Virginia Martínez, Tomeu Mas
Documentalistes
BTV Barcelona Televisió
vmartinez@btv.cat, bmas@btv.cat
Resum [Abstract] [Resumen]
S'analitzen les funcions del documentalista audiovisual de Btv, una cadena de televisió local que ha passat dels sistemes de producció i emmagatzematge analògics als digitals. Es posa de manifest que el nou context digital ha fet més visibles els departaments de documentació dins les pròpies televisions a l'hora que han sorgit noves tasques i nous reptes pels documentalistes. A les tradicionals tasques del documentalista audiovisual ara cal afegir-hi altres tasques de gestió dels continguts digitals durant tota la cadena de producció. S'expliquen breument els nous fluxos de treball ideats pel departament en el nou context digital i es fa esment a una possible digitalització retrospectiva del fons analògic com a projecte de futur.
1 Introducció
Les televisions locals tenen per objectiu complementar la informació d'actualitat proporcionada per les televisions autonòmiques i nacionals amb continguts informatius de producció pròpia centrats en l'àmbit local i la proximitat ciutadana. La documentació audiovisual generada per les televisions locals esdevé un important actiu empresarial, patrimoni històric de les televisions, que cal gestionar per assegurar-ne la correcta conservació i preservació, així com per crear un banc d'imatges destinat a la seva posterior reutilització en produccions noves.
En aquest context desenvolupen la seva activitat els professionals dels centres de documentació televisius, els quals tradicionalment han basat la seva feina en la selecció d'imatges de producció pròpia i aliena, l'anàlisi documental i l'arxiu. A més a més, la progressiva degradació física dels materials analògics i els continus canvis tecnològics han representat, per a aquests centres, una inversió econòmica i humana en l'adquisició de mesures relatives al tractament de la documentació videogràfica que contribuís i garantís la seva pervivència i conservació a llarg termini.
Això no obstant, els recursos tècnics i financers disponibles, així com la gestió pública o privada, fan possible l'existència de molts models de televisions locals que impossibiliten parlar d'un model de gestió d'arxiu únic, o de metodologies, tècniques i estàndards comuns quant als criteris de selecció del material, al tractament documental de les imatges o als sistemes tecnològics adoptats de processament de la documentació audiovisual digital.
De fet, són moltes les televisions locals que no disposen de centre de documentació, per la qual cosa la gestió dels seus arxius es veu supeditada a les feines dels mateixos editors o redactors i es posa en perill la supervivència dels seus fons per l'inadequat tractament documental que se'n fa. Per corroborar aquesta realitat, un estudi recent elaborat per l'Observatori d'Arxius i Televisions Locals de Catalunya1 revela que de les vint-i-sis televisions locals que van participar en aquest estudi (quinze de públiques i onze de privades), tan sols n'hi ha cinc que en l'actualitat disposen de professionals especialitzats (bibliotecaris i/o documentalistes) dedicats a la gestió de la documentació audiovisual.
Tanmateix, el futur de les televisions i, consegüentment, el dels centres de documentació corresponents, va molt més enllà. La recent implantació de la televisió digital terrestre (TDT) ha introduït un nou entorn de treball que exigeix a les televisions la progressiva substitució dels seus sistemes analògics per sistemes digitals en els processos de producció, emissió, emmagatzematge i arxiu. Aquests avenços en les principals tasques de selecció, preservació i tractament documental, així com la integració de la funció d'arxiu dins de l'engranatge de la producció televisiva, situa els centres de documentació en la base de la gestió dels continguts digitals generats.
Des d'aquest aspecte, BTV és la televisió local de Catalunya que ha fet una inversió més gran durant els últims anys, tot incorporant els mitjans tecnològics necessaris per fer front a aquesta nova realitat a la qual els professionals de la documentació han sabut adaptar-se, a partir d'una formació específica i continuada, per dur a terme les noves feines de gestió de continguts digitals.
L'article que es presenta tot seguit exposa el marc de treball dels documentalistes audiovisuals de BTV, cadena que va iniciar la seva total digitalització l'any 2005, fet que va suposar un canvi important en els fluxos de treball dels serveis documentals.
2 Barcelona Televisió
Barcelona Televisió és la televisió local de la ciutat de Barcelona, creada l'any 1994 per iniciativa de l'Ajuntament amb l'objectiu d'agrupar les diverses televisions de districte. Per tant, es tracta d'una televisió pública gestionada per la societat municipal Informació i Comunicació de Barcelona (ICB) i explotada per productores privades que en tenen la concessió (actualment en poder de Lavinia TC).
