[Versión castellana]

Amalia Más Bleda

Becària predoctoral
FPU Universidad de Murcia

amaliamas@um.es



Celia Chaín Navarro

Professora titular de Documentació
Universidad de Murcia

chain@um.es



Resum [Abstract] [Resumen]

Objectiu. Analitzar els instruments de consulta en línia inclosos en els webs dels arxius nacionals hispanoamericans.

Metodologia. Elaborar una llista del conjunt d'elements, de característiques o de serveis bàsics que han d'oferir els instruments de consulta en línia dels arxius, i comprovar si els webs dels arxius nacionals hispanoamericans els tenen.

Resultats. Dels divuit arxius amb web, només vuit (44,4 %) proporcionen aquest instrument, un dels quals (el cubà) no funciona. Els més complets són els inclosos en els webs dels arxius de Xile, de Mèxic i de la República Dominicana. Són els únics que recullen tots els fons conservats en la institució (la resta es refereixen a una temàtica concreta), encara que només el mexicà i el dominicà (junt amb el colombià) descriuen els documents segons les normes ISAD(G) i proporcionen documents digitalitzats.

*Aquest treball és un dels resultats del projecte de recerca SOS Patrimonio Naval, finançat pel Ministerio de Ciencia e Innovación actual, amb referència R+D HUM-2007-61093/HIST.


1 Introducció

Com sabeu, els arxius nacionals són institucions que acullen una gran quantitat de col·leccions històriques. Una de les millors maneres de difondre aquest patrimoni és mitjançant el lloc web de l'arxiu, a través d'instruments de descripció o consulta.

En un arxiu, quan els usuaris volen consultar un document, han de seguir diversos passos: anar a la institució, consultar els diferents instruments de descripció o consulta que se'ls proporciona per localitzar allò que els interessa, omplir un formulari de sol·licitud (en què han d'indicar les dades personals i anotar la referència del document que volen consultar), dirigir-se al taulell i lliurar aquest formulari, esperar-se l'estona que tardin a preparar la documentació (que depèn de cada institució) i, finalment, tornar-hi per recollir-la i consultar-la.

El fet que el web d'un arxiu ofereixi diferents instruments de descripció o consulta que recullin el patrimoni conservat en la institució presenta grans avantatges, ja que, pel fet de ser una eina accessible les 24 hores del dia els 365 dies de l'any (per a qualsevol que tingui accés a Internet), els usuaris hi poden cercar la informació que necessiten i preparar les cerques abans de dirigir-se físicament a l'arxiu. Això és especialment interessant per als usuaris que resideixen en una altra ciutat i, sobretot, per als que viuen en un altre país o continent. No obstant això, convé diferenciar entre instrument de descripció i instrument de consulta.

Guia, inventari i catàleg són els tres instruments de descripció comunament acceptats (Cortés Alonso, 1982; Cruz Mundet, 1994; Heredia Herrera, 1981; Pescador del Hoyo, 1986). Cada un correspon a diferents maneres d'organitzar els documents. Així, la guia proporciona informació general sobre l'arxiu i els fons; l'inventari, sobre sèries documentals, i el catàleg, sobre els expedients i les peces documentals. Els webs dels arxius normalment proporcionen algun d'aquests instruments en diferents formats (com ara Word, PDF, HTML, etc.), de manera que els usuaris poden revisar-los en línia sense necessitat d'haver d'anar físicament a l'arxiu. Però això pot esdevenir una feina feixuga, ja que els instruments esmentats solen ser extensos. A més, tenen una funció únicament descriptiva i no permeten fer-hi cerques.

Per instrument de consulta en línia s'entén l'eina (base de dades) inclosa en el web de l'arxiu, la qual no solament descriu els fons, les sèries o els expedients que conserva la institució, sinó que a més permet als usuaris cercar en línia. Arribats a aquest punt, la manera de recuperar la informació pot ser, d'una banda, fent una ullada a les diferents opcions que proporciona el sistema (browsing) o, de l'altra, introduint directament els termes de cerca en qualsevol dels camps (search).


2 Objectius

L'objectiu d'aquest article és doble. En primer lloc, elaborar una llista amb el conjunt d'elements, de característiques o de serveis bàsics que es considera que han de tenir els instruments de consulta en línia dels arxius. En segon lloc, comprovar si els inclosos als webs dels arxius nacionals hispanoamericans els tenen.

No obstant això, s'ha de deixar clar que, encara que els webs de la majoria d'aquestes institucions proporcionen algun instrument de descripció, aquest article se centra exclusivament en l'estudi dels instruments de consulta, i es posposa, per a un pròxim article, l'estudi de la relació existent entre els instruments de descripció i els instruments de consulta proporcionats. Per als lectors interessats en les eines de descripció es recomana l'article de Más Bleda, Chaín Navarro i Sánchez Baena (2008).

No es pretenen analitzar les característiques tècniques (des de la perspectiva d'emmagatzemament, d'estructura dels registres, de normalització de la informació, de programari idoni, etc.) que han de tenir les eines perquè les cerques siguin més eficaces, ni estudiar la presència dels diferents tipus d'errors que poden afectar, o no, la recuperació dels registres. Tampoc no s'analitza si els instruments esmentats contenen aspectes referits al color del fons de les pàgines, al dels enllaços, a l'interlineat, a l'alineació de les dades, als marges, a la tipografia, etc.


3 Característiques dels instruments de consulta en línia

El nombre de catàlegs o bases de dades en línia, amb informació sobre els fons d'una institució documental, ha crescut molt les últimes dècades. Tanmateix, el que per a una biblioteca té un nom gairebé universal, OPAC o catàleg en línia, no s'ha aconseguit a l'hora de referir-se a l'instrument que ajuda els usuaris a consultar els fons d'un arxiu (que és el que en aquest article s'ha anomenat instrument de consulta en línia).

Aquest fet té com a conseqüència que la majoria de la bibliografia se centra en els catàlegs de biblioteques i, encara que moltes de les qüestions plantejades en els estudis són extrapolables als instruments de consulta en línia dels arxius, n'hi ha d'altres que no s'estudien.

