Número 4, juny 2000

Pautes per a la preservació de microformes

---

Börje Justrell, Michael Roper i Herbert J. White

Traducció de Maria Elvira i Silleras, amb la col·laboració de Núria Jornet, Anna
Rubió i Brígida Piquero, de: Justrell, Börje; Roper, Michael; White, Herbert J.
Guidelines for the preservation of microforms. Rev. ed. Paris: Conseil
International des Archives, 1996. 19 p. (Studies; 2). ISBN 92-891-0023-0.

---

Introducció

La microforma en un suport permanent és un mitjà molt estable per a enregistrar informació documental. Entre els suports que són d'ús corrent actualment, la microforma en halur de plata (o gelatina de plata) se situa en segon lloc, quant a permanència, després del paper de bona qualitat i sense àcid. Tanmateix, les microformes són relativament fràgils, i poden:

• esdevenir il·legibles si no es filmen i processen correctament;

• deteriorar-se si el material de base no és estable i permanent i no està processat i emmagatzemat correctament;

• deteriorar-se fàcilment si es manegen sense cura.

Per tal d'assegurar que les microformes puguin ser utilitzades durant un llarg període de temps, és essencial que es respectin les normes internacionals pertinents i que se segueixin els procediments més adients en totes les etapes del projecte de microfilmació.

Fases d'un projecte de microfilmació

1. Acords preliminars
2. Preparació dels documents per a la seva filmació
3. Tria del tipus i classe de microformes
4. Filmació
5. Processament
6. Control
7. Duplicació
8. Emmagatzematge i manipulació
9. Accés i ús

Que les microformes puguin ser utilitzades durant un llarg període de temps també depèn d'un control intel·lectual correcte, mitjançant guies i inventaris que continguin informació suficient per garantir que els usuaris podran localitzar els materials desitjats. Aquest control intel·lectual hauria de ser una part del programa global de l'arxiu que vetlla pel control intel·lectual i físic de la totalitat dels fons d'un arxiu.

L'adquisició de còpies de documents externs en microforma és un acte irresponsable si les microformes no se sotmeten a un control físic i intel·lectual apropiat; que en aquest cas esdeven un component més d'un arxiu gestionat adequadament.

L'establiment d'un programa per a adquirir còpies de documents externs en microforma requereix una preparació i una planificació adequades. El tipus de microforma a adquirir s' hauria d'adequar el més possible a la finalitat a què serà destinat, en el context de les condicions per a la seva preservació i ús.

La preservació i ús de microformes requereix:

• personal adequat per a manipular-les i mantenir-les;
• pautes adients per a l'emmagatzematge, manteniment i consulta;
• locals adequats per al seu emmagatzematge, manteniment i consulta;

• equipament apropiat i ben condicionat per a controlar-les, duplicar-les, instal·lar-les i visualitzar-les.

La principal responsabilitat d' assegurar les condicions idònies per a la preservació indefinida i l'ús de les microformes de qualitat arxivística recau en l'arxiu que les vol adquirir. Tanmateix, aquesta responsabilitat es pot assumir només amb la cooperació de l'arxiu que preserva els documents originals.

1  Acords preliminars

1.1 Pactes i contractes formals

Les institucions que conserven els documents originals poden proporcionar les microformes a les institucions que sol·liciten les còpies mitjançant una gran varietat d'acords: per intercanvi, per donació o per compra. Generalment, aquests acords són bilaterals, però, quan més de dos països comparteixen un patrimoni cultural, pot ser més apropiat un acord multilateral. Quan l'arxiu que guarda els documents originals és un arxiu nacional, hom pot suposar que disposa d'equipaments propis per a produir microformes. Tanmateix, els arxius més petits poden no tenir-ne i, en aquest cas, es pot demanar que una tercera part intervingui a l'hora de realitzar la filmació.

En algunes circumstàncies, a causa de les condicions sota les quals es proporcionen les microformes, pot ser apropiat establir un acord formal entre les parts involucrades; en altres circumstàncies, pot bastar un compromís menys formal, per exemple, un intercanvi de cartes. En el cas que la filmació sigui realitzada per una tercera part, ha de quedar clar si està actuant en nom del posseïdor dels documents originals o del receptor de les microformes. En ambdós casos és aconsellable un contracte formal amb la tercera part.

