Projecte d'integració del catàleg automatitzat de la Biblioteca de l'Escola Superior d'Agricultura de Barcelona al catàleg col·lectiu de les biblioteques de la Universitat Politècnica de Catalunya
Mercè Mestre i Vidal
Cap de la Unitat de Recursos per a l'Aprenentatge del Servei de Biblioteques i Documentació
Universitat Politècnica de Catalunya
merce-m@bupc.upc.es
Resum
Exposició del Projecte d'integració dels registres bibliogràfics del catàleg de la Biblioteca de l'Escola Superior d'Agricultura de Barcelona (ESAB), automatitzat mitjançant el sistema MicroVTLS, al catàleg col·lectiu de les biblioteques de la Universitat Politècnica de Catalunya (CCUPC) i al catàleg col·lectiu de les universitats de Catalunya (CCUC), automatitzats mitjançant el sistema VTLS. Es volen integrar els registres automatitzats de dos sistemes diferents, i eliminar de manera automàtica el màxim nombre de registres duplicats possible. S'hi descriuen els objectius, la metodologia, els procediments i els instruments i recursos previstos per a l'execució del Projecte.
1 Introducció
La integració del catàleg automatitzat de la Biblioteca de l'Escola Superior d'Agricultura de Barcelona (ESAB) al catàleg col·lectiu de les biblioteques de la Universitat Politècnica de Catalunya i al catàleg col·lectiu de les universitats de Catalunya (CCUC) forma part d'un projecte més ampli que preveu la integració de l'Escola d'Agricultura a la UPC i, per tant, de la seva biblioteca al Servei de Biblioteques de la UPC.
La unificació dels dos catàlegs és un pas indispensable per aconseguir la integració plena de la Biblioteca de l'ESAB a l'estructura bibliotecària de la UPC, ja que el catàleg és l'eina bàsica per garantir uns serveis bàsics a tots els seus usuaris.
2 Definició del Projecte
2.1 Anàlisi del context
Els darrers anys, el context bibliotecari ha experimentat importants canvis que han obligat al replantejament de molts aspectes, entre els quals la cooperació, per tal de poder oferir més i millors serveis a la comunitat a la qual se serveix. Hi ha hagut experiències d'integració de biblioteques aïllades en grans sistemes bibliotecaris, amb la finalitat d'estalviar recursos i, al mateix temps, de garantir la prestació de més i millors serveis bibliotecaris als usuaris. Altres vegades, aquesta cooperació s'ha iniciat amb la creació d'un catàleg col·lectiu, que esdevé l'eina essencial per garantir la prestació de diferents serveis als usuaris, alhora que comporta beneficis a les institucions participants.
La cooperació, però, no és patrimoni exclusiu de les biblioteques. Dins el món universitari, la cooperació es tradueix en la integració de petits centres d'ensenyament universitari en grans universitats i la cooperació entre les diferents universitats mitjançant la creació de xarxes universitàries.
En el cas de la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC), durant el curs 1998–1999 es produeix la primera d'aquestes integracions, la de l'Escola Universitària d'Enginyeria Tècnica Industrial de Barcelona (EUETIB). Al final del 1999 s'inicia el procés d'integració d'una altra escola adscrita, l'Escola Superior d'Agricultura de Barcelona (ESAB). En tots dos casos, el primer pas d'aquesta integració comença precisament per la integració de la seva biblioteca dins el sistema bibliotecari de la UPC.
2.1.1 El Servei de Biblioteques i Do cumentació de la UPC
El Servei de Biblioteques i Documentació de la UPC està format per dues grans biblioteques de campus, deu biblioteques d'escoles i facultats, cinc biblioteques d'institut i les diferents biblioteques de departaments. L'eina fonamental per garantir la prestació dels serveis bàsics des de qualsevol punt del sistema bibliotecari de la UPC és el seu catàleg col·lectiu, el CCUPC, que inclou uns 189.461 títols, entre monografies i revistes, majoritàriament especialitzats en enginyeria, telecomunicacions, informàtica, arquitectura, construcció, obra pública, nàutica, òptica, matemàtica i estadística.
Des de l'any 1996 els registres bibliogràfics del CCUPC s'incorporen també al CCUC.
2.1.2 L'Escola Superior d'Agricultura de Barcelona
L'Escola Superior d'Agricultura de Barcelona, fundada l'any 1911, és una escola de la Diputació de Barcelona, adscrita a la UPC des del març del 1976. El 1980 passa a ser regida per un patronat mixt, i esdevé organisme autònom de la Diputació de Barcelona; i al novembre del 1989 se signa el Conveni d'adscripció i de col·laboració acadèmica entre la UPC i l'ESAB.
L'1 de juliol de 1999, l'ESAB s'incorpora al Consorci Escola Industrial de Barcelona, entitat pública integrada per la Diputació de Barcelona, la UPC i el Comissionat per a Universitats i Recerca de la Generalitat de Catalunya, que serà l'organisme encarregat de gestionar-la i sostenir-la fins que s'integri al sistema universitari públic de Catalunya, mitjançant la seva incorporació a la UPC.
2.1.3 La Biblioteca de l'Escola Superior d'Agricultura de Barcelona
La Biblioteca de l'Escola Superior d'Agricultura fou creada l'any 1912 amb un fons documental provinent de la Granja Marimon de Caldes de Montbui. L'any 1980 l'Escola esdevé un organisme autònom de la Diputació de Barcelona, la Biblioteca, lligada fins aleshores a la Xarxa de Biblioteques Populars de la Diputació de Barcelona, i passa a dependre administrativament i econòmicament de l'ESAB. Amb la incorporació al Consorci Escola Industrial de Barcelona al final del 1999, comença el procés d'integració de l'ESAB dins la UPC. Durant l'any 2000 està previst que la Biblioteca de l'ESAB s'integri en els processos i serveis de les biblioteques de la UPC.
