Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona
Presentació
Com ja és costum des de fa vint anys (1985–2005), pel maig l’Associació d’Arxivers de Catalunya (AAC) convoca els seus associats i la comunitat arxivística en general a les Jornades d’Arxivística de Catalunya. Enguany han estat les desenes i amb el títol “Els arxivers com (ens) comuniquem?” s’han dut a terme els dies 19, 20 i 21 de maig a la ciutat de Terrassa.
L’objectiu de les X Jornades ha estat doble: en primer lloc, s’ha volgut reflexionar sobre les estratègies de què disposen els arxivers per fer difusió de la seva activitat professional (“com comuniquem”) i a continuació s’ha produït el debat sobre la comunicació intraprofessional dels arxivers (“com ens comuniquem”).
1 Estructura de les sessions i ponències
L’estructura de les sessions i ponències es va articular seguint el doble objectiu esmentat: la primera i segona sessions van aplegar les ponències i taules rodones sobre comunicació externa de la professió, i la tercera —i darrera— sobre la comunicació intraprofessional dels arxivers. La primera sessió va incloure també un parell de presentacions relacionades amb la comunicació dels documents i els arxius.
El programa i la distribució temporal van ser els següents:
Dijous 19 de maig
MatíConferència inaugural: “Claus per a una comunicació eficaç”, a càrrec de Carmen García Ribas (Escola Superior de Comerç Internacional (ESCI). UPF)
Ponència: “Transición hacia un sistema de gestión documental”, a càrrec de Walter Humberto Rodríguez (Ecopetrol. Empresa Nacional de Petróleo de Colombia)
Tarda
Ponència: “Les claus de l’èxit: com podeu obtenir el suport i el finançament que us calen”, a càrrec de Patricia Beelby, presidenta de Trac Records Inc., el Canadà
Taula rodona: “Organització, garantia de transparència i d’eficàcia”, amb la participació de Carlota Bustelo (Infoarea), Lluís-Esteve Casellas (Ajuntament de Girona) i Josep Plaza (Kialti, Tecnologías de la información), sota la coordinació de Montserrat Canela (ACNUR)
Presentació de la Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC)
Presentació del projecte de reorganització i microfilmació del fons Bisbe Pere Casaldàliga, prelatura de São Felix do Araguaia (Mato Grosso, el Brasil), a càrrec d’Arxivers sense Fronteres
Divendres 20 de maig
MatíPonència: “Establint contactes: els arxius i el públic”, a càrrec d’Elisabeth Hallam Smith, directora de National Advisory and Public Services. The National Archives, el Regne Unit
Ponència: “Els arxius a l’era de l’accessibilitat”, a càrrec d’Elisabeth Yakel, Assistant Professor School of Information. University of Michigan, EUA
Ponència: “L’èxit del mot ‘arxiu’ als mitjans de comunicació: una oportunitat per als arxivers”, a càrrec d’Marie-Anne Chabin, directora del gabinet d’experts Archive 17, París, França
Tarda
Taula rodona: “La comunicació externa dels arxius a Catalunya: per un ‘feedback’ global”, amb la participació de Joaquim Borràs (Arxiu de la Universitat Pompeu Fabra), Reis Fontanals (Arxiu de la Biblioteca de Catalunya), Conxa Saurí (Arxiu Municipal de Palafrugell), Jordi Serchs (Arxiu Municipal de Barcelona), Fina Solà (Arxiu del Museu Marítim de Barcelona) i Marc Torras (Arxiu Nacional de Catalunya)
Dissabte 21 de maig
MatíPonència: “Com es comuniquen els arxivers entre ells”, a càrrec de Didier Grange, arxiver municipal de Ginebra (Suïssa) i president d’ICA/SPA
Taula rodona: “Dificultats i possibilitats de la comunicació interprofessional”, amb la participació de Perrin Canavaggio (CIA/ICA), Christine Martínez (Associations des Archivistes Françaises), Betlem Martínez (Arxifòrum) i Ana María Herrero (Archivo Municipal de Oviedo). Coordinació de Joan B. Domingo (Arxiu Central del Departament de Cultura. Generalitat de Catalunya)
2 Resum de les ponències
Abans d’iniciar el resum de les ponències, creiem que cal fer esment del contingut de la conferència inaugural, no solament per la forma intel·ligent i amena del discurs de Carmen García Ribas, sinó també perquè la conferenciant va plantejar, tot just a l’inici de les Jornades, les claus per entendre i respondre els interrogants que van voler plantejar-se els arxivers catalans en aquest seu desè congrés. La conferenciant va introduir un concepte fonamental de l’arxivística contemporània: el coneixement. Segons C. García Ribas, “el veritable coneixement és el que es comunica” i, si es parla de capacitat i poder de comunicació per part dels professionals de la informació i la documentació, cal pensar que aquest “poder està a saber comunicar i perdre la por a comunicar”. Per comunicar —afegí— prèviament cal informar i, com saben els professionals de la informació i la documentació, per informar cal generar continguts precisos.
