Els fons i les col·leccions d'arxiu a les biblioteques: models per al seu control i accés

Assumpció Estivill Rius

Professora de la Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona

Resum [Abstract] [Resumen]

En primer lloc, s'expliquen el context en què s'han format les unitats de col·leccions especials d'algunes biblioteques i les raons per les quals apleguen fons i col·leccions d'arxiu. En segon lloc, el treball se centra en les tècniques emprades en l'entorn bibliotecari per descriure els fons d'arxiu i les col·leccions que tenen un tractament arxivístic, i en com s'hi proporciona accés. En aquest context, s'examinen els models emprats als Estats Units i al Regne Unit per descriure aquests materials i per donar-los accés, i els projectes cooperatius que s'han posat en marxa en aquests dos països els darrers anys. Finalment, es fa una primera anàlisi de com es tracten actualment aquests tipus de fons en les biblioteques catalanes i es fan algunes recomanacions amb vista a millorar-ne el tractament i l'accés.

1 Introducció

Són diversos els autors que han assenyalat la dificultat de definir les unitats anomenades col·leccions especials de les biblioteques i l'ambigüitat d'aquest terme. Tanmateix, tots destaquen la diversitat de materials que apleguen i el valor que tenen per a la recerca.¹ En aquest sentit, el document Special collections: statement of principles, de l'Association of Research Libraries (ARL), posa en relleu el compromís dels membres de l'associació i, en termes més generals, el de totes les biblioteques de recerca d'arreu del món, de proporcionar recursos primaris per a la recerca. És un compromís que imposa la seva missió:

We collect, organize, maintain and preserve these primary research materials to meet the needs of our parent institutions and, like them, to serve the needs of national and international scholarship. We view our commitment to primary resources as a critical component of our institutional mission and as an enduring contribution by research libraries to scholarship and learning.

Com afirma el document, són sobretot les col·leccions especials d'aquestes institucions les que tenen un paper clau en aquesta missió, ja que solen contenir molts materials únics i irrepetibles, que van des de manuscrits i llibres rars fins a fons d'arxiu —fons personals, familiars, d'empreses, d'institucions, etc.—, i apleguen materials de tota mena, com ara fotografies, materials gràfics, pel·lícules, dibuixos, arxius digitals, etc. Per tot això: "Special Collections represent not only the heart of an ARL library's mission, but one of the critical identifiers of a research library" (Association of Research Libraries, 2003).

Recentment, diversos informes, que tenen un cert impacte en el context bibliotecari, destaquen, en primer lloc, aquest paper fonamental que els materials de les col·leccions especials tenen per a la recerca; en segon lloc, la necessitat de donar un accés exhaustiu a aquestes col·leccions, que sovint han estat objecte d'un control deficient, i, finalment, el paper que tenen i tindran en els projectes de digitalització actuals i futurs. Per exemple, l'informe Environmental scan 2007 (Association of College and Research Libraries. Research Committee, 2008, p. 7–8) preveu que cada vegada es posarà més èmfasi en la digitalització de col·leccions, en la preservació d'arxius digitals i en la millora dels mètodes d'emmagatzematge de dades, de recuperació, de conservació i de servei. En fer aquesta afirmació, l'informe es refereix sobretot als dipòsits de materials que són propietat de la institució, entre els quals hi ha les col·leccions de fonts primàries, que abunden en les biblioteques universitàries americanes. A més, destaca com una qüestió emergent les tensions que sorgiran cada any a l'hora de decidir quina part del pressupost es dedica a la compra de col·leccions digitals estàndard, en contraposició a la quantitat destinada a preservar i donar accés a les col·leccions úniques propietat de la biblioteca.

Un altre exemple d'aquest interès el proporciona On the record (2008, p. 21–23), l'informe final del Working Group on the Future of Bibliographic Control de la Library of Congress (LC), que destaca que una de les accions que cal emprendre urgentment per millorar el control bibliogràfic és donar accés als materials rars i únics que sovint s'amaguen dins de les col·leccions especials. A fi d'assolir aquest objectiu, estableixen cinc recomanacions: 1) fer que la descoberta de materials rars i únics i d'altres materials amagats sigui de prioritat alta; 2) fer més eficient la catalogació d'aquests materials i aconseguir que tingui una cobertura i un accés més amplis; 3) integrar aquest accés amb el d'altres col·leccions bibliotecàries; 4) promoure'n la digitalització per facilitar-hi l'accés; i 5) compartir l'accés a aquests materials, mitjançant acords que facilitin l'intercanvi de registres de metadades i d'autoritats i la integració d'aquests registres en bases de dades col·lectives, com ara l'OCLC. La resposta de Deanna B. Marcum, de la LC, a l'informe mostra l'interès i el compromís d'aquesta biblioteca per continuar la labor que, des de fa anys, duu a terme en la línia de millorar l'accés a les seves col·leccions especials (Marcum, 2008, p. 30–39).

Les ajudes que, les darreres dècades, les administracions públiques i alguns organismes bibliotecaris han destinat a millorar l'accés a aquestes col·leccions són una altra mostra de la importància i de com ha crescut la consciència de l'interès que tenen per a la recerca. Als Estats Units, des de la segona meitat dels anys vuitanta el National Endowment for the Humanities (NEH), la National Historical Publications and Research Comission (NHPRC) i el Research Libraries Group (RLG) han subvencionat diversos projectes per propiciar la inclusió de fons de material primari en els grans catàlegs nacionals, sobretot a la base de dades de la Research Libraries Information Network (RLIN), integrada a la base de dades de l'OCLC des de 2006 (Davis, 2006, p. 47–48). D'altra banda, a partir de 1995, i com a conseqüència del Follet Report (1993), les col·leccions especials de les biblioteques universitàries del Regne Unit han tingut accés a una sèrie d'ajudes especials, que en molts casos s'han emprat per millorar l'accés a aquestes col·leccions i per emprendre projectes de digitalització (Joint Funding Council's Libraries Review Group, 1993; Love, Feather, 1998).² Recentment, com a resultat d'un estudi de 1998 de l'ARL sobre l'estat de les col·leccions especials de les biblioteques que pertanyien a l'associació (Panitch, 2001) i del treball dut a terme posteriorment per la Special Collections Task Force d'aquell organisme (2006), l'Andrew W. Mellon Foundation ha concedit al Council on Library and Information Resources (CLIR) una ajuda de 4,27 milions de dòlars per tirar endavant un programa nacional que té l'objectiu d'identificar i de catalogar col·leccions especials i arxius (Cataloging hidden special collections and archives, 2008).

Hidden collections, col·leccions amagades, és un terme recurrent en la bibliografia per designar l'escàs accés físic i intel·lectual que sovint permeten els materials de les col·leccions especials, fet que dificulta localitzar-los, recuperar-los i usar-los. L'estudi de 1998 de l'ARL, mencionat en el paràgraf anterior, mostrava dades ben contundents sobre aquesta qüestió. Per un costat, ja en aquella data s'havien iniciat projectes de digitalització de petites seleccions de materials, amb la qual cosa es donava accés web a la mateixa representació digital dels recursos, però, per un altre, una part important d'aquestes col·leccions no assolia ni el nivell més bàsic de control bibliogràfic, ja que sovint estaven sense catalogar o processar. Aquesta situació la presentaven el 15 % dels llibres d'aquestes col·leccions, el 27 % de les col·leccions de manuscrits (inclosos fons personals, familiars o d'entitats), el 31 % dels arxius de les mateixes universitats, el 35 % dels recursos en suport vídeo, el 36 % dels materials gràfics, el 37 % dels materials d'àudio i el 46 % dels artefactes. L'estudi també mostrava que, quan hi havia algun tipus d'accés, en el 50 % de les col·leccions es limitava a un accés manual —per exemple, catàlegs de fitxes o altres instruments de descripció manuals (Panitch, 2001, p. 51–52).

El control exigu de moltes d'aquestes col·leccions té diverses raons. Es podria fer referència a la complexitat i diversitat dels materials que les conformen, juntament amb el creixement que aquests fons han experimentat els darrers anys, i a la impossibilitat, en molts casos, de procedir a la catalogació per còpia a l'hora de controlar-les, ja que es tracta de materials únics. Un altre possible factor són les moltes penúries que tradicionalment han patit les unitats de col·leccions especials i, d'entre totes, la manca tradicional de personal ha contribuït a amagar-les, perquè no s'ha disposat dels recursos humans necessaris per processar-les (Belanger, 1986).³ Entre altres motius, probablement tampoc no s'ha de descartar la manca, fins fa relativament poc temps, dels estàndards necessaris per processar de manera estructurada i uniforme una part important dels materials que conformen aquestes col·leccions.

Moltes d'aquestes col·leccions especials contenen fons d'arxiu i col·leccions susceptibles d'un tractament arxivístic que, fins fa poc més d'una dècada, es controlaven a partir de diferents instruments de descripció arxivística —com ara inventaris, catàlegs, registres, etc.— que no obeïen a estàndards nacionals o internacionals de descripció, sinó que s'elaboraven d'acord amb pràctiques locals, més o menys compartides, més o menys uniformes, però que en cap cas no estaven reglades pels organismes professionals del camp dels arxius. El 1983 es publica als Estats Units el manual de Steven L. Hensen, Archives, personal papers, and manuscripts: a cataloging manual for archival repositories, historical societies, and manuscript libraries, que es converteix en la norma de facto emprada en aquell país per descriure els fons i les col·leccions d'arxiu en el nivell de col·lecció. La publicació, poc després, de MARC for archives and manuscripts: the AMC format, de Nancy Sahli (1985), facilita la integració en catàlegs de les descripcions que representen globalment col·leccions i fons d'arxiu. No és fins al 1993 que s'aprova la ISAD(G) com a norma internacional de descripció arxivística: ISAD(G): general international standard archival description (1994). Aquell mateix any es posava en marxa el Berkeley Finding Aid Project, amb l'objectiu de desenvolupar un estàndard per codificar els instruments de descripció emprats en arxius, museus i biblioteques, que, en la versió definitiva, es coneixerà com Encoded archival description (EAD) i que, en la segona versió de 2002, va adoptar més decididament ISAD(G) com a estàndard de contingut. La pràctica actual de moltes biblioteques i arxius d'emprar el format MARC per representar en el catàleg fons i col·leccions sumàriament i d'enllaçar aquest registre "bibliotecari" amb l'instrument de descripció "arxivístic" —que descriu detalladament el fons o la col·lecció en tots els nivells jeràrquics, amb la capacitat d'arribar fins a la descripció de la peça documental simple— representa la convergència i, fins i tot, la convivència feliç i necessària de dues tècniques que van néixer, i inicialment van créixer, per separat.

Aquest treball pretén, en primer lloc, explicar el context en què s'han format les unitats de col·leccions especials d'algunes biblioteques i les raons per les quals apleguen fons i col·leccions d'arxiu. En segon lloc, se centra en les tècniques emprades en l'entorn bibliotecari per descriure els fons d'arxiu i les col·leccions que tenen un tractament arxivístic, i en com s'hi proporciona accés. En aquest context, s'examinen els models emprats als Estats Units i al Regne Unit per descriure aquests materials i per donar-hi accés, i els projectes cooperatius que s'han desenvolupat en aquests dos països els darrers anys. Si bé els models són diferents, en tots dos casos destaca que arxius i biblioteques participen activament en projectes cooperatius i que col·laboren en l'elaboració d'eines de recuperació comunes. És per aquest motiu, sobretot, que s'han examinat aquestes pràctiques concretes, i també pels resultats que han assolit. Finalment, es fa una primera anàlisi de com es tracten actualment aquests tipus de fons en les biblioteques catalanes i es fan una sèrie de recomanacions amb vista a millorar-ne l'accés.

2 Els fons i les col·leccions d'arxiu en les unitats de col·leccions especials de les biblioteques

La ISAD(G) defineix el fons i la col·lecció en els termes següents (2002, p. 29 de la versió catalana):
Fons. Conjunt de documents, de qualsevol tipologia o suport, produït orgànicament i/o reunit i utilitzat per una persona, una família o un organisme en l'exercici de les seves activitats i funcions.

Col·lecció. Agrupació artificial de documents, reunida d'acord amb algunes característiques comunes i sense considerar-ne la provinença. La col·lecció no s'ha de confondre amb el fons.

La provinença és un concepte fonamental en la definició del fons, ja que el conjunt documental s'ha produït, reunit o emprat al voltant de les activitats i les funcions del productor. La col·lecció la pot haver aplegat una persona o un grup, però aquesta provinença no és definitòria; la col·lecció reuneix peces que comparteixen característiques comunes, ja sigui una matèria, ja sigui un tipus documental concret (com ara una col·lecció de cartells, de postals, de programes de teatre o de goigs) o ja sigui la combinació d'una matèria i d'un tipus o suport documental (per exemple, una col·lecció de cartells sobre la Guerra Civil espanyola).

Des dels inicis, les biblioteques, tant les universitàries com les públiques, han reunit, amb més èmfasi o menys segons distintes tradicions, fons personals, familiars i institucionals, i col·leccions de materials que comparteixen alguna característica. William L. Joyce (1988) examina el naixement i els primers desenvolupaments de les biblioteques de recerca dels Estats Units, i traça l'evolució del concepte de col·leccions especials des dels orígens en quatre etapes de desenvolupament.

Aquestes col·leccions comencen a aparèixer en el si de les biblioteques universitàries d'aquell país al final del segle XIX i inicialment inclouen, sobretot, llibres rars i alguns manuscrits. Poques vegades es mantenen com a col·leccions separades dels fons generals i tampoc no tenen un personal específic. La formació respon a un nou enfocament més professional de la recerca i a la creació d'un cànon acadèmic en algunes àrees del coneixement, sobretot en les humanitats, en història i literatura. En la implantació també influeix l'expansió de la bibliofília i del col·leccionisme. Al final d'aquesta primera fase, que es clou amb el tombant de segle, destaquen les col·leccions d'algunes universitats, com Yale, Harvard, Princeton o Columbia, que comencen a prestar més atenció a l'adquisició i la difusió d'aquests materials i, en algun cas, els separen ja de la col·lecció general.

En la segona etapa, que segons l'autor s'estén al llarg del primer terç del segle XX, es generalitza la implantació d'unitats separades que tenen cura d'aquestes col·leccions i de sales especials per a la consulta dels materials —com la Rare Book Division de la New York Public Library o les sales de llibres rars de la Library of Congress, de Yale University, de la University of Michigan, etc.—; les adquisicions continuen centrant-se en llibres rars i en manuscrits, que es col·leccionen tant pel valor material com per l'interès que tenen per a una certa recerca acadèmica.

En la tercera etapa, que s'inicia la dècada dels anys trenta del segle XX, s'eixampla el concepte d'aquestes col·leccions, que ara accentuen l'adquisició de fonts primàries: manuscrits i col·leccions de manuscrits, com ara fons personals, familiars, d'empreses i d'institucions, etc., i altres materials d'arxiu, a més de llibres rars i col·leccions exhaustives de materials bibliogràfics entorn d'una temàtica sovint molt específica. A partir d'aquest moment, comença a sovintejar el terme col·leccions especials per designar aquestes agrupacions de materials. La designació vol donar idea de la singularitat i del valor que tenen per a la recerca, i també de la diversitat de formats i de tipologies documentals que inclouen. Durant aquest període es crea la Society of American Archivists (SAA) (1936) i es posen en marxa algunes col·leccions especials i, fins i tot, biblioteques especials dedicades a allotjar aquestes col·leccions de prestigi en universitats de renom —com la Houghton Library de la Harvard University.

Joyce situa la quarta fase del desenvolupament de les col·leccions especials els anys seixanta, quan es produeix una gran expansió de les universitats dels Estats Units. Les biblioteques dels nous campus universitaris organitzen col·leccions especials que reuneixen nombroses fonts primàries que tenen com a objectiu principal aportar materials per a la recerca, i aquests dipòsits continuen creixent també en les universitats de més prestigi, com la Beinecke Library de la Yale University que obre les portes el 1963. I és que a partir de les dècades dels anys cinquanta i seixanta, la investigació, sobretot en les àrees de les humanitats i les ciències socials, va experimentar una reorientació important, que encara continua i que ha afavorit unes polítiques de col·lecció adreçades a adquirir els tipus de fons i col·leccions que alimenten bona part de les col·leccions especials de les biblioteques universitàries d'aquell país. Aquesta recerca es caracteritza per un enfocament més interdisciplinari, per la gènesi i l'expansió dels estudis de gènere i sobre grups socials que abans no havien estat objecte d'atenció acadèmica, per centrar l'interès en el grup i no tant en l'individu, per l'aplicació de mètodes d'investigació de tipus quantitatiu que van representar una innovació en aquelles àrees, i per l'ús de nous materials amb els quals treballar i que les col·leccions especials han sabut adquirir, organitzar i conservar —premsa local; arxius personals, familiars i institucionals; col·leccions d'imatges; col·leccions de tota mena de material efímer, com ara programes de teatre, cartells de cinema, anuncis i propaganda; retalls de premsa, etc. (Greenberg, 1998).

