Impacte i influència dels consorcis en la gestió de les col·leccions
Lluís M. Anglada i de Ferrer
Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya
Resum [Abstract] [Resumen]
L'article analitza l'impacte dels consorcis en la gestió de les col·leccions de les biblioteques universitàries, i se centra especialment en la descripció i l'avaluació de les compres conjuntes. Com a conclusió es valora molt positivament la cooperació per mitjà de consorcis i s'assenyala que aquest marc encara ofereix moltes possibilitats per explotar.
Introducció
Els consorcis de biblioteques van començar a aparèixer en l'escena bibliotecària a final dels anys 90. La seva extensió, de moment, no ha parat de créixer arreu del món i la seva influència s'ha anat ampliant considerablement. Els consorcis són, de fet, una segona onada de cooperació. Si bé la primera —als anys setanta— es va centrar en l'automatització de les biblioteques (i va tenir conseqüències importants en el préstec interbibliotecari), la segona ha tingut per objecte la informació electrònica i, per tant, les col·leccions de les biblioteques.La presentació es vol allunyar, però, d'una visió centrada en el present i la influència dels consorcis anirà precedida d'unes consideracions inicials, sobre els usuaris i les biblioteques, i d'unes consideracions finals, sobre la cooperació en general. En les primeres s'examinaran algunes assumpcions comunes que creen una mentalitat segons la qual els límits de la cooperació són molt estrets. En les segones s'exposarà com la influència de la cooperació en el terreny de les biblioteques ha estat més àmplia del que se sol reconèixer i de com pot ser-ho encara més en el futur.
El text d'aquesta contribució procedeix de les idees expressades en el seminari “Revistes Digitals: de l'Autor a l'Usuari”, organitzat per la Facultat de Biblioteconomia i Documentació de la Universitat de Barcelona i el Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya, els dies 21 i 22 de novembre de 2002, a Barcelona.
1 Constatacions inicials sobre l'usuari i la biblioteca “especialitzats”
Les biblioteques són alhora especialitzades i generals. Els usuaris tenen, en diferents moments, necessitats especials i necessitats generals. Entre el que és concret i el que és genèric —el que és local i el que és global— es bellugaria qualsevol biblioteca i qualsevol esforç de veure només una de les cares d'aquesta “moneda” —almenys bidimensional— que és el món, pot ser un esforç en va. La visió unidimensional-especialitzada de les biblioteques i dels usuaris és un inhibidor de la cooperació. Examinem de prop algunes assumpcions comunes que no són tan certes com podria semblar:
- Sempre que hi hagi un usuari, hi haurà una biblioteca especialitzada que satisfarà totes les seves necessitats. Segons aquesta visió, tot usuari té “la seva biblioteca” i aquesta ho és per l'especialització dels seus fons. Els bibliotecaris tenim una visió falsa sobre la biblioteca i la concebem com el primer recurs d'informació d'un usuari. Tanmateix, la biblioteca mai no és el primer recurs; en el millor dels casos n'és el segon. La gent —els usuaris— recorrem en primera instància a la biblioteca particular per satisfer una necessitat d'informació i només quan falla aquesta anem a “la” biblioteca. L'automatització dels catàlegs i els serveis remots han mostrat que “la” biblioteca pot no ser la més especialitzada, sinó la més avinent.
- El que l'usuari busca i vol és allò que més li interessa, independentment d'on estigui i del que costi obtenir-ho. Aquesta visió posa l'accent més en l'especificitat que no pas en el cost (sigui monetari o de temps). Hem assumit massa sovint que els interessos dels usuaris són sempre igual d'intensos i que qualsevol necessitat vol ser satisfeta a qualsevol preu. Però en molts casos això no és així. Al costat de necessitats d'informació que se satisfan amb un i només un document (i serà aquest i només aquest el que caldrà obtenir) n'hi ha moltes d'altres que es poden satisfer amb més d'un document. En aquests casos els documents que se'ns requereixen no ho són ni a qualsevol preu ni en el mínim temps possible. El cost d'obtenció d'un document, quan aquest procedeix d'un préstec dins un consorci, és substancialment més barat que els que poden venir d'altres vies, i els temps de subministrament de préstecs interbibliotecaris consorciats són perfectament raonables per a la majoria de necessitats.