Des del començament fins a l'actualitat, Barcelona Televisió ha passat per diverses fases de definició fins a consolidar-se en la que avui és una televisió centrada en la proximitat i la innovació, referent de les televisions locals.
L'any 2005, la cadena va iniciar una nova etapa amb l'estrena de noves instal·lacions al districte tecnològic 22@, una nova imatge corporativa i una programació renovada. Amb l'objectiu ciutadà i el repte de la implantació de la televisió digital terrestre (TDT), es va adoptar un model de televisió més pròxim als barcelonins, amb més participació de l'audiència, més connexions en directe i més col·laboració dels districtes.
Les noves instal·lacions, que multipliquen l'espai i les condicions tècniques, disposen de més de 3.400 metres quadrats, dos platós de 454 i 96 metres quadrats i un set d'informatius amb la tecnologia audiovisual més avançada per a la captació, la producció, l’emissió i l’arxivament dels programes.
Amb una oferta rica en espais culturals i informatius, Barcelona Televisió pretén ser una televisió plural, adaptada a la realitat quotidiana de la Ciutat Comtal.
3 El Centre de Documentació de Barcelona Televisió
Dins de l'organigrama institucional de Barcelona Televisió, el Centre de Documentació està integrat dins del Departament de Gestió de Continguts, unitat que depèn directament del Departament Tècnic. Aquest vincle departamental determina la importància i consideració del treball documental dins de l'organització, essent els documentalistes els veritables coneixedors del patrimoni audiovisual de la cadena i els principals i únics gestors de tot el material emès. Aquest fet ens converteix en referents per als diversos col·lectius d'usuaris, personal per al qual es treballa en les tasques de conservació, preservació i accés a la informació.
El Centre de Documentació està ubicat a la primera planta de l'edifici, justament al costat de la redacció d'informatius, compartint espai amb Ingesta2 i la sala de màquines. Aquest emplaçament es va idear amb el trasllat de la cadena a les noves instal·lacions en considerar la idoneïtat d'agrupar Ingesta i el Centre de Documentació per tal de reduir el circuit de la informació dins d'un mateix espai operacional. D'aquesta manera es facilita, d'una banda, la immediatesa dels serveis documentals en dependència dels serveis informatius i, de l'altra, poder portar un control sobre el flux documental produït diàriament.
3.1 Equipament
El Centre de Documentació disposa de cinc estacions de treball (PC), quatre de les quals estan dotades de tres bases de dades en Access que recullen el fons documental anterior al mes de juliol del 2003 i els programes necessaris per dur a terme els processos de gestió digital de continguts: I-News, que conté la informació textual, les aplicacions Flow Manager i Flow Monitor, per processar la mitjana, i l'aplicació Tarsys, amb els mòduls de catalogació i consulta. La cinquena estació està destinada exclusivament a les feines d'edició i selecció del material que passarà a l'arxiu amb l'eina informàtica Avid Newscutter.
A més a més, el sistema d'arxiu té una biblioteca digital formada per 300 cintes LTO 4, que permeten emmagatzemar àudio, vídeo i text, i un fons documental anterior al 2005, emmagatzemat en cintes BETACAM SP i DVCAM que estan distribuïdes entre el Centre de Documentació (fons corresponent a informatius) i la Videoteca (programes, videoclips i pel·lícules).
3.2 Organització i personal
L'equip humà del Centre de Documentació està format per sis persones: quatre documentalistes a temps complet, un a mitja jornada i un en torn de cap de setmana.
El gran flux d'informació produït diàriament obliga a planificar una distribució exhaustiva de les tasques documentals i de gestió de continguts, amb la finalitat d'agilitar els processos i dur un control sobre el material audiovisual, des que s'emet, es processa, es cataloga i s'arxiva a la biblioteca digital.
4 Tipologia documental
El fons documental de Barcelona Televisió està dividit en dos grans apartats:
- El fons dels serveis d'informatius i esports.
- El fons de programes.
L'arxiu d'informatius està format per totes les notícies editades que s'han emès i per una selecció dels originals susceptibles de ser reutilitzats com a imatges de recurs. La procedència d'aquest material és diversa i és important fer-ne la distinció, no tan sols quant als drets d'emissió, sinó també pel que fa a la selecció i reutilització posterior.
En primer lloc, hi ha el material de producció pròpia. Aquest és el més important quantitativament, a més de ser el material al qual els serveis de documentació hi dediquen més esforços, ja que és l'únic material del qual es tenen tots els drets.
En segon lloc, es disposa de les peces audiovisuals que arriben procedents de les agències de notícies i que Barcelona Televisió fa servir, bàsicament, per cobrir l'actualitat nacional i internacional.