Els efectes d'aquesta investigació més interdisciplinària i diversificada han continuat tenint un impacte en el desenvolupament de les col·leccions especials de les biblioteques universitàries fins avui dia. Per a Michael T. Ryan (1991, p. 292), la comunitat dels arxius i de les col·leccions especials ha sabut gestionar el desenvolupament de la col·lecció de la manera adequada per afavorir els reptes de la recerca actual, més centrada en els aspectes contextuals i generals que en l'individu isolat, que havia estat objecte de recerca en èpoques anteriors. Ara bé, tampoc no ha passat per alt que certs individus continuaran sent importants per a la recerca per la categoria de la seva obra, de la seva vida o de les seves relacions. Un repàs dels instruments de descripció d'algunes d'aquestes col·leccions mostra la riquesa dels seus fons en aquest sentit. A tall d'exemple, entre els fons personals del Harry Ransom Center de la University of Texas at Austin,⁴ n'hi ha de Kingsley Amis, de Julian Barnes, de Samuel Beckett, de Sarah Bernhardt, de William Blake, d'Anthony Burguess, de Gerald Brenan, de George Eliot, d'E. M. Forster, d'Ernest Hemingway, de James Joyce, de Jack Kerouac, de D. H. Lawrence, de Carson McCullers, de Henry Miller, d'Ezra Pound, de Diego Rivera, de John Steinbeck, de Gloria Swanson, de Tennessee Williams, d'Oscar Wilde, de W. B. Yeats, etc. A la Beinecke Library de la Yale University⁵ se'n troben de Jean Anouilh, d'Ezra Pound, de T. S. Eliot, d'Ernest Hemingway, de Henry James, de James Joyce, d'Abraham Lincoln, de Mabel Dodge Luhan, de Thomas Mann, de Filippo Tommaso Marinetti, de W. Somerset Maugham, de Margaret Mitchell, d'Eugene O'Neill, d'Ezra Pound, de Dante Gabriel Rossetti, de Jean-Paul Sartre, de George Bernard Shaw, i de Gertrude Stein i d'Alice B. Toklas, entre d'altres.

Les col·leccions especials de moltes biblioteques universitàries del Regne Unit han tingut un desenvolupament similar al de les biblioteques acadèmiques nord-americanes i, com aquestes, van experimentar un gran creixement en fons d'arxiu a partir dels anys cinquanta (Johnston, 2001, p. 40). Christine Love i John Feather (1998, p. 215) assenyalen que als Estats Units les biblioteques que tenen aquestes col·leccions han conformat durant dècades un grup distintiu que ha tingut el suport d'organismes com ara l'Association of College and Research Libraries, l'Association of Research Libraries o el Research Libraries Group. Al Regne Unit el reconeixement d'aquestes biblioteques és molt més recent, de l'any 1987, quan es crea el Consortium of University Research Libraries (CURL), actualment Research Libraries UK (RLUK). Els membres de les RLUK són els que tenen les col·leccions bibliotecàries més importants, per la magnitud i per l'antiguitat i també per la naturalesa de les col·leccions especials. El treball de Love i Feather, els diversos estudis de cas de biblioteques universitàries britàniques sobre l'elaboració d'instruments de descripció codificats amb l'EAD (Allinson, 1998; Higgins, 1998; Johnston, 2001; Webb, 2005), i els projectes cooperatius de creació de bases de dades d'instruments de descripció, com ara Access to archives (A2A) o Archives hub, palesen la importància dels fons i les col·leccions d'arxiu en les biblioteques universitàries d'aquell país.

Les biblioteques públiques dels Estats Units i del Regne Unit allotgen també col·leccions especials amb fons i col·leccions de caràcter arxivístic, sobretot en el cas de les grans biblioteques públiques que tenen la categoria de biblioteques de recerca. Com a exemple d'aquests fons, es pot consultar l'Archival materials access tool de la New York Public Library,⁶ que conté unes 3.000 entrades de col·leccions arxivístiques que descriuen sumàriament els fons i les col·leccions d'arxiu de la biblioteca i que enllacen amb els instruments de descripció respectius, quan estan disponibles en línia. La pàgina de col·leccions especials de la Boston Public Library n'ofereix un altre exemple, amb un llistat ampli de les col·leccions arxivístiques.⁷

A part d'aquests casos de col·leccions de molta envergadura, en general les biblioteques públiques grans i mitjanes d'aquests països acostumen a tenir col·leccions especials, amb fonts primàries que inclouen fons i col·leccions d'arxiu, creades entorn de la història, la literatura i els esdeveniments locals, i entorn de temes que són d'interès per a les comunitats respectives —des de la indústria i el comerç de la localitat fins a la vida social, els moviments migratoris, les associacions locals, etc.—, que han sabut atreure molts donatius i que en alguns casos han absorbit els fons d'arxius locals. Aquestes biblioteques també acostumen a tenir col·leccions especials de tipus bibliogràfic sobre aquells temes que tenen a veure més directament amb la seves polítiques de col·lecció, com ara la cultura popular, la ficció o la literatura infantil i juvenil, etc. En general, aquestes col·leccions deriven de materials de la col·lecció general que, amb el temps, han anat adquirint un valor per a la recerca i que ofereixen uns continguts que l'investigador no troba en la biblioteca universitària. La bibliografia sobre les col·leccions especials de les biblioteques públiques és més aviat escassa, però els autors que han tractat el tema destaquen que encara avui aquestes col·leccions pateixen la manca de personal, que sovint són poc conegudes perquè no s'han difós de la manera adequada, i que en la majoria dels casos només disposen d'instruments de descripció manuals i parcials.⁸ La consulta de les pàgines web de les col·leccions especials d'algunes d'aquestes biblioteques, com ara la Boston Public Library, el Harold Washington Library Center de la Chicago Public Library⁹ o la Cleveland Public Library¹⁰ —tots, amb fons i col·leccions arxivístiques importants—, mostra que la informació que publiquen en el web és molt més sumària que la que es troba en les biblioteques universitàries que disposen de col·leccions similars, i rarament tenen instruments de descripció complets i amb sistemes de cerca com els que han desenvolupat les biblioteques de les grans institucions acadèmiques. A part que, en general, les biblioteques acadèmiques disposen de més recursos econòmics, també poden justificar més fàcilment davant dels organismes superiors el desenvolupament de col·leccions que tenen un valor i un interès molt directe per a la recerca.

En el cas d'Espanya, la presència de fons i col·leccions d'arxiu en les biblioteques universitàries i públiques és escassa. Ho demostra el fet que en el Seminario de Archivos Personales que va tenir lloc a Madrid l'any 2004, organitzat per la Biblioteca Nacional —és a dir, des d'una perspectiva bibliotecària—, no hi hagués presentacions ni de biblioteques universitàries ni de biblioteques públiques sobre l'existència i l'organització d'aquests materials en les seves col·leccions. Aquesta absència palesa el poc interès que han tingut aquestes institucions per adquirir fons documentals que en entorns similars es consideren, des de fa moltes dècades, un material bàsic per a la recerca acadèmica en les humanitats i les ciències socials. Sí que hi van presentar treballs la Biblioteca Nacional i la Biblioteca de Catalunya (BC), que conserven fons i col·leccions d'arxiu notoris, i també la Biblioteca Valenciana, que, malgrat que és de creació recent, s'ha preocupat per reunir, a partir de distintes vies, fons personals, pel valor obvi que tenen en una biblioteca patrimonial (Galiana, 2006). A part de les biblioteques anteriors i de les intervencions d'investigadors que van ressenyar el valor dels fons personals en la recerca i en la crítica i la tasca d'edició d'aquests fons, també hi van participar, entre d'altres, l'Archivo Histórico Nacional, l'Archivo General de la Administración i les biblioteques del Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC), que des de 1998 fan una bona feina per rescatar, identificar, organitzar, descriure i difondre arxius personals i científics dipositats en aquests centres, amb un valor indiscutible per a la història de la ciència espanyola (Pérez-Montes, 2006).¹¹

Joana Escobedo (2006) i Anna Gudayol (2006a), de la BC, van presentar treballs al Seminario de Archivos Personales. La primera autora traça la presència de fons personals, familiars i institucionals a la Biblioteca des de 1907, el mateix any que es va crear l'organisme com a biblioteca de l'Institut d'Estudis Catalans, i explica amb detall els procediments que actualment s'apliquen a aquests fons des que hi ingressen fins que es posen a disposició de l'investigador. L'elaboració d'instruments de descripció i el tractament d'aquests fons en el passat no diferien gaire de les pràctiques locals i poc normalitzades que eren habituals en biblioteques de recerca de països com els Estats Units i el Regne Unit en èpoques no tan llunyanes. Per un costat, l'autora fa referència a la diversitat d'instruments de descripció existents: inventaris i catàlegs publicats i no publicats, complets o parcials i en processament, que fins fa poc s'elaboraven com a fitxers manuals de diversos formats i de manera poc normalitzada i uniforme; actualment, aquests fons es van integrant en el catàleg, i els instruments de descripció disponibles es difonen per mitjà del web de la Biblioteca. Per un altre costat, també fa referència al poc respecte que es tenia per la integritat dels fons que ingressaven i al fet que es podien distribuir per distintes seccions sense tenir-ne en compte la unitat orgànica o de provinença:

Su tratamiento no siempre gozó de sistema y homogeneidad. Un mismo fondo podía estar dividido entre la Sección de Archivo y la Sección de Manuscritos y compartido quizás también con la Sección de Estampas, Grabados y Mapas —ahora, Unidad Gráfica— o con Reserva Impresa y Colecciones Especiales. No había una asignación clara y se disgregaban. Se solía priorizar, en general, las obras de creación —literarias, artísticas...— y fragmentos de la documentación que tenían una cierta unidad, como la correspondencia. Parte del resto, que exigía una labor de clasificación y ordenación, se relegaba a un futuro. Tampoco los instrumentos de descripción y recuperación eran homogéneos. Prevalecía quizás, en algunos supuestos, el criterio de colección y el bibliográfico. (Escobedo, 2006, p. 57).

D'altra banda, Gudayol examina els diversos procediments d'adquisició d'aquests fons, la valoració, el procés limitat d'esporgada que s'hi fa i la difusió. Tant Escobedo com Gudayol assenyalen l'atenció que ha mostrat els darrers anys la BC per l'adquisició de fons d'arxiu i com se centra sobretot en els arxius personals de creació, ja siguin literaris, musicals, científics, artístics, fotogràfics, sonors o audiovisuals. La Secció de Manuscrits aplegava, el 2004, uns 1.000 metres lineals de fons i col·leccions d'arxiu; a part, hi ha fons similars a la Secció de Música, a la Unitat Gràfica i a la Fonoteca. Entre els fons personals, se'n troben, entre molts altres, de Marià Aguiló, d'Isaac Albéniz, d'Avel·lí Artís Gener (Tísner), de Conxita Badia, de Jaume Bofill i Mates, de Pere Bohigas i Balaguer, d'Agustí Calvet (Gaziel), de Josep Anselm Clavé, de Pere Coromines, de Jaume Fuster, de Joan Fuster, d'Enric Granados, d'Alícia de Larrocha, de Rosa Leveroni, de Néstor Luján, de Joan Maragall, de Frederic Mompou, d'Enric Morera, de Carles Riba i Clementina Arderiu, de Joan Salvat-Papasseit, de Ramon Sarró, d'Eduard Toldrà, de Josep Trueta i de Jacint Verdaguer. També és molt notòria la tasca que ha fet la Biblioteca de Catalunya per reunir fons documentals d'institucions i d'empreses, entre els quals destaquen els de diverses editorials, agències literàries i productores discogràfiques, com ara l'Agència Literària Carme Balcells, Concèntric, Curial, La Magrana, Montaner y Simón, etc.¹²

Recentment, les universitats catalanes han començat a reunir, de manera tímida, alguns fons i col·leccions arxivístiques que, de vegades, difonen des de les pàgines web o des del catàleg. Són encara unes col·leccions molt incipients, que no són equiparables a les que es troben a les institucions acadèmiques dels Estats Units i del Regne Unit, i que, a diferència de la diversitat, se centren sobretot en documentació de caràcter personal. La Universitat Autònoma de Barcelona, per exemple, té fons personals, amb correspondència i altra documentació personal, de José Agustín Goytisolo, Pere Calders i Jordi Arbonès.¹³ La Universitat de Girona, que va ser una de les primeres biblioteques universitàries a difondre els fons documentals en el web, té documentació personal —bàsicament correspondència i alguns manuscrits— de Prudenci i Aurora Bertrana, Josep Ferrater Mora, l'hispanista Robert Brian Tate i Jaume Vicens Vives.¹⁴ A la pàgina web de col·leccions especials de la Universitat de Barcelona, s'hi llisten tant col·leccions bibliogràfiques que són donatiu de professorat de la Universitat o que s'han creat al voltant de la seva obra com algunes col·leccions i fons d'arxiu. En aquest darrer grup destaquen els fons documentals de Pere Bosch Gimpera, Joaquim Carreras Artau, Oriol Martorell i Montserrat Solanic, i Jordi Sabater Pi; també s'informa de la col·lecció Juntas Literarias, amb dissertacions mèdiques llegides per professors del Reial Col·legi de Cirurgia de Barcelona, i d'un fons documental procedent de l'Editorial Mateu.¹⁵ La biblioteca de la Universitat Politècnica de Catalunya conserva l'arxiu gràfic de l'Escola Tècnica Superior d'Arquitectura de Barcelona, amb una part de la documentació generada per l'activitat docent de la institució; s'hi inclouen des de projectes de l'Escola de Mestres d'Obres de Barcelona (1850–1870) fins als projectes de final de carrera actuals.¹⁶ I, per esmentar un darrer exemple, la Biblioteca de la Universitat de Lleida conserva el fons personal de Màrius Torres, amb correspondència i altra documentació personal del poeta, així com material sobre la seva figura.¹⁷

Probablement altres biblioteques universitàries de Catalunya tenen fons i col·leccions similars als anteriors, com també en tenen les biblioteques de l'Ateneu Barcelonès¹⁸ i del Centre de Lectura de Reus, la Biblioteca Museu Víctor Balaguer de Vilanova i la Geltrú,¹⁹ la Biblioteca Francesca Bonnemaison o el Centre de Documentació i Museu de les Arts Escèniques de l'Institut del Teatre. Així mateix, és probable que moltes biblioteques públiques conservin en la col·lecció local sèries de materials susceptibles de tractament arxivístic, com ara programes de festa major, de representacions teatrals i d'altres esdeveniments locals; col·leccions de fotografies; retalls de premsa, i material efímer d'una altra mena. En la majoria dels casos es tracta de col·leccions amagades, perquè no han estat objecte de control o no es difonen de la manera adequada —aquestes col·leccions sovint no es mencionen a les pàgines web respectives i tampoc no tenen un registre que les representi en el catàleg.

Aquest treball se centra en les col·leccions i els fons d'arxiu que es custodien en biblioteques i en les tècniques que s'hi empren per descriure'ls i per donar-los accés. Tanmateix, no es pot passar per alt que fons documentals similars als que s'han anotat fins ara es conserven sobretot en arxius històrics, ja siguin nacionals, comarcals o locals, que, a més de la documentació de l'administració respectiva que alimenta el dipòsit, també reuneixen fons personals, familiars i institucionals, així com col·leccions d'altres materials d'arxiu. Així per exemple, l'Arxiu Nacional de Catalunya (ANC) conserva nombrosos fons d'institucions, d'associacions i de fundacions, fons comercials i d'empreses, fons patrimonials i familiars, i fons personals, així com col·leccions de materials diversos (fotografies, cartells, propaganda electoral, documentació sonora, etc.).²⁰ L'Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona (AHCB), a part dels fons de l'arxiu medieval i modern, conserva fons gràfics (auques, cartells, catàlegs d'exposicions, dibuixos, goigs, gravats, mapes, plànols de Barcelona, romanços, etc.), fons fotogràfics i fons orals i, així mateix, acull fons personals. Es podrien aportar altres exemples, com els diversos arxius que s'esmenten en el directori Arxius comarcals de Catalunya. Aquest directori inclou una fitxa completa de cada arxiu i un enllaç amb la relació detallada dels fons que s'hi conserven, seguint unes categories similars a les emprades a l'ANC: fons notarials, judicials, registrals, religiosos, d'institucions, d'associacions i de fundacions, d'empreses, patrimonials, personals, i les col·leccions arxivístiques. En el cas dels arxius més potents, és remarcable la labor que s'ha dut a terme per començar a presentar els instruments de descripció d'una part dels fons en les pàgines web —seria el cas de l'ANC, de l'AHCB, o de l'Arxiu Municipal de Girona, entre d'altres.

