Resum [Resumen] [Abstract]
Es descriu l'experiència de la implantació del Servei d'Accés a Recursos Electrònics en xarxa de l'Instituto Cervantes, el desenvolupament i els plantejaments metodològics, com també la transcendència d'aquest projecte en relació amb els usuaris, l'avaluació del Servei fins avui i unes notes amb propostes de millora en el futur més pròxim. Mitjançant una plataforma composta de diferents aplicacions, diversos usuaris poden accedir simultàniament als recursos d'informació, en qualsevol moment del dia i amb una major riquesa de contingut, tant pels formats com pels volums d'informació. Els usuaris poden navegar entre diferents bases de dades i obres de referència de la mateixa manera que hi naveguen a través de pàgines web convencionals, sobre recursos electrònics de diferents proveïdors, disponibles localment o remotament. Amb rapidesa en l'accés i facilitat d'ús es pot gestionar la informació a partir de menys costos d'emmagatzemament, la simplificació dels processos tècnics i la centralització de l'adquisició. Posar a disposició dels usuaris els recursos electrònics exigeix una sèrie de tasques prèvies, ben planificades. Perquè un servei d'accés a recursos digitals funcioni i permeti que els títols inclosos puguin recuperar-se per a l'ús, cal la catalogació bibliogràfica, publicitar i difondre la disponibilitat dels recursos, facilitar instruccions sobre la utilització correcta i òptima, i organitzar i controlar l'accés a la informació.
1 Introducció
En aquest article ens proposem presentar el model de desenvolupament del Servei d'Accés a Recursos Electrònics en xarxa experimentat dins d'una organització com l'Instituto Cervantes, que ha posat en marxa el Departamento de Bibliotecas y Documentación, responsable de la gestió de la xarxa de biblioteques de la institució.
Per preparar aquest treball ens hem basat en la nostra experiència, que volem compartir no per renovadora, sinó perquè pot resultar orientativa per derivar alguns conceptes i claus útils en el desenvolupament d'un servei d'accés a recursos digitals. També hem analitzat la producció científica disponible sobre la qüestió, com també algunes iniciatives internacionals de normalització de la gestió i l'accés als recursos electrònics.
Dins del camp dels serveis d'informació i documentació, ocupa un espai destacat, pel valor afegit, l'accés a bases de dades i a altres recursos d'informació. Amb diferents possibilitats, els usuaris poden consultar fonts d'informació bibliogràfica i documental existents en suport electrònic, tant de caràcter comercial com d'accés lliure.
Les característiques i les fórmules que s'han adoptat per oferir aquest tipus de serveis en les unitats d'informació han evolucionat considerablement. A l'inici, la quantitat i la tipologia de les fonts eren insignificants, els usuaris eren especialitzats, les incompatibilitats dominaven la consulta i les vies d'accés eren molt limitades (Meléndez, 1992). Des d'aquest estadi s'ha passat actualment a un model d'accés més ple, senzill i sobretot integrador, en el qual l'usuari pot ser menys expert i a més arribar a la consulta des de qualsevol ordinador connectat a la xarxa d'informació subministradora dels recursos.
Un element clau per facilitar aquest trànsit cap a un entorn més lleuger en l'ús de recursos electrònics, ha estat el catàleg de la biblioteca. La base de dades bibliogràfica s'ha convertit en un marc d'accés a diverses fonts d'informació electròniques, alhora que és un mecanisme de descobriment de recursos a la xarxa. La integració de la biblioteca digital a la biblioteca basada en el paper permet l'ampliació dels horitzons d'informació dels usuaris, a través de serveis com l'accés a bases de dades, que es produeixen en entorns remots.
Actualment, les biblioteques i les unitats d'informació exigeixen molt més de les seves xarxes del que ho han fet mai. Els experts en la tecnologia de la informació necessiten més capacitat de gestió, d'escala i de seguretat. Els gestors corporatius necessiten més productivitat i facilitat d'ús. I els professionals de la informació necessiten proporcionar als usuaris finals, independentment d'on es trobin, un accés ràpid i fàcil a diferents recursos d'informació.
L'accés àgil i efectiu s'ha donat per l'avenç en les eines tecnològiques, els programes informàtics, les màquines i les comunicacions aplicades a través d'Internet. El mercat de recursos d'informació creix imparable al ritme dels continguts de la xarxa, i aquests recursos ja no són només bases de dades. En aquest sentit, el concepte s'amplia i parlem més de creació d'un servei d'accés a recursos electrònics en xarxa, que es presenta com una faceta del desenvolupament de la gestió de la informació que interrelaciona el component tecnològic amb el documental i ofereix una alternativa potencial d'optimització d'una sèrie de recursos manejats exclusivament pel personal especialitzat, i que passen a ser aplicacions orientades a un gran públic.
Els vincles entre el component tecnològic i el documental es potencien sobretot amb l'abandonament progressiu de l'accés individualitzat als recursos electrònics, cosa que es coneix com el pas del model uniestació al model en xarxa, i amb el transvasament progressiu dels formats d'emmagatzemament de la informació, del suport material als servidors en línia.
D'altra banda, és molt important considerar que els recursos oferts en aquests serveis parteixen sempre d'uns criteris de qualitat adoptats en el moment de la selecció dels professionals, i que afortunadament ara no només se circumscriuen en l'òrbita comercial, de pagament de tarifes per la consulta. Aquesta és la raó de considerar-los serveis d'informació de valor afegit, i requereixen una difusió entre els usuaris, com també una tasca de formació que asseguri el coneixement dels sistemes de consulta a fonts d'informació múltiples i pertanyents a diferents camps del saber científic.
A continuació, en els apartats següents, ressenyem alguns arguments preliminars relacionats amb la situació de la nostra xarxa de biblioteques com a punt de partida de qualsevol planificació, que segur ens seran familiars per altres àmbits. Després descrivim en què ha consistit l'activació del Servei d'Accés a Recursos Electrònics en xarxa, com s'ha portat a terme, les característiques principals, com també el mètode de treball. De seguida entrem en altres facetes significatives d'aquest servei en la nostra organització i que condicionen el funcionament, la interpretació dels resultats de l'avaluació i l'ús i la difusió del Servei, alhora que obren la porta a elements de futur en continguts i tecnologies.