S'han creat passarel·les que serveixen d'interfície entre la pàgina web de consulta i la base de dades, gràcies a les quals els usuaris consulten la base de dades des del navegador web a través d'un formulari de cerca i reben els resultats en aquesta mateixa pantalla (Marcos Mora, 2004c). També s'ha millorat la interfície de consulta, tot i que, com indiquen Rodríguez Yunta i Giménez Toledo (2004), encara no s'ha arribat als models idonis perquè qualsevol usuari pugui extreure'n eficaçment la informació més rellevant.

Marcos Mora (2004b) exposa els motius pels quals s'ha de normalitzar el disseny de les interfícies: primerament, per oferir una terminologia comuna a dissenyadors i usuaris, la qual cosa evita problemes d'entesa; segonament, per donar als sistemes una identitat comuna, motiu pel qual els elements són més fàcils de reconèixer, cosa que es tradueix en una reducció de la necessitat de formació per manejar els programes, ja que allò que s'ha après per a un es pot aplicar per a un altre, i, finalment, per proporcionar seguretat als usuaris, ja que poden predir l'actuació del sistema pel fet d'interactuar-hi.

La interfície de consulta d'un catàleg o d'una base de dades serveix per establir una comunicació entre els usuaris (persones que cerquen informació) i el sistema (on es troba emmagatzemada aquesta informació), motiu pel qual ha de ser fàcil d'utilitzar i intuïtiva (encara que aquesta característica és difícil de mesurar), especialment per a les persones que s'enfronten a l'eina per primera vegada. Per aquest motiu, el disseny s'ha de centrar en els usuaris, ja que el disseny del sistema n'afecta la interacció (Zhang, 2008), cosa que significa que des de les etapes més primerenques del disseny i la creació de l'eina, s'han de tenir en compte les necessitats i experiències del públic que la utilitzarà per aconseguir-ne la satisfacció. En aquest sentit, Kani-Zabihi, Ghinea i Chen (2008) assenyalen que els usuaris prefereixen interfícies visuals, basades en icones i imatges més que no pas en text, encara que segons Royo (2004, p. 161­–164) la utilització de les icones és recomanable en el cas que hagin tingut una àmplia difusió i per a tasques molt concretes.

Xie (2003) determina quins factors valoren positivament els usuaris, si els referits a la facilitat d'ús o els referents al control de la interfície (en el sentit que la cerca es pugui adaptar als seus interessos), i conclou que és necessari aconseguir un cert equilibri entre aquests dos factors per aconseguir que les cerques siguin eficaces.

D'acord amb l'estudi de Más Bleda i Navarro Chaín (2009) a l'Arquivo Nacional da Torre do Tombo, ubicat a Lisboa, mitjançant el qual es pretenia conèixer la informació o els serveis que havia d'incloure el web de l'arxiu prenent com a referència l'opinió dels usuaris, al 26,7 % dels 90 usuaris enquestats els agradaria que s'inclogués un instrument de consulta de fons (base de dades) amb les característiques següents:

La inclusió de serveis en línia és una altra de les peticions més demanades: 11 usuaris entrevistats (12,2 %) destaquen l'interès per un servei que permeti sol·licitar documents a través del lloc web. Els altres serveis en línia demanats són: reserva de documents, extensió del termini de devolució de la documentació prestada, sol·licitud de reprografia de documents, compra de llibres (o d'altres objectes) i contacte a temps real amb els arxivers.

Segons Moscoso (1998, p. 58), els problemes principals a què s'enfronten els usuaris són els mecànics i els conceptuals. Els primers s'han relacionat amb la utilització d'ordres que el sistema no reconeix, errors tipogràfics i errors en els noms dels autors. Els segons estan relacionats amb una falta de comprensió del procés de cerca, com ara la dificultat d'utilitzar el mateix llenguatge que la base de dades o de consultar combinant conceptes amb operadors booleans.

En aquest estudi s'avaluen les característiques que tenen els instruments de consulta en línia dels arxius nacionals hispanoamericans.1 Com s'ha esmentat anteriorment, la major part de la bibliografia de referència es refereix a catàlegs de biblioteques, però la consulta és interessant per introduir el tema i poder utilitzar allò que tenen en comú els dos sistemes. En aquest sentit, Yee (1999) proporciona trenta principis per a les visualitzacions en catàlegs en línia, també recollits per Marcos Mora (2004a).

Rodríguez Yunta i Giménez Toledo (2004) identifiquen les opcions mínimes exigibles que han d'oferir les bases de dades web, especialment en el format bàsic de consulta, i Abadal Falgueras (2002) estableix els elements per avaluar interfícies de consulta de bases de dades. Per a aquest autor, la interfície de consulta està formada per un conjunt de pàgines, de les quals es poden destacar les següents: pàgina de consulta, de resultats, de visualització del document complet, d'informació general (presentació) i d'ajuda.

En la pàgina de consulta els usuaris fan la cerca desitjada. Sol incloure força informació, i per això ha d'estar ben estructurada. Alguns dels elements que s'han d'oferir en aquesta pàgina són: enllaç a la pàgina d'inici de l'arxiu (que ha de ser fàcil d'identificar); possibilitat de consulta en diverses llengües; adreça electrònica per enviar dubtes, queixes o suggeriments (tècnics o de contingut); data de l'última actualització; possibilitat de desar les estratègies de cerca i de repetir la consulta; presentació de l'eina; sistema d'ajuda, i missatges curts referits a allò que els usuaris veuen en cada moment a la pantalla.

És aconsellable combinar, tant com es pugui, la cerca per mitjà de llenguatge lliure amb la cerca per navegació. En la primera, els usuaris introdueixen els termes desitjats al quadre de cerca. En la segona, la consulta d'informació es fa mitjançant la navegació a través de les diferents opcions proporcionades, és a dir, els usuaris seleccionen un element (desplegables, caselles de selecció, etc.).

Alguns autors (Rodríguez Yunta; Giménez Toledo, 2005) assenyalen que els usuaris agraeixen opcions de cerca mitjançant desplegables, perquè així no ho han de teclejar; d'altres (Rovira; Codina, 2006) expliquen els avantatges que representen, encara que aconsellen utilitzar-les amb precaució, ja que poden passar desapercebudes per a alguns usuaris, i hi ha qui afirma (García Gómez, 2005) que els menús desplegables són difícils d'utilitzar, oculten informació, poden dispersar l'atenció dels usuaris i, fins i tot, impedeixen la navegació. Per tant, es pot veure que encara no s'ha arribat a un consens sobre com ha de ser el sistema ideal.

