BID: textos universitaris de Biblioteconomia i Documentació

Número 8, juny 2002


Informe sobre el tercer DLM-Forum on Electronic Records (Barcelona, 6–8 de maig de 2002)

Jordi Serra i Serra

Facultat de Biblioteconomia i Documentació, Universitat de Barcelona
Membre del DLM-Monitoring Committee

 

Resum

Del 6 al 8 de maig de 2002 es va celebrar a Barcelona la tercera edició del DLM-Forum on Electronic Records, el fòrum internacional multidisciplinari que té per objectiu la millora de la gestió dels documents electrònics a les organitzacions i conservació a llarg termini. Aquesta edició ha estat marcada per una participació més activa de la indústria de les tecnologies de la informació i de les comunicacions, i per la presentació dels resultats d'iniciatives del DLM-Forum 1996. El present informe descriu la gènesi i el desenvolupament del DLM-Forum de Barcelona, i n'indica els assoliments més remarcables.


Introducció

El paradigma de la gestió documental canvia progressivament, i amb aquest, la consideració de la gestió documental com una necessitat ineludible per a les organitzacions de la societat de la informació. Els esdeveniments de l'11 de setembre van evidenciar la fragilitat de la memòria documental, tant en suports tradicionals com en suport digital, i també el fet que aquesta memòria és un element clau per a la continuïtat d'una empresa. El cas recent de l'empresa Enron, on l'existència d'un sistema de gestió documental, unit a la no-aplicació d'aquest sistema, ha esdevingut un argument legal en contra de la mateixa empresa, ha estat una segona veu d'alarma sobre la necessitat, no solament de garantir la conservació dels documents, sinó també de gestionar-los correctament. Quan es va celebrar el primer DLM-Forum a Brussel·les, l'any 1996, existia en el sector de la documentació digital un triangle amb tres vèrtexs gairebé incomunicats: els arxivers i la necessitat de preservar la memòria de les organitzacions; els informàtics i els requeriments exclusivament tecnològics; i les empreses preocupades per l'eficàcia, l'eficiència i la reducció de costos. La voluntat del DLM-Forum fou, des del primer moment, tendir ponts per connectar els tres vèrtexs, i conscienciar del fet que, malgrat que els interessos eren diferents, els beneficis de treballar en comú anirien en totes direccions. D'aquesta manera, el DLM-Forum ha contribuït, com un exponent més d'un corrent de pensament que pretén fomentar un ús racional de la tecnologia, a apropar les posicions dels diferents col·lectius que es poden beneficiar d'una gestió metodològicament correcta i preferiblement automatitzada dels documents.

Del 6 al 8 de maig es va celebrar a Barcelona la tercera edició del DLM-Forum on Electronic Records,1 el fòrum multidisciplinari per a la recerca de solucions a la problemàtica de la gestió dels documents electrònics i la conservació a llarg termini, el qual reuneix experts de tots els estats membres i candidats de la Unió Europea, que provenen de disciplines diferents, però comparteixen una problemàtica i uns objectius comuns. El títol d'aquesta edició ha estat Accés i preservació de la informació electrònica: millors pràctiques i solucions, i s'ha celebrat en el marc de la Setmana Digital de Barcelona. El tercer DLM-Forum ha marcat un punt d'inflexió en el curs de l'esdeveniment, tant pel que fa al desenvolupament com als objectius.


1  Origen del DLM-Forum 2002. Per què a Barcelona?

Una de les conclusions del DLM-Forum de 19992 era el desenvolupament d'un pla d'acció 1999–2004, el qual, entre altres objectius, tenia el d'aconseguir finançament per a les activitats prioritàries del Fòrum. Des de l'inici, el DLM-Forum s'havia organitzat des de la Comissió Europea. El manteniment d'aquesta fórmula tenia el risc d'una dependència institucional excessiva, tant pel que fa al finançament com a l'organització, que podia derivar en un anquilosament de les propostes sorgides del Fòrum. Per aquesta raó, era necessari descentralitzar el DLM-Forum, tant geogràficament com institucionalment, i dotar-lo d'una major autonomia i d'una estructura més estable, que garantís la continuïtat dels projectes iniciats en cadascuna de les edicions de la trobada.