2 Els antecedents
L'any 2002, el Departamento de Bibliotecas y Documentación de l'Instituto Cervantes va establir les bases d'un servei d'accés a recursos electrònics en xarxa que múltiples usuaris, instal·lats en un servidor en la seu central de la institució, podien consultar evitant la duplicitat de subscripcions i les despeses de gestió que representava.
L'Instituto Cervantes és una institució dedicada a la difusió de la llengua i a la cultura espanyola i hispanoamericana a l'exterior i aglutina el treball d'una xarxa de 60 centres distribuïts per tot el món, que ha experimentat un desenvolupament notable els últims deu anys. La xarxa de biblioteques de l'Instituto Cervantes (RBIC, de la denominació en espanyol red de bibliotecas del Instituto Cervantes) es troba dins de les més ben dotades del sistema bibliotecari espanyol, quant a fons d'autors espanyols i llatinoamericans en diferents llengües, a fons d'espanyol com a llengua estrangera i a fons en suport audiovisual. És l'única xarxa internacional de biblioteques espanyoles i té un tret distintiu, l'heterogeneïtat, procedent de la diversitat dels orígens i la mateixa varietat dels països amfitrions.
Les biblioteques són la part estable de l'acció cultural de l'Instituto Cervantes i per això la política d'adquisicions s'orienta cap a l'obtenció d'obres representatives de la cultura i llengua espanyola, sense oblidar les obres que, en cada país, formen part de la col·lecció local, que aporten diversitat i riquesa a la col·lecció bibliogràfica de l'Instituto Cervantes. Així mateix, les biblioteques donen suport a les activitats culturals i acadèmiques que duu a terme l'Instituto mitjançant col·leccions especialitzades i adequades (Martín-Montalvo, 2002).
El Departamento de Bibliotecas y Documentación s'encarrega de la creació de vies per a la millora dels serveis i els recursos disponibles fins ara i d'acoblar-se cada vegada més a les necessitats dels nostres usuaris i a les expectatives de la institució, entre d'altres.
Durant aquests anys s'han dut a terme dos plans d'automatització: d'una banda, el Pla d'informatització 1994, per al qual es va adquirir un programari específic de gestió bibliotecària basat en el format IBERMARC, absys. Aquest pla d'informatització preveia l'automatització dels fons bibliogràfics de les biblioteques. De l'altra, el Pla d'automatització 2006 va suposar el canvi al programa absysNET, per la implantació de tecnologies digitals. Des del punt de vista tècnic, rendibilitza molts dels processos que duu a terme el bibliotecari amb l'estalvi de temps i esforç consegüent. Des del punt de vista dels serveis, el nou sistema permet oferir als usuaris serveis especialitzats molt complets a través d'Internet que fins ara no eren possibles.
Així doncs, les biblioteques han funcionat fins al passat 2007 amb sistemes integrats de gestió bibliotecària locals i amb un catàleg col·lectiu que s'actualitzava amb una periodicitat trimestral. Els fons en suport electrònic els constituïen algunes bases de dades bibliogràfiques subscrites en CD-ROM accessibles únicament per al bibliotecari —només en casos excepcionals l'usuari podia efectuar consultes directes des de la sala de lectura—, que les utilitzava com a eines per atendre els serveis d'informació bibliogràfica i de referència i estaven integrats en l'anomenada col·lecció bàsica, finançada i subministrada pel Departamento de Bibliotecas y Documentación, que incloïa els títols de la bibliografia espanyola, les bases de dades del CSIC i la base de dades de l'ISBN. A més d'aquestes obres, i de manera extraordinària, atesos els requisits econòmics necessaris per emprendre l'adquisició de material en format electrònic, amb pressupost local s'aconseguien altres obres de referència, com ara anuaris o diccionaris de llengua. És a dir, des de la seu es compraven desenes d'exemplars cada any, dels mateixos títols (de la col·lecció bàsica), i a més es trametien a les biblioteques.
La situació a la Biblioteca i al Centre de Documentació de la seu central era diferent. A més de la col·lecció bàsica, i amb destinació als usuaris interns de l'organització, es disposava d'altres títols en CD-ROM i les primeres connexions en línia a bases de dades nacionals i estrangeres.
Per tant, la finalitat d'un possible servei en xarxa era clara: només mitjançant l'accés comú es podien aprofitar al màxim les possibilitats d'informació de la col·lecció electrònica de la seu, composta de bases de dades bibliogràfiques i documentals, com també d'obres de referència (diccionaris, enciclopèdies, directoris, etc.), sobre matèries com ara art, literatura, història, dret, legislació, lingüística o cinema, entre d'altres, i diversos documents electrònics.
Amb la creació del Servei d'Accés a Recursos Electrònics en xarxa, es pretenia incrementar l'ús d'informació digital a l'Instituto Cervantes i fer un salt qualitatiu i quantitatiu important, per avançar en la gestió de serveis i d'informació més enllà dels documents tradicionals.
3 Plantejaments metodològics
Una de les funcions del Departamento de Bibliotecas y Documentación és determinar els serveis que s'han de donar a la xarxa de biblioteques de l'Instituto Cervantes i establir pautes d'ús d'aquests serveis que impulsin i millorin la qualitat en la seva prestació. El nucli és la planificació com a eina per a la gestió, per establir què volem i en quin temps, identificar els recursos disponibles, estudiar alternatives i seleccionar l'opció més apropiada.