- La intersecció de les col·leccions de dues biblioteques especialitzades es buida o quasi buida. Segons això, no hi hauria àmbits comuns de col·laboració en polítiques d'adquisicions entre dues biblioteques especialitzades. Però les biblioteques d'economia tenen llibres de matemàtica, i viceversa, i els àmbits d'interessos comuns acaben sent més dels que es preveien. A més de ser difícil la hiperespecialització en la col·lecció, els usuaris també s'hi resisteixen, i hi ha matemàtics que apliquen els seus coneixements a l'economia i economistes que matematitzen la seva matèria. La interdisciplinarietat està a l'ordre del dia i les col·leccions de les biblioteques ho han de reflectir.
- Això que s'ha dit fins ara no invalida de cap manera les biblioteques especialitzades, però sí que intenta desfer aquell argument segons el qual no hi ha motiu per cooperar si no hi ha un nexe estret de matèria, o el que afirma que la cooperació per a una biblioteca especialitzada de qualitat només suposarà pèrdues i cap guany. Les biblioteques espanyoles van viure, els anys 90 del segle passat, un cert gran moment de l'associacionisme de la biblioteca especialitzada, un moviment que ha quedat més aviat esbravat. En canvi, al llarg del mateix període, s'han consolidat les associacions generalistes com ara Rebiun —en el marc de les universitats— o com ara els consorcis —basats en aquesta realitat persistent que agrupa de manera natural les biblioteques d'un mateix territori.
2 (Alguns) impacte(s) dels consorcis en les col·leccions de les biblioteques (universitàries)
Els tres impactes principals d'un consorci sobre les col·leccions són el catàleg col·lectiu, els mecanismes de préstec i les compres conjuntes. Parlarem ara d'aquest darrer. Ja hem dit que els consorcis actuals són fruit d'una segona onada de cooperació. La primera va tenir lloc especialment als anys 70 del segle passat, al voltant de l'establiment de catàlegs col·lectius. El nou impuls de cooperació ha tingut com a motor principal les compres conjuntes, però ha suposat també un nou impuls per al naixement de catàlegs col·lectius i per a l'establiment de mecanismes nous de préstec interbibliotecari. Cal dir, però, que si bé tots els consorcis fan compres conjuntes, no tots tenen catàlegs col·lectius ni mecanismes de préstec interbibliotecari (PI).
Les compres conjuntes se situen en l'àmbit de la informació electrònica —bases de dades, revistes i llibres— per bé que nosaltres, per simplificar, aquí només parlarem de revistes electròniques. En tots els casos les compres conjuntes signifiquen que diferents biblioteques compren en un mateix acte un mateix objecte o, per ser més precisos, els drets a accedir a un mateix objecte. El que possibilita que aquestes compres (o drets d'accés) siguin conjuntes és que l'objecte a què s'accedeix el poden consultar diferents usuaris simultàniament des de llocs diferents. En aquest entorn no només és nou l'objecte a què s'accedeix (un document electrònic), sinó que ho són els mecanismes de tarifació de l'objecte.
Aquests mecanismes de tarifació —o models de preu— comporten almenys dos avantatges per a les biblioteques. D'una banda, suposen un increment net de les col·leccions i, de l'altra, suposen estalvis o contencions en els preus, la qual cosa permet reinvertir el que s'estalvia en les col·leccions.
Els productors d'informació han vist en les compres conjuntes un mecanisme per estabilitzar o ampliar els seus mercats i han creat mecanismes atractius que les facin possibles. El més notable, a efectes de les col·leccions, ha estat el de l'accés creuat i el de l'accés a paquets sencers de les revistes d'una editorial. Les contractacions conjuntes de revistes electròniques comporten, d'entrada, que qualsevol biblioteca pugui tenir accés electrònic a les revistes prèviament subscrites. Si tenim en compte que per “biblioteca” entenem aquí no una biblioteca física sinó una biblioteca-organització (el conjunt dels usuaris d'una universitat, per exemple) podem veure com aquest mecanisme de contractació suposa un augment espectacular de l'accessibilitat de les revistes, ja que aquestes són accessibles des de qualsevol biblioteca (i des de qualsevol punt autoritzat de la xarxa de la universitat), i no només des d'aquella que tenia la subscripció “en paper”.
