Resum [Abstract] [Resumen]
En aquest article s'exposa l'experiència desenvolupada pels bibliotecaris responsables de la creació i el manteniment del web de la Biblioteca del campus del Baix Llobregat. Els bibliotecaris han dissenyat i desenvolupat aplicacions que permeten als usuaris i al personal de la Biblioteca d'interactuar i de comunicar-se, creant d'una manera conjunta un espai útil i convertint d'aquesta manera el web en l'eina principal de comunicació de la Biblioteca. Aquestes tres aplicacions són: un sistema per a la reserva de sales de treball, un sistema per a la publicació i consulta de novetats bibliogràfiques, i un sistema per a la tramesa, recepció i publicació de suggeriments.
1 Introducció
Actualment, es pot llegir molta bibliografia sobre les competències dels bibliotecaris especialitzats en tecnologies de la informació, fruit de la convergència entre tecnologia i biblioteques. Malauradament, per al bibliotecari és difícil de dur a terme moltes de les pràctiques exposades en aquest article per manca de coneixements, d'oportunitats per desenvolupar-les i, sobretot, per manca de recursos, tant tècnics com humans.
A més, hem d'afegir-hi una altra limitació. La majoria de les biblioteques del nostre entorn formen part d'una xarxa de biblioteques. És evident que el fet de pertànyer a una xarxa o un sistema bibliotecari té molts avantatges, però aquest sentiment de pertinença no ens ha fet creure mai que no havíem de dissenyar aplicacions i eines via web a la mida dels nostres usuaris locals, és a dir, l'alumnat i el professorat del campus del Baix Llobregat.
L'objectiu d'aquest article és donar a conèixer les experiències de dos bibliotecaris digitals d'una biblioteca universitària i d'un informàtic, i alhora explicar-vos com, a través del web, es poden crear, de manera relativament fàcil i amb una mica d'imaginació, eines que permeten l'automatització de determinats processos de treball, o bé la interacció amb els usuaris i el foment de la participació.
2 La Biblioteca del campus del Baix Llobregat
La Biblioteca del campus del Baix Llobregat es va obrir al públic el 3 d'abril de 2006 i dóna suport a l'estudi, la docència i la investigació en els àmbits temàtics presents al campus.
La Biblioteca és un espai que segueix el nou model de biblioteca universitària, anomenat centre de recursos per a l'aprenentatge i la investigació (CRAI), que ofereix als usuaris espais i col·leccions diferents per poder desenvolupar l'activitat acadèmica, docent i de recerca adaptada als canvis metodològics de l'espai europeu d'educació superior (EEES) actual.
La Biblioteca forma part de la xarxa de biblioteques de la UPC, dirigida pel Servei de Biblioteques i Documentació, motiu pel qual els usuaris també poden accedir als serveis de qualsevol de les altres biblioteques d'aquesta xarxa.
Poc després d'estrenar la Biblioteca, se'n va inaugurar el web (http://bibliotecnica.upc.edu/bib181). Des que es va posar en marxa, sempre ha estat un objectiu prioritari de la Direcció de la Biblioteca convertir-lo en una eina capaç de permetre la interacció amb els usuaris i d'ajudar en el desenvolupament de les tasques diàries del personal de la Biblioteca.
3 Serveis digitals
Els tres serveis que se citen a continuació s'han anat posant lentament en marxa des de la inauguració del web.
3.1 El servei d'autoreserva de sales (http://bibliotecnica.upc.es/bib181/reserves)
La Biblioteca disposa de deu espais perquè els estudiants treballin i desenvolupin les habilitats i els coneixements en grup (nou sales de treball en grup i un laboratori d'electrònica). Des de la inauguració fins a la posada en funcionament d'aquest servei, el personal que atén el taulell d'informació i de préstec era el responsable de controlar les reserves i l'ús que es feia d'aquestes sales. Quan un usuari volia fer la reserva d'una sala, s'havia d'adreçar al personal de préstec, que intentava d'ajustar les seves necessitats a la disponibilitat de les sales i registrava la reserva en un full de càlcul.
