La gestió de les col·leccions de fons antic en les biblioteques universitàries espanyoles: anàlisi dels textos normatius

 

[Versión castellana]


José Luis Herrera Morillas

Professor de la Facultad de Ciencias de la Documentación y la Comunicación
Universidad de Extremadura

 

Resum

Objectiu: localitzar i estudiar els textos que regulen la gestió de les col·leccions del fons antic de les biblioteques universitàries espanyoles per descriure les característiques d'aquestes col·leccions des del punt de vista de la gestió.

Metodologia: es recopilen els documents, se n'analitza el contingut, es comparen els textos i, amb les dades obtingudes, es fa un estudi de conjunt que en sintetitza l'estat de la qüestió.

Resultats: s'han localitzat i analitzat 33 textos amb informació relacionada amb la gestió de les col·leccions universitàries de fons antic que han permès definir l'estat actual sobre la regulació de l'accés, la consulta, el procés tècnic, el dipòsit, la reproducció i el préstec per a exposicions de les col·leccions de llibres antics de les biblioteques universitàries espanyoles.

Abstract

Objective: to locate and study texts governing the management of the ancient collections housed in Spain's university libraries so as to trace the qualities that characterize these collections from a management perspective.

Methodology: documents were collected and their content analysed, a cross comparison was undertaken between some of the texts and with the resulting data an overall study was made to summarize the state of the art.

Results: a total of 33 texts with information related to the management of ancient university collections were identified and analysed which enabled us to determine the current status of the regulation of access, consultation, technical processing, deposit, reproduction and loaning for exhibitions of the collections of ancient books in Spain's university libraries.

1 Introducció

En aquest treball s'ha volgut estudiar la presència del llibre antic en la gestió de la col·lecció de les biblioteques universitàries espanyoles. Per fer-ho, s'han recopilat i analitzat els textos normatius que han elaborat les biblioteques i que recullen referències sobre aquesta qüestió.

Se sol entendre que la gestió de la col·lecció és:

"Todo lo relacionado con su planificación, formación, evaluación y mantenimiento. Abarca varias actividades como la determinación de los criterios de selección, evaluación de necesidades, proceso de adquisición, estudios del uso de la colección, evaluación, cooperación para compartir recursos, conservación y expurgo" (Gómez, 2002).

Tanmateix, en la bibliografia sobre aquest tema es reflecteix una sensació d'imprecisió.1 Per exemple, a vegades es fa servir l'expressió desenvolupament de la col·lecció com la fixació dels fonaments sobre els quals s'ha de formar la col·lecció (Gabriel, 1995), però en altres autors la gestió es refereix només als processos concrets de la preparació de la col·lecció, com ara la selecció, l'adquisició, l'organització, el pressupost, la col·locació, etc. Una tercera postura (la que considerem més encertada) és la dels autors segons els quals la diferència entre desenvolupament i gestió de la col·lecció és pràcticament nul·la (Gómez, 2002).

Respecte a la gestió del fons antic d'una biblioteca, tradicionalment els processos de selecció i adquisició s'han caracteritzat per ser inexistents, sobretot si es tenen en compte els treballs científics publicats sobre aquest tema. Pedraza (2003) ho justifica d'aquesta manera:

"El material antiguo [...] se suele considerar como la riqueza latente de la biblioteca, se preserva de cualquier peligro, se muestra a los visitantes importantes y se usa con el máximo cuidado posible, pero no es preciso enriquecerlo ni aumentarlo. La propia legislación vigente no entiende que sea objetivo prioritario del incremento del Patrimonio cuando dice en su preámbulo la Ley del Patrimonio Histórico Español: [...] como objetivo último, la Ley no busca sino el acceso a los bienes que constituyen nuestro Patrimonio Histórico [...]".

Aquest autor defensa que el concepte de selecció per als materials antics s'hauria de substituir per d'altres, com ara el de reconstrucció patrimonial, que defineix així:

"El conjunto de procedimientos de alta especialización técnica que conducen a la formación, el mantenimiento y el enriquecimiento de un fondo bibliográfico antiguo lo más representativo posible de los intereses de la biblioteca, etc. Se trata más bien de perseguir la recreación de una situación ideal conforme a las expectativas del usuario de la biblioteca en concreto o de la función que le ha sido asignada por la normativa."

En aquest context, l'adquisició es caracteritza per ser una adquisició retrospectiva. La preservació és l'activitat essencial de la gestió del fons antic, entesa com el conjunt d'operacions dirigides a mantenir les col·leccions documentals i els seus continguts en condicions òptimes per assegurar que es preserven, amb la finalitat última de facilitar-ne l'accés als usuaris. La part d'aquests treballs enfocada a prendre mesures preventives i de reparació de danys produïts es denomina conservació (Sánchez, 1999).

Aquest plantejament es reflecteix en una gran part dels textos normatius elaborats per les biblioteques universitàries espanyoles que s'analitzen en aquest treball, molt relacionats amb la preservació i la conservació, i també en les normatives fonamentals d'àmbit nacional del nostre país, com ara el Patrimonio bibliográfico histórico universitario normas y directrices para su tratamiento; l'annex de la segona edició augmentada de les Normas y directrices para bibliotecas universitarias y científicas, elaborades per la Red de Bibliotecas Universitarias Españolas (REBIUN) el 1999, amb indicacions precises sobre la instal·lació (dipòsit i mobiliari), el tractament (maneig i procés tècnic), la preservació i la restauració, i la utilització del fons històric (consulta a la sala, reproducció, edicions facsímils, etc.); les Normas de préstamo de obras de la biblioteca para exposiciones del Ministerio de Cultura (2002), en què es fixen qüestions com l'assegurança, el muntatge, l'embalatge, el transport, les autoritzacions, les mesures de conservació, la reproducció, el catàleg, la durada i la devolució de les exposicions, i les Pautas para la autorización de la reproducción y edición facsímil de las obras conservadas en bibliotecas públicas, del Ministerio de Cultura (2002), que reuneixen una sèrie de consideracions que la biblioteca dipositària ha d'exigir quan se li sol·liciti reproduir i editar els fons bibliogràfics.

D'entre tots els textos destaca l'annex de la REBIUN, inclòs com a novetat en la segona edició. Atesa la importància que té aquest document, en l'apartat de l'anàlisi de les dades es compara amb les normes elaborades per les biblioteques universitàries, ja que va sorgir amb la finalitat que "sirva de referencia en el trabajo de fondos con cien o más años de antigüedad con criterios uniformes" i ha estat fruit d'un "esfuerzo de cooperación y entendimiento" entre els diferents grups que han col·laborat a redactar-lo.

En el context internacional, els documents que poden estar més relacionats amb el tema d'estudi són els que normalitzen la política de preservació de biblioteques.2 Aquests textos solen ser guies d'ajuda per elaborar una política de preservació, i estableixen directrius relacionades amb aspectes com ara les mesures preventives i de seguretat, centrades sobretot en els dipòsits, el préstec i l'exposició. També acostumen a abastar l'esporgada i la reproducció.

No obstant això, són més freqüents els documents que se centren de manera monogràfica en aspectes concrets relacionats amb la preservació, com ara el dipòsit o l'exposició. Es tracta de documentació en què s'estableixen paràmetres ambientals, es fixen criteris per minimitzar l'efecte dels factors exògens, es donen indicacions sobre tècniques i procediments d'exposició, es recullen recomanacions per a l'emmagatzematge i en alguns casos es detallen totes les qüestions relacionades amb les exposicions temporals: l'elaboració de sol·licituds de préstec, l'admissió i el tractament de les peticions de préstec, la documentació, altres aspectes sobre els préstecs (com ara l'informe d'estat de les obres, l'informe de les instal·lacions, la durada màxima, les despeses, etc.), les reproduccions, els permisos i els agraïments. També cal esmentar les directrius que normalitzen les polítiques de preservació centrades en la digitalització.

Tot això duu a afirmar que en el cas del llibre antic la conservació és una tasca fonamental, ja que a més de preservar la informació —activitat primordial de qualsevol biblioteca—, en els llibres antics "no sólo la información, sino que el propio objeto al margen de esta información es testigo y registro de la evolución de las técnicas históricas de creación del libro y de su proceso bibliotecario" (Tacón, 2002). A més, les tasques que engloba la gestió de la col·lecció estan implicades en el procés de preservació i, "lo que es más importante, deben haber sido adoptadas teniendo en cuenta sus necesidades de conservación" (Sánchez, 1999).

