El procés d'elaboració d'una norma de descripció arxivística: la NODAC definitiva i actualitzada. Segona part

Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona

Resum [Abstract] [Resumen]

En aquest article s’ofereix una anàlisi de la part final del procés d'elaboració de la versió definitiva i actualitzada de la Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC). S'hi examinen els elements d'aquesta norma i les diferències que presenta respecte dels de la Norma internacional general de descripció arxivística (ISAD), com ara l'estructura dels elements, el glossari, les referències, les citacions i els exemples.

Sumari

1 Consideracions prèvies
2 Anàlisi de les tasques
2.1 Principis i objectius generals
2.2 Àmbit d'aplicació
2.3 Nivells de descripció
2.4 Tipus d'elements
2.5 Regles sobre continguts i fonts dels elements
3 Estructura i contingut de les àrees i dels elements
4 El glossari
5 Les referències i les citacions
6 Els exemples complets
7 Els índexs
8 A tall de conclusió

1 Consideracions prèvies

Al llarg dels més de cinc anys transcorreguts des de 2001, data d'inici del projecte d'elaborar una norma catalana de descripció arxivística, i fins al final de 2006, data de publicació de l'edició definitiva i actualitzada de la Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC), han estat molts els arxivers de procedència diversa que han treballat amb dedicació en el projecte. L'última fase s'inicià amb la consecució de la primera fita important: la presentació de la versió provisional de la NODAC en el marc de les X Jornades d'Arxivística de Catalunya, celebrades a Terrassa els dies 18, 19 i 20 de maig de 2005.

A partir d'aleshores, el Comitè de Normes de Descripció obrí un període de treball durant el qual va rebre esmenes, comentaris i observacions d'arxivers que van ajudar a millorar la NODAC. Aquest període es va estendre de l'1 de juny al 30 de setembre de 2005. Durant els primers mesos del 2006, després de considerar i debatre les esmenes presentades pel col·lectiu d'arxivers, es va publicar en el web del Departament de Cultura, concretament en la part corresponent a la Subdirecció General d'Arxius, la versió definitiva de la NODAC.

Abans d'acabar l'any 2006, la NODAC ha estat actualitzada amb la incorporació d'un nou exemple d'un fons municipal, fent-la, així, més completa i representativa de la diversitat de fons i documents que es conserven a Catalunya. Malgrat que només s'ha afegit un exemple, aquesta aportació és substancial perquè els arxius municipals són una categoria molt nombrosa. La NODAC és una obra voluminosa, molt voluminosa si es compara amb la Norma internacional general de descripció (ISAD). L'extensió del text de la norma catalana és conseqüència del desenvolupament minuciós de molts punts i de la inclusió de nombrosos exemples que contribueixen a facilitar-ne l'ús.

De fet, la NODAC sobrepassa llargament la ISAD i ofereix un seguit d'elements que no es troben a la norma internacional i que, aparentment, no n'haurien de ser part, tot i que el Comitè de Normes l'assumeixi; resulten, però, d'utilitat indubtable. És el cas, per exemple, de les mencions d'autoria i altres responsabilitats que es comentaran més endavant.

Els altres projectes d'adaptació de la norma ISAD de l'Estat no han tingut, de moment, un desenvolupament comparable al de Catalunya. Els treballs realitzats en la Norma española de descripción archivística (NEDA) s'han fet gràcies a iniciatives individuals, més que no pas per la voluntat institucional d'adaptar la ISAD a la realitat arxivística espanyola.¹ Pel que fa a l'adaptació gallega, encara està en una fase inicial en la qual s'ha treballat la primera àrea i una part de la segona, i s'han definit els termes corresponents als nivells de descripció.²

2 Anàlisi de les tasques

Per analitzar ordenadament la NODAC convé recordar les primeres tasques que el Comitè de Normes va assumir —i que ja figuren a la primera part d'aquest article, publicada en el número 15 de la revista BiD—,³ i completar-les amb les incorporades amb posterioritat i amb les que han estat realitzades per redactar-ne la versió definitiva. Les primeres es refereixen a:

Principis i objectius generals

Àmbit d'aplicació

Nivells de descripció

Diferents tipus d'elements de descripció

Regles sobre els continguts i les fonts dels elements de descripció

Les tasques afegides amb posterioritat, a partir de la reorganització del projecte de redacció de la NODAC, inclouen els punts següents:

Glossari de termes utilitzats a la Norma

Primera redacció de la NODAC

Esmenes proposades pels arxivers catalans

Aprovació de la NODAC pels seus promotors

L'anàlisi del conjunt de les tasques realitzades, concretades en la versió definitiva, permetrà valorar-ne l'assoliment i considerar la pertinència i utilitat dels resultats del treball dels últims cinc anys.

2.1 Principis i objectius generals

La fixació dels principis i objectius generals de la NODAC és, per lògica, la primera tasca, ja que ha de ser el marc dins del qual s'incloguin la resta d'activitats. Apareix a l'inici de l'explicació de la norma i consisteix en una definició de la descripció arxivística i en l'enumeració dels objectius que persegueixen els principis en què es fonamenten les regles de la NODAC.

