El procés d'elaboració d'una norma de descripció arxivística: de la ISAD(G) a la NODAC. Primera part

Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona

Resum [Abstract] [Resumen]

Visió del procés de normalització de la descripció arxivística internacional promogut per l'ICA al final de la dècada de 1980 i que ha donat com a resultat dues edicions de la Norma internacional general de descripció arxivística (ISAD(G)), i de la incidència d'aquesta norma a Catalunya des de la publicació de la primera edició fins a la versió provisional de la Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC) presentada el 2005.

Sumari

1 A tall d'introducció
2 Punt de partida o consideracions prèvies
3 Fites del procés internacional d'elaboració de la ISAD(G)
3.1 Ottawa 1988: els inicis de la cooperació
3.2 Estocolm 1993: la primera edició de la norma
3.3 Sevilla 2000: la segona edició de la norma
4 Incidència de la ISAD(G) a Catalunya
4.1 Barcelona 1995: primera edició catalana
4.2 Barcelona 2001: les bases d'una norma pròpia
4.3 Terrassa 2005: versió provisional de la NODAC
5 Punt d'arribada o versió definitiva de la NODAC

1 A tall d'introducció

La descripció és la funció que enllaça els documents que formen l'arxiu amb els usuaris i és probablement la que més dedicació dels arxivers exigeix. Consisteix a representar els documents —individualment o en agrupacions més o menys voluminoses— oferint un conjunt estructurat de dades que permet individualitzar-los, conèixer-ne les característiques físiques i el contingut intel·lectual —de manera superficial— i localitzar-los.

La normalització dels processos tècnics de tractament de la documentació arxivística i, especialment, de la descripció és recent, i és posterior a la normalització dels processos paral·lels fets a les biblioteques. La normalització de la descripció, en l'àmbit nacional, lògicament, és anterior a la normalització internacional, i la normalització en l'àmbit institucional és prèvia a la nacional. Les normalitzacions institucional i nacional són la base necessària per a la normalització internacional.

La característica fonamental dels documents, la de ser únics, ha estat, segurament, una de les causes de la manca de normalització del seu tractament tècnic, en general, i de la descripció, en particular. Cal dir, però, que les descripcions s'han fet sempre i arreu amb una certa homogeneïtat malgrat la falta de normalització; aquesta homogeneïtat espontània és fàcilment explicable pel bon criteri professional dels arxivers a l'hora d'indicar les dades que podien resultar útils als estudiosos per individualitzar aquells documents que, pel seu contingut, els podien resultar necessaris en el seu treball d'investigació o en la cerca de dades concretes. S'entén per homogeneïtat, en el context d'aquest article, la inclusió en les descripcions de les mateixes dades, tot i que la disposició i l'ordre no coincideixin.

El primer intent d'abast internacional de normalització de la descripció dels fons arxivístics no té encara vint anys, mentre que l'establiment de normes de descripció per als fons d'entitats es remunta a més de cent anys, i les normes de descripció per a documents d'abast nacional daten de la segona meitat del segle passat.

La Norma internacional general de descripció arxivística (a partir d'ara, ISAD(G)), traducció de la International standard archival description (General), és el primer intent reeixit de normalització internacional i està basada en normes nacionals que, al seu torn, s'havien basat en la normalització bibliogràfica que, a partir de la dècada de 1960, havia iniciat un camí molt ràpid cap a la normalització internacional.

2 Punt de partida o consideracions prèvies

La ISAD(G) no ha sorgit del no-res. El seu mateix nom és un calc de la International standard bibliographic description (General) de l'IFLA, la norma paral·lela per a la descripció de documents de biblioteca, el contingut de la qual és pràcticament idèntic al del primer capítol de la segona edició de les Anglo-American cataloguing rules (AACR2). Aquestes normes foren impulsades amb èxit per les associacions de bibliotecaris i les grans biblioteques dels Estats Units, el Canadà i el Regne Unit.

Pel que fa al contingut, la ISAD(G) també té pares perfectament coneguts: la compilació americana de Steven Hensen, titulada Archives, personal papers and manuscripts: a cataloguing manual for archival repositories, historical societies and manuscripts libraries; l'obra dels britànics Michael Cook i Margaret Procter, A manual for archival description, i la del Bureau of Canadian Archivists, Rules for archival description. En els tres casos la influència dels models de descripció bibliogràfica és clara, i també ho és que la informàtica tingué un pes decisiu en la normalització de la descripció en arxius, similar al que havia tingut en la normalització de la descripció en biblioteques.¹

L'aplicació de normes nacionals en uns països i l'inici d'activitats normalitzadores en altres portaren la comunitat arxivística a plantejar la possibilitat d'elaborar normes internacionals; és a dir, normes que poguessin ser aplicades en qualsevol país. No era una empresa fàcil perquè comportava elaborar normes que s'adaptessin a països amb pràctiques descriptives (i pràctiques arxivístiques, en general) diverses, a països que tenien, fins i tot, diferències importants en terminologia.

En aquesta situació, el consens necessari en múltiples aspectes del treball d'elaboració de normes podia ser difícil d'obtenir, i més si no es disposava del suport i la coordinació d'algun organisme reconegut per la comunitat arxivística internacional. Calia, també, que participés en el treball el major nombre possible de països a través de les administracions d'arxius, de les associacions professionals o de totes dues.

L'organisme internacional no podia ser altre que el Consell Internacional d'Arxius (CIA) o International Council on Archives (ICA, a partir d'ara), i els països més predisposats a participar en l'elaboració de la norma foren els que ja disposaven de normes nacionals consolidades: els Estats Units, el Canadà i el Regne Unit. Convé recordar que els dos primers no disposen de l'extraordinària riquesa documental multicentenària d'altres països d'Europa o Àsia que no estigueren presents en els inicis dels treballs de normalització. En general, hi havia un interès considerable pel tema i aviat es crearen expectatives respecte als possibles resultats del procés de normalització que s'estava iniciant. A Catalunya, per exemple, la professió arxivística i els organismes responsables d'arxius, si bé per raons òbvies no participaren en els treballs de normalització internacional, seguiren amb atenció tot el procés, pràcticament des de l'inici.

