[Versió catalana]

Assumpció Estivill Rius

Profesora de la Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona

estivill@ub.edu

Resumen [Abstract] [Resum]

En primer lugar, se explica el contexto en el que se han formado las unidades de colecciones especiales de algunas bibliotecas, y las razones por las cuales acogen fondos y colecciones de archivo. En segundo lugar, el trabajo se centra en las técnicas utilizadas en el entorno bibliotecario para describir los fondos de archivo y las colecciones que tienen un tratamiento archivístico, y en como se les proporciona acceso. En este contexto, se examinan los modelos usados en los Estados Unidos y en el Reino Unido para describir y dar acceso a estos materiales, y los proyectos cooperativos puestos en marcha en estos dos países en los últimos años. Finalmente, se hace un primer análisis de cómo se tratan actualmente este tipo de fondos en las bibliotecas catalanas y se apuntan algunas recomendaciones para mejorar el tratamiento de que son objeto y su acceso.

1 Introducción

Son diversos los autores que han señalado la dificultad de definir las unidades designadas como colecciones especiales de las bibliotecas y la ambigüedad del término. Sin embargo, todos ellos destacan la diversidad de materiales que acogen y el valor que tienen en la investigación.¹ En este sentido, el documento Special collections: statement of principles, de la Association of Research Libraries (ARL), pone de relieve el compromiso de los miembros de la asociación y, en términos más generales, el de todas las bibliotecas de investigación de cualquier parte del mundo, para proporcionar los recursos primarios necesarios en la investigación. Es un compromiso que deriva de la propia misión de aquellas bibliotecas:

We collect, organize, maintain and preserve these primary research materials to meet the needs of our parent institutions and, like them, to serve the needs of national and international scholarship. We view our commitment to primary resources as a critical component of our institutional mission and as an enduring contribution by research libraries to scholarship and learning.

Tal y como afirma el documento, son sobre todo las colecciones especiales de estas instituciones las que tienen un papel clave en aquella misión, puesto que suelen contener muchos materiales únicos e irrepetibles, que van desde manuscritos y libros raros hasta fondos de archivo —fondos personales, familiares, de empresas e instituciones, etc.—, y que reúnen materiales de toda clase, como por ejemplo fotografías, materiales gráficos, películas, dibujos, archivos digitales, etc. Por todo esto: "Special Collections represent not only the heart of an ARL library's mission, but one of the critical identifiers of a research library" (Association of Research Libraries, 2003).

Recientemente, diversos informes, que están teniendo un cierto impacto en el contexto bibliotecario, destacan este papel fundamental que los materiales de las colecciones especiales tienen para la investigación, la necesidad de dar un acceso exhaustivo a estas colecciones, que a menudo han sido objeto de un control deficiente, y el papel que tienen y tendrán en los proyectos de digitalización actuales y futuros. Por ejemplo, el informe Environmental scan 2007 (Association of College and Research Libraries. Research Committee, 2008, p. 7-8) prevé que cada vez se pondrá más énfasis en la digitalización de colecciones, en la preservación de archivos digitales y en la mejora de los métodos de almacenamiento de datos, de recuperación, de conservación y de servicio. Al hacer esta afirmación, el informe se refiere sobre todo a los depósitos de materiales que son propiedad de la institución, entre los cuales se encuentran las colecciones de fuentes primarias que abundan en las bibliotecas universitarias americanas. Además, destaca como una cuestión emergente las tensiones que irán surgiendo cada año en el momento de decidir qué parte del presupuesto se dedica a la compra de colecciones digitales estándar en contraposición a la cantidad destinada a preservar y dar acceso a las colecciones únicas propiedad de la biblioteca.       

Otro ejemplo de este interés lo proporciona On the record (2008, p. 21-23), el informe final del Working Group on the Future of Bibliographic Control de la Library of Congress (LC), que destaca como una de las acciones que hay que emprender urgentemente para mejorar el control bibliográfico es la de dar acceso a los materiales raros y únicos que a menudo se esconden dentro de las colecciones especiales, y establece cinco recomendaciones de cara a lograr este objetivo: 1) hacer que la identificación de los materiales de estas colecciones sea de alta prioridad; 2) hacer más eficiente su catalogación y conseguir que tenga una cobertura y un acceso más amplios; 3) integrar su acceso con el de otras colecciones bibliotecarias; 4) promover su digitalización para facilitar el acceso; y 5) compartir el acceso a estos materiales mediante acuerdos que faciliten el intercambio de registros de metadatos y de autoridades, y la integración de estos registros en bases de datos colectivas como por ejemplo OCLC. La respuesta al informe de Deanna B. Marcum, de la LC, muestra el interés y el compromiso de esta biblioteca por continuar la labor que, desde hace años, realiza en la línea de mejorar el acceso a sus colecciones especiales (Marcum, 2008, p. 30-39).

Las ayudas que en las últimas décadas las administraciones públicas y algunos organismos bibliotecarios han destinado a mejorar el acceso a estas colecciones son otra muestra de su importancia y de cómo ha ido creciendo la conciencia de su interés para la investigación. En los Estados Unidos, y desde la segunda mitad de los años ochenta, el National Endowment for the Humanities (NEH), la National Historical Publications and Research Comission (NHPRC) y el Research Libraries Group (RLG) han subvencionado varios proyectos para propiciar la inclusión de fondos de material primario en los grandes catálogos nacionales, sobre todo en la base de datos de la Research Libraries Information Network (RLIN), integrada en la base de datos de la OCLC desde 2006 (Davis, 2006, p. 47-48). Por su parte, las colecciones especiales de las bibliotecas universitarias del Reino Unido han tenido acceso, a partir de 1995 y como consecuencia delFollet Report (1993), a una serie de ayudas especiales que en muchos casos han sido utilizadas para mejorar el acceso a estas colecciones e iniciar proyectos de digitalización (Joint Funding Council's Libraries Review Group, 1993; Love, Feather, 1998).² Recientemente, y como resultado de un estudio de la ARL de 1998 sobre el estado de las colecciones especiales de las bibliotecas de la asociación (Panitch, 2001), y del trabajo realizado posteriormente por la Special Collections Task Force de aquel organismo (2006), la Andrew W. Mellon Foundation ha concedido al Council on Library and Information Resources (CLIR) una ayuda de 4,27 millones de dólares para emprender un programa nacional que tiene el objetivo de identificar y catalogar colecciones especiales y archivos (Cataloging hidden special collections and archives, 2008).

Hidden collections, colecciones escondidas, es un término recurrente en la bibliografía para connotar el escaso acceso físico e intelectual que a menudo presentan los materiales de las colecciones especiales, hecho que dificulta su localización, recuperación y uso. El estudio de 1998 de la ARL, mencionado en el párrafo anterior, mostraba datos contundentes al respeto. Por un lado, ya en aquella fecha se habían iniciado proyectos de digitalización de pequeñas selecciones de materiales con lo cual se daba acceso web a la representación digital de los recursos, pero, por otro, una parte importante de estas colecciones no lograba ni el nivel más básico de control bibliográfico, puesto que a menudo estaban sin catalogar o procesar. Esta situación la presentaban el 15 % de los libros de estas colecciones, el 27 % de las colecciones de manuscritos (incluidos fondos personales, familiares o de entidades), el 31 % de los archivos de las propias universidades, el 35 % de los recursos en soporte de vídeo, el 36 % de los materiales gráficos, el 37 % de los materiales sonoros, y el 46 % de los artefactos. El estudio también mostraba que, cuando había algún tipo de acceso, este se limitaba en el 50 % de la mayoría de tipos de colecciones a un acceso manual —por ejemplo, catálogos de fichas u otros instrumentos de descripción manuales (Panitch, 2001, p. 51-52).

Son diversas las razones que podrían explicar el control exiguo de muchas de estas colecciones. Así por ejemplo, se podría hacer referencia a la complejidad y diversidad de los materiales que las forman, junto con el crecimiento que han experimentado en los últimos años, y a la imposibilidad, en muchos casos, de proceder a la catalogación por copia en el momento de controlarlas, puesto que se trata de materiales únicos. Otro posible factor son las muchas penurias que tradicionalmente han sufrido las unidades de colecciones especiales y, de entre todas ellas, su carencia endémica de personal ha contribuido a esconderlas porque no se han tenido los recursos humanos necesarios para procesarlas (Belanger, 1986).³ Entre otros motivos, probablemente tampoco se debe descartar la carencia, hasta hace relativamente poco tiempo, de los estándares necesarios para procesar una parte importante de los materiales que conforman estas colecciones de manera estructurada y uniforme.

Muchas de estas colecciones especiales contienen fondos de archivo y colecciones susceptibles de un tratamiento archivístico que, hasta hace poco más de una década, se controlaban a partir de diferentes instrumentos de descripción archivística, como inventarios, catálogos, registros, etc., que no obedecían a estándares nacionales o internacionales de descripción, sino que se elaboraban de acuerdo con prácticas locales, más o menos compartidas, más o menos uniformes, pero que en todo caso no estaban regladas por los organismos profesionales del campo de los archivos. En 1983 se publica en los Estados Unidos el manual de Steven L. Hensen, Archives, personal papers, and manuscripts: a cataloging manual for archival repositories, historical societies, and manuscript libraries, que se convierte en la norma de facto utilizada en aquel país para describir fondos y colecciones de archivo en el nivel de colección. La publicación poco después de MARC for archives and manuscripts: the AMC format, de Nancy Sahli (1985), facilita la integración en catálogos de aquellas descripciones que representan globalmente colecciones y fondos de archivo. No es hasta 1993 que se aprueba la ISAD(G) como norma internacional de descripción archivística: ISAD(G): general international standard archival description (1994). Aquel mismo año se ponía en marcha el Berkeley Finding Aid Project con el objetivo de desarrollar un estándar para codificar los instrumentos de descripción utilizados en archivos, museos y bibliotecas que, en la versión definitiva, se conocerá como Encoded archival description (EAD), y que en su segunda versión de 2002 adoptó más decididamente ISAD(G) como estándar de contenido. La práctica actual de muchas bibliotecas y archivos de utilizar el formato MARC para representar en el catálogo fondos y colecciones a nivel sumario y de enlazar este registro "bibliotecario" con el instrumento de descripción "archivístico" —que describe detalladamente el fondo o la colección en todos sus niveles jerárquicos, y con la capacidad de llegar hasta la descripción de la pieza documental simple— representa la convergencia e, incluso, la feliz y necesaria convivencia de dos técnicas que nacieron, e inicialmente crecieron, por separado.

Este trabajo pretende, en primer lugar, explicar el contexto en el que se han formado las unidades de colecciones especiales de algunas bibliotecas y las razones por las cuales reúnen fondos y colecciones de archivo. En segundo lugar, se centra en las técnicas utilizadas en el entorno bibliotecario para describir los fondos de archivo y las colecciones que tienen un tratamiento archivístico, y en como se les proporciona acceso. En este contexto, se examinan los modelos utilizados en los Estados Unidos y en el Reino Unido para describir y dar acceso a estos materiales, y los proyectos cooperativos que se han desarrollado en estos dos países en los últimos años. Si bien los modelos son diferentes, en los dos casos destaca la participación activa de archivos y bibliotecas en proyectos cooperativos y su colaboración en la elaboración de herramientas de recuperación comunes. Es por este motivo, sobre todo, que se han examinado estas prácticas concretas, y también por los resultados que han alcanzado. Finalmente, se hace un primer análisis de cómo se tratan actualmente estos tipos de fondos en las bibliotecas catalanas y se anotan una serie de recomendaciones con el objetivo de mejorar su acceso.

2 Los fondos y las colecciones de archivo en las unidades de colecciones especiales de las bibliotecas

La ISAD(G) define el fondo y la colección en los términos siguientes (2000, p. 16-17 de la versión española):

• Fondo. Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.



• Colección. Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. No debe confundirse con el fondo.

La procedencia es un concepto fundamental en la definición del fondo, ya que el conjunto documental ha sido producido, reunido o utilizado en torno a las actividades y funciones de su productor. La colección puede haber sido reunida por una persona o por un grupo, pero esta procedencia no es definitoria; la colección reúne piezas que comparten características comunes, ya sea una materia, ya sea un tipo documental concreto, como una colección de carteles, de postales, de programas de teatro o de gozos, o ya sea la combinación de una materia y un tipo o soporte documental (por ejemplo, una colección de carteles sobre la Guerra Civil española).

Tanto las bibliotecas universitarias como las públicas han reunido desde sus inicios y con más o menos énfasis según las distintas tradiciones, fondos personales, familiares e institucionales, y colecciones de materiales que comparten alguna característica. William L. Joyce (1988) examina el nacimiento y los primeros desarrollos de las bibliotecas de investigación de los Estados Unidos y traza la evolución del concepto de colecciones especiales desde sus orígenes en cuatro etapas de desarrollo.

Las colecciones especiales empiezan a aparecer en el seno de las bibliotecas universitarias de aquel país a final del siglo XIX, e inicialmente incluyen sobre todo libros raros y algunos manuscritos. Raramente se mantienen como colecciones separadas de los fondos generales, y tampoco tienen un personal específico. Su formación responde a un nuevo enfoque más profesional de la investigación y a la creación de un canon académico en algunas áreas del conocimiento, sobre todo en las humanidades, en historia y literatura. En su implantación también influye la expansión de la bibliofilia y del coleccionismo. Al final de esta primera fase, que se cierra con el cambio de siglo, destacan las colecciones de algunas universidades que, como Yale, Harvard, Princeton o Columbia, empiezan a prestar más atención a la adquisición y la difusión de estos materiales y en algún caso los separan ya de la colección general.

En la segunda etapa, que según el autor se extiende a lo largo del primer tercio del siglo XX, se generaliza la implantación de unidades separadas que alojan estas colecciones y empiezan a disponer de salas especiales para su consulta —como la Rare Book Division de la New York Public Library, o las salas de libros raros de la Library of Congress, de la Yale University, de la University of Michigan, etc.—; las adquisiciones continúan centrándose en libros raros y en manuscritos, que se coleccionan tanto por su valor material como por el interés que tienen para cierta investigación académica.