Pot ser útil incloure la definició de descripció arxivística que aquesta norma ofereix, ja que està avalada pel màxim organisme polític en matèria d'arxius —el Departament de Cultura i Mitjans de Comunicació de la Generalitat de Catalunya— i per l'Associació d'Arxivers de Catalunya, que és la representació oficial de la professió. Arran d'aquesta doble paternitat, la definició té un caràcter oficial que difícilment es podria atribuir a definicions donades per professionals individuals, malgrat que comptin amb una solvència i professionalitat demostrades. Així, a la NODAC s'entén per descripció arxivística:

"[...] l'elaboració d'una representació acurada d'una unitat de descripció i, si s'escau, de les parts que la componen, mitjançant la recopilació, l'anàlisi, l'organització i l'enregistrament de qualsevol informació que serveixi per identificar, gestionar, localitzar i explicar els documents d'arxiu, proporcionant també informació sobre el seu context de creació i el sistema a partir del qual han estat organitzats."

La descripció arxivística té com a finalitat única facilitar l'ús dels documents d'arxiu, ja que els representa de manera comprensible, i en l'elaboració permet verificar-ne l'autenticitat de provinença.

Els principis en què es fonamenta la NODAC són els generals de la teoria arxivística, i les conclusions s'han tret del treball arxivístic realitzat seguint la pràctica descriptiva acumulada. Aquests principis es formulen i s'expliquen en els punts següents:

a) La descripció arxivística es basa en el respecte dels fons, respecte que engloba el principi de provinença i el principi de respecte de l'ordre original.
b)   La descripció arxivística reflecteix la classificació i s'atén a aquestes premisses: està basada en la descripció en diversos nivells relacionats jeràrquicament; aquests nivells de descripció es corresponen amb els nivells de classificació, i la descripció es fa quan ja s'ha identificat el nivell que correspon a la unitat de descripció.
c)   La descripció arxivística està basada en les regles següents, que ha de respectar: les notícies descriptives apareixen segons un ordre jeràrquic que va del nivell general a l'específic, la informació que es dóna a cada nivell de descripció ha de ser la pertinent al nivell que es descriu, i els lligams entre les descripcions corresponents a cada nivell s'han d'indicar clarament.
d)   La descripció arxivística es pot aplicar als diferents tipus de fons i de documents conservats en els arxius; això vol dir que la descripció s'aplica a tots els documents, independentment del format i del suport en què estiguin, de la fase del cicle vital en què es trobin, de qui els hagi creat —una organització, un individu o una família— i de la quantitat, és a dir, de si formen un conjunt o bé són documents solts integrats en les col·leccions generals formades pel centre d'arxiu que els acull.
e)   La descripció arxivística també inclou la descripció dels productors i s'ocupa d'altres mencions de responsabilitat per a les quals la NODAC estableix regles.

2.2 Àmbit d'aplicació

La NODAC s'ha elaborat perquè es pugui aplicar a tots els arxius esmentats a la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents (DOGC núm. 3437, de 24/07/2001). Per tal d'aclarir quins són aquests arxius, la Norma defineix arxiu, fons documental i col·lecció documental. Insisteix en el fet que és una eina elaborada perquè es pugui aplicar en totes les fases del cicle vital dels documents i recorda, també, que hi ha actuacions a les quals s'ha de sotmetre la documentació en diferents fases i que apareixen en una descripció.

Pel que fa al tipus de documents, la NODAC es pot aplicar a qualsevol tipus de document en el sentit més ampli; és a dir, indistintament de la naturalesa de qui el produeix, de la fase del cicle en la qual es trobi, del llenguatge en què aparegui fixada la informació i, finalment, del lloc on es conservi.

Per tal de fixar l'àmbit documental, la NODAC defineix documents d'arxiu i estableix els tipus de documents seguint diferents criteris: naturalesa jurídica del productor, fase documental i llenguatge utilitzat en elaborar els documents, segons el qual poden ser documents textuals, cartogràfics, icònics, tecnogràfics, audiovisuals, sonors i electrònics. En aquesta classificació no s'han inclòs els documents gràfics i sí els icònics —seguint el model canadenc de les Règles pour la description des documents d'archives—, que potser han considerat sinònims.

2.3 Nivells de descripció

La definició dels nivells bàsics de descripció és una de les parts de la NODAC en què s'ha fet un treball més intens. Als sis nivells establerts per la ISAD (fons, subfons, grup de sèries, sèrie, unitat documental composta i unitat documental simple), se n'ha afegit un altre que té un caràcter excepcional: la unitat d'instal·lació. Tots els nivells es defineixen i s'expliquen àmpliament, de manera que, com en altres apartats de la NODAC, es fan comentaris i precisions que potser serien més pertinents per a un tipus de publicació que no estigués tan adreçada a uns destinataris que han assolit el grau de coneixement que suposadament ha de tenir un arxiver en exercici, encarregat de la descripció i de tot el treball previ que aquesta comporta.

2.4 Diferents tipus d'elements

La NODAC, igual que la ISAD, s'ha articulat en set àrees d'informació que sumen 26 elements distribuïts de manera desigual. Per a cada element s'han establert un seguit de regles generals aplicables sempre, i un conjunt de regles específiques que s'apliquen, si és pertinent, als nivells de descripció i als diversos tipus de documents. Fixa que la llengua d'aplicació de la NODAC és el català o l'aranès —en l'àmbit geogràfic de parla d'aquest dialecte gascó— i que aquesta dada, atès que és òbvia, no ha d'aparèixer a les descripcions.

