BID: textos universitaris de Biblioteconomia i Documentació

Número 10, juny 2003


Impacto e influencia de los consorcios en la gestión de colecciones

[Versió catalana]

Lluís M. Anglada i de Ferrer

Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya

Resumen [Abstract] [Resum]

El artículo analiza el impacto de los consorcios en la gestión de las colecciones de las bibliotecas universitarias, y se centra especialmente en la descripción y en la evaluación de las compras conjuntas. Como conclusión se valora muy positivamente la cooperación a través de consorcios y se señala que este marco todavía ofrece muchas posibiblidades por explorar.


Introducción

Los consorcios de bibliotecas aparecieron en la escena bibliotecaria a finales de los años 90. Su extensión no ha dejado de crecer en todo el mundo y su influencia también se ha ampliado considerablemente. Los consorcios son, de hecho, una segunda oleada de cooperación. La primera tuvo lugar en los años 70 y se centró en la automatización de las bibliotecas (con importantes consecuencias en el préstamo interbibliotecario). Esta segunda tiene por objeto la información electrónica y, por lo tanto, ejerce un gran impacto en las colecciones de las bibliotecas.

El artículo quiere alejarse de una visión centrada en el momento actual y, por tanto, el comentario de la influencia ejercida por los consorcios irá precedida de unas consideraciones iniciales sobre los usuarios y las bibliotecas y de unas consideraciones finales sobre la cooperación en general. En las primeras se examinarán algunas de las opiniones más extendidas que afirman que los límites de la cooperación son muy estrechos. En las segundas se expondrá cómo la influencia de la cooperación en el terreno de las bibliotecas ha sido más amplia de lo que se suele reconocer y de cómo puede serlo aún más en el futuro.

El texto de esta contribución procede de las ideas expresadas en el seminario “Revistes digitals: de l'autor a l'usuari”, organizado por la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Barcelona y por el Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Catalunya los días 21—22 de noviembre del 2002 en Barcelona.


1  Constataciones iniciales sobre el usuario y la biblioteca “especializados”

Toda biblioteca es a la vez especializada y general. Todo usuario tiene en diferentes momentos necesidades especiales y necesidades generales. En este contexto, la biblioteca se encontraría entre lo concreto y lo general —entre lo local y lo global— y cualquier esfuerzo de ver sólo una de las caras de esta “moneda”, cuando menos bidimensional, que es el mundo, puede ser un esfuerzo en vano. La visión unidimensional-especializada de las bibliotecas y de los usuarios es un inhibidor de la cooperación. Examinemos de cerca algunas creencias generalizadas que no son tan ciertas como podría parecer:


Lo dicho hasta ahora de ninguna manera invalida la función de las bibliotecas especializadas pero sí que intenta rebatir el argumento según el cual no hay motivo para cooperar si no existe un vínculo estrecho de materia, o aquel otro que manifiesta que para una biblioteca especializada de calidad la cooperación sólo supone pérdidas y ninguna ganancia. Las bibliotecas españolas vivieron en los años 90 del siglo pasado un cierto gran momento del asociacionismo entre bibliotecas especializadas. Este movimiento ha perdido buena parte de su fuerza. En cambio, a lo largo del mismo periodo, se han consolidado las asociaciones generalistas como Rebiun —en el campo de las universidades— o como los consorcios —basados en esta realidad persistente que agrupa de forma natural las bibliotecas de un mismo territorio.


2  (Algunos) impacto(s) de los consorcios en las colecciones de las bibliotecas (universitarias)

Los tres impactos principales de un consorcio sobre las colecciones son el catálogo colectivo, los mecanismos de préstamo y las compras conjuntas. Hablaremos ahora de estas últimas. Ya hemos dicho que los consorcios actuales son fruto de una segunda oleada de cooperación. La primera tuvo lugar en los años 70 del siglo pasado y permitió la creación de catálogos colectivos. El nuevo impulso para la cooperación ha tenido como motor principal las compras conjuntas, pero ha supuesto también el nacimiento de nuevos catálogos colectivos y el establecimiento de nuevos mecanismos de préstamo interbibliotecario. Debemos decir que si bien todos los consorcios hacen compras conjuntas, no todos tienen catálogo colectivo ni mecanismos de préstamo interbibliotecario.

