El Centre de Documentació del Port de Barcelona
Mònica Gutiérrez Pérez
Cap del Centre de Documentació de l'Autoritat Portuària de Barcelona
monica_gutierrez@apb.es
Resum
El Centre de Documentació del Port de Barcelona té dues línies d'actuació principals i diferenciades. La primera té els objectius de satisfer per endavant les necessitats documentals dels treballadors i directius de l'Autoritat Portuària de Barcelona. La segona línia té un àmbit d'acció molt més ampli, ja que està encaminada a difondre la cultura marítima portuària.
Introducció
L'any 1993, un esdeveniment gairebé anecdòtic va ser el detonador que va afavorir que la direcció de l'Autoritat Portuària de Barcelona decidís posar ordre al “caos” de papers en què vivia l'empresa i reorganitzar-ne, sota criteris arxivístics, l'Arxiu Central. Es pot considerar, doncs, el 1993 com el punt de partida de l'actual arxiu del Port de Barcelona.
Per dur a terme la reorganització de l'Arxiu Central esmentada, la direcció va contractar els serveis d'un tècnic per mitjà de l'Associació d'Arxivers de Catalunya. El tècnic tenia com a tasca principal elaborar un projecte arxivístic on l'objectiu primordial, marcat per l'empresa, era convertir l'Arxiu Central en una peça clau de l'organització.
En el projecte arxivístic, dividit en diferents fases d'execució, el tècnic especificava els requeriments imprescindibles de tipus organitzatiu, tècnic i econòmic per assolir l'objectiu que tenia marcat, i proposava treballar en la línia de convertir el Departament de l'Arxiu Central en un centre de documentació més adient a la dinàmica interna de l'empresa. No cal dir que, amb el pas del temps i el treball del dia a dia s'han fet modificacions i ampliacions al projecte arxivístic per poder respondre a les diferents necessitats empresarials.
En línies generals, aquest projecte arxivístic s'ha consolidat, en la realitat, en dos períodes diferents: el que correspon a l'Arxiu Central (1993–1999), en què es va reorganitzar l'arxiu i es van posar els pilars bàsics per implantar un sistema integrat de gestió documental i, alhora, es va aplicar una metodologia basada en el tractament arxivístic de la documentació, l'ús de la informàtica com a eina de treball i una reorganització integral del serveis a l'usuari; i el del Centre de Documentació (a partir del maig del 1999), en què s'ha reorientat el projecte arxivístic amb la finalitat, d'una banda, d'assumir noves funcions de l'àmbit documental i dur a la realitat el sistema integrat de gestió documental i, de l'altra, de traspassar les fronteres i apropar la cultura del Port de Barcelona als ciutadans.
El Centre de Documentació
L'any 1999 és un any de transformació per a l'Autoritat Portuària de Barcelona. Es renova l'equip directiu i es redefineixen els objectius a assolir a partir de l'elaboració del Pla estratègic del Port de Barcelona.
Seguint aquesta línia d'actuació, al mes de maig, l'Arxiu Central passa a anomenar-se Centre de Documentació. No és un simple canvi de nom: és un canvi substancial que implica una reorientació de la seva estratègia. D'una banda, l'Arxiu Central passa a ser una àrea més del Centre de Documentació. De l'altra, es defineixen noves actuacions encaminades a oferir als usuaris la informació que necessiten tractada prèviament —és a dir, es posa a la seva disposició un servei “a la carta”— i a potenciar totes aquelles activitats que tinguin com a finalitat apropar la cultura portuària al ciutadà.
L'aplicació d'aquesta nova estratègia interna ha facilitat la divisió del treball en dues línies diferents: d'una banda, la gestió del Centre de Documentació i, de l'altra, les activitats encaminades a potenciar la cultura del Port de Barcelona.
Dins la primera línia de treball s'inclouen totes aquelles funcions relatives als arxius i, a més, tot un seguit de nous serveis com són la coordinació del web institucional; la gestió informatitzada del recull de premsa; la informatització dels articles d'interès per al Port de Barcelona; el disseny d'una interfície que possibiliti accedir a través d'una pantalla inicial a qualsevol document, sigui quin sigui el programa informàtic que l'emmagatzemi, i la coordinació de procediments interns. Tots aquests serveis nous estan encaminats, com dèiem abans, a satisfer les necessitats documentals de directius, treballadors i investigadors.
L'aposta per aquests nous serveis ha estat possible gràcies a les noves tecnologies, que han obert un ventall de possibilitats, impensables anys enrere, que han permès augmentar el nombre d'usuaris i establir una relació més dinàmica i professional; i al fet que el Centre de Documentació està tan arrelat i implicat en la dinàmica empresarial que és capaç d'avançar-s'hi i oferir la informació imprescindible per a la presa de decisions. Els principals serveis i procediments per al tractament de la documentació són:
Servei informatitzat de recull de premsa i notícies (press-clipping)
El Centre de Documentació elabora diàriament un recull de premsa i de notícies especialitzat en els temes relacionats amb el sector marítim i portuari. La selecció de notícies es duu a terme a través dels servidors d'articles de Factiva-Reuters i amb la recerca directa dels documentalistes en mitjans de comunicació en línia. També s'hi incorpora un recull digitalitzat, directament a partir de fonts escrites, que elabora l'empresa CDP. Als clients, d'acord amb un perfil de selecció de preferències, se'ls envia un butlletí d'actualització de titulars a través dels quals poden accedir a l'article complet (hiperenllaç). El servei també preveu l'actualització dels titulars i de les notícies al llarg de la jornada. Un element que amplia la funcionalitat d'aquest servei és la recerca de notícies en una base de dades d'historificació.
