Informe de les IX Jornades d'Arxivística de Catalunya: Del continent al document: estratègies per a una política de preservació i conservació (Roses, 8-10 de maig de 2003)
Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona
Presentació
Durant els dies 8, 9 i 10 de maig d'aquest any van tenir lloc al Teatre Municipal de Roses les IX Jornades d'Arxivística de Catalunya, amb el títol Del continent al document: estratègies per a una política de preservació i conservació. Les Jornades són una trobada de professionals dels arxius que, cada dos anys, organitza l'Associació d'Arxivers de Catalunya per tal de reflexionar i debatre sobre un tema d'interès per als arxius i mostrar les experiències que sobre aquest tema s'estan portant a terme a Catalunya i també a d'altres llocs de l'Estat o de l'estranger.
1 Estructura i contingut de les IX Jornades
És la primera vegada que les Jornades han abordat el tema de la preservació dels documents, la qual cosa palesa la importància relativa que l'Associació d'Arxivers de Catalunya dóna a un dels aspectes fonamentals de l'Arxivística, el de la protecció dels fons documentals. La protecció constitueix la base imprescindible de totes les funcions arxivístiques i de la finalitat última dels arxius, que no és altra que la utilització dels documents. Les Jornades han volgut reunir representants de diversos grups de professionals que, de maneres diferents, treballen en el món dels arxius i són els responsables de la preservació dels fons. La tria concreta del tema ha estat motivada per la manca de comunicació entre arxivers, arquitectes i responsables de les inversions que s'ha fet evident en els darrers anys, mentre es construïen nous equipaments per a arxius, i que ha portat una certa frustració quan el resultat obtingut no s'ha correspost amb les expectatives dels professionals. Malgrat l'interès objectiu del tema i la situació sovint deficient dels arxius, i fins i tot de les biblioteques, el nombre d'assistents a les Jornades no ha estat massa elevat al voltant de 230 persones i més del 95% procedien de Catalunya. El contingut de les Jornades i la seva distribució temporal és el que es tracta de descriure en aquest informe.
Dia 8 de maig
- Ponència de Christopher Kitching: Noves normes nacionals i internacionals per a edificis destinats a contenir arxius: l' experiència britànica i debat.
- Ponència de Josep Benedito i Santi Orteu: Solucions arquitectòniques per al disseny d'arxius i debat.
- Taula rodona Arquitectes i arxivers, qui té l'última paraula? moderada per Montserrat Besses i amb la participació de Lluís Domènech, Joan Comasòlives i Lluís Cermeno.
Dia 9 de maig
- Ponència de Carme Bello: Preservar per a conservar i debat.
- Ponència de Kevin Ashley: Conservació dels arxius digitals: ja hi hem arribat i debat.
- Experiències: Conservar sin atesorar: la política de preservación en el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia, de Arabella Barroso Arahuetes; Barcelona fem memòria: una aposta per la implicació ciutadana als arxius, de Núria Bosom Palau; Control de plagues, de Ricard Galofré Lucas i Maite Galofré Lucas; i, finalment, Documents o flors: el projecte de cambra climatitzada per a la conservació d'imatges a l'Arxiu Històric de Mataró, de Marçal Casanovas i Vives.
Dia 10 de maig
- Representació de l'obra Quin desastre d'arxiu pel Grup La Troca.
- Ponència d'Arsenio Sánchez Hernampérez: Las 48 primeras horas después del desastre.
- Lourdes Ferrer, Gemma Goicoechea i Josep Maria Masachs: Decàleg de conclusions.
De les activitats de les IX Jornades no totes van resultar d'igual interès pel seu contingut teòric o per la possibilitat d'aplicar les experiències exposades a altres contextos, però totes van presentar aspectes útils per ajudar en la construcció d'edificis destinats a arxius i en la gestió de documents per tal de garantir la conservació dels fons a llarg termini i amb uns costos econòmics assumibles
2 Resum de les intervencions
Després del breu acte inaugural, Christopher Kitching, president del Comitè per a la Conservació dels Documents de la British Standards Institution dins del qual va desenvolupar la BS 5454 Recommendations for the storage and exhibition of archive buildings presentà la ponència Noves normes nacionals i internacionals per a edificis destinats a contenir arxius: l' experiència britànica en la qual explicà com havia influït la BS 5454 en els edificis construïts a partir de la seva publicació el 1977. Aviat, aquesta norma es convertí en la base dels consells donats per l'Oficina de Registres Públics i la Comissió de Manuscrits Històrics encarregades de la inspecció dels edificis d'arxius d'Anglaterra i Gal·les per a establir si tenen qualitat per a conservar arxius d'importància nacional. A més, els edificis construïts a partir de la seva publicació es fan amb una elevada qualitat i sembla que les autoritats rivalitzin per edificar seguint la norma i fent edificis de qualitat.
