Resum [Abstract] [Resumen]
Es descriu la utilització de l'escriptori virtual Netvibes a la Biblioteca Rector Gabriel Ferraté i la Biblioteca del Campus del Baix Llobregat de la Universitat Politècnica de Catalunya. L'ús dels escriptoris virtuals respon a les necessitats d'aquestes dues biblioteques, que comparteixen característiques comunes: múltiples punts d'atenció als usuaris, una gran superfície distribuïda en plantes independents, molta rotació de personal i ús de múltiples aplicacions per prestar serveis. La utilització dels escriptoris virtuals es presenta com una possible solució a aquestes problemàtiques, i alhora obre un gran ventall de possibilitats per millorar i simplificar els fluxos d'informació de qualsevol organització. Es pot afirmar que l'ús de l'escriptori virtual millora la prestació dels serveis compartint i integrant dades, fins i tot, alienes.
1 Introducció
L'objectiu d'aquest article és donar a conèixer les experiències de la Biblioteca Rector Gabriel Ferraté i la Biblioteca del Campus del Baix Llobregat en el desenvolupament dels escriptoris virtuals. És molta la bibliografia disponible a Internet que tracta sobre la temàtica dels escriptoris virtuals i els seus usos relatius al context del web 2.0. En aquest article, però, es mostra el treball d'aquestes dues biblioteques en un àmbit diferent. L'experiència demostra que els escriptoris virtuals es poden integrar com a element de gestió ateses, bàsicament, la facilitat d'ús i les possibilitats de personalització. Respecte als usuaris, l'ús d'aquesta eina implica una major capacitat de resposta del personal de les biblioteques.
1.1 Escriptoris virtuals
Els escriptoris virtuals són serveis web que permeten agrupar informacions d'interès i aplicacions de manera altament personalitzable. Aquestes informacions poden ser agregades des de directoris d'aplicacions, dissenyades per tercers o produïdes a mida amb un cost relativament baix. Els escriptoris virtuals formen part de les aplicacions del web 2.0. Els serveis més populars en aquest àmbit, són Netvibes <http://www.netvibes.com>,iGoogle <http://www.google.es/ig> i Pageflakes. <http://www.Pageflakes.com>.
Un escriptori virtual pot tenir dos usos en el context d'una biblioteca. D'una banda, pot allotjar les aplicacions i informacions habituals d'una pàgina web (horaris, novetats, informacions generals de col·leccions i serveis, etc.). Pel seu ús com a pàgina web, en l'àmbit bibliotecari espanyol, podem destacar la Biblioteca de Muskiz <http://www.netvibes.com/muskizkoliburutegia#Liburutegia_%2F_La_Biblioteca> o la Biblioteca de Andorra (Terol) <http://www.netvibes.com/biblioteca62#SERVICIOS>; en l'àmbit internacional, la Vernon Free Library <http://www.netvibes.com/freelanthropy_vfl#My_Page>, la Médiathèque de l'ESC Lille <http://www.netvibes.com/esc-lille_law#A_propos> i la biblioteca mèdica DIGI-CMB <http://www.netvibes.com/digicmb#Who_is_DIGICMB%3F> .
D'altra banda, els escriptoris virtuals es poden emprar per a la gestió interna, és a dir, perquè el personal de la biblioteca el faci servir com a eina de treball. Aquest article desenvolupa l'experiència de la Biblioteca Rector Gabriel Ferraté <http://bibliotecnica.upc.es/bib160> i la Biblioteca del Campus del Baix Llobregat <http://bibliotecnica.upc.es/bib181> (en endavant, BRGF i BCBL, respectivament) de la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC) <http://www.upc.edu> relativa al disseny, al desenvolupament i a la implementació d'un escriptori virtual per a la comunicació i gestió internes de processos basat en el Netvibes.