Els errors més freqüents a l'hora de formular una estratègia de cerca són: incomprensió de la lògica booleana; inclusió de termes innecessaris en l'estratègia de cerca; utilització d'estratègies pobres i conformisme amb els primers resultats; dificultat per entendre i aplicar la normalització documental, i equiparació errònia de les bases de dades bibliogràfiques amb els cercadors d'Internet (Rodríguez Yunta; Giménez Toledo, 2005).

Quan els usuaris fan una consulta, el sistema la processa i els torna una pàgina nova que conté una llista dels registres (o documents) que compleixen els criteris especificats en la consulta. Aquesta és la pàgina de resultats. Si es proporciona el sistema de cerca, en la pàgina esmentada s'han d'indicar l'equació de cerca i els resultats obtinguts (nombre de documents recuperats i dels que s'estan mostrant en pantalla), oferir diversos criteris d'ordenació dels registres i informar d'errors o d'absència de continguts (com ara oferir alternatives quan no es troba res). Si el sistema de cerca en la base de dades és la navegació (com en el cas en què els usuaris poden navegar pel quadre de fons), les característiques canvien, i pot ser molt important, per exemple, diferenciar clarament els documents que els usuaris ja han consultat. En qualsevol cas, es considera que s'hi han d'incloure opcions de gestió, com ara desar els resultats, imprimir-los, enviar-los per correu electrònic, etc.

Des de la pàgina de resultats, en fer clic sobre un registre concret, s'ha de saltar a una altra pàgina que inclogui la visualització del registre complet (pàgina de visualització). S'hi ha d'oferir una descripció tan completa com sigui possible del document i es recomana que per fer-ho s'emprin les normes de descripció arxivística actuals. Si es proporciona el sistema de cerca, en aquesta pàgina a més cal indicar als usuaris el número del registre en el qual es troba entre tots els recuperats, ressaltar els termes de cerca, permetre veure els registres recuperats en diversos formats i tornar a la llista dels documents recuperats. Igualment important és l'existència d'enllaços entre camps. Unes altres opcions de gran utilitat per als usuaris són les de reserva i de reprografia de documents en línia.

Les altres pàgines que complementen les anteriors són les pàgines de presentació i d'ajuda. Totes les pàgines anteriors, especialment la de consulta (que sol ser la principal), haurien d'apuntar cap a aquestes dues. Aquests enllaços s'han d'ubicar sempre al mateix lloc, un lloc fàcilment recognoscible (per exemple, a la part superior dreta de la pantalla), per ser consistents.

En la pàgina de presentació de l'eina, s'hi indica qui és el responsable del producte i s'hi inclou una descripció de l'instrument de consulta, especificant què s'hi pot trobar (matèries i període que cobreix; tipus de fonts que recull; si ofereix informació del tipus de guia, d'inventari o de catàleg; normes utilitzades per descriure els documents; nombre total de registres; etc.), la data de l'última actualització, la informació del programari utilitzat i una especificació dels aspectes tècnics necessaris per a una visualització correcta.

En la pàgina d'ajuda s'hi expliquen els diferents passos que s'han de seguir per fer una consulta per mitjà d'il·lustracions, perquè els usuaris els entenguin fent un esforç mínim. Informa del funcionament de l'eina, com també de les diferents possibilitats que ofereix el sistema i com s'actua davant cada una d'aquestes possibilitats. La interfície de consulta hauria de ser prou senzilla i intuïtiva per no haver de necessitar un sistema d'ajuda. No obstant això, s'aconsella que en tingui, malgrat que els usuaris no solen utilitzar-lo gaire. Segons García Ortiz i Moscoso (2007, p. 196), el sistema d'ajuda s'ha de construir sempre sota les premisses de simplicitat, de rapidesa i d'accessibilitat permanent.

Els missatges d'error són part del sistema d'ajuda d'un instrument de consulta en línia. Moscoso i García Ortiz (2008, p. 56) recullen dotze directrius per al disseny d'aquest tipus de missatges: indicació explícita que alguna cosa va malament; llenguatge llegible per als usuaris; llenguatge no agressiu, correcte i educat; descripcions precises de problemes concrets; consells constructius que informin sobre com se soluciona el problema; visibilitat, evidència alta i percepció en dos sentits (en si mateixos i en els elements necessaris per indicar la solució del problema); possibilitat de conservar i mantenir el treball dels usuaris; facilitat per reduir la tasca de correcció de l'error; integració d'enllaços; consistència i correcció en l'ús de formes gramaticals, terminològiques i abreujades; formats visuals, colors i localització consistents, i relació de tots els missatges d'error disponibles, a més d'un enllaç des de cada missatge d'error a aquesta llista.

També cal tenir en compte altres aspectes, com ara el disseny de la interfície. En aquest sentit, l'obra de Rodríguez Bravo i Alvite Diez (2004) tracta alguns aspectes referits al disseny, a l'ergonomia i a l'amigabilitat. Com a complement, resulta de gran utilitat el treball de Zambrano Silva, Villanueva Pla i Rus Molina (2007), especialment l'apartat quart, en què els autors recullen una sèrie de recomanacions sobre la interfície de consulta referides a la navegació, la utilitat de la cerca, la presentació i la utilitat dels resultats, l'ús de la llengua, l'ajuda en línia, la informació que proporciona el sistema, l'accessibilitat, la uniformitat, la claredat arquitectònica i visual del sistema, i la interacció amb els usuaris.

Per la seva banda, Martín Suquía (2001, p. 65) estableix els requisits que ha de complir un sistema de recuperació d'informació arxivística:


4 Metodologia

Com que no s'han trobat treballs anteriors que estudiïn aquest tema, en primer lloc, s'ha elaborat una llista (vegeu la figura 1) amb el conjunt d'elements, de característiques o de serveis bàsics que es considera que ha d'oferir l'instrument de consulta en línia d'un arxiu, agrupats segons si es troben en la pàgina de presentació, la d'ajuda, la de consulta, la de resultats o la de visualització. Per fer-ho, es parteix de la bibliografia existent sobre catàlegs de biblioteques i s'adapta a les necessitats concretes, ja que encara que algunes de les característiques assenyalades són aplicables, és necessari destacar que es tracta d'un tipus d'eina diferent dels OPAC i que, per tant, s'han de considerar altres prestacions.