L'esperit que ha inspirat sempre el DLM-Forum ha estat la recerca de solucions pràctiques i aplicables. Aquest caràcter pràctic del Fòrum depèn de la implicació de tots els agents que participen en el cicle de la documentació electrònica, fonamentalment de la indústria de les tecnologies de la informació i de les comunicacions (TIC), una implicació pràctica i efectiva que pot conduir a resultats objectivables. Per ampliar la seva activitat, el DLM-Forum havia de transferir la iniciativa a les institucions dels estats membres, i convertir-se en una xarxa de suport a la recerca de solucions a la problemàtica legal i arxivística dels documents electrònics. Calia implicar cada cop més tots els agents (indústria de les TIC, sector públic, professionals de la informació, etc.), amb una participació cada cop més activa que convertís el paper del DLM-Forum d'impulsor i promotor, en el d'articulador de propostes, coordinació i suport de les iniciatives de les institucions dels estats membres.

Al principi de 2001 es van iniciar els contactes previs per sondejar la viabilitat de la celebració del tercer DLM-Forum en un estat membre.3 La presidència espanyola de la Unió Europea, durant el primer semestre de 2002, convertia Espanya en un dels candidats principals per hostatjar el Fòrum, i el dinamisme institucional de Catalunya —unit a la implicació de les principals institucions catalanes en la gestió electrònica a través d'un projecte emblemàtic com és l'Administració Oberta de Catalunya (AOC)— va fer possible que el DLM-Monitoring Committee acceptés la candidatura de Barcelona com la seu del DLM-Forum 2002.

La celebració del DLM-Forum a Barcelona és un reconeixement implícit de l'alt nivell metodològic i tècnic que ha assolit l'arxivística catalana. Des de la creació de l'Associació d'Arxivers de Catalunya, la professió arxivística a Catalunya ha evolucionat de manera destacable, sobretot en el camp dels arxius administratius i en la intervenció en el cicle de vida complet de la documentació administrativa. La V Conferència Europea d'Arxius, celebrada a Barcelona l'any 1997, va contribuir a donar a conèixer el nivell de l'arxivística catalana a escala internacional, i va deixar una impressió notable als assistents d'arreu d'Europa, que fixaren Catalunya com un referent pel que fa a l'aplicació del model canadenc de Sistema de Gestió de la Documentació Administrativa. Les experiències iniciades al principi dels noranta a diversos arxius administratius catalans eren l'exponent més clar d'aquest sistema de treball,4 que es consolidà mitjançant la publicació del Decret 76/1996, que regulava el Sistema de Gestió de la Documentació Administrativa de la Generalitat de Catalunya. La nova Llei 10/2001 d'arxius i documents ha incorporat aquesta visió del cicle de vida de la documentació administrativa, i ha fet obligatòria l'aplicació a tots els arxius integrats en el Sistema d'Arxius de Catalunya.5

Aquest nivell en la implantació de sistemes de gestió de la documentació administrativa a Catalunya situa les institucions que els apliquen en una posició immillorable per plantejar-se la intervenció en la gestió de la documentació electrònica. El coneixement d'experiències pioneres a Catalunya en la gestió dels documents electrònics amb criteris arxivístics6 va ser també determinant perquè el DLM-Monitoring Committee escollís Barcelona com a seu per a la celebració del tercer DLM-Forum.

L'èxit del DLM-Forum estava condicionat a la implicació de les institucions catalanes, tant en l'organització com en el finançament de l'esdeveniment. La proposta fou rebuda molt positivament per la Secretaria per a la Societat de la Informació7 del Departament d'Universitats, Recerca i Societat de la Informació de la Generalitat de Catalunya, així com l'Associació d'Arxivers de Catalunya, l'Ajuntament de Barcelona i les universitats catalanes. Sota la coordinació de la Secretaria per a la Societat de la Informació es va crear un comitè local encarregat d'organitzar el Fòrum, en el qual participaren les institucions següents:


2  Organització del DLM-Forum 2002

El DLM-Forum 2002 es va organitzar amb el suport de la Comissió Europea i de la Presidència espanyola de la Unió Europea, i va comptar amb la col·laboració del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, del Ministerio de Ciencia y Tecnología i del Ministerio de Administraciones Públicas.