Las compras conjuntas se sitúan en el ámbito de la información electrónica —bases de datos, revistas y libros—, si bien aquí para simplificar hablaremos sólo de revistas electrónicas. En todos los casos las compras conjuntas significan que diferentes bibliotecas compran en un mismo acto un mismo objeto o, para ser más precisos, los derechos a acceder a un mismo objeto. Lo que posibilita que estas compras (o derechos de acceso) sean conjuntas es que el objeto al que se accede puede ser consultado simultáneamente por diferentes usuarios desde sitios diferentes. En este entorno no sólo es nuevo el objeto al que se accede (un documento electrónico) sino también los mecanismos de tarifación del objeto.

Estos mecanismos de tarifación —o modelos de precio— comportan al menos dos ventajas para las bibliotecas. Por una parte suponen un incremento neto de las colecciones, y, por otra, suponen un ahorro o una contención en los precios que, a su vez, permiten reinvertir lo ahorrado en las colecciones.

Los productores de información han visto en las compras conjuntas un instrumento para estabilizar o ampliar sus mercados y han creado mecanismos atractivos para hacerlas factibles. El más notable a efectos de las colecciones ha sido el del acceso cruzado y el del acceso a paquetes enteros de las revistas de una editorial. Las contrataciones conjuntas de revistas electrónicas comportan de entrada que cualquier biblioteca pueda tener acceso electrónico a las revistas previamente subscritas. Si tenemos en cuenta que por “biblioteca” entendemos aquí no una biblioteca física sino una biblioteca—organización (el conjunto de los usuarios de una universidad, por ejemplo) podemos ver como este mecanismo de contratación supone un aumento espectacular de la accesibilidad de las revistas ya que éstas lo son desde cualquiera biblioteca (y desde cualquier punto autorizado de la red de la universidad) y no sólo desde la que tenía la suscripción “en papel”.

El acceso cruzado es la fórmula comercial que permite, en el marco de una compra consorciada, que las revistas suscritas por una biblioteca concreta de un determinado consorcio puedan ser accesibles también desde el resto de bibliotecas consorciadas. Cuando hablamos de contratación de paquetes de revistas nos referimos al acceso electrónico a todas las revistas de una editorial y no sólo a las que previamente se recibían en papel entre todas las bibliotecas de un consorcio. El acceso cruzado es un efecto inmediato de la compra conjunta y no representa ningún coste adicional; el acceso al paquete suele representar un coste relativamente bajo en relación a la cantidad de revistas adicionalmente accedidas.

La política de suscripciones conjuntas de revistas electrónicas del CBUC ha buscado siempre el acceso a la totalidad de los títulos de las editoriales con las que se establecen acuerdos. Esto ha permitido un más que notable incremento de títulos para todas las bibliotecas del Consorcio. Con seis licencias con editores de revistas electrónicas, el total de títulos accesible de forma conjunta es de 1.398. Esto ha supuesto un incremento de 980 títulos a la biblioteca que tenía el fondo mayor y de 1.366 títulos a la que lo tenía más pequeño. El incremento puede parecer que favorece mucho más a las bibliotecas “pequeñas”, pero si se ponen en relación los títulos adicionales obtenidos a través de los mecanismos de las compras conjuntas con los usuarios respectivos se puede ver que las diferencias disminuyen y tienden a igualarse.

La crítica mayor que se puede hacer a este incremento de títulos sería que estamos comprando cosas que no queremos.1 Intuitivamente este argumento se basa en algunas de las constataciones que hemos hecho inicialmente. Aún es muy pronto para tener información definitiva sobre el comportamiento de los usuarios respecto a las revistas electrónicas y de forma específica sobre las accedidas de forma adicional a través de los mecanismos de compras conjuntas. Pese a ello, tenemos algunos datos que reflejan usos muy altos de revistas “no suscritas previamente”.2 Así, por ejemplo, los del consorcio griego HealLink: en este caso los artículos descargados procedentes de revistas no suscritas previamente van, según las editoriales, desde un importante 33% hasta un excepcional 62%. Estos usos ponen de manifiesto que los bibliotecarios habíamos sobrevalorado la excelencia de las colecciones de nuestras bibliotecas especializadas.

Los efectos económicos de las suscripciones consorciadas son menos espectaculares sin que por ello dejen de ser notables. En todos los casos los beneficios surgen del proceso negociado y muchas veces plurianual de las suscripciones. Este permite fijar los incrementos anuales de precios por adelantado. Si las suscripciones se hacen sobre la base del acceso electrónico y no sobre la base de las colecciones en papel,3 los incrementos anuales suelen ser considerablemente menores. Los incrementos anuales asociados al acceso electrónico se están negociando entre el 6 y el 7%, mientras que los asociados al papel pueden ser del 12% o superiores. En el caso del CBUC la contratación consorciada ha supuesto recuperar en 3 años el sobrecoste asociado al acceso electrónico y, a partir de aquí, contener los gastos, es decir, pasar a pagar menos de lo que se habría pagado de no hacer la contratación consorciada sobre la base de las revistas electrónicas.