1.2  Acords a considerar

Sigui quina sigui la naturalesa i el grau de formalitat dels acords entre les parts, cadascuna hauria d'aclarir els termes en els quals es proporcionarà la microforma i les responsabilitats respectives. En particular, s'haurien de determinar els punts següents:

• la quantitat de documents a microfilmar;
• el preu que s'ha de pagar (si hi ha adquisició);
• el responsable d' identificar els documents a filmar;
• el responsable de proporcionar un inventari de les microformes;
• el tipus de microforma (d'halur de plata, diazoica o vesicular);
• la classe de microforma (negatiu o positiu; rotlle o microfitxa);
• les normes de processament i de microfilmació;
• la possessió o custòdia del primer negatiu;
• les condicions que regeixen l´ús i la reproducció.

Si l'arxiu que desitja adquirir les microformes no posseeix equipaments per a duplicar-les, o només té accés puntualment, l'acord no hauria només de contemplar la provisió del primer negatiu o negatius intermedis sinó la de còpies positives. Fins i tot en el cas que existeixin aquests equipaments, però quan no es puguin garantir unes condicions d'emmagatzematge adequades, només s'haurien de proporcionar còpies positives. Les condicions per a adquirir còpies addicionals de microfilms s'haurien de fixar amb l'arxiu que conserva el primer negatiu.

L'acord preliminar també hauria d'incloure pactes sobre els recursos que ofereix l'arxiu que posseeix les microformes als representants de l'arxiu que les adquireix. Això inclou l' accés a les guies i inventaris abans que els representants de l'arxiu que adquireix viatgin a l'arxiu propietari.

2  Preparació per a microfilmar

La primera tasca que s'ha de realitzar, un cop s'han establert els acords, és la identificació dels documents a microfilmar. Quan la microfilmació es restringeix a sèries de documents completes i fàcilment identificables, es pot esperar que l'arxiu que posseeix els documents realitzi la identificació. Però, quan s'han d'identificar grans quantitats de documents individuals dins de diverses sèries, pot ser poc raonable pretendre que l'arxiu posseïdor dels documents realitzi la identificació. En aquest cas, és més apropiat que ho facin els representants de l'arxiu que desitja adquirir les còpies.

Quan els documents a filmar hagin estat identificats, l'arxiu propietari hauria de responsabilitzar-se de la preparació dels documents per a la seva filmació. Això hauria d'incloure les tasques següents, (tot i que no serien les úniques):

• col·locar qualsevol document solt en l'ordre adequat;

• numerar, foliar o paginar els documents a copiar ja siguin lligalls de papers solts, volums, expedients o altres agrupacions;

• controlar la numeració, paginació o foliació existents;

• esporgar o retirar duplicats i altre material que no s'hagi de filmar;

• retirar els elements de subjecció, com ara clips, grapes i agulles de cap;

• desenquadernar els volums enquadernats o fràgils que no es poden obrir del tot per a ser microfilmats o filmar-los adequadament dins del bressol de llibres.

Les parts haurien d'acordar si s'han de filmar documents seleccionats d' agrupacions o només agrupacions completes. Hauria de quedar clar que el primer cas augmenta el cost de la microfilmació. Quan només s'hagin de filmar els documents seleccionats d'un conjunt, s'han de posar marques per a indicar quins s'han d'ometre.

Els documents s'haurien de filmar seqüencialment d'acord amb l'ordre arxivístic establert a la institució que posseeix els originals, fet que permetrà l'ús dels inventaris existents dels originals. La institució posseïdora dels originals hauria de posar a disposició de l'arxiu que adquireix les còpies en microforma, còpies d'aquests inventaris que serviran tant com a base per a identificar els documents a filmar com per a inventariar les còpies. La inserció de codis d'identificació del rotlle o fitxa dins les còpies dels inventaris d'originals transformarà aquests inventaris en inventaris de còpies de microformes. En cas que no hi hagi inventaris dels documents originals o la selecció dels materials els faci inadequats, els acords preliminars haurien d'incloure pactes sobre qui serà el responsable d'elaborar un inventari de les còpies en microforma.

3  Tria del tipus i classe de microforma

Abans d'iniciar la microfilmació, les dues parts haurien de tenir clar quin tipus i classe de microformes es subministraran. Aquestes haurien d'adequar-se als propòsits als quals estan destinades i a la disponibilitat d'emmagatzematge i d'equipaments adients.

3.1  Tipus de microforma

Si les microformes d'halur de plata es conserven en condicions arxivístiques, poden durar alguns centenars d'anys sense que es degradi de manera significativa la qualitat de la imatge, però si es manipulen amb freqüència i sense cura estan exposades a danys. En canvi, la pel·lícula de plata seca, la pel·lícula vesicular i la pel·lícula diazoica no han demostrat la seva qualitat arxivística, però si s'emmagatzemen en condicions idònies poden durar entre 25 i 100 anys. La pel·lícula de plata seca és sensible a la calor i a la llum, la vesicular a la calor, i la diazoica a la llum. Totes dues —la pel·lícula vesicular i la pel·lícula diazoica— es descoloreixen quan són exposades a la llum ultraviolada.