La ISAD indica sis elements obligatoris indispensables en una descripció i essencials per a l'intercanvi internacional d'informació. Són els següents: codi(s) de referència, títol, nom(s) del(s) productor(s), data(es), volum i suport de la unitat de descripció i nivell de descripció. Indica que la inclusió d'altres elements depèn de la naturalesa de la unitat de descripció. Sense fer-ho explícit, deixa entreveure que aquesta inclusió depèn de la voluntat i les possibilitats dels arxivers encarregats de la descripció, del tipus d'unitat de descripció i de la informació disponible.

Cal assenyalar que la qualitat de la descripció augmenta paral·lelament al nombre d'elements que la integren, i que una descripció que només inclogui els elements essencials és senzilla d'elaborar i no exigeix una gran preparació prèvia de la unitat de descripció. Una descripció mínima pot completar-se en fases successives quan la situació del centre d'arxiu ho permeti, però en si mateixa ja constitueix un instrument de gran utilitat, tant per al control com per a l'ús de la unitat de descripció.

La NODAC, en aquest aspecte, és clarament diferent de la ISAD, ja que estableix tres categories d'elements per la conveniència d'incloure'ls en una descripció: obligatoris, recomanables i opcionals. Allò que la NODAC anomena consignació, és a dir, la inclusió o no-inclusió d'un element en la descripció, depèn del tipus d'unitat de descripció. Ofereix, a més, una taula clara dels tres tipus d'elements esmentats i de la seva adscripció a un element de descripció.

2.5 Regles sobre els continguts i les fonts dels elements

Segons la ISAD, en cada element de descripció cal que figuri el nom, una explicació de l'objectiu de l'element, amb la inclusió de l'element (que es podria considerar com la utilitat de l'element), una explicació de les regles generals que s'apliquen a l'hora d'establir l'element, i, quan és pertinent, exemples que il·lustrin l'aplicació de les regles.

Respecte de la ISAD, la NODAC amplia considerablement la llargària de tots els punts que integren els elements de descripció. Així, a més del nom, l'explicació de l'objectiu seguit de la inclusió de l'element, l'explicació de les regles generals que s'apliquen a l'element i els exemples que n'il·lustren l'aplicació, inclou la consignació de l'element —la necessitat, la conveniència o l’opcionalitat d'incloure'l—, i les fonts principals i secundàries que ofereixen informació sobre l'element. En el cas de punts comuns entre la ISAD i la NODAC, en aquesta última acostumen a ser molt més detallats i ofereixen una casuística àmplia, opcions concretes i no solament els enunciats genèrics que dóna la ISAD.

A la NODAC, el conjunt d'àrees i elements s'han codificat i intitulat seguint el model canadenc de les Règles pour la description des documents d'archives,⁴ adaptant-lo a les necessitats de la NODAC. De fet, la numeració i el nom dels elements —la codificació i la intitulació— varien respecte de la ISAD. Allò que cal remarcar és que, a més d'una lleugera diferència de noms dels elements de la ISAD i la NODAC, també hi ha diferències d'ordenació dels elements, potser no gaire justificades, en les àrees 1, 3 i 7 de la manera que es veu a continuació.⁵

1 Àrea d'identificació
1.1 Codi de referència
1.2 Nivell de descripció [Títol, en ISAD]
1.3 Títol [Data, en ISAD]
1.4 Data(es) [Nivell de descripció, en ISAD]
1.5 Volum i suport
3 Àrea de contingut i estructura
3.1 Abast i contingut
3.2 Sistema d'organització [Informació sobre avaluació, tria i eliminació, en ISAD]
3.3 Informació sobre avaluació, tria i eliminació [Increments, en ISAD]
3.4 Increments [Sistema d'organització, en ISAD]
7 Àrea de control de la descripció
7.1 Autoria i data(es) [Autoria i fonts, en ISAD]
7.2 Fonts [Regles o convencions, en ISAD]
7.3 Regles o convencions [Data(es) de les descripcions, en ISAD]

3 Estructura i contingut de les àrees i dels elements

D'acord amb la ISAD, en cadascun dels elements de descripció ha de constar el nom, una explicació de l'objectiu perseguit amb la inclusió de l'element (el que es podria considerar com la utilitat de l'element), una explicació de les regles generals que s'apliquen a l'hora d'establir l'element, i, quan és pertinent, exemples que il·lustren l'aplicació d'aquestes regles.

La part substancial de la NODAC, els 26 elements, presenta diferències clares respecte de la ISAD, diferències que queden reflectides gairebé sempre en una major amplitud, que és el resultat de tractar aspectes no considerats en la ISAD, tal com ja s'ha esmentat en el punt 2.5.

A continuació es fan algunes consideracions sobre les diferències i coincidències de la NODAC i la ISAD. Alguns dels aspectes introduïts per la NODAC són una novetat, altres complementen aspectes ja tractats en la ISAD.

Codi de referència (codi 1.1)

L'objectiu del codi de referència a la NODAC coincideix amb el de la ISAD i la consignació marca l'obligatorietat per a tots els nivells. Les fonts d'informació de les quals es pot extreure informació per fixar aquest element són variades, les sis regles generals es refereixen a cadascuna de les parts que poden formar aquest element i no ofereix, òbviament, regles específiques per als nivells de descripció o per als tipus de documents.