L'accés creuat és la fórmula comercial que permet, en el marc d'una compra consorciada, que les revistes subscrites per una biblioteca d'un determinat consorci, però no per les altres, puguin estar també disponibles per a la resta. Quan parlem de contractació de paquets de revistes ens referim a l'accés electrònic a totes les revistes d'una editorial i no només a les que prèviament es rebien en paper entre totes les biblioteques d'un consorci. L'accés creuat és un efecte immediat de la compra conjunta i no representa cap cost addicional; l'accés al paquet sol representar un cost relativament baix en relació amb la quantitat de revistes addicionalment accedides.
La política de subscripcions conjuntes de revistes electròniques del CBUC ha estat buscar sempre l'accés a la totalitat dels títols de les editorials amb què s'estableixen acords. Això ha permès un increment de títols més notable per a totes les biblioteques del Consorci. Amb sis llicències amb editors de revistes electròniques, el total de títols a què s'ha accedit de manera conjunta és de 1.398, cosa que ha suposat un increment de 980 títols per a la biblioteca que tenia un fons més gran i de 1.366 títols per a la que el tenia més petit. L'increment pot semblar que afavoreix molt més les biblioteques “petites”, però si es posen en relació els títols addicionals obtinguts a través dels mecanismes de les compres conjuntes amb els usuaris respectius es pot veure que les diferències disminueixen i tendeixen a igualar-se.
La gran crítica que es pot fer a aquest increment de títols seria que estem comprant coses que no volíem.1 Intuïtivament, aquest argument es basa en algunes de les constatacions que hem fet inicialment. És molt d'hora encara per tenir informació definitiva sobre el comportament dels usuaris respecte a les revistes electròniques i de manera específica sobre les que estan disponibles addicionalment per mitjà dels mecanismes de les compres conjuntes. Malgrat això, tenim algunes dades que reflecteixen usos molt alts de revistes “no subscrites prèviament”.2 Es poden esmentar les del consorci grec HealLink: els articles descarregats procedents de revistes no subscrites prèviament van, segons les editorials, des d'un ja notable 33% fins a un excepcional 62%. Segons aquests usos, els bibliotecaris hauríem sobrevalorat des de sempre l'excel·lència de les col·leccions de les nostres biblioteques especialitzades.
Els efectes econòmics de les subscripcions consorciades són menys espectaculars sense deixar de ser notables. En tots els casos els beneficis sorgeixen del procés negociat i moltes vegades pluriennal de les subscripcions. Aquest permet fixar els increments anuals de preus a l'avançada. Si les subscripcions es fan prenent com a criteri l'accés electrònic i no pas les col·leccions en paper,3 els increments anuals solen ser considerablement menors. Els increments anuals associats a l'accés electrònic s'estan negociant entre el 6 i el 7%, mentre que els associats al paper poden ser del 12% o superiors. En el cas del CBUC la contractació consorciada ha suposat recuperar en tres anys el sobrecost associat a l'accés electrònic i, a partir d'aquí, contenir les despeses, és a dir, passar a pagar menys del que s'hauria pagat si no s'hagués fet la contractació consorciada en base a les revistes electròniques.
Els avantatges poden ser superiors si s'opta —com estan fent les biblioteques del CBUC— per l'opció de cancel·lar subscripcions en paper. Els contractes basats en l'accés electrònic permeten subscriure col·leccions en paper amb un descompte notable respecte al preu “normal”. Si es vol mantenir el paper i l'accés electrònic, el cost de les col·leccions en paper (encara que s'obtinguin amb descompte) se suma al de l'accés electrònic. És evident que si les col·leccions en paper es redueixen al mínim, els impactes d'aquesta suma també es redueixen, i en alguns acords poden suposar, en un període de tres anys, fins i tot estalvis respecte al cost que s'hauria d'haver pagat si s'haguessin mantingut les col·leccions en paper.