El programa de treball per a la implantació del Servei va partir de la redacció d'un projecte, l'objectiu del qual preveia integrar en un únic sistema tots els recursos electrònics de la institució i així incrementar la quantitat de recursos accessibles. Amb aquesta finalitat es va confeccionar un pla per etapes per crear el Servei d'Accés a Recursos Electrònics en xarxa, identificant en primer lloc quins eren els elements essencials, els recursos bàsics per a la creació del Servei i determinar altres plans operatius que en permetessin l'obtenció. Aquests elements són: els recursos digitals, un sistema de gestió dels recursos, uns equipaments informàtics i de comunicacions, una interfície d'usuari, un pressupost específic i un personal especialitzat.
- Els recursos digitals: la institució ja disposava d'un nucli de títols de recursos electrònics existent sobretot en la seu central. Els títols ja estaven catalogats, per tant ja estaven en bases de dades, només es van identificar, i es van tractar amb documentació complementària (guies d'ús) per posar-los a disposició dels usuaris.
- El sistema de gestió dels recursos: després de la fase d'avaluació pertinent es va decidir adquirir un programa informàtic específic per a la gestió dels recursos. Aquest programa s'estava implantant ja en diverses biblioteques espanyoles, sobretot universitàries, IRIS XP Remote.
- Els equipaments informàtics i de comunicacions: calien servidors, aplicacions complementàries generals (navegadors, sistemes operatius), i altres aplicacions complementàries específiques per al control dels programes en xarxa com ara Citrix Metaframe.
- La interfície d'usuari: s'havia d'elaborar un entorn per a l'accés i la consulta dels recursos electrònics, que al principi, en el nostre cas, va ser primer un lloc dins de la intranet corporativa i més tard el web de la RBIC.
- El pressupost: per al finançament dels costos del nou servei es va disposar d'un pressupost addicional del Departamento de Bibliotecas y Documentación i també del Departamento de Sistemas.
- El personal: l'execució de les tasques de muntatge del Servei i el manteniment posterior requeria uns recursos humans addicionals.
A partir de l'anàlisi dels elements necessaris es va planificar un calendari de treball i una distribució de les tasques. Tot aquest procés es va recollir en una sèrie de documents de procés i normatius que formen part de la documentació del Servei.
Junt amb aquesta documentació, que permetia portar un registre ajustat de les decisions i actuacions dutes a terme, es va confeccionar una eina complementària per administrar els aspectes tècnics de la implantació del sistema, una base de dades d'incidències que actua com a saber fer (know how), a mesura que el Servei s'ha anat implantant.
Com que es tracta d'una organització de caràcter internacional, l'Instituto Cervantes planteja moltes particularitats regionals o locals, com ara la disposició de diferents proveïdors de xarxa per a la conformació de la pròpia infraestructura, que van obligar a una instauració progressiva i no simultània del Servei a les biblioteques.
4 Evolució del Servei
Des del punt de vista tecnològic, i de manera molt sintètica, el Servei d'Accés a Recursos Electrònics en xarxa de la RBIC s'estableix en un sistema de consulta basat en una plataforma composta per diversos subsistemes: l'aplicació informàtica IRIS XP, (posteriorment IRIS X7 i després ONELOG) per a la gestió de l'accés als recursos, el sistema operatiu Windows, el programa de telecomunicacions Terminal Server, el navegador Internet Explorer i un programari servidor d'aplicacions, el Citrix Metaframe. El sistema esmentat s'allotja en dos servidors específics: IRIS1 i IRIS2. En el primer s'allotgen les aplicacions informàtiques i en el segon, el buidatge dels continguts dels recursos en suport CD-ROM o DVD.
Amb aquesta estructura lògica i a través d'un servidor en la seu central de l'Instituto Cervantes, des de qualsevol ordinador amb connexió a Internet de la xarxa de la institució, múltiples usuaris de manera molt senzilla poden consultar recursos digitals de qualitat, amb economia d'esforços, i així incrementar la rendibilitat de la informació en l'organització.
Els destinataris d'aquesta xarxa d'informació externa són de dos tipus: 1) els usuaris interns (els empleats de l'Instituto Cervantes, en la seu i en els centres) i 2) els usuaris externs, el grup més ampli (les persones que utilitzen els serveis d'informació que l'Instituto Cervantes ofereix en els centres a Espanya i a l'exterior). A través de la xarxa es pretén aconseguir diversos objectius:
- Oferir l'alternativa d'accés a la versió electrònica d'obres que contenen les biblioteques en format imprès.
- Mantenir una selecció de fonts d'informació de qualitat i interès acadèmic.
- Difondre la utilització de bases de dades i obres de referència amb articles a text complet.
- Proporcionar informació i accés a recursos d'informació general i especialitzada en diferents disciplines.
Per a això, el Servei està dissenyat per perfils d'usuaris d'acord amb els diferents públics que es dirigeixen a la institució, i amb les diverses funcions i activitats que duu a terme el personal de l'organització, amb recursos informatius preparats per a la docència, l'aprenentatge i la recerca, i també la divulgació. És a dir, més de 60 recursos d'informació, atenent als dos grups d'usuaris esmentats, i d'acord amb les matèries pròpies de les activitats de l'Instituto Cervantes, centrades sobretot en dues branques: ciències socials i humanitats, i tecnologia.
El Servei comporta unes determinades condicions d'ús detallades tant en el web com en la mateixa interfície del Servei, que passen per protegir els drets d'autor. La documentació està disponible amb propòsits exclusius de lectura, estudi i recerca, i està subjecta al que s'estipula en la Ley de Propiedad Intelectual (Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril). Per a qualsevol altre ús, és imprescindible tenir l'autorització escrita de l'autor de l'obra i del Departamento de Bibliotecas y Documentación de l'Instituto Cervantes per utilitzar les versions electròniques.
4.1 Primera etapa: accessible en la intranet
Fins al moment en què es va plantejar la posada en marxa d'una plataforma de consulta d'informació de recursos electrònics externs, l'Instituto Cervantes no disposava ni de servidors, ni d'aplicacions totalment definides que tinguessin en compte l'accés d'usuaris aliens a l'organització. La impossibilitat de dur a terme el control dels accessos dels usuaris no registrats va provocar que el Servei, en una primera etapa (des de l'inici del Servei el 2003 fins avui), només fos accessible a través de la intranet de l'Instituto Cervantes (vegeu la figura 1).
