Resum [Abstract] [Resumen]
Es presenten les funcionalitats bàsiques del sistema de gestió de biblioteques Koha. Se'n descriuen sumàriament les funcionalitats i l'estructura del sistema intern de treball, i es presenta l'OPAC dels usuaris.
1 Presentació
Koha és un sistema integrat de gestió de biblioteques de lliure distribució que neix a Nova Zelanda, i que forma part dels anomenats "sistemes de programari lliure". El nom vol dir "regal" o "donació" en llengua maori, que és la llengua dels habitants originaris de Nova Zelanda. Koha va néixer l'any 1999 per l'encàrrec formulat pel Horowhenua Library Trust, i el va crear Katipo Communications per donar respostes a les necessitats que presentava el control de la gestió d'aquesta institució. Així mateix van apostar ràpidament per la seva distribució, fet que ha permès que diferents institucions d'arreu del món el facin servir.
Inicialment Koha es va compilar per instal·lar-se en un entorn Linux, però les versions recents del sistema permeten actualment l'ús de Windows per instal·lar-lo. És un sistema en codi obert, que ha anat evolucionant gràcies a les aportacions de diverses persones, al darrere del qual hi ha una comunitat viva d'usuaris que intercanvien experiències i opinions. A més ja hi ha especialistes en el sistema que ofereixen serveis d'assessoria i d'adaptació del sistema a les necessitats pròpies de cadascú.
2 Requeriments per a la instal·lació
Koha, basat en tecnologia client-servidor, fa servir Perl com a llenguatge de programació i MySql com a sistema de gestió de bases de dades; Apache és el servidor http de pàgines web i requereix un servidor Linux. Tots aquests recursos són de lliure distribució.
3 Limitacions d'ús
Les limitacions de l'ús estan determinades pel maquinari en el qual es dugui a terme la instal·lació del sistema, ja que actualment Koha el fan servir institucions de tipologia variada. En aquest sentit ens trobem amb centres de dimensions i volums d'informació reduïts i d'altres de major quantitat. Serveixi com a exemple les dades següents obtingudes a partir de la informació sobre el projecte:
Nom de la institució País Ítems Usuaris Circulació de documents / any Seus físiques Horowhenua Library Trust Nova Zelanda 70.000 15.000 500.000 4 Nelsonville Public Library System EUA 300.000 40.000 620.000 7 Taula 1. Exemples d'institucions que fan servir Koha
4 Funcionalitats
Koha està pensat per permetre la gestió integral dels diferents aspectes vinculats amb el funcionament d'una unitat d'informació. Des d'un mateix entorn, a partir d'una mateixa interfície de treball, es pot:
- Gestionar usuaris, donar-los d'alta, autoritzar funcions diverses, bloquejar-ne el compte.
- Gestionar fons bibliogràfics, crear, modificar i esborrar registres bibliogràfics, associar-hi exemplars, permetent la importació de registres bibliogràfics en format MARC21.
- Gestionar la circulació dels documents d'acord amb els criteris definits i modificant condicions segons les necessitats de cada moviment documental.
- Gestionar adquisicions, controlar proveïdors i la recepció de les comandes efectuades.
5 Estructura del sistema intern de treball
La definició de l'estructura del sistema s'ha fet a partir de la demo que es troba a disposició de qualsevol usuari: http://koha.liblime.com.
La pantalla inicial del sistema destaca els elements següents:
- "Circulation": mòdul de gestió del préstec dels documents.
- "Patrons": gestió dels usuaris, altes i modificacions, com també gestió de renovacions.
- "Catalog Search": mòdul de catàleg que permet d'entrada una cerca simple o una d'avançada com també l'accés a les anomenades prestatgeries virtuals.
- "Cataloging": gestió dels fons bibliogràfics; permet la creació de nous registres i la seva modificació, la gestió d'adquisicions, la d'autoritats i la de les publicacions en sèrie.