 

2 Metodologia

Per dur a terme aquest treball ha calgut, en primer lloc, localitzar i recopilar els documents de les biblioteques universitàries espanyoles amb referències a la gestió de la col·lecció de fons antic. Es tracta de tres tipus de documents:

  • Plans o normes de gestió de la col·lecció.
  • Reglaments generals de la biblioteca.
  • Normes sobre l'ús, la consulta i la conservació del fons antic.

La majoria d'aquesta documentació està disponible als webs de les biblioteques. En els casos en què no es van localitzar els documents, es va contactar amb cada biblioteca per correu electrònic i es va preguntar si tenien algun arxiu d'aquest tipus. Van contestar 19 biblioteques, de les quals 4 van facilitar els documents, que no es troben al web perquè són d'ús intern. La resta van respondre que no tenien cap document o que estava en fase d'elaboració.
Les biblioteques universitàries s'han localitzat a través del directori Listado alfabético de universidades por comunidades autónomas. Aquesta llista enllaça amb 75 universitats espanyoles, tant públiques com privades.

Per facilitar i sistematitzar l'estudi de les normes sobre l'ús, la consulta i la conservació del fons antic, que són els documents amb més informació sobre la gestió del fons antic, s'ha seguit l'esquema d'anàlisi següent:

  • constitució del fons antic
  • accés
  • consulta
  • procés tècnic
  • dipòsit
  • reproducció
  • préstec per a exposicions.

El motiu de l'elecció d'aquest esquema respon, d'una banda, al fet que recull els continguts més característics de les normes esmentades, però també els del text de la REBIUN. De l'altra, coincideix amb els temes més freqüents en les institucions de caràcter patrimonial. Aquest esquema ha servit, alhora, per presentar els resultats de l'estudi de conjunt.

De les 75 universitats localitzades, només 33 tenen textos que contenen informació referent a la gestió del fons antic. Els textos són els següents:

  • 6 plans o normes de gestió de la col·lecció (no s'hi inclouen els que es limiten a indicar que el fons antic està fora de l'esporgada).
  • 8 reglaments generals de biblioteques universitàries.
  • 19 normes sobre l'ús, la consulta i la conservació del fons antic.

Aquests documents s'han analitzat exhaustivament per obtenir la informació interessant per a aquest treball.

 

3 Anàlisi de les dades

3.1 Els plans o les normes de gestió de la col·lecció

és freqüent que les biblioteques de les universitats espanyoles tinguin plans o normes relacionats amb la gestió de la col·lecció. N'hem localitzat 42, en què se sol indicar que el fons antic està fora de les tasques d'esporgada. També es fa referència als assumptes següents:

  • Els llibres antics o de valor cultural i bibliogràfic com a criteri per admetre les donacions. Així ho estableixen els textos de 5 biblioteques que regulen les donacions: universitats de Extremadura, de Granada, Internacional de Catalunya, de Jaén i de Navarra.

  • La descripció de les mesures i actuacions per preservar el fons antic: les condicions d'emmagatzematge, de protecció i de conservació (Pla de gestió i desenvolupament de la col·lecció de la Universitat Politècnica de Catalunya, en l'apartat de manteniment de la col·lecció).
 

3.2 Els reglaments generals de les biblioteques

En els reglaments generals de 8 biblioteques s'inclouen referències relatives a les col·leccions del fons antic. La majoria són mencions breus relacionades amb les funcions, les competències o els serveis de la biblioteca:

  • Universidad de Granada: l'article 7 indica que la Biblioteca del Hospital Real té com a funció específica coordinar la política de conservació i difondre el fons històric de la Universidad de Granada.

  • Universidad de Castilla-La Mancha: dedica la secció 3 a la conservació i l'article 20 estableix que la Universitat ha de vetllar per conservar el fons bibliogràfic, especialment el fons antic, proporcionant locals i mitjans que reuneixin les condicions ambientals necessàries.

  • Universidad de Las Palmas de Gran Canaria: l'article 9 estableix que una de les funcions de la Biblioteca General és custodiar els fons antics.

  • Universidad Pontificia Comillas: l'article 15 assenyala que el fons antic, per les seves característiques especials, depèn directament del director del Servicio.

  • Universidad de Cantabria: el títol V, "Servicios", de l'article 16, considera com un servei la conservació i la preservació de documents i col·leccions especials, originals o rares amb un valor històric especial o interessant per a l'investigador.

  • Universidad de Murcia: quan s'enumeren les funcions de la biblioteca (article 4) s'hi inclou "organizar, conservar y difundir el fondo bibliográfico antiguo". Dins dels serveis centrals de la biblioteca (article 8) també s'esmenta la secció de "Fondo Antiguo y Colecciones Especiales".

Les referències més extenses es troben en els reglaments que dediquen algun capítol al fons antic:

  • Universidad de La Laguna: el capítol VII, "Del acceso y consulta del patrimonio bibliográfico histórico de la Universidad", conté apartats sobre la constitució del patrimoni bibliogràfic, la consulta, la reproducció i el préstec per a exposicions. Aquest capítol està redactat d'una manera molt semblant a les normatives analitzades en el punt anterior i es basa en les Normas... de la REBIUN (1999). Per exemple, els dos textos coincideixen en el nom del capítol (tots dos empren l'expressió patrimonio bibliográfico histórico universitario), el tipus de documents que constitueixen el patrimoni bibliogràfic, el màxim d'obres que es poden consultar simultàniament (3 obres o 6 volums) o el termini mínim de 3 mesos d'antelació per sol·licitar obres per a exposicions.

  • Universidad Pública de Navarra: el títol X, "Patrimonio Bibliográfico", conté els articles del 34 al 38, que delimiten el concepte i la constitució del patrimoni bibliogràfic i presenten unes indicacions breus sobre les instal·lacions i el préstec per a exposicions.

Tant en els documents de gestió de la col·lecció com en la majoria dels reglaments generals de les biblioteques no apareixen prou elements que indiquin que s'ha tingut en compte la col·lecció de fons antic; per tant, es dedueix que la gestió del fons antic en queda fora.

 

3.3 Normes sobre l'ús, la consulta i la conservació del fons antic

Hi ha 14 textos que abasten l'ús, la consulta i la conservaciódel fons antic, 4 que només regulen el préstec per a exposicions i 1 de dedicat a la reproducciódigital.

Del primer grup, les normes més completes i extenses són les que han elaborat les biblioteques de les universitats de Córdoba, Complutense de Madrid, de Salamanca, de Sevilla i de Zaragoza, i que s'organitzen en capítols. Les normes més breus són les de la Universitat de Barcelona, la Pontificia de Salamanca i la de Valencia, que es redueixen a uns quants paràgrafs.

 

3.3.1 La constituciódel fons antic

Els documents de 8 biblioteques defineixen la constituciódel seu fons antic, i ho fan d'una manera enumerativa amb les tipologies que abasta:

  • Manuscrits (7 biblioteques: universitats de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada, de Navarra, de Salamanca, de Sevilla i de Zaragoza).

  • Còdexs i fragments (Universidad de Salamanca).

  • Publicacions anteriors al 1820 (Universidad Complutense de Madrid), al 1830 (Universidad de Salamanca), al 1835 (Universidad de Navarra), al 1850 (Universidad de Zaragoza), al 1900 (Universidad Pontificia de Salamanca) i al 1901 (universitats de Córdoba, de Granada i de Sevilla).

  • Fons de caràcter unitari i amb valor històric per a la universitat (5 biblioteques: universitats de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada, de Sevilla i de Zaragoza).

  • Fons de caràcter unitari i valor històric per a la universitat.

  • Exemplars de publicacions del segle xx amb característiques singulars, com ara autògrafs, anotacions dels autors i enquadernacions especials (4 biblioteques: universitats de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada i de Sevilla). La Universidad de Córdoba afegeix les publicacions del segle xix, i les de Navarra i Zaragoza no especifiquen el segle de les publicacions.