En la tercera etapa, que se inicia en la década de los años treinta del siglo XX, se amplía el concepto de estas colecciones que ahora acentúan la adquisición de fuentes primarias, tanto manuscritos y colecciones de manuscritos como por ejemplo fondos personales, familiares, institucionales, de empresas, etc., y otros materiales de archivo, además de libros raros y colecciones exhaustivas de materiales bibliográficos en torno a una temática a menudo muy específica. A partir de este momento, empieza a utilizarse el término colecciones especiales para designar a estas agrupaciones de materiales. La designación quiere dar idea de su singularidad y de su valor en la investigación, y también de la diversidad de formatos y tipologías documentales que incluyen. Durante este periodo se crea la Society of American Archivists (SAA) (1936) y se ponen en marcha algunas colecciones especiales e incluso bibliotecas especiales dedicadas a alojar estas colecciones de prestigio en universidades de renombre —como la Houghton Library de la Harvard University.

Joyce sitúa la cuarta fase del desarrollo de las colecciones especiales en los años sesenta, cuando se produce una gran expansión de las universidades de los Estados Unidos. Las bibliotecas de los nuevos campus universitarios organizan colecciones especiales que reúnen numerosas fuentes primarias que tienen como objetivo principal aportar materiales para la investigación, y estos depósitos continúan creciendo también en las universidades de más prestigio, como la Beinecke Library de la Yale University que abre sus puertas en 1963. Y es que a partir de la década de los años cincuenta y la de los sesenta, la investigación, sobre todo en las áreas de las humanidades y las ciencias sociales experimentó una reorientación importante, que todavía continúa, que ha favorecido unas políticas de colección dirigidas a adquirir los tipos de fondos y colecciones que alimentan buena parte de las colecciones especiales de las bibliotecas universitarias de aquel país. Esta investigación se caracteriza por un enfoque más interdisciplinar, por el inicio y la expansión de los estudios de género y sobre grupos sociales que antes no habían sido objeto de atención académica, por centrar el interés en el grupo y no tanto en el individuo, por la aplicación de métodos de investigación de tipo cuantitativo que representaron una innovación en aquellas áreas y por el uso de nuevos materiales de trabajo que las colecciones especiales han sabido adquirir, organizar y conservar —prensa local, archivos personales, familiares e institucionales, colecciones de imágenes, colecciones de todo tipo de material efímero, como programas de teatro, carteles de cine, anuncios y propaganda, recortes de prensa, etc. (Greenberg, 1998).

Los efectos de esta investigación más interdisciplinar y diversificada han tenido un impacto en el desarrollo de las colecciones especiales de las bibliotecas universitarias hasta el día de hoy. Para Michael T. Ryan (1991, p. 292) la comunidad de los archivos y de las colecciones especiales ha sabido gestionar el desarrollo de la colección de la manera adecuada para favorecer los retos de la investigación actual, más centrada en los aspectos contextuales y generales que en el individuo aislado que había sido objeto de investigación en épocas anteriores. Ahora bien, tampoco ha pasado por alto que ciertos individuos continuarán siendo importantes para la investigación por la categoría de su obra, de su vida o de sus relaciones. Un repaso de los instrumentos de descripción de algunas de estas colecciones muestra la riqueza de sus fondos en este sentido. A modo de ejemplo, entre los fondos personales del Harry Ransom Center de la University of Texas at Austin,⁴ se encuentra documentación de Kingsley Amis, Julian Barnes, Samuel Beckett, Sarah Bernhardt, William Blake, Anthony Burguess, Gerald Brenan, George Eliot, E.M. Forster, Ernest Hemingway, James Joyce, Jack Kerouac, D.H. Lawrence, Carson McCullers, Henry Miller, Ezra Pound, Diego Rivera, John Steinbeck, Gloria Swanson, Tennessee Williams, Oscar Wilde, W.B. Yeats, etc. En la Beinecke Library de la Yale University,⁵ se encuentran fondos de Jean Anouilh, T.S. Eliot, Ernest Hemingway, Henry James, James Joyce, Abraham Lincoln, Mabel Dodge Luhan, Thomas Mann, Filippo Tommaso Marinetti, W. Somerset Maugham, Margaret Mitchell, Eugene O'Neill, Ezra Pound, Dante Gabriel Rossetti, Jean-Paul Sartre, George Bernard Shaw, y Gertrude Stein y Alice B. Toklas, entre otros.

Las colecciones especiales de muchas bibliotecas universitarias del Reino Unido han tenido un desarrollo similar al de las bibliotecas académicas norteamericanas, y como ellas experimentaron un gran crecimiento de sus fondos de archivo a partir de los años cincuenta (Johnston, 2001, p. 40). Christine Love y John Feather (1998, p. 215) señalan que en los Estados Unidos las bibliotecas que poseen estas colecciones han conformado durante décadas un grupo distintivo que ha tenido el apoyo de organismos como la Association of College and Research Libraries, la Association of Research Libraries o el Research Libraries Group. En el Reino Unido, el reconocimiento de estas bibliotecas es mucho más reciente, de 1987, cuando se crea el Consortium of University Research Libraries (CURL), actualmente Research Libraries UK (RLUK). Los miembros de RLUK son los que tienen las colecciones bibliotecarias más importantes tanto por su magnitud y antigüedad, como por la naturaleza de sus colecciones especiales. El trabajo de Love y Feather, los diversos estudios de caso de bibliotecas universitarias británicas sobre la elaboración de instrumentos de descripción codificados con EAD (Allinson, 1998; Higgins, 1998; Johnston, 2001; Webb, 2005), y los proyectos cooperativos de creación de bases de datos de instrumentos de descripción, como Access to archives (A2A) o Archives hub, ponen de manifiesto la importancia de los fondos y las colecciones de archivo en las bibliotecas universitarias de aquel país.

Las bibliotecas públicas de los Estados Unidos y del Reino Unido custodian también colecciones especiales con fondos y colecciones de carácter archivístico, sobre todo en el caso de las grandes bibliotecas públicas que tienen la categoría de bibliotecas de investigación. Como ejemplo de estos fondos, se puede consultar el Archival materiales access tool de la New York Public Library,⁶ que contiene unas 3.000 entradas de colecciones archivísticas que describen sumariamente los fondos y las colecciones de archivo de la biblioteca y que enlazan con los instrumentos de descripción respectivos cuando están disponibles en línea. La página de colecciones especiales de la Boston Public Library ofrece otro ejemplo con un listado amplio de sus colecciones archivísticas.⁷

Aparte de estos casos de colecciones de gran envergadura, en general las bibliotecas públicas grandes y medianas de aquellos países acostumbran a tener colecciones especiales, con fuentes primarias que incluyen fondos y colecciones de archivo, creadas en torno a la historia, la literatura y los acontecimientos locales, y de temas que son de interés para las comunidades respectivas —desde la industria y el comercio de la localidad hasta la vida social, los movimientos migratorios, las asociaciones locales, etc.— que han sabido atraer muchos donativos y que en algunos casos han absorbido los fondos de archivos locales. Estas bibliotecas también acostumbran a tener colecciones especiales de tipo bibliográfico sobre aquellos temas que tienen que ver más directamente con sus políticas de colección, como la cultura popular, la ficción o la literatura infantil y juvenil, etc. En general estas colecciones derivan de materiales de la colección general que con el tiempo han ido adquiriendo un valor para la investigación y que ofrecen unos contenidos que el investigador no encuentra en la biblioteca universitaria. La bibliografía sobre las colecciones especiales de las bibliotecas públicas es más bien escasa, pero los autores que han tratado el tema destacan que todavía hoy estas colecciones adolecen de falta de personal, que a menudo son poco conocidas porque no han sido difundidas de la manera adecuada, y que en la mayoría de los casos sólo disponen de instrumentos de descripción manuales y parciales.⁸ La consulta de las páginas web de las colecciones especiales de algunas de estas bibliotecas, como la Boston Public Library, el Harold Washington Library Center de la Chicago Public Library⁹ o la Cleveland Public Library¹⁰ —todas con fondos y colecciones de archivo importantes— muestra que la información que publican en la web es mucho más sumaria que la que se encuentra en las bibliotecas universitarias que disponen de colecciones similares, y que raramente tienen instrumentos de descripción completos y con sistemas de búsqueda como los que han desarrollado las bibliotecas de las grandes instituciones académicas. Aparte que las bibliotecas académicas disponen, en general, de más recursos económicos, también pueden justificar más fácilmente ante sus instancias superiores el desarrollo de colecciones que tienen un valor y un interés muy directo para la investigación.

En el caso de España, la presencia de fondo y colecciones de archivo en las bibliotecas universitarias y públicas es escasa. Así lo demuestra el hecho que en el Seminario de Archivos Personales, que tuvo lugar en Madrid el año 2004 organizado por la Biblioteca Nacional —es decir, desde una perspectiva bibliotecaria—, no hubiera presentaciones ni de bibliotecas universitarias ni de bibliotecas públicas sobre la existencia y la organización de estos materiales en sus colecciones. Esta ausencia manifiesta el poco interés que han tenido aquellas instituciones para adquirir fondos documentales que en entornos similares se contemplan, desde hace muchas décadas, como un material básico para la investigación académica en las humanidades y las ciencias sociales. Sí que presentaron trabajos la Biblioteca Nacional y la Biblioteca de Catalunya (BC) que conservan fondo y colecciones de archivo notorios, y también la Biblioteca Valenciana que, a pesar de ser de creación reciente, se ha preocupado por reunir, a partir de distintas vías, fondos personales por su valor obvio en una biblioteca patrimonial (Galiana, 2006). Además de las bibliotecas anteriores, y de las intervenciones de investigadores que reseñaron el valor de los fondos personales en la investigación y la crítica y edición de estos fondos, también participaron, entre otros, el Archivo Histórico Nacional, el Archivo General de la Administración, y las bibliotecas del Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC), que desde 1998 hacen un buen trabajo para rescatar, identificar, organizar, describir y difundir los archivos personales y científicos, depositados en estos centros, que tienen un valor indiscutible para la historia de la ciencia española (Pérez-Montes, 2006).¹¹

Joana Escobedo (2006) y Anna Gudayol (2006a), de la BC, presentaron sendos trabajos al Seminario de Archivos Personales. La primera traza la presencia de fondos personales, familiares e institucionales en la Biblioteca desde 1907, el mismo año de creación del organismo como biblioteca del Institut d'Estudis Catalans, y explica con detalle los procedimientos que actualmente se aplican a estos fondos desde su ingreso hasta que se ponen a disposición del investigador. La elaboración de instrumentos de descripción y el tratamiento de estos materiales en el pasado no diferían demasiado de las prácticas locales y poco normalizadas que eran habituales en bibliotecas de investigación de países como los Estados Unidos y el Reino Unido en épocas no tan lejanas. Por un lado, la autora hace referencia a la diversidad de instrumentos de descripción existentes: inventarios y catálogos publicados y no publicados, completos o parciales y en procesamiento que hasta hace poco se elaboraban como ficheros manuales de diversos formatos y de manera poco normalizada y uniforme; actualmente, estos fondos se van integrando en el catálogo, y los instrumentos de descripción disponibles se difunden por medio del web de la biblioteca. Por otro lado, también hace referencia al poco respeto que se tenía hacia la integridad de los fondos que ingresaban, y como se podían distribuir por distintas secciones sin tener en cuenta su unidad orgánica o de procedencia:

Su tratamiento no siempre gozó de sistema y homogeneidad. Un mismo fondo podía estar dividido entre la Sección de Archivo y la Sección de Manuscritos y compartido quizás también con la Sección de Estampas, Grabados y Mapas —ahora, Unidad Gráfica— o con Reserva Impresa y Colecciones Especiales. No había una asignación clara y se disgregaban. Se solía priorizar, en general, las obras de creación —literarias, artísticas...— y fragmentos de la documentación que tenían una cierta unidad, como la correspondencia. Parte del resto, que exigía una labor de clasificación y ordenación, se relegaba a un futuro. Tampoco los instrumentos de descripción y recuperación eran homogéneos. Prevalecía quizás, en algunos supuestos, el criterio de colección y el bliográfico. (Escobedo, 2006, p. 57).

Por su parte, Gudayol examina los diversos procedimientos de adquisición de estos fondos, su valoración, el proceso limitado de expurgación que se realiza y su difusión. Tanto Escobedo como Gudayol señalan el interés que la BC ha mostrado en los últimos años por la adquisición de fondos de archivo, y como se centra sobre todo en los archivos personales de creación, ya sean literarios, musicales, científicos, artísticos, fotográficos, sonoros o audiovisuales. La Sección de Manuscritos reunía, en el 2004, unos 1.000 metros lineales de fondos y colecciones de archivo; aparte hay fondos similares en la Sección de Música, en la Unidad Gráfica y en la Fonoteca. Entre los fondos personales se encuentran, entre otros, los de Marià Aguiló, Isaac Albéniz, Avel·lí Artís Gener (Tísner), Conxita Badia, Jaume Bofill i Mates, Pere Bohigas i Balaguer, Agustí Calvet (Gaziel), Josep Anselm Clavé, Pere Coromines, Jaume Fuster, Joan Fuster, Enric Granados, Alícia de Larrocha, Rosa Leveroni, Néstor Luján, Joan Maragall, Frederic Mompou, Enric Morera, Carles Riba y Clementina Arderiu, Joan Salvat-Papasseit, Ramon Sarró, Eduard Toldrà, Josep Trueta y Jacint Verdaguer. También es muy notable la tarea realizada por la Biblioteca de Catalunya para reunir fondos documentales de instituciones y de empresas entre los que destacan los de diversas editoriales, agencias literarias y productoras discográficas, como la Agència Literària Carme Balcells, Concèntric, Curial, La Magrana, Montaner y Simón, etc.¹²

Recientemente, y de manera tímida, las universidades catalanas han empezado a reunir algunos fondos y colecciones archivísticas que, a veces, difunden desde sus páginas web o desde el catálogo. Son todavía unas colecciones incipientes que no se pueden equiparar a las que se encuentran en las instituciones académicas de los Estados Unidos y del Reino Unido, y que, a diferencia de la diversidad de éstas, se centran sobre todo en documentación de carácter personal. La Universitat Autònoma de Barcelona, por ejemplo, tiene fondos personales, con correspondencia y otra documentación personal, de José Agustín Goytisolo, Pere Calders y Jordi Arbonès;¹³ la Universitat de Girona, que fue una de las primeras bibliotecas universitarias que difundió sus fondos documentales en el web, tiene documentación personal —básicamente correspondencia y algunos manuscritos— de Prudenci y Aurora Bertrana, de Josep Ferrater Mora, del hispanista Robert Brian Tate y de Jaume Vicens Vives.¹⁴ En la página web de colecciones especiales de la Universitat de Barcelona se listan tanto colecciones bibliográficas donativo de profesores o creadas en torno a su obra, como algunas colecciones y fondos de archivo. Entre este último grupo destacan los fondos documentales de Pere Bosch Gimpera, Joaquim Carreras Artau, Oriol Martorell y Montserrat Solanic, y de Jordi Sabater Pi; también se informa de la colección Juntas Literarias, con disertaciones médicas leídas por profesores del Real Colegio de Cirugía de Barcelona y de un fondo documental procedente de la Editorial Mateu.¹⁵ La biblioteca de la Universitat Politècnica de Catalunya conserva el archivo gráfico de la Escola Tècnica Superior d'Arquitectura de Barcelona, con una parte de la documentación generada por la actividad docente de la institución; se incluyen desde proyectos de la Escola de Mestres d'Obres de Barcelona (1850-1870), hasta los proyectos de final de carrera actuales.¹⁶ Y para citar un último ejemplo, la Biblioteca de la Universitat de Lleida conserva el fondo personal de Màrius Torres, con correspondencia y otra documentación personal del poeta, así como material sobre su figura.¹⁷

Probablemente otras bibliotecas universitarias de Cataluña tienen fondos y colecciones similares a los anteriores, como también los tienen las bibliotecas del Ateneu Barcelonès,¹⁸ y del Centre de Lectura de Reus, la Biblioteca Museu Víctor Balaguer de Vilanova i la Geltrú,¹⁹ la Biblioteca Francesca Bonnemaison, o el Centre de Documentació i Museu de les Arts Escèniques del Institut del Teatre. Asimismo, es probable que muchas bibliotecas públicas conserven en su colección local series de materiales susceptibles de tratamiento archivístico, como programas de fiesta mayor, de representaciones teatrales y de otros acontecimientos locales, colecciones de fotografías, recortes de prensa, y otro material efímero. En la mayoría de los casos se trata de colecciones escondidas porque no han sido objeto de control o no se difunden de la manera adecuada —estas colecciones a menudo no se mencionan en las páginas web respectivas y tampoco tienen un registro que las represente en el catálogo.