3 Fites del procés internacional d'elaboració de la ISAD(G)

3.1 Ottawa 1988: els inicis de la cooperació

La primera actuació formal en el procés d'elaboració de normes internacionals es dugué a terme a Ottawa (el Canadà) el 1988, en el marc de la preparació del XII International Congress on Archives, que s'havia de fer a Mont-real quatre anys més tard, el 1992. A Ottawa, per iniciativa de Harold Naugler, aleshores president de l'Automation Committee de l'ICA, es reuniren 29 experts, entre representants de països i representants de l'ICA —el més important organisme internacional dedicat als arxius i, per tant, el més interessat en la normalització arxivística en tots els àmbits—, de l'IFLA —el gran organisme internacional sobre biblioteques, ja amb una certa tradició en treballs de normalització de la descripció de diferents tipus de documents propis de biblioteques i que podia aportar l'experiència en processos paral·lels— i de l'ISO —el gran organisme internacional sobre normalització en general.

En la reunió es tractaren tres temes: experiències nacionals en normalització de la descripció, l'activitat de l'IFLA en la normalització de la descripció bibliogràfica i, finalment, la repercussió de l'ús de normes comunes de descripció, l'aplicació d'aquestes normes per fer descripcions manuals o automatitzades i el paper de la formació en la difusió de les normes de descripció.

Els representants dels Estats Units, el Canadà i el Regne Unit foren els més actius, la qual cosa va fer que els resultats de la reunió tinguessin un caire eminentment anglosaxó que sovint s'ha criticat, però que és del tot comprensible a causa de la situació capdavantera en la matèria d'aquests tres països.² En la reunió s'adoptaren diferents acords que incidien en els avantatges de la normalització de la descripció i en l'establiment de recomanacions a l'ICA, principalment, i a la professió. En concret, se suggeriren les actuacions següents:

Crear un grup de treball d'experts en descripció per elaborar unes normes de descripció aplicables a documents en qualsevol suport i amb les quals redactar catàlegs manuals o automatitzats.

Elaborar unes propostes de normes i regles de descripció a nivell de fons que després fossin sotmeses a examen per la comunitat arxivística internacional.

Analitzar les normes i directrius existents per a l'elaboració d'instruments de descripció i determinar quines eren apropiades per a la descripció arxivística.

Elaborar un glossari de termes relatius a la normalització de la descripció arxivística, ja que la unificació terminològica és indispensable per a l'elaboració de qualsevol tipus de normes.

Crear un centre d'intercanvi d'informació per a la difusió de dades sobre normes de descripció.

Incloure les normes de descripció en els plans d'estudis, i que l'ICA, l'IFLA i les associacions i agrupacions professionals creessin comissions de treball d'abast nacional i regional —més ampli que el nacional— que s'encarreguessin de redactar, mantenir i aplicar normes de descripció seguint les pautes marcades pels organismes internacionals.

El desembre de 1989, i sota el patrocini de la Unesco, un grup d'experts es reuní a París per planificar les activitats que s'havien de portar a terme per elaborar les normes de descripció. La convocatòria d'aquesta reunió era la resposta a la gran repercussió i a l'interès desvetllat per la reunió d'Ottawa i es denominà Unesco expert consultation on the planning of a long-term international action of the development of descriptive standards for archives. En aquesta reunió es decidí:

Elaborar una declaració de principis bàsics sobre descripció.

Establir unes normes generals de descripció basades en els manuals i les regles ja existents.

Fixar, després, normes específiques i detallades per redactar els elements de descripció.

Crear una comissió per desenvolupar els acords presos en les diferents reunions i una estructura administrativa mínima.

La comissió es creà a Wraclau (Polònia) el 1990 i s'anomenà Ad Hoc Commission on Descriptive Standards (AHCDS, d'ara endavant). Aquest mateix any es firmà un acord amb els National Archives del Canadà segons el qual es creava una secretaria permanent en la seva seu que actués com a coordinadora del projecte. Amb la creació de l'AHCDS i d'aquesta secretaria s'acomplien les primeres recomanacions d'Ottawa.

L'octubre de 1990 tingué lloc la primera reunió plenària de l'AHCDS a la ciutat alemanya de Höhr-Grenzhausen per aconseguir dos objectius: establir un marc teòric per iniciar la redacció de normes internacionals, tal com s'havia acordat a París, i crear una subcomissió que preparés un primer esborrany de normes de descripció.

Aviat Hugo L. P. Stibbe presentà un esborrany del marc teòric que, un cop debatut i modificat pels membres de l'AHCDS, es convertí en l'esborrany de la Statement of principles regarding archival description (o Declaració de principis per a la descripció arxivística), en la qual es fixaven:

els objectius del projecte, és a dir, els objectius de la descripció arxivística, de les normes de descripció i dels principis teòrics que havien de regir la descripció;

els conjunts documentals als quals s'havia d'aplicar la descripció; es decidí que el fons fos la unitat de descripció fonamental, malgrat que posteriorment es determinà que qualsevol agrupació podia ser objecte de descripció normalitzada;

l'estructura de la descripció segons dos principis bàsics: que s'havien de crear descripcions que anessin de generalitats a particularitats, el primer, i que es podria descriure un fons mitjançant una descripció única o mitjançant descripcions de les seves parts específiques, el segon;

la conveniència d'organitzar una descripció per a cada nivell;

la necessitat de dotar la descripció d'elements normalitzadors que servissin de punts d'accés.

L'esborrany de la declaració de principis per a la descripció arxivística palesà que, malgrat les diferències en les pràctiques arxivístiques entre països, el principi de procedència es respectava tàcitament, però no es considerava un principi rígid.

L'esborrany, que anava acompanyat d'un glossari, circulà entre les associacions professionals i regionals de l'ICA per rebre els suggeriments i comentaris de la comunitat arxivística i assegurar, així, que la quantitat més gran possible de professionals participés en la redacció definitiva de les normes de descripció.

