Virginia Martínez, Tomeu Mas
Documentalistas
BTV Barcelona Televisió
vmartinez@btv.cat, bmas@btv.cat
Resumen [Abstract] [Resum]
Se analizan las funciones del documentalista audiovisual de Btv, una cadena de televisión local que ha pasado de los sistemas de producción y almacenamiento analógicos a los digitales. Se pone de manifiesto que el nuevo contexto digital ha hecho más visibles los departamentos de documentación dentro de las propias televisiones a la vez que han surgido nuevas tareas y nuevos retos para los documentalistas. A las tradicionales tareas del documentalista audiovisual ahora hay que añadir otras tareas de gestión de los contenidos digitales en toda la cadena de producción. Se explican brevemente los nuevos flujos de trabajo ideados por el departamento en el nuevo contexto digital y se hace mención a una posible digitalización retrospectiva del fondo analógico como proyecto de futuro.
1 Introducción
Las televisiones locales tienen por objetivo complementar la información de actualidad proporcionada por las televisiones autonómicas y nacionales con contenidos informativos de producción propia centrados en el ámbito local y la proximidad ciudadana. La documentación audiovisual generada por éstas deviene un importante activo empresarial, patrimonio histórico de las televisiones, que es necesario gestionar para asegurar su correcta conservación y preservación, así como para crear un banco de imágenes destinado a su posterior reutilización en nuevas producciones.
En este contexto desarrollan su actividad los profesionales de los centros de documentación televisivos, quienes tradicionalmente han basado sus actividades en la selección de imágenes, de producción propia y ajena, el análisis documental y el archivo. Además, la progresiva degradación física de los materiales analógicos y los continuos cambios tecnológicos han comportado para estos centros una inversión económica y humana en la adquisición de medidas relativas al tratamiento de la documentación videográfica que contribuyese y garantizase su pervivencia y conservación a largo plazo.
No obstante, los recursos técnicos y financieros disponibles, así como la gestión pública o privada, hacen que existan muchos modelos de televisiones locales que imposibiliten hablar de un modelo de gestión de archivo único, o de metodologías, técnicas y estándares comunes en cuanto a los criterios de selección del material, al tratamiento documental de las imágenes o a los sistemas tecnológicos de procesamiento de la documentación audiovisual digital adoptados.
De hecho, son muchas las televisiones locales que no disponen de centro de documentación, y la gestión de sus archivos se ve supeditada a los trabajos de los propios editores o redactores, poniendo en peligro la supervivencia de sus fondos por el inadecuado tratamiento documental. Para corroborar esta realidad, un reciente estudio elaborado por el Observatori d'Arxius i Televisions Locals de Catalunya1, revela que de las 26 televisiones locales que participaron en dicho estudio (15 públicas y 11 privadas), sólo 5 de éstas cuentan actualmente con profesionales especializados (bibliotecarios y/o documentalistas) dedicados a la gestión de la documentación audiovisual.
Pero el futuro de las televisiones y, por consiguiente, el de sus correspondientes centros de documentación, va más allá. La reciente implantación de la Televisión Digital Terrestre (TDT), ha introducido un nuevo entorno de trabajo que exige a las televisiones la progresiva substitución de sus sistemas analógicos por sistemas digitales en los procesos de producción, emisión, almacenaje y archivo. Estos avances en las principales tareas de selección, preservación y tratamiento documental, así como la integración de la función archivo dentro del engranaje de la producción televisiva, coloca a los centros de documentación en la base de la gestión de los contenidos digitales generados.
En este aspecto, es BTV la televisión local de Cataluña que mayor inversión ha realizado en los últimos años, incorporando los medios tecnológicos necesarios para hacer frente a esta nueva realidad, en la que los profesionales de la documentación han sabido adaptarse, a partir de la formación específica y continuada, para llevar a cabo los nuevos trabajos de gestión de contenidos digitales.
El artículo que se presenta a continuación expone el marco de trabajo de los documentalistas audiovisuales de BTV, cadena que inició su total digitalización en el año 2005, y que supuso un importante cambio en los flujos de trabajo de los servicios documentales.
2 Barcelona Televisió
Barcelona Televisió es la televisión local de la ciudad de Barcelona, creada el año 1994 por iniciativa del Ayuntamiento con el objetivo de agrupar las diferentes televisiones de distrito. Es, por lo tanto, una televisión pública gestionada por la sociedad municipal ICB (Informació i Comunicació de Barcelona) y explotada por productoras privadas que tienen la concesión (actualmente en manos de Lavinia TC).