  • Dibuixos, gravats i mapes (6 biblioteques: universitats de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada, de Navarra, de Sevilla i de Zaragoza). Aquesta última també hi inclou les fotografies.

  • Qualsevol publicació que es consideri que s'ha protegir d'una manera especial per conservar-la (7 biblioteques: universitats de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada, de Navarra, de Salamanca, de Sevilla i de Zaragoza).

Si es compara aquesta classificacióamb les Normas de la REBIUN (1999), es detecta fàcilment que hi ha una relacióestreta entre els dos casos, excepte per alguns aspectes concrets, com ara que en el text de la REBIUN no s'indica cap data límit per als impresos (simplement es consideren "los manuscritos e impresos que, de acuerdo con la legislación vigente, formen parte del patrimonio histórico español") i que inclou un altre tipus de document en la constituciódel fons antic que s'ha de tenir en compte, "los originales de obras científicas y literarias".

Les diferències entre les dates per delimitar els llibres posteriors al segle xviii reflecteixen les divergències conceptuals que hi ha entre els experts a l'hora de determinar la data de tancament del que s'entén com a llibre antic. Reyes (2003) ho expressa així:

"Parece que un concepto como el de libro antiguo está claramente definido y que existe un consenso sobre su utilización, pero no es así, tanto por su límite inicial (manuscritos o impresos), como por el final (¿qué ocurre con el siglo XIX?)."

La International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) estableix la frontera entre llibre antic i modern l'any 1801, una data acceptada també per les grans institucions bibliogràfiques. és a dir, es considera que a partir de l'any 1800 inclòs els canvis produïts en la impremta donen lloc a una nova etapa. Però com que la transformacióde la impremta es va fer d'una manera progressiva durant els primers anys del segle xix, hi ha qui considera altres dates més tardanes que coincideixen més amb l'evolucióreal del llibre imprès i que varien en funcióde l'evolucióen cada territori, com en els textos analitzats en aquest treball.

Aquest assumpte el tracta molt clarament Martín (2004), que indica que els llibres impresos antics són els més primitius (els incunables i els postincunables), i els diferencia dels posteriors, que pertanyen al que l'autor denomina període de la impremta manual:

"Es decir desde 1521 a los primeros años del siglo XIX en que descubrimos, dentro de los talleres de imprenta una lenta evolución tecnológica, o dicho de otro modo, en que vamos encontrando a medida que transcurre el tiempo, una mejor organización del trabajo y un mejor aprovechamiento del instrumental, pero no un cambio real en las fórmulas de fabricación. El comienzo del denominado periodo de la imprenta mecánica, como puede el lector suponer, carece de una fecha de arranque coincidente en todos los lugares. Hay pues quien se inclina en cerrar el periodo de la imprenta manual y por tanto el final del uso apropiado de la denominación libro antiguo en 1800, una solución bibliográficamente cómoda; pero es mucho más frecuente la alusión a 1820 como fecha tope".

Per tot això, les normes deixen cada vegada més a criteri del catalogador la decisiód'aplicar una normativa o una altra respecte a la data que separa el llibre antic i el modern, en funcióde si el llibre està fet mecànicament o bé manualment. Així mateix, les "grandes instituciones bibliográficas" també es decanten per aquesta opció, com és el cas de la Library of Congress.

 

3.3.2 L'accés

L'accés al fons antic es regula en 6 textos (de les universitats Complutense de Madrid, de Huelva, de Salamanca, de Valladolid, de Valencia i de Zaragoza). Les biblioteques de les universitats Complutense, de Valladolid i de Valencia tenen normes específiques sobre aquest aspecte. Les normes de la Complutense responen al desenvolupament de l'article 42 del Reglamento para fondo antiguo y valioso i es limiten a establir qui pot accedir al fons antic. Les de Valladolid defineixen els usuaris que tenen el caràcter d'investigadors, com obtenir el carnet d'investigador, el règim especial per a determinats fons i les responsabilitats. Les normes de Valencia enumeren qui pot accedir a la consulta dels fons i els tràmits que s'han de fer.

En els altres textos l'accés està present de la manera següent:

  • Universidad de Huelva: les Normas para la sala de fondo antiguo contenen un apartat denominat "Normas de acceso" en què s'estableix que només es pot accedir a la sala acompanyat de personal de la biblioteca i després d'haver-se acreditat com a usuari. La clau per accedir al fons antic es troba al taulell del préstec i el personal és qui obre tant la sala com els prestatges.

  • Universidad de Salamanca: les Normas de acceso y consulta de fondos en la Biblioteca General Históricainclouen apartats sobre l'accés a la biblioteca, al fons històric i la resta del fons bibliogràfic. Es pot accedir a la biblioteca i als fons de manera lliure i gratuïta, sempre que es presentin les acreditacions corresponents.

  • Universidad de Zaragoza: el punt 3 de les Normas de uso del fondo antiguo defineix els usuaris de la col·lecció històrica: els membres del PDI i estudiants de la Universitat, i investigadors en general. Per a cada tipus s'assenyalen els requisits necessaris per accedir-hi.

Finalment, les Normas de la REBIUN (1999) no indiquen cap criteri sobre aquest tema.

 

3.3.3 La consulta

Els textos d'11 biblioteques contenen informaciósobre com consultar el fons antic: les de les universitats de Barcelona, de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada, de Huelva, de Navarra, Pontificia de Salamanca, de Salamanca, de Sevilla, de Valencia i de Zaragoza. Després de llegir-los, es poden fer dues distincions sobre la consulta:

  • Condicions o requisits per consultar documents.
  • Requisits de la sala de consulta.

En la taula 1 es recullen les condicions o els requisits per a la consulta més freqüents, segons es descriuen en els documents d'aquestes universitats.

Pel que fa als requisits de la sala de consulta, només els esmenten les biblioteques de les universitats de Córdoba, Complutense de Madrid i de Sevilla. Aquestes dues últimes són les que hi dediquen més extensió, i desenvolupen dues seccions: una sobre condicionament físic i una altra sobre seguretat.

Els 3 textos coincideixen en aquests continguts:

  • Indicacions sobre la llum general indirecta (entre 200 i 600 lx) i la temperatura (entre 17 i 22 ºC).
  • Recomanaciód'ús de taules de consulta individuals.
  • Obligacióde facilitar la visiódel personal de vigilància.

A més, a la Universidad Complutense de Madrid i la de Sevilla s'hi inclouen indicacions sobre els aspectes següents:

  • Insonorització.
  • Servei de reserva.
  • Catàlegs.
  • Instruments adequats per consultar el fons antic.

Les Normas de la REBIUN (1999) aborden el tema de la consulta dins del punt 5.1, "Consulta en sala", de l'apartat 5, "Utilización del fondo histórico". Els aspectes que s'hi estableixen són semblants als de les normes analitzades més amunt. és rellevant comentar que la REBIUN fixa que es poden consultar un màxim de 3 obres i 6 volums alhora, excepte si es tracta de peces de caràcter especial pel valor que tenen o per la grandària, i que està permès fer servir l'ordinador, sempre que ho hagi autoritzat la direccióde la biblioteca.

Si es compara el contingut de les normes analitzades amb els textos consultats d'altres països, s'observa que en l'àmbit internacional es dedica més atencióal tema de la seguretat. Per exemple, les Guidelines (Association, 2009) expliquen com reaccionar davant d'un robatori i estableixen i defineixen la figura de l'oficial de seguretat, que forma part del personal de la biblioteca.

 

3.3.4 El procés tècnic

Les indicacions sobre el procés tècnic del fons apareixen en els documents de 4 biblioteques (universitats de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada i de Sevilla). El text de Granada és el menys extens. Els altres són molt semblants, presenten instruccions precises dirigides al personal que maneja els fons, unes per al procés tècnic (sobre el registre, el teixellament, la foliaciói el segellament) i d'altres que cal tenir en compte en el dipòsit (l'ús de guants, l'extracciódels prestatges, etc.). També hi ha indicacions sobre la responsabilitat del bibliotecari.