En la reunió de Höhr-Grenzhausen es creà una subcomissió de l'AHCDS que es responsabilitzà de redactar un esborrany de normes generals de descripció.³ La subcomissió es reuní a Liverpool el juliol de 1991 per acabar la redacció d'un esborrany que fou debatut, esmenat i completat a Madrid el gener de 1992, en la segona sessió plenària de l'AHCDS. Durant aquesta reunió s'adoptà formalment l'esborrany que seria conegut com a esborrany de Madrid de la ISAD(G). Estava integrat per cinc grans apartats de llargària desigual: una breu introducció sobre el procés d'elaboració de la norma, un prefaci sobre el contingut de la norma, les regles teòriques generals, un glossari i els 25 elements de la descripció estructurats en cinc àrees. Aquests elements eren la part més important de la norma i els que, en definitiva, la conformarien amb algunes variacions, principalment pel que fa a la disposició. Aquest esborrany es traduí a les llengües de l'ICA i aquestes versions arribaren a la comunitat arxivística internacional —principalment a través de revistes especialitzades— amb l'objectiu que pogués manifestar les seves opinions sobre el text.

A Madrid també s'aprovà un nou esborrany, el definitiu, de la Statement of principles regarding archival description, que es redactà després de ser revisat i d'haver-hi introduït les modificacions que es consideraven oportunes i que havien estat suggerides pels comentaris rebuts de la comunitat arxivística.

Uns mesos després de la reunió de Madrid, en el XII International Congress on Archives, celebrat a Mont-real el setembre de 1992, es distribuí com a ponència l'esborrany de Madrid de la ISAD. En una sessió oberta a tothom, l'AHCDS presentà el treball que havia dut a terme i donà la possibilitat de comentar oralment tots dos esborranys: el de la ISAD i el dels principis de la descripció.

Els comentaris es referiren principalment als conceptes de fons d'arxiu i principi de procedència, i a les funcions dels punts d'accés i de la indexació. Els resultats finals de la sessió foren dos: la inclusió en l'AHCDS d'un representant d'Austràlia i l'aprovació per unanimitat de la declaració de principis per a la descripció arxivística. A més, el congrés donà suport al treball de l'AHCDS i recomanà que es continués per poder tractar també les fases de la vida dels documents, els suports documentals i els nivells de descripció.

3.2 Estocolm 1993: la primera edició de la norma

La tercera sessió plenària de l'AHCDS tingué lloc a Estocolm, el gener de 1993, amb la finalitat d'examinar els comentaris arribats d'arreu del món i els que s'havien fet a la sessió oberta de Mont-real. Com a resultat de la sessió, s'introduïren alguns canvis en el text de la norma que afectaren el glossari, el contingut d'alguns elements i també el prefaci i la introducció. Amb aquests canvis s'obtingué una norma encara molt genèrica però precisa quant a terminologia i definicions dels diferents elements. L'AHCDS es proposava que la norma que estava elaborant, la ISAD(G), aconseguís tres objectius:

Facilitar l'intercanvi d'informació entre arxius mitjançant l'adopció d'un únic model format per una sèrie d'elements estructurats.

Establir guies per a diferents nivells (dipòsits, col·leccions o matèries) en qualsevol àrea geogràfica.

Crear una norma general que caldria complementar amb normes especials per a formats electrònics, per a la tria de punts d'accés i per a documents especials com ara fotografies, mapes, plànols, documents d'arquitectura o documentació audiovisual, entre d'altres.

El text, amb les modificacions considerades pertinents, es va donar per definitiu i va ser aprovat per l'Assemblea General de l'ICA el 1993. A partir d'aquesta data es publicà en diferents llengües i s'inicià un període de cinc anys, fins al 15 de setembre de 1998, durant el qual es va posar a prova la ISAD, és a dir, es va aplicar i se'n van observar i valorar els aspectes positius i els negatius per introduir-hi els canvis considerats necessaris.

L'octubre de 1994, l'AHCDS tingué a l'Haia la seva quarta sessió plenària per tractar el seu propi futur i el futur de la ISAD(G); l'AHCDS tenia problemes econòmics, problemes que si persistien impedirien garantir la continuació del projecte d'elaboració de normes internacionals. Fins aleshores, el finançament de l'AHCDS provenia majoritàriament de la Unesco, dels països en els quals duia a terme les reunions i de les administracions d'arxius dels països dels membres de l'AHCDS.

Davant la situació, la mateixa AHCDS recomanà a l'ICA que la dissolgués en el proper International Congress on Archives, que hauria de tenir lloc a Pequín el 1996, i que creés un òrgan permanent responsable de la revisió i el manteniment de la ISAD(G) i de la ISAAR(CPF), com també de l'elaboració d'altres normes específiques en cooperació amb grups i comissions de l'ICA.

L'any 1995, a París, l'AHCDS plantejà novament la seva dissolució, que es féu efectiva el setembre de 1996 en el XIII International Congress on Archives, celebrat a Pequín. La desena recomanació del Congrés establia un òrgan permanent dins de l'ICA per a la realització del treball de normalització en el camp de la descripció arxivística. Aquest òrgan hauria d'assegurar la continuïtat, el desenvolupament i la difusió de les normes ja elaborades, i desenvolupar normes específiques per a la descripció de documents especials. En el postcongrés, que tingué lloc a Shangai els dies 9, 10 i 11 del mateix mes de setembre, s'acordà aplicar i desenvolupar les resolucions del Congrés i, en aquest marc, es creà el Committee on Descriptive Standards (d'ara endavant, ICA/CDS).

L'ICA/CDS estava format per setze membres, alguns dels quals provenien de l'AHCDS, amb la qual cosa es garantia la continuïtat dels treballs.⁴ Com en l'etapa anterior, els National Archives del Canadà foren els més generosos en aportar recursos econòmics, suport logístic i facilitats per a l'organització de les reunions del nou comitè.

