició dels camps, dels fulls de treball, de les taules d'indexació i dels formats de visualització), encara no es disposa d'un sistema prou assistit per dur a terme aquests processos. La complexitat encara és molt més gran en el cas de Wwwisis, la CGI de consulta per al web. Tot això implica uns costos importants en hores de feina.

  Per tal de poder minimitzar al màxim aquest inconvenient, s'aconsella disposar de models de bases de dades: així als centres només els cal ocupar-se de l'entrada de dades, la consulta i l'obtenció de productes (llistats, índexs, etc.) de la base de dades.

  
  

  4.3 La interfície de consulta des del web

  La interfície de consulta des del web s'ha creat recentment. A Catalunya no hi ha precedents d'utilització d'aquest programa i n'hi ha pocs referents a Espanya. És per això que, com s'ha dit abans, s'ha partit de l'experiència dels catàlegs d'universitats centreamericanes i, en especial, d'El Salvador. Això fa que encara falti el rodatge necessari que permeti anar-ne polint els detalls.

  No obstant això, ja s'han detectat aspectes que poden millorar incorporant certs elements a la interfície de consulta preparada. Podríem fer esment dels següents:

  — Visualització dels índexs dels camps bàsics (autors, títols i matèries).

  Aquesta opció és possible en la consulta local amb WinIsis però, per la complexitat tècnica que comporta, encara no s'ha incorporat al web. La utilitat de poder consultar els índexs en pantalla és prou evident: l'usuari pot saber quins termes formen part dels camps que vol consultar.

  — Ampliar les possibilitats de consulta.

  La consulta des del web està limitada a alguns camps i no es pot recuperar tota la informació que permet WinIsis. Tot i que aquests camps són els més importants, potser caldrà ampliar-ne la llista (per exemple, permetre limitar la cerca segons el tipus de document). Igualment, s'haurà de preparar la consulta assistida per tal d'ampliar la consulta a qualsevol camp de la base de dades.

  
  

  5  Conclusió

  SABA-DOC pot ser un model interessant per a centres petits i mitjans amb pocs recursos econòmics i sense personal especialitzat. Poden utilitzar-lo altres entitats de Sabadell que vulguin afegir-se al projecte i també pot ser adoptat per altres municipis per tal d'engegar iniciatives similars.

  Per mantenir viva i actualitzada la base de dades, és imprescindible que segueixi existint una coordinació tècnica (supervisió dels registres) i informàtica (manteniment de la base de dades, traspàs dels registres, actualització del programa, etc.). Aquest paper l'ha d'assumir la biblioteca pública: en el cas de Sabadell, la Biblioteca Vapor Badia, que ha de ser biblioteca central de la xarxa. D'altra banda, també s'haurà de vetllar per una adequada promoció de la base de dades, per tal que sigui coneguda i utilitzada tant al municipi com des de fora del municipi (en la seva àrea d'influència, principalment). D'aquesta manera, com dèiem al principi, tots els ciutadans, i no només els associats de les diverses entitats, poden tenir a l'abast fons bibliogràfics de notable interès i fer-ne ús.

  A causa de les especials característiques del model de treball que s'ha descrit, és important comptar amb una oficina de suport i assessorament informàtic. Només així es podran minimitzar els aspectes negatius del programa, comentats al punt 4.2. Aquesta oficina tècnica hauria de ser patrocinada i coordinada per una entitat supramunicipal, com ara la Diputació de Barcelona.

  
  

  Bibliografia

  Abadal, Ernest; Criach, Daniel; Cuadrado, Maribel; Gascón, Jesús; Omella, Ester. «Centres de documentació i biblioteques de Sabadell en xarxa: una iniciativa per incrementar els serveis de la biblioteca pública al municipi». En: Jornades Catalanes de Documentació (7es: 1999: Barcelona). Actes de les Jornades. Barcelona: COBDC, 1999. p.127-135.