Este trabajo se centra en las colecciones y fondos de archivo que se custodian en bibliotecas y en las técnicas que se utilizan para describirlos y darles acceso. Sin embargo, hay que tener presente que fondos documentales similares a los que se han anotado hasta ahora se conservan sobre todo en archivos históricos, ya sean nacionales, comarcales o locales, que, además de la documentación de la propia administración que alimenta el depósito, también reúnen fondos personales, familiares e institucionales, así como colecciones de otros materiales de archivo. Así por ejemplo, el Arxiu Nacional de Catalunya (ANC) conserva numerosos fondos de instituciones, de asociaciones y de fundaciones, fondos comerciales y de empresas, patrimoniales y familiares, y fondos personales, así como colecciones de materiales diversos (fotografías, carteles, propaganda electoral, documentación sonora, etc.).²⁰ El Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona (AHCB) custodia, aparte de los fondos del archivo medieval y moderno, fondos gráficos (aleluyas, carteles, catálogos de exposiciones, dibujos, gozos, grabados, mapas, planos de Barcelona, etc.), fondos fotográficos y fondos orales; asimismo también acoge fondos personales. Se podrían aportar otros ejemplos, como los diversos archivos que se relacionan en el directorio Arxius comarcals de Catalunya. Este directorio incluye una ficha completa de cada archivo y un enlace con la relación detallada de los fondos que se conservan siguiendo unas categorías similares a las utilizadas en el ANC: fondos notariales, judiciales, registrales, religiosos, de instituciones, de asociaciones y de fundaciones, de empresas, patrimoniales, personales, y las colecciones archivísticas. En el caso de los archivos más potentes, cabe señalar la labor que se ha llevado a cabo para empezar a presentar los instrumentos de descripción de una parte de sus fondos en sus páginas web —este sería el caso del ANC, el AHCB, o el Arxiu Municipal de Girona entre otros.

El reconocimiento de la importancia que las fuentes primarias conservadas en los fondos y las colecciones de archivo tienen para la investigación y también en los diversos niveles del proceso educativo, así como los avances que se han hecho en la adopción de las normas internacionales de descripción archivística, han contribuido a mejorar extraordinariamente la visibilidad de estas colecciones que eran mucho menos conocidas que las bibliográficas por la dificultad de acceso que presentaban hasta hace poco. En el párrafo anterior se han citado sumariamente algunas iniciativas catalanas; tampoco se puede pasar por alto el Portal de archivos españoles (PARES), un proyecto de gran envergadura del Ministerio de Cultura que tiene el objetivo de difundir en Internet los fondos documentales que se conservan en la red de archivos que dependen del Ministerio, así como otros fondos documentales de archivos públicos y privados con los que se tienen acuerdos. Aparte de facilitar la búsqueda de estos fondos documentales, PARES también da acceso a muchos documentos digitalizados. Recientemente, el Consejo de Ministros ha aprobado un "Plan de digitalización y consulta en red de los fondos documentales de los archivos nacionales", que tiene el objetivo de asegurar la difusión y la preservación del patrimonio documental de los archivos españoles. El plan parte de los logros conseguidos por el proyecto PARES.²¹

En torno a las iniciativas del ámbito de la archivística catalana y española, se han empezado a aplicar las normas internacionales de descripción archivística, como la ISAD(G), y algunas normas nacionales que derivan de ella, como la Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC). También lo han empezado a hacer algunas de las bibliotecas catalanas que acogen fondos y colecciones de archivo, como la Biblioteca de Catalunya. Ahora bien, las bibliotecas tienen en el catálogo una herramienta de recuperación que desde siempre ha sido aglutinadora, y que ha servido para dar acceso a todos los materiales que conforman sus colecciones bibliográficas; en los Estados Unidos el catálogo también ha servido, sobre todo desde los años ochenta, para dar acceso a los fondos y a las colecciones de archivo. En la sección siguiente del trabajo se explica cómo se combinan las herramientas bibliotecarias y las del entorno archivístico para mejorar el acceso a estos materiales.

3 Las técnicas utilizadas en bibliotecas en la descripción de los fondos y las colecciones de archivo

3.1 Representación de los fondos y las colecciones de archivo en catálogos de biblioteca

La representación de fondos y colecciones de archivo en catálogos de biblioteca se normalizó mucho antes que la elaboración de instrumentos de descripción más detallados que describen estos fondos y las unidades en que se organizan, y que dará como resultado la norma de descripción archivística ISAD(G). La primera edición, de 1967, de las Anglo-American cataloguing rules (AACR, 1967), dedicaba el capítulo 10 a la catalogación de manuscritos, tanto a los aspectos relativos a los puntos de acceso como los relativos a la descripción. Se organizaba en dos subconjuntos de reglas: las que se aplicaban a manuscritos sueltos —y aquí se contemplaban los manuscritos modernos, los antiguos, los medievales y los renacentistas, y algunos tipos concretos de manuscritos, como las cartas, los discursos, las conferencias y los documentos legales—, y las que se aplicaban a colecciones de manuscritos. Estas últimas se definían de la siguiente manera:

For the purpose of these rules, a manuscript collection is defined as a group of manuscript or typewritten materials formed by or around a person, family, corporate body, or subject. The materials may be in their original form, carbon copies, transcripts, photographic or other reproductions. They may consist of letters, memoranda, diaries, business records, drafts, the archives of a family or a corporate body, etc., and may include photographs and some printed materials such as pamphlets, newspaper clippings, and miscellaneous ephemera... (p. 265-266).

Las colecciones de manuscritos se definían de manera clara y comprendían los fondos personales, los familiares y los institucionales y de entidades, empresas, etc., y también las colecciones de archivo sobre una materia. Con respecto a los puntos de acceso, las reglas establecían que, en el caso de los fondos, el encabezamiento de la entrada principal se elaboraba a partir del nombre del productor, y daban un orden de preferencia para establecer el punto de acceso principal del resto de colecciones. En la descripción se preveían notas específicas para estos conjuntos documentales que actualmente conforman algunos de los elementos de la ISAD(G): el depósito y la localización dentro del depósito; la forma de la documentación si no era el original (por ejemplo, transcripciones, fotocopias, microfilm, etc.); el alcance y el contenido con los tipos de documentos, las fechas predominantes de la documentación, datos biográficos del productor del fondo, etc.; referencias a descripciones, índices, calendarios, etc., publicados del fondo y a los instrumentos de descripción no publicados elaborados por la propia institución; las restricciones de acceso; los derechos de copia, y la procedencia o historia de la custodia.

La segunda edición de 1978 de las Anglo-American cataloguing rules (AACR2, 1978) reorganizaba el cuerpo de las reglas en dos grandes partes que han quedado bien fijadas hasta la edición actual: la primera dedicada a las reglas de descripción, y la segunda, a las reglas sobre la elección y la forma de los encabezamientos, a los títulos uniformes y a las referencias. En la parte de descripción, el capítulo 4 trata de la descripción de manuscritos, incluidas las colecciones de manuscritos; sin embargo, a diferencia de la edición de 1967, ahora el énfasis se pone en los manuscritos sueltos, en la descripción de las piezas y no en los fondos y las colecciones, y aparte de la definición de colecciones de manuscritos, sólo se anotan instrucciones concretas para los datos que se recogen en el área 5, de la descripción física, de estas colecciones. Con respecto al área de las notas, se contemplan las mismas notas específicas para colecciones de archivo que en la edición de 1967, y no se aprovecha la ocasión para darlas de manera más estructurada y, en las últimas ediciones del código, en correspondencia con aquello que prevé la ISAD(G) y el mismo formado MARC 21. La estructura uniforme que la ISBD impone a la descripción de cualquier tipo de material y el compromiso de los códigos nacionales de seguir estos textos, junto con el hecho de que no haya ninguna norma ISBD para manuscritos y colecciones de manuscritos, ha influido probablemente en la manera superficial como las AACR2 enfocan la descripción de los fondos y las colecciones de archivo. Con respecto a los puntos de acceso, en las sucesivas ediciones y actualizaciones de las AACR2 a partir de 1978, desaparece cualquier referencia a la elección de los puntos de acceso en los casos de fondo y colecciones.

Con respecto a la edición de 1978 de las AACR, Steven L. Hensen explica que la Manuscript Division de la LC no pudo intervenir en la revisión del capítulo 4 dedicado a manuscritos, pero que, dado que no se habían contemplado los requerimientos de la descripción de colecciones archivísticas, recomendó la elaboración de un conjunto de reglas que complementaran las disposiciones del capítulo en ese punto (Hensen, 1988, p. 540-541). En 1983 la LC publicaba Archives, personal papers, and manuscripts: a cataloging manual for archival repositories, historical societies, and manuscript libraries (APPM), compilado por Steven L. Hensen, de la LC, y revisado por diversos expertos del campo de los archivos (Hensen, 1983). El manual contiene un apartado muy breve dedicado a la selección y la elaboración de puntos de acceso para las colecciones archivísticas, y una serie de reglas de descripción organizadas a la manera de las AACR2 —unas reglas generales y las reglas correspondientes a cada una de las áreas de la descripción—, ya que su voluntad era la de ser compatible con los principios y la estructura de aquel código. Las notas se amplían con respecto a las contempladas en las AACR, y se acercan más a algunas áreas y elementos de la futura ISAD(G): relaciones con otros materiales; constancia de copias y depósito de los originales; biografía/historia; alcance y contenido/resumen; lengua; procedencia o historia de la custodia; donante o fuente inmediata del material; restricciones de acceso; derechos de reproducción; instrumentos de descripción; otras fuentes de descripción; versiones publicadas; condición física, fuente del título y títulos variantes.

La segunda edición de APPM, publicada en 1989 por la SAA, también fue compilada por Steven L. Hensen y, en líneas generales, marca una continuación con el texto de 1983 y tiene los mismos objetivos (Hensen, 1989). No obstante, también presenta diferencias significativas con relación al primer texto. Así, por ejemplo, en la segunda edición la parte dedicada a descripción está mucho más coordinada con las prescripciones del formato MARC para archivos y manuscritos, que se había desarrollado y publicado casi en paralelo con la primera edición de APPM. En este sentido, se reorganizan algunas de las notas y se incluyen otras nuevas, como la nota sobre la organización/clasificación y ordenación de los materiales, o la nota con la forma preferida de citación del fondo o la colección. Pero la diferencia más destacable es la atención que se presta en la segunda edición de APPM a las reglas dedicadas a la selección y al establecimiento de los puntos de acceso. En la primera edición, había unas pocas instrucciones generales que a duras penas ocupaban un par de páginas y se remitía a la segunda parte de las AACR2 para proceder en este apartado; el manual de 1988 incluye una selección de las reglas de los capítulos de esta segunda parte que son más pertinentes en el entorno de los manuscritos y los archivos y, cuando es necesario, se añaden comentarios, orientaciones o interpretaciones para su aplicación correcta en este contexto y se complementan con ejemplos más adecuados o más usuales en estas aplicaciones. A diferencia de la primera edición del manual, que se dirigía sobre todo a la descripción de fondos y colecciones textuales, la segunda edición tiene un enfoque más general en las reglas de descripción y considera también los conjuntos documentales que incluyen principalmente otros materiales, como grabaciones sonoras o de vídeo, ficheros electrónicos, materiales gráficos, etc.

Un rasgo que hay que destacar de APPM es que sus prescripciones se centran en la catalogación de materiales de archivo a nivel de colección —y, en algunos casos, de serie, si aquello que se describe es una serie. Esto es, prevé registros de catálogo con descripciones globales del fondo o de la colección y no da instrucciones más detalladas para hacer descripciones en diversos niveles, con información sobre cada una de las unidades en las que se organiza el fondo documental; de hecho, los registros creados según estas reglas pretenden ser un resumen de otros instrumentos de descripción más detallados, como inventarios, catálogos, índices o listas de contenido. Eso es así porque, tal como se dice en la introducción, las reglas quieren proporcionar una base para la incorporación de manuscritos y fondo de archivo en los sistemas nacionales de control bibliográfico, en los grandes catálogos automatizados —además, claro está, de su inclusión en catálogos locales. Obviamente, esta descripción sumaria del fondo se complementa con instrumentos de descripción más detallados —normalmente inventarios—, cuya existencia se hace constar en el área de las notas.