L'ICA/CDS es reuní per primer cop a Florència els dies 10, 11 i 12 de novembre de 1997. El país que l'acollia, Itàlia, no havia tingut, fins aleshores, una actuació remarcable en el procés internacional de normalització de la descripció arxivística malgrat l'extraordinària riquesa dels seus arxius. L'ICA/CDS augmentà el camp d'acció respecte al seu predecessor i centrà les seves activitats en el temes següents: recopilació d'informació per a la revisió de la norma, cooperació amb l'IFLA en matèria de control d'autoritats, desenvolupament de normes per a materials especials, normalització dels instruments de descripció i aplicació de les noves tecnologies a la descripció arxivística.

Tal com s'havia previst, la ISAD(G) tingué un període de prova durant el qual la comunitat arxivística internacional expressà la seva opinió sobre les possibilitats d'aplicació que oferia i sobre les possibles millores que calia introduir. La resposta es concretà en 33 trameses de comentaris fetes per comitès nacionals de 25 països; aquests comentaris foren recollits al Compendium of comments ISAD(G) review, de cent pàgines aproximadament, que fou enviat a tots els membres de l'ICA/CDS i que es convertí en el document de treball de la segona sessió, que tingué lloc entre els dies 19 i 22 d'octubre de 1998 a l'Haia. Durant aquesta reunió s'examinaren els comentaris rebuts i s'elaborà el primer esborrany de la ISAD(G) revisada; aquest esborrany es distribuí entre els membres de l'ICA/CDS, que continuaren treballant i intercanviant-se els progressos per correspondència.

Un any més tard, entre els dies 19 i 22 de setembre de 1999, l'ICA/DSC es reuní a Estocolm per tercera vegada i acabà de perfilar l'esborrany, que fou publicat perquè estigués disponible a Sevilla en el XIV International Congress on Archives, que s'hi dugué a terme el setembre de 2000.

3.3 Sevilla 2000: la segona edició de la norma

La versió definitiva de la segona edició de la ISAD(G) fou presentada a Sevilla, on també se'n presentà la traducció espanyola editada pel Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. Comparada amb la primera edició, ofereix més possibilitats d'aplicació i és més flexible; concretament, permet descriure els documents en totes les fases del cicle vital i considera els documents en tot tipus de suport. També presenta una àrea més en la descripció, la de “Control de la descripció”, en la qual l'element Autoria i fonts permet conèixer la persona o les persones que l'han aplicada i, per tant, qui podrà informar més bé sobre la unitat en la qual s'ha emprat.

Aquesta segona edició és actualment l'edició vigent i no sembla que hi hagi en perspectiva una tercera edició. Els treballs de l'ICA/CDS s'ocupen, a partir del 2000, d'altres línies de treball, com ara la ISAAR(CPF) o les pautes per elaborar instruments de descripció.

4 Incidència de la ISAD(G) a Catalunya

A Catalunya, uns anys abans de l'inici del procés d'elaboració de la ISAD(G), els arxius públics havien passat a dependre del Departament de Cultura a partir del traspàs de competències de l'Estat a la Generalitat de Catalunya. La nova dependència es traduí, per exemple, en un avanç de les descripcions, en forma de guies, inventaris i catàlegs, en un gran nombre d'arxius, tot i que no sempre es publicaren. Hi hagué excepcions remarcables, com ara les col·leccions Guia dels arxius històrics de Catalunya, impulsada pel Departament de Cultura, o Inventaris d'arxius notarials de Catalunya, impulsada per la Fundació Noguera, o la més recent Eines de l'arxiu, impulsada per l'Arxiu Històric de Sabadell, d'elevada qualitat tècnica i molt bona presentació. Amb el temps, alguns dels instruments de descripció no publicats es van incloure en els URL dels arxius corresponents.

L'elaboració i la publicació de les descripcions es feia sense el suport de normes d'àmbit autonòmic. Les normes són necessàries, ja que, a més de facilitar la feina, garanteixen un resultat homogeni i de qualitat, possibiliten la realització d'un treball arxivístic fet amb la tranquil·litat que dóna la utilització d'una eina coneguda, acceptada i aplicada per la totalitat de la professió.

Possiblement a causa de la manca de normes pròpies, la professió arxivística catalana adoptà molt aviat les dues normes internacionals, la ISAD(G) i la International standard archival authority record for corporate bodies, persons and families, coneguda habitualment com a ISAAR(CPF), i també molt aviat vol disposar d'una norma pròpia, basada en la internacional i batejada com a Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC).

4.1 Barcelona 1995: primera edició catalana

La ISAD(G), a partir de la seva aprovació, tingué una incidència considerable a Catalunya, ja que des de la dècada de 1980 el govern autonòmic tenia competències en arxius i necessitava eines metodològiques per al treball arxivístic. El 1995, el Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya i l'Associació d'Arxivers de Catalunya en publicaren, a Barcelona, la versió catalana feta per Josep Matas i Balaguer amb la col·laboració de Jordi Serarols i Boadas i l'assessorament d'un ampli grup de professionals que exercien la professió en diferents centres públics.⁵ Aquesta versió tingué la consideració de document de referència, no pas de document oficial de l'ICA.

Era, com l'original en anglès i les traduccions a diferents llengües, un document breu, només 17 pàgines, i sense exemples complets d'aplicació —disposava d'exemples específics de cada element, però no oferia descripcions senceres de fons o d'altres agrupacions documentals. La traducció de la ISAD(G) aviat despertà un gran interès entre els arxivers catalans, però també un cert respecte i indecisió a l'hora d'aplicar-la en el treball quotidià; la indecisió era provocada pel fet de no ser una norma rígida, la qual cosa deixava, lògicament, una gran llibertat en la fixació d'alguns elements. La manca d'exemples complets, que haurien pogut servir de models per als arxivers catalans, també era un petit inconvenient a l'hora d'intentar aplicar-la. L'AAC organitzà cursos i jornades per explicar-la a la comunitat arxivística i alguns articles de publicacions especialitzades la van donar a conèixer; fou, a més, aplicada en un nombre elevat de treballs d'investigació en el mestratge d'Arxivística. De fet, l'aplicació de la ISAD(G) no presentava complicacions, i menys encara si considerem la llibertat que deixava en determinats elements. Podia, això sí, ser un canvi en la metodologia de treball i, com tots els canvis, inspirava una certa prevenció.