Com que al Regne Unit no hi ha una Direcció Central d'Arxius, l'Arxiu Nacional rep finançament per a tenir cura dels documents del govern central i dels tribunals de justícia, però no per a mantenir edificis d'arxius locals o universitaris, els quals han de ser finançats per les entitats productores. L'Arxiu Nacional té també la missió d'oferir assessorament sobre la manera de conservar els documents i de fer-los accessibles. Ha publicat la norma per a dipositar documents que inclou recomanacions basades en BS 5454 i realitza inspeccions en els arxius i informes amb recomanacions sobre els aspectes deficients dels edificis.
La política recent d'arxius i el pla d'acció del 2002 marquen el compromís de treballar per tal de millorar les normes de conservació en els arxius al Regne Unit. Les autoritats augmenten gradualment l'interès pels arxius i per les estratègies culturals i patrimonials i miren de crear serveis culturals combinats, fent ús, si cal, de finançament extern. Des de l'inici de la dècada de 1990, la construcció d'arxius es beneficia del Fons de la Loteria per al Patrimoni (HLF). Aquest subvenciona parcialment la construcció, sempre que, en sol·licitar la subvenció, es demostri que es podrà gestionar el projecte durant la construcció, que es podrà mantenir l'arxiu en el futur, que l'edifici aportarà beneficis als documents i als usuaris, es garanteixi que es respectarà la normativa britànica i es presenti un disseny estètic i pràctic.
El coneixement progressiu dels efectes de les condicions d'emmagatzematges sobre els documents ha fet que arxivers, arquitectes i enginyers es replantegin les qüestions fonamentals sobre preservació dels documents i ha portat a la revisió periòdica de la BS 5454, la qual ja es va reeditar el 1989 i el 2000. La tercera edició porta una guia d'acompanyament explicativa i recalca que és una norma que es refereix a l'emmagatzematge i exposició de documents, als tipus d'edificis, als serveis i als equipaments que contribueixen al bon estat dels documents i també que no és una norma sobre principis arxivístics o sobre gestió d'arxius.
La BS 5454 té en compte les normes internacionals, nacionals i locals sobre diferents punts, però no les repeteix i al seu nucli hi ha una preocupació constant per reduir al mínim els riscos que es podrien derivar de l'emplaçament i l'entorn, de l'estructura de l'edifici i els materials emprats en la seva construcció, del foc, de l'aigua i de l'acció humana. L'edifici ideal que proposa seria:
- ubicat en un lloc sense cap dels perills que identifica,
- rendible i amb poc consum energètic, planificat per a un mínim de 20 anys i amb espai per a ampliació posterior,
- no excessivament depenent d'equipaments i maquinària d'alta tecnologia per mantenir un entorn estable i amb equipaments que funcionin sempre correctament,
- amb una estratègia global de protecció contra incendis, preferentment amb un sistema d'extinció automàtica mitjançant ruixadors d'aigua o d'un gas homologat,
- amb una zona d'emmagatzematge ben definida i controlada amb el mínim possible de riscos d'incendi o d'inundació des de dalt, des de baix i des dels costats,
- i amb una zona adequada per a cada tipus de material.
La BS 5454 es aplicable, amb cautela, a d'altres països, tot i que alguns dels seus punts es refereixen a normes britàniques i que el clima i la situació econòmica poden influir en la seva aplicació. A mitjans de la dècada de 1990, a l'Organització Internacional de Normalització (ISO), un Comitè de redacció començà a treballar en una norma internacional per a l'emmagatzematge de materials de biblioteca i arxius. Va recollir tots els exemples de normes nacionals i va decidir que cap d'elles no es podia emprar directament com a base d'una norma internacional. Es va elaborar un esborrany, l'FDIS 11799, però el temps destinat a fer la norma es va esgotar sense haver-la acabat. Al Comitè de redacció hi eren dos britànics que es van preguntar si calia revisar la BS 5454 o esperar a la norma internacional. Aviat es veié que sí, perquè l'abast, contingut i grau de detall de la BS 5454 eren superiors als de l'FDIS 11799 i que en la redacció d'aquest esborrany s'havien usat alguns punts de la norma britànica.
Com que els arxius no són una categoria nombrosa d'edificis i són encara pocs els arquitectes que han dissenyat un arxiu i molt pocs els que n'han projectat més d'un, els coneixements i les experiències estan en mans de pocs professionals i empreses. Per això cal que es publiquin llibres sobre edificis i normes per a la seva construcció que orientin els no iniciats i els ajudin a conèixer les necessitats específiques dels arxius.