La pel·lícula d'halur de plata i la pel·lícula vesicular tenen polaritat reversible (és a dir, en copiar un negatiu es produeix una imatge positiva) mentre la diazoica i les microformes d'halur de plata de negatiu reversible especial té polaritat directa (és a dir, en copiar un negatiu es produeix una imatge negativa).

La filmació en blanc i negre s'hauria de fer exclusivament en pel·lícules negatives d'halur de plata. El material base hauria de ser de polièster (polietilentereftalat). L'èster de cel·lulosa (acetat) és també un material base amb una bona permanència, però que, si no està adequadament emmagatzemat, pot degenerar alliberant àcid acètic. La qualitat de la pel·lícula negativa d'halur de plata hauria de complir la norma ISO 10602.

Tipus recomanat de microformes per a filmar en blanc i negre

Primer negatiu	Hauria de ser sempre d' halur de plata de qualitat arxivística, fins i tot quan a l'arxiu receptor no es poden mantenir unes condicions ambientals adequades per a la seva preservació arxivística. En aquest cas, pot ser aconsellable per a l'arxiu receptor acceptar un negatiu intermedi o còpia de visió, deixant que el primer negatiu sigui emmagatzemat en condicions idònies pel productor. Alguns arxius nacionals posen la condició per a proporcionar còpies i no cedir el primer negatiu. És important, per tant, que la propietat i la custòdia del primer negatiu s'estableixin en els acords preliminars.
Negatius intermedis	Poden ser d'halur de plata. La pel·lícula vesicular o la diazoica no es recomana per a negatius intermedis. S'ha de sospesar la barator relativa i la solidesa més gran de la pel·lícula diazoica i la qualitat arxivística de la d'halur de plata.
Còpies de visió o distribució	Pel que fa a la tria de la pel·lícula per a còpia s'han d' aplicar criteris semblants als que s'han comentat per als negatius intermedis. En el cas que es prevegi un ús freqüent i no es puguin garantir condicions ambientals òptimes, per a les còpies de visió, es recomana l'ús de pel·lícula vesicular. En altres casos, la pel·lícula diazoica és una bona opció.

Hi ha pel·lícules de primer negatiu que no es consideren apropiades per a finalitats arxivístiques. Caldria evitar aquesta mena de pel·lícules. L'estoc de pel·lícules verges s'ha d'haver mantingut en condicions ambientals adequades. No s'hauria d'utilitzar estoc caducat.

Filmar en color podria ser necessari, per exemple, quan el color dels registres porta informació única. En aquests casos una pel·lícula d'argent acolorida (positiu directe) sobre polièster, com ara Ilfochrome Michographic Film, pot ser una bona alternativa.

3.2  Classes de microforma

S'hauria d'aconseguir la combinació apropiada de negatius intermedis de polaritat directa (retaining) o polaritat inversa (reversing) i de còpies de visió per a produir còpies de visió positives o negatives.

La tria entre còpies de visió positives i negatives depèn del tipus d'equipament de visionat de què es disposa. De vegades, les còpies positives són més apropiades per a lectors de projecció frontal; mentre que les còpies negatives ho són per a lectors de projecció dorsal. Des del punt de vista de l'ergonomia s'ha demostrat també que és menys cansat per a la vista una imatge negativa que una de positiva. Molts tipus de lectors-reproductors requereixen una microforma negativa per a produir una còpia positiva en paper, tot i que alguns lectors reproductors poden obtenir-la tant a partir d'una microforma negativa com d'una de positiva.

La disponibilitat de l'equip de projecció adequat i especialment la naturalesa dels documents a copiar determinarà en part la tria entre el rotlle de microfilm i la microfitxa (rotlle de microfilm de 105 mm tallat en làmines de 148 mm). Les càmeres fotogràfiques de rotlle de microfilm són més flexibles que les càmeres de microfitxa, ja que ofereixen opcions més àmplies pel que fa a l'índex de reducció i a les posicions de filmació i són preferides per a filmar documents manuscrits. Per a filmar materials impresos de densitat i mides normalitzades, la microfitxa és mes convenient. Una opció que combina la flexibilitat del rotlle de pel·lícula amb la compacitat de la microfitxa és el microfilm de camisa de 16 mm, els duplicats del qual tenen l'aspecte d'una microfitxa. Una altra possibilitat és la conversió òptica del rotlle en microfitxa. Per a copiar mapes, dibuixos tècnics i altres documents de gran format es requereixen tècniques i tipus de pel·lícula especials.