El comitè científic es va escollir entre els membres del DLM-Monitoring Committee.8 Les seves funcions foren l'avaluació i la selecció de les comunicacions presentades,9 i també la revisió dels continguts del programa i del material de promoció, la designació dels ponents, la preparació dels informes resum de les sessions paral·leles i la redacció de les conclusions del Fòrum.

Com en les edicions anteriors, el DLM-Forum es va estructurar en dues sessions plenàries i sis sessions paral·leles. Les ponències, encarregades pel DLM-Monitoring Committee, s'exposaren en les sessions plenàries, mentre que en les sessions paral·leles es van presentar les comunicacions lliures, seleccionades pel comitè científic en funció de la rellevància de les seves aportacions. En la sessió plenària de clausura es van exposar els informes-resum de cada sessió paral·lela, les conclusions i els projectes de futur. Les novetats d'aquesta edició foren que, simultàniament, es feien tres sessions de treball per aprofundir en aspectes més concrets, i se celebrà una fira de proveïdors de hardware i software de gestió documental.

El fòrum fou inaugurat pel president de la Generalitat de Catalunya, Sr. Jordi Pujol, el comissari europeu d'Empresa i Societat de la Informació, Sr. Erkki Liikanen, i la subdirectora general dels Arxius Estatals, Sra. Elisa Carolina de Santos. Tots tres destacaren el paper clau de la preservació de la memòria digital, tant pel seu valor patrimonial com per garantir el funcionament diari de les organitzacions. A continuació es llegiren quatre ponències. Martine de Boisdeffre, directora dels Arxius de França, va demanar una major coordinació i cooperació entre els arxius d'Europa per a la gestió dels documents electrònics. Piero Corsini, com a representant de la indústria de les TIC (IBM), va reflexionar sobre què ha d'oferir la indústria. Ulrich Kampffmeyer, membre del comitè científic i permanent del DLM-Forum, va enumerar les tecnologies disponibles per a la gestió dels documents electrònics amb reflexions agudes sobre els avantatges i realitats en la utilització de cadascuna. Finalment, Paul E. Murphy, de la Comissió Europea, va comentar els estàndards de metadades per a la gestió dels documents electrònics, amb la presentació del Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq), desenvolupat a iniciativa i amb el suport del DLM-Forum.

La principal aportació del DLM-Forum, pel que fa als continguts, es va concentrar en les sis sessions paral·leles, on es van exposar les comunicacions acceptades pel comitè científic. Les sessions paral·leles foren les següents:

La presència espanyola es va concentrar en tres comunicacions. Celsa Poza, cap de la Divisió de Sistemes d'Informació de l'Agència Catalana de l'Aigua (Generalitat de Catalunya), va exposar un projecte de tramitació electrònica, com a exemple d'aplicació de la tecnologia de gestió de continguts que l'empresa FILENET havia preparat per al tercer llibre blanc de la indústria. Un grup de treball de l'Associació d'Arxivers de Catalunya, compost per Lluís-Esteve Casellas, Ferran Agelet, Lluís Cermeno, Betlem Martínez i Remei Perpinyà, va exposar el resultat d'un estudi sobre la gestió dels documents electrònics a Catalunya, tant en el sector públic com en el privat, fet a partir d'una enquesta detallada i d'un treball de camp intens. Finalment, Paltin Sturdza i Luis López Corral, de la Universitat d'Alcalà, i María Luisa Conde, directora de l'Archivo General de la Administración, presentaren un mòdul intel·ligent d'aprenentatge electrònic per a la formació d'arxivers, una experiència de formació a distància.

En la sessió plenària de clausura, George Mackenzie (Arxius Nacionals d'Escòcia), Thekla Kluttig (Arxiu de Saxònia) i Catherine Dhérent (Arxius de França) exposaren les conclusions i les aportacions principals de les sis sessions paral·leles. Com a cloenda, el professor Eric Ketelaar, de la Universitat d'Amsterdam, va exhortar la indústria de les TIC i el sector públic europeu a continuar i a fer més estreta la col·laboració per preservar el patrimoni documental digital d'Europa.