  Aquesolo, José Antonio; Arjona, Patricia; Biedma, Yolanda . UnISISport: una propuesta para la documentación deportiva. Málaga: Unisport. Junta de Andalucía, 1991. 205 p. (Documentación; 17).

  Bailac, Assumpta. «Información a la comunidad». Educación y biblioteca, nº 100 (abril 1999), p. 25-27.

  Castellano, Agustín. Manual d'instruccions: BABEL'H: Base de dades bibliogràfiques d'estudis locals de l'Hospitalet. L'Hospitalet: Centre d'Estudis l'Hospitalet, 1993.

  Codina, Lluís; Abadal, Ernest. «Gestió documental amb microordinadors: característiques, estructura i tecnologia dels sistemes de gestió documental». Item, núm. 11 (juliol-desembre 1992), p. 72-100.

  Cuadrado, M.; García, C.; Perpinyà, E. «10 anys del Servei de Documentació d'Història Local de Catalunya de la UAB». Plecs d'història local: suplement de L'Avenç, núm. 73 (febrer 1998), p. 35-39.

  Manual d'estil de la Base de dades d'història de Catalunya sota Winisis 1.3. Bellaterra: Universitat Autònoma de Barcelona, Servei de Documentació d'Història Local de Catalunya, 1999.

  Martínez, Victoria. «Un modelo para el uso de Internet en los centros de información juvenil». El profesional de la información, vol 8, nº 7-8 (julio-agosto de 1999), p. 22-33.

  Pastor, Juan A. et al. «Proyecto SABIO: Sistema de Acceso a Bases de Información Organizada». En: Jornadas Españolas de Documentación (6es: 1998: València). Los sistemas de información al servicio de la sociedad: actas de las jornadas. València: Fesabid: AVEI, 1998, p. 695-702.

  Rodríguez Muñoz, José V.; Saorín, Tomàs. «Modelado documental de servicios de información en web». El profesional de la información, vol. 7, nº 9 (septiembre 1998), p. 10-18.

  The Unesco micro CDS/ISIS software. [París]: Unesco, 1998. <http://www.unesco.org/webworld/isis/>. [Consulta: 20 set. 1999]

  Urbano, C.; Castellano, A.; Camós, J. «Bibliografia sobre l'Hospitalet de Llobregat: procés de creació d'una base de dades bibliogràfica i experiència d'intercanvi bibliogràfic». En: Actes del I Congrés Internacional d'Història Local de Catalunya: Barcelona, 15-16 de novembre de 1991. Barcelona: L'Avenç, 1993, p. 153-159.

  Urbano, C.; Castellano, A.; Camós, J. Bibliografia sobre l'Hospitalet: actualització 1985-1991 i índexs acumulatius. L'Hospitalet: Centre d'Estudis de l'Hospitalet, 1992. 439 p.

  ---

  
  

  Notes

  ¹ Per a una descripció molt més detallada del projecte es pot consultar la comunicació presentada a les 7es Jornades Catalanes de Documentació (Abadal et al., 1999).

  ² Ernest Abadal. «Centres de Documentació de Sabadell en Xarxa: definició del projecte i estudi per a la realització d'una prova pilot». Barcelona, 1998.

  ³ Es pot trobar informació molt detallada i actualitzada del programa a l'adreça URL: <http://www.unesco.org/webworld/isis/isis.htm>.

  ⁴ El distribuïdor oficial del programa a Espanya és: Adolfo Hernández Arcediano (CINDOC, c. de Joaquín Costa, 22, 28006–Madrid; telèfon: 91 563 54 82, fax: 91 564 26 44). (Dades de setembre de 1999).