Figura 1: Detall de la interfície d'usuaris disponible en la intranet
L'accés des de la intranet va semblar molt insuficient al principi, quan el propòsit era també donar cobertura informativa als usuaris de les biblioteques des dels llocs d'OPAC, però era un començament. La intranet com a solució per a la consulta individual dels usuaris interns era factible, perquè, en definitiva, era el context potencial ideal per donar pas a tot el conjunt de recursos informatius de l'organització i a recursos externs reunits per a les seves finalitats, amb un mínim de costos, temps i esforç (Caldera Serrano; García de León, 2004).
Encara que la intranet de la institució no ofereix una estructura de la informació corporativa cohesionada, sí que hi és present, de manera costant, el treball del Departamento de Bibliotecas y Documentación i dels bibliotecaris de la xarxa gràcies a una secció o "subintranet" pròpia que aglutina tant les eines de gestió com d'informació que ofereix la xarxa de biblioteques als usuaris interns (Valverde Facal; Iglesia Sánchez, 2002). D'acord amb aquest escenari, l'accés al Servei dels usuaris interns es va resoldre incloent-lo com un espai d'informació nou per als empleats de la institució.
Quant als usuaris externs, es van haver d'habilitar unes pantalles d'accés intermèdies com a portals de consulta en els OPAC de les biblioteques, però el Servei només ha arribat al 15 % de les biblioteques pels problemes de seguretat que representa un accés a la intranet corporativa. La consulta ha estat per horaris i sota la supervisió del personal bibliotecari, en equips dedicats que compartien serveis com ara l'ús d'Internet.
Per poder estudiar i avaluar el Servei, els usuaris estan agrupats en diversos estrats o nivells:
- "Seu" (seu central de la institució a Espanya): subdividida en les àrees administratives que componen la gestió de la institució: direcció, gabinet, acadèmica, cultura, administració, etc.
- "Centres i OPAC" (personal dels centres i de vegades en un ordinador de la biblioteca): subdividits pel nom de la ciutat que representa tot el personal del centre, i el terme OPAC per identificar la ubicació dels usuaris externs.
- "Aules" (modalitat de representació de l'Instituto Cervantes, que no és encara un centre): subdividides pel nom de la ciutat que representa el personal de l'aula.
Cada subdivisió té adscrit un nom d'usuari comú i una mateixa contrasenya, és a dir, es duu a terme una gestió dels accessos. D'aquesta manera es pot saber quin personal empra el Servei o no, quins recursos, etc., a través de les estadístiques d'ús de l'aplicació informàtica IRIS.
La intranet té l'avantatge de propiciar la formació d'usuaris. Per això, en aquesta pàgina d'accés es va posar bastant èmfasi a crear un mòdul de formació que servís als usuaris, però sobretot als bibliotecaris dels centres, per donar les pautes necessàries als usuaris, sobretot als interns.
Encara que, com ja s'ha esmentat anteriorment, els sistemes actuals d'accés i consulta han evolucionat cap a escenaris més senzills i amigables, segons el nostre parer continua sent imprescindible prestar un servei de formació no només per manejar la plataforma d'accés als recursos en xarxa, sinó també, i més encara, per als propis recursos d'informació. D'aquesta manera s'obtenen dos resultats clars: una difusió més gran d'un servei especialitzat i un ús òptim d'uns productes d'informació d'alt rendiment científic i acadèmic.
La interfície s'ha modificat diverses ocasions durant aquests anys: canvis de disseny i canvis originats per noves prestacions de l'aplicació de gestió de recursos electrònics. Actualment, amb la versió IRIS7, l'usuari pot seleccionar els recursos que més li interessin i confeccionar per si mateix la seva pantalla d'ús del sistema.
En la primera versió, l'accés era per llistat alfabètic dels recursos electrònics i també per categories temàtiques basades en les necessitats d'informació dels grups d'usuaris. D'altra banda, el sistema permet l'opció d'activar diferents grups de recursos per nivells d'usuaris. Així, per exemple, els recursos accessibles per al personal de la seu no tenien perquè ser exactament els mateixos que els de les aules. En aquesta última categoria els usuaris són principalment estudiants d'espanyol que no necessiten recursos gaire especialitzats.
Més tard, es van suprimir les categories temàtiques, ja que el nombre de recursos no era tan alt com perquè fossin útils per millorar l'accés al recurs final. Actualment l'usuari té l'opció d'organitzar-se segons els interessos els recursos que més sol utilitzar, amb l'opció "Mi menú".
El sistema inclou també un element més d'informació, el "Tablón", on s'informa puntualment l'usuari de les noves adquisicions de recursos, de les últimes actualitzacions, de qualsevol informació complementària, com ara noves guies d'ús o qualsevol indisponibilitat dels recursos i productes d'interès complementari com ara enllaços a cercadors o als catàlegs de les biblioteques.
4.2 Segona etapa: accessible en el web de la RBIC
El 2008 s'ha posat en marxa una segona etapa. Es tracta d'una fase més dinàmica i estimulant en la utilització del Servei, caracteritzada per l'obertura de manera definitiva als usuaris externs que podran accedir plenament als recursos electrònics en xarxa a través del web de la RBIC i amb l'únic requisit de ser soci d'alguna biblioteca de la xarxa.
L'aplicació IRIS X7 s'ha completat amb un mòdul addicional, ONELOG, que augmenta i millora la gestió dels accessos al sistema. A partir del moment en què amb un sistema automatitzat com absysNET hi ha una única base de dades d'usuaris, que porta el registre dels socis actius i assigna unes claus per utilitzar serveis com ara la reserva o el préstec en línia, el programa que sosté el Servei es comunica amb el sistema integrat de gestió bibliotecària i comparteix les claus d'usuari perquè el soci pugui tenir un altre servei a més del catàleg, la consulta d'altres fonts externes.