A continuació de la conferència inaugural i en el marc de la primera sessió matinal, Walter Humberto Rodríguez, de l’Empresa Nacional de Petróleo de Colombia, va definir les fases mitjançant les quals una organització ha de dirigir l’estratègia per a la implantació d’un sistema de gestió documental (SGD). Amb la seva ponència, “Transición hacia un sistema de gestión documental”, W. H. Rodríguez va transmetre al públic assistent una idea que va anar apareixent durant totes les Jornades: la necessitat de mecanismes que facilitin la reutilització eficaç de la informació i que en permetin la comunicació. El ponent, que va fer èmfasi en la necessitat de taxonomies corporatives, va embastar el seu discurs amb criteris que proposa la família de normes ISO 9000 i en especial la norma ISO 15489. En el torn de debat, els assistents van interpel·lar el ponent sobre aspectes concrets de la seva exposició (criteris per al dimensionament dels recursos humans del sistema, posició jeràrquica del sistema de gestió documental en el conjunt de l’organització, etc.). La intervenció de Carlota Bustelo (Infoarea) va servir per lligar el contingut de la ponència amb el tema de les Jornades. C. Bustelo va demanar al ponent quina mena de relacions creia que havia d’establir l’equip que gestiona el projecte documental amb l’equip o la unitat encarregats de la gestió de les tecnologies de la informació. De la resposta s’entén que s’han d’establir lligams de col·laboració; el ponent digué que “no tenemos que convertirnos en informáticos, pero tampoco debemos enfrentarnos”.
Patricia Beelby, presidenta de Trac Records Inc. (el Canadà), va ser la responsable de la ponència de la tarda que duia per títol “Les claus de l’èxit: com podeu obtenir el suport i el finançament que us calen”. Del discurs de P. Beelby s’entén que la comunicació ha de tenir com a objectiu assegurar que els directors dels altres departaments comprenguin com un projecte de sistema de gestió documental pot resoldre’ls problemes de funcionament i que per això cal que facin seu el projecte i hi prestin el suport necessari. La ponent va explicar anècdotes i experiències i va fer un exercici força efectiu quan va dir que, com a experts, cal “fer les preguntes correctes i no donar, d’entrada, la solució al client, ans al contrari; cal preguntar al client quina creu que pot ser la solució i... després —deia— ja resoldrem el problema”.
La taula rodona que va seguir la ponència de P. Beelby va introduir un nou tema relacionat amb la comunicació de la informació i documentació en els SGD. Sota el títol “Organització, garantia de transparència i d’eficàcia”, els participants van tractar aspectes com ara la necessitat de transparència dels processos d’activitats que es donen en l’organització i el paper que tenen els SGD en la traçabilitat dels processos de negoci de la institució. Es van reprendre temes ja encetats al matí, com ara la dificultat de superar les anomenades illes tecnològiques que no permeten assegurar aquesta traçabilitat.
Les presentacions “Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC)”1 i “Projecte de reorganització i microfilmació del fons Bisbe Pere Casaldàliga” van tancar el primer dia de les Jornades.
El matí del divendres 20 de maig, la directora dels National Advisory and Public Services dels National Archives del Regne Unit, Elizabeth Hallam Smith, va obrir les sessions del segon dia de les Jornades amb la ponència “Establint contactes: els arxius i el públic”. Si no fos perquè sabem que E. Hallam Smith va lliurar a l’organització amb anterioritat la presentació que va projectar durant la seva intervenció, podríem dir que va seguir fil per randa les indicacions de C. García Ribas respecte a l’actitud assertiva que ha de tenir un arxiver per a comunicar-se eficaçment. La ponent va saber captivar des del primer moment l’atenció dels participants amb il·lustracions que vinculaven el seu discurs amb objectes i sentiments propers al públic que l’escoltava i que, de fet, aquesta tractava aleshores de captar com a clients del seu arxiu: un plànol de la Ciutadella de Barcelona de 1810, procedent dels National Archives del Regne Unit, una factura proforma per a un vaixell al port de Palamós de 1719, del mateix centre, o una anàlisi realitzada pel tresor públic britànic sobre l’estat econòmic de Catalunya el 1936, també custodiat en aquest arxiu. Tot i la profusió de la seva explicació, que va abraçar des de l’organització del sistema d’informació i difusió del seu arxiu fins a les estratègies de finançament i màrqueting del centre, Elizabeth Hallam Smith va sentenciar amb l’aplom que caracteritza els britànics una reflexió al nostre entendre fonamental per a la professió arxivística: el públic dels arxius s’apropa —als arxivers— no solament per admirar els documents, sinó també per obtenir-ne informació. I segueix... “i la raó d’això és que valoren el nostre coneixement i experiència amb els documents, i sens dubte és aquí on es troba el futur de la nostra professió”. La clau —deia— és gestionar bé la “intel·ligència dels arxius” i per això cal millorar les habilitats (skills) del nostre personal perquè pugui arribar al públic amb autoritat i convicció.