El fons bibliogràfic de la Biblioteca de l'ESAB està format per uns 38.116 documents, dels quals només està automatitzada una tercera part. L'any 1994 la Biblioteca adquireix el programa d'informatització de biblioteques MicroVTLS, si bé des del 1991 ja es catalogava de manera automatitzada amb el programa MDUP, cedit per la UPC. L'any 1996 es fixa la normativa de catalogació i classificació que s'utilitzarà per a la incorporació de registres bibliogràfics al catàleg automatitzat: les normatives ISBD i les AACR2 per a la descripció bibliogràfica dels materials en els seus diferents suports, el format CATMARC per a la introducció de dades al catàleg, la Llista d'encapçalaments de matèries en català per a la indexació i la CDU (ed. 1995) per a la classificació.
Una vegada fixats els criteris catalogràfics, es comença també un procés de reconversió dels registres ja informatitzats a MicroVTLS per adequar-los a les noves normatives adoptades. Actualment, la Biblioteca té reconvertides i informatitzades les dades del fons modern de llibres i fullets i dels treballs de fi de carrera (TFC) posteriors al 1995. Per tant, avui en dia, conviuen a la Biblioteca el catàleg automatitzat MicroVTLS, que conté els fons més actuals, i un catàleg manual que inclou els TFC anteriors a 1995, les revistes (si bé s'han transferit parcialment a MicroVTLS els registres de la Biblioteca inclosos al catàleg col·lectiu REBIUN) i el fons antic, que físicament es troba fragmentat entre diversos locals.
Aprofitant la reconversió del fons modern de la Biblioteca, l'any 1997 es duu a terme una tasca de sistematització i revisió dels punts d'accés al catàleg (topogràfic, autoritats, matèries i sistemàtic), fet que facilitarà les tasques de detecció de duplicats i d'unificació d'encapçalaments durant el procés d'integració.
2.1.4 Altres projectes similars
El Projecte d'integració del catàleg de la Biblioteca de l'ESAB al CCUPC i al CCUC segueix el model dissenyat per a la integració del catàleg de la Biblioteca de l'Escola Universitària d'Enginyeria Tècnica Industrial de Barcelona (EUETIB) —automatitzat també amb el sistema MicroVTLS—, realitzada durant el curs 1998–1999.
Era la primera vegada que una institució membre del CCUC intentava carregar registres de MicroVTLS a VTLS; malgrat que VTLS i MicroVTLS són productes d'una mateixa empresa, són dos sistemes totalment independents, amb estructures de registres diferents i sense protocols d'integració definits.
Per a dur a terme el procés d'integració va ser necessari fer l'estudi previ dels processos d'extracció i càrrega de registres en ambdós sistemes, l'elaboració de plantilles de descodificació dels valors propis de MicroVTLS i de taules de conversió de camps d'un sistema a l'altre, sobretot per als camps dels registres d'exemplar. Es va comptar amb el suport de l'Oficina Tècnica del Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya (CBUC) per valorar la qualitat i la completesa dels registres bibliogràfics de l'EUETIB i per aconseguir informació sobre el funcionament del programa de control de duplicats, que s'aplica a totes les càrregues de registres que s'efectuen al CCUC i que també es volia utilitzar en la càrrega al CCUPC.
El procés es va efectuar primer al CCUPC i posteriorment al CCUC, per simplificar el procés de depuració posterior. La càrrega dels 3.774 registres bibliogràfics al CCUPC es va realitzar entre els mesos de setembre i octubre del 1999, repartint els registres en nou lots que incloïen entre 200 i 500 registres cadascun. A mitjan octubre ja s'havien fet els processos de depuració dels possibles registres duplicats detectats pel programa i la càrrega dels registres d'exemplar. Acabades les revisions i depuracions, es va procedir a extreure els registres que s'havien considerat nous al CCUPC per al seu traspàs al CCUC, on es van efectuar els processos de càrrega de registres bibliogràfics i de depuració de registres duplicats detectats pel programa a mitjan desembre del 1999.
Les conclusions del procés de càrrega al CCUPC van ser que, dels 3.774 registres inicials, més de la meitat (un 60,67%) eren duplicats i que el programa de control de duplicats n'havia detectat un 63,7% del total.
2.2 Objectius del Projecte
El Projecte que es proposa dur a terme té per objectiu la integració dels registres automatitzats en el sistema MicroVTLS de la Biblioteca de l'ESAB al CCUPC, i posteriorment també al CCUC, i poder garantir així la prestació d'uns serveis bibliotecaris bàsics des de la Biblioteca de l'ESAB comuns als de la resta de biblioteques de la UPC, mitjançant un catàleg únic i consultable de tots els fons bibliogràfics existents a les biblioteques d'aquesta universitat.
La integració dels dos catàlegs reportarà uns clars beneficis a totes les parts implicades. Per al conjunt de les biblioteques de la UPC, suposarà la consulta bibliogràfica de tots els fons existents en qualsevol biblioteca d'aquesta universitat mitjançant un catàleg únic i la garantia de l'accés a aquests materials, el préstec de documents a qualsevol membre de la comunitat universitària, assegurat per l'existència d'una base de dades d'usuaris única per a totes les biblioteques de la Universitat, i la possibilitat d'endegar una política d'adquisicions comuna per a totes les biblioteques.
Per a la Biblioteca de l'ESAB, a més dels anteriors, els beneficis seran l'increment substancial dels recursos bibliogràfics disponibles per als usuaris; la reducció del temps destinat a la localització i accés als recursos bibliogràfics no existents a la Biblioteca; l'increment i millora dels serveis bibliotecaris oferts als usuaris a partir del catàleg; la unificació de criteris de catalogació, classificació i indexació; l'estalvi de recursos econòmics i de temps en la catalogació, i la disponibilitat d'un sistema integrat de gestió de biblioteques que permet dur a terme les funcions d'informació bibliogràfica, catalogació, préstec, adquisicions i control de publicacions en sèrie.
3 Requeriments del Projecte
En línies generals, el Projecte consisteix a integrar els registres procedents d'un catàleg automatitzat amb el sistema MicroVTLS en un catàleg gestionat pel sistema VTLS, que al seu torn forma part d'un catàleg col·lectiu que funciona amb el mateix sistema.