De la misma manera que la edición de 1978 de las AACR no trataba los fondos y las colecciones de archivo de manera satisfactoria, el formato MARC tampoco estaba preparado para acoger descripciones de estos materiales. Entre los diversos manuales que configuraron el formato bibliográfico (libros, publicaciones en serie, mapas, música, materiales visuales, ficheros informáticos), en el año 1973 se publicó un manual del formato para manuscritos. Sin embargo, tuvo poca aceptación, ya que no recogía de manera adecuada los conceptos archivísticos, y estaba centrado sobre todo en la codificación de la descripción de manuscritos sueltos. Por este motivo, a final de la década, la National Information Systems Task Force —creada por la SAA para analizar el desarrollo de un formato que satisficiera las necesidades de la comunidad de los archivos—, el Research Libraries Group y la LC empezaron a trabajar en el desarrollo de un formato MARC para el control de manuscritos y fondo de archivo. En 1983 se aprobó el nuevo formato, y en 1985 se publicaba en dos partes con el título MARC for archives and manuscripts (MARC(AMC)) (Sahli, 1985; Evans, Weber, 1985). La integración de los distintos manuales del formato bibliográfico en la década de los años 90, y la posterior publicación, en 1999, de MARC 21 format for bibliographic data, que armonizaba el USMARC y el CANMARC, mantuvo el tratamiento archivístico de los fondos y las colecciones de archivo, y permitió dar este tratamiento a colecciones textuales y a colecciones en otros soportes, como fotografías u otros materiales gráficos, grabaciones sonoras, etc. Actualmente el formato MARC 21, que finalmente han adoptado o adoptarán la mayoría de bibliotecas catalanas con el cambio del sistema de gestión del catálogo que están llevando a cabo, recoge casi veinticinco años de experiencia en la catalogación de fondos y colecciones de archivo. Los códigos y los designadores de contenido que incluye para facilitar el control de estos materiales muestran la riqueza y las capacidades del formato en este sentido; además, la inclusión del campo 856, de localización y acceso, en el formato a partir de 1993, ha permitido enlazar directamente la descripción sumaria del registro MARC con instrumentos de descripción más detallados cuando están disponibles en formato electrónico. La tabla 1 es un sumario de los códigos y los campos del formato que están pensados específicamente para aquellos fondos documentales o que se utilizan más a menudo en su descripción.

Cabecera Posición 06, Tipo de registro:    p – Materiales mixtos Posición 07, Nivel bibliográfico:   c – Fodo o colección Posición 07, Nivel bibliográfico:   d – Subunidad o part de un fondo o una colección Posición 08, Tipo de control:     a – Archivístico

Campos de puntos de acceso Campos 100, 700, 600: 2º indicador: 3 – Nombres de familia (para designar los nombres de fondos familiares como encabezamiento principal, secundario o de materia)

Campos de descripción Campo 351, Organización y ordenación de los materiales, con la descripción de la organización/clasificación y ordenación de un fondo o una colección. Campo 506, Nota sobre las restricciones de acceso a los materiales descritos. Campo 510, Nota de citación/referencias, con las citas o referencias de descripciones bibliográficas publicadas, reseñas, resúmenes o índices del contenido del documento descrito. Campo 520, Resumen. El Campo 520 no es específico de los fondos y las colecciones de archivo, pero es habitual usarlo en su descripción. Campo 524, Nota de citación preferida de los materiales descritos, con la indicación de cómo se ha de citar preferentemente el fondo o la colección. Campo 535, Nota de localización de originales/duplicados, con el nombre y la dirección del depósito que custodia el original o una copia duplicada de los materiales descritos cuando están guardados en un depósito diferente del que conserva el material que se describe. Campo 540, Nota de condiciones de uso y reproducción de los materiales descritos. Campo 541, Nota de la fuente inmediata de adquisición de los materiales descritos. Campo 544, Nota de localización de otros materiales de archivo relacionados por la procedencia, porque previamente habían formado parte del mismo fondo o colección. Campo 545, Datos biográficos o históricos, de la persona, la familia o la entidad que es el encabezamiento principal de los materiales descritos. Campo 555, Nota de índices acumulativos de recursos continuados y de instrumentos de descripción elaborados para el control de fondos y colecciones de archivo. Campo 561, Historia de la propiedad y la custodia. Campo 562, Nota de identificación de la copia y la versión, con información que diferencia la copia o versión de los materiales conservados en un depósito cuando existe o puede existir más de una copia o versión. Campo 581, Nota de publicaciones sobre los materiales descritos. Campo 584, Nota de acumulación y frecuencia de uso, con información sobre el índice de crecimiento de los materiales en el caso de fondos y colecciones abiertos y el índice de consulta de los materiales descritos. Campo 585, Nota de exposiciones.

Campos de localización y acceso Campo 856, Localización y acceso electrónicos. El campo 856, con un segundo indicador 2, localización electrónica de recursos relacionados, incluye la dirección de los instrumentos de descripción detallados del fondo o la colección cuando están disponibles en el web.

Subcampos de control Entre los subcampos de control definidos en el formato MARC 21, hay uno, el subcampo $3, que es muy utilizado en la descripción de materiales de archivo. Su función es la de identificar la parte de los materiales catalogados a la cual se aplica el campo. Ejemplo: 561 1# $3 Correspondencia familiar $a Recopilada originalmente por Henry Fitzhugh, legada a su mujer Sarah Jackson Fitzhugh que la donó a su nieto Jonathan Irving Jackson, el cual recopiló más información sobre su abuela y documentos de sus parientes y vecinos de Cellarsville, los de Arnold Fitzhugh, antes de dar todo el material, junto con su propia documentación como alcalde de Cellarsville, a la Historical Society. Comentario: La nota anterior sobre la historia de la custodia, se aplica únicamente a la serie definida en el subcampo $3, "Correspondencia familiar".

Tabla 1. Sumario de los códigos y campos del formato MARC 21 pensados específicamente para fondos y colecciones de archivo o que se aplican en su descripción.

En las figuras 1 y 2 se puede ver el ejemplo del registro en formato MARC y en la visualización de usuario de las cartas de Pedro Salinas a Katherine Whitmore conservadas en la Houghton Library de la Harvard University. Se pueden observar algunos de los códigos y campos anteriores utilizados en la catalogación de materiales de archivo y como se trasladan a etiquetas textuales en la visualización de usuario. En este caso el enlace con el instrumento de descripción del material descrito se ha integrado en el campo 556, cuando en general se suele incluir en el campo 856, de localización y acceso electrónicos. El instrumento de descripción correspondiente a este material se puede consultar en: <http://nrs.harvard.edu/urn-3:FHCL.Hough:hou00345>.

Figura 1. Ejemplo del registro MARC de las cartas de Pedro Salinas a Katherine Whitmore
conservadas en la Houghton Library de la Harvard University.

Figura 2. Ejemplo del registro, en la visualización de usuario, de las cartas de Pedro Salinas a Katherine Whitmore
conservadas en la Houghton Library de la Harvard University.

La puesta en marcha del formato MARC(AMC) se hizo con cautela, y no se libró de ciertas críticas cuando se empezó a utilizar. Peter Carini y Kelcy Shepherd (2004, p. 19)²² recogen algunas de las desventajas del formato para describir materiales de archivo:

• Si bien el formato se ha mostrado muy útil para elaborar descripciones de nivel colección, es inadecuado para descripciones más detalladas que muestren los niveles en qué se organizan los fondos y las colecciones o su clasificación.



• Los límites que el formato impone a la longitud del registro y de los campos que lo conforman dificultan hacer una descripción que es mucho más narrativa que la que requieren los recursos bibliográficos.



• Las etiquetas textuales que se derivan de las etiquetas MARC a menudo no son adecuadas en el entorno de los archivos (por ejemplo, muchos sistemas generan los literales "Autor" o "Nota" y no "Productor" o "Procedencia", "Biografía", etc.).

Con respecto a las dos primeras críticas, hay que subrayar que los registros MARC de nivel colección nunca se han considerado un sustituto de instrumentos de descripción más detallados, sino como un complemento de estas otras herramientas que facilita que los fondos y las colecciones se puedan integrar en catálogos y, en consecuencia, se puedan consultar en relación a otros documentos. Con respecto a la última crítica, algunas bibliotecas han solucionado el problema de las etiquetas textuales y, como se ve en el ejemplo anterior del catálogo de la Harvard University, utilizan literales adecuados a los contenidos de los campos. Incluso en el caso del término "Autor" ("Author") que se genera desde las etiquetas 1XX, algunas bibliotecas utilizan términos más genéricos, que englobarían el concepto de productor más apropiado para fondo de archivo, como "Personal name", "Corporate name" o "Meeting name" en el catálogo de la LC, o "Author/Name", en la catálogo de la University of California, San Diego.

A pesar de algunas reticencias iniciales, tanto bibliotecarios como archiveros trabajaron intensamente para hacer confluir dos prácticas que no tenían demasiados puntos en común, y muy pronto se hizo patente que del uso del formato para catalogar aquellos fondos documentales como una unidad y de la integración de los registros resultantes en el catálogo local, y sobre todo en los grandes catálogos colectivos, se derivan muchos beneficios (Carini, Shepherd, 2004, p. 19-21; Coats, 2004, p. 30; Hensen, 1988, p. 549-550; Hensen, 2001, p. 79; Higgins, 1998, p. 233-234; McCrory, Russell, 2005, p. 105):²³

• Mucha más visibilidad de los fondos y las colecciones de archivo y, lógicamente, muchas más posibilidades de descubrir y acceder a estos materiales que, en general, sólo disponían, en la mayoría de los casos y en el mejor de los casos, de instrumentos de descripción locales que solamente se podían consultar en el depósito mismo —excepto, claro está, que el fondo dispusiera de instrumentos de descripción publicados.



• Un sistema de recuperación único y normalizado con unas mismas herramientas, que eran básicamente los ficheros de autoridades de la LC de nombres y materias. Ciertamente que en este punto también hubo problemas, ya que en el entorno de los archivos no había una tradición tan establecida con respecto a la normalización de los puntos de acceso y al uso de un sistema de materias; sin embargo, las herramientas se han ido acomodando a este nuevo uso.



• Un acceso que se hace en relación a otros materiales, que enlaza los documentos de archivo con el resto de materiales descritos en el catálogo, con lo cual se enriquece la recuperación.



• Unos instrumentos de descripción más uniformes y estandarizados, ya que la aplicación de un formato tan estructurado como el formato MARC en la descripción de fondos y colecciones ayudó a normalizar la estructura de aquellos instrumentos de descripción y de los elementos de datos que contenían, y facilitó la eliminación de redundancias y la adición de elementos nuevos que antes no se habían considerado necesarios.

Otra ventaja del uso del formato MARC es que permite representar en el catálogo fondos y colecciones que todavía no se han tratado en profundidad y, a partir de este registro inicial que describe globalmente la colección, los pone a disposición del público, aunque no se haya elaborado una descripción archivística detallada. El tratamiento archivístico de fondos y colecciones permite que, una vez organizados los materiales de un fondo o una colección, se les pueda aplicar un procesamiento por fases, a lo largo de las cuales se va profundizando en la descripción detallada de los materiales por niveles o grupos de documentos hasta llegar, si procede, a la descripción de las unidades documentales simples. Esta manera de tratar los materiales de archivo tiene muchos beneficios a la hora de hacer visibles materiales que son de procesamiento lento y laborioso, y por eso, actualmente, se está poniendo énfasis en dar un tratamiento archivístico a ciertas colecciones bibliotecarias a las cuales, tradicionalmente, se les había dado un tratamiento bibliográfico, de descripción pieza por pieza y de manera independiente. La inclusión de un apéndice sobre los registros de nivel colección en el manual Descriptive cataloguing of rare materiales (books) manifiesta esta tendencia.

La figura 3 muestra el registro MARC de una colección de folletos de la Yale University sobre el tema de la guerra y la paz, procedente de diversos donativos, que ha recibido un tratamiento archivístico. Se muestra también la visualización de usuario en el catálogo de Yale (figura 4). El instrumento de descripción correspondiente se puede consultar en: <http://webtext.library.yale.edu/xml2html/divinity.061.con.html>.

Figura 3. Ejemplo del registro MARC de una colección facticia de folletos
sobre el tema de la guerra y la paz conservada en la Yale University.

Figura 4. Ejemplo del registro, en la visualización de usuario, de una colección facticia de folletos
sobre el tema de la guerra y la paz conservada en la Yale University

Como dice Hensen (2001, p. 82), el uso del formato MARC en la catalogación de fondos y colecciones de archivo es un fenómeno casi exclusivamente americano —cuando menos, lo ha sido hasta hace relativamente poco—, y es así porque los grandes servicios bibliográficos, como RLIN y OCLC que tuvieron un papel muy importante en la rápida aceptación y el uso amplio del formato, no tenían un paralelo ni en Europa ni en el resto del mundo. El RLG, sobre todo, como responsable de RLIN, promovió desde el primer momento el uso del formato MARC(AMC); posteriormente ha tenido también un papel muy relevante como impulsor de proyectos de codificación de instrumentos de descripción en el formato EAD. Una de los logros importantes del RLG en esta área, fue la inauguración, el año 2006, de la base de datos ArchiveGrid, que proporciona acceso a descripciones archivísticas de nivel colección a los fondos y colecciones de más de 2.500 archivos, bibliotecas y museos, sobre todo de los Estados Unidos, pero también de muchos otros países. Este servicio, que incorpora las descripciones MARC del catálogo colectivo del RLG, actualmente se ha integrado en OCLC, y contiene cerca de un millón y medio de registros de nivel colección de fondos personales, familiares e institucionales y de colecciones de archivo. Se puede tener acceso a ArchiveGrid previa suscripción y, de manera gratuita, mediante el portal del National union catalog of manuscript collections de la LC.²⁴

La importancia de ArchiveGrid radica en el hecho de que proporciona un acceso unificado a numerosas colecciones de archivo. Desde otro punto de vista, hay que destacar la gran cantidad de estos materiales, descritos también en el nivel colección, que constan en la base de datos WorldCat de OCLC. Una búsqueda en este servicio por el descriptor de materias "anarchism", realizada en julio de 2008, recupera un total de 167 registros de fondos y colecciones, cifra que da una idea del potencial de esta base de datos cuando se buscan fuentes primarias de este tipo.