La primera part d'aquest element és el codi del país i s'indica expressament que ha de ser CAT, cosa que políticament és correcta, tot i que no ho és professionalment, ja que oficialment Catalunya no és un país independent, i com a tal no figura a la norma ISO corresponent. Aquí es vol esmentar, per primera i única vegada, que la ISAD dóna una regla per element, tot i que en alguns casos podria desglossar-se en més d'una; en cap cas, però, no arriba a la profusió de regles de la NODAC.

Nivell de descripció (codi 1.2)

L'objectiu del nivell de descripció coincideix amb el de la ISAD i la consignació marca la seva inclusió obligatòria en tots els nivells. La font d'informació és la mateixa unitat de descripció. Les regles generals es limiten a una per nivell, i no dóna regles específiques per als nivells de descripció. Sí que anota, en canvi, una regla específica sobre tipus de documents referida als documents electrònics.

Títol (codi 1.3)

L'objectiu de l'element títol coincideix amb el de la ISAD i la consignació és obligatòria sempre. Les fonts d'informació són múltiples, però en primer lloc hi ha la pròpia documentació de la unitat de descripció. El títol pot ser de diferents tipus (formal, atribuït, únic o adient). Per indicar la manera d'expressar-lo es donen fins a 28 regles generals, i les regles específiques també són relativament nombroses: set sobre nivells de descripció i una sobre tipus de documents: els electrònics.

Data(es) (codi 1.4)

L'objectiu d'aquest element és lleugerament més ampli que el de la ISAD, ja que la NODAC exigeix que es doni el tipus de data. La indicació de la data és indispensable. Les fonts són variades i, com en molts altres elements, la unitat de descripció és la principal. Les regles generals mostren com consignar tant la data de creació com la d'agregació, o la data atribuïda en cas que la data o les dates reals no hi figurin. Les regles específiques per als nivells de descripció s'ocupen de la consignació del lloc o la data tòpica, i les regles per als tipus de documents es refereixen als documents icònics i als electrònics.

Malgrat la conveniència de normalitzar la forma de consignar qualsevol tipus de data, les regles generals no es decanten per una forma concreta; només indiquen com a recomanable la forma aaaa-mm-dd que es troba a l'ISO 8601.⁶ Convindria, potser, que la NODAC hagués mostrat preferència clara per una determinada manera de consignar la data, ja que és un element que requereix una concreció absoluta.

Volum i suport (codi 1.5)

L'objectiu del volum i suport coincideix amb el de la ISAD, i la seva inclusió en qualsevol aplicació de la NODAC és indispensable. La font òbvia és la unitat de descripció. Algunes de les dotze regles generals tenen una utilitat addicional: ofereixen llistes de suports, de tipus de mides i de formats que poden constituir un ajut a l'hora de fer la indicació pertinent. La mateixa utilitat por atribuir-se a les regles específiques sobre tipus de documents, ja que ofereixen llistes de suports específics de tipus fotogràfics, de procediments per capturar la imatge fotogràfica, de suports propis per a documents audiovisuals, de formats d'audiovisuals i de formats de documents sonors. Aquestes llistes, a més de ser una ajuda per als arxivers, poden ser la base per a la normalització del vocabulari usat en la descripció —tot i que, lògicament, s'hauran d'ampliar.

Nom del(s) productor(s) (codi 2.1)

L'objectiu de l'element coincideix amb el de la ISAD, i la seva inclusió només és obligatòria en les descripcions a nivell de fons i de subfons. La font primera és la unitat de descripció, i també poden resultar essencials la legislació o els registres públics. Les vuit regles i deu subregles generals estableixen la necessitat de normalitzar el nom seguint les convencions nacionals o internacionals d'acord amb els principis de la ISAAR(CPF). Aquest element no requereix regles específiques per a nivells de descripció ni per a tipus de documents, ja que cap informació sobre aquests aspectes no és pertinent.

La normalització de noms de persones físiques i jurídiques, és a dir, els noms de persones o d'entitats de qualsevol tipus, tant públiques com privades, és un treball pacient i llarg que, des de fa anys, realitzen diversos col·lectius de la professió bibliotecària, els quals han elaborat pautes que preveuen una casuística amplíssima. En cap moment els redactors de la NODAC no al·ludeixen a aquest treball ja fet ni a la conveniència d'adoptar-lo, si més no per no duplicar esforços.

Història del(s) productor(s) (codi 2.2)

En el cas de l'element "Història del(s) productor(s)", —l'objectiu no s'ha copiat de la ISAD com en la majoria d'elements de la NODAC—; es dóna un objectiu que no fa diferència entre la biografia d'una persona i la història d'una entitat. La inclusió d'aquest element és obligatòria per a fons i subfons. La font és, en primer lloc, la unitat de descripció mateixa; si se n'utilitzen d'altres, s'han d'esmentar obligatòriament. Les set regles generals estableixen les dades que s'han de consignar i la manera de fer-ho i, en el cas de fons contemporanis, també estableixen el tractament de la informació confidencial. Hi ha una regla específica per als nivells de descripció que prescriu la manera de donar informació sobre productors d'altres unitats de descripció que hagin tingut relació amb el productor de la unitat de descripció de la qual es redacta l'element.