4.2 Barcelona 2001: les bases d'una norma pròpia

Igual que la primera edició de la ISAD(G), la segona aviat fou traduïda al català amb el caràcter de document de referència, no pas com a document oficial de l'ICA. Els traductors foren Josep Matas i Balaguer —també traductor de la primera edició— i Jaume Rufí i Pagès, que disposaren de l'assessorament d'Àngels Bernal, Immaculada Costa, Rosa Maria Cruellas, Ramon Planes i Jordi Serchs. La Direcció General del Patrimoni Cultural (Servei d'Arxius), la Direcció General de Política Lingüística i l'Associació d'Arxivers de Catalunya col·laboraren en l'edició. Fou, com la primera edició, un document elaborat amb la participació d'arxivers de diferents entitats públiques, però amb escassa participació dels que exercien la professió en entitats privades.

La segona edició representava una millora substancial respecte a la primera, ja que oferia més exemples d'aplicació d'elements i, sobretot, catorze exemples d'aplicació total a fons i a unitats de descripció de volum inferior al fons; la majoria d'exemples figuraven en anglès, ja que descrivien fons de països de llengua anglesa, però també n'hi havia en francès (1), en italià (1), en portuguès (1) i en espanyol (2).

L'estructura de la segona edició era, lògicament, similar a la de la primera, però presentava modificacions en alguns elements. L'estructura és la que figura a continuació, i s'inclouen en nota les modificacions més significatives.

Prefaci
Introducció
0. Glossari de termes relacionats amb les regles generals
1. Descripció en diversos nivells⁶
1.1. Introducció
2. Regles de descripció en diversos nivells⁷
2.1. Descripció del general a l'específic
2.2. Informació pertinent al nivell de descripció
2.3. Lligams entre les descripcions
2.4. No-repetició de la informació
3. Elements de descripció
3.1. Àrea d'identificació
3.1.1. Codi de referència
3.1.2. Títol
3.1.3. Data(es)⁸
3.1.4. Nivell de descripció
3.1.5 Volum i suport de la unitat de descripció⁹
3.2. Àrea de context
3.2.1. Nom del productor
3.2.2. Història de l'organisme / Notícia biogràfica
3.2.3 Història arxivística¹⁰
3.2.4. Dades sobre l'ingrés
3.3. Àrea de contingut i estructura
3.3.1. Resum d'abast i contingut
3.3.2. Informació sobre avaluació i tria
3.3.3. Increments
3.3.4. Sistema d'organització
3.4. Àrea de condicions d'accés i ús
3.4.1. Condicions d'accés¹¹
3.4.2. Condicions de reproducció
3.4.3. Llengua i escriptura dels documents
3.4.4. Característiques físiques i requeriments tècnics¹²
3.4.5. Instruments de descripció
3.5. Àrea de documentació relacionada¹³
3.5.1. Existència i localització dels originals
3.5.2. Existència i localització de còpies
3.5.3. Unitats de descripció relacionades
3.5.4. Bibliografia
3.6. Notes
3.6.1. Notes
3.7. Àrea de control de la descripció¹⁴
3.7.1. Autoria i fonts
3.7.2. Regles o convencions
3.7.3. Data(es) de la(es) descripció(ons)

Els exemples facilitaren l'aplicació de la norma, tot i que aquesta aplicació no es generalitzà encara; i això fou, probablement, perquè, tal com s'avisa a l'inici de la introducció, “aquesta norma constitueix només una guia general per a l'elaboració de descripcions arxivístiques i s'ha d'utilitzar juntament amb les normes nacionals existents o bé com a base per al seu desenvolupament”.

La manca d'una norma de descripció específica per a Catalunya portà l'AAC i el Servei d'Arxius del Departament de Cultura a proposar la creació d'un grup de treball encarregat d'iniciar i fer efectiva l'elaboració de normes de descripció fonamentades en la ISAD(G) i adaptades a la realitat arxivística de Catalunya. Així va néixer el projecte de Norma de descripció arxivística de Catalunya (projecte NODAC), amb la missió concreta d'elaborar unes normes nacionals que es basin en la realitat arxivística catalana i en la ISAD(G). Amb aquestes normes futures s'homogeneïtzaran les pràctiques descriptives de la comunitat arxivística catalana, la qual cosa facilitarà l'intercanvi d'informació sobre el patrimoni documental, aprofitant les facilitats que ofereixen, des de fa uns anys, l'automatització dels arxius i l'ús generalitzat d'Internet.

El grup de treball dugué a terme, el 19 de juliol de 2001, una primera reunió a la seu de l'AAC per definir el projecte. Aquesta reunió tenia per base un esquema d'actuacions segons el qual:

els promotors del projecte —Servei d'Arxius del Departament de Cultura i AAC— havien d'impulsar, validar i difondre el projecte; a més, el Departament de Cultura havia d'arbitrar els mitjans necessaris;

un Comitè de Normes s'havia d'encarregat d'elaborar la norma catalana en el marc de la ISAD(G);

un Consell Assessor, de dos membres, assessoraria i validaria les normes elaborades pel Comitè, abans de l'aprovació final per part de l'AAC i del Servei d'Arxius;

un secretari del Comitè tindria les funcions d'organitzar, coordinar i impulsar el projecte, i de ser l'enllaç amb el Consell Assessor;

uns grups de treball s'havien de dedicar a aspectes concrets per encàrrec del Comitè.

