Resumen [Abstract] [Resum]
Se describe la utilización del escritorio virtual Netvibes en la Biblioteca Rector Gabriel Ferraté y la Biblioteca del Campus del Baix Llobregat de la Universitat Politècnica de Catalunya. El uso de los escritorios virtuales responde a las necesidades de estas dos bibliotecas, que comparten características comunes: múltiples puntos de atención a los usuarios, una gran superficie distribuida en plantas independientes, mucha rotación de personal y uso de múltiples aplicaciones para prestar servicios. La utilización de los escritorios virtuales se presenta como una posible solución a estas problemáticas, y abre a la vez un gran abanico de posibilidades para mejorar y simplificar los flujos de información de cualquier organización. Se puede afirmar que el uso del escritorio virtual mejora la prestación de los servicios compartiendo e integrando datos, incluso, ajenos.
1 Introducción
El objetivo de este artículo es dar a conocer las experiencias de la Biblioteca Rector Gabriel Ferraté y la Biblioteca del Campus del Baix Llobregat en el desarrollo de los escritorios virtuales. Es mucha la bibliografía disponible en Internet que trata sobre la temática de los escritorios virtuales y sus usos relativos al contexto de la web 2.0. En este artículo, sin embargo, se muestra el trabajo de estas dos bibliotecas en un ámbito diferente. La experiencia demuestra que los escritorios virtuales se pueden integrar como elemento de gestión visto, básicamente, la facilidad de uso y las posibilidades de personalización. Respecto a los usuarios, el uso de esta herramienta implica una mayor capacidad de respuesta del personal de las bibliotecas.
1.1 Escritorios virtuales
Los escritorios virtuales son servicios web que permiten agrupar informaciones de interés y aplicaciones de manera altamente personalizable. Estas informaciones pueden ser agregadas desde directorios de aplicaciones, diseñadas por terceros o producidas a medida con un coste relativamente bajo. Los escritorios virtuales forman parte de las aplicaciones de la web 2.0. Los servicios más populares en este ámbito, son Netvibes <http://www.netvibes.com>,iGoogle <http://www.google.es/ig> y Pageflakes. <http://www.Pageflakes.com>.
Un escritorio virtual puede tener dos usos en el contexto de una biblioteca. Por un lado, puede alojar las aplicaciones y informaciones habituales de una página web (horarios, novedades, informaciones generales de colecciones y servicios, etc.). Por su uso como página web, en el ámbito bibliotecario español, podemos destacar la Biblioteca de Muskiz <http://www.netvibes.com/muskizkoliburutegia#Liburutegia_%2F_La_Biblioteca> o la Biblioteca de Andorra (Teruel) <http://www.netvibes.com/biblioteca62#SERVICIOS>; en el ámbito internacional, la Vernon Free Library <http://www.netvibes.com/freelanthropy_vfl#My_Page>, la Médiathèque de la ESC Lille <http://www.netvibes.com/esc-lille_law#A_propos> y la biblioteca médica DIGI-CMB <http://www.netvibes.com/digicmb#Who_is_DIGICMB%3F>.
Por otro lado, los escritorios virtuales se pueden utilizar para la gestión interna, es decir, para que el personal de la biblioteca lo utilice como herramienta de trabajo. Este artículo desarrolla la experiencia de la Biblioteca Rector Gabriel Ferraté <http://bibliotecnica.upc.es/bib160> y la Biblioteca del Campus del Baix Llobregat <http://bibliotecnica.upc.es/bib181> (en adelante, BRGF y BCBL, respectivamente) de la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC) <http://www.upc.edu> relativa al diseño, al desarrollo y a la implementación de un escritorio virtual para la comunicación y gestión internas de procesos basado en Netvibes.
1.2 La necesidad
La BRGF y la BCBL son bibliotecas que comparten algunos rasgos básicos que han impulsado este proyecto:
- Movilidad del personal. La mayoría de bibliotecarios y técnicos compaginan la atención en diferentes mostradores con el trabajo interno. Esta alta movilidad comporta dificultades en cuanto a la gestión de las direcciones de interés que el personal utiliza para acceder a las diferentes aplicaciones necesarias.