Las ventajas pueden ser superiores si se prefiere —como están haciendo las bibliotecas del CBUC— cancelar las subscripciones en papel. Los contratos basados en el acceso electrónico permiten suscribir colecciones en papel con un descuento notable respecto al precio “normal”. De querer mantener el papel y el acceso electrónico, el coste de las colecciones en papel (aunque se obtengan con descuento) se suma al del acceso electrónico. Es evidente que si las colecciones en papel se reducen al mínimo, los impactos de esta suma se reducen también y en algunos acuerdos puede suponer, en un periodo de tres años, incluso, ahorros respecto del coste que se tendría que haber pagado en el caso de mantener las colecciones en papel.


3  Constataciones finales sobre las influencias pasadas, presentes y futuras de la cooperación

Los aspectos más notables de los consorcios en las colecciones son las compras conjuntas y, por muchos inconvenientes que estas tengan, su extensión en todo el mundo es una muestra de que las bibliotecas ven en ellas suficientes ventajas como para continuarlas. El caso del CBUC es representativo de lo que está pasando en otros sitios. Las primeras contrataciones cooperativas datan del año 1999 y su importe ascendió a 30 millones de pesetas procedentes de una subvención del DURSI. En el 2002 el importe de las compras conjuntas era de 415 millones de pesetas, y procedían directamente de las bibliotecas. Si éstas no valoraran positivamente los resultados de estas compras la evolución no hubiera sido tan elevada. Pero no querría centrarme sólo en las ventajas de las compras consorciadas, ya que creo que la cooperación ha tenido, tiene y tendrá una importante influencia en las colecciones de las bibliotecas.


Sobre el pasado (un pasado que, en nuestro caso, es poco remoto)

Los catálogos colectivos constituyen una inestimable herramienta a favor de la cooperación. Lo son para la mejora de la información bibliográfica y por el ahorro que suponen en los costes de catalogación, pero lo son también —y mucho— porque posibilitan políticas cooperativas de desarrollo de las colecciones y una utilización conjunta de las mismas. Si bien las políticas formalizadas de compras cooperativas no han dado los resultados esperados, los catálogos colectivos permiten políticas informales, pero no por esto menos efectivas, al facilitar la comprobación de si un documento determinado está o no al alcance de las bibliotecas que comparten catálogo. El préstamo interbibliotecario (PI) —un mecanismo no forzosamente consorciado que casi todo consorcio intenta establecer de forma rápida— tiene unos efectos claros sobre las colecciones. Los acuerdos de PI basados en catálogos colectivos convierten el conjunto de las bibliotecas en “una” biblioteca. El acceso al documento no es, en este caso, inmediato, pero hemos visto que esto es una necesidad relativa. Las estadísticas de la Association of Research Libraries entre 1986 y 2001, por ejemplo, muestran que el PI es una de las realidades más vivas de la cooperación bibliotecaria.


Sobre el presente (en proceso de descubrimiento y todavía más de construcción)

Las bibliotecas, tradicionalmente, han coleccionado “just—in—case” (JIC), es decir han adquirido documentos anticipándose a las necesidades futuras de sus usuarios. Las políticas de JIC han mostrado debilidades ya sea porque bastantes documentos adquiridos por adelantado no son usados nunca o bien porque las peticiones de los usuarios muestran demasiado a menudo que las colecciones así construidas no son capaces de satisfacer todas las necesidades. La solución no es la de hacer un desplazamiento radical hacia una política de adquisiciones “just—in—time” (JIT), sino que la solución consiste en tener una visión combinada que integre políticas de JIC y de JIT. Las bibliotecas han sido siempre (y ahora lo son quizás más que nunca) incapaces de suministrar todos los documentos que les pidan los usuarios. La solución no es comprar más (que también) sino considerar que suministrar los documentos que no se tienen es una política de adquisiciones diferida, el coste de la cual no tiene que recaer en el usuario. Las políticas de PI tienen que ser más efectivas y proactivas y los consorcios están contribuyendo a ello con programas de préstamo consorciado y con acuerdos recíprocos de préstamo.