El servei d'autoreserva de sales es va posar en funcionament el 5 de juny de 2006. Es tracta d'una aplicació web que permet a un usuari de reservar una sala de treball en grup, amb anterioritat al moment en què la vol fer servir, d'una manera completament autònoma. Durant el primer any de funcionament del servei, s'han dut a terme a través de l'aplicació més de tres mil reserves,1 les quals hauria d'haver gestionat el personal del taulell de préstec sense l'aplicació (fig. 1).
Fig. 1. Nombre de reserves per mes durant els anys 2006 i 2007
Tot i que no disposem de dades concretes sobre el moviment que aquesta aplicació genera al web, creiem que és el nostre producte estrella. Si es consulten les dades estadístiques extretes de la base de dades de l'aplicació, es pot concloure que l'ús entre els usuaris de la Biblioteca és molt extens, ja que s'han registrat a la base de dades el 50 % dels usuaris potencials del campus.2
L'avaluació que fem des de la Biblioteca és molt positiva, principalment, per tres raons:
- Ha permès de reduir considerablement la càrrega de treball del personal del taulell de préstec, i ha facilitat que aquest personal pugui assumir altres tasques.
- S'han augmentat, a parer nostre d'una manera significativa, les visites al web de la Biblioteca. Va ser el primer intent seriós de dotar el web d'una eina amb què els usuaris poguessin interactuar i que els permetés de gestionar els espais.
- Ha estalviat desplaçaments fins a la biblioteca per saber si hi ha sales disponibles en èpoques d'alta ocupació o, per exemple, ha permès als usuaris de reservar una sala durant el cap de setmana per al dilluns següent. Encara que l'entrada a les sales es limita a les hores d'obertura de la Biblioteca, els usuaris poden gestionar-ne les reserves a qualsevol hora i des de qualsevol ordinador connectat a la xarxa.
3.2 El servei de consulta de novetats bibliogràfiques (http://bibliotecnica.upc.edu/bib181/colleccions/novetats)
El novembre de 2006, es va posar en marxa una nova eina que tenia l'objectiu de simplificar el procediment per publicar les novetats bibliogràfiques al web i millorar-ne la consulta als usuaris. Abans d'aquesta eina les novetats bibliogràfiques d'un mes es penjaven el mes següent en un fitxer pla en format PDF. La creació d'aquest fitxer PDF no era difícil, però suposava una gran quantitat de temps i la coordinació entre el bibliotecari catalogador, que recuperava i organitzava el llistat amb els documents que havien d'aparèixer com a novetats, i el bibliotecari digital, que era qui pujava finalment el fitxer al servidor i qui havia de modificar el web amb un editor de fitxers HTML.
Estudiant quina era la metodologia emprada per altres biblioteques quant a aquest tema, vam descobrir que la Biblioteca de l'Escola Tècnica Superior d'Arquitectura de Barcelona (ETSAB) tenia una aplicació que permetia una gestió semiautomàtica de la publicació d'aquestes novetats al seu web. Aquesta aplicació requeria que s'introduïssin d'un en un els identificadors corresponents dels documents que havien de sortir al llistat. Finalment, a través d'una consulta al catàleg de la Biblioteca, mostrava les dades completes d'aquestes novetats.
A la Biblioteca del campus del Baix Llobregat vam replicar aquesta aplicació, però vam incloure-hi una petita millora, que creiem que és important: una interfície d'administració que permet l'automatització de l'entrada de dades. Quan a principi de mes el bibliotecari catalogador rep el correu electrònic amb les novetats bibliogràfiques, l'introdueix directament en el formulari que es proporciona en aquesta interfície. En el moment que prem el botó Accepta, automàticament totes les novetats introduïdes es publiquen al web.
Respecte al sistema que fèiem servir prèviament, aquesta aplicació ofereix els avantatges següents:
- No requereix la participació d'un bibliotecari digital. És el mateix bibliotecari catalogador qui publica les novetats directament al web d'una manera completament transparent, mitjançant una interfície via web.