Desde sus inicios hasta la actualidad, Barcelona Televisió ha pasado por varias fases de definición hasta consolidarse en la que es hoy una televisión centrada en la proximidad e innovación, referente de las televisiones locales.
El año 2005, la cadena inició una nueva etapa, con el estreno de nuevas instalaciones en el distrito tecnológico 22@, nueva imagen corporativa, y una programación renovada. Con el objetivo ciudadano y el reto de la implantación de la televisión digital terrestre (TDT), se adoptó un modelo de televisión más próximo a los barceloneses, con más participación de la audiencia, más conexiones en directo y más colaboración de los distritos.
Las nuevas instalaciones, que multiplican el espacio y las condiciones técnicas, disponen de más de 3.400 metros cuadrados, dos platós de 454 y 96 metros cuadrados, y un set de informativos con la tecnología audiovisual más avanzada para la captación, producción, emisión y archivo de los programas.
Con una oferta rica en espacios culturales e informativos, Barcelona Televisió pretende ser una televisión plural, adaptada a la realidad cotidiana de la Ciudad Condal.
3 El Centro de Documentación de Barcelona Televisió
Dentro del organigrama institucional de Barcelona Televisió, el Centro de Documentación está integrado dentro del Departamento de Gestión de Contenidos, unidad que depende directamente del Departamento Técnico. Este vínculo departamental determina la importancia y consideración del trabajo documental dentro de la organización, siendo los documentalistas los verdaderos conocedores del patrimonio audiovisual de la cadena y los principales y únicos gestores de todo el material emitido. Esto los convierte en referentes para los distintos colectivos de usuarios, personal para el que se trabaja en las tareas de conservación, preservación y acceso a la información.
El Centro de Documentación se encuentra ubicado en la primera planta del edificio, justo al lado de la redacción de informativos, compartiendo espacio con la Ingesta2 y la sala de máquinas. Este emplazamiento se ideó con el traslado de la cadena a las nuevas instalaciones, al considerar la idoneidad de agruparlos para reducir el circuito de la información dentro de un mismo espacio operacional (Ingesta-Centro de Documentación). De esta manera se facilita, por una parte, la inmediatez de los servicios documentales en dependencia de los servicios informativos y, por otro lado, poder llevar un control sobre el flujo documental producido diariamente.
3.1 Equipamiento
El Centro de Documentación dispone de cinco estaciones de trabajo (PCs), cuatro de ellas dotadas de tres bases de datos en Access que recogen el fondo documental anterior a julio de 2003, y de los programas necesarios para llevar a cabo los procesos de gestión digital de contenidos: I-News, que contiene la información textual, las aplicaciones Flow Manager y Flow Monitor, para procesar la media, y la aplicación Tarsys, con los módulos de catalogación y consulta. La quinta estación está destinada exclusivamente a los trabajos de edición y selección del material que pasará al archivo con la herramienta informática Avid Newscutter.
Además, el sistema de archivo cuenta con una librería digital formada por 300 cintas LTO4, que permiten almacenar audio, vídeo y texto, y un fondo documental anterior al 2005, almacenado en cintas BETACAM SP y DVCAM, distribuidas entre el Centro de Documentación (fondo correspondiente a informativos) y la Videoteca (programas, videoclips y películas).
3.2 Organización y personal
El equipo humano del Centro de Documentación está compuesto por seis personas: cuatro documentalistas a tiempo competo, uno a media jornada, y uno en turno de fin de semana.
El gran flujo de información producido diariamente, obliga a planificar una exhaustiva distribución de las tareas documentales y de gestión de contenidos, con la finalidad de agilizar los procesos y llevar un control sobre el material audiovisual, desde que se emite, se procesa, se cataloga y se archiva en la librería digital.
4 Tipología documental
El fondo documental de Barcelona Televisió se divide en dos grandes apartados:
- El fondo de los servicios de informativos y deportes
- El fondo de programas
El archivo de informativos está formado por todas las noticias editadas que se han emitido, y por una selección de los originales susceptibles de ser reutilizados como imágenes de recurso. La procedencia de este material es diversa, y es importante hacer la distinción, no sólo por lo que respecta a los derechos de emisión, sino también por lo que afecta a su selección y reutilización posterior.
En primer lugar, se cuenta con el material de producción propia. Éste es el más importante cuantitativamente y es sobre el que los servicios de documentación dedican más esfuerzos, ya que es el único material del que se tienen todos los derechos.