La disponibilitat d'un equipament de visionat idoni pot determinar també la tria entre el rotlle de microfilm de 16 mm i el de 35 mm. Abans, per a copiar manuscrits, es preferia la pel·lícula de 35 mm, perquè aleshores la càmera de 35 mm tenia qualitats superiors de resolució i una més àmplia gamma d'índexs de reducció. En una pel·lícula de 16 mm, amb una reducció limitada a 24x, no hi ha espai suficient per a manuscrits més grans. Avui, la qualitat de resolució de les càmeres de 16 mm és suficient per a copiar manuscrits de format normalitzat utilitzant índexs de reducció més elevats (generalment de 48x). A causa de les diferències en les mides i condicions dels manuscrits, es recomana sovint el microfilm de 35 mm per a materials arxivístics. La pel·lícula de 16 mm pot ser més econòmica: el cost de la pel·lícula de 16 mm verge és menor que el de la de 35 mm, i, com que la pel·lícula de 16 mm pot contenir més fotogrames per rotlle, també és menor el cost de duplicació per fotograma. Tanmateix, si s'usa una càmera planetària, el cost de filmació per fotograma serà el mateix que per a un film de 35 mm. Les càmeres rotatòries, que funcionen automàticament amb pel·lícula de 16 mm, fan anar la pel·lícula a una velocitat molt més elevada, però poden ser utilitzades només per a filmar material arxivístic que no sigui fràgil, de petit format i en bones condicions.

4  Filmació

La filmació s'hauria de fer de tal manera que quedés assegurada la total llegibilitat de les microformes resultants. Això vol dir que caldria equilibrar la il·luminació i l' exposició per aconseguir una densitat òptima (és a dir, mesurar la negror de la imatge), ajustar la resolució (mesurar la nitidesa de la imatge) i seleccionar un índex de reducció que s'adeqüi a les mides dels documents a microfilmar i a la mida dels seus textos.

A l'hora de decidir la qualitat de la filmació (densitat, resolució i índex de reducció) cal tenir present si, en el futur, es preveu digitalitzar la pel·lícula.

S'haurien de posar etiquetes de títol i d'altres informacions seguint normes i principis d'acceptació general.

5  Processament

El processament del primer negatiu d'halur de plata s'hauria de fer d'acord amb les normes internacionals pertinents (ISO 10602).

El productor hauria d' efectuar els controls normatius per a confirmar que el processador (de pel·lícula) està calibrat correctament i que els productes químics estan adequadament barrejats. Això es fa passant una "tira de pel·lícula de control normalitzada" a través del processador a l'inici de cada treball per tal d' assegurar que s'han aconseguit la densitat i el contrast desitjats. Els resultats d'aquest test s'haurien d'introduir en un logaritme de control de processos com a prova que s'ha observat aquest procediment. Els logaritmes de control de processos s'haurien de guardar per a examinar-los en l' arxiu. Això contribuirà a garantir que s'han aconseguit la densitat i el contrast òptim i que la reacció química s'ha realitzat correctament.

S'hauria d'anar amb compte per tal que l'hiposulfit sòdic residual (de vegades denominat tiosulfat o fixador) o l' excés de plata que no s'ha desenvolupat durant el processament no romanguin a la pel·lícula. Una presència excessiva de residus d'hiposulfit sòdic afavorirà l'aparició de taques i podria afectar negativament la imatge. La presència de plata sense processar farà que la imatge s'acabi enfosquint. El productor hauria d'aplicar proves per a assegurar que la pel·lícula està lliure d'aquests elements. La prova que s'hauria d'aplicar per a mesurar l'hiposulfit sòdic residual és el test Methylene Blue (ISO 417). Aquesta prova s'ha d'efectuar dins dels catorze dies posteriors a l'exposició de la pel·lícula. Un altra prova descrita a ISO 417 és el test del sulfur de plata, que en pocs casos es pot aplicar per a l'excés de plata. També es pot realitzar la prova Kodak Residual Silver. Malgrat tot, en la pràctica actual, si el test Methylene Blue dóna un resultat que està dins dels paràmetres, no caldrà realitzar la prova de la plata.

Si el productor és una empresa comercial, pot ser aconsellable que una agència independent faci les proves i en guardi els resultats.

6  Control

El productor de la pel·lícula no només hauria de realitzar les proves necessàries per a assegurar la qualitat del procediment, sinó que també hauria de controlar cada microforma, fotograma per fotograma, per tal de verificar:

• la uniformitat del focus i de la densitat de tot el fotograma,
• la nitidesa i la qualitat de la imatge,
• la informació dels títols pertinents,
• la senyalització adequada dels defectes i omissions,

• la seqüència correcta dels documents i l' absència d'omissions involuntàries,

• l'absència de danys mecànics resultants d'una càmera o d'un equipament de processament defectuosos.