1.2 La necessitat
La BRGF i la BCBL són biblioteques que comparteixen alguns trets bàsics que han impulsat aquest projecte:
- Mobilitat del personal. La majoria de bibliotecaris i tècnics compaginen l'atenció a diferents taulells amb la feina interna. Aquesta alta mobilitat comporta dificultats quant a la gestió de les adreces d'interès que el personal utilitza per accedir a les diferents aplicacions necessàries.
- Múltiples aplicacions. Als diferents taulells de les biblioteques s'ofereixen gran quantitat de serveis que estan associats a alguna aplicació. Aquest fet implica que la persona que atén el taulell hagi d'obrir múltiples aplicacions cada vegada o bé tenir un navegador obert amb un munt de pestanyes, cosa que fa augmentar el temps de resposta i, a més, pot produir confusions al personal. Calia trobar, doncs, una eina que permetés integrar múltiples aplicacions en una sola pantalla.
- Reaprofitament de les dades. La implantació d'eines que permetin una gestió més eficaç i autònoma de tots els serveis que es presten ha estat sempre una prioritat important. Les aplicacions citades anteriorment fan servir les seves pròpies dades, i aquestes només són consultables des de la pròpia aplicació. Això dificulta el fet de poder donar informació als usuaris sobre algun servei. Amb el desenvolupament dels escriptoris virtuals s'ha aconseguit explotar molt més les dades generades per aquestes aplicacions i facilitar al màxim que hi puguin accedir tant el personal com els usuaris.
Després d'un temps de reflexió i algunes proves es va concloure que la solució a aquests problemes podia ser l'ús d'un escriptori virtual. Sobretot, el que va acabar de convèncer va ser la facilitat a l'hora d'integrar continguts i la petita corba d'aprenentatge que en requeria la configuració, la implementació i la utilització.
2 El projecte
2.1 La tria
Les plataformes d'escriptoris virtuals més populars són iGoogle, Pageflakes i Netvibes. La implementació de Netvibes es va decidir perquè, per al desenvolupament de ginys nous (coneguts més popularment per la seva forma angles widgets), semblava la plataforma amb el mètode més senzill i perquè oferia més facilitats de personalització del disseny de l'escriptori. Un giny és cadascuna de les aplicacions que formen part de l'escriptori virtual i que afegeix el mateix usuari segons les seves necessitats. Alguns dels ginys més coneguts són els rellotges en pantalla, els blocs de notes, les calculadores, els calendaris, les agendes, etc. Cal destacar que, malgrat que totes les plataformes d'escriptori virtual ofereixen ginys propis que només funcionen sobre la seva plataforma, en l'actualitat ja hi ha definida una tendència universal que permet que els ginys funcionin d'igual manera a qualsevol plataforma, amb independència de la plataforma per a la qual es van crear inicialment. Aquest fet permet que els ginys es puguin utilitzar en qualsevol de les altres dues plataformes esmentades, o en qualsevol altra.
2.2 Quines aplicacions es fan servir en l'escriptori virtual?
Adreces d'interès
Es tracta d'un giny que ens proporciona el mateix Netvibes i que serveix per gestionar enllaços. Aquest giny permet afegir enllaços als quals es poden associar una paraula clau o més per posteriorment poder-los recuperar amb més facilitat. Amb aquest giny es gestiona la llista de recursos més emprats pel personal de les biblioteques, que hi pot accedir des de qualsevol ubicació i molt ràpidament per mitjà de les paraules clau. Per exemple, tal com es pot veure en la figura 1, si se selecciona la paraula clau intranets, es desplega una llista amb els URL de les diferents intranets a les quals es pot accedir. A més a més, aquest giny permet importar i exportar les adreces d'interès des d'altres sistemes i cap a altres sistemes.