- Amb la reducció de temps i de personal necessari en aquest procés, que implica l'ús de l'aplicació, també s'ha reduït el temps que la Biblioteca triga a penjar aquesta informació al web. Normalment, el llistat de novetats bibliogràfiques d'un mes es penja entre els dies 1 i 3 del mes següent, poques hores després d'haver rebut el correu dels Serveis Tècnics, amb les novetats.
- Els usuaris poden recuperar els documents relacionats amb les matèries en les quals estan interessats i no han de repassar tot un document cercant les matèries que els interessen, com passava amb el fitxer PDF.
Com es pot veure en el gràfic següent (fig. 2), actualment, la pàgina d'adquisicions és la tercera pàgina amb més visites del web de la Biblioteca.
Fig. 2. Pàgines més freqüentment sol·licitades del webhttp://bibliotecnica.upc.edu/bib181
Amb vista al futur, pensem que l'aplicació es podria millorar eliminant la intervenció del bibliotecari catalogador i publicant les novetats de manera totalment automàtica.
3.3 El servei de bústia de suggeriments (http://bibliotecnica.upc.es/bib181/serveis/suggeriments)
Des de fa uns anys, les biblioteques de la UPC disposen al web principal d'una bústia de suggeriments. Es tracta d'una aplicació adreçada a tothom qui vulgui aportar idees, suggeriments, peticions, etc., per millorar els serveis que les mateixes biblioteques ofereixen. Aquests suggeriments es poden adreçar a totes les biblioteques o, si es creu convenient, a una en concret.
Partint d'aquesta aplicació, a la Biblioteca n'hem desenvolupat una de similar, amb algunes particularitats que nosaltres hem pensat que poden ajudar a prestar un servei d'atenció més personalitzat i amb un afegit de qualitat envers els nostres usuaris.
L'aplicació del web de la Biblioteca permet a un usuari de fer suggeriments. Els rep la cap de la Biblioteca mitjançant un avís per correu electrònic, amb un enllaç cap a una pantalla com la de la imatge següent (fig. 3).
Fig. 3. Pantalla des de la qual els usuaris emplenen el suggeriment
Des d'aquest apartat de l'aplicació la cap de la Biblioteca pot dur a terme dues accions:
- Contestar directament al suggeriment.
- Delegar a un dels tres responsables de l'àrea3 la resposta.
Sigui quina sigui l'acció, finalment, el suggeriment s'acabarà penjant mitjançant l'aplicació d'aquesta interfície i no mitjançant l'ús d'un editor de fitxers HTML.
Els avantatges d'aquest sistema respecte al tradicional, basat en un formulari via correu electrònic, són els següents:
- Els bibliotecaris, amb independència dels coneixements que tinguin sobre HTML, publiquen d'una manera directa la resposta als suggeriments al web.
- Pot ser una molt bona manera d'informar els nostres usuaris dels dubtes més comuns sobre el funcionament de la Biblioteca, ja que les respostes es publiquen al web (fig. 4).
Fig. 4. Resposta d'un suggeriment adreçat a la Biblioteca
4 Aspectes tècnics
Totes aquestes aplicacions s'han desenvolupat en llenguatge ASP i amb bases de dades SQL Server. Tot i que s'han creat així pel fet que els nostres servidors fan servir sistemes operatius Windows, tenim la certesa que no seria difícil de migrar aquestes aplicacions a altres llenguatges de programació, com ara el PHP, ni cap a altres gestors de bases de dades, com ara MySQL o PostgreSQL, ja que la potència d'aquestes aplicacions no rau en el fet que siguin tècnicament innovadores o molt complicades, sinó en la utilitat que tenen.
5 Conclusions
Segons l'enquesta de satisfacció dels usuaris 2006-2007, s'ha disminuït el grau de desconeixement del web aproximadament un 20 %4 i s'ha millorat la valoració entre els usuaris que en fan ús.