Caldria filmar de nou totes les microformes que fossin del tot insatisfactòries. Si només són defectuosos alguns fotogrames individuals del rotlle de microfilm, els ítems, fulls o pàgines afectades s'haurien de filmar novament, i, després de controlar el nou microfilm, s'hauria d'empalmar a l'inici o a la fi de la pel·lícula antiga amb marques que informin l'observador on s'haurien d'intercalar en el document les imatges que han estat filmades de nou. Si es fan pel·lícules en base de polièster o èster de cel·lulosa, de vegades, es necessitaran dos tipus de juntures: un empalmador ultrasònic per al primer tipus, i una soldadura per calor i pressió per al segon. Tanmateix, un empalmador ultrasònic ben ajustat és efectiu en tots dos casos.

A més del control general de l'homogeneïtat de la densitat dels fotogrames, és essencial que es mesurin les variacions de densitat entre els fotogrames del primer negatiu per tal d'efectuar, dins del duplicador, els canvis que assegurin l'homogeneïtat de la densitat en la pel·lícula duplicada. Si es produeixen variacions àmplies de densitat, pot ser necessària una nova filmació. Com que un duplicador només pot reproduir una gamma limitada de densitat, la informació de la imatge es perdrà si la seva densitat varia excessivament.

7  Duplicació

El primer negatiu no s'hauria d'usar mai per a la visualització. El seu únic propòsit és produir una segona generació de còpies, anomenades generalment negatius intermedis.

El negatiu intermedi s'hauria de produir i usar per a imprimir quan es requereixin un bon nombre de còpies per a visualitzar o difondre, o quan el productor reté el primer negatiu, i l'arxiu que sol·licita les còpies té els equipaments i l'autorització per a produir les seves còpies. Aquest màster intermedi tampoc no s'hauria d'usar mai per a la visualització.

Hi ha certes pel·lícules de duplicació directa que creen una còpia negativa a partir del primer negatiu. Seria acceptable una segona generació de còpies del primer negatiu en halur de plata amb polaritat directa. Quan això sigui possible, l'arxiu hauria d'insistir a disposar d'una pel·lícula negativa de segona generació. Un negatiu intermedi de segona generació és de millor qualitat que un negatiu de tercera generació (és a dir, mitjançant un positiu intermedi) en halur de plata comú.

La realització de duplicats a partir del primer negatiu la pot assumir el productor d'aquest primer negatiu, el receptor o un tercer. L'obligació del productor de subministrar duplicats, o qualsevol restricció de la llibertat del receptor per fer aquests duplicats, o fer-los fer a una tercera part, hauria d'estar prevista en l' acord preliminar.

A l' hora de decidir quin tipus de duplicats es necessiten, el receptor hauria de considerar l'ús que se'n farà. Això determinarà si caldran:

• còpies negatives o positives;
• còpies d'halur de plata, diazoiques o vesiculars;
• rotlle de pel·lícula de 16 mm o de 35 mm, o microfitxes.

Si la pel·lícula original és de 35 mm i es necessita de 16 mm o microfitxa, pot ser necessari un procés de conversió. En molts casos això només ho pot fer un proveïdor extern.

Les microformes duplicades s'haurien de sotmetre a proves químiques apropiades i a controls físics; però, quan està assegurada la qualitat del primer negatiu, la seva densitat s'ha mesurat bé i el reproductor treballa correctament, no cal fer una inspecció detallada, fotograma per fotograma.

Cal vigilar que el reproductor està ajustat correctament i que fa uns duplicats òptims. També s'hauria de tenir cura que totes les imatges s'ajustin a la norma ISO 8225 (pel·lícula diazoica) o a la ISO 9718 (pel·lícula vesicular).

8  Emmagatzematge i manipulació

Les microformes es malmeten definitivament si estan emmagatzemades en condicions ambientals inapropiades. Una temperatura elevada en combinació amb una humitat relativa elevada pot ser especialment nociva. Les diverses capes que conformen una microforma reaccionen de manera diferent a temperatura i humitat elevades. La capa de la imatge de gelatina es pot trencar o fins i tot separar-se de la pel·lícula portadora. Una combinació de temperatura elevada i humitat relativa també elevada ofereix condicions adequades per al desenvolupament de fongs i bacteris, que sovint s'anomenen taques, sobre la capa de gelatina. A països on la temperatura és elevada i la humitat elevada o la temperatura variable i la humitat elevada, s'ha de prestar una atenció especial a les col·leccions de microformes. S'han sentit massa històries sobre col·leccions senceres de microformes que han esdevingut inútils després de pocs anys d'estar emmagatzemades en condicions inadequades.