Història arxivística (codi 2.3)

La NODAC canvia parcialment, sense millorar-lo, l'objectiu d'aquest element que consta a la ISAD. La consignació és obligatòria només per a fons i subfons. Les fonts són la unitat de descripció, els documents dels organismes que l'han conservat i també fonts orals i bibliogràfiques que, si s'usen, s'han d'esmentar obligatòriament. Les regles generals es refereixen a les dades que han de configurar aquest element, i l'última, la 6, indica que en cas de desconeixement de la història, se n'ha d'apuntar la causa. Les regles específiques per a tipus de documents es refereixen a les dades que s'han d'indicar en el cas de documents electrònics i que al·ludeixen a la seva preservació, als canvis de format i a les migracions de què hagin pogut ser objecte.

Dades sobre l'ingrés (codi 2.4)

L'objectiu d'aquest element no coincideix exactament amb el de la ISAD, però en aquest cas la NODAC l'expressa millor. La consignació de l'element és obligatòria per a fons i subfons. Les fonts que proporcionen informació són els documents de gestió d'ingressos del centre d'arxiu, i si s'utilitzen altres documents dels fons o la bibliografia, cal esmentar-ho. Les regles generals especifiquen com s'han de donar les dades pròpies d'aquest element i també què s'ha d'informar, si no ha ingressat enlloc, què es conserva i on ha estat generada.

Abast i contingut (codi 3.1)

L'objectiu de l'element "Abast i contingut" és gairebé idèntic al de la ISAD, i la consignació és obligatòria només en el cas del fons i és recomanable per als subfons i les sèries. Les fonts, com gairebé sempre, són la pròpia unitat de descripció; també es consideren fonts secundàries, com ara legislació, bibliografia o documents d'altres fons. Les vuit regles generals es refereixen als punts que han de constituir aquest element, incloses les mancances de documentació de la unitat de descripció. Les regles específiques per a nivells de descripció estableixen els punts que ha d'incloure aquest element segons el nivell de documentació que es descriu. Les dues regles específiques per a tipus de documents es refereixen, respectivament, a documents icònics i audiovisuals i a documents electrònics, assenyalen com han de figurar aquests tipus de documents i la descripció minuciosa per tal de poder recuperar la informació.

Sistema d'organització (codi 3.2)

L'objectiu d'aquest element coincideix amb el de la ISAD. La seva inclusió en una descripció només és recomanable per als àmbits de fons i subfons, malgrat que l'elaboració de quadres de classificació és un dels processos més difícils i un dels que al llarg de la pràctica descriptiva ha ocupat més hores i esforços que qualsevol altra tasca professional. Les cinc regles generals es refereixen tant a unitats de descripció en procés d'organització com a unitats d'informació en les quals coexisteixen dos sistemes d'organització. Les vuit regles específiques per a nivells de descripció fixen la informació sobre classificació que ha de figurar en cada nivell i també la que es refereix a ordenació.

Informació sobre avaluació, tria i eliminació (codi 3.3)

El breu objectiu d'aquest element coincideix amb el de la ISAD i la seva inclusió en una descripció només és recomanable per al nivell de sèrie. Les fonts són la legislació i la normativa específiques —entre les quals cal esmentar les elaborades per la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria de la Documentació—, i també la documentació generada en els processos successius d'avaluació, de tria i d'eliminació. A les regles generals —només tres, malgrat la importància d'aquest element i de la seva irreversibilitat—, s'indiquen les actuacions realitzades o programades i l'objecte de l'avaluació.

Increments (codi 3.4)

L'objectiu de l'element coincideix amb el de la ISAD i la seva inclusió en una descripció és exclusivament opcional per a qualsevol nivell de descripció. Les fonts són les disposicions que regulen les transferències reglades i, en el cas de documentació dipositada o donada lliurement, la documentació del mateix fons ja dipositada a l'arxiu o encara en mans del productor. Les cinc regles generals són pautes per indicar la previsió d'ingressos, els ingressos anteriors, les transferències reglades, les eventualitats i els condicionaments dels ingressos futurs i la previsió d’absència d'ingressos.

L'única regla específica per a nivells de descripció es refereix a la manera de consignar la possibilitat d'incorporar alguna part que manqui a la unitat de descripció que es descriu.

Condicions d'accés (codi 4.1)

L'objectiu de les condicions d'accés coincideix amb el de la ISAD, aquesta consignació és obligatòria en el cas que la unitat de descripció sigui un fons i és recomanable per a les sèries. Les fonts no estan (i és un cas no freqüent) en la mateixa unitat de descripció, sinó en la legislació, la normativa, els convenis i els acords on es formalitzen les condicions d'accés. Les tretze regles generals especifiquen les variades condicions que poden afectar els diferents tipus d'ús dels documents, mentre s'espera que la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental fixi els criteris, els procediments i les taules en matèria d'accés.

Condicions de reproducció (codi 4.2)

L'objectiu de l'element coincideix amb el de la ISAD i aquesta consignació és optativa per a tots els nivells de descripció. Les fonts, igual que en les condicions d'accés, són donades per la legislació i la normativa generals i per les cartes de serveis, els convenis i els acords específics de cada centre d'arxiu. Les vuit regles generals relatives a aquest element assenyalen les diferents situacions en què la unitat de descripció es pot trobar respecte de la reproducció i utilització que posteriorment se’n faci.

