Resum [Resumen] [Abstract]
Es descriuen les característiques principals del programa Openbiblio de gestió de biblioteques. Es tracta de programari lliure per a la gestió de biblioteques o centres de documentació petits. S'exposen els diferents mòduls (administració, catalogació, préstec) i, sobretot, es defineixen els detalls de la configuració del sistema per a un bon ús i funcionament del programa. Aquesta ressenya intenta de donar algunes indicacions de l'ús del programa, sense arribar a ser un manual.
1 Introducció
L'Openbiblio és un sistema integrat de gestió de biblioteques via web. Conté els mòduls bàsics d'administració, catalogació, préstec i generació d'informes. El sistema ofereix permanentment ajuda contextualitzada per a cada mòdul, a més d'una ajuda general disponible al peu de la pàgina.
Aquest programa està pensat per a petites biblioteques, sobretot les escolars.
Figura 1. Pàgina inicial de l'Openbiblio
Cadascun dels mòduls ofereix els continguts següents:
- Administració: ofereix la configuració i gestió del sistema, l'administració del personal que hi treballarà (noms d'usuaris, contrasenyes i autoritzacions), les col·leccions i els tipus de materials. A més, inclou un sistema per canviar el disseny gràfic de la interfície web, només pel que fa als colors.
- Catalogació: és el mòdul de gestió dels registres bibliogràfics i les còpies. Inclou, a més, el cercador. La catalogació es duu a terme en format MARC.
- Préstec: permet d'administrar els usuaris de la biblioteca, els documents prestats, les devolucions, les reserves, la gestió de multes, etc.
- Informes: aquest mòdul es fa servir per crear informes, estadístiques, etiquetes i cartes generades per la biblioteca, amb l'objectiu de reclamar préstecs, enviar cartes, elaborar etiquetes per als prestatges, i generar altres informes i estadístiques d'ús de la biblioteca.
A continuació, es detallen els continguts de cada mòdul.
2 Administració
Des d'aquest mòdul es configuren els paràmetres del programa. Les opcions que ofereix es descriuen a continuació.
2.1 Administració de bibliotecaris
Gestiona el personal que treballa amb el programa. Cada persona té una clau d'accés i pot estar autoritzada a fer unes tasques determinades. Les tasques que es poden autoritzar són les següents:
- Préstec
- Gestió dels usuaris de la biblioteca
- Catalogació
- Administració
- Generació d'informes
Figura 2. Administració de bibliotecaris
2.2 Configuració de la biblioteca
Des d'aquí es configuren els paràmetres del programa amb les dades de la biblioteca i el servidor en què està instal·lat. Les dades que es demanen són les següents:
Informació per a la capçalera de la interfície web del programa:
Nom de la biblioteca
Camí del logotip de la biblioteca
Horari
TelèfonInformació per al peu de pàgina de la interfície web del programa:
Adreça web de la biblioteca
Adreça web de l'OPAC (si són diferents)Altres detalls de la configuració:
Durada de la sessió sense treballar-hi
Nombre de resultats de la cerca per pantalla
Periodicitat (per mesos) en què cal canviar la llista de novetats del catàleg
Possibilitat de bloquejar els usuaris que tinguin multes
Figura 3. Propietats de la biblioteca
2.3 Tipus de material
Aquesta opció permet d'establir la tipologia documental del fons de la biblioteca (llibre, CD, mapa, etc.). Les dades per a cada tipus de material són les següents:
- Tipologia
- Nombre de documents que es poden treure en préstec, per tipus d'usuari (adult o jove)
- Icona que identifiqui el tipus de material
Figura 4. Tipus de material
2.4 Col·leccions
Són les diverses col·leccions de documents que hi ha a la biblioteca (música, còmics, contes, etc.). S'ha d'especificar la informació següent de cada col·lecció:
- Nom de la col·lecció
- Nombre de dies que es pot tenir en préstec un d'aquests documents
- Preu de la multa per dia de retard en el retorn del préstec
- Nombre de documents d'aquesta col·lecció (el calcula automàticament el sistema)
2.5 Disseny
Són els diferents dissenys de la interfície web que el programa té instal·lats per defecte. Els canvis afecten, bàsicament, el color de fons, i el tipus i el cos de la lletra. Es poden crear estils nous especificant el codi de color del fons i del text, els píxels de les lletres, etc. També hi ajuda el fet de poder copiar els dissenys predefinits, fer-hi petits canvis i crear-ne de nous.