En segundo lugar, se dispone de las piezas audiovisuales que llegan procedentes de las agencias de noticias, y que Barcelona Televisió utiliza, básicamente, para cubrir la actualidad nacional e internacional.
En tercer lugar, se encuentran las noticias editadas por otras televisiones locales, y que llegan a través de la Xarxa de Televisions Locals de Catalunya (XTVL).
Y en cuarto y último lugar, las imágenes históricas adquiridas del archivo de la Filmoteca de Catalunya y de la Cinemateca Municipal del Archivo Histórico de Barcelona.
Por lo que respecta al fondo de programas, está formado por los programas emitidos de producción propia, asociada y ajena.
Finalmente, acaban por conformar el fondo documental, los paralelos de antena3, guardados nueve meses en servidores independientes, y las copias de películas y videoclips originales.
5 Misión y objetivos
Barcelona Televisió genera diariamente una gran cantidad de documentación audiovisual de producción propia, de gran riqueza informativa, patrimonio audiovisual de la cadena. Con el fin de llevar un control sobre este activo empresarial, el Centro de Documentación tiene la doble misión de:
- Conservar, preservar y gestionar los documentos audiovisuales, tanto los emitidos como una selección de los brutos de cámara, con el objetivo de constituir el archivo histórico de la cadena.
- Crear un repositorio de imágenes al servicio de la creación de nuevas producciones.
A tenor de esta doble misión, los principales objetivos de los servicios de Documentación se orientan en dar respuesta pertinente, eficaz y rápida a las necesidades de información del personal de la organización, permitiendo el acceso al fondo documental, y a custodiar y preservar los materiales para su posterior reemisión o reexplotación.
6 Funciones
En el nuevo paradigma generado por la digitalización, la gestión de los contenidos digitales es la base del trabajo documental y comprende las fases de selección, catalogación y recuperación. Estas, a su vez, se componen de los siguientes trabajos diarios:
- Selección e identificación del material de archivo: la primera fase que se inicia en el proceso documental es la valoración y selección de los registros audiovisuales que conformarán el archivo. Esta etapa de selección comporta la implicación de determinados agentes como son los cámaras, los editores, el personal de producción, el de realización y el de emisiones, que indican qué material se ha de enviar a archivo para su conservación permanente. No obstante, son los documentalistas los encargados de aplicar un último filtro de selección en base a su experiencia y al mayor conocimiento del fondo documental.
No existe normativa alguna sobre qué conservar y qué no, lo que otorga una cierta libertad a los documentalistas para aplicar sus propias pautas de selección. No obstante, por ley, es de obligado cumplimiento conservar una copia completa (paralelo de antena) de la emisión diaria de los seis últimos meses, con el fin de resolver posibles reclamaciones legales.
Ante la inexistencia de normas reguladoras en este ámbito, decidimos seguir las directrices generales sobre los procedimientos de selección de la documentación audiovisual presentadas por la Federación Internacional de Archivos de Televisión (FIAT/IFTA) en 1980 y seleccionar su material, emitido y original, en base a ellas. Además, teniendo en cuenta el interés informativo de los usuarios y evitando no almacenar imágenes repetidas, otros de los factores decisivos a la hora de valorar el material a conservar son la unicidad, relevancia, carácter histórico y posibilidad de reutilización, así como la calidad de las imágenes y la duración de los planos. Estas pautas se aplican sobre:
- Noticias y originales: se intenta conservar la mayor cantidad de material posible para poder ofrecer un amplio abanico de posibilidades tanto de personas como de situaciones, con el objetivo de que puedan ser utilizadas con independencia del momento en las que se grabaron
- Declaraciones: cuando tengan valor informativo y/o histórico
- Promociones, postproducciones y grafismos: se conservan las más significativas de cada temporada
- Programas de entretenimiento
- Noticias procedentes de agencias
- Imágenes cedidas: películas, videoclips, trailers,...
- Catalogación de los programas y piezas de informativos (emitidas y originales): el proceso de análisis de contenido se lleva a cabo a través del visionado de las imágenes, y se centra en tres operaciones destinadas a la representación textual del documento audiovisual:
- Resumen descriptivo: descripción secuencial, plano a plano, de las imágenes, indicando los tipos de planos, los movimientos de cámara o cualquier otra singularidad que se precie. Esta descripción aporta la información precisa y concreta sobre el contenido audiovisual del documento.
- Resumen analítico: resumen del contenido del documento cuya finalidad es la de servir de puente entre la información que proporciona el título y la del resumen descriptivo. En él se indican los sujetos que participan en la acción, el lugar en el que se desarrollan los acontecimientos, el tema principal, y los destinatarios del mismo.