Servei de biblioteca i hemeroteca digital
El Centre de Documentació posa a l'abast dels usuaris les publicacions nacionals i internacionals més importants relacionades amb el transport, l'activitat portuària i la logística. La biblioteca i hemeroteca de l'Autoritat Portuària de Barcelona compta amb 5.000 registres aproximadament, dels quals més de 200 corresponen a publicacions periòdiques. Setmanalment un equip de documentalistes adscrit al Centre de Documentació i expert en el coneixement marítim i portuari fa una tria dels sumaris i articles de més interès per a l'organització, que es digitalitzen i es difonen a través del correu electrònic. Actualment, s'incorporen a aquests reculls índexs i petites síntesis de contingut de monografies, informes i conferències. També es gestiona des del Centre de Documentació el préstec personal i en format convencional de publicacions i altres materials documentals.
Servei de recull de disposicions legals
El Centre de Documentació juntament amb el Departament de Secretaria facilita l'accés dels usuaris interns de l'organització a un recull de disposicions legals que es relacionen amb l'activitat marítima, portuària i del transport.
Servei de banc d'imatges digitals
El Centre de Documentació conserva i gestiona les imatges gràfiques i videogràfiques del Port de Barcelona procedents de reportatges històrics i actuals. Aquestes imatges les utilitza l'organització per confeccionar materials propis, com ara: la memòria anual d'activitats, el vídeo corporatiu, el web corporatiu, les presentacions del Port a congressos i exposicions, publicacions i butlletins informatius departamentals, articles de premsa, etc. Les imatges esmentades són a l'abast de tot el personal, que les pot consultar des del lloc de treball.
Servei de recerca
El Centre de Documentació del Port de Barcelona, conjuntament amb el Centre de Documentació Marítima, posa a disposició dels usuaris les bases de dades documentals de coneixement compartit per poder dur a terme recerques en xarxa i la creació d'informes, i donar resposta a sol·licituds d'informació sobre temes especialitzats.
Servei de disseny i gestió de continguts del web institucional
El Centre de Documentació col·labora en el disseny estratègic de la informació i de la documentació del web corporatiu. També en gestiona la validesa formal dels continguts i l'actualització periòdica, coordinat amb les diverses àrees departamentals.
Servei d'elaboració de presentacions i continguts per a congressos i conferències
El Centre de Documentació prepara i confecciona els materials per a presentacions del Port en actes públics i acadèmics. Amb aquest servei s'assegura la uniformitat d'estil, de continguts i d'imatge que han de transmetre els ponents de l'organització. També és un bon mitjà per mantenir actualitzades les dades estadístiques d'activitat, les dades sobre la marxa de la construcció de noves infraestructures i les notícies d'interès vinculades al transport marítim que apareixen a les comunicacions institucionals.
L'Autoritat Portuària de Barcelona ha tingut sempre, en totes les seves actuacions, la certesa que una de les fites més importants és implicar la societat en els esdeveniments del Port de Barcelona.
El Port de Barcelona, des de la gran transformació de l'any 1992, amb la celebració dels Jocs Olímpics a la nostra ciutat, ha potenciat un espai lúdic que té com a eix central el Port Vell. Una oferta de qualitat i l'increment constant de visitants anuals han fet d'aquest espai lúdic un referent de la ciutat de Barcelona. El Port Vell ha estat l'element cabdal que ha possibilitat parlar del Port de Barcelona en tres dimensions: el port comercial, el port logístic i el port ciutadà.
L'Autoritat Portuària és conscient de l'existència d'una cultura portuària, que des d'èpoques històriques ha anat consolidant la nostra identitat. És per això que s'ha considerat adient esmerçar molts esforços a omplir de contingut cultural el port ciutadà.
En els darrers quatre anys, l'Autoritat Portuària de Barcelona ha potenciat al màxim la seva participació activa en les diferents activitats culturals i en la difusió de la cultura portuària. Aquesta participació s'ha planificat a partir del disseny d'una política cultural pròpia que té com a pilars bàsics quatre línies d'actuació:
- Continuar amb l'inventari, la descripció i la difusió del patrimoni cultural de l'Autoritat Portuària de Barcelona.
- Participar activament, com a institució, en les activitats dutes a terme per les institucions que formen el Front Marítim Cultural.
- Col·laborar amb altres autoritats portuàries.
- Col·laborar amb altres institucions o entitats de l'àmbit local o català entre els objectius de les quals hi hagi preservar i difondre la cultura.
A través de la participació activa en la cultura catalana volem difondre la veritable dimensió del Port de Barcelona. Explicar a la societat que el port és molt més que els dics, els molls i les esplanades. L'activitat econòmica portuària té un gran pes en la nostra història local, fins al punt que sense el port no seria la mateixa, i cal que tots els ciutadans coneguin aquesta part de la història.