El reconeixement de la importància que les fonts primàries conservades en els fons i les col·leccions d'arxiu tenen per a la recerca i també per als diversos nivells de l'ensenyament, així com els avenços que s'han fet en l'adopció de normes internacionals de descripció arxivística, han contribuït a millorar extraordinàriament la visibilitat d'aquestes col·leccions, que eren molt menys conegudes que les bibliogràfiques per la dificultat d'accés que presentaven fins fa poc. En el paràgraf anterior s'han esmentat sumàriament algunes iniciatives catalanes; tampoc no es pot passar per alt el Portal de archivos españoles (PARES), un projecte de gran envergadura del Ministerio de Cultura, que té l'objectiu de difondre a Internet els fons documentals que es conserven en la xarxa d'arxius que depenen del Ministerio, així com altres fons documentals d'arxius públics i privats que hi tenen acords. A part de facilitar la cerca d'aquests fons documentals, el PARES també dóna accés a molts documents digitalitzats. Recentment, el Consejo de Ministros ha aprovat un "Plan de digitalización y consulta en red de los fondos documentales de los archivos nacionales", que té l'objectiu d'assegurar la difusió i la preservació del patrimoni documental dels arxius espanyols. El pla parteix dels assoliments del projecte PARES.²¹

Al voltant de les iniciatives de l'àmbit de l'arxivística catalana i espanyola s'han començat a aplicar les normes internacionals de descripció arxivística, com la ISAD(G), i algunes normes nacionals que en deriven, com la Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC). També ho han començat a fer algunes de les biblioteques catalanes que apleguen fons i col·leccions d'arxiu, com la Biblioteca de Catalunya. Ara bé, les biblioteques tenen en el catàleg una eina de recuperació que des de sempre ha estat aglutinadora i que ha servit per donar accés a tots els materials que conformen les col·leccions bibliogràfiques. Als Estats Units el catàleg també ha servit, sobretot des dels anys vuitanta, per donar accés als fons i a les col·leccions d'arxiu. En la secció següent de l'article s'explica com es combinen les eines bibliotecàries i les de l'entorn arxivístic per millorar l'accés a aquests materials.

3 Les tècniques emprades en biblioteques en la descripció dels fons i les col·leccions d'arxiu

3.1 Representació dels fons i les col·leccions d'arxiu en catàlegs de biblioteca

La representació dels fons i les col·leccions d'arxiu en catàlegs de biblioteca es va normalitzar molt abans que l'elaboració d'instruments de descripció més detallats que descriuen aquests fons i les unitats en què s'organitzen, que va donar com a resultat la norma de descripció arxivística ISAD(G). La primera edició, de 1967, de les Anglo-American cataloguing rules (AACR, 1967), dedicava el capítol 10 a la catalogació de manuscrits, tant als aspectes que feien referència als punts d'accés com als de la descripció. S'organitzava en dos subconjunts de regles: les que s'aplicaven a manuscrits solts —s'hi consideraven els manuscrits moderns, els antics, els medievals i els renaixentistes, i alguns tipus concrets de manuscrits, com ara les cartes, els discursos, les conferències i els documents legals— i les que s'aplicaven a col·leccions de manuscrits. Aquestes darreres es definien de la manera següent:

For the purpose of these rules, a manuscript collection is defined as a group of manuscript or typewritten materials formed by or around a person, family, corporate body, or subject. The materials may be in their original form, carbon copies, transcripts, photographic or other reproductions. They may consist of letters, memoranda, diaries, business records, drafts, the archives of a family or a corporate body, etc., and may include photographs and some printed materials such as pamphlets, newspaper clippings, and miscellaneous ephemera... (p. 265–266).

Les col·leccions de manuscrits es definien de manera clara i comprenien els fons personals, els familiars i els institucionals i d'entitats, d'empreses, etc., i també les col·leccions d'arxiu sobre una matèria. Pel que fa als punts d'accés, les regles establien que, en el cas dels fons, l'encapçalament de l'entrada principal s'havia de fer pel nom del productor, i donaven un ordre de preferència per establir el punt d'accés principal de la resta de col·leccions. En la descripció es preveien notes específiques per a aquests conjunts documentals, que actualment conformen alguns dels elements de la ISAD(G): el dipòsit i la localització dins el dipòsit; la forma de la documentació, si no era l'original (per exemple, transcripcions, fotocòpies, microfilm, etc.); l'abast i el contingut, amb els tipus de documents, les dates predominants de la documentació, dades biogràfiques del productor del fons, etc.; referències a descripcions, índexs, calendaris, etc., publicats del fons i als instruments de descripció no publicats elaborats per la mateixa institució; les restriccions d'accés; els drets de còpia, i la provinença o història de la custòdia.

La segona edició, de 1978, de les Anglo-American cataloguing rules (AACR2, 1978) reorganitzava el cos de les regles en dues grans parts, que han quedat ben fixades fins a l'edició actual: la primera està dedicada a les regles de descripció i la segona, a les regles sobre la tria i la forma dels encapçalaments, als títols uniformes i a les referències. En la part de descripció, el capítol 4 tracta de la descripció de manuscrits, incloses les col·leccions de manuscrits; tanmateix, a diferència de l'edició de 1967, ara l'èmfasi es posa en els manuscrits solts —en la descripció de les peces, i no en els fons i les col·leccions— i, a part de la definició de col·leccions de manuscrits, només s'anoten instruccions concretes per a les dades que es recullen en l'àrea 5, de la descripció física, d'aquestes col·leccions. Pel que fa a l'àrea de les notes, es preveuen les mateixes notes específiques per a col·leccions d'arxiu que en l'edició de 1967, i no s'aprofita l'avinentesa per donar-les de manera més estructurada i, en les darreres edicions del codi, en correspondència amb el que preveuen la ISAD(G) i el mateix format MARC 21. L'estructura uniforme que la ISBD imposa a la descripció de qualsevol tipus de material i el compromís dels codis nacionals de seguir aquests textos, juntament amb el fet que no hi hagi cap norma ISBD per a manuscrits i col·leccions de manuscrits, probablement ha influït en la manera superficial com les AACR2 enfoquen la descripció dels fons i les col·leccions d'arxiu. Pel que fa als punts d'accés, en les successives edicions i actualitzacions de les AACR2 a partir de 1978, desapareix qualsevol referència a la tria dels punts d'accés en els casos de fons i col·leccions.

Quant a l'edició de 1978 de les AACR, Steven L. Hensen explica que la Manuscript Division de la LC no va poder intervenir en la revisió del capítol 4, dedicat als manuscrits, però, com que no s'havien considerat els requeriments de la descripció de col·leccions arxivístiques, va recomanar l'elaboració d'un conjunt de regles que complementessin les disposicions del capítol en aquell punt (Hensen, 1988, p. 540–541). El 1983 la LC publicava Archives, personal papers, and manuscripts: a cataloging manual for archival repositories, historical societies, and manuscript libraries (APPM), compilat per Steven L. Hensen, de la LC, i revisat per diversos experts del camp dels arxius (Hensen, 1983). El manual conté un apartat molt breu dedicat a la tria i l'elaboració de punts d'accés per a les col·leccions arxivístiques i una sèrie de regles de descripció, organitzades a la manera de les AACR2 —unes regles generals i les regles corresponents a cada una de les àrees de la descripció—, ja que la voluntat era que fos compatible amb els principis i l'estructura d'aquell codi. Les notes s'amplien respecte a les previstes en les AACR i s'apropen més a algunes àrees i elements de la futura ISAD(G): relacions amb altres materials; constància de còpies i dipòsit dels originals; biografia/història; abast i contingut/resum; llengua; provinença o història de la custòdia; donant o font immediata del material; restriccions d'accés; drets de reproducció; instruments de descripció; altres fonts de descripció; versions publicades; condició física; font del títol i títols variants.

La segona d'edició d'APPM, que publica el 1989 la SAA, també està compilada per Steven L. Hensen, en línies generals, marca una continuació amb el text de 1983 i té els mateixos objectius (Hensen, 1989). No obstant això, també presenta diferències significatives amb relació al primer text. Així, per exemple, en la segona edició la part dedicada a la descripció està molt més coordinada amb les prescripcions del format MARC per a arxius i manuscrits, que s'havia desenvolupat i publicat gairebé en paral·lel a la primera edició d'APPM. En aquest sentit, es reorganitzen algunes de les notes i se n'inclouen de noves, com ara la nota sobre l'organització/classificació i l'ordenació dels materials o la nota amb la forma preferida de citació del fons o la col·lecció. Però la diferència més destacable és l'atenció que es presta en la segona edició d'APPM a les regles dedicades a la tria i a l'establiment dels punts d'accés. En la primera edició hi havia algunes instruccions generals, que amb prou feines ocupaven un parell de pàgines, i es remetia a la segona part de les AACR2 per procedir en aquest apartat; el manual de 1988 inclou una selecció de les regles dels capítols d'aquesta segona part que són més aplicables en l'entorn dels manuscrits i els arxius i, quan cal, s'afegeixen comentaris, orientacions o interpretacions per aplicar-los correctament en aquest context i es complementen amb exemples més adequats o més corrents en aquestes aplicacions. A diferència de la primera edició del manual, que s'adreçava sobretot a la descripció de fons i col·leccions textuals, la segona edició té un enfocament més general en les regles de descripció i considera també els fons i les col·leccions que inclouen principalment altres materials, com ara enregistraments sonors o de vídeo, fitxers electrònics, materials gràfics, etc.

Un tret que cal destacar de l'APPM és que les prescripcions se centren en la catalogació de materials d'arxiu en el nivell de col·lecció —i, en alguns casos, de sèrie, si el que es descriu és una sèrie. Això és: preveu registres de catàleg amb descripcions globals del fons o de la col·lecció i no dóna instruccions més detallades per fer descripcions en diversos nivells, amb informació sobre cada una de les unitats en què s'organitza el fons documental; de fet, els registres creats segons aquestes regles pretenen ser un resum d'altres instruments de descripció més detallats, com ara inventaris, catàlegs, índexs o llistes de contingut. Això és així perquè, tal com es diu a la introducció, les regles volen proporcionar una base per a la incorporació de manuscrits i fons d'arxiu en els sistemes nacionals de control bibliogràfic, en els grans catàlegs automatitzats —a més, és clar, d'incloure'ls en catàlegs locals. Òbviament, aquesta descripció sumària del fons es complementa amb els instruments de descripció més detallats corresponents —normalment inventaris—, l'existència dels quals es fa constar a l'àrea de les notes.

De la mateixa manera que l'edició de 1978 de les AACR no tractava els fons i les col·leccions d'arxiu de manera satisfactòria, el format MARC tampoc no estava preparat per acollir descripcions d'aquests materials. Entre els diversos manuals que van configurar el format bibliogràfic (llibres, publicacions en sèrie, mapes, música, materials visuals, fitxers informàtics), l'any 1973 es va publicar un manual del format per a manuscrits. Tanmateix, va tenir poca acceptació, ja que no recollia de manera adequada els conceptes arxivístics i estava centrat sobretot en la codificació de la descripció de manuscrits solts. Per aquest motiu, al final de la dècada, la National Information Systems Task Force —creada per la SAA per analitzar el desenvolupament d'un format que satisfés les necessitats de la comunitat dels arxius—, el Research Libraries Group i la LC van començar a treballar en el desenvolupament d'un format MARC per al control de manuscrits i fons d'arxiu. El 1983 el nou format estava enllestit i aprovat, i el 1985 es publicava en dues parts, amb el títol MARC for archives and manuscripts (MARC(AMC)) (Sahli, 1985; Evans, Weber, 1985). La integració dels distints manuals del format bibliogràfic la dècada dels anys noranta i la publicació posterior, el 1999, del format MARC 21 per a dades bibliogràfiques, que harmonitzava l'USMARC i el CANMARC, va mantenir el tractament arxivístic dels fons i les col·leccions d'arxiu, i va permetre donar aquest tractament a col·leccions textuals i a col·leccions en altres suports, com ara fotografies o altres materials gràfics, enregistraments sonors, etc. Actualment el format MARC 21, que finalment han adoptat o adoptaran la majoria de biblioteques catalanes amb el canvi del sistema de gestió del catàleg que estan duent a terme, recull gairebé vint-i-cinc anys d'experiència en la catalogació de fons i col·leccions d'arxiu. Els codis i els designadors de contingut que inclou per facilitar el control d'aquests materials mostren la riquesa i les capacitats del format en aquest sentit; a més, la inclusió en el format a partir de 1993 del camp 856, de localització i accés, ha permès enllaçar directament la descripció sumària del registre MARC amb instruments de descripció més detallats, quan estan disponibles en format electrònic. La taula 1 és un sumari dels codis i els camps del format que estan pensats específicament per a aquests fons documentals o que s'usen més sovint per descriure'ls.

Capçalera
Posició 06, Tipus de registre: p – Material mixt

Posició 07, Nivell bibliogràfic: c – Fons o col·lecció
Posició 07, Nivell bibliogràfic: d – Subunitat o part d'un fons o una col·lecció

Posició 08, Tipus de control: a – Arxivístic

Camps de punts d'accés
Camps 100, 700, 600:

2n indicador: 3 – Noms de família (per designar els noms de fons familiar com a entrada principal, secundària o de matèria)

Camps de descripció
Camp 351, Organització i ordenació dels materials, amb la descripció de l'organització/classificació i l'ordenació d'un fons o d'una col·lecció.

Camp 506, Nota sobre les restriccions d'accés als materials descrits.

Camp 510, Nota de citació/referències, amb les citacions o referències de descripcions bibliogràfiques publicades, de ressenyes, de resums o d'índexs del contingut del document descrit.

Camp 520, Resum.
El camp 520 no és específic dels fons i les col·leccions d'arxiu, però sí que és habitual usar-lo en la descripció.

Camp 524, Nota de la citació preferida dels materials descrits, amb la indicació de com s'ha de citar preferentment el fons o la col·lecció.

Camp 535, Nota de la localització d'originals/duplicats, amb el nom i l'adreça del dipòsit que custodia l'original o una còpia duplicada dels materials descrits quan estan guardats en un dipòsit diferent d'aquell del material que es descriu.

Camp 540, Nota dels termes que regulen l'ús i la reproducció dels materials descrits.

Camp 541, Nota de la font immediata d'adquisició dels materials descrits.

Camp 544, Nota de la localització d'altres materials d'arxiu, amb el nom i l'adreça dels conservadors de materials d'arxiu relacionats amb els materials descrits, ja sigui per la procedència o perquè prèviament hagin format part del mateix fons o col·lecció.

Camp 545, Dades biogràfiques o històriques, de la persona, la família o l'entitat que és l'encapçalament principal dels materials descrits.

Camp 555, Nota d'índexs cumulatius de recursos continus i d'instruments de descripció elaborats per al control de fons i col·leccions d'arxiu.

Camp 561, Història de la propietat i la custòdia.

Camp 562, Nota d'identificació de la còpia i de la versió, amb informació que distingeix la còpia o versió dels materials conservats en un dipòsit, quan n'existeix o en pot existir més d'una còpia o versió.

Camp 581, Nota de publicacions sobre els materials descrits.

Camp 584, Nota del creixement i de la freqüència d'ús, amb informació sobre el creixement dels materials en el cas de fons i col·leccions oberts, i l'índex de consulta dels materials descrits.

Camp 585, Nota d'exposicions.

Camps de localització i accés
Camp 856, Localització i accés electrònics.
El camp 856, amb un segon indicador 2, localització electrònica de recursos relacionats, inclou l'adreça dels instruments de descripció detallats del fons o la col·lecció quan estan disponibles al web.

Subcamps de control
Entre els subcamps de control definits en el format MARC 21, n'hi ha un, el subcamp $3, que és molt emprat en la descripció de materials d'arxiu. La funció és identificar la part dels materials catalogats a la qual s'aplica el camp.

Exemple:

561 1# $3Correspondència familiar $a Recopilada originalment per Henry Fitzhugh, llegada a la seva dona, Sarah Jackson Fitzhugh, i donada per ella al seu nét Jonathan Irving Jackson, el qual va recopilar més informació sobre la seva àvia i documents dels seus parents i veïns de Cellarsville, els d'Arnold Fitzhugh, abans de donar tot el material, juntament amb els seus papers, com a alcalde de Cellarsville, a la Historical Society.

Comentari: La nota anterior sobre la història de la custòdia s'aplica únicament a la sèrie definida en el subcamp $3, "Correspondència familiar".

Taula 1. Sumari dels codis i els camps del format MARC 21 pensats específicament per a fons i col·leccions d'arxiu o que s'apliquen sovint en la seva descripció.

En les figures 1 i 2 es pot veure l'exemple del registre en format MARC i en la visualització d'usuari de les cartes de Pedro Salinas a Katherine Whitmore conservades a la Houghton Library de la Harvard University. S'hi poden observar alguns dels codis i dels camps anteriors, emprats en la catalogació de materials d'arxiu, i com es traslladen a etiquetes textuals en la visualització d'usuari. Cal notar que, en aquest cas, l'enllaç amb l'instrument de descripció del material descrit s'ha integrat en el camp 556, quan en general se sol incloure en el cap 856, de localització i accés electrònics. L'instrument de descripció corresponent a aquest material es pot consultar a: <http://nrs.harvard.edu/urn-3:FHCL.Hough:hou00345>.

Figura 1. Exemple del registre MARC de les cartes de Pedro Salinas a Katherine Whitmore conservades a la Houghton Library de la Harvard University.

Figura 2. Exemple del registre, en la visualització d'usuari, de les cartes de Pedro Salinas a Katherine Whitmore conservades a la Houghton Library de la Harvard University.

La posada en marxa del format MARC(AMC) es va fer amb cautela i no va estar exempta de certes crítiques a l'hora d'emprar-lo. Peter Carini i Kelcy Shepherd (2004, p. 19)²² recullen alguns dels desavantatges del format per descriure acuradament materials d'arxiu:

Si bé el format s'ha mostrat molt útil a l'hora de fer descripcions a nivell de col·lecció, és inadequat per a descripcions més detallades, que mostrin els nivells en què s'organitzen els fons i les col·leccions o la seva classificació.