La cooperación en compras conjuntas tiene límites. Los consorcios no han de comprar (y de hecho no lo hacen) documentos temáticamente poco interdisciplinares o nucleares. Las políticas de adquisiciones tendrán, cada vez más, tres caras: una de biblioteca—consorcio, una de biblioteca—universidad y una de biblioteca—centro. A la vez, al menos esta es mi opinión, las políticas de adquisiciones tendrán que incluir el PI y una parte importante de este será consorciado.


Sobre el futuro (acerca del cual es difícil hacer predicciones)

El sueño de la biblioteca especializada autosuficiente ha sido capaz de aceptar los catálogos colectivos por lo menos por los beneficios que comporta la catalogación por copia, pero no parece dispuesta a ir más allá. Sin embargo, los ámbitos de exclusividad de las bibliotecas se reducen (aunque nunca desaparecerán del todo), y la efectividad de las bibliotecas se basará en buena medida en la capacidad que tengan de cooperar con otros (en consorcios o de otra manera) en dos ámbitos al menos: el de la indización de los recursos de Internet y en la construcción de depósitos de objetos digitales.

Las limitaciones de los buscadores han mostrado la necesidad de poner metadatos (catalogar) y de dar acceso por materias (clasificar) a los recursos de acceso libre que hay en Internet y que responden a necesidades de los usuarios. Hacerlo individualmente (en el ámbito de la biblioteca) es posible, pero tiene sus limitaciones; hacerlo colectivamente tiene unas ventajas (e inconvenientes) similares a las de participar en catálogos colectivos y será, por lo tanto, inevitable, además de conveniente. La política futura de colecciones de las bibliotecas pasará más que probablemente por colaborar con la universidad en recoger, tratar y conservar documentos producidos por la universidad pero que hasta ahora no eran objeto de atención de las bibliotecas (especialmente publicaciones de los profesores y materiales docentes). De nuevo la misma reflexión, hacerlo individualmente es posible pero no siempre es coste—efectivo. Como se puede ver con el servidor TDX del CBUC de tesis doctorales a texto completo, los depósitos colectivos no sólo obtienen resultados antes, sino que se benefician de más consultas, que es justamente el objetivo de los depósitos.


4  Conclusión

Si examinamos algunas tendencias de lo que estamos llamando sociedad de la información y que afectan a todas las organizaciones (públicas y privadas) podemos ver que la cooperación aparece con fuerza. No es la única. La flexibilidad, la proactividad y el trabajo en equipo se citan también a menudo. Las bibliotecas para conseguir sus fines tienen que saber aprovechar las oportunidades que se les presentan, y para hacerlo tienen que saber adaptarse a nuevas formas de hacer las cosas. La cooperación mediante los consorcios es un instrumento que tienen las instituciones para mejorar sus servicios. No es el único ni el mejor en todas las circunstancias, es un mecanismo más. Usarlo de forma efectiva está en nuestras manos, siempre y cuando nuestra visión del mundo y de las bibliotecas sea lo suficiente amplia como para ver en la cooperación una oportunidad y no una amenaza.


Fecha de recepción: 24/04/2003   Fecha de aceptación: 05/05/2003.


Notas

1   Kenneth Frazier, “The librarians' dilemma: contemplating the costs of the 'big deal'”, D-Lib magazine, vol. 7, no. 3 (2001), <http://www.dlib.org/dlib/march01/frazier/03frazier.html>, [Consulta: 01/04/2001]. Véase además réplicas diversas de Tom Sanville et al. en: “Letters to the editor”, D-Lib magazine, vol. 7, no. 4 (2001), <http://www.dlib.org/dlib/april01/04letters.html>.

2   Tom Sanville, “Use levels and new models for consortial purchasing of electronic journals”, Library consortium management: an international journal, vol. 1, no. 3-4 (1999), p. 47-58. Claudine Xenidou-Dervou, “Consortial journal licensing: experiences of Greek academic libraries”, Interlending and document supply, vol. 29, no. 3 (2001), p. 120-125.

3   Lluís Anglada, Núria Comellas, “What's fair?: pricing models in the electronic era”, Library management, vol. 23, no. 4/5 (2002), p. 227-233. Versión en catalán: Lluís Anglada, Núria Comellas, “Què és just?: models de preus a l'era electrònica”, BiD: textos universitaris de Biblioteconomia i Documentació, núm. 8 (juny 2002) <http://bid.ub.edu/08angla1.htm>. Versión en castellano: Lluís Anglada, Núria Comellas, “¿Qué es justo?: modelos de precios en la era electrónica”, BiD: textos universitaris de Biblioteconomia i Documentació, núm. 8 (juny 2002) <http://bid.ub.edu/08angla2.htm>.