Fig. 1. Giny de les adreces d'interès de la BCBL
Disponibilitat de les sales de treball en grup
Una segona aplicació que es va posar en marxa va ser, tal com mostra la figura 2, la que permet consultar la disponibilitat de les sales de treball en grup de les dues biblioteques. Aquest giny mostra, de manera immediata i clara, la disponibilitat de qualsevol d'aquestes sales. Les sales de treball en grup són un dels serveis que els usuaris fan servir amb més freqüència i la disponibilitat és una de les consultes més freqüents als diferents taulells. Gràcies a aquest giny, ara, des de qualsevol taulell i amb un simple cop d'ull, es pot informar els usuaris de l'estat de qualsevol sala.
Fig. 2. Giny que mostra la disponibilitat de les sales de treball en grup de la BCBL
Com que el giny s'alimenta de la base de dades de la mateixa aplicació de reserva de sales, qualsevol canvi de disponibilitat es reflecteix automàticament, fet que garanteix que la informació mostrada sempre està actualitzada.
Horaris
Una de les demandes principals, tant del personal bibliotecari, com dels usuaris, sempre ha estat una major facilitat a l'hora de consultar els horaris de les biblioteques. Actualment, tal com estan organitzats els webs de la BCBL i la BRGF, per conèixer l'horari de les diferents biblioteques de la UPC, cal cercar la informació a la pàgina de cada biblioteca. Això dificulta i alenteix enormement trobar, per exemple, quines biblioteques obren el cap de setmana. Per solucionar aquest problema es va crear un giny de Netvibes, tal com mostra la figura 3, que permet consultar de manera molt senzilla i ràpida l'horari de qualsevol biblioteca de la UPC. Aquesta informació és essencial, sobretot, per al personal que atén el taulell de préstec, ja que centralitza gran part d'aquestes consultes.
Fig. 3. Ginys dels horaris de la BCBL i la BRGF
Disponibilitat de l'aula d'informàtica
Tant la BCBL com la BRGF disposen d'una aula d'informàtica amb ordinadors que poden utilitzar els usuaris. Fins a la creació d'aquest giny, quan un usuari preguntava al taulell si hi havia ordinadors lliures, la resposta era que havia de comprovar-ho ell mateix. Ara, mitjançant aquesta aplicació senzilla, tal com mostra la figura 4, és possible saber quin és l'estat de cada un dels ordinadors de la sala, és a dir, quants n'hi ha de disponibles, quants d'ocupats i quants es troben fora de servei.
Fig. 4. Ginys que mostren la disponibilitat dels ordinadors de les aules d'informàtica de la BCBL i la BRGF
Préstec de portàtils
Aquest va ser un dels primers ginys que es va implementar als nostres escriptoris virtuals. A totes les biblioteques de la UPC es presten portàtils als usuaris perquè puguin desenvolupar les tasques acadèmiques i docents. Es tracta d'un servei molt popular entre els estudiants i d'un ús intensiu. Generalment, tot i disposar d'un gran nombre de portàtils, en èpoques de màxima ocupació sol ser habitual que tots estiguin prestats i, alhora, rebre múltiples peticions demanant a quina hora n'hi haurà algun de lliure. Fins ara, per poder informar els usuaris de quants portàtils quedaven i de quan era el pròxim retorn d'un portàtil prestat, el personal de qualsevol taulell havia de trucar a préstec. Gràcies a aquest giny això ja no és necessari, ja que tot el personal pot veure aquesta informació directament a la pantalla. De la mateixa manera que el giny anterior, per mostrar aquestes dades, el giny accedeix directament a la base de dades amb què treballa l'aplicació de préstec de portàtils, cosa que garanteix que la informació mostrada sempre està actualitzada. Una particularitat d'aquest giny és que, quan no hi ha cap portàtil disponible, apareix un botó que el personal fa servir per anotar les peticions de préstec de portàtils que no han pogut ser servides pel fet d'estar tots prestats.