Una novetat d'aquest any fou la realització de tres sessions de treball, organitzades amb la idea de completar les comunicacions amb una major aportació dels assistents. S'escolliren tres temes clau, i s'alternaren breus exposicions sobre els temes clau amb debats sobre cadascuna de les exposicions. Els temes tractats foren els següents:

Les solucions que la indústria de les tecnologies de la informació i de les comunicacions aporta a la gestió dels documents electrònics es van poder conèixer a la fira que va tenir lloc en el mateix recinte del Palau de Congressos de Catalunya. Aquesta fira, organitzada per l'Association for Information and Image Management (AIIM), va reunir més de trenta proveïdors internacionals de tecnologia de gestió de documents i continguts electrònics, i va completar la presència de la indústria de les TIC en el DLM-Forum.


3  La preconferència dels arxivers d'Espanya

En el marc del DLM-Forum, les principals institucions arxivístiques catalanes i espanyoles van voler crear un espai per a la reflexió sobre la problemàtica de la gestió dels documents electrònics a Catalunya i Espanya. El dia 6 de maig es va celebrar el precongrés del DLM-Forum 2002 amb el títol Documents electrònics, administració i arxius, que va reunir professionals de la documentació d'arreu d'Espanya i Europa, per analitzar la situació de la gestió dels documents electrònics d'arxiu a Espanya.10 La jornada s'inaugurà amb una conferència de Miquel Barceló sobre informació i societat del coneixement. A continuació, Kenneth Thibodeau, director de l'Electronic Records Archives Programme (ERA) dels arxius nacionals dels Estats Units (NARA), va parlar de les estratègies de preservació que s'apliquen en el programa ERA. En tercer lloc, un grup de treball coordinat per la Subdirección General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte va exposar els resultats d'un estudi sobre els documents en suport electrònic a Espanya.

La jornada va continuar amb l'exposició de sis experiències espanyoles que impliquen la gestió de documents electrònics, entre les quals hi havia dos projectes d'Administració pública en línia: l'Administració Oberta de Catalunya (Generalitat de Catalunya) <http://www.gencat.es/nova_administracio/egovern/serveis.htm> i el projecte SPIGA (Principat d'Astúries) <http://www.princast.es>. La cloenda de la jornada va coincidir amb la inauguració oficial de la fira de proveïdors de solucions de gestió documental.


4  DLM-Forum 2002: el dia després

El bagatge de l'activitat del DLM-Forum al llarg dels seus vuit anys d'existència va més enllà de la celebració dels tres fòrums. La recerca de solucions pràctiques i aplicables ha estat l'esperit que ha inspirat el DLM-Forum des de l'inici. Per potenciar aquest caràcter pràctic, les conclusions d'un fòrum s'han convertit fins ara en els punts de partida del següent, encadenant així un seguit d'activitats el resultat de les quals és palpable en les conclusions del DLM-Forum 2002, on es detallen els cinc compromisos que s'han pres davant la comunitat professional. Aquests compromisos recullen el llegat dels DLM-Forum 1996 i 1999, i continuen amb els projectes propis (MoReq, E-TERM), al mateix temps que avancen cap a la consolidació de les activitats i de l'estructura del DLM-Forum.

Com és habitual, un dels compromisos és la publicació de les actes tan aviat com sigui possible, a iniciativa de la Comissió Europea i amb el suport d'alguna de les institucions que han format part del comitè local. S'intentarà que el text de les comunicacions estigui disponible a la pàgina web del DLM-Forum abans de publicar-lo en paper.

Un dels acords presos durant el DLM-Forum 2002 fou canviar el significat de les sigles DLM, que fins ara es traduïen per Données Lisibles par Machine. Els documents electrònics d'arxiu són evidentment documents llegibles per màquina, però no és aquesta la característica més destacable. Les sigles DLM han passat a respondre al concepte de Document Lifecycle Management, que posen l'accent en la necessitat de gestionar els documents electrònics segons un model que integri totes les etapes del seu cicle de vida (creació, tramitació, disposició i conservació a llarg termini).

A més d'esdevenir un punt de trobada d'experiències a escala europea, el DLM-Forum ha impulsat iniciatives per al desenvolupament de solucions concretes a la problemàtica dels documents electrònics. El seguiment d'aquestes iniciatives a través dels tres DLM-Forum consolida una activitat de recerca que es posa en relació amb la creació de l'European Network of Excellence on Electronic Archives.