3 Catalogació
El mòdul de catalogació ofereix les opcions que es descriuen a continuació.
3.1 Cerca
Permet de cercar els documents pel codi de barres o pels camps de títol, autor o matèria. Aquests camps de cerca es poden canviar modificant el codi font de la plantilla.
El cercador cerca la paraula o les paraules en qualsevol part del camp seleccionat. A més, fa el truncament al final de la paraula.
El resultat es mostra ordenat alfabèticament pel camp cercat, però permet de canviar el camp d'ordenació per qualsevol dels altres.
3.2 Material nou
La catalogació amb l'Openbiblio és en format MARC. Es compon d'una sèrie d'etiquetes de descripció bàsica per a qualsevol tipus de document, però ofereix la possibilitat d'afegir noves etiquetes MARC necessàries per a la descripció d'un determinat material.
Figura 5. Addició de material nou
A continuació, es descriuen alguns dels camps bàsics de descripció d'un document:
- Tipus de material: segons la tipologia establerta al mòdul d'administració.
- Col·lecció: segons les col·leccions establertes al mòdul d'administració.
- Número d'entrada: aquest camp està pensat per a la signatura o la notació CDU. Es poden fer servir fins a tres números diferents.
- Mostra en l'OPAC: permet de marcar el camp per establir que sigui recuperable des de la cerca de l'OPAC. D'aquesta manera, el sistema fa possible de reservar determinats registres sense una catalogació definitiva.
- Autor: és un camp obligatori; per tant, tots els registres han de tenir una entrada principal d'autor (entitat o persona).
- Matèries: permet d'entrar-ne fins a cinc, però hi ha la possibilitat d'afegir-hi etiquetes MARC noves amb les matèries específiques que siguin necessàries.
- Classificació: notacions de les classificacions de la Library of Congress o de Dewey. Es poden introduir fins a cinc notacions.
- Disponibilitat: correspon a l'etiqueta USMARC 020 $c, referent a informació sobre l'ISBN i la compra del document.
La resta de camps són el títol, el subtítol, la menció de responsabilitat, el peu d'impremta, la descripció física, el material d'acompanyament, l'ISBN, etc.
3.3 Exemplars
Un cop catalogat un document s'han d'afegir els exemplars de què disposa la biblioteca. Des d'aquesta opció, només cal introduir-hi el codi de barres assignat a l'exemplar i una petita descripció o signatura de localització del document.
Automàticament, aquest exemplar queda en estat disponible perquè es pugui prestar.
Figura 6. Exemplars
3.4 Informació bibliogràfica
Un usuari de l'OPAC pot visualitzar la fitxa completa del document cercat. Una persona que entra al sistema com a administradora o amb autorització de catalogació pot editar el registre en format bàsic d'etiquetes o en format MARC, editar les etiquetes MARC i afegir-ne de noves, si escau.
Per afegir una etiqueta MARC nova s'han d'especificar els indicadors i el subcamp, a partir de la selecció des d'un índex d'etiquetes.
Figura 7. Addició de camps MARC
Des d'aquesta fitxa completa del registre, qualsevol usuari pot veure la llista de reserves del document.
Finalment, una altra opció molt interessant com a catalogador és poder copiar el registre per crear-ne un de nou amb canvis determinats.
3.5 Càrrega de dades MARC
Permet la importació de registres bibliogràfics en format USMARC, i establir per defecte la col·lecció, el tipus de material i si es mostren a l'OPAC.
4 Préstec
Des d'aquest mòdul es gestionen els usuaris de la biblioteca, els préstecs, les devolucions, les reserves i les multes.
4.1 Cerca
Permet de cercar usuaris de la biblioteca pel número de carnet o pel cognom.