- "Accounts and Reports": permet el control de les estadístiques de funcionament del servei per mitjà de l'explotació de les dades de control que facilita Koha.
- "Kohaadministration": mòdul des del qual es defineixen els paràmetres que la institució en la qual s'instal·la Koha determina. Des d'aquest mòdul es produeix també la importació de registres en format MARC21.
A la part esquerra de la pantalla del sistema es manté sempre un menú des del qual es pot operar en qualsevol moment amb els diferents apartats en què s'ha estructurat el sistema. És a dir, aquest menú es manté estàtic independentment de la funció que s'estigui fent servir, i permet tenir una visió de conjunt de les funcionalitats del sistema i passar d'un mòdul a un altre.
Imatge 1. Pantalla inicial de Koha
A continuació s'analitzen les característiques principals dels elements destacats en la definició de l'estructura del sistema.
5.1 Circulació ("Circulation")
La gestió del moviment dels documents en el sistema requereix dos elements:
- identificació de l'usuari: ja sigui mitjançant el cognom o mitjançant el codi d'usuari que té assignat internament en el sistema.
- identificació del document: mitjançant el codi de barres que identifica unívocament cada exemplar que hi ha al sistema.
En el moment de fer el préstec d'un document, quan s'ha identificat pertinentment l'usuari, el sistema en retorna una sèrie de dades, que ens permeten procedir o no en el préstec, com també efectuar altres funcions com ara la renovació de documents que prèviament pugui tenir en préstec.
Imatge 2. Préstec de documents
El retorn dels documents en préstec es fa a partir del codi de barres que els identifica.
Així mateix des d'aquest mateix mòdul es pot dur a terme la transferència entre les diferents seus d'un mateix servei bibliotecari que utilitzi el sistema. Només és necessari identificar el document que es transferirà i la seu on s'enviarà.
Des del menú de la part esquerra de la pantalla, dins el mòdul "Circulation", podem també comprovar la llista de documents reservats.
5.2 Usuaris ("Patrons")
La primera opció que presenta el sistema en aquest mòdul és consultar els registres dels usuaris existents a partir de la identificació mitjançant el cognom o el número d'usuari.
Si l'usuari està donat d'alta en el sistema podem accedir a la informació del seu registre. Aquesta informació conté dades personals, dades relacionades amb els préstecs i les reserves de documents o la definició de les credencials d'usuari per accedir a les opcions d'autogestió de l'OPAC. Des d'aquest mateix entorn podrem modificar les dades del registre en qüestió.
Imatge 3. Registre d'usuari
En el cas que l'usuari no disposi d'un registre pot crear-ne un a partir d'aquesta interfície. Cal triar de quin tipus d'usuari es tracta, personal o institucional, i anar omplint les dades que el formulari de creació de nous registres d'usuaris conté.
Imatge 4. Formulari de creació d'un nou registre d'usuari
5.3 Catàleg ("Catalog search")
La interrogació del sistema es fa des d'aquesta opció. La primera opció que ofereix el sistema és una caixa de cerca bàsica, des de la qual introduïm qualsevol concepte i recupera en tots els camps en els quals coincideix el terme buscat. És, per tant, una cerca poc precisa.
Si optem per una cerca avançada, el sistema permet la interrogació a partir d'un formulari que ens permet combinar diferents criteris de cerca, entre els quals els definits per la institució que instal·la el sistema. En aquest sentit podem combinar aspectes de la descripció bibliogràfica del document amb la de les seus de la institució o els tipus de documents que s'hagin definit.
Imatge 5. Cerca avançada
Un cop efectuada la cerca, el sistema retorna els documents que coincideixen amb els criteris d'interrogació emprats. Des dels camps que estan destacats tipogràficament en color blau es pot anar ampliant la informació del registre a partir d'elements relacionats.
Així mateix podem també efectuar una cerca a partir de les etiquetes MARC que el sistema reconeix.