En segon lloc, s'han analitzat els instruments de consulta inclosos en els webs dels arxius nacionals hispanoamericans per identificar si tenen les característiques esmentades. Per avaluar-los (l'avaluació té lloc entre els mesos de març i maig de 2009), s'utilitza un formulari que estudia, d'una banda, la informació referida a l'instrument de consulta mateix (pàgines de presentació i d'ajuda) i, de l'altra, al procés de recuperació d'informació (pàgines de consulta, de resultats i de visualització).

Elements Descripció dels elements
Pàgina de presentació
Responsable del producte Indica el nom de la institució o de les institucions responsables del producte informatiu (base de dades, guia, catàleg, inventari, etc.).
Descripció de l'instrument Conté una descripció de l'instrument que detalla, per exemple, què s'hi pot trobar, el públic a qui es dirigeix, el nombre total de registres, el període que cobreix, si inclou documents digitalitzats o no, etc.
Data d'actualització Informa explícitament de l'última data d'actualització dels continguts.
Programari utilitzat Indica quin és el programari utilitzat.
Aspectes tècnics necessaris Especifica els aspectes tècnics necessaris per a una visualització correcta de la informació (versió del navegador, resolució de pantalla, si és necessari tenir instal·lats connectors o altres aplicacions, etc.).
Pàgina d'ajuda
Ajuda textual (programa d’aprenentatge) S'ofereix un apartat d'ajuda, en què s'expliquen totes les opcions de cerca existents, amb exemples i il·lustracions.
Pàgina de consulta
Enllaça al lloc web de l'arxiu S'inclou un enllaç a la pàgina d'inici de l'arxiu.
Accés multilingüe Permet accedir a l'instrument de consulta en diverses llengües.
Contacte Proporciona una adreça electrònica o un formulari per enviar consultes, queixes o suggeriments.
Ajuda contextual Inclou missatges curts referits a allò que els usuaris veuen a cada moment a la pantalla.
Diversos tipus de cerca Disposa de diversos tipus de cerca: una, en la qual els usuaris han d'introduir els termes de cerca desitjats i, l'altra, en què els usuaris seleccionen una opció entre les proporcionades.
Historial de cerca Permet desar les estratègies de cerca utilitzades, és a dir, disposa d'un sistema que mostra cerques anteriors i permet seleccionar-les.
Pàgina de resultats
Informació de l'equació de cerca Després de fer la consulta, ofereix informació sobre els termes de cerca utilitzats.
Nombre de documents recuperats Apareix a la pantalla el nombre de documents que s'han obtingut després de fer una cerca.
Document on es troba Després de fer la consulta, indica el número d'ordre del document entre tots els recuperats.
Ordenació de registres Permet diversos criteris d'ordenació dels registres recuperats.
Alternativa al resultat zero Ofereix alguna alternativa al resultat zero, com ara fer una cerca nova, suggerir termes nous, etc.
Gestió de registres Permet seleccionar registres per enviar-los per correu electrònic, imprimir-los, desar-los, etc.
Pàgina de visualització
Número de document visualitzat Una vegada seleccionat un dels resultats, continua indicant el número del registre que s'està visualitzant en el conjunt dels recuperats.
Termes de cerca ressaltats Ressalta els termes de cerca emprats.
Format dels registres Permet veure els registres recuperats (en fer una consulta) en formats diferents: estàndard, targeta catalogràfica, etc.
Tornada a la llista Ofereix la possibilitat de tornar a la llista dels documents recuperats.
Camps amb enllaços Hi ha enllaços entre els diferents camps.
Resum Ofereix un resum del document visualitzat.
Reserva Té una opció a través de la qual es pot reservar directament un document.
Reprografia Permet sol·licitar la reprografia d'un document.
Accés al text complet Es pot accedir al text complet d'alguns documents o de tots.

Figura 1. Elements, característiques o serveis bàsics de l'instrument de consulta en línia d'un arxiu


5 Resultats

Dels dinou països hispanoamericans, divuit (94,74 %) tenen disponible a Internet informació dels arxius nacionals, tots menys Hondures.

Dels divuit arxius amb web, només vuit (44,4 %) proporcionen algun instrument de consulta en línia. Són els de l'Argentina, Xile, Colòmbia, Costa Rica, Cuba, Mèxic, el Perú i la República Dominicana, encara que el de l'arxiu cubà no funciona (indica que no s'ha pogut establir cap connexió amb el servidor), per la qual cosa en total s'han avaluat set instruments de consulta en línia.

Tres (els inclosos en els webs dels arxius de Xile, Mèxic i la República Dominicana) recullen tots els fons de la institució, mentre que els altres quatre són sobre una temàtica específica. En concret, l'argentí i el colombià tracten l'esclavitud, el peruà únicament conté els fons colonials i en el costa-riqueny es poden consultar índexs (des de 1992), notaris (des de 2007), protocols (1900) i testaments (no indica des de quan).

Els instruments esmentats reben diversos noms. Així, els tres que recullen tots els fons de l'arxiu es denominen de forma diferent: el xilè, Catálogo unificado; el mexicà, Guía general, i el dominicà, Consulta de documentos.

L'argentí es denomina La ruta del esclavo; el colombià, Catálogo en línea, i el costa-riqueny, INDEX, sistema de acceso al archivo notarial.

El peruà és el més difícil de localitzar. En primer lloc, perquè per accedir-hi s'ha d'estar registrat. En segon lloc, perquè el nom que té, Fondos coloniales,al principi fa pensar que es tracta d'una descripció d'aquests fons i no d'una eina de consulta. Quan es fa la cerca, únicament es mostra la llista dels registres recuperats, amb indicació del fons, la secció, la sèrie, el lligall o la caixa, el document, el nombre de fulls, les dates extremes, la data tòpica (lloc) i una descripció breu.