L'experiència obtinguda amb la integració al CCUPC i al CCUC dels registres del catàleg MicroVTLS de l'EUETIB serà molt valuosa, ja que permetrà més rapidesa en la presa de decisions i l'aprofitament d'eines i experiències. Així, doncs, els estudis de compatibilitat entre els dos sistemes, la disponibilitat dels programes informàtics bàsics, les taules d'equivalència de dades entre els dos sistemes i alguns dels processos que es van seguir seran totalment vàlids com a punt de partida i permetran estalviar temps i esforços.
Els requeriments bàsics definits per a aquest projecte són els següents:
La Biblioteca de l'ESAB ha d'estar interconnectada a la xarxa UPC, tant per poder consultar el catàleg com per poder col·laborar en les tasques de revisió i depuració.
La integració s'ha de poder dur a terme amb els recursos humans disponibles.
Ha de transcórrer el mínim temps possible entre l'extracció de registres del catàleg de l'ESAB i la fi del procés d'integració dels registres a VTLS, per tal de causar les mínimes interferències possibles als usuaris i al personal bibliotecari, i per poder posar en marxa el préstec automatitzat al més aviat possible.
El catàleg MicroVTLS de la Biblioteca de l'ESAB ha de poder ser utilitzat fins que s'hagi eliminat tota la informació de préstec que hi hagi enregistrada.
La Biblioteca de l'ESAB ha d'aturar la catalogació i qualsevol procés que impliqui la modificació de dades bibliogràfiques a MicroVTLS en el mateix moment en què siguin extrets els registres bibliogràfics.
Es procurarà que es perdi la mínima informació possible dels registres de MicroVTLS al passar-los a VTLS.
Els registres han d'acomplir les condicions tècniques establertes per l'Oficina Tècnica del CBUC per poder ser integrats al CCUC. Aquestes condicions tècniques fan referència a les normes de catalogació i enregistrament de dades, a la completesa mínima dels registres, a l'obligatorietat de seguir les pautes de catalogació vigents, a la llengua d'elaboració dels registres, a l'elaboració i manteniment dels registres de fons de les publicacions en sèrie, a l'ús dels registres existents al CCUC, a la realització de sessions de formació en catalogació específica al CCUC, al procediment recomanat de catalogació i a la planificació dels processos de càrrega de registres.
S'ha de facilitar a l'Oficina Tècnica del CBUC una mostra de 100 registres en format CATMARC a partir de la qual se n'avaluarà la qualitat.
El responsable del Projecte ha de tenir coneixements sobre l'estructura dels registres en VTLS, el funcionament de la catalogació corrent a la UPC i al CCUC, les pràctiques catalogràfiques de la UPC i del CCUC, i les normatives acceptades en ambdós catàlegs.
4 Anàlisi i selecció dels instruments
Per poder dur a terme el Projecte d'integració dels registres del catàleg de la Biblioteca de l'ESAB al CCUPC i al CCUC és necessari comptar amb una sèrie d'instruments, que es poden desglossar bàsicament en els següents: programes informàtics, mostres de registres, estudis d'avaluació de la qualitat dels registres, especificacions tècniques de càrrega, taules de conversió de dades, dades estadístiques, i productes finals per a l'avaluació i el control del procés.
4.1 Mostres de registres
4.1.1 Mostra de registres bibliogràfics de MicroVTLS
L'Oficina Tècnica del CBUC posa com a condició per fer estudis per a la incorporació de registres bibliogràfics procedents d'un altre catàleg l'obtenció d'una mostra significativa de registres bibliogràfics. Aquesta mostra ha d'estar formada per 100 registres bibliogràfics escollits de tal manera que garanteixin la presència de les diferents casuístiques presents al catàleg d'origen, per exemple registres de diferents èpoques, registres de diferents tipus de materials, i registres que obeeixin a alguna singularitat especial.
Aquesta mostra, que serà analitzada tant al CBUC com a la UPC, permetrà el següent:
Per part de la UPC i del CBUC, fer estudis de qualitat dels registres bibliogràfics per poder determinar-ne el nivell de completesa i d'adequació a les pràctiques catalogràfiques vigents a la UPC i al CCUC; establir quines actuacions caldria fer sobre els registres abans de procedir a la càrrega, i en conseqüència, preveure quins programes de correcció de dades caldrà elaborar per corregir possibles errors dels registres abans d'efectuar la càrrega.
Per part de la UPC, a més, fer proves de càrrega dels registres bibliogràfics per poder testar el comportament d'aquests registres i dels programes d'extracció, càrrega i control de duplicats, i poder ajustar els paràmetres dels programes.
4.1.2 Mostra de registres d'informació local (d'exemplar i de fons) de MicroVTLS
Els registres bibliogràfics de la mostra han de contenir associats altres tipus de registres: registres d'exemplar per a les monografies i registres de fons per a les publicacions en sèrie. Cal que sigui així per poder analitzar-ne l'estructura i qualitat, elaborar i ajustar les taules de conversió de camps i de dades, i determinar la millor estratègia de càrrega.
4.2 Estudis de qualitat dels registres
La mostra de registres bibliogràfics facilitada a l'Oficina Tècnica del CBUC permetrà elaborar un informe d'avaluació de la qualitat dels registres, on hi constaran:
El nivell catalogràfic recomanat per a la càrrega dels registres al CCUC en funció de la seva completesa.
Les característiques dels registres estudiats, detallant els tipus d'errors detectats amb el seu percentatge d'incidència sobre el conjunt de la mostra.
La recomanació d'actuacions a realitzar abans de la càrrega (correcció d'errors, omplir camps obligatoris, supressió d'etiquetes no acceptades al CCUC, etc.).
La recomanació d'actuacions a realitzar després de la càrrega.
Les etiquetes que s'eliminaran durant el procés de càrrega.
L'estudi servirà per elaborar programes informàtics que permetin fer les correccions automàtiques recomanades, eliminant errors obvis i recurrents que s'hagin detectat, així com poder preveure possibles actuacions de revisió futures. També servirà per ajustar la parametrització dels programes de càrrega i d'extracció per tal de suprimir-ne o afegir-hi les etiquetes bibliogràfiques pròpies i exclusives de cada catàleg.