3 Constatacions finals sobre les influències passades, presents i futures de la cooperació
Els aspectes més notables dels consorcis en les col·leccions són les compres conjuntes i, malgrat els inconvenients que aquestes tinguin, la seva extensió arreu del món mostra que les biblioteques hi veuen prou avantatges. El cas del CBUC és representatiu del que està passant a altres llocs. Les primeres contractacions cooperatives tenen lloc el 1999 i l'import és de 30 milions de pessetes procedents d'una subvenció del DURSI. El 2002, l'import de les compres conjuntes és de 415 milions de pessetes i procedeixen totalment de les biblioteques. Si aquestes no valoressin positivament els resultats d'aquestes compres, l'evolució no hagués estat tant elevada. No voldria, però, centrar-me només en els avantatges de les compres consorciades, ja que la meva opinió és que la cooperació ha tingut, té i tindrà influències importants en les col·leccions de les biblioteques.
Respecte al passat (un passat que, en el nostre cas, és poc remot)
Els catàlegs col·lectius són una eina inestimable de la cooperació. Ho són per la millora en la informació bibliogràfica i per l'estalvi en costos de catalogació; també ho són —i molt— perquè possibiliten polítiques cooperatives de desenvolupament i una utilització conjunta de les col·leccions. Si bé les polítiques cooperatives de compres formalitzades no han donat els resultats esperats, els catàlegs col·lectius permeten polítiques informals, però no per això menys efectives, ja que és fàcil comprovar si un document determinat està o no a l'abast de les biblioteques que comparteixen catàleg. El PI —un mecanisme no forçosament consorciat que quasi qualsevol consorci s'afanya a establir— té uns efectes clars sobre les col·leccions. Els acords de PI basats en catàlegs col·lectius converteixen el conjunt de les biblioteques en “una” biblioteca. L'accés al document no és, en aquest cas, immediat, però hem vist que aquest és una necessitat relativa. Les estadístiques de l'Association of Research Libraries, entre 1986 i 2001, per exemple, mostren que el PI és una de les realitats més vives de la cooperació bibliotecària.
Respecte al present (en procés de descobriment i, encara més, de construcció)
Tradicionalment, les biblioteques han col·leccionat “just-in-case” (JIC), és a dir, han adquirit documents a l'avançada en previsió de necessitats futures dels usuaris. Les polítiques de JIC n'han mostrat, però, les febleses, tant perquè força documents adquirits a l'avançada no s'utilitzen mai com perquè les demandes dels usuaris mostren massa sovint que les col·leccions construïdes així no són capaces de satisfer totes les necessitats. La solució no és la que s'ha proposat alguna vegada, de fer un desplaçament radical cap a una política d'adquisicions “just-in-time” (JIT), sinó la de tenir una visió combinada que integri polítiques de JIC i de JIT. Les biblioteques han estat sempre (i ara ho són potser més que mai) incapaces de subministrar tots els documents que els demanen els usuaris. La solució no és comprar més (que també) sinó considerar que subministrar els documents que no es tenen és una política d'adquisicions diferida, el cost de la qual no ha de recaure en l'usuari. Les polítiques de PI han de ser més efectives i proactives i els consorcis hi estan contribuint amb programes de préstec consorciat i acords recíprocs de préstec.
La cooperació en compres conjuntes té límits. Els consorcis no han de comprar (i de fet no ho fan) documents temàticament poc interdisciplinaris o nuclears. Les polítiques d'adquisicions tindran cada vegada més tres cares: una de biblioteca-consorci, una de biblioteca-universitat i una de biblioteca-centre. Alhora, almenys aquesta és la meva opinió, les polítiques d'adquisicions hauran d'incloure el PI i una part important d'aquest serà consorciat.