Los años ochenta fueron testimonio de otras iniciativas de normalización en el campo de los materiales de archivo. El Reino Unido y Canadá publicaron también manuales y normas de descripción archivística. En el caso de Canadá, el punto de partida de las Rules for archival description (RAD), que un grupo de trabajo empezó a diseñar hacia mitad de la década, es similar al del manual APPM de Hensen, ya que siguen un modelo bibliotecario o más bibliográfico que trata la descripción de los materiales conjuntamente con los puntos de acceso bibliográficos y de materias; asimismo, parten de las AACR2. Entre las diferencias, destaca que RAD contempla, desde su publicación en 1990, las descripciones en más de un nivel, trata los fondos y las colecciones en cualquier soporte y forma de expresión y es un conjunto de reglas más "archivístico", que pone más énfasis en la organización/clasificación de los materiales según el principio de respeto al fondo. En el Reino Unido, en 1985 se publica A manual of archival description (MAD), de Michael Cook y Kristina Grant, que ha tenido dos ediciones más. MAD se aparta de cualquier referencia a las técnicas bibliotecarias, y deriva sus recomendaciones del análisis directo de los instrumentos de descripción preparados en archivos.

Como señala Kent M. Haworth (1993, p. 60), la coincidencia en el tiempo de estas primeras iniciativas de normalización de la descripción archivística fue, en parte, consecuencia del impacto de los sistemas automatizados y del hecho de que las redes locales, nacionales e internacionales presentaran muchas oportunidades y retos para el entorno de los archivos. Según el autor, la disponibilidad de APPM, MAD y RAD representó un punto de inflexión en los aspectos técnicos, pero sobre todo en la relación de los archiveros con sus usuarios y con otras profesiones relacionadas —bibliotecarios y documentalistas.²⁵ Además, el trabajo realizado con estas normativas fue la semilla de la tarea de normalización internacional que se inició hacia el final de los años ochenta.

3.2 La normalización de la descripción archivística y la publicación y recuperación de instrumentos de descripción en el web

En el año 1994 el International Council on Archives (ICA) publicaba la primera edición de la norma ISAD(G). El estándar recogía la tradición archivística de diversos países tal como había sido plasmada en los textos citados anteriormente —APPM, MAD y RAD—, y trasladaba al campo de los archivos una labor normalizadora similar a la llevada a cabo por la IFLA, en el entorno bibliotecario, con el programa ISBD de tan amplia aceptación. Esta influencia se hace patente también con la aprobación el año 1995 de ISAAR(CPF): international standard archival authority record for corporate bodies, persons and families, una norma dedicada a la cuestión de las autoridades que nunca antes había centrado el interés de los archiveros. De los dos textos hay una segunda edición, de 1999 la de la ISAD(G) y de 2004 la de la ISAAR(CPF).

La ISAD(G) organiza la descripción archivística a la manera de los textos ISBD. Contempla siete áreas de información descriptiva y un total de veintiséis elementos, de los cuales sólo seis se consideran esenciales para el intercambio internacional de información: código(s) de referencia, con la identificación de la unidad que se describe; título; nombre del (de los) productor(es); fecha(s) de la unidad de descripción, ya sean las fechas de reunión o de producción; volumen y soporte de la unidad de descripción, y nivel de descripción, que indica la posición que ocupa la unidad que se describe en la jerarquía de un fondo (por ejemplo, una serie, una unidad documental compuesta). La norma prevé descripciones en más de un nivel en las cuales se describen el fondo, como conjunto, y las partes o unidades en que se organiza de acuerdo con el nivel jerárquico que ocupan dentro del fondo. Los veintiséis elementos previstos se pueden aplicar, según sean pertinentes, en cada una de las unidades descritas, desde el nivel de fondo o colección hasta la unidad documental simple.

La norma da indicaciones para la organización de la descripción y enumera y describe los elementos que la conforman; pero tal como dice su introducción, sólo pretende ser una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas y, como tal, se tiene que utilizar en conjunción con las normas nacionales existentes o las que se desarrollen en el futuro que fijen más detalladamente el contenido de las descripciones. En esta línea, MAD y RAD se han ido actualizando en los últimos años. Con respecto al estándar utilizado en los Estados Unidos, Describing archives: a content standard (DACS)²⁶ es el último estadio de APPM, representa su continuación y ampliación, y lo reemplaza. La revisión de aquel texto se inició en la primera mitad de los años noventa, y la disponibilidad, en 1996, de la Encoded archival description (EAD) como lenguaje para codificar instrumentos de descripción, hizo evidente que no se tenía que limitar a reglas para la elaboración de registros de catálogo —un estándar para definir el contenido de los registros MARC de fondos y colecciones como había sido APPM—, sino que también tenía que incorporar prescripciones para elaborar descripciones más detalladas y descripciones en más de un nivel. Por otra parte, la publicación de la ISAD(G) y de la ISAAR(CPF) hacía necesario acomodar el estándar norteamericano a la normativa internacional. Otros países, que no habían llegado a normalizar sus prácticas de descripción, han elaborado normativas nacionales a partir de la ISAD(G) o están en el proceso de hacerlo. Son ejemplos la Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC)²⁷ y el borrador de la "Norma española de descripción archivística".²⁸

Cuando en 1989 se publica la segunda edición de APPM, la introducción del manual ya deja constancia de la existencia de unos 200.000 registros MARC de fondos y colecciones de archivo en las grandes bases de datos bibliográficas de los Estados Unidos. Sin embargo, los instrumentos de descripción más detallados sólo se podían consultar, en la mayoría de los casos, en el depósito mismo. En el año 1993, cuando sólo se intuía que Internet podía ser un nuevo medio para la comunicación académica, la biblioteca de la University of California, Berkeley, ponía en marcha el Berkeley Finding Aid Project (BFAP) liderado por Daniel V. Pitti. El proyecto tenía dos objetivos principales: la creación de un estándar para la codificación de instrumentos de descripción, como inventarios, catálogos, índices, etc., mediante una DTD del Standard Generalized Markup Language (SGML), y el desarrollo de un prototipo de base de datos de instrumentos de descripción a partir del esquema de codificación, que tenía que servir para perfeccionar el sistema de codificación y evaluar la utilidad de los instrumentos de descripción. Desde el inicio, el proyecto contó con la cooperación de otras instituciones, como la LC, la National Library of Australia, el Getty Institute, la University of California, San Diego, o la State Historical Society de Wisconsin, entre otros, y partió del análisis de los instrumentos de descripción utilizados en bibliotecas y archivos.

En marzo de 1995 se disponía ya de una primera definición del lenguaje de codificación y de una base de datos con unos 200 instrumentos de descripción. A partir de aquel momento hubo más implicación de la SAA, y se empezó a desarrollar la documentación necesaria para la aplicación de la DTD, como la tag library y unas directrices de aplicación (los dos textos de 1998). Las dos versiones preliminares del estándar ya se conocieron como Encoded archival description; la versión 1.0 se publicaba en agosto de 1998. La última versión publicada de EAD es de 2002, utiliza el lenguaje de marcado XML y es más compatible con las prrescripciones de la ISAD(G) que las versiones anteriores. Desde 1995, y a petición de la SAA, la Library of Congress Network Development and MARC Standards Office es responsable del mantenimiento de EAD y aloja la web oficial del formato.²⁹

Las primeras iniciativas de codificación de instrumentos de descripción con EAD se sitúan a mitad de los años noventa. A pesar de que en aquellos momentos las herramientas y la documentación para facilitar la tarea de codificación eran escasas, y que no había demasiada experiencia con el lenguaje de codificación SGML, fueron bastante numerosos los depósitos —bibliotecas y archivos— que experimentaron con la aplicación del formato, la conversión de instrumentos de descripción existentes, y la publicación de los instrumentos resultantes en la web. En el número del otoño de 1997 de la revista American archivist se publicaban seis estudios de caso sobre aplicaciones de EAD. Se reseñaban experiencias de bibliotecas universitarias grandes y pequeñas, como Harvard (Morris, 1997), Yale (Bouché, 1997), Virginia (Seaman, 1997) y Vermont (Dow, 1997), de la LC (Lacy, Mitchell, 1997), y de un representante del entorno a los archivos, la Historical Society de Minnesota (Meissner, 1997). Desde entonces, han sido numerosos los depósitos que han dejado constancia de sus proyectos y sus prácticas en la bibliografía especializada (véanse, entre otros, Allinson, 1998; Carini, Shepherd, 2004; Cox, Onuf, 2003; Higgins, 1998; Johnston, 2001; McCrory, Russell, 2005; Nickerson, 1998; Webb, 2005).

Los proyectos cooperativos para la aplicación del formato EAD a la codificación de instrumentos de descripción tampoco se hicieron esperar, y desde el inicio se caracterizaron por la estrecha colaboración de bibliotecas, archivos y museos en su puesta en marcha. De entre todos ellos, destaca, por la fecha temprana en que se inició (1995) y por su envergadura, el Online archive of California (OAC). Entre 1995 y 1997 se creó un prototipo de base de datos de instrumentos de descripción codificados en EAD, y en 1998 el proyecto se integraba en la California Digital Library, de la cual forma parte. Actualmente el OAC incluye unos 8.000 instrumentos de descripción, y unas 120.000 imágenes y 50.000 páginas digitalizadas de documentos de fondos y colecciones archivísticos de 105 instituciones —bibliotecas, archivos y museos— principalmente de California (Brown, Schottlaender, 2001).³⁰

El sistema de recuperación de la base de datos OAC permite hacer búsquedas simples por palabra clave y búsquedas avanzadas, también por palabras clave, limitadas a campos concretos del registro (título, descripción de la colección, inventario, o signatura topográfica). La búsqueda se puede limitar a los instrumentos de descripción de una de las instituciones participantes. Los instrumentos de descripción de esta base de datos tienen una estructura bastante uniforme. Con algunas variantes, suelen contener un resumen descriptivo (con el productor del fondo, el título, las fechas que abraza la documentación, la extensión, un resumen, el depósito, etc.), información sobre el acceso, los derechos de publicación, la forma preferida de citación, la fuente de adquisición, biografía/historia del productor, alcance y contenido de la colección, ordenación/clasificación, términos de indización (nombres, materias, género/formato) e inventario o lista de contenido. En general, las descripciones son de nivel colección, pero son más detalladas que las que se encuentran en los registros MARC, ya que no están limitadas por la longitud de los campos que impone el formato bibliotecario, y se complementan con el inventario o relación detallada de los fondos. El sistema de consulta del OAC también permite hacer búsquedas por palabra clave en los instrumentos de descripción individuales. La figura 5 muestra la página inicial del instrumento de descripción de la Francisco Ferrer Collection, conservada en la Mandeville Special Collections Library, University of California, San Diego. En la columna de la izquierda se observa, en primer lugar, la celda para hacer búsquedas dentro del instrumento de descripción, y a continuación las unidades en las cuales se organiza la colección, las cuales facilitan la navegación. Los sistemas de búsqueda y recuperación de las bases de datos de instrumentos de descripción se organizan habitualmente de manera similar.

Figura 5. Página inicial del instrumento de descripción de la Francisco Ferrer Collection,
Mandeville Special Collections Library, University of California, San Diego.

El proyecto del Philadelphia Area Consortium of Special Collections Libraries (PACSCL) es otro ejemplo de cooperación para convertir instrumentos de descripción al formato EAD; colaboraron catorce instituciones de naturaleza muy diversa (bibliotecas universitarias y de colleges, bibliotecas especializadas, archivos e historical societies, y museos) (Cox, Onuf, 2003, p. 36-40). Actualmente PACSCL tiene en marcha un estudio para identificar "colecciones escondidas" —esto es, colecciones sin procesar o procesadas parcialmente— de las instituciones del consorcio, con el objetivo de planificar y priorizar su procesamiento y mejorar su acceso intelectual mediante la elaboración de registros de nivel colección que estén disponibles para el usuario (PACSCL Consortium survey initiative, 2006-2008). El proyecto Five College Archives & Manuscript Collections ilustra otra iniciativa cooperativa de conversión y publicación de instrumentos de descripción de las cinco instituciones siguientes: Amherst College, Hampshire College, Mount Holyoke College, Smith College, y la University of Massachusetts Amherst. La base de datos resultante contiene 1.500 instrumentos de descripción (Carini, Shepherd, p. 18-27).³¹ El Rocky Mountain online archive (RMOA) reúne más de 3.100 instrumentos de descripción de colecciones de veinte instituciones de tres estados: Colorado, Nuevo México y Wyoming.³²

Los proyectos, tanto los individuales como los cooperativos, se multiplican. En la web de EAD hay registradas 89 instituciones que son usuarias del formato y que tienen en marcha proyectos de codificación de instrumentos de descripción en este formato. La mayoría de estos proyectos están situados en los Estados Unidos, pero también los hay en otros países, como Alemana, Australia, Portugal y el Reino Unido (EAD help pages, 2008). En este último país hay algunos proyectos cooperativos de bases de datos colectivas de instrumentos de descripción que, a diferencia de los proyectos norteamericanos, que son locales o regionales y que responden a acuerdos interinstitucionales, tienen una cobertura nacional. Son la respuesta a la propuesta de 1998 del National Council on Archives de construir una red nacional de archivos en el Reino Unido (Archives on-line: the establishment of the United Kingdom archival network, 1998; British archives, 2000).

Access to archives (A2A),³³ una de las realizaciones de la red nacional británica, es una base de datos de instrumentos de descripción de fondos y colecciones de archivo de Inglaterra y del País de Gales que es gestionada por los National Archives. El proyecto consistió en la conversión de instrumentos de descripción en papel o en soporte electrónico —tratamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos— al formato EAD, y se llevó a cabo centralizadamente. En el 2007 la base de datos contenía unos 100.000 instrumentos de descripción de 418 depósitos (archivos, bibliotecas y museos), cifra que representaba el 30 % de los catálogos existentes en aquellas dos regiones. El nivel de detalle de los instrumentos de descripción de A2A es muy variable, y va desde registros sumarios de nivel colección a instrumentos de descripción multinivel (o catálogos completos en la terminología británica) que describen con detalle las diversas unidades que conforman un fondo hasta llegar, en algunos casos, a descripciones detalladas de las unidades documentales simples (Hill, Stockting, Higgins, 2005, p. 186-193; Hill, 2007). El sistema de recuperación permite búsquedas básicas por palabra clave y búsquedas avanzadas en las cuales se pueden combinar palabras clave o se pueden buscar palabras o frases exactas, y permite filtrar los resultados por la localidad, la región, el depósito o por un rango de fechas. La figura 6 reproduce la pantalla de consulta avanzada de A2A y el inicio del listado de resultados de la búsqueda "Spanish Civil War".