Les Normas de la REBIUN (1999) dediquen el punt 3.1 al "Manejo" i el 3.2 al "Proceso técnico", dins de l'apartat general 3, "Tratamiento". Aquestes seccions del text aborden temes similars als de les 4 biblioteques esmentades i descriuen més detalladament les situacions en què s'han d'utilitzar els guants. També assenyalen que preferentment s'han d'elaborar catàlegs automatitzats utilitzant el format MARC adequat, i que s'ha de posar una atencióespecial als punts d'accés per lloc d'impressiói impressor, així com a les dades associades a l'exemplar, és a dir, que la catalogaciós'ha d'ajustar a la International Standard Bibliographic Description (ISBD).

 

3.3.5 El dipòsit

Les condicions del dipòsit apareixen en els textos de les biblioteques de les universitats de Córdoba, Complutense de Madrid i de Sevilla, que hi dediquen un capítol (vegeu la taula 2). Els textos de la Complutense i de Sevilla són pràcticament idèntics, tant en contingut com pel que fa a l'extensió. El de Córdoba és més aviat un resum dels dos anteriors.

En els textos es fa referència a les instal·lacions (localització, prestatgeries, caixes, etc.), a la conservació (il·luminació, temperatura, ventilació, humitat, neteja i higienització) i a la seguretat (prevenció de robatoris i d'incendis).

Les Normas… de la REBIUN (1999) tracten aquest tema en els punts 2.1, "Depósito", i 2.2, "Mobiliario", en l'apartat 2, "Instalación". Les indicacions coincideixen bàsicament amb els plantejaments de les 3 biblioteques anteriors, tot i que hi ha algunes diferències de matís. Així, la REBIUN indica que la temperatura ha d'oscil·lar entre els 15 i els 20 ºC, i el nivell d'humitat ha d'estar entre el 45 i el 65 %. Els valors dels textos analitzats són d'entre 14 i 20 ºC pel que fa a la temperatura i d'entre el 45 i el 50 % quant a la humitat. La REBIUN també aconsella que les prestatgeries es disposin en forma de pinta.

D'entre les normes internacionals que s'han consultat i en relació amb la il·luminació, són particularment interessants les Preservation Guidelines for Exhibiting Library and Archival Materials, de la University of Illinois at Urbana-Champaign, que aporten dades com ara la durada d'exposició d'articles sensibles a la llum (aproximadament de 12 setmanes amb 8 hores d'exposició al dia).

 

3.3.6 La reproducció

La reproducció del fons antic està normalitzada en 9 biblioteques: universitats de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada, de Huelva, Pública de Navarra, de Oviedo, de Salamanca, de Sevilla i de Zaragoza. En el cas de la Universidad de Oviedo, aquest tema es tracta en una normativa específica, la Reproducción digital de obras anteriores a 1900. En la resta, la reproducció s'aborda en capítols o apartats dins de les normatives sobre l'ús, la consulta i la conservació del fons antic. Les instruccions que recullen els textos, en un ordre de més presència a menys, apareixen en la taula 3.

Pel que fa a les Normas de la REBIUN (1999), aquest aspecte es tracta en els apartats 5.2, "Reproducción", i 5.3, "Edición facsímil". La reproducció presenta un plantejament més antiquat que el dels textos analitzats, ja que es dóna protagonisme al procediment del microfilm.

 

3.3.7 El préstec per a exposicions

El préstec per a exposicions està regulat dins de les normes sobre l'ús, la consulta i la conservació del fons antic en 3 biblioteques, que hi dediquen algun apartat. Es tracta de la Universidad de Córdoba (capítol VI, "Normativa de préstamo para exposiciones"), la Complutense de Madrid i la de Sevilla (capítol VII, "Normas de préstamo para exposiciones"). També es regula en normatives específiques que s'han redactat exclusivament per a aquesta qüestió, en particular en 4 biblioteques: universitats de Barcelona (Normativa de préstamo de obras para exposiciones), de Navarra (Normas de préstamo de obras de fondo antiguo para exposiciones), de Valencia (Normas de préstamo de obras de fondo antiguo para exposiciones) i de Valladolid (Normas para el préstamo de libros y documentos de fondo antiguo para exposiciones). Els textos de la Universidad Complutense de Madrid i de la de Sevilla són idèntics.

Tots els documents contenen els aspectes següents:

  • sol·licituds de préstec
  • condicions de les obres
  • autorització
  • pòlissa d'assegurances
  • reproducció preventiva de les obres
  • transport
  • condicions dels locals de l'exposició
  • inspecció i control de la biblioteca
  • préstec per a una sola exposició.

Alguns textos hi afegeixen els següents:

  • Preparació prèvia de materials especials: gravats, mapes, dibuixos, etc. (universitats Complutense de Madrid, de Sevilla i de Valencia).
  • Modificació de dades (universitats Complutense de Madrid, de Sevilla i de Valladolid).
  • Recerques bibliogràfiques sobre el tema de l'exposició (universitats Complutense i de Sevilla).
  • Lliurament i devolució (universitats de Barcelona, Pública de Navarra i de Valencia).
  • Signatura de les condicions del préstec dels responsables de l'exposició (universitats de Navarra i de Valencia).
  • Restauració prèvia de les obres (universitats de Barcelona i de Valladolid).
  • Muntatge de les obres (universitats de Barcelona i de Valladolid).
  • Acta de lliurament (universitats de Barcelona i de Valladolid).
  • Correu de les obres (Universidad de Valladolid).
  • Revocació de l'autorització (Universidad de Valladolid).
  • Devolució (Universidad de Valladolid).

En comparar aquestes normes amb les de l'IFLA (2004) o les del Ministerio de Cultura (2002) es conclou que totes responen a les directrius que aconsellen aquests dos documents.

El préstec per a exposicions es regula en el punt 5.4 de les Normas de la REBIUN (1999) amb uns plantejaments que coincideixen amb els dels textos de les universitats. En aquest mateix text apareixen algunes indicacions més precises, com ara el termini mínim de sol·licitud de les obres per a l'exposició, que ha de ser de 3 mesos abans de la inauguració (com també especifiquen les normes de les universitats de Valencia i de Valladolid; a la Universitat de Barcelona el termini mínim és de 4 mesos), o la valoració de totes les obres abans que surtin de la biblioteca, amb l'assessorament del Centro del Patrimonio Bibliográfico de la Biblioteca Nacional.

En l'àmbit internacional, les normes sobre les exposicions de fons de biblioteques també són freqüents. Aquests documents aporten certs continguts que no apareixen en els textos espanyols i que són molt útils. Alguns d'aquests aspectes fan referència a les vitrines expositores i als mètodes d'exposició (elaboració de suports per als llibres i documents), com és el cas de les instruccions que es recullen en la Guidance for exhibiting archive and library materials (National Preservation Office, 2000), en les Environmental conditions for the exhibition of library and archival materials (American, 2001) o en les Preservation Guidelines for Exhibiting Library and Archival Materials (University of Illinois at Urbana-Champaign). També hi apareixen indicacions detallades per elaborar informes de l'estat de les obres que es presten i de les instal·lacions del lloc de l'exposició, i per analitzar les peticions de préstec (International, 2004), així com consells sobre com elaborar rètols i etiquetes (Preservation Guidelines, University of Illinois at Urbana-Champaign).

Finalment, cal dir que és adequada la distinció que es fa en les Guidelines for Interlibrary and Exhibition Loan of Special Collection Materials (Association, 2012) entre les directrius per a les institucions que sol·liciten el préstec i les directrius per a les institucions que presten.

 

4 Conclusions

En els textos normatius, la gestió de les col·leccions de llibres antics de les biblioteques universitàries està representada de manera diferent de la gestió de les col·leccions de llibres moderns. Les indicacions sobre com tractar les col·leccions modernes s'aborden en els plans i les normatives sobre la gestió de la col·lecció, dels quals hem localitzat 42 documents. D'entre aquests, només 6 al·ludeixen als llibres antics, i ho fan d'una manera tangencial, sense tenir en compte la indicació reiterada que el fons antic està fora de l'esporgada.