D'aquesta manera l'usuari pot accedir-hi o bé des del registre bibliogràfic resultat d'una consulta al catàleg, o bé des del llistat alfabètic dels recursos electrònics que inclou el servei d'accés en xarxa. A més, l'usuari registrat té la possibilitat de ressenyar i afegir els recursos que li interessin més a la llista de preferits del navegador.
Aquesta etapa és un pas més que condueix a una disponibilitat més gran dels recursos entre els diferents usuaris dels serveis de l'Instituto Cervantes, i significa molt perquè així s'estén el Servei a altres usuaris i s'amplia l'espectre de persones que, a través de l'Instituto Cervantes, puguin apropar-se en qualsevol moment i des de qualsevol lloc a informació digital espanyola fiable i de qualitat disponible en l'espai virtual (vegeu la figura 2).
Figura 2: Detall de la interfície d'usuaris disponible en el web de la RBIC
5 Avaluació per millorar
Des que el Servei s'ha implantat, l'ús s'ha anat revalidant cada any, tant que, en els cinc anys d'ús en la intranet, s'ha incrementat un 25 % el nombre de consultes, tenint en compte que només parlem del grup dels usuaris interns. Com ja s'ha explicat, els usuaris externs no són encara significatius.
A través del mòdul d'estadístiques d'ús dels recursos que inclou l'aplicació IRIS X7, se sap quins són els recursos electrònics més utilitzats i menys, i les mitjanes mensuals respectives, amb la qual cosa se'n justifica la renovació o la possible baixa. A més, es fa una comparativa anual dels recursos electrònics més utilitzats i menys en els centres i en la seu. Les dades recollides són elements quantitatius amb un càlcul estimat en percentatges, graus o escales numèriques, als quals cal donar una lectura.
En els centres de l'Instituto Cervantes, la utilització dels recursos ha anat en augment en comparació amb la seu, un 40 % aproximadament. És lògic ja que el nombre de centres Cervantes ha crescut en el període d'estudi. Però, si analitzem aquesta informació de manera més profunda, podem treure'n una conclusió més significativa. Un percentatge dels usuaris interns necessiten la informació per al desenvolupament de les funcions. Aquest usuari a l'exterior recorre a l'accés en xarxa a la recerca de documentació crítica que de cap altra manera no podria localitzar, ni en el web, ni en fonts tradicionals, en paper, i encara menys amb un nivell d'actualització acceptable per al desenvolupament de les tasques, per exemple, informació jurídica i legislativa espanyola.
Un dels grups de recursos amb més accessos és el d'informació d'actualitat. L'usuari a l'estranger demana informació en espanyol, d'Espanya i sobre Espanya, i les fonts més atractives i diverses són els mitjans de comunicació.
Tant en la seu com en els centres, les consultes als recursos electrònics es disparen en el personal de Biblioteques i Documentació, i l'ús va seguit del de Recursos Humans i Administració. A l'Instituto hi ha altres àrees de treball en què el Servei s'utilitza menys o gens, per tant, pendents d'un treball intens de difusió, però en qualsevol cas el que crida l'atenció és la coincidència entre el perfil i el camp d'activitat del personal de la seu i el dels centres.
Durant aquests anys, l'ús per centres ha denotat alguns alts i baixos en les dades d'evolució, sense un sentit ni creixent ni decreixent, només punts aguts d'inflexió. L'única conclusió factible és que el treball de difusió i d'extensió del professional que és al capdavant dels serveis és determinant en el cas dels centres Cervantes. El perfil professional, la formació i el coneixement de tecnologies en recuperació de la informació, com també la motivació personal, poden condicionar els resultats de qualsevol servei en unitats d'informació amb recursos humans molt reduïts, com les que ens ocupen.
Com a curiositat, volem anotar que avui els cinc centres des d'on més consultes rep el sistema són per ordre decreixent, Nàpols, Budapest, Moscou, Tunis i Munic. A primera vista no hi ha cap connexió o relació directa que es pugui apreciar des del punt de vista de gestió de la informació, però per a una institució de caire internacional aquesta dada apunta una vegada més cap a l'heterogeneïtat dels nostres centres i de l'acompliment de les tasques en cada país.
6 El Servei i els usuaris
Les possibilitats d'aquest servei són particularment interessants per a una entitat com l'Instituto Cervantes, que partia ja de l'existència d'usuaris en diferents ubicacions geogràfiques, i posseïdora d'elements intrínsecs que, com ja s'ha comentat en el text, han condicionat la planificació i els objectius del Servei.
Sempre que des de la xarxa de biblioteques de l'Instituto Cervantes es dissenyen serveis i recursos per als usuaris és imprescindible prendre en consideració dues particularitats que acompanyen, així mateix, el treball institucional en l'àmbit acadèmic i cultural, a saber, d'una banda, el caràcter internacional de la institució i, de l'altra, l'especialització dels usuaris.
L'Instituto Cervantes es dirigeix a una comunitat d'usuaris molt variada, de milions de persones que es distingeixen per una multiculturalitat fascinant, en més de 42 països i en els cinc continents. Això és el que imprimeix la faceta internacional a la institució, i que no és fàcil d'harmonitzar en projectes centralitzats d'accés a la informació.
El perfil de l'usuari és bàsic per orientar adequadament l'oferta de serveis d'informació. L'accés en línia "substitueix" el bibliotecari, i per tant es perd el contacte directe amb l'usuari; per tant, el llenguatge de comunicació entre la biblioteca i l'usuari és decisiu. Dins d'aquesta consideració teòrica, entra de ple la limitació lingüística que imposa el desenvolupament d'una interfície d'ús dels recursos digitals comuna, en espanyol. En aquest sentit queda molt per fer, no només plantejar escenaris multilingües o instruccions traduïdes sobre la manera d'utilitzar el Servei.
L'experiència ens demostra que l'usuari dedica poc temps o gens a la lectura d'instruccions escrites; prefereix un tractament personalitzat i en la seva llengua. Així, la formació dels usuaris és una eina clau per transmetre la rellevància dels recursos digitals, la utilitat i l'interès de les prestacions. D'altra banda, l'accés als recursos modifica la percepció que la comunitat d'usuaris real i potencial tenen de la xarxa de biblioteques de l'Instituto Cervantes.