- Múltiples aplicaciones. En los diferentes mostradores de las bibliotecas se ofrecen gran cantidad de servicios que están asociados a alguna aplicación. Este hecho implica que la persona que atiende el mostrador deba abrir múltiples aplicaciones cada vez o bien tener un navegador abierto con un montón de pestañas, cosa que hace aumentar el tiempo de respuesta y, además, puede producir confusiones al personal. Había que encontrar, pues, una herramienta que permitiera integrar múltiples aplicaciones en una sola pantalla.
- Reaprovechamiento de los datos. La implantación de herramientas que permitan una gestión más eficaz y autónoma de todos los servicios que se prestan ha sido siempre una prioridad importante. Las aplicaciones citadas anteriormente utilizan sus propios datos, y éstos sólo son consultables desde la propia aplicación. Esto dificulta el hecho de poder dar información a los usuarios sobre algún servicio. Con el desarrollo de los escritorios virtuales se ha conseguido explotar mucho más los datos generados por estas aplicaciones y facilitar al máximo que puedan acceder tanto el personal como los usuarios.
Después de un tiempo de reflexión y algunas pruebas se concluyó que la solución a estos problemas podía ser el uso de un escritorio virtual. Sobre todo, lo que acabó de convencer fue la facilidad a la hora de integrar contenidos y la pequeña curva de aprendizaje que requería la configuración, la implementación y la utilización.
2 El proyecto
2.1 La elección
Las plataformas de escritorios virtuales más populares son iGoogle, Pageflakes y Netvibes. La implementación de Netvibes se decidió porque, para el desarrollo de widgets nuevos, parecía la plataforma con el método más sencillo y porque ofrecía más facilidades de personalización del diseño del escritorio. Un widget es cada una de las aplicaciones que forman parte del escritorio virtual y que añade el mismo usuario según sus necesidades. Algunos de los widgets más conocidos son los relojes en pantalla, los blocs de notas, las calculadoras, los calendarios, las agendas, etc. Hay que destacar que, aunque todas las plataformas de escritorio virtual ofrecen widgets propios que sólo funcionan sobre su plataforma, en la actualidad ya hay definida una tendencia universal que permite que los widgets funcionen de igual manera en cualquier plataforma, con independencia de la plataforma para la cual se crearon inicialmente. Este hecho permite que los widgets se puedan utilizar en cualquiera de las otras dos plataformas citadas, o en cualquier otra.
2.2 Qué aplicaciones se utilizan en el escritorio virtual?
Direcciones de interés
Se trata de un widget que nos proporciona el mismo Netvibes y que sirve para gestionar enlaces. Este widget permite añadir enlaces a los cuales se puede asociar una palabra clave o más para posteriormente poderlos recuperar con más facilidad. Con este widget se gestiona la lista de recursos más utilizados por el personal de las bibliotecas, que puede acceder desde cualquier ubicación y muy rápidamente por medio de las palabras clave. Por ejemplo, tal como se puede ver en la figura 1, si se selecciona la palabra clave intranets, se despliega una lista con las URL de las diferentes intranets a las cuales se puede acceder. Además, este widget permite importar y exportar las direcciones de interés desde otros sistemas y hacia otros sistemas.
Fig. 1. Widget de las direcciones de interés de la BCBL
Disponibilidad de las salas de trabajo en grupo
Una segunda aplicación que se puso en marcha fue, tal como muestra la figura 2, la que permite consultar la disponibilidad de las salas de trabajo en grupo de las dos bibliotecas. Este widget muestra, de manera inmediata y clara, la disponibilidad de cualquiera de estas salas. Las salas de trabajo en grupo son uno de los servicios que los usuarios utilizan con más frecuencia y la disponibilidad es una de las consultas más frecuentes en los diferentes mostradores. Gracias a este widget, ahora, desde cualquier mostrador y con un simple vistazo, se puede informar a los usuarios del estado de cualquier sala.