Respecte al futur (sobre el qual les prediccions són difícils de fer)
El somni de la biblioteca especialitzada autosuficient ha estat capaç d'acceptar els catàlegs col·lectius, almenys pels beneficis que comporta la catalogació per còpia, però no sembla disposada a anar més enllà. Els àmbits d'exclusivitat de les biblioteques es redueixen (per bé que mai desapareixeran completament), i l'efectivitat de les biblioteques es basarà en bona part en la capacitat que tinguin de cooperar amb altres (a partir de consorcis o amb altres mecanismes) almenys en dos àmbits: el de la indexació de recursos d'Internet i el de la construcció de dipòsits d'objectes digitals.
Les limitacions dels cercadors han mostrat la necessitat de posar metadades (catalogar) i donar accés per matèries (classificar) als recursos lliures que hi ha a Internet i que responen a necessitats dels usuaris. Fer-ho individualment (en l'àmbit de la biblioteca) és possible però té les seves limitacions; fer-ho col·lectivament té uns avantatges (i uns inconvenients) similars als de participar en catàlegs col·lectius, i serà, per tant, inevitable, a més de convenient. La política futura de col·leccions de les biblioteques passarà més que probablement per col·laborar amb la universitat en la recollida, el tractament i la conservació de documents produïts per la universitat però que fins ara no eren objecte d'atenció de les biblioteques (especialment publicacions del professorat i materials docents). Una altra vegada la mateixa reflexió, fer-ho individualment és possible, però no sempre molt efectiu pel que fa al cost. Com es pot veure amb el servidor TDX del CBUC de tesis doctorals a text complet, els dipòsits col·lectius no només obtenen resultats més aviat, sinó que es beneficien de més consultes, cosa que és justament l'objectiu dels dipòsits.
4 Cloenda
Si examinem algunes tendències del que hem anomenat “societat de la informació” i que afecten totes les organitzacions (públiques i privades), podem veure que la cooperació hi apareix amb força. No és l'única. La flexibilitat, la proactivitat i el treball d'equip se citen també sovint. Les biblioteques, per assolir les seves finalitats, han de saber aprofitar les oportunitats que se'ls presenten, i per fer-ho han de saber adaptar-se a noves maneres de fer. La cooperació per mitjà de consorcis és un instrument que tenen les institucions per millorar els seus serveis. No és l'únic ni el millor en totes les ocasions, és un mecanisme més. Usar-lo de manera efectiva està a les nostres mans sempre que la nostra visió del món i de les biblioteques sigui prou àmplia com per veure en la cooperació una oportunitat i no pas una amenaça.
Data de recepció: 24/04/2003 Data d'acceptació: 05/05/2003.
Notes
1 Kenneth Frazier, “The librarians' dilemma: contemplating the costs of the ‘big deal'”, D-Lib magazine, vol. 7, no. 3 (2001), <http://www.dlib.org/dlib/march01/frazier/03frazier.html>, [Consulta: 01/04/2001]. Vegeu, a més, rèpliques diverses de Tom Sanville i altres a: “Letters to the editor”, D-Lib magazine, vol. 7, no. 4 (2001), <http://www.dlib.org/dlib/april01/04letters.html>.
2 Tom Sanville, “Use levels and new models for consortial purchasing of electronic journals”, Library consortium management: an international journal, vol. 1, no. 3-4 (1999), p. 47-58. Claudine Xenidou-Dervou, “Consortial journal licensing: experiences of Greek academic libraries”, Interlending and document supply, vol. 29, no. 3 (2001), p. 120-125.
3 Lluís Anglada, Núria Comellas, “What's fair?: pricing models in the electronic era”, Library management, vol. 23, no. 4/5 (2002), p. 227-233. Versió en català: Lluís Anglada, Núria Comellas, “Què és just?: models de preus a l'era electrònica”, BiD: textos universitaris de Biblioteconomia i Documentació, núm. 8 (juny 2002) <http://bid.ub.edu/08angla1.htm>. Versió en castellà: Lluís Anglada, Núria Comellas, “¿Qué es justo?: modelos de precios en la era electrónica”, BiD: textos universitaris de Biblioteconomia i Documentació, núm. 8 (juny 2002) <http://bid.ub.edu/08angla2.htm>.