Els centres de l'Instituto Cervantes conformen una xarxa de biblioteques espanyoles a l'estranger que han d'atendre públics molt diferents. L'especialització ja esmentada no té a veure amb cap dels tipus de biblioteques coneguts que ens assenyalen els manuals de Biblioteconomia. No són biblioteques públiques, però atenen públic en general; no són biblioteques universitàries, però ajuden els usuaris dedicats a la recerca i a la docència en centres de recerca; no són biblioteques escolars però han de respondre a les necessitats d'aprenentatge d'un alumnat creixent, etc. Aquestes circumstàncies afecten el tractament de les interfícies d'accés a la informació i als continguts del servei de consulta dels recursos digitals.
Moltes vegades les biblioteques especialitzades corren el risc de ser menys conegudes per un públic susceptible d'estar interessat en la temàtica. L'accés a serveis digitals pot ser decisiu per incrementar la presència de la RBIC en altres àmbits a més de l'ensenyament de l'espanyol, ja que proporciona informació de caràcter acadèmic i científic produïda no solament en l'òrbita nacional, sinó també en el camp internacional. Així, fa arribar dades i continguts rigorosos i de qualitat a usuaris potencials, que no podrien aconseguir de cap altra manera per situacions locals precàries tant tecnològiques com acadèmiques. Aquest fet ja ocorre en altres serveis més tradicionals que ofereixen les nostres biblioteques en països amb un desenvolupament baix o inexistent de fons, instal·lacions i serveis bibliotecaris.
La segona consideració, que assenyalàvem abans com l'especialització dels usuaris, està relacionada amb l'existència d'un nucli comú particular entre els usuaris, el coneixement i l'estudi d'un idioma, cosa que conforma en bona part les necessitats d'informació previsibles, però alhora genera situacions molt desiguals en l'explotació dels recursos digitals i en la interacció entre l'usuari i el Servei. Encara que el nexe de l'espanyol és en tots els centres, cada biblioteca es dirigeix a un usuari concret: l'usuari alemany, l'usuari tunisenc, l'usuari xinès... Aquest fet condiciona l'organització de la xarxa de biblioteques i dels serveis. La superació de les barreres culturals i lingüístiques gràcies a l'interès compartit per l'idioma espanyol comporta una sèrie d'avantatges en l'ús del Servei, però els diferents nivells de coneixement de la llengua i la cultura espanyola i hispanoamericana fraccionen l'ús dels recursos digitals.
Una manera de resoldre les divergències per satisfer les necessitats d'informació de tots els usuaris és la identificació dels buits, tant en contingut, com ara prestacions, com en maneig de la col·lecció de recursos electrònics del col·lectiu de bibliotecaris de la RBIC, per donar prioritat en el Servei d'Accés a Recursos Electrònics al punt de vista de l'usuari i així respondre i orientar el futur del Servei amb més encert.
7 Futur pròxim
En primer lloc, el futur està centrat en l'aportació de més recursos d'informació pertinents i de qualitat i, en segon lloc, a dirigir aquesta aplicació cap a desenvolupaments de serveis digitals, com també la integració de recursos web i altres tipologies de recursos digitals (revistes electròniques de lingüística aplicada i llibres electrònics). Tot això amb l'objectiu d'aportar als continguts que ofereix l'Instituto Cervantes, pel que fa al web, una visibilitat i competitivitat més grans com a reclam per atreure més usuaris.
Amb la integració de l'OPAC i la consulta de recursos digitals des de la mateixa interfície, gràcies a absysNET i ONELOG X7, la gestió de recursos electrònics és més efectiva, ja que l'usuari accedeix les 24 hores del dia a la informació electrònica independentment del lloc on es trobi, fet que per a una institució com l'Instituto Cervantes és molt rendible, perquè s'amortitzen les despeses de gestió i s'ofereix un mateix servei d'informació en múltiples localitzacions.
La tecnologia d'aquest producte s'està integrant als portals dels llocs web de tota la xarxa de biblioteques de l'Instituto Cervantes. Amb aquest sistema es proporciona a l'usuari un accés comú a tots els recursos, independentment del mètode d'autenticació del lloc web, del portal o de paquets d'aprenentatge electrònic. L'administrador controla quins continguts són accessibles via web i s'assegura que els usuaris només accedeixen als continguts rellevants al seu perfil (estudiant, professor, hispanista, públic general i empleats de l'organització).
D'altra banda, per fomentar al màxim la col·lecció digital, l'ús i la difusió, es dissenyaran nous programes de formació específica en els recursos que integren el servei en xarxa, per als usuaris de les biblioteques.
L'increment del rendiment informatiu i econòmic d'aquests recursos es deu a l'obertura a un nombre més gran d'usuaris potencials, i en aquest últim fet cauen de ple les tasques de difusió dels serveis.
Fins al dia d'avui no s'ha dut a terme cap acció divulgativa de les característiques i l'interès que els recursos electrònics poden tenir entre la comunitat d'usuaris de la RBIC. El desconeixement del Servei en xarxa és gairebé absolut, com es manifesta en l'última enquesta de satisfacció d'usuaris feta l'any 2007 (Martín-Montalvo, 2007). És cert que el servei ofert al públic en les biblioteques és ocasional i està disminuït pels condicionants estructurals dels quals partim en la creació del Servei, ja assenyalats en el punt 4, però no per això és menys greu i preocupant, i sens dubte és necessari emprendre un pla de difusió del Servei un cop formalitzada la segona etapa d'accés en el web.
Pensant en els usuaris potencials, s'ha de dissenyar una sèrie d'activitats amb vista a la difusió de la informació sobre el Servei. D'altra banda, el Departamento de Bibliotecas y Documentación està elaborant un pla integral de difusió de la xarxa de biblioteques, de què formarà part el Servei d'Accés a Recursos Electrònics en xarxa, insistint en el grup d'usuaris dedicats a la recerca i la docència (hispanistes i professors d'espanyol), a través de mitjans com ara llistes de distribució i participació en reunions professionals.