Fou una reunió amb força resultats, ja que aprovà el projecte de Norma de descripció arxivística de Catalunya i la seva estructura de funcionament, fixà els membres que havien de formar part dels diferents òrgans que intervindrien en el projecte, creà una comissió reduïda amb la missió de concretar un pla de treball en el qual figuressin la definició de la missió, els objectius del projecte i la proposta d'un calendari per executar-los, i, finalment, decidí que un representant del Comitè de Normes assistís a les reunions del Grupo de Trabajo de la Administración Central y Administraciones Autonómicas para Normas Nacionales de Descripción, impulsat i coordinat pel Ministerio de Educación y Cultura.

La Comissió, formada per Àngels Bernal, Ramon Planes, Xavier Tarraubella i Josep Matas, es reuní uns mesos més tard, el 18 de setembre, i elaborà un document titulat Projecte de norma de descripció arxivística de Catalunya (projecte NODAC): objectius, dinàmica de treball i calendari d'execució, que fou aprovat en la reunió del Comitè de Normes i del Consell Assessor de 2 d'octubre de 2001. Els professionals que integraren els òrgans relacionats amb el projecte NODAC fins al juny de 2004 foren:

Promotors: Joan Boadas i Raset —com a president de l'AAC— i Francesc Olivé i Ollé —com a cap del Servei d'Arxius.

Membres del Consell Assessor: Ramon Alberch i Fugueras —arxiver en cap de l'Ajuntament de Barcelona— i Josep Matas i Balaguer —director de l'Arxiu Històric de Girona.

Membres del Comitè de Normes: Àngels Bernal, de l'Arxiu Nacional de Catalunya; Emília Capell, de l'Ajuntament de Barcelona —a partir de 2004—; Rafael Ginebra, de l'Arxiu Episcopal de Vic; Glòria Mora, de l'Arxiu de l'Ajuntament de Barcelona —d'abril a octubre de 2002—; Laureà Pagarolas, de l'Arxiu Històric de Protocols —entre octubre de 2001 i abril de 2002—; Ramon Planes, del Servei d'Arxius; Pere Puig, de l'Arxiu Comarcal de Terrassa; Maria Luz Retuerta, de l'Arxiu Comarcal de Sant Feliu de Llobregat, i Xavier Tarraubella, de l'Arxiu de l'Ajuntament de Barcelona.

Secretaria del Comitè del Servei d'Arxius: Anna Magrinyà.

L'any 2004, els canvis produïts en el Govern de la Generalitat repercutiren en el món dels arxius i, concretament, en els treballs del projecte NODAC; així, Ramon Alberch, nomenat primer sotsdirector general d'Arxius del Departament de Cultura, plantejà la necessitat de reorganitzar i activar el projecte per tal de poder disposar de la NODAC a la fi de 2005. La reorganització consistí a transformar la secretaria en un secretariat format per quatre membres; ampliar el Comitè de Normes a nou membres, és a dir, afegir-hi dos nous vocals; crear cinc grups de treball especialitzats en documents audiovisuals, documents electrònics, documents gràfics, documents textuals i referències bibliogràfiques, i dissoldre el Consell Assessor, a causa de les noves responsabilitats dels seus membres.

4.3 Terrassa 2005: versió provisional de la NODAC

Gràcies a l'impuls de 2004, i en el marc de les X Jornades de l'Associació d'Arxivers a Catalunya, el 19 de maig de 2005 es presentà i distribuí la versió provisional de la NODAC. Es tracta d'un document molt voluminós en comparació amb la ISAD(G), que és el resultat d'un treball intens i meritori del Comitè de Normes, del Consell Assessor, dels grups de treball i dels promotors. Va més enllà del document mare, la qual cosa implica el tractament de punts que no preveu la segona edició de la ISAD(G) o el tractament més ampli d'altres punts ja tractats per la norma internacional.

Sembla oportú assenyalar la tasca feta pels diferents òrgans implicats en l'elaboració del document. El Comitè de Normes, en el període comprès entre juliol de 2001 i abril de 2005, ha dut a terme 36 reunions, de les quals es van redactar actes. Les dues reunions inicials foren de constitució i definició del projecte, les dutes a terme entre novembre de 2001 i maig de 2003 se centraren en la redacció de la part introductòria de la NODAC —entre altres principis, objectius, àmbit d'aplicació, glossari, nivells de descripció i determinació dels elements obligatoris, recomanables i opcionals— i des de mitjan maig de 2003 fins a l'abril de 2005 treballà en el contingut dels 26 elements, segons el nivell de descripció.

El mètode de treball del Comitè de Normes ha seguit els passos següents:

Anàlisi inicial dels diferents aspectes que ha de recollir la norma i primera proposta de redacció, a càrrec d'un vocal o més d'un.

Discussió de les propostes inicials.

Incorporació, per part dels vocals redactors, de les modificacions sorgides de la discussió i que donen lloc a noves versions.

Revisions i noves aportacions al contingut, i redacció final, amb la incorporació d'exemples, en reunions presencials o a través del correu electrònic.

Aprovació de textos.

Sistematització dels documents de treball per lliurar als grups.

Codificació de les regles que conformen la norma i integració de les propostes i els suggeriments fets pels grups de treball.

Discussió de les modificacions al text proposades.

Aprovació de la NODAC provisional.

El Comitè de Normes, per mitjà del secretariat, ha fet el seguiment de la tasca encomanada als grups a partir de la lectura de les actes elaborades per cada grup, l'assistència del secretariat a dues reunions de cada grup i l'aprovació de les respostes del secretariat a les qüestions dels grups de treball.

El Consell Assessor, mentre funcionà entre juliol de 2001 i juny de 2004, col·laborà amb el Comitè en la definició d'objectius i, mitjançant suggeriments, en la redacció dels textos introductoris sobre l'àmbit d'aplicació de la norma i els nivells de descripció que es consideren normatius.