Els límits que el format imposa a la llargada del registre i dels camps que el conformen dificulta fer una descripció que és molt més narrativa que la que requereixen els recursos bibliogràfics.

Les etiquetes textuals que es deriven de les etiquetes MARC sovint no són adequades en l'entorn dels arxius (per exemple, molts sistemes generen els literals "Autor" o "Nota" i no "Productor" o "Provinença", "Biografia", etc.).

Pel que fa a les dues primeres crítiques, cal dir que els registres MARC de nivell col·lecció mai no s'han considerat un substitut dels instruments de descripció més detallats, sinó un complement d'aquestes altres eines, que facilita que els fons i les col·leccions es puguin integrar en catàlegs i, en conseqüència, que es puguin consultar en relació amb altres documents. Quant al darrer punt, algunes biblioteques han solucionat el problema de les etiquetes textuals i empren literals adequats als continguts dels camps, com es veu en l'exemple anterior del catàleg de la Harvard University. Fins i tot en el cas del terme "Autor" ("Author"), que es genera des de les etiquetes 1XX, algunes biblioteques fan servir termes més genèrics, que englobarien el concepte de productor, més apropiat per a fons d'arxiu, com ara "Personal name", "Corporate name" o "Meeting name" en el catàleg de la LC, o "Author/Name", en la catàleg de la University of California, San Diego.

Malgrat algunes reticències inicials, tant bibliotecaris com arxivers van treballar intensament per fer confluir dues pràctiques que no tenien gaire punts en comú, i ben aviat es va fer palès que es deriven molts beneficis de l'ús del format per catalogar aquells fons documentals com una unitat i de la integració dels registres resultants en el catàleg local i, sobretot, en els grans catàlegs col·lectius (Carini, Shepherd, 2004, p. 19–21; Coats, 2004, p. 30; Hensen, 1988, p. 549–550; Hensen, 2001, p. 79; Higgins, 1998, p. 233–234; McCrory, Russell, 2005, p. 105):²³

Molta més visibilitat dels fons i les col·leccions d'arxiu i, lògicament, moltes més possibilitats de descobrir aquests materials i d'accedir-hi, ja que en general, la majoria de les vegades i en el millor dels casos, només disposaven d'instruments de descripció locals, que solament es podien consultar en el dipòsit mateix —llevat, és clar, que el fons disposés d'instruments de descripció publicats.

Un sistema de recuperació únic i normalitzat amb unes mateixes eines, que eren bàsicament els fitxers d'autoritats de la LC de noms i matèries. Certament en aquest punt també hi va haver problemes, ja que en l'entorn dels arxius no hi havia una tradició tan establerta pel que fa a la normalització dels punts d'accés i a l'ús d'un sistema de matèries; tanmateix, les eines s'han anat acomodant a aquest nou ús.

Un accés que es fa en relació amb altres materials, que enllaça els documents d'arxiu amb la resta de materials descrits en el catàleg, amb la qual cosa s'enriqueix la recuperació.

Uns instruments de descripció més uniformes i estandarditzats, ja que l'aplicació d'un format tan estructurat com el format MARC en la descripció de fons i col·leccions va ajudar a normalitzar l'estructura d'aquests instruments de descripció i dels elements de dades que contenien, i va facilitar l'eliminació de redundàncies i l'addició d'elements nous que abans no s'havien considerat necessaris.

Un altre avantatge de l'ús del format MARC és que permet representar en el catàleg fons i col·leccions que encara no s'han tractat en profunditat i, a partir d'aquest registre inicial que descriu globalment la col·lecció, els posa a disposició del públic, encara que no se n'hagi elaborat una descripció arxivística detallada. El tractament arxivístic de fons i col·leccions permet que, una vegada organitzats els materials d'un fons o una col·lecció, se'ls pugui aplicar un processament per fases, al llarg de les quals es va aprofundint en la descripció detallada dels materials per nivells o grups, fins a arribar, si escau, a la descripció de les unitats documentals simples. Aquesta manera de tractar els materials d'arxiu comporta molts beneficis a l'hora de fer visibles materials que són de processament lent i laboriós i, per això, actualment s'està posant èmfasi a donar un tractament arxivístic a certes col·leccions bibliotecàries a les quals, tradicionalment, s'havia donat un tractament bibliogràfic, de descripció peça per peça de manera independent. La inclusió d'un apèndix sobre els registres de nivell col·lecció en el manual Descriptive cataloguing of rare materials (books) palesa aquesta tendència.

La figura 3 mostra el registre MARC d'una col·lecció de fullets de la Yale University sobre el tema de la guerra i la pau, procedent de diversos donatius, que ha rebut un tractament arxivístic. Es mostra també la visualització d'usuari en el catàleg de Yale (vegeu la figura 4). L'instrument de descripció corresponent es pot consultar a: <http://webtext.library.yale.edu/xml2html/divinity.061.con.html>.

Figura 3. Exemple del registre MARC d'una col·lecció factícia de fullets sobre el tema de la guerra i la pau conservada a la Yale University.

Figura 4. Exemple del registre, en la visualització d'usuari, d'una col·lecció factícia de fullets sobre el tema de la guerra i la pau conservada a la Yale University.

Tal com diu Hensen (2001, p. 82), l'ús del format MARC en la catalogació de fons i col·leccions d'arxiu és un fenomen gairebé exclusivament americà —si més no, ho ha estat fins fa relativament poc—, i és així perquè els grans serveis bibliogràfics, com els de la RLIN i l'OCLC, que van tenir un paper molt important en la ràpida acceptació i en l'ús ampli del format, no tenien un paral·lel ni a Europa ni a la resta del món. Sobretot el RLG, que era el responsable de la RLIN, va promoure des del primer moment l'ús del format MARC(AMC) i posteriorment també ha tingut un paper molt rellevant a l'hora d'impulsar projectes per codificar instruments de descripció en el format EAD. Un dels assoliments importants del RLG en aquesta àrea va ser la inauguració, l'any 2006, de la base de dades ArchiveGrid, que proporciona accés a descripcions arxivístiques de nivell col·lecció als fons i les col·leccions de més de 2.500 arxius, biblioteques i museus, sobretot dels Estats Units, però també de molts altres països, que prèviament havien format part del catàleg col·lectiu del RLG. Aquest servei, que incorpora les descripcions MARC del catàleg col·lectiu del RLG, actualment s'ha integrat en l'OCLC, i conté prop d'un milió i mig de registres de nivell col·lecció de fons personals, familiars i institucionals i de col·leccions d'arxiu. S'hi pot tenir accés prèvia subscripció i, de manera gratuïta, mitjançant el portal del National union catalog of manuscript collections de la LC.²⁴

La importància d'ArchiveGrid rau en el fet que proporciona un accés unificat a nombroses col·leccions d'arxiu. Des d'un altre punt de vista, cal destacar la gran quantitat d'aquests materials, descrits també en el nivell col·lecció, que consten en la base de dades WorldCat de l'OCLC. Una cerca en aquest servei pel descriptor de matèries "anarchism", que es va fer el juliol de 2008, recupera un total de 167 registres de fons i col·leccions, xifra que dóna una idea del potencial d'aquesta base de dades quan se cerquen fonts primàries d'aquesta mena.

Els anys vuitanta van ser testimoni d'altres iniciatives de normalització en el camp dels materials d'arxiu. El Regne Unit i el Canadà van publicar també manuals i normes de descripció arxivística. En el cas del Canadà, el punt de partida de les Rules for archival description (RAD), que va començar a dissenyar cap a meitat de la dècada un grup de treball, és similar al del manual APPM de Hensen, ja que segueixen un model bibliotecari o més bibliogràfic que tracta la descripció dels materials conjuntament amb els punts d'accés bibliogràfics i de matèries; així mateix, parteixen de les AACR2. Entre les diferències, destaca que les RAD, des que es van publicar el 1990, consideren les descripcions en més d'un nivell, tracten els fons i les col·leccions en qualsevol suport i forma d'expressió, i són un conjunt de regles més "arxivístic", que posa més èmfasi en l'organització/classificació dels materials segons el principi de respecte al fons. Al Regne Unit, el 1985 es publica A manual of archival description (MAD), de Michael Cook i Kristina Grant, que ha tingut dues edicions més. Aquesta obra s'aparta de qualsevol referència a les tècniques bibliotecàries, i deriva les seves recomanacions de l'anàlisi directa dels instruments de descripció preparats en arxius.

Com assenyala Kent M. Haworth (1993, p. 60), la coincidència en el temps d'aquestes primeres iniciatives de normalització de la descripció arxivística va ser, en part, conseqüència de l'impacte dels sistemes automatitzats i del fet que les xarxes locals, nacionals i internacionals presentessin moltes oportunitats i reptes per a l'entorn dels arxius. Segons l'autor, la disponibilitat d'APPM, el MAD i les RAD també va representar un punt d'inflexió en els aspectes tècnics, però sobretot en la relació dels arxivers amb els usuaris i amb les professions relacionades —bibliotecaris i documentalistes.²⁵ A més, el treball que es va fer amb aquestes normatives va ser la llavor de la tasca de normalització internacional que es va iniciar cap al final dels anys vuitanta.

3.2 La normalització de la descripció arxivística i la publicació i recuperació d'instruments de descripció en el web

L'any 1994 l'International Council on Archives (ICA) va publicar la primera edició de la norma ISAD(G). L'estàndard recollia la tradició arxivística de diversos països tal com s'havia plasmat en els textos esmentats més amunt —l'APPM, el MAD i les RAD— i traslladava al camp dels arxius una labor normalitzadora similar a la duta a terme per l'IFLA en l'entorn bibliotecari amb el programa ISBD, d'acceptació tan àmplia. Aquesta influència es fa palesa també amb l'aprovació l'any 1995 de la ISAAR(CPF): international standard archival authority record for corporate bodies, persons and families, una norma dedicada a la qüestió de les autoritats, que mai abans no havia centrat l'interès dels arxivers. De tots dos textos hi ha una segona edició, de 1999 la de la ISAD(G) i de 2004 la de la ISAAR(CPF).

La ISAD(G) organitza la descripció arxivística a la manera dels textos ISBD. Inclou set àrees d'informació descriptiva i un total de vint-i-sis elements, només sis dels quals es consideren essencials per a l'intercanvi internacional d'informació: codi(s) de referència, amb la identificació de la unitat que es descriu; títol; nom del(s) productor(s); data(es) de la unitat de descripció, ja siguin les dates de reunió o les de producció; volum i suport de la unitat de descripció, i nivell de descripció, que indica la posició que ocupa la unitat que es descriu en la jerarquia d'un fons (p. ex., una sèrie, una unitat documental composta). La norma preveu les descripcions en més d'un nivell, en les quals es descriuen el fons, com a conjunt, i les parts o unitats en què s'organitza d'acord amb el nivell jeràrquic que ocupen dins del fons. Els vint-i-sis elements previstos es poden aplicar, segons escau, a cada una de les unitats descrites, des del nivell de fons o col·lecció fins a la unitat documental simple.

La norma dóna indicacions de com s'ha d'organitzar la descripció i de quins elements ha de constar, però, tal com diu la introducció, només pretén ser una guia general per elaborar descripcions arxivístiques i, com a tal, s'ha d'emprar en conjunció amb les normes nacionals existents o les que es desenvolupin en el futur que fixin més detalladament el contingut de les descripcions. En aquesta línia, el MAD i les RAD s'han anat actualitzant els darrers anys. Pel que fa a l'estàndard emprat als Estats Units, Describing archives: a content standard (DACS)²⁶ és el darrer estadi de l'APPM, en representa la continuació i l'ampliació, i el reemplaça. La revisió d'aquell text es va iniciar la primera meitat dels anys noranta, i la disponibilitat, el 1996, de l'Encoded archival description (EAD) com a llenguatge per codificar instruments de descripció, va fer evident que no s'havia de limitar a regles per elaborar registres de catàleg —un estàndard per definir el contingut dels registres MARC de fons i col·leccions com havia estat l'APPM—, sinó que també havia d'incorporar prescripcions per elaborar descripcions més detallades i descripcions en més d'un nivell. D'altra banda, la publicació de la ISAD(G) i de la ISAAR(CPF) feia necessari acomodar l'estàndard nord-americà a la normativa internacional. Altres països, que no havien arribat a normalitzar les pràctiques de descripció, han elaborat normatives nacionals a partir de la ISAD(G) o estan en el procés de fer-ho. En són exemples la Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC)²⁷ i l'esborrany de la "Norma española de descripción archivística".²⁸

Quan l'any 1989 es publica la segona edició de l'APPM, la introducció del manual ja deixa constància que existeixen uns 200.000 registres MARC de fons i col·leccions d'arxiu en les grans bases de dades bibliogràfiques dels Estats Units. Tanmateix, els instruments de descripció més detallats només es podien consultar, en la majoria dels casos, en el dipòsit mateix. L'any 1993, quan es començava a preveure que Internet podia ser un nou mitjà per a la comunicació acadèmica, la biblioteca de la University of California, Berkeley, posava en marxa el Berkeley Finding Aid Project (BFAP), liderat per Daniel V. Pitti. El projecte tenia dos objectius principals: crear un estàndard per a la codificació d'instruments de descripció, com ara inventaris, catàlegs, índexs, etc., mitjançant una DTD del Standard Generalized Markup Language (SGML), i desenvolupar un prototip de base de dades d'instruments de descripció a partir de l'esquema de codificació, que havia de servir per perfeccionar el sistema de codificació i per avaluar la utilitat dels instruments de descripció. Des de l'inici, van cooperar en el projecte altres institucions, com la LC, la National Library of Australia, el Getty Institute, la University of California, San Diego, o la State Historical Society de Wisconsin, entre d'altres, i va partir de l'anàlisi dels instruments de descripció emprats en biblioteques i arxius.

El març de 1995 es disposava ja d'una primera definició del llenguatge de codificació i d'una base de dades amb uns dos-cents instruments de descripció. A partir d'aquell moment hi hagué més implicació de la SAA, i es va començar a desenvolupar la documentació necessària per a l'aplicació de la DTD, com ara la tag library i unes directrius d'aplicació (tots dos textos, de 1998). Les dues versions preliminars de l'estàndard ja es van conèixer com a Encoded archival description; la versió 1.0 es publicava l'agost de 1998. La darrera versió publicada de l'EAD és de 2002, utilitza el llenguatge de marcatge XML i és més compatible amb les prescripcions de la ISAD(G) que les versions anteriors. Des de 1995, a petició de la SAA, la Library of Congress Network Development and MARC Standards Office és responsable del manteniment de l'EAD i allotja el web oficial del format.²⁹

Les primeres iniciatives de codificació d'instruments de descripció amb l'EAD daten de meitat dels anys noranta. Atès que en aquell moment hi havia una manca notòria d'eines i de documentació per facilitar aquesta tasca de codificació, i que no hi havia gaire experiència amb el llenguatge de codificació SGML, van ser prou nombrosos els dipòsits —biblioteques i arxius— que van experimentar amb l'aplicació del format, la conversió d'instruments de descripció existents i la publicació dels instruments resultants en el web. En el número de la tardor de 1997 de la revista American archivist es publicaven sis estudis de cas sobre aplicacions de l'EAD. S'hi ressenyaven experiències de biblioteques universitàries grans i petites, com les de Harvard (Morris, 1997), Yale (Bouché, 1997), Virgínia (Seaman, 1997) i Vermont (Dow, 1997); de la LC (Lacy, Mitchell, 1997), i d'un representant de l'entorn dels arxius, la Historical Society de Minnesota (Meissner, 1997). De llavors ençà, han estat nombrosos els dipòsits que han deixat constància en la bibliografia especialitzada dels seus projectes i les seves pràctiques (vegeu, entre d'altres: Allinson, 1998; Carini, Shepherd, 2004; Cox, Onuf, 2003; Higgins, 1998; Johnston, 2001; McCrory, Russell, 2005; Nickerson, 1998; Webb, 2005).

Els projectes cooperatius per a l'aplicació del format EAD a la codificació d'instruments de descripció tampoc no es van fer esperar i des de l'inici es van caracteritzar per l'estreta col·laboració de biblioteques, arxius i museus en la posada en marxa. D'entre tots, destaca, per la data primerenca en què s'inicià (1995) i per l'envergadura, l'Online archive of California (OAC). Entre 1995 i 1997 es va crear un prototip de base de dades d'instruments de descripció codificats en EAD, i el 1998 el projecte s'integrava a la California Digital Library, de la qual forma part. Actualment OAC inclou uns 8.000 instruments de descripció, unes 120.000 imatges i 50.000 pàgines digitalitzades de documents de fons i col·leccions d'arxiu de 105 institucions —biblioteques, arxius i museus—, principalment de Califòrnia (Brown, Schottlaender, 2001).³⁰

El sistema de recuperació de la base de dades OAC permet fer cerques simples per paraula clau i cerques avançades, també per paraules clau, limitades a camps concrets del registre (títol, descripció de la col·lecció, inventari o signatura topogràfica). La cerca es pot limitar als instruments de descripció d'una de les institucions participants. Els instruments de descripció d'aquesta base de dades tenen una estructura prou uniforme. Amb algunes variants, solen contenir un resum descriptiu (amb el productor del fons, el títol, les dates que abraça la documentació, l'extensió, un resum, el dipòsit, etc.), informació sobre l'accés, els drets de publicació, la forma preferida de citació, la font d'adquisició, biografia/història del productor, abast i contingut de la col·lecció, arranjament, termes d'indexació (noms, matèries, gènere/format) i inventari o llista de contingut. En general, les descripcions són de nivell col·lecció, però són més detallades que les que es troben en els registres MARC corresponents, ja que no estan limitades per la llargada dels camps que imposa el format bibliotecari, i es complementen amb l'inventari o la relació detallada dels fons. El sistema de consulta de l'OAC també permet fer cerques per paraules clau dins dels instruments de descripció individuals. La figura 5 mostra la pàgina inicial de l'instrument de descripció de la Francisco Ferrer Collection, conservada a la Mandeville Special Collections Library, University of California, San Diego. A la columna de l'esquerra s'hi pot observar, en primer lloc, la cel·la per cercar dins de l'instrument de descripció i, a continuació, les parts en què s'organitza, que faciliten la navegació. Els sistemes de cerca i recuperació de les bases de dades d'instruments de descripció s'organitzen habitualment de manera similar.