8 Conclusions
Posar una col·lecció de recursos digitals al servei dels usuaris exigeix una forta inversió de les institucions, a la qual cal afegir un treball ardu i una ocupació de temps per seleccionar els recursos, tractar-los, mantenir-los i posar-los a disposició en les millors condicions. En aquest context, s'han de desenvolupar aquests serveis d'informació amb el major rigor possible.
L'organització de la col·lecció electrònica no pot resoldre's amb els sistemes integrats de gestió bibliotecària actuals, per a la qual es necessiten aplicacions informàtiques específiques.
L'establiment de criteris per seleccionar els recursos electrònics és imprescindible, com també avaluar quantitativament l'ús real que els usuaris fan dels recursos, però també en quina mesura són útils als seus interessos, quin impacte produeixen i quin és el grau d'acceptació. Aquesta avaluació permanent i ajustada és una garantia per al rendiment del Servei. D'aquesta manera, davant la competència que és ara com ara Internet, amb el Servei d'Accés a Recursos Electrònics en xarxa s'ofereix més rigor, confiança i seguretat en la informació.
L'accés als recursos d'informació electrònica és un servei especialitzat sol·licitat cada vegada amb més força, i converteix les biblioteques de l'Instituto Cervantes en proveïdores d'informació digital en espanyol i sobre l'espanyol, però també apropen als usuaris les tecnologies digitals vigents.
Aquesta acció fa que des de les biblioteques de l'Instituto Cervantes es garanteixi la llibertat d'accés a la informació en si i a la informació que hi ha en aquestes institucions culturals per a tots els usuaris de les biblioteques i assegurar així que la consulta a Internet sigui lliure, equitativa i no condicionada per restriccions innecessàries (directrius per al Manifiesto IFLA/UNESCO sobre Internet, 2006).
L'accés a la informació digital a través d'Internet es considera un servei bàsic de tota biblioteca pública. Així ho recull la Ley de la lectura, del libro y de las bibliotecas (2007), en el capítol V. Entre altres motius, les biblioteques de l'Instituto Cervantes en recullen el testimoni i, guiades per la tecnologia, intenten portar la cultura i la llengua espanyoles i hispanoamericana a tot arreu formant una de les xarxes més grans existents al món.
9 Bibliografia
Acuña, María José de; Agenjo Bullón, Xavier (2005). "Archivos en la era digital: problema (y solución) de los recursos electrónicos''. El profesional de la información, v. 14, n. 6, p. 407-413. <http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2005/noviembre/2.pdf>. [Consulta: 10/09/2008],.
Asociación Española de Normalización y Certificación. Información y documentación: estadística de bibliotecas para uso internacional: Norma española UNE-EN ISO 2789. Madrid: AENOR, 2004.
Agustí, Lluís (1997). ''La xarxa de biblioteques i els serveis informatius de l´Instituto Cervantes''. Item, Revista de Biblioteconomia i Documentació, n. 20, p. 112-123.
Álvaro, Concha; Baiget, Tomàs; Giménez, Elea; Keefer, Alice; Lens, Dirk; Martín, Juan Carlos; Tejada, Carlos (2004). ''Uso de recursos de información electrónicos 2003-2004''. El profesional de la información, v. 13, n. 5, p. 386-392. <http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2004/septiembre/10.pdf>. [Consulta: 8/03/2008].
Anglada i de Ferrer, Lluís M.; Comellas, Núria (2002). ''¿Qué es justo?: modelos de precios en la era electrónica''. BiD: Textos universitaris de biblioteconomia i documentació, n.8. <http://bid.ub.edu/08angla2.htm>.
Caldera Serrano, Jorge; García de León, Alicia (2004). ''Las Intranets como herramienta documental para la prensa escrita''. Hipertext.net, n.2. <http://www.hipertext.net/web/pag226.htm>. [Consulta: 21/08/2008].
Checa Rubio, Ana María (2003). ''La formación de usuarios como estrategia para vencer las reticencias ante los cambios de los recursos electrónicos''. En: Los Sistemas de información en las organizaciones: eficacia y transparencia. 8as Jornadas Españolas de Documentación: Barcelona, 6, 7 y 8 de febrero de 2003, World Trade Center. Barcelona: Col·legi Oficial de Bibliotecaris-Documentalistes de Catalunya, 2003, p. 453-461.
Codina, Lluís (2006). Evaluación de calidad en sitios web: Metodología de proyectos de análisis sectoriales y de realización de auditorias. Barcelona: UPF, Área de Biblioteconomía y Documentación, Dep. de Periodismo y de Comunicación Audiovisual. <http://eprints.rclis.org/archive/00008537/01/procedimientos2006.pdf>. [Consulta: 08/09/2008].
Counter Project. Proyecto para la normalización de las estadísticas de uso de los recursos-e. <http://www.projectcounter.org/about.html>. [Consulta: 10/09/2008].
Delgado Gómez, Alejandro (2000). ''Bibliotecas digitales, dominios cruzados y bases de datos distribuidas: un enfoque integrador''. En: Profesionales para una sociedad informada: XI Jornadas Bibliotecarias de Andalucía: Sevilla, 18,19,20 mayo 2000. Málaga: Asociación Andaluza de Bibliotecarios, p. 167-176.
Directrices para el Manifiesto IFLA/UNESCO sobre Internet. IFLA. 2006. <http://www.ifla.org/faife/policy/iflastat/Internet-ManifestoGuidelines-es.pdf>. [Consulta: 01/09/2008].
Electronic Resource Management Initiative (ERMI).Iniciativa desarrollada por distintas bibliotecas sobre los requisitos y características de los sistemas informáticos de gestión de recursos-e en bibliotecas. <http://www.diglib.org/standards/dlf-erm02.htm>. [Consulta: 10/09/2008].