L'instrument de consulta costa-riqueny només permet consultar índexs, escriptures, notaris i cònsols, protocols i testaments. Igual com ocorre amb l'eina peruana, quan es fa una consulta només apareix la llista dels registres recuperats, que ofereix algunes dades, com ara la data, la signatura, etc.

L'instrument de consulta argentí (el tema del qual és exclusivament l'esclavitud) ofereix informació del tipus de catàleg. En seleccionar alguna de les opcions proporcionades ("Catálogo temático", "Catálogo onomástico" o "Tabla resumen"), apareix la llista dels registres recuperats, i s'ofereix un resum breu del contingut, la signatura topogràfica, l'any, la pàgina en la qual es troba i la possibilitat d'accedir a la imatge digitalitzada. En l'opció "Tabla resumen" s'inclouen només els documents digitalitzats.

El web de l'Archivo Nacional de Chile inclou diversos catàlegs automatitzats corresponents a diferents fons de la institució. Es considera convenient avaluar el Catálogo unificado, que és el que recull tots els fons de l'Archivo. En introduir els termes de consulta apareixen els registres que compleixen aquesta condició, i en fer clicsobre qualsevol d'aquests registres, es mostra la visualització completa del registre, en què s'inclouen enllaços (com ara del lloc, de la matèria o del nom geogràfic). La descripció dels registres no sembla haver-se fet amb normes arxivístiques, ja que la informació es mostra com en el catàleg en línia típic d'una biblioteca.

L'instrument de consulta colombià (denominat Catálogo en línea) ofereix dos sistemes de recuperació d'informació: o introduint el terme de cerca desitjat o fent una ullada a les diferents opcions proporcionades. Després de fer la consulta, es mostren els registres obtinguts. En prémer sobre el títol de qualsevol registre, apareixen totes les dades d'aquest document, referents a les àrees d'identificació, de contingut i d'estructura, de condicions d'accés i utilització, de documentació associada, de notes i de control de descripció. La descripció dels documents segueix les normes ISAD(G) (General International Standard Archival Description). S'hi indica el fons, el grup, la secció, la sèrie i la subsèrie a què pertany, però no hi ha enllaços entre els diferents tipus de descripció. Tanmateix, permet accedir a les imatges digitalitzades que componen aquest document, amb indicació de la mida que tenen, com també de la data de creació o de modificació.

L'instrument de consulta mexicà (denominat Guía general) recull els fons, les seccions, les sèries i les unitats documentals que conserva l'arxiu i també estan descrits segons la norma ISAD(G). Ofereix dos sistemes de recuperació d'informació: introduint el terme de cerca desitjat o navegant pel quadre de fons, que està perfectament estructurat i enllaçat, per la qual cosa els usuaris poden desplaçar-se pels diferents tipus de descripció. A més, inclou una gran quantitat d'imatges digitalitzades.

L'instrument de consulta dominicà (denominat Consulta de documentos) té dos tipus d'accés: anònim (permet accedir-hi sense necessitat d'identificar-se) i restringit (mitjançant el qual és possible tramitar sol·licituds de consulta i peticions de préstec). Per avaluar-lo, s'hi ha accedit mitjançant l'accés anònim. Aquesta eina ofereix molts tipus de cerca, entre els quals permet seleccionar l'instrument de descripció (catàlegs, guies o inventaris) en què es vol buscar. A més, tant és possible navegar pel quadre d'organització de fons, com generar el quadre de classificació del fons seleccionat. Encara que no s'especifica, els documents estan descrits segons la norma ISAD(G), però no hi ha enllaços entre els diferents nivells de descripció. No obstant això, sí que inclou moltes imatges digitalitzades.

Els instruments de consulta en línia més complets són els dels webs dels arxius de Xile, Mèxic i la República Dominicana (vegeu la figura 2), i coincideix que són els únics que recullen tots els fons conservats a la institució (la resta es refereixen a una temàtica concreta), encara que només el mexicà i el dominicà permeten accedir al text complet (imatge digitalitzada) dels documents. L'eina colombiana, però, també inclou una gran quantitat d'imatges digitalitzades.

País Nre. d'elements %
Xile
19
70,4 %
Mèxic
17
63,0 %
Rep. Dominicana
15
55,6 %
Argentina
14
51,9 %
Colòmbia
14
51,9 %
Costa Rica
13
48,1 %
Perú
4
14,8 %

Figura 2. Nombre d'elements, dels 27 avaluats, que tenen els instruments de consulta en línia analitzats


En la figura 3 es detallen els elements que presenten els set instruments de consulta en línia i s'agrupen segons si es troben en la pàgina de presentació, la d'ajuda, la de consulta, la de resultats o la de visualització.

Elements avaluats País
Pàgina de presentació
Argentina
Xile
Colòmbia
Costa Rica
Mèxic
Perú
Rep. Dom.
Responsable del producte
×
 
×
×
×
 
×
Descripció del catàleg
×
×
×
×
×
 
 
Data d'actualització
 
 
 
×
×
 
 
Programari utilitzat
 
 
 
 
 
 
 
Aspectes tècnics necessaris
×
 
 
×
 
 
 
Pàgina d'ajuda
Argentina
Xile
Colòmbia
Costa Rica
Mèxic
Perú
Rep. Dom.
Ajuda textual (programa d’aprenentatge)
 
×
×
×
×
 
×
Pàgina de consulta
Argentina
Xile
Colòmbia
Costa Rica
Mèxic
Perú
Rep. Dom.
Enllaç al web de l'arxiu
×
 
×
×
 
×
 
Accés multilingüe
 
 
×
 
 
 
×
Contacte
×
×
×
×
×
 
 
Ajuda contextual
 
×
×
 
×
 
 
Diversos tipus de cerca
×
×
×
×
×
 
×
Historial de cerques
 
×
 
 
 
 
 
Pàgina de resultats
Argentina
Xile
Colòmbia
Costa Rica
Mèxic
Perú
Rep. Dom.
Informació de l'equació de cerca
 
×
 
×
×
 
 
Nombre de documents recuperats
×
×
×
 
×
×
×
Document on es troba
×
×
×
 
×
 
×
Ordenació dels registres
×
×
 
 
 
 
 
Alternativa al resultat zero
 
×
×
×
×
×
×
Gestió de registres
×
×
×
×
 
 
×
Pàgina de visualització
Argentina
Xile
Colòmbia
Costa Rica
Mèxic
Perú
Rep. Dom.
Document on es troba
×
×
 