Figura 5. Pàgina inicial de l'instrument de descripció de la Francisco Ferrer Collection, Mandeville Special Collections Library, University of California, San Diego.

El projecte del Philadelphia Area Consortium of Special Collections Libraries (PACSCL) és un altre exemple de cooperació per convertir instruments de descripció al format EAD. Hi van col·laborar catorze institucions de naturalesa molt diversa: biblioteques universitàries i de colleges, biblioteques especialitzades, arxius i historical societies i museus (Cox, Onuf, 2003, p. 36–40). Actualment, el PACSCL té en marxa un estudi per identificar "col·leccions amagades" —això és, col·leccions sense processar o processades parcialment— de les institucions del consorci, amb l'objectiu de planificar-ne i prioritzar-ne el processament i de millorar-ne l'accés intel·lectual mitjançant l'elaboració de registres de nivell col·lecció que estiguin disponibles al públic (PACSCL Consortium survey initiative, 2006–2008). El projecte Five College Archives & Manuscript Collections il·lustra una altra iniciativa cooperativa de conversió i publicació d'instruments de descripció de les cinc institucions següents: Amherst College, Hampshire College, Mount Holyoke College, Smith College i University of Massachusetts Amherst. La base de dades resultant conté 1.500 instruments de descripció (Carini, Shepherd, p. 18–27).³¹ El Rocky Mountain online archive (RMOA) aplega més de 3.100 instruments de descripció de col·leccions de vint institucions de tres estats: Colorado, Nou Mèxic i Wyoming.³²

Els projectes, tant els individuals com els cooperatius, es multipliquen. En el web de l'EAD hi ha enregistrades 89 institucions que són usuàries del format EAD i que tenen en marxa projectes de codificació d'instruments de descripció en aquest format. La majoria d'aquests projectes estan ubicats als Estats Units, però també n'hi ha en altres països, com ara Alemanya, Austràlia, Portugal i el Regne Unit (EAD help pages, 2008). En aquest darrer país hi ha alguns projectes cooperatius de bases de dades col·lectives d'instruments de descripció que tenen una cobertura nacional, a diferència dels projectes nord-americans, que són locals o regionals i que responen a acords interinstitucionals. Són la resposta a la proposta del National Council on Archives feta el 1998 de bastir una xarxa nacional d'arxius (Archives on line: the establishment of a United Kingdom archival network, 1998; British archives, 2000).

L'Access to archives (A2A),³³ una de les realitzacions de la xarxa nacional britànica, és una base de dades d'instruments de descripció de fons i col·leccions d'arxius d'Anglaterra i del País de Gal·les que gestionen els National Archives. El projecte va consistir en la conversió d'instruments de descripció en paper o en suport electrònic —tractament de text, fulls de càlcul, bases de dades— al format EAD, i es va dur a terme centralitzadament. El 2007 la base de dades contenia uns 100.000 instruments de descripció de 418 dipòsits (arxius, biblioteques i museus), xifra que representava el 30 % dels catàlegs existents en aquestes dues regions. El grau de detall dels instruments de descripció d'A2A és molt variable i va des de registres sumaris de nivell col·lecció a instruments de descripció multinivell (o catàlegs complets en la terminologia britànica) que descriuen amb detall les diverses unitats que conformen un fons fins a arribar, en alguns casos, a descripcions acurades de les unitats documentals simples (Hill, Stockting, Higgins, 2005, p. 186–193; Hill, 2007). El sistema de recuperació permet cerques bàsiques per paraula clau i cerques avançades, en les quals es poden combinar paraules clau o cercar paraules o frases exactes, i permet filtrar els resultats per lloc, per regió i per rang de dades. La figura 6 reprodueix la pantalla de cerca avançada d'A2A i l'inici del llistat de resultats de la cerca "Spanish Civil War".

Figura 6. Pàgina de resultats de la cerca "Spanish Civil War" en la base de dades A2A.

Archives hub³⁴ és un altre projecte cooperatiu britànic que s'inscriu en la xarxa nacional d'arxius. Iniciat el 1999, tenia l'objectiu d'investigar la possibilitat de crear una base de dades de descripcions arxivístiques de les universitats del Regne Unit. Finançat pel Joint Information Systems Committee (JISC) i supervisat pel CURL, els aspectes tècnics del projecte van anar a càrrec de la unitat Special Collections and Archives de la University of Liverpool. L'objectiu del projecte era crear descripcions de nivell col·lecció dels fons i les col·leccions d'arxiu conservats en les institucions d'educació superior del Regne Unit, però la base de dades també conté descripcions més detallades, quan estan disponibles; a diferència del projecte A2A, són els mateixos dipòsits els responsables de les descripcions que s'incorporen en la base de dades. L'agost de 2008 Archives hub donava accés a més de 22.200 descripcions de fons de 167 dipòsits (Hill, Stockting, Higgins, 2005, p. 184–186; Hill, 2007; Watry, 1998). La interfície de cerca del portal presenta moltes funcionalitats: cerques ràpides per paraula clau; cerques avançades per paraules clau en diversos camps del registre, en combinacions booleanes i limitades a un dipòsit concret; consulta dels índexs de títols, matèries, noms personals, noms d'entitat i codis de referència, i té l'opció d'un cercador de matèries que retorna el llistat de les matèries controlades que es relacionen amb el terme emprat per l'usuari. La figura 7 mostra la pantalla amb el formulari de cerca avançada; la columna de l'esquerra llista les opcions de consulta.

Figura 7. Formulari per a la cerca avançada a la base de dades Archives hub.

Des de la pàgina d'enllaços de l'Archives hub es té accés a una sèrie de projectes que palesen la tasca que estan fent els dipòsits de fonts primàries del Regne Unit per donar accés des del web als fons i col·leccions i que van conformant la xarxa nacional d'arxius: portals d'accés als fons de dipòsits del País de Gal·les, d'Escòcia o d'Irlanda del Nord; a arxius de pel·lícules i de televisió; a materials d'arxiu sobre les arts de l'espectacle, sobre la història de les dones, etc.

També en alguns dels dipòsits britànics es pot comprovar tota la riquesa de les descripcions multinivell, que encara no són gaire freqüents. Janus, el portal de Cambridge University que dóna accés a instruments de descripció de fons i col·leccions d'arxiu custodiats per biblioteques i arxius de Cambridge i les seves rodalies, proporciona exemples que il·lustren descripcions en més d'un nivell codificades amb l'EAD.³⁵ A tall d'exemple, es poden consultar els Papers of Edward Morgan Forster, dins de la secció "Personal Papers" dels arxius del King's College. Les figures 8, 9 i 10 il·lustren la pàgina inicial de l'instrument de descripció del fons, la descripció de la sèrie "Correspondence of E.M. Forster and his family", i la d'una de les seves unitats documentals compostes, amb la correspondència entre E. M. Forster i Leonard Woolf. A l'esquera de la pantalla s'anota la situació de l'instrument de descripció, o de la secció de l'instrument de descripció que es consulta en pantalla, dins del quadre de classificació general dels arxius del King's College. Per exemple, en la segona pantalla, "King's/PP/EMF" significa que es consulta el fons E. M. Forster (EMF) de la secció de fons personals ("Personal Papers"/PP) de l'arxiu; a continuació hi ha la relació de les sèries en què s'organitza.

Figura 8. Pàgina inicial de l'instrument de descripció dels Papers of Edward Morgan Forster, als arxius del King's College, Cambridge.

Figura 9. Pàgina amb la descripció de la sèrie "Correspondence of E. M. Forster and his family" dels Papers of Edward Morgan Forster, als arxius del King's College, Cambridge.

Figura 10. Pàgina amb la descripció de la unitat "Correspondence between E. M. Forster and Leonard Woolf" de la sèrie "Correspondance of E. M. Forster and his family", dels Papers of Edward Morgan Forster, als arxius del King's College, Cambridge.

La disponibilitat d'instruments de descripció codificats amb l'EAD ha comportat, com també ho va fer la disponibilitat de registres MARC de fons i col·leccions, una visibilitat més gran dels materials d'arxiu, l'increment de l'ús, l'ampliació i la diversificació dels usuaris que consulten els fons —que ara no es limiten a l'investigador, sinó que arriben també al públic general i als estudiants de tots els nivells educatius— i uns instruments de descripció més uniformes i normalitzats (Cox, Onuf, 2003).

Des del punt de vista de la tecnologia que dóna suport a aquests projectes, cal destacar que l'ús de l'EAD ha fomentat el desenvolupament de sistemes de cerca i recuperació sofisticats, amb la capacitat d'explotar el marcatge amb l'EAD sobretot en les descripcions multinivell, i que al voltant d'alguns dels projectes cooperatius s'han posat a l'abast de l'usuari una sèrie d'eines que faciliten el marcatge, la gestió i la publicació dels instruments de descripció. Entre els exemples d'aquestes eines destaca el formulari que es va desenvolupar per als participants en l'Archives hub per al marcatge amb EAD dels instruments de descripció,³⁶ i l'Archivists' toolkit, un sistema de gestió de codi lliure que dóna suport al processament de fons i col·leccions d'arxiu i a la producció d'instruments de descripció (Westbrook et al., 2006). Les biblioteques, els arxius i els museus que empren aquesta eina són una bona evidència de la utilitat que té.³⁷

Les experiències revisades fins ara pel que fa a l'accés als fons i les col·leccions d'arxiu permeten observar que hi ha dos models ben diferenciats, que responen a dues tradicions distintes. Tanmateix, en tots dos casos l'accés no discrimina segons el tipus d'institució i sempre inclou fons i col·leccions arxivístiques d'arxius, de biblioteques i, en menor manera, de museus.

En el model americà, l'eina integradora que dóna accés a fons i col·leccions de tota mena de dipòsits del país és el catàleg i, en concret, WorldCat, que integra tota mena de recursos, ja siguin bibliogràfics ja siguin materials d'arxiu. Paral·lelament, també es pot tenir accés només als manuscrits i als materials d'arxiu d'aquesta base de dades per mitjà d'ArchiveGrid i del portal del National union catalog of manuscript collections. En aquestes bases de dades els fons es descriuen sumàriament —això és, per mitjà de registres MARC de nivell col·lecció—; ara bé, quan el fons descrit disposa d'instruments de descripció més detallats en línia —codificats en format EAD, en HTML o en PDF—, des del registre MARC s'accedeix a l'instrument de descripció per mitjà de l'identificador, anotat en el camp 856 del registre. Als Estats Units també s'han elaborat bases de dades d'instruments de descripció detallats que tenen un abast local o regional.

En el model britànic, que no parteix d'una tradició de serveis bibliogràfics del tipus de l'OCLC o la RLIN i en el qual les biblioteques no havien fet una aposta per proporcionar registres MARC de fons i col·leccions d'arxiu, s'ha optat per crear bases de dades d'instruments de descripció que, en molts casos, tenen un abast nacional. La cerca de materials d'arxiu es fa exclusivament a partir d'aquestes bases de dades col·lectives i, si bé els dipòsits individuals inclouen, de vegades, els registres MARC dels fons i les col·leccions en els catàlegs locals, aquesta no és una pràctica tan habitual com en el cas de les biblioteques dels Estats Units.

4 El tractament dels fons i les col·leccions d'arxiu en les biblioteques catalanes

Com s'ha anotat més amunt, les biblioteques catalanes —ja siguin públiques o universitàries o d'un altre tipus— no acumulen, ni de lluny, la quantitat de fons i col·leccions d'arxiu que es troba en biblioteques del Regne Unit i dels Estats Units. I, si bé els dipòsits d'aquests dos països tenen un control d'aquests materials que dista de ser exhaustiu,³⁸ l'estat de processament en les biblioteques catalanes és molt més incipient, fins al punt que encara no hi ha definit un model per dur-lo a terme que faciliti un accés unificat a aquests fons. No obstant això, cal remarcar l'esforç que s'està fent d'un temps ençà per fer més visibles els materials d'arxiu que es conserven en biblioteques catalanes. En aquest sentit, destaca sobretot la tasca duta a terme per la Biblioteca de Catalunya, pel que fa tant a la voluntat d'adquirir, conservar i preservar fons i col·leccions d'arxiu com a la de difondre aquests materials a partir del seu catàleg i del Catàleg col·lectiu de les biblioteques de Catalunya (CCUC), i també mitjançant instruments de descripció detallats que es difonen des del web institucional.

Pel que fa a la integració en el catàleg de la BC de registres MARC de nivell col·lecció per als fons i les col·leccions d'arxiu, cal anotar, en primer lloc, que l'existència de registres MARC per a aquests materials és bastant general, però no és exhaustiva —per exemple, entre d'altres, no s'inclouen en el catàleg els registres dels fons de la soprano Conxita Badia o del musicòleg Higini Anglès, malgrat que es disposa d'inventaris d'aquests fons en el web de la Biblioteca. En segon lloc, un altre tret distintiu és que aquests registres s'elaboraven fins fa dos dies amb el format CATMARC, que no tenia la riquesa d'etiquetes del MARC 21 per a la descripció d'aquests materials. Per això, els registres MARC de fons i col·leccions que es poden consultar al catàleg de la BC normalment no contenen informació que es considera important en la descripció, com les notes sobre els termes que en regulen l'ús i la reproducció, sobre les condicions i restriccions d'accés, amb la forma de citació preferida del fons, amb les dades biogràfiques/històriques del productor, etc. En alguns casos, informació que té un camp específic en el MARC 21 es dóna en una nota general (camp 500), i de manera escadussera es pot observar que en alguns registres s'introdueixen camps del MARC 21, com el 351, que informa de l'organització dels materials. L'adopció recent del MARC 21 per part de moltes biblioteques de Catalunya, que ha coincidit amb l'adquisició d'un nou sistema integrat de gestió de biblioteques, ha de facilitar una descripció més acurada dels fons que es processin en el futur. També és interessant constatar que aquest nou sistema de gestió del catàleg permet limitar les cerques a materials d'arxiu —tot i que de vegades les etiquetes emprades per les biblioteques no ho sàpiguen expressar de manera clara o la informació de la capçalera amb el tipus de material no s'hagi codificat de manera uniforme en els registres MARC.³⁹

A continuació (figura 11) es mostra el registre MARC de nivell col·lecció del fons d'Edicions de la Magrana, conservat a la BC, i la pantalla del mateix registre en la visualització d'usuari (figura 12). En el registre MARC s'ha inclòs una nota 500, amb informació sobre altres materials relacionats, que en el MARC 21 aniria al camp 544, i un camp 351, propi del MARC 21 però no del CATMARC, amb l'organització del fons. El registre inclou una nota local sobre restriccions d'accés (camp 993, subcamp $g) que no es visualitza en la pantalla d'usuari, malgrat la importància que té perquè la consulta del fons requereix el consentiment dels titulars. En aquesta pantalla també es veu com es fa l'enllaç, inclòs al camp 856 del registre MARC, a l'instrument de descripció detallat del fons. Probablement seria útil per a l'usuari que l'URL anés precedit d'una frase introductòria del tipus "Descripció detallada del fons", que es podria adaptar a les característiques de l'instrument de descripció, i que s'inclouria al subcamp $u de 856. Les biblioteques dels Estats Units acostumen a incloure frases del tipus "View the HTML-coded finding aid" o "Electronic finding aid available", però el terme finding aid, o l'equivalent català 'instrument de descripció', no té un significat gaire evident per a la majoria d'usuaris.

Figura 11. Registre MARC del fons d'Edicions de la Magrana en el catàleg de la Biblioteca de Catalunya.

Figura 12. Registre, en la visualització d'usuari, del fons d'Edicions de la Magrana en el catàleg de la Biblioteca de Catalunya.