Fig. 2. Widget que muestra la disponibilidad de las salas de trabajo en grupo de la BCBL
Como el widget se alimenta de la base de datos de la misma aplicación de reserva de salas, cualquier cambio de disponibilidad se refleja automáticamente, hecho que garantiza que la información mostrada siempre está actualizada.
Horarios
Una de les demandas principales, tanto del personal bibliotecario como de los usuarios, siempre ha sido una mayor facilidad a la hora de consultar los horarios de las bibliotecas. Actualmente, tal como están organizadas las webs de la BCBL y la BRGF, para conocer el horario de las diferentes bibliotecas de la UPC, hay que buscar la información en la página de cada biblioteca. Eso dificulta y ralentiza enormemente encontrar, por ejemplo, qué bibliotecas abren el fin de semana. Para solucionar este problema se creó un widget de Netvibes, tal como muestra la figura 3, que permite consultar de manera muy sencilla y rápida el horario de cualquier biblioteca de la UPC. Esta información es esencial, sobre todo, para el personal que atiende el mostrador de préstamo, ya que centraliza gran parte de estas consultas.
Fig. 3. Widgets de los horarios de la BCBL y la BRGF
Disponibilidad del aula de informática
Tanto la BCBL como la BRGF disponen de un aula de informática con ordenadores que pueden utilizar los usuarios. Hasta la creación de este widget, cuando un usuario preguntaba en el mostrador si había ordenadores libres, la respuesta era que tenía que comprobarlo el mismo. Ahora, mediante esta aplicación sencilla, tal como muestra la figura 4, es posible saber cuál es el estado de cada uno de los ordenadores de la sala, es decir, cuántos hay disponibles, cuántos ocupados y cuántos se encuentran fuera de servicio.
Fig. 4. Widgets que muestran la disponibilidad de los ordenadores de las aulas de informática de la BCBL y la BRGF
Préstamo de portátiles
Este fue uno de los primeros widgets que se implementó en nuestros escritorios virtuales. En todas las bibliotecas de la UPC se prestan portátiles a los usuarios para que puedan desarrollar las tareas académicas y docentes. Se trata de un servicio muy popular entre los estudiantes y de un uso intensivo. Generalmente, a pesar de disponer de un gran número de portátiles, en épocas de máxima ocupación suele ser habitual que todos estén prestados y, al mismo tiempo, recibir múltiples peticiones preguntando a qué hora habrá alguno libre. Hasta ahora, para poder informar a los usuarios de cuántos portátiles quedaban y de cuándo era el próximo retorno de un portátil prestado, el personal de cualquier mostrador tenía que llamar a préstamo. Gracias a este widget eso ya no es necesario, ya que todo el personal puede ver esta información directamente en la pantalla. De la misma manera que el widget anterior, para mostrar estos datos, el widget accede directamente a la base de datos con qué trabaja la aplicación de préstamo de portátiles, cosa que garantiza que la información mostrada siempre está actualizada. Una particularidad de este widget es que, cuando no hay ningún portátil disponible, aparece un botón que el personal utiliza para anotar las peticiones de préstamo de portátiles que no han podido ser servidas por el hecho de estar todos prestados.
Fig. 5. Widget para la consulta de la disponibilidad de ordenadores portátiles
Aula de formación
Se trata de un widget muy importante para la BCBL. Esta aplicación muestra las reservas para el día en curso del aula de formación de la Biblioteca. El aula de formación es un espacio en qué cualquier miembro de la UPC, PDI o PAS, puede hacer una actividad que no sea estrictamente docente. Por ejemplo, se llevan a cabo seminarios, conferencias, clases en que se hace uso de la pizarra digital, etc. Hasta que no se empezó a utilizar este widget había el problema que esta sala era un espacio que no gestionaba la Biblioteca y sólo era posible reservarlo desde una aplicación que los Servicios Técnicos ponían a disposición de los miembros del campus. Eso implicaba que el personal de la Biblioteca no conocía las actividades que se realizaban en este espacio y que la información, que en un momento dado podía necesitar un usuario respecto a esta aula, era prácticamente inaccesible. Por ejemplo, si un usuario se dirigía al mostrador comentando que tenía que hacer un seminario en esta aula, el personal de la Biblioteca no sabía indicarle si era así o no, a qué hora empezaba, quién era el profesor, etc., porque simplemente desconocía todos estos datos. Gracias a este widget se ha podido solucionar el problema, y muestra el motivo por el cual la sala está reservada, el intervalo horario de la actividad y la persona responsable de la reserva.