Els grups de treball es constituïren en una reunió, duta a terme l'1 d'octubre de 2004, a la qual assistiren els promotors del projecte i els membres del secretariat. Es lliurà a tots els participants un document elaborat pel secretariat amb l'explicació del projecte, la feina feta i la definició de l'encàrrec que se'ls encomanava. Els grups de treball compten amb un secretari, que té l'encàrrec de convocar les reunions, presentar l'ordre del dia, fer-ne les actes i controlar els documents generats i rebuts pel grup. Els secretaris també han fet d'enllaç amb el Comitè de Normes i han lliurat les actes de les reunions a la coordinadora de grups, la qual ha informat el Comitè de Normes per tal que aquest s'assabentés de la tasca encomanada. Cada grup també s'ha adreçat, per escrit, al Comitè de Normes per plantejar els dubtes sorgits al llarg dels treballs. També han intercanviat opinions amb els membres del secretariat, especialment amb els que han assistit a algunes de les seves reunions. Entre octubre de 2004 i abril de 2005, cada grup de treball ha acomplert les funcions encomanades mitjançant nou reunions i comunicacions per correu electrònic. El resultat fou lliurat pels grups al Comitè a mitjan abril de 2005 i en la fase d'esmenes, entre juny i setembre de 2005, hauran d'adreçar al Comitè de Normes els suggeriments a la versió provisional que considerin oportuns.

Els promotors, el Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya i l'AAC, han validat els objectius i l'organització del projecte en tot moment. L'AAC hi ha estat representada, ja que tots els arxivers que participen en el projecte són associats, i el Departament de Cultura ha actuat com a gestor i coordinador a través dels membres del secretariat, que depenen de la Subdirecció General d'Arxius. A més, el Departament de Cultura ha ofert la infraestructura administrativa i els recursos necessaris. Tots dos promotors hauran de donar el vistiplau al text definitiu de la NODAC.

5 Punt d'arribada o versió definitiva de la NODAC

En el document Projecte de norma de descripció arxivística de Catalunya (projecte NODAC): objectius, dinàmica de treball i calendari d'execució fou establert que l'objectiu general del projecte havia de ser la fixació d'una norma de descripció arxivística per als arxius de Catalunya a partir de la proposta formulada en la introducció de la ISAD(G). En el projecte figuraven els quatre objectius següents:

Delimitar l'àmbit d'aplicació de les normes per als diferents tipus d'arxius, les diferents fases documentals i per als diferents tipus de documents.

Determinar els nivells de descripció i concretar-ne la denominació.

Fixar les dades essencials o obligatòries de cada nivell de descripció i de cada tipus de document i, també, l'ordre de presentació.

Definir l'estructura dels diferents tipus d'instruments de descripció, per aconseguir una presentació homogènia que en faciliti la consulta i l'intercanvi de les dades.

Per acomplir els objectius esmentats, el Comitè de Normes assumí les tasques següents:

Fixar els principis i objectius generals de la NODAC.

Concretar-ne l'àmbit d'aplicació (arxius i fons, tipus de documents).

Definir els nivells de descripció.

Establir, per a cada nivell, els elements de descripció obligatoris, recomanables i opcionals.

Determinar les regles que han de fixar els continguts dels 26 elements de descripció que conformen la ISAD(G) i les fonts d'informació que caldrà utilitzar per documentar-los.

Si la NODAC ha complert els objectius, es veurà quan se'n publiqui la versió definitiva, que es comentarà en la segona part d'aquest article —“Versió definitiva de la NODAC”—, un cop hagi assolit l'última fita: ser aprovada el desembre de 2005.¹⁵ El comentari de la versió provisional sembla ara un exercici poc útil, i més considerant que la versió definitiva recollirà els suggeriments dels arxivers i presentarà modificacions substancials. Cal dir, però, que és un projecte d'una gran envergadura, fruit del treball de molts professionals, i que ha de ser una eina bàsica per a la realització de la funció arxivística que més necessita normalitzar-se: la descripció.

Sembla oportú, però, assenyalar que la versió provisional de la NODAC té algunes diferències notables respecte de la ISAD(G), diferències derivades de l'intent de fer-la més detallada i precisa per facilitar-ne l'aplicació uniforme en arxius de qualsevol tipus. Les diferències es troben tant en l'estructura dels elements com en la informació prèvia als elements; de fet, més que de diferències, es pot parlar d'inclusió d'informació nova, és a dir, d'un tipus d'informació que no apareix en la ISAD(G). La informació introduïda en alguns casos és totalment pertinent, però en d'altres pot semblar innecessària, ja que al·ludeix a aspectes clarament assumits per tots els arxivers. Així, en parlar de l'àmbit d'aplicació de la NODAC, defineix conceptes com ara arxiu, fons documental, col·lecció documental, guia, inventari o catàleg que semblem propis d'un manual bàsic d'arxivística. Un comentari semblant es podria fer de les definicions de document d'arxiu, suport i format o de les classificacions de documents que ofereix en tractar dels tipus de documents als quals s'ha d'aplicar.

Pel que fa als nivells de descripció, n'afegeix dos als sis oferts per la ISAD(G), si bé un dels dos —el que es refereix a la unitat d'instal·lació— hi és considerat com a excepcional. Aquest nivell de descripció no deriva, com tots els altres, de l'estructura interna de la unitat de descripció, sinó del contenidor en què aquesta unitat està col·locada. És un nivell que pot resultar útil, però només com a pas previ cap a la inclusió dels documents en un altre nivell o bé com un nivell de durada limitada.

El nombre d'àrees i elements coincideix en totes dues regles, però varia l'estructura interna dels elements, ja que la NODAC ha ampliat considerablement les parts que els formen. Així, en la ISAD(G), les parts d'un element són objectiu, regla i exemple, mentre que la NODAC hi inclou les següents: explicació de l'objectiu que es persegueix en incorporar un element a la descripció, categoria de l'element (o indicació de si l'element és obligatori, opcional o recomanable en els diferents nivells de descripció), les fonts principals i les secundàries a les quals s'ha de recórrer per obtenir la informació de l'element, les regles generals i específiques que s'han de seguir per establir el contingut de l'element i, finalment, exemples.