Llengües i escriptures dels documents (codi 4.3)

L'objectiu de l'element és similar al de la ISAD i aquesta consignació és només recomanada en els dos últims nivells de descripció; és a dir: la unitat documental composta i la unitat documental simple. Les fonts es limiten exclusivament a la unitat de descripció, però per a la seva interpretació i explicació es pot recórrer a bibliografia, la qual s'haurà d'indicar per permetre'n la contrastació.

Les vuit regles generals indiquen com s'han d'esmentar la llengua, les variants dialectals, les escriptures en alfabets diferents del llatí, les tècniques d'execució o els sistemes d'escriptura i també el tractament que s'ha de donar a les particularitats específiques de la unitat de descripció, com ara abreviatures, símbols, signes, grafies especials i sistemes d'escriptura xifrada.

En el cas de les variants dialectals i d'escriptures en alfabets no llatins s'han de seguir normes internacionals, concretament l'ISO 639–1, l'ISO 639–2: International standards for language codes⁷ i l'ISO 15924:2004: Codes for the representation of names of scripts.

Característiques físiques i requeriments tècnics (codi 4.4)

L'objectiu de l'element és similar al proposat per la ISAD i només se'n recomana la consignació per a la unitat documental composta i per a la unitat documental simple. Les fonts són la pròpia unitat de descripció, els documents interns del centre d'arxiu i els manuals d'ús de l'equipament utilitzat i del programari necessari per a la consulta dels documents. Les sis regles relatives a aquest element assenyalen la manera d'expressar les condicions físiques, l'estat de conservació i els requeriment materials o tècnics que afecten l'ús de la unitat de descripció.

Instruments de descripció (codi 4.5)

L'objectiu de l'element és similar al proposat per la ISAD. Aquesta consignació es recomana per a fons, subfons i sèries. Les fonts són la documentació interna del centre, els documents del mateix centre i la bibliografia específica. Les tretze regles generals especifiquen les dades que cal incloure sobre algunes eines —indispensables per accedir als documents—, com ara les característiques, el tipus, l'autoria, el suport i la localització dels possibles instruments de descripció.

Existència i localització dels originals (codi 5.1)

L'objectiu de l'element és similar al proposat per la ISAD, amb una lleugera variació formal, però no de fons. El fet de consignar-lo és, en tots els àmbits, optatiu, i les fonts són la pròpia unitat de descripció, els instruments de descripció del centre i aliens, la documentació sobre ingressos i també fonts bibliogràfiques i orals contrastades. Les set regles generals especifiquen com s'han de mostrar la localització, les possibilitats d'accés, la inexistència o no-localització d'originals i en quins casos la informació que aparentment forma part d'aquest element s'ha d'incloure en d’altres, en realitat.

Existència i localització de reproduccions (codi 5.2)

L'objectiu d'aquest element amplia lleugerament el de la ISAD. Aquesta consignació sempre és optativa. Les fonts són els instruments de descripció, la documentació sobre els ingressos del centre i també sobre altres instruments de descripció, les fonts bibliogràfiques i altres fonts contrastades.

Documentació relacionada (codi 5.3)

L'objectiu de la "Documentació relacionada" és el mateix que l'especificat per la ISAD i la consignació es recomanada per a fons i subfons. Les fonts són els instruments de descripció del centre d'arxiu i d'altres centres, altres fonts contrastades i la pròpia unitat de descripció. Les tretze regles generals mostren la informació que s'hi ha d'incloure, com ara el tipus de relació, la descripció de la documentació o les circumstàncies de la relació.
Bibliografia (codi 5.4)

L'objectiu de l'element coincideix amb el de la ISAD i la consignació és optativa en tots els casos. Les fonts són la bibliografia, les fonts orals o d'altre tipus i la pròpia unitat de descripció. Les dotze regles generals informen sobre la manera de citar les obres que poden ser d'interès per determinades raons, i d’alertar de les que no cal incloure. L'ISO 690 i l'apartat "Model de referències i citacions bibliogràfiques" de la mateixa NODAC són les pautes que es proposen per a la inclusió de les referències bibliogràfiques.

Notes (codi 6.1)

L'objectiu de les "Notes" coincideix exactament amb el de la ISAD i, per lògica, és opcional en tots els àmbits. Les fonts d'aquesta informació són la unitat de descripció, la bibliografia específica associada i qualsevol altra font contrastada. Les divuit regles es refereixen al tipus d'informació susceptible de ser part d'aquest element, l'ordre en el qual s'han de disposar, les valoracions i les interpretacions de la informació, les autories i la responsabilitat en la creació de documents o en el tractament arxivístic i, finalment, els models de referència i citacions documentals.

Autoria i data (codi 7.1)

La formulació de tota l'àrea de control és lleugerament diferent de la de la ISAD; la diferència rau en l'ordre i l'agrupació dels elements. La consignació de l'autoria i la data és obligatòria per a tots els nivells de descripció. Les regles generals estableixen que s'ha de consignar la intervenció en la descripció, la responsabilitat, l'autoria per tipus d'intervenció i modificació de la descripció, les circumstàncies excepcionals relacionades amb l'autoria i, finalment, tota la informació sobre la data de realització o modificació de la descripció.