Una pràctica de la BC, que no és habitual en l'entorn de les biblioteques nord-americanes, que van ser el bressol de l'adaptació del format MARC a fons d'arxiu i manuscrits, és que en la descripció d'alguns fons s'elaboren dos registres: un que descriu el fons pròpiament dit i un segon registre, complementari, que descriu l'instrument de descripció d'aquest fons. Certament aquests instruments de descripció, que sovint són inventaris o catàlegs complets que arriben a descriure les unitats documentals simples, són eines molt elaborades que poden ocupar uns quants centenars de pàgines i que tindrien el registre MARC si es publiquessin. Tanmateix, la idea del registre MARC de nivell col·lecció és que contingui una descripció sumària del fons que enllaci amb la descripció més detallada, la qual cosa fa innecessari que hi hagi un registre addicional que descrigui aquesta segona descripció, ja que l'usuari hi pot accedir (navegar) des del registre del fons descrit globalment. D'altra banda, aquesta pràctica de la BC comporta una certa confusió, ja que de vegades s'inclou en el catàleg el registre de l'inventari, però no el del fons pròpiament dit.⁴⁰

Més amunt també s'ha fet constar que les biblioteques universitàries catalanes no han començat a aplegar fons d'arxiu fins fa molt poc temps. Per això, els fons personals, els familiars, els institucionals o les col·leccions d'arxiu que apleguen són molt reduïts. A partir dels fons que s'han detectat, es pot concloure que les pràctiques d'elaboració de registres MARC de nivell col·lecció no són uniformes, i sovint són poc ortodoxes des de la perspectiva dels criteris nord-americans. Així, per exemple, en el catàleg de la Biblioteca de la Universitat de Girona es localitzen els registres dels fons Prudenci i Aurora Bertrana, Josep Ferrater Mora i Jaume Vicens Vives. Els registres MARC corresponents ja contenen alguns camps propis del MARC 21, com ara la forma de citació preferida (camp 524), les condicions d'ús (camp 540), la història de la propietat i la custòdia (camp 561), i en algun cas les dades biogràfiques del productor (camp 545). Tanmateix, en el catàleg de la Universitat de Girona no es limiten a elaborar el registre del fons com un tot, sinó que en alguns casos —i malgrat que es disposi d'una descripció més detallada publicada al web de la biblioteca— també s'han elaborat registres MARC de les sèries en què s'organitza el fons. En el cas de la Universitat Autònoma de Barcelona, en el catàleg no s'ha trobat cap registre dels tres fons personals dels quals s'ha tingut notícia —José Agustín Goytisolo, Pere Calders i Jordi Arbonès.⁴¹ En el catàleg de la Universitat de Barcelona s'hi descriuen, no sempre de manera encertada, els inventaris o les bases de dades dels fons Pere Bosch Gimpera, Joaquim Carreras Artau, Oriol Martorell i Montserrat Solanic, i Jordi Sabater Pi; tanmateix, no hi ha registres MARC de nivell col·lecció que descriguin pròpiament els fons o les col·leccions. I en el catàleg de la Universitat de Lleida s'han elaborat registres separats per a tots els emissors i receptors de la correspondència que es conserva en el fons Màrius Torres.

Per concloure aquest comentari sobre l'elaboració de registres MARC per a materials d'arxiu en les biblioteques catalanes, cal dir que les pràctiques actuals són, en general, poc ortodoxes i gens uniformes. Caldria revisar-les a fons a partir del model establert per les biblioteques dels Estats Units i elaborar directrius que afavorissin un tractament més homogeni dels fons i les col·leccions d'arxiu. En aquell país hi ha una experiència de dècades en l'elaboració de registres MARC de fons i col·leccions i es disposa d'un model clar, sense redundàncies, que assegura la integració d'aquests materials en el catàleg, on entren en relació amb els materials bibliogràfics amb els quals comparteixen alguna característica —com ara l'autor/productor, la matèria, etc. Així mateix, les biblioteques que ja tenen establerts registres de fons i col·leccions haurien de revisar, quan el temps i els recursos ho permetin, els registres MARC existents amb vista a completar-los amb aquells camps que no estaven presents en el CATMARC i a acomodar-los al format MARC 21.

Amb relació als instruments de descripció detallats dels fons i les col·leccions d'arxiu, la Biblioteca de Catalunya els dóna accés a partir de la pàgina "Busca col·leccions" del seu web.⁴² Aquesta pàgina presenta diverses opcions de cerca: es pot consultar la relació alfabètica de col·leccions, que inclou tant biblioteques i discoteques personals ingressades a la BC com fons i col·leccions d'arxiu que es conserven en la Secció de Manuscrits i Arxiu, i en la de Música; es poden cercar paraules i frases en els títols de col·leccions; es poden consultar les distintes categories de col·leccions —per exemple, biblioteques personals, fons comercials i d'empreses, fons institucionals, fons personals—, i es poden consultar les col·leccions per matèria o àmbit temàtic —per exemple: art, ciències socials, jocs i esports, història. Així doncs, des d'aquesta pàgina s'accedeix tant a col·leccions bibliogràfiques o biblioteques personals adquirides per diversos canals com a fons i col·leccions d'arxiu. El problema que presenta aquesta organització és que en totes les opcions de consulta, llevat del llistat de les col·leccions per categories, l'usuari no sap on el portarà l'enllaç —si a una col·lecció bibliogràfica (és a dir, a una biblioteca personal) o a un fons o una col·lecció d'arxiu— fins que arriba a la petita fitxa descriptiva de la col·lecció. Aquesta ambigüitat es presta a confusió, ja que una cosa és el catàleg que integra des de sempre les descripcions de tota mena de materials i una altra són llistats o directoris de materials concrets, que haurien de fer evident el contingut de manera clara i directa. Les pàgines que llisten instruments de descripció o els sistemes de cerca i recuperació d'instruments de descripció de fons i col·leccions de les biblioteques del Regne Unit i dels Estats Units només inclouen descripcions de materials d'arxiu, ja que la peculiaritat d'aquests materials i el fet que determinats usuaris s'interessen específicament per aquesta documentació ho fan recomanable.

El setembre de 2008 des de la pàgina "Busca col·leccions" de la BC s'accedia a un total de 170 fons i col·leccions d'arxiu, que van sempre acompanyades d'un breu resum del contingut, la secció on es consulta, la cobertura cronològica, la procedència i la data d'ingrés. Des d'aquesta fitxa descriptiva acostuma a haver-hi enllaços al catàleg de la biblioteca per al productor del fons com a matèria i com a autor i, quan està disponible, a l'instrument de descripció del fons o la col·lecció en format PDF. La distribució de fons i col·leccions en categories és la següent —per a cada categoria s'anota el nombre d'instruments de descripció a què es dóna accés:

Els 65 instruments de descripció de la Secció de Manuscrits i Arxiu i els 53 de la Secció de Música de la BC no presenten una estructura uniforme. Els d'aquesta darrera secció són sovint inventaris totals o parcials dels fons, que només van introduïts per l'esquema de l'organització o el quadre de classificació, i no inclouen la descripció global del fons, i això fins i tot quan són inventaris d'elaboració recent. En canvi, en els instruments de descripció de la Secció de Manuscrits i Arxiu es pot observar que hi ha hagut una evolució i que des de fa uns anys els inventaris es van completant amb la descripció del fons o la col·lecció d'acord amb la norma ISAD(G) —en tots els casos, la descripció ho és del conjunt documental i no es considera la descripció en diversos nivells— i, a continuació o en un document separat, s'inclou l'inventari. També hi ha hagut una evolució en l'aplicació d'aquesta norma, des de les primeres descripcions, en què s'enumeraven i etiquetaven les àrees i els elements de la descripció amb la mateixa terminologia de la norma, fins a les descripcions més recents, en què només s'enumeren les àrees de la descripció i els elements es designen amb termes que són més pròxims a la terminologia dels usuaris.⁴³ Entre els instruments de descripció de la Secció de Manuscrits i Arxiu, n'hi ha que només consisteixen en l'inventari dels fons; d'altres inclouen l'inventari i la descripció del fons —ja sigui en un sol document o en dos documents separats—, i encara hi ha un tercer grup que, de moment, només inclou la descripció global del fons, sense l'inventari.

En la pantalla següent es mostra la fitxa descriptiva del fons Joan Fuster, amb un breu resum del contingut, la sala on es consulta, la cobertura del fons, la procedència, la data d'ingrés, uns enllaços —potser innecessaris?— al catàleg amb la cerca per l'autor "Joan Fuster" i la matèria "Joan Fuster", i els enllaços a l'instrument de descripció.

Figura 13. Fitxa descriptiva del fons Joan Fuster amb enllaços a l'instrument de descripció del fons.

El fet que els instruments de descripció dels fons de la BC estiguin en format PDF en limita molt les possibilitats de cerca, ja que només és possible buscar termes dins d'un instrument de descripció concret mitjançant les funcions d'Acrobat, i no en tot el conjunt de descripcions arxivístiques. Així, per exemple, és impossible saber, de manera ràpida i directa, si a part del fons Carles Riba hi a més materials del poeta o sobre el poeta en altres fons d'arxiu que conserva la Biblioteca.

Pel que fa als pocs fons i col·leccions d'arxiu de què es té notícia en les biblioteques universitàries de Catalunya, els instruments de descripció respectius estan poc normalitzats. Tant la Biblioteca de la Universitat de Girona com la de la Universitat de Barcelona tenen pàgines web des de les quals es dóna accés a informació sobre els fons d'arxiu que conserven, i en tots dos casos aquests fons es barregen en un mateix llistat amb col·leccions bibliogràfiques o biblioteques personals i a simple vista no es pot determinar si es tracta d'un fons d'arxiu o d'una col·lecció bibliogràfica: a la Universitat de Girona s'usa el terme "fons" per als dos tipus de material; a la Universitat de Barcelona, els termes "fons" i "col·lecció" s'usen indistintament, sense seguir una pauta concreta, per designar tant les col·leccions bibliogràfiques com els materials d'arxiu. En aquest sentit, la terminologia emprada per la Biblioteca de Catalunya és molt més precisa, ja que empra el terme "biblioteca personal" per a les col·leccions bibliogràfiques, i el terme "fons", per als fons d'arxiu.

En la Biblioteca de la Universitat de Girona els instruments de descripció, en format HTML, incorporen part de la informació que requereix la norma ISAD(G), però de manera poc estructurada. Inclouen també l'inventari del fons, que, en algun cas, està parcialment en format de base de dades, com la correspondència dels fons Prudenci i Aurora Bertrana i Robert Brian Tate. La Universitat de Barcelona dóna una informació mínima dels seus fons personals en la pàgina HTML de cada un; els inventaris respectius estan en format de base de dades i es poden consultar pel quadre de classificació, per noms de persona i d'entitat, per noms de lloc i per matèries o descriptors. En cap de les dues universitats no és possible fer cerques globals en tots els instruments de descripció.

D'altra banda, la Universitat Autònoma de Barcelona només té processat el fons José Agustín Goytisolo. També té digitalitzada tota la documentació i és per això que ha optat per donar-hi accés des del seu dipòsit digital.⁴⁴ Cada document digitalitzat va acompanyat d'una petita descripció —títol, responsable, data del document, notes, si escauen, i termes de matèria—, i el conjunt de totes funciona com a inventari del fons. No hi ha cap introducció al fons amb la descripció a la manera de la ISAD(G). El sistema de gestió del dipòsit facilita les cerques a tota la base de dades de metadades, i també es poden limitar a col·leccions concretes.

Com en la qüestió del registre MARC de fons i col·leccions d'arxiu, també cal que les biblioteques facin un esforç per normalitzar la descripció arxivística amb l'aplicació fidel de la norma ISAD(G) segons les directrius fixades per la NODAC. La Biblioteca de Catalunya ha iniciat ja aquest camí, que és l'únic que pot fer compatibles les descripcions arxivístiques provinents del camp dels arxius i del de les biblioteques.

Fins fa relativament poc, la majoria dels fons i les col·leccions d'arxiu del Regne Unit i dels Estats Units presentaven situacions similars a les que s'acaben de descriure: instruments de descripció poc normalitzats i en formats molt diferents, des d'instruments de descripció manuals i en suport paper a instruments de descripció elaborats amb processadors de text, en HTML, estructurats en bases de dades, etc. I tanmateix, en poc temps i amb el finançament adequat i imprescindible, han pogut unificar i normalitzar una part important d'aquestes eines, codificar-les amb el format EAD i elaborar bases de dades col·lectives d'instruments de descripció. A més, en aquests projectes, que als Estats Units han partit d'iniciatives privades i que al Regne Unit sovint s'han promogut des d'organismes de l'Administració pública, s'hi han involucrat biblioteques i arxius.

A Catalunya no hi ha hagut, fins ara, projectes de col·laboració entre biblioteques i arxius que donessin com a resultat eines conjuntes. Per això, les iniciatives que s'han revisat d'altres països podrien oferir un bon model per encetar-los. Com s'ha vist, la Biblioteca de Catalunya està immersa en el procés de descriure els seus fons i col·leccions, i cada vegada ho fa de manera més normalitzada, si bé encara no ha fet el pas per crear una base de dades d'instruments de descripció codificats amb el format EAD. D'altra banda, l'Arxiu Nacional de Catalunya va iniciar fa temps un procés similar. El setembre de 2008, des de la pàgina de cerca dels fons textuals de l'arxiu, es donava accés a 418 fons de diferents tipus —de l'administració autonòmica i de la local, judicials, comercials i d'empreses, d'institucions, d'associacions i de fundacions, patrimonials i familiars, personals, etc.— i a 18 col·leccions.⁴⁵ Tots tenen la descripció de nivell col·lecció en la ISAD(G) i estan codificats en HTML; quan el fons està catalogat, s'accedeix a la descripció de les unitats i subunitats que el componen per mitjà del quadre de classificació del fons. El sistema de cerca de l'ANC és més potent que el de la BC, ja que permet acotar les cerques pel tipus de fons, pel nom del productor, per paraules clau i per dates. Tanmateix, aquestes cerques només s'executen en el registre general del fons i no en les unitats; per tant, en aquest sistema tampoc no és possible recuperar les cartes de Mercè Rodoreda que hi ha en el fons Carles Riba i Clementina Arderiu i en el de Maurici Serrahima si no es consulten directament els instruments de descripció respectius.

Atès el caràcter d'institucions nacionals que tenen la BC i l'ANC, i l'objectiu d'aplegar, conservar i difondre fons i col·leccions d'arxiu, és obvi que un projecte que preveiés la creació d'una base de dades col·lectiva d'instruments de descripció d'aquests materials en biblioteques i arxius hauria d'estar liderat i coordinat per aquests dos organismes, i es podria posar en marxa amb la conversió al format EAD dels instruments de descripció que ja tenen disponibles. En una segona fase, s'haurien d'incorporar a la base de dades els instruments de descripció dels fons i les col·leccions d'altres biblioteques i arxius que ja estan identificats i processats totalment o parcialment. Paral·lelament, atès que hi ha un nombre indeterminat de fons i col·leccions d'arxiu sense un control gaire eficient o simplement sense controlar, caldria fer el cens d'aquests materials per tal d'identificar-los, localitzar-los, avaluar la importància que tenen per a la recerca i planificar-ne el processament. A mitjà termini també s'hauria de planificar la digitalització d'aquests materials únics. Projectes com l'Online archive of California, l'Archives hub i A2A poden proporcionar exemples de les distintes opcions per dur a terme la tasca de conversió i d'elaboració d'instruments de descripció i de creació de la base de dades subsegüent: un model descentralitzat en el cas d'OAC i Archives hub, en el qual cada institució es va responsabilitzar de la creació dels seus instruments de descripció, i un model centralitzat en el cas d'A2A. La presència de personal expert en els organismes participants podria ser un dels criteris per decidir l'opció més adequada.

Pel que fa a la representació d'aquests fons i col·leccions en el catàleg, és obvi que les biblioteques han d'introduir els registres MARC corresponents en els catàlegs locals i en els col·lectius, i que han d'unificar i normalitzar les pràctiques actuals d'acord amb les pautes establertes per les biblioteques i els arxius dels Estats Units, que van ser pioners en aquest procediment. Pel que fa als arxius, s'hauria de trobar un mecanisme perquè els seus fons i col·leccions figuressin, com a registres MARC, en els catàlegs col·lectius catalans o, com a mínim, en el CCUC, que és el catàleg més emprat per donar suport a la recerca en les àrees de les humanitats i les ciències socials, on aquells materials d'arxiu són fonamentals.⁴⁶ En aquest sentit, Hensen apunta que, si bé l'aplicabilitat i la solidesa de l'EAD són temptadores a l'hora d'aplicar-lo com un estàndard únic, tot el potencial apareix quan s'empra en conjunció amb el MARC, ja que amb les descripcions MARC de nivell sumari les col·leccions d'arxiu s'integren amb les bibliogràfiques, i això els proporciona un context més ampli que quan només s'empren instruments de descripció com a sistema únic de descripció. Tant és així que: "Although this may go beyond what more traditional archivists regard as their descriptive responsibility, I would argue that the broader cultural contextualizing of their holdings is increasingly important and ought to be added to their responsibilities" (Hensen, 2001, p. 88–89).