Bibliografia utilitzada

Bonal Zazo, José Luis. La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, principios y técnicas. Gijón: Trea, 2001. 366 p. (Biblioteconomía y administración cultural; 55). ISBN 84-9704-010-4.

Comitè NODAC. “El projecte de norma de descripció arxivística de Catalunya. Projecte NODAC”. Butlletí informatiu de l'Associació d'Arxivers de Catalunya, any 13, núm. 62 (octubre–desembre 2001), p. 1.

ISAD(G): norma internacional general de descripció arxivística. Adoptada per la Comissió Ad Hoc de Normes Descripció. Estocolm (Suècia), 21–23 de gener de 1993; versió final aprovada pel CIA; [versió catalana preparada per Josep Matas i Balaguer]. Barcelona: Associació d'Arxivers de Catalunya: Departament de Cultura, 1995. 17 p. ISBN: 84-605-4625-X.

ISAD(G): norma internacional general de descripció arxivística = General international standard archival description. Adoptada pel Comitè de Normes de Descripció, Estocolm (Suècia), 19–22 de setembre de 1999; [versió catalana a cura de Josep Matas i Balaguer i Jaume Rufí Pagès]. 2a ed. Barcelona: Associació d'Arxivers de Catalunya: Departament de Cultura, 2001. 111 p. ISBN: 84-393-5415-0.

Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC). Versió preliminar. Barcelona: Subdirecció General d'Arxius: Associació d'Arxivers de Catalunya, 2005. 185 p.

Planes i Albets, Ramon. “Les publicacions d'instruments de descripció”. En: Els arxius: l'experiència catalana. Coordinació: Joan Domingo i Josep Matas. Barcelona: Associació d'Arxivers de Catalunya, 1985, p. 121–24.

Rufí i Pagès, Jaume. “Els models i la norma: fonts de la normalització internacional de la descripció arxivística”. Lligall, núm. 11, 1997, p. 89–113.

URL indispensables

Associació d'Arxivers de Catalunya: http://www.arxivers.com/cat/default.asp.

International Council on Archives. Committee on Descriptive Standards: http://www.icacds.org.uk/eng/new.htm.

Data de recepció: 28/10/2005. Data d'acceptació: 21/11/2005.

Notes

¹ Jaume Rufí i Pagès explica amb detall aquestes influències en “Els models i la norma: fonts de la normalització internacional de la descripció arxivística”. Lligall, núm. 11, 1997, p. 89–113.

² La composició des de la seva formació fou la següent: Christopher J. Kitching (inici–final), el Regne Unit, president; Hugo L. P. Stibbe (inici–final), el Canadà, director del projecte; Ghislain Brunel (1990–1991), França, vocal; Christine Petillat (1991–1992), França, vocal; Christine Nougaret (1992–final), França, vocal; Pedro González (1990–1992), Espanya, vocal; Chris Hurley (1992–final), Austràlia; Michael Cook (inici–final), el Regne Unit, vocal; Jan Dahlin (inici–final), Suècia, vocal; Wendy Duff (inici–final), el Canadà, vocal; Ana Franqueira (inici–final), Portugal, vocal; Sharon Thibodeau (inici–final), els Estats Units, vocal; Habibah Zon Yahaya (inici–final), Malàisia, vocal; Charles Kecskemeti, secretari general de l'ICA; Wolf Buchmann (inici–final), representant del Secretariat de l'ICA, i Axel Plathe (inici–final), representant del Général Information Programme de la Unesco.

³ Els membres de la Subcomissió foren Sharon Thibodeau, Michael Cook, Hugo L. P Stibbe —que fou director del projecte i secretari de la Subcomissió— i Wendy Duff —que actuà com a coordinadora.

⁴ Els membres eren per països: Victòria Arias i Elisa Carolina de Santos, d'Espanya; Adrian Cunningham i Dagmar Parer, d'Austràlia; Jan Dahlin, de Suècia; Vitor Manoel Marques de Fonseca, del Brasil; Michael Fox, Lydia Reid i Debra Wall, dels Estats Units; Bruno Galland i Christine Nougaret, de França; Kent Haworth i Hugo L. P. Stibbe, del Canadà, i finalment Stefano Vitale, d'Itàlia; la finesa Eeva Murtomaa va actuar d'enllaç amb l'IFLA.

⁵ Els assessors foren M. Àngels Bernal, Antoni Borfo, Joaquim Borràs, Rosa M. Cruellas, Marta Jové, Laureà Pagarolas, Ramon Planes, Manuel Rovira, Jaume Rufí, Jordi Serchs i Xavier Tarraubella.

⁶ En la primera edició: Descripció multinivell.

⁷ En la primera edició: Regles per a la descripció multinivell.

⁸ Aquest element és el resultat de refondre el 3.1.3. Data(es) de producció dels documents de la unitat de descripció i el 3.2.3. Dates de formació de la unitat de descripció, de la primera edició.

⁹ Volum de la unitat de descripció (quantitat, dimensió) en la primera edició.

¹⁰ En la primera versió apareixia així: 3.2.4. Història de la custòdia.

¹¹ De la primera edició se suprimí un element: 3.4.1. Estatus legal.

¹² En la primera edició no apareixia requeriments tècnics.

¹³ Aquesta àrea conservà el nom, però tingué diverses modificacions; originàriament hi figurava de la manera següent:
3.5.1. Localització dels originals
3.5.2. Existència de còpies
3.5.3. Unitats de descripció relacionades del mateix arxiu
3.5.4. Unitats de descripció relacionades d'altres arxius

¹⁴ Aquesta àrea no existia en la primera edició.

¹⁵ Els passos previs a l'aprovació han estat: 19 de maig de 2005, presentació a les X Jornades d'Arxivística de Catalunya, celebrades a l'Auditori de Municipal de Terrassa; juny–setembre de 2005, redacció d'esmenes de contingut arxivístic per part dels grups de treball de la NODAC i del col·lectiu d'arxivers de Catalunya, i setembre–novembre de 2005, recull d'esmenes dels grups i del col·lectiu d'arxivers i modificacions finals de la NODAC provisional.