CONSELL INTERNACIONAL D'ARXIUS.
Codi internacional de deontologia d'arxivers(*)
Preàmbul
01. Un codi de deontologia d'arxivers té la finalitat de proveir la professió arxivística de regles de conducta d'alt nivell. Hauria de sensibilitzar els nous membres de la professió sobre aquestes regles, recordar als arxivers experimentats les seves responsabilitats professionals i inspirar al públic confiança en la professió.
02. El terme arxiver, tal com s'utilitza en aquest text, es refereix a totes les persones que tenen la responsabilitat de controlar, custodiar, tractar, conservar i gestionar els arxius.
03. S'encoratja els organismes contractants i els serveis d'arxius a adoptar polítiques i pràctiques que permetin l'aplicació d'aquest codi.
04. Aquest codi està destinat a proporcionar als membres de la professió un quadre ètic de conducta, i no tant a oferir solucions específiques a problemes particulars.
05. Tots els articles porten comentaris que amplien i il·lustren el principi enunciat. Els articles i comentaris formen un tot i constitueixen el text complet del codi.
06. La posada en pràctica del codi depèn de la bona voluntat de les institucions d'arxius i de les associacions professionals. Es pot realitzar per mitjà de la formació i de l'execució de procediments i l'establiment d'orientacions en cas de dubtes, de l'examen de les conductes contràries a l'ètica i, si escau, de l'aplicació de sancions.
Codi de deontologia
1. Els arxivers mantenen la totalitat dels arxius i garanteixen així que esdevinguin testimoni d'un passat durador i digne de fe
El deure principal dels arxivers és mantenir integralment els documents que custodien i vigilen. En acomplir aquest deure, consideren de vegades els drets discordants i els interessos dels seus patrons, dels propietaris, de les persones citades en els documents i dels usuaris passats, presents i futurs. L'objectivitat i la imparcialitat dels arxivers permeten mesurar-ne el grau de professionalitat. Els arxivers resisteixen tota pressió, vingui d'on vingui, adreçada tant a manipular els testimonis com a dissimular o deformar els fets.
2. Els arxivers tracten, seleccionen i mantenen els arxius en el seu context històric, jurídic i administratiu, respectant-ne la procedència, preservant i fent així evidents les seves interrelaccions originals
Els arxivers actuen de conformitat amb els principis i les pràctiques generalment reconeguts. En el compliment de la seva missió i de les seves funcions, els arxivers s'adeqüen als principis arxivístics que regeixen la creació i la gestió, la tria i la destinació dels arxius corrents i intermedis; la selecció i l'adquisició de documents amb vista al seu arxivament definitiu, la salvaguarda, la preservació i la conservació dels arxius dels quals s'encarreguen, i de la classificació, l'anàlisi, la publicació i els mitjans per fer els documents accessibles. Els arxivers trien els documents amb imparcialitat, basant el seu judici en un coneixement profund de les exigències administratives i de les polítiques d'adquisició de les seves institucions.
Classifiquen i analitzen els documents triats per ser conservats d'acord amb els principis arxivístics (en particular el principi de procedència i el principi de classificació d'origen) i les normes universalment reconegudes, i això tan ràpidament com sigui possible. Els arxivers tenen una política d'adquisició de documents conforme als objectius i als recursos de les seves institucions. No cerquen o no accepten les adquisicions quan constitueixen un perill per a la integritat o la seguretat dels documents; vigilen perquè els documents siguin conservats en els serveis més adequats. Els arxivers afavoreixen el retorn dels arxius desplaçats.
3. Els arxivers preserven l'autenticitat dels documents en les operacions de tractament, de conservació i d'explotació
Els arxivers actuen de manera que el valor arxivístic dels documents, inclosos els documents electrònics o informàtics, no disminueixi pels treballs arxivístics de tria, de classificació i d'inventari, de conservació i d'explotació. Si han de realitzar un mostreig, basen les seves decisions en mètodes i criteris establerts seriosament.
La substitució d'originals per còpies en altres suports es decideix considerant els seus valors legals, intrínsecs i d'informació. Quan els documents exclosos de la consulta es retiren temporalment de l'expedient, cal que els arxivers n'informin els usuaris.
4. Els arxivers asseguren permanentment la utilització i comprensió dels documents
Els arxivers orienten la seva reflexió sobre la tria dels documents per conservar o per eliminar, principalment en funció de la necessitat de salvaguardar la memòria de l'activitat de la persona o de la institució que els ha produït o aplegat, però també en funció dels interessos evolutius de la recerca històrica. Els arxivers són conscients que l'adquisició dels documents d'origen dubtós, fins i tot de gran interès, afavoreix el comerç il·legal. Aporten ajut als seus col·legues i als serveis competents per a la identificació i la persecució de persones sospitoses de robatoris de documents d'arxius.