4.3 Taules de correspondència i conversió de dades
Malgrat que VTLS i MicroVTLS són dos productes elaborats per la mateixa empresa, no totes les informacions són coincidents i fàcilment convertibles, i això és especialment significatiu pel que fa al contingut dels registres d'exemplar. Per tant, és totalment necessària l'elaboració de taules de correspondència i conversió de dades per indicar al programa com ha d'omplir cada camp dels registres d'exemplar de VTLS a partir de les informacions contingudes als camps de MicroVTLS.
Respecte a la identificació de camps, no hi ha correspondència entre els dos sistemes (per exemple, el camp “LVL” de MicroVTLS es correspon amb el camp “Signatura” de VTLS); tots els camps de MicroVTLS tampoc no tenen el seu equivalent a VTLS i a l'inrevés (per exemple, el camp “Data d'entrada del registre” de VTLS no té equivalent a MicroVTLS i el camp 011, “Número”, de MicroVTLS no té equivalència a VTLS).
Taula 1: Correspondència dels camps dels registres d'exemplar entre MicroVTLS i VTLS.
MICROVTLS
VTLS
149 (“Identificació d'exemplar”)
Línia 2 (“Codi de barres”)
002 (“Número de còpia”)
Línia 3 (“Número de còpia”)
003 (“Preu”)
Sense equivalència
004 (“Tipus d'exemplar”)
Línia 4 (“Dies de préstec”)
Línia 7 (“Classe d'exemplar”)
Estats especials005 (“Localització”)
Línia 10 (“Localització”)
006 (“Estat de préstec”)
Estats especials
007 (“Última activitat”)
Línia 12 (“Data últim préstec”)
008 (“Data de retorn”)
Mòdul de préstec
009 (“Recompte de préstecs”)
Línia 5 (“Total préstecs”)
010 (“Volum”)
Línia 8 (“Volum”)
011 (“Número”)
Sense equivalència
LVL (“Signatura topogràfica”)
Línia 1 (“Signatura”)
NOT (“Notes”)
Línia 14 (“Text lliure per notes”)
Sense equivalència
Línia 6 (“Data d'entrada del registre”)
Sense equivalència
Línia 9 (“Origen”)
Sense equivalència
Línia 11 (“Localització temporal”)
Sense equivalència
Línia 13 (“Total de préstecs des de...”)
A més de la taula de correspondències, s'haurà de determinar quin valor ha d'agafar cada camp de VTLS, si és el valor assignat a MicroVTLS o és un valor per defecte predeterminat. En molts dels casos, però, no n'hi haurà prou d'establir quin valor agafa, sinó que caldrà fer taules de conversió específiques per a alguns camps. Per exemple, el camp “Localització” a MicroVTLS és un camp textual on s'escriu el nom desenvolupat del local on es troba dipositat l'exemplar (P.e. “Sala consulta”, “Departament XX”, etc.); en canvi, a VTLS és un codi numèric que identifica cada possible ubicació (per exemple, 8300 equival a “Sala consulta”). Serà necessari, doncs, elaborar una taula específica de conversió entre cada missatge textual i el codi numèric que se li assigna. Els camps que necessiten taules de conversió pròpies són: “Número de còpia”, “Dies de préstec”, “Classe d'ítem” i “Localització”.
4.4 Programaris
Per poder tirar endavant el Projecte són imprescindibles diversos programes informàtics ; alguns els han de portar els sistemes sobre els quals es treballarà (MicroVTLS i VTLS), mentre que altres s'hauran de confeccionar a mida per resoldre problemes puntuals. Tots els programes s'han de provar i ajustar abans de fer les càrregues definitives.
4.4.1 Programa d'extracció de registres de MicroVTLS
És indispensable que MicroVTLS disposi, co sa que és així, d'un programa d'extracció de registres bibliogràfics amb els seus respectius registres d'exemplar i de fons per poder-los traspassar després a VTLS en format d'intercanvi ISO 2709.
El programa d'extracció de registres permet extreure íntegrament els registres bibliogràfics, als quals s'afegeix una etiqueta 949 o 999 amb la informació continguda al registre d'exemplar o de fons respectivament.
4.4.2 Programa de càrrega de registres externs a VTLS
El programa de càrrega de registres a VTLS és el que permet incorporar els registres procedents de MicroVTLS al CCUPC i al CCUC. Aquest programa permet determinar com es vol carregar la informació: nivell de codificació dels nous registres; estat en què s'han de carregar els nous registres en funció de si són realment únics, duplicats o possibles duplicats; com ha d'actuar en cas de duplicats (quin registre ha de deixar com a base, quines etiquetes bibliogràfiques ha de conservar del registre que desapareix). El programa de càrrega actua conjuntament amb el programa de control de duplicats, que ha d'estar activat durant tot el procés.
Respecte a les etiquetes que es volen conservar quan dos registres s'uneixen en un de sol, i desapareix el registre de l'ESAB, al CCUPC sobretot interessa guardar les etiquetes 949 i 999, que serviran per crear els registres d'exemplar i de fons en un segon procés.
4.4.3 Programa de control de duplicats
El programa de control de duplicats va ser dissenyat originàriament per a la creació del CCUC,1 si bé després s'ha modificat i simplificat per a posteriors càrregues. Tot i que es va fer per a la càrrega de registres bibliogràfics al CCUC, es pot utilitzar amb alguna variació en els catàlegs locals.
Aquest programa, que actua al mateix temps que el programa de càrrega, funciona comparant cada registre que entra al catàleg amb els registres ja existents, a partir d'uns camps determinats (preferiblement numèrics, però també textuals) per determinar si són duplicats o no. En funció de la comparació, el programa decidirà si el registre que s'està carregant és un nou registre (no duplicat), és un registre clarament duplicat amb un altre registre ja existent o és un possible duplicat amb un registre ja existent:2
Si determina que el registre no és duplicat, el carrega seguint les especificacions indicades al programa de càrrega.