5 Conclusions

Per raons històriques i també com a conseqüència del context en què duen a terme l'activitat, són moltes les biblioteques que tenen fons personals, familiars, institucionals, d'empreses, etc., com també col·leccions susceptibles de tractament arxivístic. Durant dècades, molts d'aquests materials —que, pel caràcter de fonts primàries i úniques, tenen un valor innegable per a la recerca i també per a l'educació en tots els nivells de l'ensenyament— han estat objecte d'un control deficient, sobretot perquè mancaven normatives internacionals i nacionals que en facilitessin un tractament uniforme, i també perquè la manca d'estàndards no afavoria el desenvolupament de sistemes de gestió que, a la manera del catàleg per a les col·leccions bibliogràfiques, donessin visibilitat i facilitessin la recuperació de les descripcions d'aquests fons d'arxiu. Des dels anys vuitanta i sobretot des dels noranta s'han desenvolupat les normes necessàries per al tractament acurat d'aquests materials. Primer va ser l'adaptació del format MARC perquè els catàlegs poguessin acollir descripcions sumàries de fons i col·leccions d'arxiu, i després va venir el desenvolupament de les normes ISAD(G) i ISAAR(CPF) i del format EAD per a la codificació d'instruments de descripció detallats, com ara inventaris i catàlegs d'aquests materials. Entorn d'aquests estàndards, les biblioteques i els arxius de països com el Regne Unit i els Estats Units han iniciat projectes conjunts —d'abast local, regional o nacional— que donen visibilitat a aquests materials i que en faciliten la recuperació.

Les biblioteques catalanes amb prou feines han començat a processar aquest tipus de fons. Ho està fent la Biblioteca de Catalunya i ho han començat a fer, no sempre de manera ortodoxa, les biblioteques universitàries. De ben segur que a les col·leccions locals de les biblioteques públiques i a biblioteques amb col·leccions patrimonials —com les de l'Ateneu Barcelonès, el Centre de Lectura de Reus o la Biblioteca Museu Víctor Balaguer— hi ha fons i col·leccions d'arxiu amb un control deficient. De la part dels arxius, l'ANC té publicat en el web un bon nombre de descripcions ISAD(G) de nivell col·lecció —i, en algun cas, de descripcions en més d'un nivell— dels seus fons i col·leccions. Altres arxius catalans han iniciat també la publicació d'instruments de descripció en el web institucional. Tanmateix, encara no hi ha cap experiència de creació d'una base de dades, local o col·lectiva, d'instruments de descripció codificats amb el format EAD. Si actualment ningú no posa en dubte la utilitat dels catàlegs col·lectius per a les col·leccions bibliogràfiques, en el cas dels arxius, en què un mateix fons pot estar distribuït en diversos dipòsits, les eines de recuperació col·lectives són encara més necessàries. La bibliografia professional i els projectes endegats als Estats Units i al Regne Unit ofereixen diversos models per a la creació de bases de dades que inclouen registres amb descripcions arxivístiques; en tots els casos es tracta de projectes en què han cooperat arxius i biblioteques. De ben segur que els arxius i les biblioteques de Catalunya, liderats per l'ANC i la BC, hi poden trobar la pauta que més encaixi amb la seva idiosincràsia i les raons necessàries per encetar un projecte conjunt que involucri les biblioteques i els arxius catalans.

Bibliografia

Els enllaços que s'inclouen a la bibliografia i a les notes s'han comprovat el mes de setembre de 2008.

Access to archives (2001- ). National Archives. <http://www.nationalarchives.gov.uk/a2a/>.

Allinson, Julie (1998). "Enabling armchair delivery: approaches to encoding finding aids at the University of Liverpool". Archives and museum informatics, vol. 12, p. 253–276.

Anglo-American cataloguing rules (1967). Prepared by the American Library Association... [et al.], North American text. Chicago: American Library Association. P. 259–271.

Anglo-American cataloguing rules (2005). 2nd ed., 2002 rev., 2005 update. Chicago: American Library Association. Trad. catalana: Regles angloamericanes de catalogació (2008). 2a ed., rev. de 2002, actualització de 2005. Barcelona: Biblioteca de Catalunya.

ArchiveGrid (2008). OCLC. <http://www.oclc.org/us/en/archivegrid/default.htm>.

Archives hub (2000-). <http://www.archiveshub.ac.uk/>.

Archives on line: the establishment of a United Kingdom archival network (1998). National Council on Archives. <http://www.ncaonline.org.uk/materials/archivesonline.pdf>.

Archivists' toolkit (2007). University of California, San Diego: New York University: Five Colleges, Inc. <http://www.archiviststoolkit.org/>.

Arxiu Històric de la Ciutat (Barcelona). <http://www.bcn.es/arxiu/arxiuhistoric/>.

Arxiu Nacional de Catalunya. Cerca pels fons de l'Arxiu Nacional de Catalunya (2003-). ANC. <http://cultura.gencat.net/anc/seleccFons.asp>.

Arxius comarcals de Catalunya (2003-). Generalitat de Catalunya. <http://cultura.gencat.net/arxius/arxicoma.asp>.

Association of College and Research Libraries. Research Committee. Environmental scan 2007. Chicago: ACRL, Jan. 2008. <http://www.ala.org/ala/acrl/acrlpubs/whitepapers/Environmental_Scan_2.pdf>.

Association of Research Libraries. Special collections: statement of principles, 2003. ARL. <http://www.arl.org/rtl/speccoll/speccollprinciples.shtml>.

Association of Research Libraries. Special Collections Task Force. Special Collections Task Force final status report, 2006. ARL, last modified: Apr. 4, 2008. <http://www.arl.org/rtl/speccoll/spcolltf/status0706.shtml>.

Barbadillo Alonso, Javier (2006). Apuntes sobre ISAD(G) y la descripción archivística normalizada. Las Palmas de Gran Canaria: Anroart.

Bausili, Mercè; Rabat, Montserrat; Pujol, Rosa (2006). "Fons especials i personals". Biblioteca informacions, núm. 32 (oct. 2006), p. 14–16.

Beinecke Rare Books & Manuscript Library. Alphabetical list of finding aids (2006). Yale University, Beinecke Rare Book and Manuscript Library, last updated: May 24, 2006. <http://www.library.yale.edu/beinecke/manuscript/publist.htm>.

Belanger, Terry (1986). "Rare books and special collections in American libraries: seeing the sites". Rare books & manuscripts librarianship, vol. 1, no. 1 (Spring 1986), p. 11–24.

Berkeley Finding Aid Project (1996). Library, University of California, Berkeley. <http://sunsite.berkeley.edu/FindingAids/EAD/bfap.html>.

Biblioteca de Catalunya. Busca col·leccions (2005-). BC. <http://www.bnc.es/fons/buscacolleccions.php>.

Boston Public Library. Special collections list: special collections in the Research Library (2003-). BPL. <http://www.bpl.org/research/special/collections.htm>.

Bouché, Nicole L. (1997). "Implementing EAD in the Yale University library". American archivist, vol. 60, no. 4 (Fall 1997), p. 408–419.

British archives: the way forward (2000). National Council on Archives. <http://www.ncaonline.org.uk/materials/britisharchivesthewayforward.pdf>.

Brown, Charlotte; Schottlaender, Brian (2001). "The Online archive of California: a consortial approach to the Encoded archival description". Journal of Internet cataloging, vol., 4, no. 3/4, p. 97–112.

Carini, Peter; Shepherd, Kelcy (2004). "The MARC standard and Encoded archival description". Library hi tech, vol. 22, no. 1, p. 18–27.

Cataloging hidden special collections and archives: building a new research environment (2008). Council on Library and Information Resources. <http://www.clir.org/hiddencollections/index.html>.

Cleveland Public Library. Special Collections. Collections and finding aids. CPL, c2008. <http://spc.cpl.org/index.php?q=node/5>.

Coats, Lisa R. (2004). "Users of EAD finding aids: who are they and are they satisfied?". Journal of archival organization, v. 2, no. 3, p. 25–39.

Consejo Superior de Investigaciones Científicas. Archivos en las bibliotecas del CSIC. Unidad de Coordinación de Bibliotecas del CSIC. <http://www.csic.es/cbic/archivos/archivos.html>.

Cook, Michael; Grant, Kristina (1985). A manual of archival description. London: Society of Archivists.

Cook, Michael; Procter, Margaret (1989). A manual of archival description. 2nd ed. Aldershot: Gower.

Cox, Robert; Onuf, Rachel (2003). "Digital anxiety and cooperation in a networked world". OCLC systems & services, vol. 19, no. 1, p. 36–40.

Davis, Susan (2006). "How twenty-five people shook the archival world: the case of descriptive standards". Journal of archival organization, v. 4, no. 3/4, p. 43–62.

Describing archives: a content standard (2004). Chicago: Society of American Archivists. Hi ha una impressió de 2007 que afegeix un índex.

Descriptive cataloguing of rare materials (books) (2007). Washington: Cataloging Distribution Service, Library of Congress. Ed. anterior: Descriptive cataloging of rare books (1991). 2nd ed. Washington, D. C.: Cataloging Distribution Service, Library of Congress.

Development of the Encoded archival description DTD (2005). Library of Congress. <http://www.loc.gov/ead/eaddev.html>.

Dow, Elizabeth H. (1997). "EAD and the small repository". American archivist, vol. 60, no. 4 (Fall 1997), p. 446–455.

EAD: Encoded archival description, version 2002, official site (2008). Library of Congress. <http://www.loc.gov/ead/>.

EAD help pages (2008). Maintained by the SAA-sponsored EAD Roundtable. Last updated: 2008-05-13. <http://www.archivists.org/saagroups/ead/implementors.html>.

Elvira i Silleras, Maria (2005, 2007). "El procés d'elaboració d'una norma de descripció arxivística". BiD: textos universitaris de biblioteconomia i documentació, núm. 15 (des., 2005), <http://bid.ub.edu/15elvira.htm>, i núm. 18 (juny, 2007), <http://bid.ub.edu/18elvira.htm>.

Escobedo, Joana (2006). "Los caminos de la memoria: archivos personales". En: Seminario de Archivos Personales: (Madrid, 26 a 28 de mayo de 2004). Madrid: Biblioteca Nacional, p. 55–79.

Escola Tècnica Superior d'Arquitectura de Barcelona. Biblioteca. Arxiu gràfic. ETSAB, Biblioteca. <http://eprints.upc.es/adminbustia/bib210/>.

Evans, Max J.; Weber, Lisa B. (1985). MARC for archives and manuscripts: a compendium of practice. Madison: State Historical Society of Wisconsin.

Feather, John; Matthews, Graham; Pritchett, Carolyn (1995). "The management and use of reserve and special collections in public libraries: a study of the East Midlands". Journal of librarianship and information science, vol. 27, no. 2 (June 1995), p. 89–97.

Five college archives and manuscript collections (2008). Last update: April 2008. <http://asteria.fivecolleges.edu/index.html>.

Galiana Chacón, Juan P. (2006). "De los archivos personales, sus características y su tratamiento técnico". En: Seminario de Archivos Personales: (Madrid, 26 a 28 de mayo de 2004). Madrid: Biblioteca Nacional, p. 17–28.

Greenberg, Douglas (1998). "Return to the Valley of the Dolls: reflections on changing lanes along the information superhighway". Collection management, vol. 22, no. 3/4, p. 41–53.

Gudayol, Anna (2006a). "Los archivos personales en una biblioteca de ámbito territorial: la Biblioteca de Catalunya". En: Seminario de Archivos Personales: (Madrid, 26 a 28 de mayo de 2004). Madrid: Biblioteca Nacional, p. 163–171.

Gudayol, Anna (2006b). "Fonts per a l'estudi de la història del llibre i de les biblioteques a la Biblioteca de Catalunya". Item: revista de biblioteconomia i documentació, núm. 42, p. 129–149.

Harold Washington Library Center. Special collections (2008). Chicago Public Library. <http://www.chipublib.org/branch/details/library/harold-washington/p/Spc/>.

Harry Ransom Center. Finding aids (2008). Harry Ransom Center, University of Texas at Austin, last modified: 5 May 2008. <http://www.hrc.utexas.edu/research/fa/>.

Haworth, Kent M. (1993). "The voyage of RAD: from the old world to the new". Archivaria, vol. 35 (Spring 1993), p. 55–63.

Hensen, Steven L., comp. (1983). Archives, personal papers, and manuscripts: a cataloging manual for archival repositories, historical societies, and manuscript libraries. Washington, DC: Library of Congress.

Hensen, Steven L. (1988) "Squaring the circle: the reformation of archival description in AACR2". Library trends, v. 36, no. 3, p. 539–542.

Hensen, Steven L., comp. (1989). Archives, personal papers, and manuscripts: a cataloging manual for archival repositories, historical societies, and manuscript libraries. 2nd ed. Chicago: Society of American Archivists.

Hensen, Steven L. (2001). "Archival cataloging and the Internet: the implications and impact of EAD". Journal of Internet cataloging, v. 4, no. 3/4, p. 75–95.

Higgins, Richard (1998). "A case study of EAD implementation at Durham University Library Archives and Special Collections". Archives and museum informatics, vol. 12, p. 221–234.

Hill, Amanda (2007). "Opening up the archives: from basement to browser". CILIP. Rare Books and Special Collections Group. Newsletter, 79 (Feb. 2007), p. 37–41. <http://www.cilip.org.uk/NR/rdonlyres/F567DA66-4447-485F-A1C9-4543043AE911/0/rbn79.doc>.

Hill, Amanda; Stockting, Bill; Higgins, Sarah (2005). "Different strokes for different folks: presenting EAD in three UK online catalogues". Journal of archival organization, v. 3, no. 2/3, p. 183–206.

ISAAR(CPF): international standard archival authority record for corporate bodies, persons and families. Ottawa: International Council on Archives, 1996. Trad. catalana: ISAAR(CPF): norma internacional per a registres d'autoritat arxivístics d'organismes, persones i famílies. Barcelona: Associació d'Arxivers de Catalunya, 1996. <http://www.arxivers.com/idadmin/docs/ISAAR%20(CPF).pdf>.

ISAD(G): general international standard archival description. 2nd ed. adopted by the Committee on Descriptive Standards, Stockholm, Sweden, 19-22 September 1999. Otawa : International Council on Archives, 2000. Traducció catalana: ISAD(G): general international standard archival description = norma internacional general de descripció arxivística. 2a ed. adoptada pel Comitè de Normes de Descripció, Estocolm, Suècia, 19-22 de setembre de 1999. Barcelona: Associació d'Arxivers de Catalunya, 2001. Versió en línia: <http://www.arxivers.com/idadmin/docs/ISAD%20(G).PDF>.

Janus home page. Cambridge University. <http://janus.lib.cam.ac.uk/>.

Johnston, Dorothy (2001). "From typescript finding aids to EAD (Encoded archival description): a university case study". Journal of the Society of Archivists, vol. 22, no. 1, p. 39–52.

Joint Funding Council's Libraries Review Group (1993). Joint Funding Council's Libraries Review Group: report (the Follett Report). Dec. 1993. Chapter 6, Libraries and the researcher, paràgrafs 223–228. <http://www.ukoln.ac.uk/services/papers/follett/report/ch6.html>.

Joyce, William (1988). "The evolution of the concept of special collections in American research libraries". Rare books & manuscripts librarianship, vol. 3, no. 1 (Spring 1988), p. 19–29.

Lacy, Mary A.; Mitchell, Anne (1997). "EAD testing and implementation at the Library of Congress". American archivist, vol. 60, no. 4 (Fall 1997), p. 420–435.

Linard, Laura (1987). "Special collections in the public library". Library trends, 36 (Summer 1987), p. 179–188.

Love, Christine; Feather, John (1998). "Special collections on the World Wide Web: a survey and evaluation". Journal of librarianship and information science, vol. 30, no. 4 (Dec. 1998), p. 215–222.

McCrory, Amy; Russell, Beth M. (2005). "Crosswalking EAD: collaboration in archival description". Information technlogy and libraries, vol. 24, no. 3 (Sept. 2005), p. 99–106.

MARC 21 format for bibliographic data. 1997 ed., update no. 1 (Oct. 2001) through update no. 8 (Oct. 2007). Library of Congress, Network Development and MARC Standards Office, 1990-. <http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdhome.html>. L'adreça anterior dóna accés a les versions completa i concisa del format. Trad. catalana de la versió concisa: <http://www.bnc.cat/sprof/normalitzacio/marc21b/bsumari.htm>.

Marcum, Deanna B. (2008). Response to On the record: report of the Library of Congress Working Group on the Future of Bibliographic Control. Library of Congress, June 1, 2008. <http://www.loc.gov/bibliographic-future/news/LCWGResponse-Marcum-Final-061008.pdf>.

Martin, Rebecca R. (1987). "Special collections: strategies for support in an era of limited resources". College and research libraries, vol. 48, no. 3 (May 1987), p. 241–246.

Meissner, Dennis (1997). "First things first: reengineering finding aids for implementation of EAD". American archivist, vol. 60, no. 4 (Fall 1997), p. 372–387.

Morris, Leslie A. (1997). "Developing a cooperative intra-institutional approach to EAD implementation: the Harvard/Radcliffe Digital Finding Aids Project". American archivist, vol. 60, no. 4 (Fall 1997), p. 388–407.

New York Public Library. Archives & manuscripts (2008). NYPL. <http://www.nypl.org/books/findingaids.html>.

Nickerson, Matthew (1998). "Electronic access to special collections registers in the Gerald R. Sherratt Library, Southern Utah University". Archives and museum informatics, vol. 12, p. 235–242.

Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC) (2007). Barcelona: Generalitat de Catalunya, Departament de Cultura i Mitjans de Comunicació. Versió electrònica: <http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/Cultura/Temes/Arxius/Norma%20de%20Descripci%C3%B3%20Arxiv%C3%ADstica%20de%20Catalunya/arxius/NODACcat_des2006.pdf>.