El primer producte del DLM-Forum foren les Guidelines on best practices for using electronic information,11 publicades com a suplement de la revista INSAR l'any 1997. Aquesta guia, l'esborrany de la qual fou presentat en el primer DLM-Forum (1996), fou compilada per un expert de la Comissió Europea (J. M. Cornu), i posteriorment ha estat actualitzada amb les aportacions dels assistents al DLM-Forum.

Més endavant, el DLM-Forum 1996 va encarregar a Kevin Schürer, professor de la University of Essex, un estudi sobre la manera com els arxius nacionals dels estats membres de la Unió Europea gestionen i conserven els documents electrònics que els transfereixen les administracions dels seus països. Aquest estudi fou presentat al DLM-Forum'99 i s'ha publicat recentment.12

Des del DLM-Forum es va impulsar també el disseny d'un programa de formació en gestió de documents electrònics per als arxivers dels estats membres de la Unió Europea.13 Aquesta iniciativa, sorgida a l'European Expert's Meeting on Electronic Records, que tingué lloc a l'Haia l'any 1997, es va desenvolupar a partir d'un curs que impartia l'escola d'arxivística d'Amsterdam (Dutch Archiefschool), i va comptar amb la col·laboració d'institucions de formació d'Alemanya, Itàlia, Finlàndia, Portugal i Regne Unit. El resultat d'aquest procés, el Programa E-TERM (Programa modular europeu de formació sobre gestió de documents electrònics), que inclou els textos docents, els casos pràctics i una terminologia multilingüe, actualment està a disposició dels estats membres i països candidats interessats, i s'adapta tant a la formació presencial com a la formació a distància en línia. En les conclusions, el DLM-Forum 2002 es planteja estendre aquest programa a tot Europa, i al mateix temps insta a la creació de vincles més forts entre les escoles d'arxivística i altres entitats de formació especialitzades en aquest camp.

Un dels projectes més ambiciosos és el Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq), una iniciativa del DLM-Forum 1996 que l'empresa de consultoria Cornwell Affiliates plc. va desenvolupar amb el suport del programa Interchange of Data between Administrations (IDA) de la Comissió Europea.14 Consisteix en una especificació formal dels requeriments que ha de complir qualsevol aplicació informàtica de gestió documental que hagi de gestionar documents electrònics, i té presents les consideracions legals i arxivístiques pel que fa a la preservació de la integritat i la conservació a llarg termini. L'especificació està redactada de manera que es pugui aplicar a qualsevol organització del sector públic o privat que necessiti implantar, desenvolupar o validar un sistema de gestió de documents electrònics (ERMS) en qualsevol país europeu. Les conclusions del DLM-Forum destaquen la necessitat d'impulsar la norma MoReq perquè esdevingui un estàndard de facto a escala europea,15 tal com ho és la norma DoD 5015.2 als Estats Units.


5  A tall de conclusió: els punts forts del DLM-Forum 2002

El DLM-Forum 2002 ha tingut dos punts forts que val la pena destacar: la participació de la indústria de les TIC a través de sis llibres blancs, i la creació d'una xarxa europea de recerca en arxius digitals.

El primer punt prové de la idea plantejada durant el DLM-Forum 1996, segons la qual la conservació dels documents electrònics a llarg termini no era a l'abast dels professionals de la documentació si no s'aconseguia la implicació de la indústria de les TIC, que era qui, en competir pels diferents segments del mercat, en certa manera generava el problema de la preservació de la llegibilitat a causa de la dificultat per establir estàndards no propietaris i de llarga durada. Aquesta reflexió se situa en l'òrbita de l'ecologia de la informació,16 que denuncia els perjudicis de la consideració de les TIC com un fi en si mateixes, i de la manca de cooperació dels professionals de les TIC amb la resta de col·lectius implicats en la gestió de la informació i de la documentació.