En tercer lloc, hi ha les notícies editades per altres televisions locals que arriben a través de la Xarxa de Televisions Locals de Catalunya (XTVL).
I, en quart i últim lloc, les imatges històriques adquirides de l'arxiu de la Filmoteca de Catalunya i de la Cinemateca Municipal de l'Arxiu Històric de Barcelona.
Pel que fa al fons de programes, cal dir que està format pels programes emesos de producció pròpia, associada i aliena.
Finalment, el fons documental també el componen els paral·lels d'antena,3 desats durant nou mesos en servidors independents, i les còpies de pel·lícules i videoclips originals.
5 Missió i objectius
Barcelona Televisió genera diàriament una gran quantitat de documentació audiovisual de producció pròpia, de gran riquesa informativa, patrimoni audiovisual de la cadena. Amb l'objectiu de tenir un control sobre aquest actiu empresarial, el Centre de Documentació té la doble missió de:
- Conservar, preservar i gestionar els documents audiovisuals, tant els emesos com una selecció dels bruts de càmera, amb l'objectiu de constituir l'arxiu històric de la cadena.
- Crear un repositori d'imatges al servei de la creació de produccions noves.
D'acord amb aquesta doble missió, els objectius principals dels serveis de documentació s'orienten a donar una resposta pertinent, eficaç i ràpida a les necessitats d'informació del personal de l'organització, tot facilitant l'accés al fons documental, i a custodiar i preservar els materials per reemetre’ls o reexplotar-los posteriorment.
6 Funcions
En el paradigma nou generat per la digitalització, la gestió dels continguts digitals és la base del treball documental i comprèn les fases de selecció, catalogació i recuperació. Aquestes fases, al seu torn, es componen de les feines diàries següents:
- Selecció i identificació del material d'arxiu. La primera fase, que s'inicia en el procés documental, és la valoració i la selecció dels registres audiovisuals que formaran l'arxiu. Aquesta etapa de selecció comporta la implicació de determinats agents com ara els càmeres, els editors, el personal de producció, el de realització i el d'emissions, que indiquen quin material s'ha d'enviar a arxiu per a conservar-lo amb caràcter permanent. Això no obstant, els encarregats d'aplicar un darrer filtre de selecció —partint de la seva experiència i del seu coneixement més profund del fons documental— són els documentalistes.
No hi ha cap normativa sobre què és el que cal conservar i què és el que no, la qual cosa atorga una certa llibertat als documentalistes a l'hora d'aplicar les seves pròpies pautes de selecció. Això no obstant, per llei, és de compliment obligat conservar una còpia completa (paral·lel d'antena) de l'emissió diària dels darrers sis mesos per tal de resoldre possibles reclamacions legals.
Davant de la inexistència de normes reguladores en aquest àmbit, decidim seguir les directrius generals sobre els procediments de selecció de la documentació audiovisual presentades per la Federació Internacional d'Arxius de Televisió (FIAT/IFTA) el 1980 i seleccionar el material, emès i original, d'acord amb aquestes recomanacions. A més a més, tenint en compte l'interès informatiu dels usuaris i per evitar no emmagatzemar imatges repetides, altres factors decisius a l'hora de valorar el material a conservar són la unicitat, la rellevància, el caràcter històric i la possibilitat de reutilització, així com la qualitat de les imatges i la durada dels plans. Aquestes pautes s'apliquen sobre:
- Notícies i originals: s'intenta conservar la màxima quantitat de material possible per poder oferir un ampli ventall de possibilitats —tant de persones com de situacions—, amb l'objectiu que puguin ser emprades amb independència del moment en què es van enregistrar.
- Declaracions: quan tinguin valor informatiu i/o històric.
- Promocions, postproduccions i grafismes: es conserven els més significatius de cada temporada.
- Programes d'entreteniment.
- Notícies procedents d'agències.
- Imatges cedides: pel·lícules, videoclips, tràilers...
- Catalogació dels programes i peces d'informatius (emeses i originals). El procés d'anàlisi de contingut es duu a terme a través del visionament de les imatges i se centra en tres operacions destinades a la representació textual del document audiovisual:
- Resum descriptiu: descripció seqüencial, pla a pla, de les imatges, indicant els tipus de plans, els moviments de càmera o qualsevol altra singularitat necessària. Aquesta descripció aporta la informació precisa i concreta sobre el contingut audiovisual del document.
- Resum analític: resum del contingut del document la finalitat del qual és la de servir de pont entre la informació que proporciona el títol i la del resum descriptiu. En aquest resum, s'hi indiquen els subjectes que participen en l'acció, el lloc on es desenvolupen els esdeveniments, el tema principal i els seus destinataris.