  ⁵ L'SDHLC de la UAB, en col·laboració amb la Diputació de Barcelona i altres entitats locals, elabora des de 1994 bases de dades locals i comarcals amb un important treball de camp en les biblioteques públiques i centres locals de l'àmbit de la província de Barcelona. Actualment es disposa de les bases de dades del Baix Llobregat, Bages, Berguedà, Osona, Alt Penedès, Garraf, Vallès Oriental, Sabadell, Terrassa i, en col·laboració amb BABEL'H, de l'Hospitalet de Llobregat. Aquestes bases de dades es difonen de manera descentralitzada a través de punts de consulta establerts a diferents municipis de cada comarca, i de manera centralitzada, integrades a la base de dades «Fons d'Història Local» accessible des de la web de la Diputació de Barcelona (http://www.diba.es/fonshl/fonshl.htm).

  ⁶ Dels fons referenciats, únicament a la «Bibliografia de Sabadell», aportada per l'SDHL, la totalitat de les referències tenen com a àmbit geogràfic Sabadell.

  ⁷ El manual de procediment és l'eina bàsica per tal d'homogeneïtzar els processos documentals que cal seguir per a la bona organització i anàlisi dels fons documentals, i per a la creació i manteniment de la base de dades. Inclou detalls sobre la realització dels aspectes tècnics —com ara tipus de documents, descripció bibliogràfica, anàlisi de contingut—, i també sobre aspectes informàtics —com ara el disseny i l'estructura de la base de dades, la selecció del programa, l'accés des d'Internet, etc.

  ⁸ Cada entitat té una llista de matèries pròpia basada en la Llista d'encapçalaments de matèries en català. S'ha establert, a més del destinat als descriptors o epígrafs de matèria, un camp anomenat Àrea temàtica, en el qual s'utilitza una llista controlada de grans matèries que han de seguir forçosament totes les entitats.

  ⁹ Per al disseny de la base de dades s'han tingut molt en compte altres experiències fetes a Catalunya, tot i que no s'orienten cap al mateix objectiu. Es tracta de les bases de dades creades per l'esmentat SDHLC de la UAB i de BABEL'H (Centre d'Estudis de l'Hospitalet de Llobregat).

  ¹⁰ El protocol CGI permet comunicar un programa que està instal·lat en el servidor (en el nostre cas Wwwisis, que és una aplicació compatible amb el protocol CGI) amb un servidor http, i s'obtenen documents html dinàmics (és a dir, que es generen en un moment determinat, ja que varien segons quina ha estat la petició de l'usuari). D'aquesta manera es pot consultar una base de dades des d'una pàgina web. És a dir, que l'usuari pot utilitzar un navegador per indicar la seva pregunta dins d'un formulari html i rep les respostes també en aquest format. No necessita fer servir, en el nostre cas, el programa WinIsis.

  ¹¹ Es van triar parts concretes i definides de cada fons: el llegat Carreras de l'Acadèmica Catòlica, les monografies impreses de l'ADENC, els fons de monografies impreses, enregistraments sonors i partitures que no eren de peces per a un sol instrument del CMM, els recursos didàctics de la LDP i les monografies sobre excursionisme i muntanyisme de la UES.

  ¹² Potser el problema que més s'ha aguditzat a mesura que la base de dades ha crescut ha estat l'accés per matèries. La diversitat de termes introduïts i el fet que el programa no disposi d'un sistema de control d'autoritat en fan difícil el control; la introducció de l'àrea temàtica, pel fet de ser molt genèrica, tampoc no ajuda gaire: la major part dels documents d'un centre especialitzat tenen aquella mateixa àrea temàtica. Els criteris d'anàlisi han de basar-se necessàriament en les possibilitats de recuperació mitjançant el llenguatge lliure i s'haurien de redefinir les pautes d'assignació de termes d'indexació, d'introducció de formes equivalents, de termes jeràrquicament relacionats, etc.

  ¹³ De manera resumida: facilitat per al tractament de la informació textual (que no té una estructura de taula), utilització d'índexs inversos, sistema de recuperació complex i variat, etc. Podeu trobar més detalls en l'article de L. Codina i E. Abadal (Codina, 1992).