Imatge 6. Resposta a la cerca
Una vegada s'ha arribat a trobar el document que interessa, des de la mateixa pantalla del document es pot efectuar una reserva.
Imatge 7. Reserva de documents
Finalment l'opció de prestatgeries virtuals permet la visualització de l'agrupació de documents amb determinats criteris per promoure'n l'ús o facilitar-ne l'accés.
5.4 Catalogació ("Cataloging")
Des d'aquest entorn es creen i modifiquen registres bibliogràfics. És també des d'aquest mòdul des del qual es gestionen els registres d'exemplars que es vinculen als registres bibliogràfics, i es controla la gestió de les autoritats i la gestió de les publicacions periòdiques. A més, per tal de prestar servei global al funcionament del servei on s'instal·li, Koha permet la gestió de les adquisicions i les relacions amb els proveïdors i és des d'aquest mòdul des d'on es controla. El sistema s'estructura en diferents apartats que detallarem a continuació.
Per Koha la incorporació d'un registre bibliogràfic parteix de la relació amb el proveïdor. És per això que es permet la gestió de les adquisicions. Aquesta gestió necessita la definició dels proveïdors amb els quals es treballarà. Inclou també un sistema d'incorporació de suggeriments que els usuaris facin al servei a través de l'OPAC, i això fa que en el procés d'adquisicions s'hagi de determinar si s'accepta aquest suggeriment, i per tant s'incorpora al procediment de compra, o si es rebutja. S'hi incorpora també el seguiment comptable de les despeses derivades del procés d'adquisicions.
Imatge 8. Gestió d'adquisicions
Quant a la modificació d'un registre ja existent, es fa a partir de la identificació per títol o per ISBN, opció que es pot executar des de "Catalog Maintenance" en entrar al mòdul de gestió de registres bibliogràfic. Quan s'interroga el sistema per accedir a aquesta funcionalitat recuperem els registres que responen a la petició efectuada, i permet la modificació del registre bibliogràfic, la dels registres d'exemplars (canvi de localització, nou registre), o duplicar-ne el registre per crear-ne un de nou partint d'un registre existent ja al sistema.
Imatge 9. Modificació d'un registre ja existent
Una altra funcionalitat és la creació d'un registre en format MARC a partir del formulari que el sistema té configurat quan es requereix aquesta opció "Add MARC", o bé la importació des d'algun fitxer, "MARC Import". Pel que fa a la creació d'un registre bibliogràfic es fa des d'un formulari assistit que cada institució pot concretar segons les seves necessitats. En aquest sentit, cada centre pot definir els diferents formularis que necessiti.
Imatge 10. Creació d'un registre bibliogràfic
La importació de registre en format MARC és de gran utilitat per a les institucions que formen part de catàlegs cooperatius. Una vegada el sistema importa el registre en format MARC l'incrusta en el formulari de dades MARC i es procedeix a la validació final del registre i a l'associació dels registres d'exemplars que siguin pertinents.
El sistema està preparat per a la incorporació de registre fent ús de servidors Z39.50.
Imatge 11. Importació d'un registre MARC
Pel que fa a la gestió de les publicacions en sèrie, és necessària la creació prèvia d'un registre bibliogràfic. Una vegada s'ha creat aquest registre bibliogràfic es requereix la definició de la periodicitat de la recepció de la publicació, com també el detall de la durada de la subscripció per poder tenir un control rigorós amb els proveïdors i de la renovació de la subscripció. És aparentment un sistema complet que requereix una definició molt concreta de les condicions de la subscripció per tal de controlar òptimament la col·lecció.
Imatge 12. Gestió de publicacions en sèrie
La gestió de les autoritats es duu a terme des d'un entorn similar al de la creació dels registres bibliogràfics. Els usuaris del sistema han de definir els diferents tipus d'autoritats que volen gestionar i parametritzar el formulari d'entrada de dades. Quan es procedeix a la creació d'un registre d'autoritats es fa necessari definir les relacions que volem que el sistema vinculi entre l'autoritat acceptada i les no acceptades.