- Indexació i classificació: expressió del contingut mitjançant termes (temàtics o visuals, geogràfics i de persona) inclosos en una llista autoritzada i classificació del document segons el seu àmbit de cobertura.
Els nivells de profunditat amb què els documentalistes analitzen els documents depenen de la tipologia que tenen. Així doncs, els programes informatius de producció pròpia requereixen una anàlisi documental molt més exhaustiva que no pas la dels programes d'entreteniment i de ficció, a causa del seu valor testimonial i gràcies a les seves grans possibilitats d'explotació posterior.
- Control del flux d'informació digital dels servidors. Esborrament d'imatges dels servidors temporals i tramesa de peces i programes a l'arxiu.
- Gestió de la biblioteca digital. Supervisió i manteniment de la capacitat d'emmagatzematge de les cintes de l'arxiu digital.
- Suport als usuaris en la cerca d'imatges o de qualsevol altre tipus d'informació. Recuperació de les imatges per tal d'atendre les demandes dels usuaris.
7 La digitalització
Barcelona Televisió va iniciar, ara fa sis anys, la remodelació de la totalitat de la seva arquitectura tecnològica amb l'objectiu de digitalitzar completament els sistemes de producció, edició, emissió i emmagatzematge de les imatges.
Amb la digitalització del fons audiovisual es va perseguir la integració de la funció d'arxiu com un element més de les etapes de producció digital. Aquest sistema va entrar en funcionament amb l'emmagatzematge dels primers documents audiovisuals creats digitalment, fet que va comportar la progressiva substitució de les clàssiques cintes de vídeo pels fitxers digitals en tots els processos de producció.
Per dur a terme aquest projecte, Barcelona Televisió va comprar Tarsys, un programa dissenyat per l'empresa espanyola Tedial,4 que va ser adaptat a les necessitats pròpies de la cadena.
Treballar amb un arxiu totalment digitalitzat i integrat en tots els processos de producció i postproducció audiovisual comporta tot un seguit d'avantatges notables, un dels quals és la immediatesa en l'accés a les imatges i el seu ús compartit, ja que qualsevol usuari —des de qualsevol PC— pot accedir-hi i tenir-les disponibles en pocs minuts per tal d'editar-les i integrar-les en produccions noves.
En l'àmbit documental, el material seleccionat per formar part de l'arxiu passa directament del servidor a la biblioteca digital de dades. Aquest material el tracten els documentalistes, els quals —en el procés d'anàlisi del contingut— hi afegeixen les metadades necessàries per a la seva recuperació posterior en el sistema.
8 Flux de treball en l'entorn digital
Per treure el màxim profit de les tasques dutes a terme durant els processos de producció dels documents audiovisuals, Barcelona Televisió va idear un flux de treball que impliqués totes les persones que intervenen en la seva creació, principalment editors, productors i redactors.
Per optimitzar recursos es van suggerir unes pautes de treball, com ara l'elaboració d'escaletes,5 amb informació estructurada sobre cadascuna de les peces audiovisuals emeses. Aquests documents són de gran ajut per a les tasques de selecció i d'identificació de les imatges, ja que constitueixen una font de dades textuals (metadades).
A partir dels documents audiovisuals continguts en els servidors de vídeo i de les metadades relatives a aquests documents contingudes en els servidors de text, el sistema tecnològic implementat permet importar automàticament aquestes dades de les bases de dades textuals de producció i d'emissió a la base de dades d'arxiu. Així, els documents donats d'alta en el sistema d'arxiu són registrats i precatalogats de manera gairebé automàtica. Per al registre i precatalogació dels programes s'importen dades des de la base de dades d'emissions —com ara títols, dates d'emissió o nom del realitzador—, mentre que per al registre i la precatalogació de les notícies d'informatius el procés és una mica més complex, ja que en aquest cas s'importen les metadades de la base de dades que emmagatzema les escaletes dels informatius. El sistema dissenyat és capaç d'extreure les metadades rellevants dels diversos blocs d'informació de les escaletes i de distribuir-les automàticament entre els camps de la base de dades de l'arxiu.
A part d'aquestes informacions estructurades, també migren els textos de locució de cada notícia. Així, alhora que creem una base de dades de documents audiovisuals, també creem un arxiu de guions.
Tot aquest procés permet agilitar enormement les clàssiques tasques de selecció, identificació i catalogació. Es calcula que, aproximadament, en unes quatre hores un únic documentalista és capaç de seleccionar, registrar i precatalogar tots els documents produïts el dia anterior. En el cas de Barcelona Televisió, serien uns sis o set programes i una selecció entre quaranta i cinquanta peces editades i/o bruts de càmera.