5. Els arxivers responen del tractament dels documents i en justifiquen les modalitats
Els arxivers no es preocupen només de recollir els documents existents, sinó que cooperen amb els gestors de documents. D'aquesta manera, en els sistemes d'informació i de gestió electrònica dels documents, es consideren des de l'origen els procediments destinats a la salvaguarda dels documents de valor permanent. Els arxivers, quan negocien amb els serveis que transfereixen o els propietaris de documents, basen les seves decisions, si escau, en els elements següents: autorització de transferència, de donació o de venda; acords financers; plans de tractament; drets de reproducció i condicions d'utilització. Deixen constància escrita de les entrades de documents, de la seva conservació i del seu tractament.
6. Els arxivers faciliten l'accés als arxius al nombre d'usuaris més elevat possible i ofereixen els seus serveis amb imparcialitat a tots els usuaris
Els arxivers produeixen els instruments d'investigació generals i específics adaptats a les exigències professionals per a la totalitat dels fons que custodien. Proporcionen consells amb imparcialitat i utilitzen els recursos disponibles per tal d'oferir una sèrie de prestacions equilibrades en qualsevol circumstància. Els arxivers responen amb educació i ajuden en totes les recerques raonables que es realitzen en els documents que custodien. També n'afavoreixen la utilització al nombre d'usuaris més gran possible dins dels límits imposats per la política de les institucions de les quals depenen, per la necessitat de preservar els documents, el respecte dels individus i els acords amb els donants. Justifiquen les restriccions als usuaris eventuals i les apliquen amb equitat. Els arxivers desaconsellen les limitacions d'accés i d'utilització dels documents quan són poc raonables, però poden acceptar, i fins i tot suggerir, restriccions clarament definides i d'una durada limitada quan són condició d'una adquisició. Observen fidelment i apliquen amb imparcialitat tots els acords realitzats en el moment de l'adquisició, però, en l'interès de la liberalització de l'accés als documents, poden renegociar les clàusules quan les circumstàncies canvien.
7. Els arxivers miren de trobar l'equilibri just, dins de la legislació vigent, entre el dret a saber i el respecte a la vida privada
Els arxivers vetllen perquè la vida de les persones físiques i jurídiques i la seguretat nacional estiguin protegides sense que calgui destruir les informacions, especialment en el cas dels arxius informàtics, on l'esborrament de les dades i la reutilització és una pràctica habitual.
Els arxivers vetllen pel respecte a la vida privada de les persones que es troben a l'origen dels documents o són el tema dels documents, especialment d'aquelles que no han estat consultades sobre l'ús o la sort dels documents.
8. Els arxivers serveixen els interessos de tots i eviten treure de manera injusta avantatges de la seva posició per a ells o per a altri
Els arxivers s'abstenen de tota activitat perjudicial per a la seva integritat professional, per a la seva objectivitat i imparcialitat. Els arxivers no treuen de les seves activitats cap avantatge personal o financer o de qualsevol altre tipus que pugui perjudicar les institucions, els usuaris i els seus col·legues. Els arxivers no col·leccionen personalment els documents originals ni participen en el comerç de documents. Eviten les activitats que podrien crear un conflicte d'interessos en l'esperit del públic. Els arxivers poden explotar els fons d'arxius de la seva institució per a recerques i publicacions personals si el seu treball es realitza respectant les normes que imposen a altres usuaris. No revelen ni utilitzen les informacions que han pogut obtenir en el seu treball en el fons d'arxius d'accés limitat. No permeten que les seves recerques personals o les seves publicacions interfereixin en les missions professionals o administratives per a les quals han estat contractats. Pel que fa a l'explotació dels seus fons d'arxius, els arxivers no utilitzen el seu coneixement de descobriments realitzats per un investigador i que no han estat encara publicats, sense advertir-li prèviament de la seva intenció de treure'n profit. Els arxivers poden criticar i comentar els treballs propers als seus camps de recerca, inclosos els treballs fets amb els fons que custodien. Els arxivers no permeten a personal aliè a la professió immiscir-se en les seves pràctiques i obligacions.
9. Els arxivers aspiren a assolir el millor nivell professional renovant sistemàticament i contínuament els seus coneixements arxivístics i compartint els resultats de les seves recerques i de la seva experiència
Els arxivers s'esforcen a desenvolupar el seu saber professional i els seus coneixements tècnics, a contribuir als progressos de l'arxivística i a vetllar perquè les persones a les quals els pertoca formar i enquadrar exerceixin les seves tasques amb competència.
10. Els arxivers treballen en col·laboració amb els seus col·legues i els membres de professions veïnes amb la finalitat d'assegurar universalment la conservació i l'explotació del patrimoni documental
Els arxivers cerquen estimular la col·laboració i evitar els conflictes amb els seus col·legues, solucionant les dificultats mitjançant l'encoratjament a respectar les normes arxivístiques i l'ètica professional. Els arxivers cooperen amb els representants de les professions paral·leles en un esperit de respecte i de comprensió mútua.
Novembre de 1996
1 Text en francès publicat a La Lettre des Archivistes, num. 36, janvier-mars 1997, p. 8-9.
Traducció de Maria Elvira. Escola Universitària Jordi Rubió i Balaguer de Biblioteconomia i Documentació. elvira@fbd.ub.es