4.2 Usuari nou
En crear un nou usuari de la biblioteca, és obligatori un número de carnet. Com que no és automàtic, es pot fer servir algun sistema de lectura de codi de barres. La resta d'informació sobre l'usuari correspon a les dades personals, com ara el nom, els cognoms, l'adreça, la ciutat, la província, el telèfon, l'adreça electrònica, etc.
A més, s'ha de diferenciar el tipus d'usuari. Per defecte, el programa diferencia entre adult o jove. Aquesta classificació es pot modificar, des del codi font de la plantilla corresponent, per afegir la classificació que més escaigui a cada biblioteca, si convé.
Finalment, com que es tracta d'un programa pensat per a biblioteques escolars, hi ha la possibilitat d'afegir-hi informació del curs i el tutor que tingui assignat l'usuari (que, en aquest cas, és l'estudiant).
4.3 Devolucions
Permet de gestionar les devolucions del material prestat. Només cal entrar el codi de barres del document. Aquest material retornat passa a una llista de materials retornats i pendents de guardar al lloc corresponent (prestatgeria), és a dir, al carretó de retorns.
Un cop el material retornat s'ha guardat físicament al seu lloc, es pot seleccionar de la llista del carretó (el guardat o tot) per tal que torni a tenir al catàleg l'estat disponible i deixi de constar a la llista del carretó, buida fins a la propera remesa de retorns.
4.4 Material reservat
Quan es fa la devolució d'un document reservat per un altre usuari, el sistema avisa per tal de no deixar-lo al carretó de retorns i comunicar-ho a l'usuari que el té reservat.
4.5 Informació dels usuaris
Un cop entrat un usuari nou, des de la fitxa completa de l'usuari es pot fer el préstec o la reserva del document que demana. A més, en aquesta fitxa hi ha un recull estadístic del nombre de préstecs que ha fet l'usuari, per tipus de material i estat (retornat, en préstec, amb retard).
El personal administrador del sistema amb autoritzacions per modificar usuaris pot canviar les dades, i eliminar i gestionar el compte de les multes en concepte de retard en el retorn dels documents.
Figura 8. Informació dels usuaris
4.6 Gestió de multes
Des del mòdul d'administració es pot configurar el cost de la multa de les col·leccions. En la fitxa d'un usuari queden registrats els moviments del que deu, el que paga i el crèdit cedit per la biblioteca, com també el saldo automàtic, segons les transaccions dutes a terme.
5 Informes
Aquest mòdul permet de crear informes estadístics, etiquetes per al material i cartes per als usuaris. A continuació, se'n detallen les característiques més importants.
Figura 9. Informes disponibles
5.1 Informes estadístics
Ofereix la possibilitat d'extreure les estadístiques següents:
- Llista de documents pendents de devolució
- Llista de documents prestats
- Llista dels préstecs amb informació de contacte dels usuaris
- Llista d'usuaris amb documents pendents de devolució
- Llista dels documents més populars
Cada informe ofereix diferents criteris de cerca, però la cerca bàsica es fa per data. També es pot establir l'ordre d'aparició dels documents en la llista (ascendent o descendent).
Per acabar, els informes es poden extreure en format HTML o format CSV per importar les dades a altres sistemes.
5.2 Etiquetes
Aquesta opció permet de crear etiquetes per enganxar als documents. De la mateixa manera que als informes, es poden establir diferents criteris de cerca a partir de les dades dels documents, les dades dels usuaris i les dates. Es pot presentar la informació ordenada de manera ascendent o descendent, i determinar a partir de quina etiqueta es vol començar a imprimir.
El format de sortida de les etiquetes és PDF.
6 Conclusions
L'Openbiblio és un programa molt senzill per a biblioteques petites, especialment pensat per a biblioteques escolars. És molt flexible quant a catalogació, ja que ofereix la possibilitat d'afegir etiquetes noves que, per defecte, no consten en la fitxa estàndard. No permet, però, el buidatge de revistes.
La llicència GNU GPL (de l'anglès, General Public License) permet la possibilitat d'adaptar el sistema a les necessitats del centre. D'aquesta manera, es poden modificar les plantilles predefinides, com ara la del cercador o la de catalogació, crear informes nous, etc.
Aquesta llicència ha fet que el sistema s'hagi traduït a diversos idiomes, entre els qual hi ha el català i el castellà.