 
×
 
×
Termes de cerca ressaltats
 
×
 
 
×
 
 
Format dels registres
 
×
 
 
 
 
 
Retorn a la llista
×
×
 
×
×
×
×
Camps amb enllaços
 
×
 
 
×
 
×
Resum
×
×
×
 
×
 
×
Reserva
 
×
 
 
 
 
×
Reprografia
 
 
 
 
 
 
×
Accés al text complet
×
 
×
×
×
 
×

Figura 3. Característiques dels catàlegs en línia dels arxius nacionals hispanoamericans


Pel que fa a la pàgina de presentació de l'instrument de consulta, la més completa és la xilena. En la majoria dels instruments (71,4 %) es descriu l'eina i s'especifica qui són els responsables de crear-la o de mantenir-la, però únicament dos proporcionen la data de l'última actualització i els aspectes tècnics necessaris per visualitzar-la correctament. Cap no indica quin és el programari que s'ha utilitzat per crear l'eina.

Tots els instruments avaluats, excepte l'argentí i el peruà, inclouen una pàgina d'ajuda. És fàcil localitzar-la, ja que s'identifica mitjançant la paraula "Ayuda"; en el dominicà, però, es fa mitjançant unes icones d'interrogació. Aquests ajuts estan ben elaborats i combinen perfectament text i il·lustracions.

Quant a la pàgina de consulta, destaca l'instrument colombià. La característica més comuna és una adreça electrònica o un formulari per poder enviar consultes, queixes o suggeriments, com també la inclusió de diversos tipus de cerca.

En els instruments dels webs dels arxius de Xile, Costa Rica i el Perú només es pot cercar introduint els termes desitjats al quadre de cerca, mentre que en l'argentí s'ha de seleccionar un dels índexs següents: temàtic, onomàstic o taula resum (en aquest últim, els registres s'ordenen cronològicament).

Els dels webs dels arxius de Colòmbia, Mèxic i la República Dominicana combinen els dos tipus de cerca, de manera que ofereixen als usuaris la possibilitat de fer les consultes introduint directament els termes de cerca desitjats (search) o fent una ullada a les diferents opcions que proporcionen (browsing). Així, en l'instrument colombià es classifiquen els registres per: "Archivo", "Series/Grupos", "Lugares/Fechas", "Temas" i "Nombres" (vegeu la figura 4).

L'instrument mexicà és l'únic en el qual es pot navegar pel quadre de fons (vegeu la figura 5). El dominicà és l'únic en què, a més de poder seleccionar l'instrument de descripció (catàlegs, guies o inventaris) en el qual es vol buscar, es pot navegar pel quadre d'organització de fons, com també generar el quadre de classificació del fons seleccionat (vegeu la figura 6).

Figura 4. Opcions de consulta en l'instrument de cerca en línia colombià

Figura 4. Opcions de consulta en l'instrument de cerca en línia colombià


Figura 5. Opcions de consulta en l'instrument de cerca en línia mexicà

Figura 5. Opcions de consulta en l'instrument de cerca en línia mexicà


Figura 6. Opcions de consulta en l'instrument de cerca en línia dominicà

Figura 6. Opcions de consulta en l'instrument de cerca en línia dominicà


Només el xilè disposa d'un sistema que permet seleccionar cerques anteriors, mentre que el dominicà possibilita veure el text en quatre mides diferents, com també consultar-lo en quatre llengües (castellà, català, gallec i portuguès).

Gairebé totes les eines tenen la majoria dels elements avaluats referits a la pàgina de resultats. Així, només una (la costa-riquenya) no indica el nombre de documents recuperats i dues (la costa-riquenya i la peruana) no indiquen el document en el qual es troba el resultat entre tots els recuperats. Oferir alguna alternativa al resultat zero (com ara fer una cerca nova, suggerir termes nous, etc.) és l'altra característica més destacable; l'instrument argentí és l'únic que no inclou aquesta opció (atès que utilitza la navegació com a sistema de recuperació d'informació). És fonamental que els usuaris puguin reformular la consulta una vegada obtinguts els resultats, i així aconseguir documents que s'ajustin millor a les seves necessitats.

Tots els instruments de consulta en línia avaluats, excepte el mexicà i el peruà, permeten imprimir els registres recuperats. El xilè, que no deixa imprimir-los, sí que deixa desar-los i enviar-los per correu electrònic.

Les eines xilena i mexicana són les úniques que redueixen l'esforç de memorització que han de fer els usuaris, ja que ressalten els termes emprats en l'equació de cerca i, junt amb el costa-riqueny, especifiquen quina ha estat aquesta equació.

Quant a la pàgina de visualització, els sistemes més complets són els inclosos en els webs dels arxius de Xile, Mèxic i la República Dominicana, encara que només el mexicà i el dominicà descriuen els documents segons les normes ISAD(G) i proporcionen documents digitalitzats. Les característiques més comunes en aquesta pàgina són la possibilitat de tornar a la llista dels registres recuperats, la inclusió d'un resum del document visualitzat i la possibilitat d'accedir al text complet del document esmentat. Tanmateix, no se solen aprofitar les possibilitats que ofereix l'hipertext, ja que en només tres instruments (en els de Xile, Mèxic i la República Dominicana) hi ha enllaços entre els diferents camps. Tampoc no han desenvolupat els serveis en línia, ja que la sol·licitud virtual de reprografia o de reserva de documents només està habilitada en dos instruments (el xilè i el dominicà).


6 Conclusions

Com a conclusió es destaca l'heterogeneïtat dels instruments de consulta avaluats, tant en el nom, com en la temàtica i la manera de presentar la informació. Aquesta diversitat, lluny de ser enriquidora, és molt negativa per als usuaris que necessitin localitzar informació en més d'un arxiu nacional, ja que l'experiència adquirida en un difícilment pot servir per facilitar la cerca en un altre.

Les característiques de part de les cerques actuals, molt emmarcades en temes multidisciplinaris i transversals, fan que la necessitat de consultar fons de diferents arxius i països sigui cada vegada més freqüent. Aquesta diversitat tampoc no facilita la generació de plataformes comunes per localitzar informació sobre diferents institucions en una sola plataforma d'accés, tendència que és actualment vigent i que sembla que tindrà continuïtat en un futur proper.