Pensem que la utilitat d'aquestes aplicacions no pot ser objecte de discussió i creiem que es poden exportar, amb més o menys dificultat, a altres biblioteques. També entenem que la generalització d'aquestes eines entre altres biblioteques de la UPC faria que s'unifiquessin processos i s'homogeneïtzessin la prestació i la qualitat dels serveis oferts.
Paral·lelament, considerem que aquesta és una bona oportunitat perquè les biblioteques de la UPC exportin aquestes aplicacions a altres biblioteques de Catalunya i d'Espanya. Actualment, són moltes les biblioteques que disposen, per exemple, de sales de treball, però únicament la Universitat de València les complementa amb una aplicació semblant a l'exposada en aquest article. Desconeixem quina seria la fórmula més apropiada per fer-ho, però creiem que seria molt interessant d'estudiar la manera en què aquesta transferència de tecnologia es podria dur a terme.
Aprofitem per agrair a tots els que han col·laborat en la creació d'aquestes aplicacions, principalment becaris i altres bibliotecaris de la UPC, la participació, feina i dedicació, ja que, sense ells, alguna d'aquestes aplicacions, o cap, no existiria actualment.
Finalment, volem dir que, tot i que és indiscutible que el nostre web no és un exemple de web d'Internet 2.0, estem plenament convençuts que aquests passos modestos i primerencs són els primers que hem de recórrer si volem acabar integrant recursos i serveis als nostres webs. Per aquest motiu, creiem que és important el desenvolupament d'iniciatives com aquestes, que ens permeten d'oferir serveis adequats a les necessitats dels nostres usuaris, que ens demanem serveis les 24 hores del dia, els 7 dies de la setmana i les 42 setmanes de l'any. El web ens permet, en certa manera, justament això; aprofitem-ho, doncs!
6 Bibliografia
Allendez Sullivan, Patricia Mónica (2004). "El impacto de las nuevas tecnologías en la competencia laboral del bibliotecario del siglo XXI". Biblios. Any 5, n.º 17. <http://eprints.rclis.org/archive/00002242/01/2004_005.pdf>> [Consulta: 27/10/2007].
Faba Pérez, Cristina; Nuño Moral, Maria Victoria (2004). "La nueva gestión en bibliotecas virtuales". Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios. N.º 74, p. 19–28. <http://eprints.rclis.org/archive/00003604/01/74a2.pdf> [Consulta: 03/10/2007].
Jantz, Ronald C. (2002). "Innovaciones tecnológicas en la biblioteca: proyectos digitales que ofrecen nuevas oportunidades al bibliotecario y a la biblioteca". Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios. N.º 67, p. 61–69. <http://www.aab.es/pdfs/baab67/67a4.pdf> [Consulta: 25/10/2007].
Moreiro González, José Antonio (2004). "Nuevas competencias profesionales para nuevas funciones bibliotecarias". Boletín de Anabad. N.º 1–2. <http://www.anabad.org/archivo/docdow.php?id=204> [Consulta: 25/10/2007].
REBIUN (2003). "Competencias del bibliotecario digital". Plan estratégico REBIUN. Objetivo operacional 2.1.b. <http://bibliotecnica.upc.es/Rebiun/nova/InformesGrupoTrabajo/56.pdf> [Consulta: 01/10/2007].
Data de recepció: 30/10/2007. Data d'acceptació: 08/11/2007.
Notes
1 Tres mil és el nombre de reserves que els usuaris han acabat fent. S'ha de pensar que encara són més les consultes efectuades contra la base de dades.
2 Segons les dades del Parc Mediterrani de la Tecnologia, al campus de Castelldefels es formen 1.600 estudiants. A l'aplicació, hi havien entrat, com a mínim una vegada, 809 usuaris.
3 L'organització a totes les biblioteques de la UPC és la mateixa. Hi ha quatre àrees: Gestió, Aprenentatge, Recerca i Digital. La cap de la Biblioteca és la responsable de l'Àrea de Gestió. En cada una de les tres àrees restants, hi ha un bibliotecari responsable que depèn de la cap de la Biblioteca.
4 Segons les dues últimes enquestes de satisfacció entre els usuaris de les biblioteques de la UPC.