Després d'aquesta primera fase, els documentalistes revisem tots els registres per tal de visionar els documents i completar la catalogació amb els resums descriptius i analítics, i la indexació per descriptors.
9 Serveis
Els documentalistes del Centre de Documentació de Barcelona Televisió estan, a totes hores, al servei dels membres de la institució que necessitin imatges per editar peces audiovisuals o utilitzar-les com a referents per a la producció de documents semblants. Els serveis prestats s'orienten en funció de la tipologia d'usuaris als quals s'adrecen. Així doncs, cal distingir entre els serveis prestats per satisfer les necessitats dels usuaris interns (referència i recuperació d'imatges, i formació d'usuaris) i els serveis adreçats als usuaris externs (venda d'imatges).
9.1 Referència i recuperació d'imatges
La prestació d'aquest servei es duu a terme a partir de tres modalitats diferents, encaminades a agilitar els processos de demanda, recerca i recuperació del material audiovisual: de manera presencial, quan un usuari es desplaça fins al Centre de Documentació i formalitza les seves peticions en persona; a través del correu electrònic, especialment quan les peticions d'imatges no tenen caràcter urgent (acostumen a destinar-se a nodrir programes de producció setmanal o programes especials), i per telèfon, quan l'usuari no pot desplaçar-se fins al Centre, bé sigui perquè en aquells moments és en un rodatge o bé perquè el seu lloc de treball es troba en una planta que no és la del Departament.
En l'actualitat, els sistemes digitals contribueixen sobre manera al fet que la prestació d'aquest servei es faci de manera ràpida i eficaç, ja que possibilita que es pugui tenir accés a l'arxiu audiovisual des de qualsevol ordinador de la xarxa local, la qual cosa permet que qualsevol membre de l'organització pugui cercar i descarregar imatges des de la seva pròpia unitat de treball.
Així, els documentalistes poden actuar de manera diferent segons la complexitat de les recerques i la tipologia d'usuari que sigui. D'una banda, hi ha la possibilitat d'oferir a l'usuari els mecanismes necessaris perquè pugui, de manera autònoma i independent, recuperar i descarregar les imatges que li interessin des del seu PC. I, d'altra banda, els documentalistes, a partir de les sol·licituds rebudes, es poden encarregar de seleccionar els documents i de dipositar-los en les unitats de treball dels usuaris, on —en qüestió de minuts— els tindran disponibles per començar a treballar en una producció nova.
9.2 Formació d'usuaris
La formació d'usuaris és un servei especialment adreçat als treballadors i als becaris de nova incorporació. Consisteix a dotar-los dels coneixements bàsics necessaris sobre l'ús de les eines de cerca i recuperació d'imatges (Tarsys), a fi que puguin conèixer i aprofitar en gran manera les seves prestacions i optimitzar-ne l'ús.
9.3 Venda d'imatges
El servei de venda d'imatges està adreçat al públic espectador de la cadena i a les institucions i productores privades. Normalment, es tracta de gent interessada en algun reportatge o programa en el qual apareixen o en algun contingut del seu interès. Les productores privades poden demanar imatges per preparar futurs nous programes destinats a omplir la graella televisiva de la pròpia cadena.
10 Projectes de futur
Una cop finalitzada i implantada la digitalització en tot l'engranatge televisiu, els documentalistes ens enfrontem a reptes nous que suposaran una millora en el funcionament dels serveis prestats. D'una banda, acaba de concloure el procés que ha servit per inventariar el fons documental emmagatzemat en cintes, la qual cosa obre la porta a una futura digitalització de tot aquest material. I, d'altra banda, es treballa en l'actualització immediata del programa Tarsys, amb una interfície de cerca renovada, més moderna i ergonòmica, i amb un mòdul de catalogació que augmentarà les prestacions i el rendiment dels treballs documentals.
Data de recepció: 30/04/2010. Data d'acceptació: 21/05/2010.
Notes
1 Per a més informació sobre l'Observatori d'Arxius i Televisions Locals, visiteu la pàgina web: <http://www.xtvlblocs.cat/observatori> [Consulta: 07/04/2010].
2 Ingesta: departament encarregat de capturar digitalment les imatges necessàries per a la producció.
3 Paral·lel d'antena: còpia legal, diària i completa, de l'emissió tal com s'ha emès per antena.
4 Per a més informació sobre Tedial, visiteu la pàgina web: <http://www.tedial.es> [Consulta: 07/04/2010].
5 Escaleta: guió tècnic en què els productors i els editors escriuen, en ordre, les seccions que componen un programa.