8.1  Condicions ambientals

Les microformes s'haurien de conservar sempre en condicions que compleixin les recomanacions de la norma internacional pertinent (ISO 5466). Una recomanació essencial d'aquestes normes és que, a la zona on es guarden les microformes, s'han de mantenir condicions ambientals apropiades i estables.

Temperatura i humitat relativa per a emmagatzematge de pel·lícules en blanc i negre

Temperatura per a:

emmagatzematge arxivístic	13 º C ± 2º C	El màxim permès sense perjudici per a la pel·lícula són 21 º C
emmagatzematge a mig termini	25 º C	La temperatura màxima no hauria d'excedir els 32 º C

Nota: És important que la temperatura per a qualsevol d'aquests tipus d'emmagatzematge es mantingui estable. La temperatura per a emmagatzematge arxivístic es basa en consideracions pràctiques. Per exemple, no hi ha necessitat d' aplicar mesures especials quan les microformes surten temporalment de l'àrea d'emmagatzematge, ara bé, s'hauran d'adaptar a la nova temperatura abans de la seva utilització per tal d' evitar la condensació en la pel·lícula.

Humitat relativa per a:

emmagatzematge arxivístic	Halur de plata	Base d'èster de cel·lulosa, 15 - 40 % Base de polièster, 30 - 40 %
	Pel·lícula diazoica	15 - 30 %
	Pel·lícula vesicular	15 - 50 %
emmagatzematge a mig termini	Halur de plata	Base d'èster de cel·lulosa, 15 – 60 % Base de polièster, 30 - 60 %
	Pel·lícula diazoica	15 - 50 %
	Pel·lícula vesicular	15 - 60 %

Nota: Caldria establir un nivell base per a cada paràmetre recomanat i, durant 24 hores, mantenir la humitat en un marge de més-menys 5 %.

Recomanacions

• En països tropicals, el manteniment de nivells apropiats de temperatura i humitat relativa exigirà l'ús d'un equipament d'aire condicionat. És preferible disposar d'un petit magatzem amb finestres o envans desmuntables, i aparells independents que no pas d'un espai amb aire condicionat central. Si la humitat relativa externa és molt elevada, sempre o en determinades estacions, l' aire condicionat no pot mantenir la humitat relativa dins de l'espai d'emmagatzematge per sota del 40 %, s'haurà de complementar l'equipament amb un deshumidificador elèctric, i no de gel de sílex. Si no es disposa de corrent elèctric, s'haurà d'instal·lar un generador per a les unitats d'aire condicionat i per al deshumidificador.

• Els primers negatius d'halur de plata s'haurien d'emmagatzemar en un espai amb temperatura estable no superior als 21º C i fins i tot preferiblement molt més baixa (vegeu més amunt). La humitat relativa hauria d'estar entre el 30 % - 40 %. Quan s'emmagatzemen en el mateix espai diversos tipus de pel·lícules d'halur de plata, la humitat recomanada és del 30 %. En tots els casos, s'haurien d'evitar variacions brusques d'humitat relativa. Si les condicions ambientals externes són tan seques que fan virtualment inaccessible una humitat relativa superior al 30 %, és permès el 20 % ± 5 % sempre que totes les pel·lícules emmagatzemades siguin d'èster de cel·lulosa. Les pel·lícules de base de polièster no es poden conservar en una humitat inferior al 25 % sense perill que la capa bàsica se separi del portador. Per tal d' evitar la floridura, la pel·lícula no pot ser emmagatzemada, ni tan sols per un període curt, a una humitat relativa superior al 60 %.

• Els negatius intermedis d'halur de plata s'haurien de conservar en condicions semblants a les dels primers negatius d'halur de plata, tot i que, si la humitat relativa es manté dins dels paràmetres recomanats, són acceptables temperatures màximes fins a 25 º C. La temperatura més elevada en períodes curts no hauria d'excedir els 32 ºC. Per a les còpies diazoiques o vesiculars s'haurien d'aplicar els mateixos controls de temperatura i mantenir la humitat relativa dins dels marges recomanats. És aconsellable que les pel·lícules diazoiques i vesiculars no es conservin juntament amb les pel·lícules d'halur de plata fetes amb propòsits arxivístics. Quan la humitat relativa no es pot mantenir fàcilment per sota del 30 % no són recomanables les pel·lícules diazoiques. En canvi, allà on la humitat relativa, no es pot mantenir per sobre del 30 %, és preferible evitar les pel·lícules d'halur de plata sobre una base de polièster.