Després de la pausa del matí, era el torn d’Elizabeth Yakel, professora de l’School of Information, de la University of Michigan (EUA). Amb el títol “Els arxius a l’era de l’accessibilitat” i després de la ponència anterior, podíem esperar un viratge, un canvi de color, en el discurs de la ponent. Si bé l’enfocament fou diferent al d’E. Hallam, la professora Elizabeth Yakel va captivar l’atenció dels participants de les Jornades com ho fan els professors nord-americans amb els seus alumnes, és a dir, estimulant-los el coneixement de la disciplina mitjançant el mètode de cas. E. Yakel va iniciar la seva ponència narrant la història d’Amàlia, una estudiant nord-americana que es troba a Barcelona finalitzant la seva tesi sobre Espanya i les Filipines. De l’ordinador estant, Amàlia —en boca d’Elizabeth Yakel— es planteja un conjunt de problemes i proposa solucions relacionades amb l’accessibilitat als fons d’arxiu: disfuncions de les interfícies de consulta, problemes d’usabilitat, manca de diàleg entre els dissenys d’interfícies informatives i els principis bàsics de la psicologia cognitiva, etc. La ponent conclou amb una constatació aclaparadora: “¿per què, disposant de la tecnologia i d’un patrimoni arxivístic meravellós que podem distribuir a escala internacional, Amàlia té tants problemes per acabar el seu treball d’investigació?” La resposta la dóna la mateixa ponent: “la qüestió fonamental de l’accessibilitat respecte als fons d’arxiu és voler que realment existeixi aquesta accessibilitat, és a dir: que l’accessibilitat constitueixi una prioritat per a la comunitat arxivística internacional”.
La sessió matinal del divendres va finalitzar amb la ponència “L’èxit del mot ‘arxiu’ als mitjans de comunicació: una oportunitat per als arxivers”, de l’arxivera francesa Marie-Anne Chabin. Amb la ponència d’aquesta prolífera arxivera, esperada amb expectació, els participants de les Jornades vam rebre, uns més que altres, el copet de colze senyal de complicitat quan M.A. Chabin deia que el terme arxiu s’havia popularitzat i havia deixat enrere l’àmbit de la història per formar part de la vida quotidiana. Tenint en compte aquest moment en què la comunitat arxivística es troba, la ponent planteja al públic assistent —amb les seves paraules “arenga els arxivers”— que la popularitat de la qual gaudeix el mot arxiu cal considerar-la no pas un element negatiu sinó un element estratègic de comunicació dels arxivers en la defensa i definició de la professió.
Com a cloenda del matí es va desenvolupar l’espai de debat conjunt per a les tres ponències. No és gens estrany que aquest cop la participació dels assistents fos notable. La càrrega de continguts de les ponències precedents havia preparat aquesta situació. De les interpel·lacions a les ponents van sorgir punts de reflexió interessants, com ara que la irrupció d’Internet ha provocat el canvi de la manera d’entendre els instruments de descripció: els investigadors cerquen per temes mentre que els instruments de descripció estan elaborats sota criteris captius del principi de provinença; una altra premissa és que Internet està donant una segona oportunitat a la comunitat arxivística per plantejar-se com vol donar la informació. Pel que fa a les intranets de les organitzacions, M.A. Chabin va dir que el servei d’arxiu havia “d’infiltrar-se” a les pàgines de les diferents unitats de l’organització, “no és estratègic —deia— estar a la pàgina principal de la intranet quan l’usuari està treballant amb la seva; aquest no en sortirà”. E. Yakel va complementar la seva companya francesa de taula i va dir que ho trobava bé, però que calia que el servei d’arxiu fos “visible”, i que la visibilitat passava per estar present en llocs principals.