Si determina que el registre és realment un duplicat d'un altre que ja existia, ajuntarà els dos registres en un de sol d'acord amb les especificacions incloses al programa. Aquestes especificacions determinen quin dels dos registres ha de quedar íntegrament i quins camps del registre que desapareix s'han d'afegir al registre que es conserva (per exemple, les etiquetes 949 i 999, els encapçalaments de matèria, etc.).
Si determina que el registre és un possible duplicat d'un altre registre ja existent (tots els camps comparats coincideixen llevat de l'encapçalament principal), el registre entrant queda marcat per a una comprovació manual posterior.
El funcionament del programa de control de duplicats té un marge d'error que depèn de la disparitat de criteris catalogràfics entre els dos registres3 i també dels possibles errors catalogràfics i tipogràfics que puguin contenir.
4.4.4 Programa de càrrega de registres d'exemplar
Una vegada carregats tots els registres bibliogràfics, s'haurà d'executar un programa diferent que permetrà generar els registres d'exemplar a partir de la informació continguda a les etiquetes 949 del registre bibliogràfic. Aquest programa agafa cadascuna de les informacions incloses a l'etiqueta 949 i les col·loca al camp corresponent del registre d'exemplar, segons les taules de correspondència de dades entre els dos sistemes. Posteriorment s'haurà de modificar el contingut d'algun d'aquests camps per adequar-los als valors de VTLS, segons les taules de conversió de dades.
4.4.5 Programa de creació de registres de fons
Aquest programa ha de crear els registres de fons associats als registres bibliogràfics a partir de l'etiqueta 999. A diferència de l'etiqueta 949, que conté molta informació relativa a l'exemplar, l'etiqueta 999 només inclou la informació sobre el fons.
L'actuació del programa ha de consistir a crear automàticament un registre de fons associat a qualsevol registre bibliogràfic amb una etiqueta 999, posant el contingut d'aquesta etiqueta 999 en una etiqueta 963, i assignant tots els registres de fons a la localització “ESAB”.
Els registres de fons hauran de ser revisats posteriorment per ajustar algunes dades (periodicitat, topogràfic, etc.) que no estan incloses a l'etiqueta 999.
4.4.6 Programa d'extracció de registres des de VTLS
També és necessari un programa que permeti extreure els registres bibliogràfics que han quedat definitivament com a nous després del control de duplicats d'un catàleg VTLS (ja sigui al CCUC o al CCUPC) per carregar-los posteriorment a l'altre catàleg, ignorant aquells registres que s'hagin considerat duplicats i s'hagin unificat amb registres ja existents.
Simultàniament a l'extracció, aquest programa ha d'eliminar automàticament aquelles etiquetes pròpies d'un catàleg i que no s'han de traspassar a l'altre.
4.4.7 Programes de correcció i modificació de dades
A partir dels estudis d'avaluació de la qualitat, on es detectaran possibles correccions a fer sobre els registres abans de carregar-los, s'elaboraran els programes de correcció i modificació de dades que es considerin convenients. Les correccions efectuades amb aquests programes poden ajudar a augmentar l'eficàcia del programa de control de duplicats si incideixen sobre els camps que té en compte aquest programa. Algunes de les actuacions que es poden fer mitjançant aquests programes són les següents:
canvis del contingut d'algun camp, habitualment de l'etiqueta 008 i la capçalera del registre bibliogràfic;
addició o supressió d'etiquetes i camps.
4.5 Dades estadístiques i productes d'avaluació
4.5.1 Dades estadístiques de projectes similars
Les dades estadístiques resultants de projectes similars permeten tenir una orientació força precisa del comportament d'alguns processos. Per exemple, les dades resultants del procés de càrrega dels registres de l'EUETIB poden donar una visió força real del funcionament del programa de control de duplicats, i dels percentatges de duplicats detectats i no detectats pel programa. No obstant això, i donat que els registres de l'ESAB tenen una temàtica diferent dels registres de la UPC, no s'espera que la quantitat de duplicats sigui massa elevada.
4.5.2 Productes de control i avaluació
S'ha de disposar de llistats i estadístiques, que permetran fer el seguiment correcte de tot el procés de càrrega, i a partir dels quals es podran planificar les tasques de depuració que caldria dur a terme posteriorment, i fer un balanç del funcionament dels programes informàtics, sobretot del programa de control de duplicats.
5 Planificació de tasques
En els subapartats següents es descriuen les tasques previstes per a l'execució del Projecte d'integració del catàleg de l'ESAB a VTLS.
5.1 Establir contactes amb les diferents parts implicades en el Projecte
El responsable del projecte haurà d'establir contactes amb totes les parts implicades, tant per informar-les del projecte com per obtenir la informació necessària per executar-lo. Els contactes que s'hauran d'establir són els següents:
Amb la Biblioteca de l'ESAB, per explicar-los en què consisteix el Projecte, quines implicacions comporta la integració del seu catàleg al CCUPC i al CCUC, com es durà a terme la integració i quina col·laboració se n'espera (facilitant informació, col·laborant en tasques de control i revisió, etc.). Les dades facilitades per la Biblioteca de l'ESAB seran bàsiques per poder començar a planificar el procés: nombre de registres i de volums informatitzats, tipologia dels materials catalogats, normatives catalogràfiques utilitzades i concrecions locals d'ús d'aquestes normatives, ús que s'ha fet de MicroVTLS (mòduls activats, camps utilitzats, solucions locals adoptades per pal·liar possibles defectes o particularitats del programa), traducció dels codis locals emprats i altres informacions que es puguin considerar pertinents.
Amb els Serveis Informàtics de la UPC, per tal de comptar amb la seva col·laboració en el disseny, test i ajustament dels diferents programes informàtics.
Amb el CBUC, per demanar la seva col·laboració en l'elaboració dels estudis de qualitat dels registres i l'aprovació per a incorporar-los.
5.2 Preveure i establir les infraestructures informàtiques necessàries per a l'execució del Projecte
Això implica diferents actuacions:
Garantir la vigència de la llicència d'ús de MicroVTLS a l'ESAB fins al final del procés, per assegurar una gestió correcta dels préstecs fins que s'hagin cancel·lat tots els que estan registrats a MicroVTLS, ja que les dades dels préstecs no es poden traspassar automàticament d'un sistema a l'altre.