Un dels resultats més destacables del DLM-Forum 1999 fou el missatge a la indústria de les TIC.17 Aquest missatge demanava a la indústria que proporcionés mètodes simples i segurs per a la migració de documents entre diferents versions d'un mateix programa o entre diferents programes d'un mateix fabricant, respectant els estàndards oberts d'intercanvi entre programes i la incorporació dels conjunts de metadades reconeguts internacionalment, i que inclogués aquests requeriments en el software de gestió de documents electrònics (ERMS).

De mica en mica s'anaven tancant files en un front comú. A mitjan 2000 la indústria de les TIC, prenent com a portaveu l'Association for Information and Image Management (AIIM) —associació internacional que agrupa els principals productors de software de gestió de documents electrònics i continguts digitals—, va respondre al missatge del DLM-Forum,18 assumint el compromís de donar resposta a les necessitats expressades pels professionals de la documentació i pel sector públic en general, i amb la vista posada a garantir l'accés a llarg termini dels ciutadans dels estats membres de la Unió Europea als documents electrònics.

La indústria de les TIC ha fet un esforç important per fer arribar aquest ventall de solucions tecnològiques als professionals de la documentació i a les organitzacions de la societat de la informació en el marc del DLM-Forum 2002 amb dues actuacions remarcables:

Aquests llibres blancs són la concreció més clara de l'aportació de les TIC al Fòrum. Cadascun d'ells va ser redactat per una empresa especialitzada en l'aspecte tractat, amb un enfocament pràctic i independent d'estratègies comercials particulars. Cada llibre blanc fou presentat al DLM-Forum a través d'una comunicació preparada per una organització que utilitza algun dels productes descrits al llibre, i que explicava la seva experiència en la implantació d'aquella solució com a encapçalament de cada sessió paral·lela del Fòrum. Els títols dels sis llibres blancs són els següents:

El segon punt fort del DLM-Forum 2002 respon a la necessitat de dotar el DLM-Forum d'una estructura més estable que en consolidi les línies de treball, que el desvinculi d'una institució concreta i que el capaciti per donar suport a les iniciatives sorgides de les institucions dels estats membres de la Unió Europea. La fórmula escollida ha estat crear una xarxa de recerca en arxius digitals a escala europea, l'European DLM-Network of Excellence on Electronic Archives. Aquesta xarxa ha d'heretar les funcions d'impuls i coordinació que fins ara ha tingut el DLM-Monitoring Committee, ampliades en la mesura que ho esperonin les iniciatives dels estats membres. Amb aquesta finalitat, el comitè científic del DLM-Forum 2002 va crear el DLM-Network Monitoring Committee (Comitè de Seguiment de la Xarxa DLM), el qual haurà d'impulsar el desenvolupament de la xarxa fins a constituir-se, per a la qual se sol·licitarà el suport del 6è programa marc de la Unió Europea, i també haurà d'organitzar el proper DLM-Forum, que es preveu que tingui lloc l'any 2004.



Notes

1   Per a més informació sobre el DLM-Forum podeu consultar Jordi Serra, “Informe sobre el segon DLM-Forum on electronic records” [en línia], BiD, núm. 4 (juny 2000). <http://bid.ub.edu/04serra.htm> [Consulta: 20/05/2002], i també les pàgines web oficials del DLM-Forum on Electronic Records (http://europa.eu.int/historical_archives/dlm_forum) i del DLM-Forum 2002 a Barcelona (http://www.dlmforum2002.org).

2   “Conclusions of the DLM-Forum'99 European Citizens and electronic information: the memory of the Information Society”, INSAR European Archives News, no. 7 (winter, 1999–2000). Disponible també en línia a <http://europa.eu.int/historical_archives/dlm_forum/doc/dlm-conclusions-en.pdf> [Consulta: 20/05/2002].

3   Aquests contactes els portà a terme el grup DLM/ICT, un grup de treball constituït per membres del comitè permanent del DLM-Forum, que inclou els dos representants espanyols (Luis López i Jordi Serra), juntament amb representants de la indústria de les tecnologies de la informació i les comunicacions.