Figura 6. Página de resultados de la búsqueda "Spanish Civil War" en la base de datos A2A.

Archives hub³⁴ es otro proyecto cooperativo británico que se inscribe en la red nacional de archivos. Iniciado en 1999, tenía el objetivo de investigar la posibilidad de crear una base de datos de descripciones archivísticas de las universidades del Reino Unido. Financiado por el Joint Information Systems Committee (JISC) y supervisado por CURL, los aspectos técnicos del proyecto estuvieron a cargo de la unidad Special Collections and Archives de la University of Liverpool. El objetivo del proyecto era crear descripciones de nivel colección de los fondos y las colecciones de archivo conservadas en las instituciones académicas del Reino Unido, pero la base de datos también contiene descripciones más detalladas cuando están disponibles. A diferencia del proyecto A2A, son los propios depósitos los responsables de las descripciones que se incorporan a la base de datos. En agosto de 2008, Archives hub daba acceso a más de 22.200 descripciones de fondos de 167 depósitos (Hill, Stockting, Higgins, 2005, p. 184-186; Hill, 2007; Watry, 1998). La interfaz de consulta del portal presenta muchas funcionalidades: búsquedas rápidas por palabra clave; búsquedas avanzadas por palabras clave en diversos campos del registro, en combinaciones booleanas y limitadas a un depósito concreto; consulta de los índices de títulos, materias, nombres personales, nombres de entidad y códigos de referencia; tiene también la opción de un buscador de materias que devuelve el listado de las materias controladas que se relacionan con el término utilizado por el usuario. La figura 7 muestra la pantalla con el formulario de búsqueda avanzada; la columna de la izquierda enumera las opciones de consulta.

Figura 7. Formulario de la búsqueda avanzada en la base de datos Archives hub.

Desde la página de enlaces de Archives hub se tiene acceso a una serie de proyectos que muestran la tarea que están haciendo los depósitos de fuentes primarias del Reino Unido para dar acceso desde el Web a sus fondos y colecciones. Estos proyectos van conformando la red nacional de archivos: portales de acceso a los fondos de depósitos del País de Gales, de Escocia, de Irlanda del Norte, a archivos de películas y televisión, a materiales de archivo sobre las artes del espectáculo, la historia de las mujeres, etc.

En algunos de los depósitos británicos también se puede comprobar toda la riqueza de las descripciones multinivel, que todavía no son demasiadas frecuentes. Janus, el portal de Cambridge University que da acceso a instrumentos de descripción de fondos y colecciones de archivo custodiados por bibliotecas y archivos de Cambridge y sus alrededores, proporciona ejemplos que ilustran descripciones en más de un nivel codificadas en EAD.³⁵ A modo de ejemplo, se pueden consultar los Papers of Edward Morgan Forster dentro de la sección "Personal Papers" de los archivos del King's College. Las figuras 8, 9 y 10 ilustran la página inicial del instrumento de descripción del fondo, la descripción de la serie "Correspondence of E.M. Forster and his family", y la de una de sus unidades documentales compuestas, con la correspondencia entre E.M. Forster y Leonard Woolf. A la izquierda de la pantalla se anota la situación del instrumento de descripción, o de la sección del instrumento de descripción que se consulta en pantalla, dentro del cuadro de clasificación general de los archivos del King's College. Por ejemplo, en la segunda pantalla "King's/PP/EMF" significa que se consulta el fondo E.M. Forster (EMF) de la sección de fondos personales ("Personal Papers"/PP) del archivo; a continuación está la relación de las series en las que se organiza.

Figura 8. Página inicial del instrumento de descripción del fondo Papers of Edward Morgan Forster
en los archivos del King's College, Cambridge.

Figura 9. Página con la descripción de la serie "Correspondence of E.M. Forster and his family",
del fondo Papers of Edward Morgan Forster, en los archivos del King's College, Cambridge.

Figura 10. Página con la descripción de la unidad "Correspondence between E.M. Forster and Leonard Woolf"
de la serie "Correspondance of E.M. Forster and his family", del fondo Papers of Edward Morgan Forster,
en los archivos del King's College, Cambridge.

La disponibilidad de instrumentos de descripción codificados en EAD ha comportado, como también lo hizo la disponibilidad de registros MARC de fondos y colecciones, una mayor visibilidad de los materiales de archivo, el incremento de su uso, la ampliación y diversificación de los usuarios que los consultan —que ahora no se limitan al investigador sino que se amplían al público general y a los estudiantes de todos los niveles educativos— y unos instrumentos de descripción más uniformes y normalizados (Cox, Onuf, 2003).

Desde el punto de vista de la tecnología que está en la base de estos proyectos, hay que señalar que el uso de EAD ha fomentado el desarrollo de sistemas de búsqueda y recuperación sofisticados, con la capacidad de explotar el marcado EAD sobre todo en las descripciones multinivel, y que en torno a algunos de los proyectos cooperativos se han puesto al alcance del usuario una serie de herramientas que facilitan el marcado, la gestión y la publicación de los instrumentos de descripción. Entre los ejemplos de estas herramientas destaca el formulario que se desarrolló para los participantes en el proyecto Archives hub para el marcado con EAD de los instrumentos de descripción,³⁶ y el Archivists' toolkit, un sistema de gestión de código libre que facilita el procesamiento de fondos y colecciones de archivo y la elaboración de instrumentos de descripción (Westbrook, et al., 2006). Las bibliotecas y los archivos y museos que utilizan esta herramienta son una buena evidencia de su utilidad.³⁷

De las experiencias revisadas hasta aquí sobre el acceso a fondos y colecciones de archivo, se observa que hay dos modelos bien diferenciados que responden a dos tradiciones distintas. Sin embargo, en ninguno de los dos modelos se discrimina según el tipo de institución, y en todos los casos siempre se incluyen fondos y colecciones archivísticas de archivos, de bibliotecas y, en menor medida, de museos.

En el modelo estadounidense, la herramienta integradora que da acceso a fondos y colecciones de todo tipo de depósitos del país es el catálogo y, en concreto, WorldCat, que integra todo tipo de recursos, ya sean bibliográficos ya sean materiales de archivo. Paralelamente, también se puede acceder exclusivamente a los manuscritos y materiales de archivo de esta base de datos por medio de ArchiveGrid y del portal del National union catalog of manuscript collections. En estas bases de datos los fondos se describen a nivel sumario —esto es, mediante registros MARC de nivel colección—; ahora bien, cuando el fondo descrito dispone de instrumentos de descripción más detallados en línea —ya estén codificados en formato EAD, en HTML o en PDF—, desde el registro MARC se accede al instrumento de descripción mediante su identificador, que se anota en el campo 856 del registro. En los Estados Unidos también se han elaborado bases de datos de instrumentos de descripción detallados, pero actualmente estas bases de datos tienen sólo una cobertura local o regional, y no existe ningún proyecto que tenga un alcance nacional.

En el modelo británico, que no parte de una tradición de servicios bibliográficos del tipo OCLC o RLIN, y en el cual las bibliotecas no habían hecho una apuesta para proporcionar registros MARC de fondos y colecciones de archivo, se ha optado por la creación de bases de datos de instrumentos de descripción que, en muchos casos, tienen una cobertura nacional. La búsqueda de materiales de archivo se hace exclusivamente a partir de estas bases de datos colectivas, y si bien los depósitos individuales incluyen, a veces, los registros MARC de fondos y colecciones en sus catálogos locales, ésta no es una práctica tan habitual como lo es en el caso de las bibliotecas de los Estados Unidos.

4 El tratamiento de los fondos y las colecciones de archivo en las bibliotecas catalanas

Como se ha anotado más arriba, las bibliotecas catalanas —ya sean públicas o universitarias o de cualquier otro tipo— no acumulan, ni por aproximación, la cantidad de fondos y colecciones de archivo que se encuentra en bibliotecas del Reino Unido y de los Estados Unidos. Y si bien los depósitos de estos dos países tienen un control de aquellos materiales que dista de ser exhaustivo,³⁸ su estado de procesamiento en las bibliotecas catalanas es mucho más incipiente, hasta el punto que todavía no han definido un modelo para llevarlo a término que facilite un acceso unificado a estos fondos. No obstante, hay que señalar el esfuerzo que se está haciendo de un tiempo a esta parte para dar más visibilidad a los materiales de archivo que se conservan en bibliotecas catalanas. En este sentido, destaca sobre todo la tarea llevada a cabo por la Biblioteca de Catalunya, tanto con respecto a su voluntad de adquirir, conservar y preservar fondos y colecciones de archivo, como a la de difundir estos materiales a partir de su propio catálogo y del Catàleg col·lectiu de les biblioteques de Catalunya (CCUC), y también mediante instrumentos de descripción detallados que difunde desde el web institucional.

Con respecto a la integración en el catálogo de la BC de registros MARC de nivel colección de fondos y colecciones de archivo, hay que señalar en primer lugar que la existencia de registros MARC para estos materiales es bastante general, pero no es exhaustiva —por ejemplo, entre otros, no se incluyen en el catálogo los registros de los fondos de la soprano Conxita Badia o del musicólogo Higini Anglès, a pesar de que en el web de la Biblioteca están publicados los inventarios respectivos. En segundo lugar, otro rasgo distintivo es que estos registros se elaboraban hasta hace poco con el formato CATMARC, que no tenía la riqueza de etiquetas de MARC 21 para la descripción de estos materiales. Por eso, los registros MARC de fondos y colecciones que se pueden consultar en el catálogo de la BC no contienen normalmente información que se considera importante en su descripción, como las notas sobre los términos que regulan el uso y la reproducción de los materiales, sobre las condiciones y restricciones de acceso, con la forma de citación preferida del fondo, con los datos biográficas/históricas del productor, etc. En algunos casos, información que tiene un campo específico en MARC 21 se da en una nota general (campo 500), y de manera esporádica se observa que en algunos registros se introducen campos de MARC 21 —como el 351, que informa de la organización de los materiales. La reciente adopción de este formato por parte de muchas bibliotecas de Cataluña, coincidiendo con la adquisición de un nuevo sistema integrado de gestión de bibliotecas, tiene que facilitar una descripción más esmerada de los fondos que se procesen en el futuro. También es interesante constatar que este nuevo sistema de gestión del catálogo permite limitar las búsquedas a materiales de archivo —a pesar de que las etiquetas utilizadas por las bibliotecas no lo sepan expresar siempre de manera clara, o que la información de la cabecera con el tipo de material no se haya codificado de manera uniforme en los registros MARC.³⁹

A continuación (figura 11) se muestra el registro MARC de nivel colección del fondo de Edicions de la Magrana, conservado en la BC, y la pantalla del mismo registro en la visualización de usuario (figura 12). En el registro MARC se ha incluido una nota 500, con información sobre otros materiales relacionados, que en MARC 21 iría en el campo 544, y un campo 351, propio de MARC 21 pero no de CATMARC, con la organización del fondo. El registro incluye una nota local sobre restricciones de acceso (campo 993, subcampo $g) que, a pesar de su importancia porque la consulta de los materiales descritos requiere el consentimiento de sus titulares, no se visualiza en la pantalla de usuario. En esta pantalla también se ve cómo se realiza el enlace, incluido en el campo 856 del registro MARC, con el instrumento de descripción detallado del fondo. Probablemente sería útil para el usuario que la URL estuviera precedida de una frase introductoria del tipo "Descripción detallada del fondo", o similar, que se podría adaptar a las características del instrumento de descripción, y que se incluiría en el subcampo $u de 856. Las bibliotecas de los Estados Unidos acostumbran a incluir frases del tipo "View the HTML-coded finding aid" o "Electronic finding aid available", pero el término finding aid, o su equivalente en castellano "instrumento de descripción", no tiene un significado demasiado evidente para la mayoría de usuarios.

Figura 11. Registro MARC del fondo Edicions de la Magrana en el catálogo de la Biblioteca de Catalunya.

Figura 12. Registro, en la visualización de usuario, del fondo Edicions de la Magrana en el catálogo de la Biblioteca de Catalunya.

Una práctica de la BC, que no es habitual en el entorno de las bibliotecas norteamericanas, que fueron la cuna de la adaptación del formato MARC a fondos de archivo, es que en la descripción de algunos fondos se elaboran dos registros: uno que describe el fondo propiamente dicho y un segundo registro complementario que describe el instrumento de descripción de este fondo. Ciertamente que estos instrumentos de descripción, que a menudo son inventarios o catálogos completos que llegan a describir cada unidad documental simple, son herramientas muy elaboradas que pueden ocupar unos cuantos centenares de páginas, y que tendrían su registro MARC si se publicaran. Sin embargo, la idea del registro MARC de nivel colección es que contenga una descripción sumaria del fondo que enlace con aquella descripción más detallada, lo cual hace innecesario que haya un registro adicional que describa esta segunda descripción, ya que el usuario puede acceder a ella desde el registro del fondo descrito globalmente. Por otra parte, esta práctica de la BC comporta una cierta confusión, ya que a veces se incluye en el catálogo el registro del inventario, pero no el del fondo propiamente dicho.⁴⁰

Más arriba ya se ha anotado que las bibliotecas universitarias catalanas no han empezado a reunir fondos de archivo hasta hace muy poco tiempo. Por eso los fondos personales, los familiares, los institucionales o las colecciones de archivo que acogen son muy reducidos. De los fondos que se han detectado, se puede concluir que las prácticas de elaboración de registros MARC de nivel colección no son uniformes, y a menudo son poco ortodoxas desde la perspectiva de los criterios norteamericanos. Así por ejemplo, en el catálogo de la biblioteca de la Universitat de Girona se localizan los registros de los fondos Prudenci y Aurora Bertrana, Josep Ferrater Mora, y Jaume Vicens Vives. Los registros MARC correspondientes ya contienen algunos campos propios de MARC 21, como la forma de citación preferida (campo 524), las condiciones de uso (campo 540), la historia de la propiedad y la custodia (campo 561), y en algún caso los datos biográficos del productor (campo 545). Sin embargo, en el catálogo de la Universitat de Girona no se limitan a elaborar el registro del fondo como un todo, sino que en algunos casos —y a pesar de que se disponga de una descripción más detallada publicada en el web de la biblioteca— también se han elaborado registros MARC de las series en las que se organiza el fondo. En el caso de la Universitat Autònoma de Barcelona, en el catálogo no se ha encontrado ningún registro de los tres fondos personales de los cuales se ha tenido noticia —de José Agustín Goytisolo, Pere Calders y Jordi Arbonès.⁴¹ En el catálogo de la Universitat de Barcelona se describen, no siempre de manera correcta, los inventarios o las bases de datos de los fondos Pere Bosch Gimpera, Joaquim Carreras Artau, Oriol Martorell y Montserrat Solanic, y Jordi Sabater Pi; sin embargo, no hay registros MARC de nivel colección que describan propiamente los fondos o las colecciones. Y en el catálogo de la Universitat de Lleida se han elaborado registros separados para todos los emisores y receptores de la correspondencia que se conserva en el fondo Màrius Torres.