Establir les connexions informàtiques necessàries a la Biblioteca de l'ESAB per garantir l'accés al catàleg de la UPC.
Preveure i, si cal, adquirir els equipaments tecnològics necessaris per a l'execució del Projecte.
5.3 Fer estudis previs sobre els registres de l'ESAB
Per poder iniciar el procés cal obtenir una mostra significativa de registres bibliogràfics del catàleg de l'ESAB per tal que els bibliotecaris de la UPC i els del CCUC els analitzin i avaluïn. Això els permetrà avaluar la qualitat dels registres i preveure la necessitat d'elaborar programes informàtics de correcció de dades i assignar paràmetres als programes de càrrega. També serviran per fer proves de càrrega a VTLS per poder testar el comportament d'aquests registres i dels programes de càrrega i de control de duplicats.
Al mateix temps, també servirà per detectar possibles dificultats en el procés de càrrega dels registres bibliogràfics, d'exemplar i de fons, determinar el nivell de codificació recomanat per a la càrrega de registres al CCUPC, i la necessitat d'eliminar etiquetes no utilitzades al CCUPC abans de la càrrega.
5.4 Elaboració dels instruments necessaris per a l'execució del Projecte
Sobre la base dels estudis realitzats, s'elaboraran els instruments necessaris següents:
Un document amb les especificacions de càrrega, on es detalli com s'ha de carregar cada camp de MicroVTLS a VTLS, quins camps de VTLS s'han d'omplir per defecte, com s'han de traduir els diferents codis i informacions de MicroVTLS i quines informacions s'haurien de corregir abans de fer la càrrega. Aquest document haurà de ser contrastat amb els Serveis Informàtics de la UPC per tal que es pugui valorar quines actuacions són factibles i quines són impossibles de realitzar.
Programes informàtics específics per transformar correctament les dades dels registres de l'ESAB, corregint els errors detectats durant els estudis previs (afegir-hi una informació, canviar dades de grups de registres, esborrar algun camp, etc.).
5.5 Fer proves de càrrega de registres
Els informàtics de la UPC han de fer proves de càrrega de registres, tant bibliogràfics com de fons i d'exemplars, en una base de dades de prova, per tal de garantir que els programes de càrrega i de control de duplicats funcionen correctament, i poder ajustar els paràmetres dels diferents programes.
5.6 Planificar el procés de càrrega
La planificació del procés de càrrega ha de determinar, en primer lloc, en quin catàleg es comença la càrrega (generalment és millor fer-la primer en el catàleg de la UPC, ja que d'aquesta manera s'escurça el temps que la biblioteca propietària dels registres ha d'estar sense poder gestionar els registres d'exemplar i de fons; l'experiència amb els registres de l'EUETIB va demostrar que també se simplifiquen les tasques de control de duplicats i depuració), quins llistats i estadístiques es volen obtenir de cada càrrega per poder fer el seguiment i l'avaluació final del procés, i la creació dels codis de localització necessaris, tant al CCUPC com al CCUC.
La planificació ha de preveure, també, el mateix procés de càrrega al CCUPC: calendari definitiu de la càrrega (quan s'inicia el procés i quan s'espera que finalitzi, quins intervals de temps hi ha d'haver entre càrregues), nombre de registres per càrrega (tenint en compte el funcionament del programa de control de duplicats, els registres se solen carregar en diversos lots, d'uns 500 a 1.000 registres cadascun, ja que després de la càrrega de cada lot cal resoldre possibles duplicats que hagi detectat el programa), temps necessari per a la depuració de cada càrrega, etc.
5.7 Formar el personal que ha de fer tasques de depuració
El personal que ha de participar en les tasques de depuració ha de rebre la formació necessària per a la revisió i resolució dels possibles duplicats detectats però no resolts pels programes de control de duplicats.
5.8 Càrrega i depuració dels registres bibliogràfics al catàleg de la UPC
En el moment en què tots els programes estiguin preparats i testats i estigui tot a punt, es podrà iniciar el procés de càrrega, que comportarà els aspectes següents:
Extreure els registres bibliogràfics, d'exemplars i de fons de MicroVTLS, i aturar tots els processos que impliquin la possibilitat que es modifiquin . Per interferir tan poc com sigui possible en el funcionament de la biblioteca de l'ESAB, l'extracció i la càrrega s'han de fer tan seguides com es pugui.
Tractar els registres sobre la base de les conclusions dels estudis previs, mitjançant els programes informàtics elaborats amb aquesta finalitat.
Carregar els registres bibliogràfics al catàleg de la UPC, seguint el calendari establert, i extraient els llistats i estadístiques amb els resultats de cadascuna de les càrregues. Els registres es carregaran en diferents lots, d'uns 500 registres cadascun.
Resoldre els casos de possibles duplicats que el programa de control de duplicats hagi detectat però no solucionat, immediatament després de cada càrrega, per evitar més conflictes en la següent càrrega.
Comunicar a totes les biblioteques de la UPC la incorporació dels registres de l'ESAB al catàleg, per tal de preveure situacions que poden induir catalogadors i personal de préstec i d'informació bibliogràfica a errors i confusió.
5.9 Creació dels registres d'exemplar i de fons
Una vegada carregats tots els registres bibliogràfics, s'han de crear els registres d'exemplar i de fons a partir de les etiquetes 949 i 999 respectivament, incloses als registres bibliogràfics, que contindran la informació en funció dels codis utilitzats a MicroVTLS i que s'haurà de transformar, en un segon procés, a codis vàlids a VTLS. Per a la transformació d'aquestes dades caldrà seguir les taules de conversió elaborades amb aquesta finalitat. Després de finalitzar el procés, s'esborraran dels registres bibliogràfics les etiquetes 949 i 999 que han permès crear els registres d'informació local.
5.10 Càrrega i depuració dels registres bibliogràfics al CCUC
Després de carregar tots els registres al CCUPC i resoldre tots els possibles duplicats, els informàtics de la UPC extrauran els registres que han quedat com a nous per tal de carregar-los al CCUC, eliminaran les etiquetes no acceptades al CCUC i els traspassaran al CCUC, on es carregarà els registres i es resoldrà els possibles duplicats que detecti el programa.