Les característiques de les col·leccions antigues, normalment tancades o amb un creixement molt selectiu i diferenciat del dels llibres moderns, fa que estiguin fora d'alguns dels processos més destacats de la gestió de la col·lecció que s'han definit més amunt, com ara la selecció o l'adquisició. De tota manera, els textos normatius no reflecteixen la incorporació de fons antics que algunes universitats han pogut dur a terme recentment sense que formin part d'una política de col·lecció específica per al fons antic. El model espanyol, que tracta la gestió de la col·lecció del fons modern diferenciant-lo del fons antic, contrasta amb el model de desenvolupament de la col·lecció de l'àmbit nord-americà, que inclou de manera conjunta la compra i l'intercanvi de llibres moderns i antics.

En la gestió de la col·lecció dels llibres antics, les tasques de conservació i restauració adquireixen més protagonisme. Així es reflecteix en la línia estratègica 7, "Patrimonio Bibliográfico", del Plan Estratégico 20102013 de la Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid:

"El Patrimonio Bibliográfico de la BUC es uno de los valores estratégicos más relevantes de la Biblioteca y exige el cumplimiento de una responsabilidad social de salvaguarda que lo diferencia del resto de las colecciones, formadas no sólo para su conservación, sino también para servir de apoyo a la formación e investigación. Es por ello que la Misión de la línea de PB debe dirigirse, fundamentalmente, a la conservación y difusión de las ricas colecciones de la BUC".

El model de conservació i restauració que reflecteixen la majoria de les normes analitzades deixa veure clarament que el fons antic requereix un tractament diferent de la resta dels materials de la biblioteca, que es concreta en una preocupació per establir i aplicar mesures que n'afavoreixin la preservació, evitant tot el que pugui danyar els llibres i aconseguint que només s'hagi de restaurar quan el desperfecte sigui irreparable. Aquesta inquietud per la preservació es troba especialment en les actuacions relacionades amb la difusió i circulació, com ara les exposicions temporals o les reproduccions. Per aquesta raó, sembla que la gestió de la col·lecció del fons antic deriva en una gestió de la conservació.

és per aquest motiu que les biblioteques universitàries espanyoles han elaborat normes específiques per a les col·leccions de fons antic amb l'objectiu de gestionar aspectes de l'ús, la consulta, la conservació, la reproducció i l'exposició. Aquestes són, segons els textos analitzats, les tasques en què se centren les activitats de la gestió d'aquest tipus de col·leccions en les biblioteques universitàries espanyoles. D'entre totes, les que reben més atenció en els 33 textos recopilats són la consulta (12 biblioteques), la reproducció (10 biblioteques) i el préstec per a les exposicions (9 biblioteques). A més, les normes de les universitats de Córdoba, de Salamanca, de Sevilla i de Zaragoza destaquen per ser les més completes.

La prioritat que es dóna a normalitzar la consulta reflecteix que un objectiu fonamental de qualsevol biblioteca és garantir l'ús i el coneixement dels fons. En el cas de les col·leccions de fons antic, s'ha de dur a terme d'una manera especial, diferent del fons modern, ja que implica regular la consulta mitjançant unes indicacions precises que no en posin en perill la integritat ni la disponibilitat per a les generacions futures.

La reproducció, relacionada amb la consulta, ha estat des de sempre vinculada a les col·leccions de fons antic perquè se l'ha considerat com una sortida per harmonitzar els objectius contraposats de la preservació i l'accés. En moltes ocasions en què les demandes d'ús del fons antic s'han limitat per la prioritat a preservar-lo, les reproduccions han estat l'alternativa més eficaç. Depenent de la tecnologia del moment s'han intentat aconseguir còpies d'ús, reproduccions fidels dels originals. Aquesta demanda i pressió per aconseguir còpies que resolguin les necessitats d'accés explica que les biblioteques es preocupin per sistematitzar i regular les condicions de reproducció.

El protagonisme que té la regulació del préstec per a exposicions en les normatives de les biblioteques universitàries espanyoles que s'han analitzat coincideix amb el que es troba en els textos d'altres països. En el context de la nostra societat, on cada vegada es dóna més importància a la recuperació i al valor del patrimoni històric, les exposicions són una activitat en auge dins de la difusió de tots els béns culturals que són testimoni de la civilització humana. Per això, no és estrany que els llibres i documents antics (molts dels quals estan plens de components artístics atractius, com ara gravats, enquadernacions i il·lustracions) formin part dels continguts de les exposicions. Però aquest fet implica assegurar que les peces exposades tenen les garanties necessàries perquè no es malmetin ni deteriorin, uns riscos que es corren quan els llibres i documents surten dels llocs on es troben dipositats, amb les mesures de conservació adequades. "Por ello, es necesario indicar unas pautas básicas con las que manejar estas obras, para que no sufran daño alguno"(Martínez; Parra; Pereira, 2008).

Les dades obtingudes evidencien la diversitat que hi ha entre les biblioteques universitàries, malgrat l'existència de les Normas de la REBIUN que es van establir per harmonitzar el conjunt de la gestió del fons patrimonial a les universitats. De tota manera, sí que es percep una influència d'aquest text, si bé alguns aspectes s'han actualitzat i enriquit.

Les dades obtingudes en aquesta recerca es poden utilitzar com a orientació per a les biblioteques que encara no han elaborat una normativa d'aquest tipus o que vulguin millorar, ampliar o especificar més el document que ja tenen.

Els textos normatius de temàtica semblant d'altres països poden servir d'ajuda per enriquir els textos espanyols en revisions o edicions futures, amb aspectes que ara no recullen o que ho fan amb menys detall, com ara les indicacions sobre seguretat, dipòsits, catalogació, mobiliari i suports.

Les biblioteques universitàries espanyoles amb col·leccions de fons antic representen un conjunt extraordinari dins del patrimoni bibliogràfic espanyol i mereixen tots els esforços per fomentar-ne la conservació i difusió. Per aconseguir-ho és fonamental que les institucions dipositàries tinguin una política de gestió ben definida, que s'ha de plasmar en documents i normatives en la línia de les que s'han analitzat en aquest treball.

Com a propostes d'actuació i millora, sembla adequat actualitzar el text de la REBIUN (1999) al context actual, així com formar grups de treball, a través del Consejo de Cooperación Bibliotecaria, que estiguin integrats per membres d'institucions universitàries i altres institucions de caràcter patrimonial amb l'objectiu d'establir pautes o recomanacions generals que es puguin adoptar des de cada institució d'acord amb les seves polítiques.

 

5 Bibliografia

5.1 Referències bibliogràfiques

Aguado de Costa, A. (2011). Gestión de colecciones. Buenos Aires: Alfagrama.

American National Standard (ANSI) i National Information Standards Organization (NISO) (2001). Environmental conditions for the exhibition of library and archival materials (NISO Z39–199X) (draft standard). Bethesda, Maryland: The National Information Standards Organization.

Association of College and Research Libraries (ACRL) i Rare Books and Manuscripts Section (RBMS) (2012). Guidelines for Interlibrary and Exhibition Loan of Special Collections Materials <http://www.ala.org/acrl/standards/specialcollections>. [Consulta: 27/12/2012].

Association of College and Research Libraries (ACRL) i Rare Books and Manuscripts Section (RBMS) (2009). Guidelines Regarding Security and Theft in Special Collections <http://www.ala.org/acrl/standards/security_theft>. [Consulta: 27/12/2012].

Demas, S. (1998). "What Will Collection Development do?", Collection Management, vol. 22, 151–159.

Edelman, H. (1979). "Selection Methodology in Academic Libraries". Library Resources & Technical Services, vol. 23 (winter), 33–38.

Fuentes Romero, J. J. (2010). La colección de materiales en las bibliotecas. Madrid: Arco/Libros.

Gabriel, M. (1995). Collection Development and Collection Evaluation. Lanham: Md. & London, Scarecrow Press.

Gómez Hernández, J. A. (2002). Gestión de bibliotecas. Murcia: Universidad de Murcia.

Gorman, G. E.; Miller, R. H. (1997). Collection Management for the 21st Century: A Handbook for Librarians. Wesport, CT; Greenwood Press.

International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) i Rare Books and Manuscripts Section (2004). Guidelines for exhibition loans <http://archive.ifla.org/VII/s18/pubs/GuidelinesExhibitionLoans.pdf>. [Consulta: 27/12/2012].