Encara que hi hagi divergències entre els diferents teòrics de l'arxivística, sembla una pràctica comunament acceptada que són tres els instruments de descripció tradicionals: guia, inventari i catàleg. Tanmateix, no s'ha arribat a un acord sobre com denominar l'eina que s'inclou en el web de l'arxiu i que, no solament descriu els fons, les sèries o els expedients que conserva la institució, sinó que a més permet als usuaris cercar en línia i així localitzar la informació desitjada més ràpidament. En aquest estudi, l'eina esmentada s'ha anomenat instrument de consulta en línia.

Quant als instruments avaluats, els més complets són els inclosos en els webs dels arxius de Xile, Mèxic i la República Dominicana, coincidint que són els únics que recullen tots els fons conservats en la institució (la resta es refereixen a una temàtica concreta), encara que només el mexicà i el dominicà, junt amb el colombià, descriuen els documents segons les normes ISAD(G) i proporcionen documents digitalitzats.

Únicament en l'eina mexicana es pot navegar pel quadre de fons i només en la dominicana hi ha la possibilitat de, a més de seleccionar l'instrument de descripció en el qual es vol cercar, navegar pel quadre d'organització de fons, com també generar el quadre de classificació del fons seleccionat.

En general, no se solen aprofitar les possibilitats que ofereix l'hipertext, ja que en només tres hi ha enllaços entre els diferents camps. En els instruments esmentats tampoc no s'han desenvolupat els serveis en línia, ja que la sol·licitud de reprografia o de reserva de documents per aquest mitjànomés està habilitada en dos.

S'espera que aquest estudi serveixi per animar la comunitat científica que estudiï els instruments de consulta en línia dels arxius, ja que no s'han trobat treballs anteriors sobre aquesta temàtica. Com s'esmenta al principi, la majoria de la bibliografia consultada se centra principalment en l'estudi dels catàlegs en línia de les biblioteques, i encara que algunes de les característiques assenyalades són aplicables a les eines objecte d'estudi, és necessari destacar que es tracta d'un instrument diferent i que, per tant, s'han de considerar moltes altres característiques. També és important recordar que s'ha de tenir en compte l'opinió dels possibles usuaris d'aquestes eines.


Bibliografia

Abadal Falgueras, Ernest (2002). "Elementos para la evaluación de interfaces de consulta de bases de datos web". El profesional de la información, vol. 11, n.º 5, p. 349–360.

Barber, Elsa; et al. (2008). "Los catálogos en línea de acceso público del MERCOSUR disponibles en entorno web". Información, cultura y sociedad, n.º 18, p. 37–55.

Borgman, Christine L. (1996). "Why are online catalogs still hard to use?". Journal of the American society for information science, vol. 47, no. 7, p. 493–503. <http://www3.interscience.wiley.com/cgi-bin/fulltext/ 57783/PDFSTART> . [Consulta: 02/03/2009].

Borgman, Christine L. (1999). "The user's mental model of an information retrieval system: an experiment on a prototype online catalog". International journal of human-computer studies,vol. 51, no. 2, p. 435–452. <http://www.sciencedirect.com>. [Consulta: 03/03/2009].

Caro Castro, Carmen (2005). El acceso por materias en catálogos en línea: índices y terminología de los usuarios en el catálogo CISNE (Universidad Complutense de Madrid) [Multimèdia]. Salamanca: Ediciones de la Universidad Salamanca. Tesis Doctoral.

Chirino, María de los Ángeles (2004). "Los archivos de Nicaragua: problemática y situación actual". BiD: textos universitaris de biblioteconomia i documentació, núm. 12 (juny). <http://bid.ub.edu/12chiri2.htm>. [Consulta: 03/03/2009].

Cortés Alonso, Vicenta (1982). Manual de archivos municipales. 1ª ed. Madrid: ANABA.

Cruz Mundet, José Ramón (1994). Manual de archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez.

García Gómez, Juan Carlos (2005). "Menús desplegables. Más problemas que soluciones". Úsalo. Usabilidad para todos. <http://www.usalo.es/76/menus-desplegables-mas-problemas-que-soluciones>. [Consulta: 18/02/2008].

García Ortiz, Francisco Manuel; Moscoso, Purificación (2007). "El sistema de ayuda al usuario de un catálogo en línea de acceso público: delimitación teórica y propuesta práctica". Documentación de ciencias de la información, vol. 30, n.º 3–4, p. 187–199.

Hancock-Beaulieu, Micheline; Robertson, Stephen; Neilson, Coin (1991). "Evaluation of online catalogues: eliciting information from the user". Information processing & management, vol. 27, no. 5, p. 523–532. <http://www.sciencedirect.com>. [Consulta: 03/03/2009].

Heredia Herrera, Antonia (1981). "Los instrumentos de descripción". En: Archivística: estudios básicos. Sevilla: Diputación Provincial, p. 73–96.

IFLA (2003). Guidelines for online public access catalogue (OPAC) displays. <http://www.ifla.org/VII/s13/guide/opacguide03.htm>. [Consulta: 20/02/2008].

Játiva Miralles, María Victoria (2004). "Indicadores de calidad aplicable al análisis, evaluación y comparación de opacs". El profesional de la información, vol. 13, n.º 1, p. 28–46.

Kani-Zabihi, Elahe; Ghinea, Gheorghita; Chen, Sherry Y. (2008). "User perceptions of online public library catalogues". International journal of information management, vol. 28, no. 6, p. 492–502. <http://www.sciencedirect.com>. [Consulta: 03/03/2009].

Marcos, Esperanza; Vela, Belén (2002). "El proceso de creación de una base de datos web". El profesional de la información, vol. 11, n.º 4, p. 248–255.

Marcos Mora, Mari Carmen (2004a). Interacción en interfaces de recuperación de información: conceptos, metáforas y visualización. Gijón: Trea.

Marcos Mora, Mari Carmen (2004b). "Pautas para el diseño y la evaluación de interfaces de usuario". En: Rovira, Cristòfol; et al. Información y documentación digital. Barcelona: IULA; Documenta Universitaria. <http://www.mcmarcos.com/pdf/2004_pautas-iula.pdf>. [Consulta: 06/05/2008].