Fig. 5. Giny per a la consulta de la disponibilitat d'ordinadors portàtils
Aula de formació
Es tracta d'un giny molt important per a la BCBL. Aquesta aplicació mostra les reserves per al dia en curs de l'aula de formació de la Biblioteca. L'aula de formació és un espai en què qualsevol membre de la UPC, PDI o PAS, pot fer una activitat que no sigui estrictament docent. Per exemple, s'hi fan seminaris, conferències, classes en què es fa ús de la pissarra digital, etc. Fins que no es va començar a fer servir aquest giny hi havia el problema que aquesta sala era un espai que no gestionava la Biblioteca i només era possible reservar-lo des d'una aplicació que els Serveis Tècnics posaven a disposició dels membres del campus. Això implicava que el personal de la Biblioteca no coneixia les activitats que es feien en aquest espai i que la informació, que en un moment donat podia necessitar un usuari respecte a aquesta aula, era pràcticament inaccessible. Per exemple, si un usuari s'adreçava al taulell comentant que havia de fer un seminari en aquesta aula, el personal de la Biblioteca no sabia indicar-li si era així o no, a quina hora començava, qui era el professor, etc., perquè simplement desconeixia totes aquestes dades. Gràcies a aquest giny s'ha pogut solucionar el problema, i mostra el motiu pel qual la sala està reservada, l'interval horari de l'activitat i la persona responsable de la reserva.
Fig. 6. Giny que mostra les reserves de l'aula de formació de la BCBL
Sala de reunions
Amb la sala de reunions, la BCBL tenia el mateix problema que amb l'aula de formació, però amb petits matisos. La sala de reunions es troba dins l'àrea de treball intern de la Biblioteca i només la poden reservar membres del PAS i del PDI. Sovint, es demanava al personal de la biblioteca informació relativa a les reserves d'aquesta sala. Igual que passava amb l'aula de formació, aquesta informació es desconeixia. El problema s'agreujava pel fet de ser una sala ubicada dins l'àrea de treball intern de la Biblioteca, de manera que el personal no autoritzat podia passejar-se per una zona d'accés restringit sense cap mena de control. Aquest giny ha permès solucionar aquest problema.
Fig. 7. Giny que mostra les reserves de la sala de reunions de la BCBL
Cerca al catàleg
Aquest és un giny molt comú a la majoria d'escriptoris virtuals d'altres biblioteques. Com es pot observar a la figura 8, es tracta d'una aplicació molt senzilla que permet fer una cerca al catàleg de les biblioteques de la UPC. El formulari de cerca permet especificar el camp de cerca (autor, matèria, títol, ISBN, ISSN, signatura o paraula clau), el text i la col·lecció sobre la qual es vol cercar. Es va crear per agilitzar certes consultes al catàleg que, en un moment donat, es poden fer des dels diferents taulells. S'està treballant en una nova versió ampliada d'aquest giny, que permetrà fer cerques més complexes al catàleg i que també permetrà fer cerques a altres fonts d'informació de les biblioteques de la UPC, per exemple: Bibliotècnica, UPCommons (dipòsits oberts del coneixement de la UPC) o Catàleg col·lectiu de les universitats de Catalunya (CCUC). També s'està estudiant la possibilitat de fer pública aquesta nova versió ampliada.
Fig. 8. Giny per fer cerques al catàleg de la UPC
El dispensari de fitxers
El dispensari de fitxers és una de les últimes eines en les quals s'ha estat treballant. Totes les biblioteques de la UPC disposen d'una intranet comuna on s'emmagatzemen els documents definitius de les biblioteques i d'una unitat de treball en comú per a tot el personal, on s'ubiquen els documents i projectes en què encara s'està treballant, etc. Aquesta segona unitat té la limitació que només és accessible des d'ordinadors de la UPC i, per tant, impossibilita treballar des de casa o des de qualsevol altre lloc. Per solucionar aquest problema es va crear el dispensari de fitxers. A la BCBL es va decidir fer servir la plataforma comercial MyBOX. Un dels avantatges principals d'aquest sistema és que s'integra perfectament a Netvibes i una vegada completada l'autenticació al Netvibes no cal tornar a fer-ho al MyBOX. En el cas de la BRGF, es va desenvolupar un giny propi que implementava l'accés remot a la unitat comuna de la biblioteca, i se solucionava així el problema principal que aquesta tenia sense la necessitat de crear un altre espai addicional.