5.11 Formació al personal de l'ESAB
Els bibliotecaris de la UPC han de formar els bibliotecaris de l'ESAB sobre el funcionament del CCUPC. Inicialment han de rebre formació en consulta, préstec, catalogació i control de revistes, per tal que puguin començar a treballar amb el nou sistema i depurar els errors detectats durant la càrrega.
5.12 Depuració d'incoherències catalogràfiques i dels duplicats no detectats automàticament
Quan ja ha finalitzat el procés de càrrega, es pot elaborar un pla de qualitat enfocat a la detecció i eliminació dels registres bibliogràfics duplicats no detectats pel programa de control de duplicats, i a la depuració i unificació de pràctiques catalogràfiques no acceptades a la UPC.
5.13 Avaluació del procés
Una vegada finalitzada la càrrega al CCUPC i al CCUC, es farà un estudi d'avaluació del procés, tenint en compte les diferents estadístiques obtingudes i a partir del qual s'elaborarà l'informe final de la càrrega.
6 Planificació de recursos
6.1 Recursos humans
El desenvolupament correcte d'aquest projecte requereix la participació coordinada de diversos tipus i categories de personal. Els col·lectius implicats són bàsicament tres i pertanyen a les tres institucions implicades:
Bibliotecaris:
De la Biblioteca de l'ESAB, que aportarà informació sobre l'estructura dels registres a MicroVTLS, la tipologia de materials inclosos al seu catàleg, les solucions locals adoptades per pal·liar possibles mancances del seu sistema, les pràctiques catalogràfiques utilitzades, i quines informacions poden ser considerades irrellevants i quines són vitals per al funcionament futur de la Biblioteca.
De la Unitat de Recursos per a l'Aprenentatge (URA) dels Serveis Generals de Biblioteques, la unitat responsable del catàleg de la UPC, que són els responsables de la planificació, coordinació, execució, seguiment i control del procés, així com de les tasques de depuració al CCUPC.
Del CBUC, que elaboraran estudis previs sobre la qualitat dels registres sobre la base de les mostres facilitades, recomanaran l'elaboració de programes informàtics que solucionin determinats errors, determinaran les condicions de càrrega dels registres al CCUC, coordinaran i supervisaran la càrrega dels registres al CCUC, i duran a terme les tasques de depuració necessàries després de la càrrega de registres al CCUC.
Informàtics:
De l'ESAB, que s'hauran d'ocupar de les tasques d'extracció dels registres en els formats sol·licitats i del traspàs d'aquests fitxers als informàtics de la UPC.
De la UPC, que s'hauran d'ocupar d'elaborar els programes informàtics necessaris per a la modificació d'algunes dades dels registres que s'han de carregar; estudiar, provar i executar els programes de càrrega; preparar i executar aplicacions per extreure llistats i estadístiques dels resultats de les càrregues, i coordinar-se amb els informàtics del CCUC per al traspàs de registres entre els dos catàlegs.
Del CBUC, que s'encarregaran de dur a terme les càrregues dels registres al CCUC i que s'hauran de coordinar amb el personal informàtic de la UPC per al traspàs de fitxers.
Becaris, que donaran suport en les tasques de revisió i depuració.
6.2 Recursos econòmics
L'apartat de recursos econòmics no és especialment rellevant en aquest projecte. El personal és el propi de les tres institucions implicades: UPC, CBUC i ESAB. Els programes informàtics necessaris ja estan elaborats i només caldrà ajustar-los a les noves especificacions.
A la Biblioteca de l'ESAB s'haurà de fer alguna despesa en equipament informàtic compatible amb VTLS, si bé majoritàriament poden aprofitar els equipaments que ja tenen. Més endavant hauran d'ampliar el parc informàtic, però no és indispensable per a l'execució d'aquest projecte.
6.3 Recursos tecnològics
A més dels programaris que ja s'han descrit anteriorment a l'apartat 4, destinat a l'anàlisi i selecció dels instruments, el Projecte també requereix el maquinari següent:
Els ordinadors centrals dels catàlegs de la U PC i del CCUC, on s'han de carregar els registres de l'ESAB.
L'ordinador del catàleg de l'ESAB, d'on s'extrauran els registres.
Com a mínim un PC per a cadascun dels bibliotecaris i becaris que han de fer les tasques de depuració i control de duplicats. Disposar de dos PC facilita la tasca de comparar dos registres bibliogràfics simultàniament per poder determinar si són duplicats o no.
Una impressora per imprimir els llistats de control i les estadístiques.
A més del maquinari, hi ha altres requisits tecnològics indispensables:
Connexions a la xarxa UPC des de la Biblioteca de l'ESAB per garantir la connexió amb el CCUPC.
Un sistema de correu electrònic que permeti a totes les persones que participen en el Projecte estar comunicades de la manera més ràpida possible.
7 Control i avaluació del Projecte
El control del Projecte s'efectuarà bàsicament des dels Serveis Generals de Biblioteques i posteriorment des de l'Oficina Tècnica del CBUC. Consistirà bàsicament a anar fent el seguiment, primer de les diverses proves fins que es pugui donar el vistiplau als programes que s'han d'utilitzar, i després de les càrregues reals.
El control de les càrregues reals es farà a partir de tots els llistats que s'extreguin automàticament del catàleg,4 i que reportaran totes les incidències que s'hagin produït durant el procés, i de revisions en línia directament sobre el catàleg. Durant el període de càrregues, el control ha de ser constant i estricte, per poder aturar el procés si es detecta que alguna cosa no està sortint correctament, i fer les correccions necessàries. Aquestes tasques de control s'hauran de fer tant durant la càrrega dels registres al CCUPC com durant la càrrega al CCUC.
A partir dels controls, a més de supervisar el procés de càrrega, es podran iniciar les diferents tasques de depuració del catàleg, eliminant-ne els registres duplicats i els errors, i reportant a la Biblioteca de l'ESAB tots aquells registres que s'hagin de revisar amb el document al davant.