Franco Barroso, Carmen; Fernández Alfaro, Leonor; Carrero Galfore, Ricardo; Chamorro Rodríguez, Ricardo; Gestido del Olmo, Rosario (2006). ''Still navigating across the Atlantic: a view of a virtual reference service for academic libraries''. En: Embedding Libraries in Learning and Research: 27th IATUL Conference. Faculdade de Engenharia, Universidade do Porto, Portugal. May 22-25, 2006. <http://www.iatul.org/doclibrary/public/Conf_Proceedings/2006/Barrosoetalpaper.pdf>. [Consulta: 08/09/2008].
García, Consol (1998). ''Evolución en el acceso a bases de datos y valor añadido''. En: Los sistemas de Información al servicio de la sociedad. Valencia: FESABID, p. 303-312. <https://upcommons.upc.edu/e-prints/bitstream/2117/1723/1/garcia_evolucionacceso.pdf>. [Consulta: 22/09/2008].
Gracia Armendáriz, Juan (2000). ''Los recursos electrónicos de información en humanidades en las páginas web de las universidades norteamericanas''. Revista general de información y documentación, v. 10, n. 1, p. 197-209.<http://www.ucm.es/BUCM/revistas/byd/11321873/articulos/RGID0000120197A.PDF>. [Consulta: 8/09/2008].
Horava, Tony (2007). ''Licensing e-resources for alumni: reflections from a pilot project''. Source College & Research Libraries News, v. 68, n. 7, p. 437-441.
X7 System Reference Guide. Info Technology Supply Limited. <http://www.itsltduk.co.uk/>. [Consulta: 22/09/2008].
Jiménez Aleixandre, Miguel (2005). ''Las colecciones de recursos electrónicos en España''. Educación y biblioteca, v. 17, n. 148, p. 103-108.
Lens, D.; Keefer, A.; Baiget, T.; Alvaro, C.; Tejada, C.; Giménez Toledo, E. (2004). Recursos electrónicos: en busca de un diálogo constructivo. Experiencias y expectativas de los profesionales de la información respecto a los recursos electrónicos. Barcelona: Edit. Swets Information Services.
Ley 23/2006, de 7 de julio, por la que se modifica el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril. <http://www.boe.es/boe/dias/2006/07/08/pdfs/A25561-25572.pdf>. [Consulta:10/03/2008].
Ley 10/2007, de 22 de junio, de la lectura, del libro y de las bibliotecas. <http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27140-27150.pdf>. [Consulta:19/09/2008].
Lorenzo Millana, Carmen (1992). ''El sistema de bibliotecas del Instituto Cervantes: una propuesta''. Boletín de la ANABAD, v. 42, n. 2, p. 149-166.
Martín-Montalvo, Irene (2002). ''La Red de Bibliotecas del Instituto Cervantes: origen y evolución''. Métodos de Información, n. 49, v. 9, p. 32-38.
Martin Montalvo, Irene (2007). ''Estudio de satisfacción de usuarios en la red de Bibliotecas del Instituto Cervantes''. Revista General de Información y Documentación, 17, n. 2, p. 9-30.
Meléndez, Vicenç (1992). ''Integración de sistemas de acceso a bases de datos''. El profesional de la información, v. 1, n. 3, p. 5. <http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1992/abril/integracin_de_sistemas_de_acceso_a_bases_de_datos.html>. [Consulta: 09/09/2008].
Pérez Sánchez, José F. (2000). ''El acceso a bases de datos en red en la Biblioteca Universitaria de Almería''. En: Profesionales para una sociedad informada: XI Jornadas Bibliotecarias de Andalucía: Sevilla, 18,19,20 mayo 2000. Málaga: Asociación Andaluza de Bibliotecarios, p. 237-246.
Razquin Zazpe, Pedro; Sánchez Fernández, Rosa (2004). ''La biblioteca híbrida y la gestión de recursos electrónicos''. En: Estudios de biblioteconomía y documentación : homenaje a la profesora María Rosa Garrido Arilla. Madrid: Escuela Universitaria de Biblioteconomía y Documentación, p. 281-294.
RBIC. Red de Bibliotecas del Instituto Cervantes. <http://www.bibliotecas.cervantes.es>. [Consulta: 22/09/2008].
Recursos electrónicos: en busca de un diálogo constructivo. Experiencias y expectativas de los profesionales de la información respecto a los recursos electrónicos. SWETS Information Services, El Profesional de la Información, SEDIC, Junio 2004. <http://www.sarenet.es/baiget/Informe-Swets-Sedic-EPI-2004.pdf>. [Consulta: 09/09/2008].
Rumsey, Sally (2005). ''The management and development of e-resources at LSE''. Source Serials, 18, 3, p.192-195.
Sola Valls, A.; González Ugarte, J. L. ''Gestión de recursos electrónicos en las bibliotecas: CURIE (Col.lecció de utilitats i recursos d'interès per a l'enginyer)''. En: JBIDI 2001: Segundas Jornadas de Bibliotecas Digitales: 19 y 20 de noviembre de 2001, Almagro (Ciudad Real), 2001, 7 p.
SUSHI (Standardized Usage Harvesting Initiative). Protocolo técnico pensado para la descarga automática de informes con estadísticas de uso de recursos-e. <http://www.niso.org/schemas/sushi/index.html>. [Consulta: 10/09/2008].
Valverde Facal, Mª Victoria; Iglesia Sánchez, Yolanda de la (2002). ''La Intranet como herramienta de gestión en la Red de Bibliotecas del Instituto Cervantes''. Métodos de Información, n. 49, v. 9, p. 45-54.
Van der Merwe, Ina; Van Eeden, Welna; Hartzer, Sandra (1999). ''Remote electronic resources and the OPAC: illustrated by the UNISA Library experience''. IATUL Proceedings, no. 18. <http://eric.ed.gov/ERICWebPortal/contentdelivery/servlet/ERICServlet?accno=ED434683>. [Consulta: 09/09/2008].
Data de recepció: 14/03/2008. Data d'acceptació: 15/05/2008.