Fig. 9. Ginys per accedir a espais de treball en xarxa
Delicious
Des de fa temps, la BRGF disposa d'un compte a Delicious on el personal de la unitat de serveis per a la recerca pot gestionar i compartir els enllaços a bases de dades i altres fonts d'informació rellevants per a les tasques habituals. Atès que el Netvibes ja oferia un giny que permetia la integració i gestió dels enllaços d'un compte a Delicious, es va pensar que seria molt útil per als bibliotecaris de recerca tenir-lo al Netvibes de la biblioteca. Així, no només es podria accedir més ràpidament a tots els enllaços acumulats, sinó que es podria fer la gestió d'una manera molt més àgil.
Fig. 10. Giny per a Delicious
Pestanya per als temàtics
La BCBL ha creat una pestanya per als bibliotecaris temàtics de telecomunicacions i d'informàtica. En aquesta secció es poden trobar enllaços que normalment s'utilitzen a l'hora d'indexar documents relacionats amb la matèria. També s'hi poden trobar ginys de notícies sobre les telecomunicacions i les TIC en general, a escala internacional. S'està pensant a aplicar més pestanyes temàtiques per a la resta de bibliotecaris temàtics de la BCBL, els d'agricultura, ensenyament i aprenentatge.
Fig. 11. Pestanya dels bibliotecaris temàtics
3 Conclusions i línies de treball futures
En general, aquest projecte respon amb encert a les problemàtiques descrites. L'avaluació del personal que ha fet servir l'eina és, majoritàriament, positiva i de fet, els dos escriptoris virtuals estan consolidats com a eines de treball d'ús quotidià. Bona prova d'això és que altres biblioteques de la UPC han desenvolupat escriptoris virtuals personalitzats. Tal com es pot veure en les figures 12 i 13, la Biblioteca de l'Escola Politècnica Superior de Vilanova i la Geltrú (EPSEVG), també de la UPC, ha desenvolupat un escriptori virtual propi, que si bé comparteix elements amb els dos escriptoris anteriors, incorpora un element nou: l'agenda.
Fig. 12. Escriptori virtual de la Biblioteca de l'EPSEVG
Fig. 13. Vista de l'escriptori virtual de l'agenda de la Biblioteca de l'EPSEVG
S'ha iniciat una línia de treball que ofereix moltes possibilitats de millora de la gestió i dels processos, però que encara cal afinar per satisfer les diferents necessitats del conjunt del personal de les biblioteques.
Caldria destacar com una fita el fet que s'hagi aconseguit interactuar amb bases de dades alienes a la biblioteca. La filosofia que s'ha seguit és clara, sempre s'ha apostat per l'autogestió, en l'expressió màxima, de reserves i d'espais, encara que això representi haver de sacrificar l'administració de les bases de dades, que són l'eina principal del sistema.
Una de les altres possibilitats que cal explorar és la publicació de determinats ginys als directoris oberts, perquè els usuaris de la biblioteca que fan servir habitualment escriptoris virtuals puguin fer-ne ús. Aquest seria el cas, per exemple, del cercador dels productes del Servei de Biblioteques i Documentació, del dels horaris, etc. En aquest univers públic també es podrien integrar, per exemple, els últims vídeos penjats a la Videoteca de la UPC o les últimes novetats de cada una de les biblioteques.
Sincerament, sembla que les possibilitats que ens ofereix aquesta tecnologia només depenen del grau d'imaginació amb què es replantegi l'oferta de serveis i col·leccions. En el futur, els escriptoris virtuals, amb independència de la tecnologia en la qual es basin, poden ser una peça clau en la feina diària de moltes biblioteques i centres d'informació. La flexibilitat, la configuració ràpida i la facilitat d'integració amb altres sistemes, són els elements que així ens ho fan creure.