Respecte a l'avaluació final del procés, s'efectuarà a partir de les estadístiques que s'hauran obtingut a cada fase del Projecte i del compliment del calendari establert prèviament. Es podrà considerar que el Projecte s'ha desenvolupat d'una manera satisfactòria si s'ha pogut seguir el calendari establert prèviament i els programes de control de duplicats han detectat un volum de registres duplicats superior als detectats per via manual. Si el Projecte no s'endarrereix una vegada iniciat, es podrà assolir l'objectiu de no distorsionar excessivament la rutina diària de la Biblioteca de l'ESAB ni de les biblioteques de la UPC.
8 Difusió del Projecte
És molt important la difusió que es faci d'aquest projecte per evitar distorsions de les rutines diàries de les biblioteques de la UPC i de l'ESAB. En tractar-se d'un projecte en diverses fases, el personal ha de conèixer com està el Projecte per poder actuar en conseqüència.
Per exemple, els catalogadors de la UPC han de saber que el procés s'iniciarà amb la càrrega a la UPC, i que, per tant, fins que no hagi finalitzat, els registres de l'ESAB no seran al CCUC. Això els obligarà a fer més comprovacions de les habituals per prevenir possibles errades en la catalogació corrent i per evitar la creació de registres duplicats.
El personal de referència i préstec ha de conèixer el Projecte, ja que es trobaran amb registres sense cap indicació de localització física, i han de poder donar alguna resposta als seus usuaris. També han de saber que no es podran sol·licitar en préstec documents de l'ESAB fins que acabi el Projecte.
El personal de l'ESAB ha d'estar informat del desenvolupament del procés per informar els seus propis usuaris i poder començar a fer les comprovacions i modificacions que se li passin des dels Serveis Generals de Biblioteques de la UPC.
En finalitzar el Projecte, s'ha d'informar tots els col·lectius afectats de l'estat de la qüestió i com han de procedir a partir d'aquest moment.
9 Conclusions
El Projecte d'integració del catàleg de la Biblioteca de l'ESAB al CCUPC es troba en curs de realització en el moment de finalitzar la redacció d'aquest text (octubre de 2000). Actualment ha finalitzat l'estudi de qualitat sobre els registres bibliogràfics elaborat per l'Oficina Tècnica del CBUC, i l'elaboració de les especificacions de càrrega i taules de conversió de dades dels registres d'exemplar, i d'aquí a poc començarà l'elaboració dels programes informàtics necessaris per al tractament previ dels registres i la realització de les proves de càrrega, sobretot dels registres de fons, que constitueix la part no estudiada durant la integració del catàleg de l'EUETIB.
Una vegada finalitzat el procés, el catàleg de la UPC oferirà a tots els seus usuaris un nombre més elevat de títols i exemplars, i la possibilitat d'utilitzar els serveis d'una nova biblioteca. El benefici serà particularment important per als usuaris de la Biblioteca de l'ESAB i també per al seu personal, que es podran beneficiar del fet de pertànyer a una institució més gran, amb processos més estandarditzats i oberts a tota la comunitat universitària, al mateix temps que es podran beneficiar del fet de formar part del Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya.
Bibliografia
Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya. Informe sobre la incorporació de registres de la Biblioteca del ... al Catàleg Col·lectiu de les Universitats de Catalunya (CCUC). 12 febr. 1999 [Document intern].
Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya. Integració del catàleg de l'Escola Universitària d'Enginyeria Tècnica Industrial de Barcelona – UPC: avaluació dels registres per a la seva integració. 3 juny 1999 [Document intern].
Escola Superior d'Agricultura de Barcelona. Guia docent, [en línia]. <http://www.esab.upc.es/catala/guia_docent/frames.htm> [Consulta: 18 juny 2000].
Escola Superior d'Agricultura de Barcelona. Memòria 1998–2000 [en línia]. <http://www.esab.upc.es/catala/memoria/98-99/frames.htm> [Consulta: 18 juny 2000].
Escola Superior d'Agricultura de Barcelona. Biblioteca. Memòria 1998 [Document intern].
Espinós, Montserrat; Mestre, Mercè; Tort, Marta (1995a). “El Catàleg Col·lectiu de les Universitats de Catalunya: control de qualitat i detecció de duplicats en la creació d'una base de dades bibliogràfica”. En: Jornades Catalanes de Documentació (5es: 1995: Barcelona). Biblioteques, centres de documentaci&oacut e; i serveis d'informació. [Barcelona]: Societat Catalana de Documentació i Informació: Col·legi Oficial de Bibliotecaris-Documentalistes de Catalunya p. 507–517.
Espinós, Montserrat; Mestre, Mercè; Tort, Marta (1995b). “La creació del Catàleg Col·lectiu de les Universitats de Catalunya: els treballs tècnics preparatoris”. Item, núm. 17 (juliol-desembre 1995), p. 38–58.
Universitat Politècnica de Catalunya. Servei de Biblioteques i Documentació (1999). Programa estratègic de les biblioteques de la UPC 2000–2005. [Barcelona]: Servei d'Informació, Imatge i Publicacions. 3 v.
Universitat Politècnica de Catalunya. Servei de Biblioteques i Documentació. Projecte d'integració de la Biblioteca de l'Escola Superior d'Agricultura de Barcelona al Servei de Biblioteques de la Universitat Politècnica de Catalunya. Gen. 2000 [Document intern].
Notes
1 Es pot trobar més informació sobre el funcionament del programa de control de duplicats inicial a: Espinós (1995a, p. 513–516) i a Espinós (1995b, p. 49–56).
2 Vegeu el procés de funcionament del programa de control de duplicats a Espinós (1995b, p. 54).
3 Per exemple, el programa mai no detectarà com a duplicats o possibles duplicats el registre d'un volum d'una obra completa catalogat de manera independent i el registre de l'obra completa catalogada com una unitat.
4 Les diverses eines de control i avaluació (llistats i estadístiques) s'han desenvolupat a l'apartat 4, “Anàlisi i selecció dels instruments”.
Data recepció: 15/10/2000. Data acceptació: 3/11/2000.