Como conclusión de este comentario sobre la elaboración de registros MARC para materiales de archivo en las bibliotecas catalanas, hay que señalar que las prácticas actuales son, en general, poco ortodoxas y nada uniformes; sería necesario revisarlas a fondo a partir del modelo establecido por las bibliotecas de los Estados Unidos, y elaborar directrices que favorezcan un tratamiento más homogéneo de los fondos y las colecciones de archivo. En aquel país hay una experiencia de décadas en la elaboración de registros MARC de fondos y colecciones, y disponen de un modelo claro, y sin redundancias, que asegura la integración de aquellos materiales en el catálogo, donde entran en relación con los materiales bibliográficos con los cuales comparten alguna característica —como el autor/productor, la materia, etc. Asimismo, las bibliotecas que ya tienen establecidos registros de fondos y colecciones tendrían que revisar, cuando el tiempo y los recursos lo permitan, los registros MARC existentes con la finalidad de completarlos con aquellos campos que no estaban presentes en el CATMARC y para acomodarlos al formato MARC 21.

Con respecto a los instrumentos de descripción detallados de los fondos y las colecciones de archivo, la Biblioteca de Catalunya les da acceso a partir de la página "Busca col·leccions" de su web.⁴² Esta página presenta diversas opciones de búsqueda: se puede consultar la relación alfabética de colecciones, que incluye tanto bibliotecas y discotecas personales ingresadas en la BC, como fondos y colecciones de archivo que se conservan en la Sección de Manuscritos y Archivo y en la de Música; se pueden buscar palabras y frases en los títulos de colecciones; se pueden consultar las distintas categorías de colecciones —por ejemplo, bibliotecas personales, fondos comerciales y de empresas, fondos institucionales, fondos personales—, y se pueden consultar las colecciones por materia o por ámbito temático —por ejemplo, arte, ciencias sociales, juegos y deportes, historia. Así pues, desde esta página se accede tanto a colecciones bibliográficas o bibliotecas personales que han sido adquiridas por diversos canales, y a fondos y colecciones de archivo. El problema que presenta esta organización es que en todas las opciones de consulta, salvo en el listado de las colecciones por categorías, el usuario no sabe hacia dónde lo conducirá el enlace, si a una colección bibliográfica —es decir, a una biblioteca personal— o a un fondo o una colección de archivo, hasta que llega a la pequeña ficha descriptiva de la colección. Esta ambigüedad se presta a confusión, ya que una cosa es el catálogo que integra desde siempre las descripciones de todo tipo de materiales, y otra son listados o directorios de materiales concretos que tendrían que hacer evidente su contenido de manera clara y directa. Las páginas web que listan instrumentos de descripción y los sistemas de búsqueda y recuperación de instrumentos de descripción de fondos y colecciones de las bibliotecas del Reino Unido y de los Estados Unidos sólo incluyen descripciones de materiales de archivo, ya que la peculiaridad de estos materiales y el hecho de que determinados usuarios se interesan específicamente por esta documentación, así lo hacen recomendable.

En septiembre de 2008, desde la página "Busca col·leccions" de la BC se accede a un total de 170 fondos y colecciones de archivo que van siempre acompañados de un breve resumen de su contenido, la sección de la Biblioteca donde se consulta, su cobertura cronológica, la procedencia y la fecha de ingreso. Desde esta ficha descriptiva suele haber enlaces al catálogo de la biblioteca para el productor del fondo como materia y como autor y, cuando está disponible, al instrumento de descripción del fondo o la colección en formato PDF. La distribución de fondos y colecciones según categorías es la siguiente —para cada categoría se anota el número de instrumentos de descripción a los que se da acceso:

Los 65 instrumentos de descripción de la Sección de Manuscritos y Archivo y los 53 de la Sección de Música de la BC no presentan una estructura uniforme. Los de esta última sección son a menudo inventarios totales o parciales de los fondos que sólo van introducidos por el esquema de su organización o cuadro de clasificación y no incluyen la descripción global del fondo, y eso incluso cuando son inventarios de elaboración reciente. En cambio, en los instrumentos de descripción de la Sección de Manuscritos y Archivo se observa que ha habido una evolución, y que desde hace unos años los inventarios se van completando con la descripción del fondo o la colección de acuerdo con la norma ISAD(G) —en todos los casos, la descripción lo es del conjunto documental y no se contempla la descripción en diversos niveles—, y a continuación, o en un documento separado, se incluye el inventario. También ha habido una evolución en la aplicación de aquella norma, desde las primeras descripciones en las que se enumeraban y etiquetaban las áreas y los elementos de la descripción con la misma terminología de la norma, hasta las descripciones más recientes en las que sólo se enumeran las áreas de la descripción, y los elementos se designan con términos que son más próximos a la terminología de los usuarios.⁴³ Entre los instrumentos de descripción de la Sección de Manuscritos y Archivo algunos consisten únicamente en el inventario de los fondos, otros incluyen el inventario y la descripción del fondo —ya sea en un solo documento o en dos documentos separados—, y todavía hay un tercer grupo que, de momento, sólo incluye la descripción global del fondo sin el inventario.

En la pantalla siguiente se muestra la ficha descriptiva del fondo Joan Fuster, con un breve resumen de su contenido, la sala donde se consulta, la cobertura del fondo, su procedencia, la fecha de ingreso, unos enlaces —¿quizás innecesarios?— al catálogo con la búsqueda por el autor "Joan Fuster" y la materia "Joan Fuster", y los enlaces al instrumento de descripción.

Figura 13. Ficha descriptiva del fondo Joan Fuster con enlaces al instrumento de descripción del fondo.

El hecho de que los instrumentos de descripción de los fondos de la BC estén en formato PDF limita mucho las posibilidades de búsqueda, ya que sólo es posible buscar términos dentro de un instrumento de descripción concreto, mediante las funciones de Acrobat, y no en todo el conjunto de descripciones archivísticas. Así por ejemplo, es imposible saber, de manera rápida y directa, si aparte del fondo Carles Riba hay más materiales del poeta o sobre el poeta en otros fondos de archivo que conserva la Biblioteca.

Con respecto a los pocos fondos y colecciones de archivo de los cuales se tiene noticia en las bibliotecas universitarias de Cataluña, los instrumentos de descripción respectivos están poco normalizados. Tanto la Biblioteca de la Universitat de Girona como la de la Universitat de Barcelona tienen páginas web desde las cuales se da acceso a información sobre los fondos de archivo que conservan, y en los dos casos esta información se mezcla en un mismo listado con colecciones bibliográficas o bibliotecas personales sin que a simple vista se pueda determinar si se trata de un fondo de archivo o de una colección bibliográfica: en la Universitat de Girona se usa el término "fondo" para los dos tipos de material; en la Universitat de Barcelona, los términos "fondo" y "colección" se usan indistintamente, y sin que se siga una pauta concreta, para designar las colecciones bibliográficas y los materiales de archivo. En este sentido, la terminología utilizada por la Biblioteca de Catalunya es más precisa y acertada, ya que utiliza el término "biblioteca personal" para las colecciones bibliográficas, y el término "fondo" para los fondos de archivo.

En la Biblioteca de la Universitat de Girona, los instrumentos de descripción, en formato HTML, incorporan parte de la información requerida por la norma ISAD(G), pero de manera poco estructurada. Incluyen también el inventario del fondo que, en algún caso, está parcialmente en formato de base de datos, como la correspondencia de los fondos Prudenci y Aurora Bertrana y Robert Brian Tate. La Universitat de Barcelona da una información mínima de sus fondos personales en la página HTML de cada uno; los inventarios respectivos están en formato de base de datos y se pueden consultar a partir del cuadro de clasificación, por nombres de persona y de entidad, por nombres geográficos y por materias o descriptores. En ninguna de las dos universidades se pueden hacer búsquedas globales en todos los instrumentos de descripción.

Por su parte, la Universitat Autònoma de Barcelona sólo tiene procesado el fondo José Agustín Goytisolo. También tiene digitalizada toda la documentación del fondo; por ello, ha optado por darle acceso desde su depósito digital.⁴⁴ Cada documento digitalizado se acompaña de una breve descripción —título, responsable, fecha del documento, notas, cuando se consideran necesarias, y términos de materia—, y el conjunto de todas ellas funciona a manera de inventario del fondo. No hay ninguna introducción al fondo con su descripción a la manera de ISAD(G). El sistema de gestión del depósito facilita la búsqueda a toda la base de datos de metadatos o a colecciones concretas.

Como en la cuestión del registro MARC de fondos y colecciones de archivo, también es necesario que las bibliotecas hagan un esfuerzo de cara a normalizar la descripción archivística con la aplicación fiel de la norma ISAD(G) según las directrices fijadas por la NODAC. La Biblioteca de Catalunya ha iniciado ya este camino, que es el único que puede hacer compatibles las descripciones archivísticas provenientes del entorno de los archivos y del de las bibliotecas.

Hasta hace relativamente poco, la mayoría de los fondos y las colecciones de archivo del Reino Unido y de los Estados Unidos presentaban situaciones similares a las que se acaban de describir: instrumentos de descripción poco normalizados y en formatos muy diferentes, desde instrumentos de descripción manuales y en soporte papel, a instrumentos de descripción elaborados con procesadores de texto, en HTML, estructurados en bases de datos, etc. Y sin embargo, en poco tiempo, y con la financiación adecuada e imprescindible, han podido unificar y normalizar una parte importante de estas herramientas, codificarlas con el formato EAD y elaborar bases de datos colectivas de instrumentos de descripción. Además, en estos proyectos, que en los Estados Unidos han partido de iniciativas privadas y que en el Reino Unido a menudo han sido promovidos desde organismos de la administración pública, se han involucrado bibliotecas y archivos.

En Cataluña no ha habido, hasta el momento actual, proyectos de colaboración entre bibliotecas y archivos que dieran como resultado herramientas conjuntas. Por ello, las iniciativas que se han revisado de otros países pueden ofrecer modelos para iniciarlos. Como se ha visto, la Biblioteca de Catalunya está inmersa en el proceso de describir sus fondos y colecciones, y cada vez lo hace de manera más normalizada, si bien todavía no ha dado el paso para crear una base de datos de instrumentos de descripción codificados con el formato EAD. Por su parte, el Arxiu Nacional de Catalunya inició hace algún tiempo un proceso similar. En septiembre de 2008, desde la página de búsqueda de los fondos textuales del archivo se da acceso a 418 fondos de diferentes tipos —de la administración autonómica y de la local, judiciales, comerciales y de empresas, de instituciones, de asociaciones y fundaciones, patrimoniales y familiares, personales, etc. —, y a 18 colecciones.⁴⁵ Todos ellos tienen su descripción de nivel colección en ISAD(G) y están codificados en HTML; cuando el fondo está catalogado, se accede a la descripción de las unidades y subunidades en las cuales se organiza mediante el cuadro de clasificación del fondo. El sistema de consulta del ANC es más potente que el de la BC, ya que permite acotar las búsquedas según el tipo de fondo, el nombre del productor, por palabras clave y por fechas. Sin embargo, estas búsquedas sólo se ejecutan en el registro general del fondo y no en sus unidades; por lo tanto, tampoco en este sistema es posible recuperar las cartas de Mercè Roderada que hay en el fondo Carles Riba y Clementina Arderiu y en el de Maurici Serrahima si no se consultan directamente los instrumentos de descripción respectivos.

Visto el carácter de instituciones nacionales que tienen la BC y el ANC, y su objetivo de reunir, conservar y difundir fondos y colecciones de archivo, es obvio que un proyecto que contemplara la creación de una base de datos colectiva de instrumentos de descripción de estos materiales en bibliotecas y archivos tendría que estar liderado y coordinado por estos dos organismos, y se podría poner en marcha con la conversión al formato EAD de los instrumentos de descripción que ya tienen disponibles. En una segunda fase, se debería proceder a la incorporación en la base de datos de los instrumentos de descripción de los fondos y colecciones de otras bibliotecas y archivos que ya están identificados y procesados totalmente o parcialmente. Paralelamente, y dado que hay un número indeterminado de fondos y colecciones de archivo sin un control demasiado eficiente o simplemente sin controlar, sería necesario hacer el censo de estos materiales con el fin de identificarlos, localizarlos, evaluar la importancia que tienen para la investigación, y planificar su procesamiento. A medio plazo también se debería planificar la digitalización de estos materiales únicos. Proyectos como el Online archive of California, Archives hub y A2A pueden proporcionar ejemplos de las distintas opciones para llevar a cabo la tarea de conversión y elaboración de instrumentos de descripción y de creación de la base de datos subsiguiente: un modelo descentralizado en el caso de OAC y Archives hub, en el cual cada institución se responsabilizó de la creación de sus instrumentos de descripción, y un modelo centralizado en el caso de A2A. La presencia de personal experto en los organismos participantes podría ser uno de los criterios para decidir la opción más adecuada.