4   Vegeu Ramon Alberch, “El tratamiento de la documentación activa y semiactiva: experiencias del Archivo Municipal de Barcelona”, en: Actas de las I Jornadas sobre Metodología para la Identificación y Valoración de Fondos Documentales de la Administración Pública (Madrid: Dirección de los Archivos Estatales, 1991). Vegeu també Montserrat Canela, Isabel Campos, Joan Domingo, “Elaboració i implantació del sistema de gestió de la documentació administrativa al Departament de Cultura”, Lligall, núm. 5 (1992), p. 83–122. I també Joaquim Borràs, “L'arxiu general de la Universitat Pompeu Fabra: un sistema integrat de la gestió dels documents administratius i d'arxiu”, Lligall, núm. 5 (1992), p. 147–158.

5   La transcendència d'aquesta exigència és remarcable, ja que qualsevol municipi de més de 10.000 habitants haurà de disposar d'un sistema de gestió documental totalment implantat i en funcionament.

6   Vegeu Montserrat Canela [et al.], “Le processus d'évaluation comme moyen d'intégrer le point de vue archivistique dans la planification, la création et l'utilisation de documents électroniques et de systèmes automatisés: étude de cas”, en: Commission Européenne, Actes du DLM-Forum sur les données lisibles par machine (Luxembourg: Office des publications officielles des Communautés européennes, 1997), p. 113–117. Vegeu també Jordi Serra [et al.], “The integration of electronic records into a records management system: the process of cost optimization”, en: European Commission, “Proceedings of the DLM-Forum: European citizens and electronic information: the memory of the Information Society” (Luxembourg: Office for Official Publications of the European Communities, 2000), p. 72–79.

7   Avui Secretaria de Telecomunicacions i Societat de la Informació.

8   Podeu consultar la composició del comitè científic a <http://www.dlmforum2002.org/comites_03.htm>.

9   En total es van presentar 64 comunicacions, de les quals 34 foren acceptades i s'exposaren durant les sessions paral·leles. Els criteris d'acceptació de comunicacions prioritzaven l'exposició d'experiències pràctiques, innovadores, implantades, avaluables, i no dependents d'uns interessos comercials particulars.

10   Simultàniament va tenir lloc una reunió del comitè científic, i després una reunió del DLM-Monitoring Committee.

11   European Commission, Guidelines on best practices for using electronic information: how to deal with machine-readable data and electronic documents (Luxembourg: Office for Official Publications of the European Communities, 2000), <http://europa.eu.int/ISPO/dlm/documents/gdlines.pdf> [Consulta: 20/05/2002].

12   Kevin Schürer, Better access to electronic information for the citizen: the relationship between public administration and archives services concerning electronic documents and records (Luxembourg: Office for Official Publications of the European Communities, 2001). Disponible també en línia a <http://europa.eu.int/ISPO/dlm/Schuerer/htms/index-essex.htm> [Consulta: 20/05/2002].

13   Vegeu Peter Horsman, “European training programme on electronic records management (E-TERM): progress and results” (comunicació presentada a la sessió paral·lela V del DLM-Forum 2002).

14   L'empresa Cornwell Affiliates plc. va guanyar el concurs per fer el projecte l'any 1999. Els treballs van començar l'any 2000 i van finalitzar l'any 2001. Vegeu Model Requirements for the Management of Electronic Records: MoReq specification (Luxembourg: Office for Official Publications of the European Communities, 2002). Disponible també en línia a <http://www.cornwell.co.uk/moreq.pdf> [Consulta: 20/05/2002].

15   De fet, la norma MoReq ja s'està utilitzant a diversos països europeus per a licitacions i per a la validació d'aplicacions de gestió documental.

16   Vegeu T. H. Davenport, L. Prusak, Information ecology: mastering the information and knowledge environment (New York: Oxford University Press, 1997). Vegeu també B. A. Nardi, V. L. O'Day, Information ecologies: using technology with hearth (Cambridge: The MIT Press, 1999).

17   “DLM-Message to industry”, INSAR European archives news, no. 7 (winter, 1999–2000). Disponible també en línia a <http://europa.eu.int/historical_archives/dlm_forum/doc/dlm-message-to-industry-en.pdf> [Consulta: 20/05/2002].

18   “ICT Industry's answer to the DLM message on electronic document and records management”, INSAR European archives news, no. 8 (autumn, 2000). Disponible també en línia a <http://europa.eu.int/historical_archives/dlm_forum/doc/ictindustryresponse-en.pdf> [Consulta: 20/05/2002].