Fonts (codi 7.2)

L'objectiu de l'element "Fonts" és explicar com s'ha elaborat la descripció, i aquesta consignació és obligatòria per a fons i subfons i recomanable per a altres àmbits, tret de la unitat d'instal·lació, per a la qual és opcional. Les cinc regles generals indiquen com s'han d'especificar les diverses fonts susceptibles de ser utilitzades i com s'han d'esmentar les fonts recollides en altres elements.

Regles o convencions (codi 7.3)

L'objectiu de l'element és idèntic al que en dóna la ISAD i la consignació és optativa en tots els àmbits. Les regles generals indiquen la manera d'especificar les normes o convencions del centre d'arxiu, incloses les de l'autor o autora d'aquestes i l'element de la descripció al qual s'apliquen.

4 El "Glossari"

El "Glossari" és una part més de la NODAC. La seva finalitat és facilitar la interpretació i l'aplicació de la norma. Com en altres apartats, el "Glossari" de la NODAC sobrepassa en dimensions el seu paral·lel de la ISAD, ja que el conjunt de termes definits gairebé triplica el d'aquesta darrera norma. Els vuitanta termes que el constitueixen —trenta ja figuraven en la ISAD, alguns amb variacions molt petites, com ara accés en lloc d'accessibilitat— podrien ser la base d'una obra terminològica àmplia, aspecte encara pendent en els treballs de la professió. Determinats termes són genèrics, i en alguns casos no són especialitzats, però incloure'ls pot ser útil per deixar clares determinades accepcions i descartar errors terminològics molt comuns; és el cas, per exemple, de caixa i capsa, molt sovint emprats l'un per l'altre. A títol d'exemple, alguns dels termes nous que potser no calia incloure són foli, full, ordenar, original, reproducció o volum. Cal dir, però, que gairebé sempre és millor pecar per excés que per defecte.

5 Les referències i les citacions

Aquest capítol, que no té un paral·lel en la ISAD, vol regular un aspecte sovint no considerat suficientment i, en algunes ocasions, no inclòs correctament en les descripcions documentals. Dóna les pautes per elaborar referències arxivístiques —és a dir, les dades mínimes per citar un arxiu—, les citacions arxivístiques —citacions de qualsevol unitat de descripció tret del fons— i diversos models de citació bibliogràfica: monografia, part o capítol d'una monografia, publicació en sèrie, referència legislativa —o, millor, disposició legal—, congrés, contribució en un congrés, tesi doctoral, treball de recerca i edició facsímil. Un o dos asteriscos indiquen si els elements de les referències són opcionals o obligatoris per als documents electrònics.

Les associacions i altres col·lectius de bibliotecaris han realitzat un treball d'establiment i de normalització de citacions documentals i bibliogràfiques, però sembla que s'ha obviat aquesta tasca i s'ha fet un treball exclusiu per a la NODAC, que sembla repetitiu...

6 Els exemples complets

La NODAC inclou set exemples il·lustratius complets referits a unitats de descripció de diferents tipus de productors, tots ells de Catalunya: municipi (Ajuntament de Molins de Rei), notaria (Notària de Castelló d'Empúries), presó (Centre Penitenciari d'Homes de Barcelona (Presó Model), parròquia (Parròquia de Santa Maria de la Pobla de Claramunt), associació (Confraria de Pescadors de Torredembarra), empresa (Taller de Mosaics Lluís Bru) i persona física (Josep Maria Rabasa Reimat). No cal insistir en la utilitat que pot tenir aquest apartat per als usuaris, que veuran en els exemples catalans una pauta orientativa per a unitats de descripció de tipologies similars a les que hauran de descriure. En futures actualitzacions de la NODAC convindria afegir exemples d'altres institucions que sovint tenen fons pendents de descripció, com ara fons de centres d'ensenyament secundari i d'universitats, d'hospitals i d'institucions relacionades amb la salut.

7 Els índexs

Per tal de facilitar la consulta de la NODAC —molt voluminosa si es compara amb la de la ISAD—, s'han elaborat dos índexs: un d'analític i un altre de temàtic. L'analític desglossa el contingut de la norma considerant-ne l'estructura; ofereix, per ordre alfabètic, les grans entrades d'àrea i d'element i posa sota aquestes entrades, també per ordre alfabètic, tots els termes d'interès que es troben a l'àrea o a l'element. L'índex temàtic inclou el conjunt de conceptes que apareixen en el cos de la NODAC i en la "Introducció", disposats en un ordre alfabètic únic. En tots dos índexs s'indiquen la pàgina o les pàgines en què apareix el concepte i, si s'escau, el codi (entre parèntesis) en el qual es troba el concepte.

8 A tall de conclusió

La versió definitiva de la NODAC és la primera adaptació de la ISAD, i això sempre és un mèrit. Les versions posteriors en altres llengües tenen en la NODAC una base a partir de la qual es pot elaborar una nova adaptació que en suprimeixi els aspectes que la pràctica consideri poc oportuns, o n'afegeixi d'altres que els professionals trobin a faltar.

A part del plus que comporta ser la primera, la NODAC és una eina fàcil d'usar, que pot ajudar els arxivers catalans en la globalitat del seu treball i que també els pot aclarir dubtes concrets en determinats elements de la descripció o en tipus de fons. És una obra, en definitiva, destinada a esdevenir la pauta general de descripció de tots els professionals.