Johnson, P. (2004). Fundamentals on Collection Development and Management. Chicago; American Library Association.

Martín Abad, J. (2004). Los libros impresos antiguos. Valladolid: Universidad de Valladolid, Secretariado de Publicaciones e Intercambio Editorial.

Martínez ávila, D.; Parra Valero, P.; Pereira Ajenjo, B. (2008). Difusión y conservación del libro antiguo: exposición de originales <http://e–archivo.uc3m.es/bitstream/10016/3047/1/Difusion %20y %20conservacion %20del %20libro %20antiguo %20exposicion %20de %20originales.pdf>. [Consulta: 02/01/2013].

National Preservation Office (NPO) (2000). Guidance for Exhibiting Archive and Library Material
<http://www.collectionslink.org.uk/media/com_form2content/documents/c1/a104/f6/000504.pdf?phpMyAdmin=OYNyINPdn3sQmoXugKH1gcCLSW0>. [Consulta: 27/12/2012].

Normas de préstamo de obras de la biblioteca para exposiciones (2002). Madrid: Ministerio de Cultura, Subdirección General de Información y Publicaciones.

Pautas para la autorización de la reproducción y edición facsímil de las obras conservadas en bibliotecas públicas (2002). Madrid: Ministerio de Cultura, Subdirección General de Información y Publicaciones.

Pedraza Gracia, M. J. (2003). Tratamiento del fondo antiguo. En: En: Pedraza Gracia, M. J.; Clemente San Román, Y.; Reyes Gómez, F. de los. El libro antiguo. Madrid: Síntesis, p. 278–352.

REBIUN (1999). Normas y directrices para bibliotecas universitarias y científicas. 2ª ed. aum. Madrid: Ministerio de Educación y Cultura, Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.

Reyes Gómez, F. de los (2003). "Introducción". En: Pedraza Gracia, M. J.; Clemente San Román, Y.; Reyes Gómez, F. de los. El libro antiguo. Madrid: Síntesis, p. 11–48.

Sánchez Hernampérez, A. (1999). Políticas de conservación en bibliotecas. Madrid: Arco/libros.

Solimine, G. (2010). La gestión de la colección. Buenos Aires: Alfagrama.

Spiller, D. (2000). Providing Materials for Library Users. London; Library Associtation.

Tacón Clavón, J. (2002). La conservación del libro antiguo. Documentos de trabajo U.C.M. Biblioteca Histórica; 04/02 <http://eprints.ucm.es/5694/1/2004–2.pdf>. [Consulta: 23/12/2012].

Universidad Complutense de Madrid (Biblioteca) (2010). Plan Estratégico 2010–2013 <http://www.ucm.es/BUCM/biblioteca/doc14784.pdf>. [Consulta: 02/01/2013].

University of Illinois at Urbana-Champaign. Preservation Guidelines for Exhibiting Library and Archival Materials
<http://www.library.illinois.edu/committee/exhibit/Preservation_long.pdf>. [Consulta: 23/12/2012].

Wood, R. J.; Hofmann, F. (1996). Library collection development policies: a reference and writers' handbook. Littleton (Co); Scarecrow Press.

 

5.2 Textos normatius de les biblioteques universitàries espanyoles

5.2.1 Normes sobre l'ús, la consulta i la conservació del fons antic

 

5.2.2 Reglaments de biblioteques

 

5.2.3 Plans i normes de gestió de la col·lecció

 

Annexos

Annex 1. Taules

Taula 1. Condicions o requisits per a la consulta

Condicions o requisits per a la consulta Biblioteques
Fer servir el llapis per a les notes. 11 biblioteques: universitats de Barcelona, de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada, de Huelva, de Navarra, Pontificia de Salamanca, de Salamanca, de Sevilla, de Valencia i de Zaragoza.
Limitar el màxim d'obres que es poden consultar a la vegada, que varien en funció de la biblioteca.
  • 1 obra o 4 volums: Universidad de Granada
  • 2 obres: universitats de Córdoba, de Salamanca (un màxim de 10 obres al dia), de Sevilla (2 obres o 4 volums), de Valencia i de Zaragoza.
  • 3 obres: universitats de Barcelona (o 6 volums), Complutense de Madrid (o 6 volums) i de Huelva.
  • 10 volums: Universidad de Navarra.
10 biblioteques: universitats de Barcelona, de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada, de Huelva, de Navarra, de Salamanca, de Sevilla, de Valencia i de Zaragoza.
S'ha d'omplir un imprès o formulari amb les dades personals i l'objecte i la matèria de la recerca. 8 biblioteques: universitats de Barcelona, de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada, de Navarra, de Salamanca, de Sevilla i de Zaragoza.
No es pot entrar amb objectes grans. 8 biblioteques: universitats de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada, de Huelva, de Navarra, de Salamanca, de Sevilla i de Zaragoza.
Es poden fer servir ordinadors: universitats de Huelva, de Navarra i de Valencia. Es poden fer servir ordinadors si se'n té una autorització: universitats de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada, de Sevilla i de Zaragoza. 8 biblioteques: universitats de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada, de Huelva, de Navarra, de Sevilla, de Valencia i de Zaragoza.
Cal omplir un paper o una sol·licitud per a cada obra. 7 biblioteques: universitats Complutense de Madrid, de Granada, de Huelva, Pontificia de Salamanca, de Sevilla, de Valencia i de Zaragoza
No es pot escriure, subratllar o fer cap tipus de marca en les pàgines dels llibres. 7 biblioteques: universitats de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada, de Salamanca, de Navarra, de Sevilla i de Zaragoza.
Cal identificar-se amb un document acreditatiu, com ara el DNI o el carnet universitari. 7 biblioteques: universitats de Barcelona, Complutense de Madrid, de Córdoba, de Granada, de Huelva, de Sevilla i de Navarra
No es permeten aparells reproductors. 6 biblioteques: universitats de Córdoba, Complutense de Madrid, de Granada, de Sevilla, de Valencia i de Zaragoza.
Es permet que entrin llibres propis, sempre que s'hagi autoritzat prèviament. 5 biblioteques: universitats de Córdoba, Complutense de Madrid, de Salamanca, de Sevilla i de Zaragoza.
No es poden col·locar llibres, papers ni cap altre objecte sobre els documents. 5 biblioteques: universitats Complutense de Madrid, de Granada, de Sevilla, de Valencia i de Zaragoza.
Es restringeix o denega consultar documents en mal estat o amb problemes de conservació. 4 biblioteques: universitats de Barcelona, de Sevilla, de Valencia i de Zaragoza.

Taula 1. Condicions o requisits per a la consulta

 

Taula 2. El dipòsit

Biblioteca Indicacions sobre els dipòsits
Universidad de Córdoba Capítol III. Del dipòsit del fons antic i històric
  • Només hi poden accedir les persones autoritzades.
  • No es pot instal·lar en una zona de desguassos ni en locals on puguin haver-hi filtracions del subsòl.
  • La il·luminació artificial ha de ser de llum freda, amb filtres ultraviolats i una intensitat màxima de 300 lx. Els punts de llum no poden estar massa a prop dels llibres.
  • La temperatura ha de ser constant (entre 14 i 20 ºC) i la humitat relativa també (entre el 45 i el 50 %). Hi ha d'haver un sistema de ventilació indirecta amb filtres i amb un sistema de control de la humitat.
  • Ha de reunir les condicions d'higiene necessàries. S'ha de netejar almenys dues vegades l'any, sense emprar líquids i usant els procediments que menys danyin els fons.
  • Ha de tenir un pany de seguretat i un sistema d'alarma.
  • Ha de tenir un sistema de prevenció d'incendis que utilitzi el procediment menys perjudicial per als fons: en cap cas es poden utilitzar difusors d'aigua.
  • Els departaments auxiliars que pugui haver-hi (restauració, enquadernació, fotografia, digitalització, etc.) s'han d'instal·lar a prop del dipòsit.
  • Les prestatgeries s'han d'ajustar a les característiques següents:
    • Han de ser metàl·liques.
    • La separació entre prestatges ha de ser suficient per no danyar la vora superior dels llibres.
    • La profunditat mínima ha de ser de 30 cm.
    • No poden estar adossades a la paret (s'ha de permetre que circuli l'aire i evitar que es condensi la humitat).
    • L'acabament ha d'estar dissenyat de manera que no danyi les enquadernacions. Cal disposar d'aguantallibres de fixació superior.
    • Els materials que requereixin més protecció (per la mida o el caràcter valuós) s'han de guardar en caixes tancades de material no àcid. Per als gravats, les làmines, els dibuixos, etc., s'han d'utilitzar arxivadors específics.
Universidad Complutense de Madrid Capítol 2. Condicions del dipòsit del fons antic