Fig. 6. Widget que muestra las reservas del aula de formación de la BCBL
Sala de reuniones
Con la sala de reuniones, la BCBL tenía el mismo problema que con el aula de formación, pero con pequeños matices. La sala de reuniones se encuentra dentro del área de trabajo interno de la Biblioteca y sólo la pueden reservar miembros del PAS y del PDI. A menudo, se pedía al personal de la Biblioteca información relativa a las reservas de esta sala. Igual que pasaba con el aula de formación, esta información se desconocía. El problema se agravaba por el hecho de ser una sala ubicada dentro del área de trabajo interno de la Biblioteca, de manera que el personal no autorizado podía pasearse por una zona de acceso restringido sin ningún control. Este widget ha permitido solucionar este problema.
Fig. 7. Widget que muestra las reservas de la sala de reuniones de la BCBL
Búsqueda en el catálogo
Este es un widget muy común en la mayoría de escritorios virtuales de otras bibliotecas. Como se puede observar en la figura 8, se trata de una aplicación muy sencilla que permite hacer una búsqueda en el catálogo de las bibliotecas de la UPC. El formulario de búsqueda permite especificar el campo de búsqueda (autor, materia, título, ISBN, ISSN, topográfico o palabra clave), el texto y la colección sobre la cual se quiere buscar. Se creó para agilizar ciertas consultas en el catálogo que, en un momento dado, se pueden hacer desde los diferentes mostradores. Se está trabajando en una nueva versión ampliada de este widget, que permitirá hacer búsquedas más complejas en el catálogo y que también permitirá hacer búsquedas en otras fuentes de información de las bibliotecas de la UPC, por ejemplo: Bibliotècnica, UPCommons (depósitos abiertos del conocimiento de la UPC) o Catálogo colectivo de las universidades de Cataluña (CCUC). También se está estudiando la posibilidad de hacer pública esta nueva versión ampliada.
Fig. 8. Widget para realizar búsquedas en el catálogo de la UPC
El dispensario de ficheros
El dispensario de ficheros es una de les últimas herramientas en las cuales se ha estado trabajando. Todas las bibliotecas de la UPC disponen de una intranet común donde se almacenan los documentos definitivos de las bibliotecas y de una unidad de trabajo en común para todo el personal, donde se ubican los documentos y proyectos en que todavía se está trabajando, etc. Esta segunda unidad tiene la limitación que sólo es accesible desde ordenadores de la UPC y, por tanto, imposibilita trabajar desde casa o desde cualquier otro lugar. Para solucionar este problema se creó el dispensario de ficheros. En la BCBL se decidió usar la plataforma comercial MyBOX. Una de las ventajas principales de este sistema es que se integra perfectamente en Netvibes y una vez completada la autentificación en Netvibes no hace falta volver a hacerlo en MyBOX. En el caso de la BRGF, se desarrolló un widget propio que implementaba el acceso remoto a la unidad común de la biblioteca, y se solucionaba así el problema principal de esta herramienta sin necesidad de crear otro espacio adicional.
Fig. 9. Widgets para acceder a espacios de trabajo en red
Delicious
Desde hace tiempo, la BRGF dispone de una cuenta en Delicious donde el personal de la unidad de servicios para la investigación puede gestionar y compartir los enlaces a bases de datos y otras fuentes de información relevantes para las tareas habituales. Dado que el Netvibes ya ofrecía un widget que permitía la integración y gestión de los enlaces de una cuenta en Delicious, se pensó que sería muy útil para los bibliotecarios de investigación tenerlo en el Netvibes de la Biblioteca. Así, no sólo se podría acceder más rápidamente a todos los enlaces acumulados, sino que se podría hacer la gestión de una manera mucho más ágil.