Marcos Mora, Mari Carmen (2004c). "Interacción entre los usuarios y los catálogos de las bibliotecas: problemas actuales y posibles soluciones". En: Rovira, Cristòfol; et al. Información y documentación digital. Barcelona: IULA; Documenta Universitaria. <http://mcmarcos.com/pdf/2004_interaccion-iula.pdf>. [Consulta: 10/01/2008].

Marcos Mora, Mari Carmen (2004d). "El acceso por materias en los catálogos en línea: análisis comparativo de interfaces". Revista española de documentación científica, vol. 27, n.º 1, p. 45–72.

Martín Suquía, Ramón (2001). "Sistemas de recuperación de la información en los archivos: un análisis de situación y perspectivas". Lligall: revista catalana d'arxivística, núm. 17, p. 47–72.

Más Bleda, Amalia; Chaín Navarro, Celia (2009). "Los usuarios y las webs de los archivos históricos nacionales: el caso del Arquivo Nacional da Torre do Tombo (Portugal)". Investigación bibliotecológica, n.º 47, p. 189–212.

Más Bleda, Amalia; Chaín Navarro, Celia; Sánchez Baena, Juan José (2008). "Fuentes para el estudio de la historia naval a través de las webs de los archivos nacionales de España y América Latina". Boletín de la ANABAD, n.º 2, p. 165–181.

Moscoso, Purificación (1998). "Análisis y evaluación de catálogos automatizados de acceso público en entorno web". Revista española de documentación científica, vol. 21, n.º 1, p. 58.

Moscoso, Purificación; García Ortiz, Francisco Manuel (2008). "Mensajes de error e información en los catálogos en línea de acceso público". Revista española de documentación científica, vol. 31, n.º 1, p. 52–65.

Orera Orera, Luisa (2007). "El control y acceso al patrimonio bibliográfico a través de los catálogos disponibles en Internet". Documentación de las ciencias de la información, vol. 30, p. 9–23.

Pescador del Hoyo, María del Carmen (1986). El archivo: instrumentos de trabajo. Madrid: Norma.

Rodríguez Bravo, Blanca; Alvite Díez, María Luisa (2004). "Propuesta metodológica de evaluación de interfaces de OPACs: INNOPAC versus UNICORN". Revista española de documentación científica, vol. 27, n.º 1, p. 30–44.

Rodríguez Yunta, Luis; Giménez Toledo, Elea (2004). "Más allá de la usabilidad: características mínimas exigibles para las interfaces de bases de datos web". BiD: textos universitaris de biblioteconomia i documentació, núm. 13 (diciembre 2004). <http://bid.ub.edu/13rodri2.htm>. [Consulta: 04/03/2009].

Rodríguez Yunta, Luis; Giménez Toledo, Elea (2005). "Lo que los usuarios piensan de las bases de datos bibliográficas y no se atreven a decir. ¿Es posible un diseño centrado en el usuario?" En: IX Jornadas españolas de documentación. Madrid: FESABID, p. 151–168.

Romagnoli, Sandra E. (2008). "Los catálogos en línea de acceso público del MERCOSUR disponibles en entorno web". Información, cultura y sociedad, n.º 18, p. 37–56.

Rossini, Daniel (2003). "Los archivos y las nuevas tecnologías de la información". En: II Congreso internacional de bibliotecología, documentación y archivística (CIBDA). La Paz (Bolivia). <http://eprints.rclis.org/1082>. [Consulta: 02/04/2009].

Rovira, Cristòfol; Codina, Lluís (2006). "Sistemas de navegación con menús desplegables: componentes y edición en línea". Revista española de documentación científica, vol. 29, n.º 1, p. 74–89.

Royo, Javier (2004). Diseño digital. Barcelona: Paidós.

Spedalieri, Graciela (2006). "Los objetivos del catálogo". Boletín información, cultura y sociedad, n.º 15, p. 51–69.

Travieso Rodríguez, Críspulo (2005). La visualización de la información bibliográfica en los catálogos en línea en entorno web: evaluación de los opacs de las bibliotecas españolas [Multimèdia]. Salamanca: Ediciones de la Universidad de Salamanca, Tesis doctoral.

Travieso Rodríguez, Críspulo (2006). "Evaluación de la presentación de la información bibliográfica en catálogos en línea de bibliotecas universitarias". En: Actas de las VIII Jornadas de gestión de la información. Madrid: CEDIC, p. 161–167.

Volder, Carolina Verónica de (2005). Los catálogos en línea de acceso público (OPACs) de las bibliotecas nacionales sudamericanas: evaluación y análisis comparativo. <http://eprints.rclis.org/14016>. [Consulta: 04/03/2009].

Xie, Hong (2003). "Supporting ease-of-use and user control: desired features and structure of web-based online IR systems". Information processing & management, vol. 39, no. 6, p. 899–922. <http://www.sciencedirect.com>. [Consulta: 04/03/2009].

Yee, Martha M. (1999). "Directrices para las visualizaciones de catálogos en línea". En: IFLA. 65th Council and general conference. Bangkok. <http://www.ifla.org/IV/ifla65/papers/098-131s.htm>. [Consulta: 19/02/2008].

Zambrano Silva, Salvador; Villanueva Pla, Enrique; Rus Molina, Lola (2007). "La perspectiva de los usuarios: recuperación de información y usabilidad". Anales de documentación, n.º 10, p. 451–483.

Zhang, Xiangmin; et al. (2008). "Effects of interaction design in digital libraries on user interactions". Journal of documentation, vol. 64, no. 3, p. 438–463. <http://www.emeraldinsight.com/10.1108/00220410810867623>. [Consulta: 03/03/2009].


Data de recepció: 02/09/2009. Data d'acceptació: 16/09/2009.



Notes

1 S'entén que Hispanoamèrica inclou els dinou països següents: Argentina, Bolívia, Xile, Colòmbia, Costa Rica, Cuba, l'Equador, el Salvador, Guatemala, Hondures, Mèxic, Nicaragua, Panamà, el Paraguai, el Perú, Puerto Rico, la República Dominicana, l'Uruguai i Veneçuela.