- Indización y clasificación: expresión del contenido mediante términos (temáticos/visuales, geográficos y de persona) incluidos en una lista autorizada y clasificación del documento según su ámbito de cobertura.
Los niveles de profundidad con el que los documentalistas analizan los documentos dependen de la tipología de cada uno de ellos. De este modo, los programas informativos de producción propia requieren de un análisis documental mucho más exhaustivo que el de los programas de entretenimiento y ficción, debido a su valor testimonial y a sus grandes posibilidades de explotación posterior.
- Control del flujo de información digital de los servidores: borrado de imágenes de los servidores temporales y envío de piezas y programas al archivo.
- Gestión de la librería digital: supervisión y mantenimiento de la capacidad de almacenaje de las cintas del archivo digital.
- Soporte a los usuarios en las búsquedas de imágenes u otro tipo de información: recuperación de las imágenes atendiendo a las demandas de los usuarios.
7 La digitalización
Barcelona TV inició hace seis años la remodelación de la totalidad de su arquitectura tecnológica con el objetivo de digitalizar completamente los sistemas de producción, edición, emisión y almacenaje de las imágenes.
Con la digitalización del fondo audiovisual se persiguió la integración de la función de archivo como un elemento más de las etapas de producción digital. Este sistema entró en funcionamiento con el almacenaje de los primeros documentos audiovisuales creados digitalmente, comportando la progresiva substitución de las clásicas cintas de vídeo por los ficheros digitales en todos los procesos de producción.
Para llevar a cabo este proyecto, Barcelona Televisió compró Tarsys, un software diseñado por la empresa española Tedial4, que fue adaptado a las propias necesidades de la cadena.
Trabajar con un archivo totalmente digitalizado e integrado en todos los procesos de producción y postproducción audiovisual comporta una serie de ventajas notables. Una de ellas es la inmediatez en el acceso a las imágenes y su uso compartido, ya que cualquier usuario, desde cualquier PC, puede acceder a ellas y tenerlas disponibles en pocos minutos para editarlas e integrarlas en nuevas producciones.
A nivel documental, el material seleccionado para formar parte del archivo pasa directamente del servidor a la librería digital de datos. Este material es tratado por los documentalistas, quienes, en el proceso de análisis de contenido añaden los metadatos necesarios para su posterior recuperación en el sistema.
8 Flujo de trabajo en el entorno digital
Para aprovechar al máximo las tareas realizadas en los procesos de producción de los documentos audiovisuales, Barcelona Televisió ideó un flujo de trabajo que implicase a todas las personas que intervienen en la creación de los mismos, principalmente editores, productores y redactores.
Para optimizar recursos, se sugirieron unas pautas de trabajo tales como la elaboración de escaletas5, con información estructurada sobre cada una de las piezas audiovisuales emitidas. Estos documentos son de gran ayuda para las tareas de selección e identificación de las imágenes, ya que constituyen una fuente de datos textuales (metadatos).
A partir de los documentos audiovisuales contenidos en los servidores de vídeo, y de los metadatos referidos a estos documentos, contenidos en los servidores de texto, el sistema tecnológico implementado permite importar automáticamente estos datos de las bases de datos textuales de producción y de emisión, hacia la base de datos de archivo. De esta manera, los documentos dados de alta en el sistema de archivo quedan registrados y precatalogados de manera casi automática. Para el registro y precatalogación de los programas, se importan datos desde la base de datos de emisiones, tales como títulos, fechas de emisión o nombre del realizador. Mientras que para el registro y precatalogación de las noticias de informativos, el proceso es algo más complejo, ya que en este caso se importan los metadatos de la base de datos que almacena las escaletas de los informativos. El sistema diseñado es capaz de extraer, de los distintos bloques de información de las escaletas, los metadatos relevantes y distribuirlos automáticamente entre los campos de la base de datos del archivo.
A parte de estas informaciones estructuradas, también migran los textos de locución de cada noticia. De esta manera, al mismo tiempo que se crea una base de datos de documentos audiovisuales, también se crea un archivo de guiones.
Todo este proceso permite agilizar enormemente las clásicas tareas de selección, identificación y catalogación. Se calcula que, aproximadamente, en unas 4 horas un solo documentalista es capaz de seleccionar, registrar y precatalogar todos los documentos producidos el día anterior. En el caso de Barcelona Televisió, serían unos 6 o 7 programas y una selección de entre 40 y 50 piezas editadas y/o brutos de cámara.