• Les còpies per a la visualització o per a la difusió s'haurien de preservar en un entorn estable i controlat, si se'n vol garantir un ús prolongat.

• La temperatura per a emmagatzemar permanentment pel·lícules en color hauria de ser de 2 º C o inferior, i la humitat relativa entre 15 - 30 % (base d'èster de cel·lulosa) o entre 25 - 30 % (base de polièster).

• L'ambient d'emmagatzematge per a tot tipus de microformes hauria d'estar lliure de brutícia, de pols i de pol·lució atmosfèrica, especialment dels fums de diòxid de sofre emesos per cotxes, benzineres o altres instal·lacions que utilitzin combustibles fòssils. S'ha comprovat que en la base de la pel·lícula dels negatius d'halur de plata sotmesos a aquest tipus d'òxids apareixen taques.

• Quan les condicions de l'àrea on es consultaran o es reproduiran les microformes no es poden mantenir en els mateixos nivells que les àrees de dipòsit, i, especialment, quan s'han de mantenir les temperatures baixes, les microformes s'han d'adaptar a les noves condicions abans de ser utilitzades. Això és especialment important pel que fa als fons d'èster de cel·lulosa emmagatzemats en un clima molt sec (15–20 %). Si la temperatura d'emmagatzematge és inferior a la del punt de condensació de l'aire, poden aparèixer gotes d'humitat en la pel·lícula a menys que s'elevi la temperatura del seu contenidor per sobre d'aquest punt abans d'extreure'n la pel·lícula.

8.2  Emmagatzematge, contenidors i inspecció

Les microformes s'han d'emmagatzemar en armaris apropiats. Es poden usar prestatgeries obertes, però en aquest cas cal assegurar que han estat filtrats tots els òxids dels dipòsits. El microfilm s'ha d'enrotllar acuradament però sense estrènyer-lo, al voltant d'un rodet o bobina. La pel·lícula no hauria de sobresortir de les vores del rodet o bobina i s'hauria de fixar mitjançant una cinta de cartolina prima lligada amb una veta. Per a evitar que es descargolin no s'han d'utilitzar bandes elàstiques. Els rotlles de microfilm s'haurien d'emmagatzemar amb el rodet o la bobina verticals, recolzats sobre els vorells. Les microfitxes s'haurien d'emmagatzemar en posició vertical. Els primers negatius màster sobre rotlle de pel·lícula o fitxa s'haurien d'emmagatzemar respectivament en capses i sobres no àcids per a protegir-los de la brutícia, la pols i el deteriorament físic. resulta més senzill muntar les còpies per a la visualització en rotlles de microfilm, guardades en cartutxos (fus únic) o cassets (fus doble) són més fàcils de col·locar en els lectors o lectors-impressors i estan més protegides durant la seva utilització que les pel·lícules en rodets o bobines oberts. Tanmateix els cartutxos i les cassets són més cars que els rodets, les bobines i les capses. Els lectors i els lectors-impressors compatibles també tendeixen a ser més cars i només poden ser utilitzats amb un tipus de contenidor de pel·lícula.

Las microformes d'èster de cel·lulosa no s'han d' emmagatzemar en capses tancades.

Els materials dels prestatges usats per emmagatzemar els rodets i les bobines de microfilm, i els contenidors de microfilms i microfitxes haurien d'estar lliures d'agents àcids, oxidants o reductors. Els materials adients són:

• metalls no corrosibles, com ara l'alumini anoditzat, l' acer inoxidable o acer protegit amb un acabat resistent a la corrosió, per exemple laca (si no desprèn exhalacions, peròxids o exudaccions radioactives), estany o níquel;

• paper amb un contingut d' alfacel·lulosa superior al 87 %, un pH entre el 7,5 i el 9,5 (7 per a pel·lícules diazoiques) i una reserva alcalina mínima del 2 %;

• polietilè.

Cap dels adhesius utilitzats hauria d'afectar la imatge fotogràfica.

Si hi ha dubtes sobre la qualitat d'algun dels materials, seria assenyat fer-lo analitzar per un laboratori per comprovar si els materials contenen elements perjudicials (ISO 10214).

Cada dos anys, s'hauria d'examinar una mostra representativa de les microformes emmagatzemades. Si es detecten desviacions dels marges de temperatura i humitat relatives recomanades, la inspecció s'ha de fer a intervals més freqüents. S'hauria d'establir prèviament un pla, de manera que cada vegada s'inspeccioni una mostra diferent. Si es constata que les microformes o els seus contenidors s'han deteriorat, s'hauria de determinar la causa del problema, i emprendre una acció correctiva. Un cop s'ha identificat la deterioració del rotlle de pel·lícula, s'hauria d'imprimir el negatiu i retirar l'original deteriorat.