OAC: Online archive of California (2008). Regents of the University of California. <http://www.oac.cdlib.org/>.

On the record: report of the Library of Congress Working Group on the Future of Bibliographic Control (2008). <http://www.loc.gov/bibliographic-future/news/lcwg-ontherecord-jan08-final.pdf>.

Panitch, Judith M. (2001). Special collections in ARL libraries: results of the 1998 survey. Sponsored by the ARL Research Collections Committee. Washington, D. C.: Association of Research Libraries. <http://www.arl.org/bm~doc/spec_colls_in_arl.pdf>.

PARES: portal de archivos españoles. Ministerio de Cultura. <http://pares.mcu.es/>.

Pérez-Montes Salmerón, Carmen María (2006). "Archivos en las bibliotecas del CSIC: una apuesta por la revalorización de su patrimonio". En: Seminario de Archivos Personales: (Madrid, 26 a 28 de mayo de 2004). Madrid: Biblioteca Nacional, p. 105–133.

Philadelphia Area Consortium of Specials Collections Libraries. PACSCL Consortium survey initiative (2006-). PACSCL. <http://www.pacsclsurvey.org/about.html>.

Piehl, Charles K. (1982). "Historical research and medium-sized public libraries: the potential". RQ, vol. 21, no. 3 (Spring 1982), p. 250–253.

Procter, Margaret; Cook, Michael (2000). A manual of archival description. 3rd ed. Aldershot: Gower.

Rocky Mountain online archive: (RMOA) (2006-). University of New Mexico. <http://rmoa.unm.edu/index.php>.

Rules for archival description (1990-). Ottawa: Bureau of Canadian Archivists. Versió en línia: <http://www.cdncouncilarchives.ca/archdesrules.html>.

Ryan, Michael T. (1991). "Developing special collections in the 90s: a fin-de-siecle perspective". Journal of academic librarianship, vol. 17, no. 5 (Nov. 1991), p. 288–293.

Sahli, Nancy (1985). MARC for archives and manuscripts: the AMC format. Chicago: Society of American Archivists.

Schottlaender, Brian E. C. (1993). "Something wicked this way comes: special collections as viewed by a technocrat". Rare books & manuscripts librarianship, vol. 8, no. 2, p. 98–103.

Seaman, David (1997). "Multi-institutional EAD: the University of Virginia's role in the American Heritage Project". American archivist, vol. 60, no. 4 (Fall 1997), p. 436–444.

Seminario de Archivos Personales (2004: Madrid). Seminario de Archivos Personales: (Madrid, 26 a 28 de mayo de 2004). Madrid: Biblioteca Nacional, 2006.

Universitat Autònoma de Barcelona. Servei de Biblioteques. Dipòsit digital de documents UAB: fons personals: José Agustín Goytisolo. Servei de Biblioteques. <http://ddd.uab.cat/collection/jag>.

Universitat de Barcelona. Biblioteca. Col·leccions especials. CRAI. <http://www.bib.ub.edu/recursos-informacio/colleccions/colleccions-especials/>.

Universitat de Girona. Biblioteca. Fons especials (2002-). Biblioteca UdG. <http://biblioteca.udg.edu/fons_especials/index.asp>.

Watry, Paul B. (1998). "Delivering the goods: constructing a next-generation information retrieval system for distribution of EAD finding aids". Archives & museum informatics, vol. 12, no. 3–4, p. 243–252.

Webb, Mike (2005). "EAD in the Department of Special Collections and Western Manuscripts at the Bodleian Library, United Kingdom". Journal of archival organization, v. 3, no. 2/3, p. 55–69.

Westbrook, Bradley D.; et al. (2006). "The archivists' toolkit: another step toward streamlined archival processing". Journal of archival organization, v. 4, no. 1/2, p. 229-253.

Wisser, Katherine M.; Roper, Jennifer O'Brien (2003). "Maximizing metadata: exploring the EAD-MARC relationship". Library resources & technical services, vol. 47, no. 2 (Apr. 2003), p. 71–76.

Notes

¹ Partint de la definició clàssica de col·leccions especial de William Randall i Francis Goodrich —"An assemblage of materials in some field of knowledge which includes some of the rare and more unusual items and a graeater proportion of other titles bearing upon de subject"—, Rebecca R. Martin (1987, p. 242) destaca l'orientació temàtica d'aquestes col·leccions i el fet que idealment s'haurien de desenvolupar al voltant de les àrees d'ensenyament i recerca de les universitats respectives; tanmateix, també apunta que, atesa la procedència —en gran part, de donatius—, sovint responen a uns interessos que no sempre coincideixen amb els de la universitat. En destaca, com a tret més comú, la gran diversitat de formats i de categories dels materials que contenen. Una de les raons per les quals Schottlaender (1993, p. 98–99) anomena malicioses (wicked) les col·leccions especials és per la definició deficient, com a conseqüència de la quantitat exuberant de materials que apleguen. Joyce (1988, p. 27), per la seva banda, al·ludeix a l'ambigüitat del terme col·leccions especials.

² L'estudi de Love i Feather analitza els projectes de col·leccions especials que han rebut ajudes especials dels Higher Education Funding Councils del Regne Unit i els compara amb els de biblioteques que no han tingut un suport econòmic addicional per a projectes d'aquesta mena.

³ A partir de treballs de camp duts a terme per alumnes en col·leccions especials nord-americanes entre 1976 i 1985, Belanger mostra com estaven d'abandonades moltes d'aquestes unitats encara els anys setanta i a l'inici dels vuitanta: edificis antics, condicions ambientals deficients, eines molt rudimentàries de control bibliogràfic, poca capacitat per a la conservació i la preservació dels materials, manca de pressupostos, manca de personal, absència de polítiques de desenvolupament de la col·lecció, condicions d'exposició sovint perjudicials per al material, etc. Tanmateix, entrats els anys vuitanta, Belanger ja detecta un canvi de tendència cap a una millora progressiva dels diversos aspectes de la gestió i la instal·lació d'aquestes unitats, que posteriorment ha confirmat l'estudi de Panitch (2001).

⁴ Accés als instruments de descripció del Harry Ransom Center: <http://www.hrc.utexas.edu/research/fa/>.

⁵ Accés als instruments de descripció de la Beinecke Library: <http://www.library.yale.edu/beinecke/manuscript/publist.htm>.

⁶ Accés als instruments de descripció de la New York Public Library: <http://www.nypl.org/books/findingaids.html>.

⁷ Accés a la llista de fons d'arxiu de la Boston Public Library: <http://www.bpl.org/research/special/collections.htm>.

⁸ Linard (1987) presenta els resultats d'una enquesta que es va fer a diverses biblioteques públiques americanes i en resumeix els orígens i la composició. Piehl (1982) presenta també els tipus de materials que s'apleguen en aquestes col·leccions i en destaca el valor per a la recerca sobre la història local. Per a un estudi sobre la gestió i l'ús de les col·leccions especials en una regió d'Anglaterra, vegeu Feather, Matthews, Pritchet (1995).

⁹ Vegeu la pàgina de col·leccions especials del Harold Washington Library Center: <http://www.chipublib.org/branch/details/library/harold-washington/p/Spc/>.

¹⁰ Vegeu la pàgina de col·leccions especials de la Cleveland Public Library: <http://spc.cpl.org/index.php?q=node/5>.

¹¹ Des de la pàgina Archivos en las bibliotecas del CSIC (<http://www.csic.es/cbic/archivos/archivos.html>) es dóna accés als fons següents: Marcos Jiménez de la Espada, Museo Nacional de Ciencias Naturales, José Luis Aranguren, Correspondencia de Santiago Ramón y Cajal, Claudio Sánchez Albornoz, Real Jardín Botánico, Francisco de las Barras y Aragón y Francisco Rodríguez Marín.

¹² La pàgina web següent de la BC dóna accés a descripcions dels fons i les col·leccions i als instruments de descripció respectius, quan estan en format electrònic: <http://www.bnc.es/fons/buscacolleccions.php>. Per a una descripció dels fons d'empreses editorials, de llibreries, d'associacions relacionades amb el món del llibre, etc., conservats a la Biblioteca de Catalunya, vegeu l'article de Gudayol (2006b).

¹³ Accés al fons Goytisolo des de la pàgina <http://ddd.uab.cat/collection/jag>, del Dipòsit digital de documents UAB. Dels fons de Pere Calders i de Jordi Arbonès, se n'ha trobat notícia a Bausili, Rabat, Pujol (2006).La pàgina web següent de la BC dóna accés a descripcions dels fons i les col·leccions i als instruments de descripció respectius, quan estan en format electrònic: . Per a una descripció dels fons d'empreses editorials, de llibreries, d'associacions relacionades amb el món del llibre, etc., conservats a la Biblioteca de Catalunya, vegeu l'article de Gudayol (2006b).

¹⁴ Vegeu les col·leccions especials de la UdG: <http://biblioteca.udg.edu/fons_especials/index.asp>.

¹⁵ Vegeu les col·leccions especials de la UB a: <http://www.bib.ub.edu/recursos-informacio/colleccions/colleccions-especials/>.

¹⁶ Vegeu el catàleg de l'arxiu gràfic de l'Escola a: <http://eprints.upc.es/adminbustia/bib210/>.

¹⁷ Vegeu la Biblioteca virtual Màrius Torres a: <http://pv2.sbd.udl.es/vllibres/webmarius/index_1024.asp>.

¹⁸ Vegeu la relació dels fons de l'Arxiu històric custodiats a la Biblioteca de l'Ateneu Barcelonès a: <http://biblioteca.ateneubcn.cat/web/continguts/ca/apartats/menuprincipal/arxiu_historic/fons/fons.html>.

¹⁹ Vegeu la relació de les col·leccions especials i dels fons personals de la Biblioteca Museu Víctor Balaguer a les adreces següents: <http://www.victorbalaguer.cat/ca/node/146> i <http://www.victorbalaguer.cat/ca/node/147>.

²⁰ La consulta dels instruments de descripció disponibles en línia dels fons de l'ANC es pot fer des de la pàgina següent: <http://cultura.gencat.net/anc/seleccFons.asp>.

²¹ "El ministro de Cultura presenta un Plan de digitalización y consulta en red de los archivos nacionales". En: Notas de prensa del Ministerio de Cultura, 14/07/2008, <http://www.mcu.es/gabineteprensa/mostrarDetalleGabinetePrensaAction.do?prev_layout=notas&layout=notas&html=13692008nota.txt&language=es&cache=init>.

²² Vegeu també Hensen (2001, p. 77), que anota que l'adaptació del format MARC a materials d'arxiu va ser una mesura controvertida, perquè es tractava d'un format bibliotecari pensat per a materials publicats.

²³ Hensen (1988) comenta com els capítols de les AACR2 dedicats a la formulació de punts d'accés no s'adequaven gaire a les necessitats i als usos de l'entorn arxivístic, però els arxivers s'han anat adaptant a aquest sistema i el codi ha experimentat també algunes modificacions per adaptar-se a les pràctiques arxivístiques. Pel que fa a les autoritats de noms i matèries, Higgins apunta que, en el cas dels instruments de descripció de la Durham University, es va optar pel sistema de la LC perquè, malgrat les crítiques que s'hi feien i que al Regne Unit no tenia tradició, era l'únic que assegura l'estandardització.

²⁴ Vegeu la informació sobre ArchiveGrid a: <http://www.oclc.org/us/en/archivegrid/default.htm>. L'adreça per accedir a les descripcions d'ArchiveGrid per mitjà del portal ofert pel National union catalog of manuscript collections és la següent: <http://www.loc.gov/coll/nucmc/oclcsearch.html>. La consulta dóna accés al registre bibliogràfic del fons, la col·lecció o el manuscrit recuperats; si el material d'arxiu té un instrument de descripció detallat, s'hi pot accedir mitjançant l'enllaç inclòs en el camp 856 del registre.

²⁵ Són diversos els autors que destaquen com l'adopció del MARC(AMC), primer, i de l'EAD, després, ha promogut la col·laboració entre arxivers i bibliotecaris. Vegeu, per exemple: Wisser, Roper (2003, p. 75–76).

²⁶ Entre 2001 i 2003, la revisió de l'APPM es va fer conjuntament amb la revisió de les RAD, en el marc del CUSTARD Project (Canadian-U.S. Task Force on Archival Descripction), que tenia l'objectiu de dissenyar un estàndard únic per als dos països. Finalment, l'acord no va ser possible, però sí que es va acceptar un conjunt comú de principis que són la base del DACS i de les regles canadenques.

²⁷ Maria Elvira (2005, 2007) explica amb detall el desenvolupament de la NODAC i la relació amb la ISAD(G).

²⁸ Vegeu la presentació del projecte "Normas españolas de descripción archivística" i els documents que fins ara s'han fet públics a l'adreça següent: <http://www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Presentacion.html>.

²⁹ Vegeu els informes inicials de Daniel V. Pitti sobre el projecte a: Berkeley Finding Aid Project (1996). Per a una panoràmica del desenvolupament de l'EAD, vegeu: Development of the Encoded archival description DTD (2005). Les EAD help pages (2008) donen accés a bibliografia sobre el tema, programari i eines per a l'aplicació de l'EAD, la llista d'usuaris i els projectes que empren el format, etc.

³⁰ Accés a l'Online archive of California: <http://www.oac.cdlib.org/>. Des de la pàgina principal de l'OAC es dóna accés a informació sobre la història del projecte, les institucions que hi participen, etc.

³¹ Accés a la base de dades d'instruments de descripció dels Five College Archives & Manuscript Collections: <http://asteria.fivecolleges.edu/index.html>.

³² Accés a la base de dades d'instruments de descripció del RMOA: <http://rmoa.unm.edu/index.php>.

³³ Accés a A2A: <http://www.nationalarchives.gov.uk/a2a/>.

³⁴ Accés a Archives hub: <http://www.archiveshub.ac.uk/>.

³⁵ Accés a Janus: <http://janus.lib.cam.ac.uk/>.

³⁶ Accés al formulari: <http://www.archiveshub.ac.uk/eadform2002.html>.

³⁷ Entre els usuaris de l'eina hi ha la Standford University, la Drexel University, la Princeton University, els New York University Archives, i diverses biblioteques de la University of California. Accés a Archivists' toolkit: <http://www.archiviststoolkit.org/>.

³⁸ Un estudi recent del Regne Unit mostra que un 30 % dels fons conservats en arxius està sense catalogar, i que només el 31 % dels fons estan catalogats en el nivell d'unitats documentals simples (Hill, 2007, p. 38).

³⁹ La pantalla de cerca del CCUC permet limitar les consultes segons l'etiqueta "Material d'arxiu"; per a la mateixa funció, en el catàleg de la BC s'empra l'etiqueta "Recull mixt", que no té un significat gaire obvi. A més, per assegurar uns resultats previsibles i acurats, s'haurien de concretar bé els codis "Tipus registre" i "Nivell bibliogràfic" de la capçalera del registre.

⁴⁰ En el catàleg de la BC vegeu, per exemple, el registre del fons d'Avel·lí Artís Gener, sota el títol Fons personal d'Avel·lí Artís-Gener Tísner, 1930-1999 i el registre de l'inventari sota el títol Fons Tisner Avel·lí Artís-Gener [Recurs electrònic] : inventari : Mss. 4549-4550. En el cas d'Isaac Albéniz, només s'ha localitzat el registre de l'inventari, amb el títol Inventari del fons Isaac Albéniz [Recurs electrònic].

⁴¹ Vegeu la nota 13.

⁴² Accés a la pàgina "Busca col·leccions" de la Biblioteca de Catalunya: <http://www.bnc.es/fons/buscacolleccions.php>.

⁴³ Vegeu exemples dels dos models de descripció a: Inventari dels fons de les places de toros Monumental, Les Arenes i Antiga de la Barceloneta (<http://www.bnc.cat/fons/inventaris/arxiu/places_toros/places_toros.pdf>) i la presentació a l'inventari del fons Jaume Fuster i Guillemó (<http://www.bnc.cat/fons/inventaris/smanuscrits/fuster/fuster_fc.pdf>). En aquest sentit, Javier Barbadillo (2006, p. 35) assenyala que les àrees de la ISAD(G) i l'ordenació dels elements s'han pres, a Espanya, com un model universal, tot i que la norma mateixa diu explícitament que no pretén definir formats de presentació ni la forma com els elements han d'aparèixer en inventaris, catàlegs, etc. (punt 1.6 de la ISAD(G)). Així mateix, la norma també adverteix que la numeració dels elements només té l'objectiu de facilitar-ne la citació i en cap cas no s'ha d'utilitzar per designar els elements de la descripció (punt 1.10 de la ISAD(G)).

⁴⁴ Accés al Dipòsit digital de documents de la UAB: <http://ddd.uab.cat/ >.

⁴⁵ Accés a la pàgina de cerca dels fons de l'ANC: <http://cultura.gencat.net/anc/CercaFons.asp?Codi_Arxiu=1 >.

⁴⁶ Des de la perspectiva tècnica, la integració de registres MARC procedents d'arxius en els catàlegs col·lectius no presenta gaire problemes, ja que la informació del registre es pot derivar, en gran part, de la descripció ISAD(G) del fons o la col·lecció.

Data de recepció: 23/09/2008. Data d'acceptació: 15/10/2008.