Bibliografia

ISAAR(CPF): norma internacional per a registres d'autoritat arxivístics d'organismes, persones i famílies. Preparada per la Comissió Ad Hoc de Normes de Descripció. París, (França), 15–20 de novembre de 1995; versió final aprovada pel CIA; [versió catalana preparada per Jaume Rufí i Pagès, amb l'assessorament de Josep Matas i Balaguer i Laureà Pagarolas i Sabaté]. Barcelona: Associació d'Arxivers de Catalunya: Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, DL 1997. 21 p. ISBN 84-922482-0-3.

ISAD(G): norma internacional general de descripció arxivística = General international standard archival description. Adoptada pel Comitè de Normes de Descripció. Estocolm (Suècia), 19–22 de setembre de 1999; [versió catalana a cura de Josep Matas i Balaguer i Jaume Rufí Pagès, amb l'assessorament d'Àngels Bernal, Immaculada Costa, Rosa Maria Cruellas, Ramon Planes i Jordi Serchs]. 2a ed. Barcelona: Associació d'Arxivers de Catalunya: Departament de Cultura, 2001. 111 p. ISBN 84-393-5415-0.

Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC). Àngels Bernal, Anna Magrinyà i Ramon Planes (ed.), Núria Canyelles, Emília Capell, Rafel Ginebra, David Lobato, Pere Puig i M. Luz Retuerta. Barcelona: Generalitat de Catalunya, Departament de Cultura i Mitjans de Comunicació, Direcció General del Patrimoni Cultural, Subdirecció General d'Arxius: Associació d'Arxivers de Catalunya, 2006. 285 p.

Data de recepció: 19/03/2007. Data d'acceptació: 24/04/2007.

Notes

¹ Abelardo Santamaría Gallo. "La norma española de descripción archivística (NEDA): análisis y propuesta de su desarrollo". Madrid, 27 de julio de 2005. 10 p.
El 27 de juliol de 2006, la Subdirección General de Archivos Estatales convocà al Ministerio de Cultura una reunió informativa sobre la NEDA, la primera versió de la qual s'havia difós des de l'inici de desembre de 2005 i havia rebut nombrosos comentaris i aportacions de diverses administracions autonòmiques i d'associacions d'arxivers de tot l'Estat. Abelardo Santamaría Gallo analitzà exhaustivament la NEDA en aquesta fase inicial, i insistí en la importància de treballar de manera conjunta en l'establiment d'un model conceptual de la descripció arxivística consensuat per tots. Abelardo Santamaría realitzà una proposta de desenvolupament de la NEDA, en la qual es veuran implicats els Serveis d'Arxius de totes les comunitats autònomes, com també les associacions professionals del sector. La metodologia de treball s'articularà al voltant d'una estructura organitzativa de desenvolupament i manteniment de la NEDA que inclogui: un Comité de Normas Españolas de Descripción Archivística, integrat per no més d'11 experts en descripció arxivística, que redacti el projecte de desenvolupament i manteniment de les NEDA; una Secretaría, encarregada de la gestió administrativa; i diversos grups de treball, és a dir, equips especialitzats, formats per quatre o cinc experts, per a l'elaboració de propostes tècniques concretes. Per configurar aquesta estructura organitzativa, la Subdirección General ha demanat a tots els responsables de serveis d'arxius de les comunitats autònomes que proposin cinc experts de fora de la seva comunitat, i que no siguin personal directiu. D'aquesta manera es garanteix la creació d'un grup d'experts sense adscripció geogràfica concreta i amb capacitat de temps per dedicar al desenvolupament del projecte normalitzador de la descripció arxivística.
<http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaAnalisis.pdf>. [Consulta: 16/04/2007].

² La situació d'aquests treballs es pot veure a: Grupo de Trabajo de Archiveros de Galicia. "Norma de descripción archivística de Galicia (NOGADA): propuesta inicial. Versión 01". En: El archivo, ¿un servicio público?: Congreso de Archivos de Canarias, La Oliva, Fuerteventura. 19, 20 y 21 de octubre de 2006. Las Palmas de Gran Canaria: Ancoart Ediciones, 2006, p. 650–689.

³ Maria Elvira i Silleras, "El procés d'elaboració d'una norma de descripció arxivística: de la ISAD (G) a la NODAC. Primera part", BiD: textos universitaris de biblioteconomia i documentació, núm. 15 (desembre de 2005), <http://bid.ub.edu/15elvira.htm>. [Consulta: 24/03/2007].

⁴ Les Règles pour la description des documents d'archives són un document elaborat sota la direcció del Comité de planification sur les normes de description, un Comité du Bureau canadien des archivistes que incloïa l'Association des archivistes du Québec i The Association of Canadian Archivists; les publicà a Ottawa (el Canadà) el Bureau canadien des archivistes, l'any 1990. Posteriorment han estat objecte de revisions que es poden trobar a: <http://www.cdncouncilarchives.ca/f-archdesrules.html>.

⁵ Entre claudàtors hi ha el nom que l'element rep en la ISAD.

⁶ ISO 8601: 1988 (E): Data elements and interchange formats —Information interchange— Representation dates and times.

⁷ ISO 639: Code for the representation of names of languages. 1st ed.Geneva: International Standardization Organization, 1988. 17 p.
   ISO 639–2: Codes for the representation of names of languages: Alpha-3. 1st ed. Geneva: International Standardization Organization, 1998. 66 p.