Per acabar, caldria incidir en algun dels aspectes pendents de resolució, com ara:
- La necessitat d'introduir diverses vegades el nom d'usuari i la contrasenya per permetre la càrrega dels ginys.
- La manca de personalització dels usuaris. Tots els usuaris d'una mateixa biblioteca comparteixen els mateixos ginys i el sistema de pestanyes no resol del tot el problema.
- La sobreinformació. Deu pestanyes a la BRGF, sis pestanyes a la BCBL, més de cinquanta ginys diferents en total.
Al llarg de l'any 2010 es preveu el desenvolupament de ginys nous, la publicació en obert d'alguns dels ja existents i l'avaluació per un grup d'usuaris d'aquesta eina, amb l'objectiu d'optimitzar-ne l'ús.
Bibliografia
Aditya M.; Yoo, H.; Choi, K. (2007). "Research library: a new look of academic digital libraries". En: Second International Conference on Internet and Web Applications and Services (ICIW'07), 2007. p. 57–62.
<http://ieeexplore.ieee.org/stamp/stamp.jsp?tp=&arnumber=4222959&isnumber=4222896>. [Consulta: 09/11/2009].Cabezas-Clavijo, Á. (2008). "Widgets: reutilizar contenidos con el mínimo esfuerzo". Documentación, biblioteconomía e información, 14 de junio 2008.
<http://www.lacoctelera.com/documentacion/post/2008/06/14/widgets-reutilizar-contenidos-con-minimo-esfuerzo>. [Consulta: 09/11/2009].Dempsey, L. (2006). "The (digital) library environment: ten years after". Ariadne, vol. 46. <http://www.ariadne.ac.uk/issue46/dempsey/intro.html>. [Consulta: 09/11/2009].
Kieft-Wondergen, D. (2008) "How to use web 2.0 technologies in your library instructions".
<http://www.mefeedia.com/entry/how-to-use-web-2-0-technologies-in-you-library-instructions-dorine-kieft-wondergem-eahil2008/10393000/>. [Consulta: 09/11/2009].King, D. L.; Brown, S. (2009) "Emerging trends, 2.0 and libraries". The serials librarian, vol. 56, no. 1, p. 32–43. <http://www.informaworld.com/smpp/ftinterface~content=a909530950~fulltext=713240930>. [Consulta: 09/11/2009].
Margaix, D. (2008). "Netvibes en las bibliotecas". Dos punto cero. <http://dospuntocero.dmaweb.info/2008/02/20/netvibes-en-las-bibliotecas>. [Consulta: 09/11/2009].
Ministerio de Cultura (2008). Canales RSS del Ministerio de Cultura. <http://www.mcu.es/RSS/index.html>. [Consulta: 09/11/2009].
Ortiz, I. (2008). "Uso de tecnologías 2.0 en la administración pública: ejemplos cercanos". Administraciones en red. <http://eadminblog.net/post/2008/05/25/uso-de-tecnologias-20-en-la-administracion-publica-ejemplos-cercanos>. [Consulta: 09/11/2009].
Perreño Muñoz, A. (2007). "Páginas universitarias personalizadas". <http://tecnologia.universia.es/experto/paginas_universitarias_personalizadas.htm>. [Consulta: 09/11/2009].
Singer Gordon, R.; Stephens, M. (2007). "Creating a librarian's info-portal with Netvibes and RSS". Computers in libraries, vol. 27, p. 44–45.
La web 2.0 en 23 pasos (2008). "Paso 21: remezclando la web con Netvibes". <http://23pasos.dmaweb.info/archives/tag/escritorios-personalizados>. [Consulta: 09/11/2009].
Data recepció: 20/09/2009. Data acceptació: 15/10/2009.