Imatge 13. Gestió d'autoritats
És també des d'aquest mòdul des del qual es gestionen les prestatgeries virtuals. Es poden crear les prestatgeries virtuals que cada servei necessiti, i s'hi ha de vincular els documents que cal que continguin a partir d'un sistema senzill. Aquestes prestatgeries permeten agrupar documents amb criteris determinats i facilitar-ne la consulta.
Imatge 14. Prestatgeries virtuals
5.5 Informes i estadístiques ("Accounts and Reports")
L'element següent permet l'explotació del sistema a partir de les dades que ofereix. Es poden analitzar aspectes relacionats amb el moviment que s'efectua sobre els documents, és a dir, permet controlar el préstec que hi ha hagut combinant diversos aspectes com ara el tipus de document, la data en què s'ha efectuat o el tipus d'usuari. Per dur-ho a terme, s'han de seleccionar els elements que es volen considerar en l'estadística a partir de la determinació d'aquests camps en un formulari.
Imatge 15. Combinació d'elements per generar una estadística
Es poden obtenir estadístiques que permeten controlar els usuaris que fan més préstecs, els documents més prestats, els documents que han superat el termini establert de retorn, el nombre de documents descrits al sistema separats per tipologia, o el nombre de registres. A més es poden gestionar informes que permeten conèixer quins documents no s'han "vist" (prestats, modificats, etc.) en el sistema amb la intenció de fer-ne inventaris.
Imatge 16. Estadístiques i informes
5.6 Administració ("Koha administration")
Des d'aquest mòdul es gestionen els elements que permeten determinar els aspectes que adapten el funcionament de Koha a la realitat on s'implementa.
Cal valorar quins són els elements que cal definir per adaptar Koha a cada institució i això inclou elements que van des de la tipologia de documents i d'usuaris fins a les seus i col·leccions, el préstec de documents, o fins a la visualització i determinació de les possibilitats dels OPAC dels usuaris.
Imatge 17. Paràmetres
A més dels elements relacionats amb els tipus d'usuaris, els tipus de documents, les normes de préstec o les localitzacions de les seus, es determinen elements que tenen a veure amb l'estructura dels registres bibliogràfics, dels elements que han de contenir els formularis d'entrada de registres en format MARC, o de l'enllaç dels camps en format MARC i la descripció bibliogràfica que els usuaris veuran.
En un altre ordre de coses es determinen des d'aquesta part del sistema les connexions a servidors Z39.50 per obtenir informació, les impressores, o com procedir a l'exportació de registres, a més de l'opció per generar codis de barres.
Imatge 18. Eines d'explotació dels registres
És un mòdul que administra el funcionament de tot el sistema i que determina l'optimització que es fa de les possibilitats de Koha.
6 OPAC
L'OPAC dels usuaris és un element que també s'ha previst en el desenvolupament de Koha.
Per qüestions tècniques en aquest cas l'anàlisi breu que es fa és a partir de l'OPAC del Horowhenua Library Trust (http://www.library.org.nz/cgi-bin/koha/opac-main.pl).
Imatge 19. OPAC del Horowhenua Library Trust
Es pot veure com en aquest cas l'OPAC funciona com a portal d'accés a aquesta institució i aporta informació complementària a la del mateix OPAC.
Es destaca en aquest portal la possibilitat d'interrogar el sistema a partir d'una cerca simple o d'una d'avançada, de la mateixa manera que es feia en la interfície interna de treball.
Imatge 20. Cerca avançada
Un altre element destacat és que permet la identificació dels usuaris i, una vegada identificats, poden gestionar la renovació de documents o la reserva d'altres. Aquesta opció se situa en el portal d'accés a l'OPAC de la institució, just sota de les opcions inicials de cerca a la pantalla inicial.