8.3  Manipulació

El primer negatiu i qualsevol negatiu intermedi destinats a fer noves còpies s'haurien de manipular tan poc com es pugui i sempre amb molta cura. S'han de portar guants de cotó, les pel·lícules s'han d'agafar només per les vores i l'equipament s'ha de conservar net i en bones condicions.

Les còpies de visualització i de distribució no requereixen normes tan estrictes de manipulació. Tanmateix, un ús acurat i atent i un equipament net i en bon estat ajudaran a perllongar la seva vida.

9  Accés i ús

Les condicions d'accés a les còpies de l'arxiu receptor s'haurien d'establir en els acords preliminars i haurien de ser similars a les que regeixen l'accés als documents a l'arxiu productor.

L'arxiu receptor hauria de disposar, com a mínim, de dos lectors o lectors-reproductors, un dels quals hauria d'estar destinat a ús exclusiu del personal. Al mercat hi ha disponible una àmplia gamma de lectors i la tria és una qüestió de disponibilitat, cost i preferències personals. Existeixen dos tipus bàsics de lectors:

a) de projecció frontal, en què la imatge es projecta en una pantalla opaca, i generalment es mostra a l'usuari en un angle molt agut al nivell de l'escriptori tancat per tres costats. Aquest tipus és més còmode per als lectors en un espai molt il·luminat i es considera que cansa menys la vista;

b) de projecció dorsal, on la imatge es projecta en una pantalla translúcida semblant a com es veuen les imatges de televisió; els lectors d'aquest tipus són més nombrosos que els models de projecció frontal i són, generalment, menys cars. Molts lectors de microfitxes són d'aquest tipus, perquè són menys complicats que els lectors de rotlle de pel·lícula i acostumen a ser més econòmics.

Si s'ha de conservar el rotlle de pel·lícula, l'arxiu receptor necessita també un banc de rebobinar per a revisar les pel·lícules i una empalmadora per a reparar les malmeses (vegeu capítol 6).

10  Bibliografia complementària

10.1  Normes internacionals

ISO 5-1	Photography – Density measurement – Part 1: terms, symbols and notations. First edition (1984)
ISO 5-2	Photography – Density measurements – Part 2: geometric conditions for transmission density. Third edition (1991)
ISO 5-3	Photography – Density measurement – Part 3: spectral conditions. Second edition (1995)
ISO 5-4	Photography – Density measurement – Part 4: geometric conditions for reflection density. Second edition (1995)
ISO 417	Photography – Determination of residual thiosulphate and other related chemicals in processed photographic material –Methods using lodine amylose, methylene blue and silver sulphide. Second edition (1993).
ISO 1116	Microcopying – 16 mm and 35 mm microfilms, spools and reels. First edition (1975)
ISO 3334	Micrographics – ISO Resolution test chart No. 2 – Description and use. Second edition (1989)
ISO 5466	Photography – Processed safety photographic films – Storage practices. Third edition (1992)
ISO 6200	Micrographics – First generation silver-gelatin microforms of source documents – Density specifications. Second edition (1990)
ISO 8225	Photography – Ammonia processed diazo photographic film –Specifications for stability. Second edition (1995)
ISO 9718	Photography – Processed vesicular photographic. Specifications for stability. Second edition (1995)
ISO 10214	Photography – Processed photographic materials – Filing enclosures for storage. First edition (Corrigendum 1-1992)
ISO 10602	Photography – Processed silver-gelatin type black and white film – Specifications forstability. Second edition (1995. Replaces ISO 4331)

10.2  Altres treballs

Gulard, C. La conservation des microformes. Paris: CNRS-CDST, 1983.

Gunn, M. J. Manuel of document microphotography. London and Boston: Butterworths, Focal Press, 1985.

Horder, A. Guidelines for the care and preservation of microforms in tropical countries. Paris: Unesco, 1990. (PGI-90/WS/17)

Kecskemeti, C.; Laar, E. Van. Model bilateral and multilateral agreements and conventions concerning the transfer of archives. Paris: Unesco, 1981. (PGI-81/WS/3)

Keene, J.A.; Roper, M. Planning, equipping and sttafing a document reprographic service: a ramp study with guidelines. Paris: Unesco, 1984. (PGI-84/WS/8)

Preservation microfilming: a guide for librarians and archivists. Edited by Nancy E. Gwinn. Chicago: American Library Association, 1987.

RLG archives microfilming manual. Edited by Nancy E. Elkington. Mountain View, California: The Research Library Group, 1994.

Sung, C. H. Archives and manuscripts: reprography. Chicago: Society of American Archivists, 1982. (SAA Basic Manual Series).