La ponència “La comunicació externa dels arxius a Catalunya: per un ‘feedback’ global” va tancar el conjunt de ponències del divendres 20. Tal com van explicar els autors, aquesta ponència va sorgir de “l’encàrrec de l’Associació d’Arxivers de Catalunya de fer un estudi sobre l’anàlisi, la perspectiva i l’estat de la qüestió de la comunicació externa dels arxius a Catalunya”. De l’estudi, els ponents en van extreure una desena de conclusions que es poden resumir en la necessitat de superar l’estadi de mera difusió cultural dels arxius per assolir la comunicació global i sense reserves amb el ciutadà i amb la societat en general. Per aconseguir aquest efecte proposen, per exemple, elaborar un Pla integral de comunicació (PIC) dels arxius de Catalunya, el redisseny dels instruments de descripció, potenciar la visibilitat dels arxius i dels arxivers en els mitjans de comunicació, etc.
Dissabte 21 de maig
MatíEl darrer dia de les Jornades, dissabte 21 de maig, va ser el torn de la ponència de Didier Grange, arxiver municipal de Ginebra (Suïssa) i president d’ICA/SPA. El títol de la seva contribució va ser “Com es comuniquen els arxivers entre ells?”. El ponent, que va enllaçar la seva explicació amb els temes que s’havien tractat en les sessions precedents, va sintetitzar afinadament l’evolució del perfil professional de l’arxiver: d’origen solitari, de mica en mica estableix converses i reunions, més endavant fa grups de treball nacional i finalment es comunica “planetàriament” per mitjà de la creació del CIA/ICA. D. Grange afirma que l’aparició d’Internet ha comportat efectes positius en la comunicació dels arxivers, però adverteix que la comunicació del col·lectiu no pot limitar la seva acció exclusivament als mitjans de comunicació. El ponent va exposar altres sistemes de comunicació com ara la vigilància arxivística (veille archivistique), el que potser es podria anomenar capitalització del coneixement arxivístic; les xarxes informals; les xarxes de traducció; la formació en comunicació, etc. Va fer, però, un advertiment: “recordem —va dir— que som davant d’un món a dues velocitats... mentre que hi ha professionals que es comuniquen per la xarxa, n’hi ha que no tenen accés a les noves tecnologies i a la informació”.
Les desenes Jornades d’Arxivística de Catalunya van acabar amb la taula rodona “Dificultats i possibilitats de la comunicació interprofessional” i amb unes accelerades i breus conclusions generals. Quant a la taula rodona, hem de destacar el nombre elevat d’aportacions no solament dels membres de la mesa, sinó també del públic participant en el torn de debat posterior. Van sorgir temes com, per exemple, l’aïllament professional i territorial dels arxivers, el qual atribuïren al caràcter individualista de la professió. Un altre aspecte que van dir que dificultava la comunicació entre els arxivers era la barrera idiomàtica; un altre, la por de compartir informació, la poca observació de la multiculturalitat (manca de coneixement d’iniciatives que no siguin les liderades per països arxivísticament “potents”), etc.
La clausura de les X Jornades de Catalunya va ser presidida per l’Honorable Conseller de Política Territorial i Obres Públiques de la Generalitat de Catalunya, la regidora de règim interior de l’Ajuntament de Terrassa, l’expresident de l’Associació d’Arxivers de Catalunya i el nou president, Joan Antoni Jiménez, elegit en el decurs de l’Assemblea d’associats que es va celebrar en aquest mateix congrés.
3 Conclusions
A la pregunta “els arxivers com (ens) comuniquem?”, podríem respondre que en vista de tot el que es va dir en aquestes Jornades els arxivers catalans comencen a comunicar bé, i això fa que la professió comenci a ser visible amb uns paràmetres fins ara inèdits. Malgrat això, pel que fa a la segona qüestió —“els arxivers com ens comuniquem?”—, podríem dir que “poc i malament”. En el decurs de les Jornades va planar el concepte de capital intel·lectual, el de coneixement, el de compartir informació, etc.; en canvi, gairebé no hem sentit parlar del treball de col·laboració, no hem sentit parlar de l’aprofitament de l’experiència, de les aptituds i actituds que desenvolupa el professional dels arxius, dels arxivers més grans, que de manera directa o indirecta són els qui donen vida a la professió. Com dirien a Terrassa, tenim mala peça al teler si no competim units.
Notes
1 Per obtenir més informació sobre la Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC), vegeu en aquest mateix número de BiD l’article “El procés d’elaboració d’una norma de descripció arxivística: de la ISAD(G) a la NODAC. Primera part”. <http://bid.ub.edu/15elvira.htm>