Secció primera. Instal·lacions
  • El dipòsit ha de tenir un accés directe a la zona de lectura i estar a prop d'altres departaments auxiliars (restauració, fotografia, zona d'exposicions, etc.).
  • Només hi poden accedir les persones autoritzades.
  • No es pot instal·lar en una zona de desguassos ni en locals on puguin haver-hi filtracions del subsòl.
  • Les prestatgeries han de ser de metall.
  • La separació entre els prestatges ha de ser suficient per no danyar la vora superior dels llibres.
  • L'acabament dels prestatges ha d'estar dissenyat de manera que no danyi les enquadernacions. Cal disposar d'aguantallibres de fixació superior.
  • El fons dels prestatges ha de tenir una profunditat mínima de 30 centímetres perquè no sobresurtin els llibres més grans.
  • Els fulletons, els materials especials, les enquadernacions valuoses, etc. s'han de guardar en caixes tancades de material no àcid.
  • Els gravats, les làmines, els dibuixos, etc. s'han de guardar en arxivadors específics per a aquest tipus de material.
Secció segona. Conservació
  • La il·luminació artificial ha de ser de llum freda, amb filtres ultraviolats i una intensitat màxima de 300 lx. Els punts de llum no han d'estar massa a prop dels llibres.
  • La temperatura ha de ser constant, entre 14 i 20 ºC.
  • La humitat ha de ser constant, entre el 45 i el 50 %.
  • El dipòsit ha de tenir un sistema de ventilació indirecta adequat, proveït de filtres, per controlar la humitat i evitar que es formin microclimes.
  • Els armaris tancats o les cambres blindades han de tenir un sistema de ventilació.
  • Les prestatgeries no han d'estar adossades a la paret (s'ha de permetre que l'aire circuli i evitar que es condensi la humitat).
  • Ha de reunir les condicions necessàries d'higienització. S'ha de netejar almenys dues vegades l'any, sense emprar líquids i usant els procediments que menys danyin els fons.
Secció tercera. Seguretat
  • Per prevenir robatoris s'han de combinar dos sistemes: accessos blindats i amb panys de seguretat, i un sistema d'alarma.
  • El sistema de prevenció d'incendis ha de ser el procediment menys perjudicial per als fons, i en cap cas es poden utilitzar difusors d'aigua.
  • El dipòsit ha de tenir un sistema de control de la humitat.
Universidad de Sevilla Capítol II. El dipòsit del fons antic

Secció 1a. Instal·lacions
  • Només les persones autoritzades poden accedir al dipòsit de fons antic.
  • No es pot instal·lar en una zona de desguassos, per evitar inundacions, ni en locals on puguin haver-hi filtracions del subsòl.
  • Els departaments auxiliars que pugui haver-hi, com ara el de restauració, enquadernació, fotografia o digitalització, s'han d'instal·lar a prop del dipòsit.
  • Les prestatgeries s'han d'ajustar a unes característiques determinades:
    • Han de ser metàl·liques.
    • La separació entre els prestatges ha de ser suficient per no danyar la vora superior dels llibres.
    • L'acabament ha d'estar dissenyat de manera que no danyi les enquadernacions. Cal disposar d'aguantallibres de fixació superior.
    • La profunditat mínima ha de ser de 30 cm.
  • Els fulletons, els materials especials, les enquadernacions valuoses, etc. s'han de guardar en caixes tancades de material no àcid.
  • Els gravats, les làmines, els dibuixos, etc. s'han de guardar en arxivadors específics per a aquest tipus de material.
Secció 2a. Conservació
  • Ha de tenir il·luminació artificial de llum freda, amb filtres ultraviolats i una intensitat màxima de 300 lx. Els punts de llum no han d'estar massa a prop dels llibres.
  • La temperatura ha de ser constant (entre 14 i 20 ºC) i la humitat relativa també (entre el 45 i el 50 %).
  • Ha de tenir un sistema de ventilació indirecta adequat, proveït de filtres, per controlar la humitat i evitar que es formin microclimes.
  • Hi ha d'haver un sistema de control de la humitat.
  • Els armaris tancats o les cambres blindades han de tenir un sistema de ventilació.
  • Les prestatgeries no han d'estar adossades a la paret per permetre que l'aire hi circuli i evitar que s'hi condensi la humitat.
  • Ha de reunir les condicions necessàries d'higienització. S'ha de netejar almenys dues vegades l'any, sense emprar líquids i usant els procediments que menys danyin els fons.
Secció 3a. Seguretat
  • Per prevenir robatoris s'han de combinar dos sistemes: accessos blindats i amb panys de seguretat, i un sistema d'alarma.
  • El sistema de prevenció d'incendis ha de ser el procediment menys perjudicial per als fons, i en cap cas es poden utilitzar difusors d'aigua.

Taula 2. El dipòsit

 

Taula 3. Instruccions per reproduir documents

Instruccions per reproduir documents Biblioteques
La petició de reproducció de fons ha d'incloure l'autorització del bibliotecari responsable. 6 biblioteques: universitats de Córdoba, Complutense de Madrid (amb el vistiplau del rector), de Huelva, de Navarra, de Sevilla i de Zaragoza.
El material fotogràfic que proporcioni la biblioteca no es pot publicar sense autorització. Si es reprodueix un text, mitjançant qualsevol procediment, cal citar-ne la procedència i entregar un exemplar de la publicació (a la Universidad de Salamanca només es diu que les còpies es poden fer servir exclusivament amb finalitats de recerca, i que cal autoritzar-ne qualsevol ús públic). 6 biblioteques: universitats de Córdoba, de Granada, de Navarra, de Salamanca, de Sevilla i de Zaragoza.
Els manuscrits incunables i impresos del segle XVI no es poden fotocopiar directament. Per a la resta de fons, es permet fer un màxim de 5 fotocòpies de parts separades (portades, preliminars, índexs, etc.) si les condicions de l'obra ho permeten. 4 biblioteques: universitats de Córdoba, de Navarra, de Sevilla i de Zaragoza.
S'han d'evitar els procediments que comportin manipulació mecànica i que tinguin efectes negatius (llum intensa, calor, etc.). 3 biblioteques: universitats de Córdoba, de Granada i de Sevilla.
El procés només es confia a editorials que ofereixin garanties de seguretat, exigències. 3 biblioteques: universitats de Córdoba, Complutense de Madrid i de Sevilla.
La reproducció ha de ser íntegra, fidel a l'aspecte físic de l'obra original. 2 biblioteques: universitats Complutense de Madrid i de Sevilla.
L'autorització per a la reproducció només és vàlida per a una sola edició. 2 biblioteques: universitats Complutense de Madrid i de Sevilla.
Les peces úniques s'han de reproduir en locals propis de la institució. 2 biblioteques: universitats Complutense de Madrid i de Sevilla.
Si la peça que es vol reproduir ho requereix, a l'edició cal afegir-hi un comentari científic, que en el cas dels manuscrits ha de contenir una descripció codicològica detallada. La universitat ha de donar el vistiplau a l'elecció del comentarista. 2 biblioteques: universitats Complutense de Madrid i de Sevilla.
Cal omplir un formulari o un full de sol·licitud. 2 biblioteques: universitats de Salamanca i de Zaragoza.

Taula 3. Instruccions per reproduir documents

 

Annex 2. Selecció de documents d'àmbit internacional

  • Principles of Conservation and Restoration in Libraries: publicats per l'IFLA (1979), en el seu moment es consideraven les directrius més completes sobre com conservar les col·leccions de les biblioteques. Aquest text es va revisar i corregir el 1985.