Les normes no s'haurien de negligir, però quan es construeixen arxius, la pressió financera acaba fent que es transigeixi en l'incompliment d'algunes normes essencials. Tots els que participen en els processos arxivístics s'haurien de fer algunes preguntes: fins a on es pot transigir?, quins són els factors essencials de l'emmagatzematge per garantir la supervivència dels arxius?, quines són les conseqüències que resulten de l'incompliment de les normes internacionals? o, quines mesures poden minimitzar els riscos?
La ponència dels arquitectes Josep Benedito i Santi Orteu, Solucions arquitectòniques per al disseny d'arxius, tractà de les propostes arquitectòniques en el llarg i complicat procés de disseny i construcció de l'arxiu. En aquest procés intervenen el promotor, el gestor d'inversions i l'arxiver, i s'han de prendre en consideració les particularitats i necessitats de l'edifici d'acord amb la doble funció futura: recollir, instal·lar i conservar la documentació generada per l'activitat d'un organisme públic o privat, i promoure i facilitar la consulta, estudi i difusió d'aquesta documentació. Entre les activitats que comporta aquesta doble funció, la conservació és la que influeix més decisivament en l'arquitectura ja que entre el 60 i 70% de l'edifici s'ha de destinar a acollir els documents. Un altre element d'especial importància són les condicions de l'entorn, donat que el lloc triat per a l'emplaçament és una de les forces que modelen l'objecte arquitectònic i està sotmès a la normativa urbanística que pot afectar l'edifici.
Els ponents explicaren els condicionants amb els quals treballaren en el disseny de l'Arxiu Nacional de Catalunya i de l'Arxiu Històric Provincial de Lleida i les solucions que adoptaren per aconseguir, en tots dos casos, que els edificis poguessin acollir de forma segura els documents i de forma confortable els usuaris i el personal que hi treballa. Les dues actuacions arquitectòniques foren diferents, principalment a causa de les dimensions i de l'emplaçament, però tingueren molts punts en comú i en el disseny de l'arxiu lleidatà pogueren aprofitar l'experiència adquirida en l'Arxiu Nacional de Catalunya.
A la tarda la Taula rodona, moderada per Montserrat Besses, i de la qual formaven part l'arquitecte Lluís Domènech i els arxivers Joan Comasòlives representant dels arxivers catalans al Comitè d'Instal·lacions i Equipaments del Consell Internacional d'Arxius i Lluís Cermeno cap de la Secció d'Inspecció i Planificació del Servei d'Arxius del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, plantejà la pregunta Arquitectes i arxivers, qui té l'última paraula? Pregunta que quedà sense resposta concreta, en part, potser, perquè sovint ni arxivers ni arquitectes no poden decidir, sinó que les decisions les prenen els responsables polítics o estan condicionades per les possibilitats de finançament.
El segon dia, Carme Bello, professora de Conservació de l'Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents de la Universitat Autònoma de Barcelona, presentà la ponència Preservar per a conservar, acompanyada d'una selecció d'imatges interessants i adequades, i d'una música que en dificultà una mica el seguiment. De manera molt breu, al·ludí a la preocupació històrica per conservar, a la situació greu en què actualment es troben la majoria dels arxius de Catalunya i a la decepció que ha produït la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents de Catalunya, pel fet de no encarar adequadament aquesta situació. Féu una enumeració dels factors de degradació dels documents, de les recomanacions per a establir una bona política de preservació en els dipòsits, dels controls de seguretat, del mobiliari, de les possibilitats de reproduir els documents, dels criteris a seguir en les intervencions restauradores i dels requisits que ha de tenir una bona restauració.
Kevin Ashley, cap del Departament d'Arxius Digitals del Centre d'Informàtica de la Universitat de Londres, presentà la segona ponència del matí sota el títol Conservació dels arxius digitals: ja hi hem arribat, en la qual posà èmfasi en la necessitat d'actuar per tal de preservar els documents digitals, els quals, contràriament als documents tradicionals, presenten exigències urgents que s'han d'atendre de forma immediata si es vol aconseguir-ne la preservació per al futur.
La tarda estigué dedicada a presentar quatre experiències ben diferents: Conservar sin atesorar: la política de preservación en el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia, de Arabella Barroso Arahuetes, directora del l'Arxiu Històric Eclesiàstic de Biscaia i del Servei Diocesà d'Arxius; la campanya "Barcelona fem memòria": una aposta per la implicació ciutadana als arxius, de Núria Bosom Palau, cap de l'Arxiu Municipal del Districte de Sant Martí i coordinadora del Grup de Treball Acció i Dinamització Cultural de l'Arxiu Municipal de Barcelona; Control de plagues, de Ricard Galofré Lucas i Maite Galofré Lucas, de l'empresa Gestior Químics; i, finalment, Documents o flors: el projecte de cambra climatitzada per a la conservació d'imatges a l'Arxiu Històric de Mataró, de Marçal Casanovas i Vives.