Después de esta primera fase, los documentalistas revisan todos los registros para visionar los documentos y completar la catalogación con los resúmenes descriptivos y analíticos, y la indización por descriptores.
9 Servicios
Los documentalistas del Centro de Documentación de Barcelona TV están, en todo momento, al servicio de los miembros de la institución, siempre que estos requieran de imágenes para editar sus piezas audiovisuales o servirse de ellas como referentes para la producción de documentos similares. Los servicios prestados se orientan en función de la tipología de usuarios a los que van dirigidos. De esta manera, se distinguen entre los servicios prestados a satisfacer las necesidades de los usuarios internos (referencia y recuperación de imágenes, y formación de usuarios), y los servicios destinados a los usuarios externos (venta de imágenes).
9.1 Referencia y recuperación de imágenes
La prestación de este servicio se lleva a cabo a partir de tres modalidades diferentes encaminadas a agilizar los procesos de demanda, búsqueda y recuperación del material audiovisual: de forma presencial, cuando un usuario se desplaza hasta el Centro de Documentación y formaliza sus peticiones en persona; por vía del correo electrónico, especialmente cuando las peticiones de imágenes no son de carácter urgente (suelen destinarse a nutrir programas de producción semanal o programas especiales), y por teléfono, cuando el usuario no puede desplazarse hasta el Centro, ya sea porque en esos momentos se encuentra en un rodaje, ya sea porque su lugar de trabajo se ubica en otra planta distinta a la del Departamento.
Actualmente, los sistemas digitales contribuyen en gran medida a que la prestación de este servicio se efectúe de manera rápida y eficaz, ya que posibilita que desde cualquier ordenador de la red local se pueda tener acceso al archivo audiovisual, y permite de este modo que todo miembro de la organización pueda buscar y descargar imágenes desde su propia unidad de trabajo.
De este modo, los documentalistas pueden actuar de distinta manera en función de la complejidad de las búsquedas y de la tipología de usuario de que se trate. Por un lado, existe la posibilidad de ofrecer al usuario los mecanismos necesarios para que este pueda, de forma autónoma e independiente, recuperar y descargar las imágenes de su interés desde su propio PC. Y, por otro lado, pueden ser ellos mismos los que, a partir de las demandas recibidas, se encarguen de seleccionar los documentos y depositarlos en las unidades de trabajo de los usuarios, donde, en cuestión de minutos, los tienen disponibles para empezar a trabajar en una nueva producción.
9.2 Formación de usuarios
La formación de usuarios es un servicio especialmente dirigido a los trabajadores y personal becario de nueva incorporación. Consiste en dotarlos de los conocimientos básicos necesarios sobre el uso de las herramientas de búsqueda y recuperación de imágenes (Tarsys), de manera que puedan conocer y aprovechar en mayor medida sus prestaciones y optimizar su uso.
9.3 Venta de imágenes
El servicio de venta de imágenes va dirigido al público espectador de la cadena y a las instituciones y productoras privadas. Normalmente se trata de gente interesada en algún reportaje o programa en el que aparecen ellos mismos o algún contenido de su interés. En el caso de las productoras privadas, estas pueden pedir imágenes para preparar futuros nuevos programas destinados a llenar la parrilla televisiva de la propia cadena.
10 Proyectos de futuro
Una vez concluida e implantada la digitalización en todo el engranaje televisivo, los documentalistas nos enfrentamos a nuevos retos que supondrán una mejora en el funcionamiento de los servicios prestados. Por un lado, se acaba de concluir el proceso de inventariado del fondo documental almacenado en cintas, lo que abre la puerta a una futura digitalización de todo este material. Y, por otro lado, se trabaja en la inmediata actualización del programa Tarsys, con una renovada interfaz de búsqueda, más moderna y ergonómica, y con un módulo de catalogación que aumentará las prestaciones y el rendimiento de los trabajos documentales.
Notas
1 Para saber más sobre el Observatori d'Arxius i Televisions Locals, visitar la página web: <http://www.xtvlblocs.cat/observatori/ > [Consulta: 07/04/2010].
2 Ingesta: departamento encargado de capturar digitalmente las imágenes necesarias para la producción.
3 Paralelo de antena: copia legal, diaria y completa, de la emisión tal y com se ha emitido por antena.
4 Para obtener más información sobre Tedial, visitar la página web: <http://www.tedial.es> [Consulta: 07/04/2010].
5 Escaleta: guión técnico donde los productores y editories escriben, en orden, las secciones que componen un programa.