  • Guidelines on Preservation and Conservation Policies in the Archives and Libraries Heritage: elaborades per Patrice Chapman (1990) i editades per la UNESCO dins del programa d'informació general UNISIST. Es conceben com una guia per establir pas a pas una política de preservació. Abasta aspectes com ara mesures preventives, dipòsits, seguretat, protecció, substitució, conservació, expurgació, reproducció, exposició i préstec.

  • Preservation Planning Program Resource Guides, de l'Association of Research Libraries (1993). Engloba set guies elaborades per experts en la gestió de la preservació en biblioteques acadèmiques i pretén donar directrius perquè les biblioteques puguin guiar i mesurar la tasca de preservació. Les guies tracten sobre les opcions per reparar i substituir materials deteriorats, la conservació de la col·lecció, l'enquadernació, el programa de millora i manteniment de col·leccions, els plans d'emergència, l'educació i la conscienciació del personal i dels usuaris sobre preservació, i l'organització d'activitats de preservació.

  • Environmental Guidelines for the Storage of Paper Records, publicades per la National Information Standards Organization (1995). Estableixen paràmetres ambientals (temperatura, humitat, llum, partícules i gasos contaminants) que influeixen en la preservació dels documents en paper dels arxius i biblioteques.
     
  • Recommendations for Storage and Exhibition of Archival Documents,de la British Standards Institution (2000). Aquestes recomanacions se centren en els arxius, però també fan referència als materials de les biblioteques. Cal destacar les indicacions sobre el dipòsit i l'exposició. N'hi ha dues edicions anteriors, del 1977 i del 1986

  • Guidance For Exhibiting Archive And Library Materials, elaborada per la National Preservation Office (2000). Desenvolupa continguts sobre l'entorn (temperatura, humitat, il·luminació i gasos nocius), les vitrines per a l'exposició, els mètodes per a l'exposició, la seguretat, l'exposició fora de la institució, i les indicacions sobre el préstec per a exposicions.

  • Environmental Conditions for the Exhibition of Library and Archival Materials, de l'American National Standard i la National Information Standards Organization (2001). Fixen criteris per minimitzar l'efecte dels factors exògens sobre el deteriorament de materials d'arxius i biblioteques durant les exposicions. Recomanen paràmetres específics sobre l'exposició a la llum, la humitat relativa, la temperatura, els gasos i partícules contaminants, i indicacions sobre tècniques i procediments d'exposició, vitrines i components materials per a suports. Aquestes directrius es conceben com una guia per a bibliotecaris, arxivers, dissenyadors d'exposicions i altres persones implicades en la preparació d'exposicions sobre materials de biblioteques i arxius.

  • Guidelines For Exhibition Loans, de la Rare Books and Manuscripts Section de l'IFLA (2004). Recullen instruccions per a diverses tasques relacionades amb les exposicions, com ara l'elaboració de sol·licituds de préstec, l'admissió i el tractament de les peticions de préstec, la documentació i altres aspectes sobre els préstecs (l'informe d'estat de les obres, l'informe de les instal·lacions, la durada màxima i les despeses), les reproduccions i els permisos i agraïments.

  • Guidelines Regarding Security and Theft in Special Collections, editades per Association of College and Research Libraries i la Rare Books and Manuscripts Section (2009). Combinen i substitueixen les directrius Guidelines for the Security of Rare Books, Manuscripts, and Other Special Collections i Guidelines Regarding Thefts in Libraries i es divideixen en dues parts: la primera, sobre mesures de seguretat (l'oficial de seguretat de la biblioteca —LSO—, la política de seguretat, l'accés, el personal, els investigadors, les col·leccions, el manteniment de registres —descripció i catalogació—, les responsabilitats legals i processals, i el suport institucional i legislatiu), i la segona, sobre la reacció en cas de robatori (la formulació del pla d'acció, la resposta en cas de robatori i resposta subsegüent). Es completen amb dos apèndixs: Guidelines for Marking Books, Manuscripts, and Other Special Collections Materials, i Draft of Model Legislation: Theft and Mutilation of Library Materials.

  • Guide for the Storage and Exhibition of Archival Materials, publicada per la British Standards Institution (2012). Ofereix recomanacions per emmagatzemar i exposar documents d'arxius, incloent-hi també els materials de biblioteques. Es refereixen a l'emmagatzematge permanent i temporal, així com al material d'accés restringit o al que està exposat. Té en compte les característiques dels edificis nous, dels edificis que ja existeixen o dels que cal adaptar. El document tracta els temes de l'entorn de l'emmagatzematge, els locals per al dipòsit i la protecció i la prevenció contra incendis.

  • Library Exhibition Policy and Procedures, de la University of Canterbury (2012). és un text dedicat en general a les exposicions de l'àmbit de les biblioteques, i no es refereix específicament al fons antic.

  • Preservation Guidelines for Exhibiting Library and Archival Materials, de la University of Illinois at Urbana-Champaign. Desenvolupen apartats sobre el finançament i altres suports econòmics; la selecció del material; les directrius generals, i les directrius sobre recursos per a la il·luminació, la temperatura i la humitat relativa; les vitrines expositores; els suports per a materials en paper i materials d'altres tipus, i l'elaboració de rètols i etiquetes. Inclou apèndixs sobre l'exposició de materials sensibles a la llum i sobre materials d'ús comú en el muntatge d'exposicions.

  • Guidelines for Interlibrary and Exhibition Loan of Special Collections Materials, aprovades per l'Association of College and Research Libraries el gener de 2012. Combinen i substitueixen les Guidelines for the Interlibrary Loan of Rare and Unique Materials i les Guidelines for Borrowing and Lending Special Collections Materials for Exhibition. Tenen l'objectiu de facilitar el préstec interbibliotecari de materials de les col·leccions especials, com ara llibres antics, manuscrits, mapes, etc. S'estructuren en tres apartats: directrius generals, préstec interbibliotecari per a ús d'investigació i préstec per a exposicions. En aquesta última part separen les directrius per a les institucions que sol·liciten el préstec (petició de préstec, preparació de la carta de petició i acord de préstec, maneig dels materials prestats i devolució dels materials) de les directrius per a les institucions que presten (determinació de les condicions del préstec i preparació dels materials per al lliurament).

  • Guidelines For Digitization Projects for collections and holdings in the public domain, particularly those held by libraries and archives(2002). és el resultat de la col·laboració d'un grup d'experts de l'IFLA i l'International Council of Archives (ICA), convidats a col·laborar per la UNESCO. Són unes directrius per normalitzar les polítiques de preservació centrades en la digitalització.

  • Guidelines For The Preservation Of Digital Heritage, elaborades per la National Library of Australia (2003) i publicades per la UNESCO. Introdueixen directrius generals i tècniques per preservar i accedir permanentment al patrimoni digital mundial.

  • Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials: Creation of Raster Image Master Files, de la Library of Congress (2010). Reflecteixen les millors pràctiques compartides i seguides per les agències de la Federal Agencies Digitization Guidelines Initiative (FADGI). Aquest grup està implicat en un esforç cooperatiu per desenvolupar directrius de digitalització comunes per a materials amb imatges (textos, mapes, fotografia i negatius) conservats en institucions amb patrimoni històric.
 

Data de recepció: 16/01/2013. Data d'acceptació: 08/05/2013.

 
 

Notes

1 Els estudis de J. J. Fuentes Romero (2010), G. Solimine (2010) i A. Aguado de Costa (2011) inclouen una exposició detallada i actualitzada de l'evolució d'aquests conceptes. Es pot completar amb la informació d'altres treballs anteriors: S. Demas (1998), H. Edelman (1979), R. J. Wood i F. Hofmann (1996), G. E. Gorman i R. H. Miller (1997), D. Spiller (2000) i P. Johnson (2004).

2 En l'annex 2 se'n recull i comenta una selecció representativa.

Citació recomanada

Herrera Morillas, José Luis (2013). "La gestió de les col·leccions de fons antic en les biblioteques universitàries espanyoles : anàlisi dels textos normatius". BiD: textos universitaris de biblioteconomia i documentació, núm. 30 (juny) . <http://bid.ub.edu/30/herrera.htm>. DOI: http://dx.doi.org/10.1344/BiD2013.30.14 [Consulta: 25-06-2017].