De les quatre experiències, la primera fou particularment interessant perquè explicà una actuació global aplicada a un arxiu eclesiàstic encaminada a protegir la documentació d'una diòcesi sencera i es pot prendre com a model per a altres. La diòcesi de Bilbao es creà el 1950 i la seva principal documentació és la generada per les parròquies. La documentació monàstica és escassa a causa dels pocs monestirs amb què compta la diòcesi. Durant la dècada de 1970 es féu un estudi sobre la situació dels arxius parroquials, com a resultat del qual es veié la conveniència de crear un arxiu per acollir la documentació i mantenir-la en bones condicions de conservació i seguretat. L'Arxiu Històric Eclesiàstic de Biscaia (AHEB) fou la solució per a la documentació anterior a 1900 però no per a la documentació en fase intermèdia, generada per les parròquies i per altres organismes diocesans, com ara les delegacions de la Cúria. El 1990 es detectà el perill imminent de pèrdua d'aquests documents i el 1993 es proposà la creació d'un organisme autònom per a implantar un sistema de gestió integral d'arxius d'àmbit diocesà en el qual s'inclogués l'AHEB i elaborar una norma sobre producció, tractament global dels documents i protecció d'aquests. El 1997 es creà finalment el Servei Diocesà d'Arxius, del qual l'AHEB és la peça principal, i té la funció d'allotjar tots els documents diocesans de conservació permanent. L'avantatge de la implantació del Servei Diocesà d'Arxius és que permet aprofitar al màxim els recursos destinats a conservació, perquè s'unifiquen els criteris i es concentren les despeses i els esforços en només una gran instal·lació.
L'AHEB, ubicat a l'antic Seminari de Derio, té una extensió de 2400 metres quadrats i està preparat tant per a preservar adequadament els documents com per a acollir els investigadors. Per tal d'evitar la deterioració a causa de l'ús i la pèrdua de la informació en cas de desastre, l'AHEB aviat inicià una política de microfilmació i el 2000 se signà un acord amb el Govern Basc per digitalitzar els arxius diocesans de Bilbao, Sant Sebastià i Vitòria, per tal de facilitar la consulta dels registres sagramentals, de lluny la documentació eclesiàstica més consultada. La microfilmació i digitalització suposen reptes diferents ja que els suports d'aquestes còpies necessiten condicions i tractaments diferents als necessitats pels suports tradicionals. L'experiència llarga de l'AHEB i la del Servei Diocesà d'Arxius, més breu, poden ésser d'interès i ajut per a altres diòcesis que s'hagin plantejat també el tractament integral dels seus fons.
Al tercer i últim dia es representà l'obra entretinguda, instructiva i real Quin desastre d'arxiu pel Grup La Troca i es presentà la ponència Las 48 primeras horas después del desastre per Arsenio Sánchez Hernampérez, restaurador de la Biblioteca Nacional de Madrid. Finalment Lourdes Ferrer i Gemma Goicoechea, restauradores-conservadores de document gràfic, i Josep Maria Masachs, director de l'Arxiu Històric Comarcal de Vilafranca del Penedès, presentaren un decàleg de conclusions a l'obra Quin desastre d'arxiu, o les actuacions que s'han de seguir en cas d'esdevenir-se alguna de les situacions reflectides a l'obra teatral i que eren: un incendi, una inundació causada per una mala manipulació de les instal·lacions, un atac d'insectes i microorganismes i una actuació vandàlica d'un usuari sense escrúpols.
3 Conclusió
A l'acte de cloenda es presentaren oralment les conclusions, que com les ponències es publicaran a Lligall. Aquí se'n poden avançar algunes: cal impulsar al màxim el desplegament de la Llei 10/2001 d'arxius i documents; establir un diàleg entre arquitectes, arxivers i conservadors quan es planifiquen edificis per tal que en resultin uns edificis que acompleixin l'objectiu de preservar els documents; fer constar que l'element principal de destrucció dels documents són els humans i que la societat civil presta poc interès als documents i a la cultura en general; i lamentar les destruccions de documents que s'han esdevingut durant la guerra d'Iraq, tan recent, i d'altres conflictes militars esdevinguts en els últims anys.
4 Activitats lúdiques
Paral·lelament a les sessions científiques, hi hagué un programa d'activitats lúdiques —visita guiada a la ciutadella de Roses, concert de jazz i sopar de gala i ball, i una Fira Comercial en la qual presentaren els seus productes un nombre reduït d'empreses especialitzades.
Aprofitant el marc de les IX Jornades se celebrà l'Assemblea General Ordinària de l'Associació d'Arxivers de Catalunya, en la qual s'aprovà la decisió de desfer-se de la seva biblioteca i cedir-la a la Fundació Universitat Autònoma de Barcelona.