Fig. 10. Widget para Delicious
Pestaña para los temáticos
La BCBL ha creado una pestaña para los bibliotecarios temáticos de telecomunicaciones y de informática. En esta sección se pueden encontrar enlaces que normalmente se utilizan a la hora de indexar documentos relacionados con la materia. También se pueden encontrar widgets de noticias sobre las telecomunicaciones y las TIC en general, a escala internacional. Se está pensando aplicar más pestañas temáticas para el resto de bibliotecarios temáticos de la BCBL, los de agricultura, enseñanza y aprendizaje.
Fig. 11. Pestaña de los bibliotecarios temáticos
3 Conclusiones y líneas de trabajo futuras
En general, este proyecto responde con acierto a las problemáticas descritas. La evaluación del personal que ha utilizado la herramienta es, mayoritariamente, positiva y de hecho los dos escritorios virtuales están consolidados como herramientas de trabajo de uso cotidiano. Buena prueba de ello es que otras bibliotecas de la UPC han desarrollado escritorios virtuales personalizados. Tal como se puede ver en las figuras 12 y 13, la Biblioteca de la Escola Politècnica Superior de Vilanova i la Geltrú (EPSEVG), también de la UPC, ha desarrollado un escritorio virtual propio, que si bien comparte elementos con los dos escritorios anteriores, incorpora un elemento nuevo: la agenda.
Fig. 12. Escritorio virtual de la Biblioteca de la EPSEVG
Fig. 13. Vista del escritorio virtual de la agenda de la Biblioteca de la EPSEVG
Se ha iniciado una línea de trabajo que ofrece muchas posibilidades de mejora de la gestión y de los procesos, pero que todavía es necesario afinar para satisfacer las diferentes necesidades del conjunto del personal de las bibliotecas.
Habría que destacar como un hito el hecho de que se haya conseguido interactuar con bases de datos ajenas a la Biblioteca. La filosofía que se ha seguido es clara, siempre se ha apostado por la autogestión, en la expresión máxima, de reservas y de espacios, aunque eso represente tener que sacrificar la administración de las bases de datos, que son la herramienta principal del sistema.
Una de las otras posibilidades que hay que explorar es la publicación de determinados widgets en los directorios abiertos, para que los usuarios de la Biblioteca que utilizan habitualmente escritorios virtuales puedan hacer uso. Este sería el caso, por ejemplo, del buscador de los productos del Servicio de Bibliotecas y Documentación, del de los horarios, etc. En este universo público también se podrían integrar, por ejemplo, los últimos vídeos colgados en la Videoteca de la UPC o las últimas novedades de cada una de las bibliotecas.
Sinceramente, parece que las posibilidades que nos ofrece esta tecnología sólo dependen del grado de imaginación con qué se replantee la oferta de servicios y colecciones. En el futuro, los escritorios virtuales, con independencia de la tecnología en la cual se basen, pueden ser una pieza clave en el trabajo diario de muchas bibliotecas y centros de información. La flexibilidad, la configuración rápida y la facilidad de integración con otros sistemas, son los elementos que así nos lo hacen creer.
Para acabar, habría que incidir en alguno de los aspectos pendientes de resolución, como ahora:
- La necesidad de introducir diversas veces el nombre de usuario y la contraseña para permitir la carga de los widgets.
- La falta de personalización de los usuarios. Todos los usuarios de una misma biblioteca comparten los mismos widgets y el sistema de pestañas no resuelve del todo el problema. La sobreinformación. Diez pestañas en la BRGF, seis pestañas en la BCBL, más de cincuenta widgets diferentes en total.
A lo largo del año 2010 se prevé el desarrollo de widgets nuevos, la publicación en abierto de algunos de los ya existentes y la evaluación por un grupo de usuarios de esta herramienta, con el objetivo de optimizar el uso.
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Fecha recepción: 20/09/2009. Fecha aceptación: 15/10/2009.
