BID: textos universitaris de Biblioteconomia i Documentació

Número 11, desembre 2003


Informe de la Jornada sobre l’Administració Digital i la Gestió de Documents (Barcelona, 19 de juny de 2003)


Maria Elvira i Silleras, Jordi Andreu i Daufí

Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona


1  Presentació

El passat 19 de juny va tenir lloc a la Facultat de Biblioteconomia i Documentació de la Universitat de Barcelona la Jornada sobre l’Administració Digital i la Gestió de Documents. Va organitzar l’acte el Departament de Biblioteconomia i Documentació amb el suport de la Divisió de Ciències de l’Educació de la mateixa Universitat.

L’objectiu de la Jornada era aplegar representants de l’Administració, arxivers, informàtics i experts en la gestió de la documentació administrativa per tal de presentar i discutir conjuntament les implicacions que pot tenir l’administració digital en l’organització i la conservació dels documents administratius.


2  Estructura i contingut de la Jornada

El programa de la Jornada es va estructurar en dues ponències i en dues taules rodones. La presentació de l’acte va anar a càrrec d’Antoni Sans, vicerector de Sistemes Informàtics de la Universitat de Barcelona, i d’Ernest Abadal, director del Departament de Biblioteconomia i Documentació. La Jornada es va presentar com una activitat acadèmica necessària per conèixer, d’una banda, l’aplicació d’Internet i altres tecnologies a l’activitat de les administracions públiques i la repercussió en els documents i, de l’altra, l’opinió de professionals de la informàtica i de l’arxivística sobre la gestió i l’organització dels documents administratius.

En la sessió del matí va tenir lloc la primera ponència, L’administració digital: situació actual i tendències de futur, presentada per Lluís Olivella, director de l’Institut Municipal d’Informàtica de l’Ajuntament de Barcelona. Es va tractar del grau d’implantació de l’administració digital a l’Ajuntament de Barcelona i dels canvis que ha comportat en els processos administratius, en els serveis als ciutadans i en els documents. Lluís Olivella també va explicar les previsions de futur i les experiències d’altres administracions municipals comparables a les de la corporació barcelonina.

A redós de la primera ponència es va desenvolupar la primera taula rodona, Aspectes tècnics i jurídics del document administratiu digital. Jordi Andreu Daufí, professor de la Facultat, va moderar aquesta primera taula rodona, i hi van participar Nacho Alamillo, director jurídic de CATCert-Agència Catalana de Certificació; Ramon Miralles, cap de Tecnologies de l’Institut Municipal d’Informàtica de l’Ajuntament de Barcelona; Ramon Oró, responsable de Noves Tecnologies del Departament d’Economia i Finances de la Generalitat de Catalunya; i César de los Santos, del Servei d’Informàtica i Telecomunicacions de la Diputació de Barcelona i professor de la Facultat. El fil conductor van ser els possibles escenaris de futur que, des del punt de vista jurídic i tècnic, pot tenir l’administració digital en l’organització i la conservació dels documents administratius. N. Alamillo va avançar el fet que ja estem en disposició d’utilitzar la signatura electrònica de màxim valor jurídic basada en un certificat reconegut i produïda mitjançant un dispositiu segur de creació. Sembla que el que ara se’ns presenta com a nou repte és la integració de la signatura digital en l’expedient. R. Miralles va fer una reflexió crítica basada en la premissa que el document digital no existeix o, com va dir, no té personalitat pròpia, que no és altra cosa que una mala reproducció del document en suport paper. R. Oró va argumentar que, amb mesures de seguretat tècnica a les comunicacions i als sistemes telemàtics, es pot assolir un nivell raonable de confiança en la qualitat de la informació intercanviada. Finalment, C. de los Santos va parlar de les interferències entre els aspectes tècnics i els factors humans a l’hora d’implantar el document administratiu digital i també va explicar la preeminència del document electrònic davant del document en suport paper ja que aquest darrer esdevé un subproducte del digital.

En la sessió de la tarda es va desenvolupar la segona ponència, La gestió de la documentació administrativa en el context digital, que va anar a càrrec de Jordi Serra, responsable de Gestió Documental i Arxiu Central del Departament d’Universitats, Recerca i Societat de la Informació i professor de la Facultat. Aquest cop la ponència va abordar les implicacions tècniques i professionals amb les quals s’han d’enfrontar els professionals de la Documentació a l’hora de gestionar els nous i els vells suports i documents.

Pel que fa a la segona taula rodona, Com afronten els arxius el pas a l’administració digital, moderada per Maria Elvira, professora de la Facultat, els participants van parlar de l’actitud —majoritàriament poc emprenedora i activa— de les administracions en general i de situacions concretes en algunes administracions: els casos de l’Ajuntament de Girona, la Generalitat de Catalunya i determinats organismes de la Unió Europea. Els participants en aquesta segona taula rodona van ser: Lluís-Esteve Casellas, del Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions de l’Ajuntament de Girona; Lluís Cermeno, secretari de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental, de la Generalitat de Catalunya; i Alice Keefer, professora de la Facultat.


3  Conclusions

Creiem que l’objectiu que es va proposar la Jornada sobre l’Administració Digital i la Gestió de Documents es va aconseguir a bastament. El nombre important d’inscrits (73) i l’expertesa dels ponents i membres de les taules rodones van esperonar les intervencions dels assistents, els quals es van mostrar en tot moment molt participatius. Certament la conjunció en un sol acte de representants de l’Administració, arxivers, informàtics i gestors de la documentació administrativa en general, va fer emergir comentaris i fins i tot bones intencions que participants i organitzadors no van desaprofitar. Ens referim a la constitució d’un grup de treball multidisciplinari per estudiar i per proposar solucions a la preservació de la informació i de la documentació pública digital, per tal d’integrar les diferents visions sectorials i trobar solucions comunes. La reunió constitutiva del grup va tenir lloc el dia 24 de juliol a la Facultat de Biblioteconomia i Documentació de la Universitat de Barcelona.