Con respecto a la representación de estos fondos y colecciones en el catálogo, es obvio que las bibliotecas tienen que introducir los registros MARC correspondientes en los catálogos locales y colectivos, y que tienen que unificar y normalizar sus prácticas actuales de acuerdo con las pautas establecidas por las bibliotecas y los archivos de los Estados Unidos, que fueron pioneros en aquel procedimiento. Con respecto a los archivos, se tendría que encontrar un mecanismo para que sus fondos y colecciones figuraran, como registros MARC, en los catálogos colectivos catalanes, o como a mínimo en el CCUC, que es el catálogo más utilizado en la búsqueda de materiales de investigación en las áreas de las humanidades y las ciencias sociales, en las cuales aquellos materiales de archivo son fundamentales.⁴⁶ En este sentido, Hensen apunta que aunque la aplicabilidad y la solidez de EAD son tentadoras a la hora de aplicarlo como un estándar único, su potencial queda fortalecido cuando se utiliza en conjunción con el formato MARC, ya que a partir de las descripciones MARC de nivel sumario las colecciones de archivo se integran con las bibliográficas, y eso les proporciona un contexto más amplio que el uso de instrumentos de descripción como sistema único de descripción; tanto es así que: "Although this may go beyond what more traditional archivists regard as their descriptive responsibility, I would argue that the broader cultural contextualizing of their holdings is increasingly important and ought to be added to their responsibilities". (Hensen, 2001, p. 88-89).

5 Conclusiones

Por razones históricas y también como consecuencia del contexto en que realizan su actividad, son muchas las bibliotecas que tienen fondos personales, familiares, institucionales, de empresas, etc., así como colecciones susceptibles de tratamiento archivístico. Durante décadas, muchos de estos materiales —que, por su carácter de fuentes primarias y únicas, tienen un valor innegable para la investigación y también para la educación en todos los niveles de la enseñanza— han sido objeto de un control deficiente, sobre todo porque había una ausencia de normativas internacionales y nacionales que facilitaran un tratamiento uniforme, y también porque la falta de estándares no favorecía el desarrollo de sistemas de gestión que, a la manera del catálogo para las colecciones bibliográficas, dieran visibilidad y facilitaran la recuperación de las descripciones de estos fondos de archivo. Desde los años ochenta y sobre todo desde los noventa, se han desarrollado las normas necesarias para el tratamiento de estos materiales. Primero fue la adaptación del formato MARC para que los catálogos pudieran acoger descripciones sumarias de fondos y colecciones de archivo, y después tuvo lugar el desarrollo de las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF) y del formato EAD para la codificación de instrumentos de descripción detallados, como inventarios y catálogos de aquellos materiales. A partir de estos estándares, las bibliotecas y los archivos de países como el Reino Unido y los Estados Unidos, han iniciado proyectos conjuntos —de alcance local, regional o nacional— que dan visibilidad a estos materiales y facilitan su recuperación.

Las bibliotecas catalanas a duras penas han empezado a procesar estos tipos de fondos. Lo está haciendo la Biblioteca de Catalunya, y lo han empezado a hacer, no siempre de manera ortodoxa, las bibliotecas universitarias. A buen seguro que en las colecciones locales de las bibliotecas públicas y en bibliotecas con colecciones patrimoniales, como las del Ateneu Barcelonès, del Centre de Lectura de Reus, o la Biblioteca Museu Víctor Balaguer, hay fondos y colecciones de archivo con un control deficiente. En el entorno de los archivos, el ANC ha publicado en su web un buen número de descripciones ISAD(G) de nivel colección, y en algún caso de descripciones en más de un nivel, de sus fondos y colecciones. Otros archivos catalanes han iniciado también la publicación de instrumentos de descripción en su web institucional. Sin embargo, todavía no hay ninguna experiencia de creación de una base de datos, local o colectiva, de instrumentos de descripción codificados con el formato EAD. Si actualmente nadie pone en duda la utilidad de los catálogos colectivos para las colecciones bibliográficas, en el caso de los archivos, donde un mismo fondo puede estar distribuido entre diversos depósitos, las herramientas de recuperación colectivas son tan o más necesarias. La bibliografía profesional y los proyectos emprendidos en los Estados Unidos y en el Reino Unido ofrecen diversos modelos para la creación de bases de datos que incluyen registros con descripciones archivísticas; en todos los casos se trata de proyectos en los cuales han cooperado archivos y bibliotecas. Sin ningún género de duda que los archivos y las bibliotecas de Cataluña, liderados por el ANC y la BC, pueden encontrar en estos proyectos la pauta que más encaje en su propia idiosincrasia y las razones necesarias para empezar un proyecto conjunto que involucre las bibliotecas y los archivos catalanes.

6 Bibliografía

Los enlaces que se incluyen en la bibliografía y en las notas se han comprobado el mes de septiembre de 2008.

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Fecha de recepción: 23/9/2008. Fecha de aceptación: 15/10/2008.

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Notas

¹ A partir de la definición clásica de colecciones especiales de William Randall y Francis Goodrich —"An assemblage of materials in some field of knowledge which includes some of the rare and more unusual items and a greater proportion of other titles bearing upon de subject"—, Rebecca R. Martin (1987, p. 242) destaca la orientación temática de estas colecciones, y el hecho de que idealmente se tendrían que desarrollar alrededor de las áreas de formación e investigación de las universidades respectivas; sin embargo, también apunta que, dada su procedencia —en gran parte de donativos—, a menudo responden a unos intereses que no siempre coinciden con los de la universidad. Destaca como una de sus características más comunes la gran diversidad de formatos y de categorías de materiales que contienen. Una de las razones por las cuales Schottlaender (1993, p. 98-99) las califica de maliciosas (wicked) es a causa de su definición deficiente, que a su vez es consecuencia de la cantidad exuberante que materiales que acogen. Por su parte, Joyce (1988, p. 27) alude a la ambigüedad del término colecciones especiales.

² El estudio de Love y Feather analiza los proyectos de colecciones especiales que han recibido ayudas específicas de los Higher Education Funding Councils del Reino Unido y los compara con los de bibliotecas que no han recibido subvenciones adicionales para proyectos de este tipo.

³ A partir de trabajos de campo realizados por alumnos en colecciones especiales norteamericanas entre 1976 y 1985, Belanger muestra cómo estaban de abandonadas muchas de estas unidades aun en los años setenta e inicios de los ochenta: edificios antiguos, condiciones ambientales deficientes, instrumentos de control bibliográfico muy rudimentarios, poca capacidad para la conservación y la preservación de los materiales, escasez de presupuestos, falta de personal, ausencia de políticas de desarrollo de la colección, condiciones de exposición perjudiciales para el material, etc. Sin embargo, Belanger ya detecta, entrados los años ochenta, un cambio de tendencia hacia una mejora progresiva de los diversos aspectos de la gestión y la instalación de estas unidades que posteriormente ha sido confirmada por el estudio de Panitch (2001).

⁴ Acceso a los instrumentos de descripción del Harry Ransom Center: <http://www.hrc.utexas.edu/research/fa/>.

⁵ Acceso a los instrumentos de descripción de la Beinecke Library: <http://www.library.yale.edu/beinecke/manuscript/publist.htm>.

⁶ Acceso a los instrumentos de descripción de la New York Public Library: <http://www.nypl.org/books/findingaids.html>.

⁷ Acceso a la lista de los fondos de archivo de la Boston Public Library: <http://www.bpl.org/research/special/collections.htm>.

⁸ Linard (1987) presenta los resultados de una encuesta realizada en diversas bibliotecas públicas americanas y hace un resumen de sus orígenes y composición. Piehl (1982) presenta también los tipos de materiales que forman estas colecciones y destaca su valor en la investigación de la historia local. Para un estudio sobre la gestión y el uso de las colecciones especiales en una región de Inglaterra, véase Feather, Matthews, Pritchet (1995).

⁹ Véase la página de colecciones especiales del Harold Washington Library Center en: <http://www.chipublib.org/branch/details/library/harold-washington/p/Spc/>.

¹⁰ Véase la página de colecciones especiales de la Cleveland Public Library en: <http://spc.cpl.org/index.php?q=node/5>.

¹¹ Desde la página Archivos en las bibliotecas del CSIC (<http://www.csic.es/cbic/archivos/archivos.html>) se da acceso a los fondos siguientes: Marcos Jiménez de la Espada, Museo Nacional de Ciencias Naturales, José Luis Aranguren, Correspondencia de Santiago Ramón y Cajal, Claudio Sánchez Albornoz, Real Jardín Botánico, Francisco de las Barras y Aragón y Francisco Rodríguez Marín.

¹² La página web siguiente de la BC da acceso a descripciones de los fondos y las colecciones y a los instrumentos de descripción respectivos cuando están en formato electrónico: <http://www.bnc.es/fons/buscacolleccions.php>. Para una descripción de los archivos de editoriales, librerías, asociaciones relacionadas con el mundo del libro, etc., conservados en la BC, véase Gudayol (2006b).

¹³ Acceso al fondo Goytisolo desde la página <http://ddd.uab.cat/collection/jag> del Dipòsit digital de documents UAB. De los fondos de Pere Calders y Jordi Arbonès dan noticia Bausili, Rabat, Pujol (2006).

¹⁴ Véanse las colecciones especiales de la UdG en: <http://biblioteca.udg.edu/fons_especials/index.asp>.

¹⁵ Véanse las colecciones especiales de la UB en: <http://www.bib.ub.edu/recursos-informacio/colleccions/colleccions-especials/>.

¹⁶ Véase el catálogo del archivo gráfico de la Escola en: <http://eprints.upc.es/adminbustia/bib210/>.

¹⁷ Véase la Biblioteca virtual Màrius Torres en: <http://pv2.sbd.udl.es/vllibres/webmarius/index_1024.asp>.

¹⁸ Véase la relación de fondos del archivo histórico custodiados en la Biblioteca del Ateneu en: <http://biblioteca.ateneubcn.cat/web/continguts/ca/apartats/menuprincipal/arxiu_historic/fons/fons.html>.

¹⁹ Véase la relación de las colecciones especiales y los fondos personales de la Biblioteca Museu Víctor Balaguer en las direcciones siguientes: <http://www.victorbalaguer.cat/ca/node/146> y <http://www.victorbalaguer.cat/ca/node/147>.

²⁰ La consulta de los instrumentos de descripción disponibles en línea de los fondos del ANC se puede realizar desde la página siguiente: <http://cultura.gencat.net/anc/seleccFons.asp>.

²¹ "El ministro de Cultura presenta un Plan de digitalización y consulta en red de los archivos nacionales". En: Notas de prensa del Ministerio de Cultura, 14/07/2008. <http://www.mcu.es/gabineteprensa/mostrarDetalleGabinetePrensaAction.do?prev_layout=notas&layout=notas&html=13692008nota.txt&language=es&cache=init.

²² Véase también Hensen (2001, p. 77). Hensen anota que la adaptación del formato MARC a materiales de archivo fue una medida controvertida porque se trataba de un formato bibliotecario pensado para materiales publicados.

²³ Hensen (1988) comenta que los capítulos de las AACR2 dedicados a la formulación de puntos de acceso no se adecuaban demasiado a las necesidades y usos del entorno de los archivos, pero que los archiveros se han ido adaptando a este sistema y el código ha experimentado también algunas modificaciones para adaptarse a las prácticas archivísticas. Con respecto a las autoridades de nombres y materias, Higgins apunta que, en el caso de los instrumentos de descripción de Durham University, se optó por el sistema de la LC porque, a pesar de las críticas que recibía y que en el Reino Unido no tenía tradición, era el único que aseguraba la estandardización.

²⁴ Véase información sobre ArchiveGrid en: <http://www.oclc.org/us/en/archivegrid/default.htm>. La dirección para acceder a las descripciones de ArchiveGrid a partir del portal del National union catalog of manuscript collections es la siguiente: <http://www.loc.gov/coll/nucmc/oclcsearch.html>. La consulta da acceso al registro bibliográfico del fondo, la colección o el manuscrito recuperados; si el material de archivo tiene un instrumento de descripción detallado, se puede acceder a él a partir del enlace incluido en el campo 856 del registro.

²⁵ Son diversos los autores que destacan que la adopción de MARC(AMC) primero y de EAD después promovió la colaboración entre archiveros y bibliotecarios. Véase, por ejemplo, Wisser, Roper (2003, p. 75-76).

²⁶ Entre 2001 y 2003, la revisión de APPM se hizo conjuntamente con la revisión de RAD en el marco del CUSTARD Project (Canadian-U.S. Task Force on Archival Descripction) que tenía el objetivo de diseñar un estándar único para los dos países. Finalmente, el acuerdo no fue posible, pero sí que se aceptó un conjunto común de principios que son la base de DACS y de las reglas canadienses.

²⁷ Maria Elvira (2005, 2007) explica detalladamente el desarrollo de la NODAC y su relación con la ISAD(G).

²⁸ Véase la presentación del proyecto "Normas españolas de descripción archivística" y los documentos hechos públicos hasta el momento, en: <http://www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Presentacion.html>.

²⁹ Véanse los informes iniciales de Daniel V. Pitti sobre el proyecto: Berkeley Finding Aid Project (1996). Para una panorámica del desarrollo de EAD, véase: Development of the Encoded archival description DTD (2005). Las EAD help pages (2008) dan acceso a bibliografía sobre el tema, software e instrumentos para la aplicación de EAD, la lista de usuarios y los proyectos que utilizan el formato, etc.

³⁰ Acceso al Online archive of California: <http://www.oac.cdlib.org/>. Desde la página principal del OAC se accede a información sobre la historia del proyecto, las instituciones participantes, etc.

³¹ Acceso a la base de datos de instrumentos de descripción de las Five College Archives & Manuscript Collections: <http://asteria.fivecolleges.edu/index.html>.

³² Acceso a la base de datos de instrumentos de descripción del RMOA: <http://rmoa.unm.edu/index.php>.

³³ Acceso a A2A: <http://www.nationalarchives.gov.uk/a2a/>.

³⁴ Acceso a Archives hub: <http://www.archiveshub.ac.uk/>.

³⁵ Acceso a Janus: <http://janus.lib.cam.ac.uk/>.

³⁶ Acceso al formulario: <http://www.archiveshub.ac.uk/eadform2002.html>.

³⁷ Standford University, Drexel University, Princeton University, los New York University Archives y diversas bibliotecas de la University of California son algunos de los usuarios del sistema. Acceso a Archivists' toolkit: <http://www.archiviststoolkit.org/>.

³⁸ Un estudio reciente del Reino Unido muestra que un 30 % de los fondos conservados en archivos está sin catalogar, y que sólo el 31 % de los fondos están catalogados a nivel de unidades documentales simples (Hill, 2007, p. 38).

³⁹ La pantalla de búsqueda del CCUC permite limitar las consultas a "material d'arxiu"; en el catálogo de la BC se utiliza la etiqueta "Recull mixt", que no tiene un significado demasiado evidente, para la misma función. Además, para asegurar unos resultados previsibles y correctos, se tendrían que concretar bien los códigos de "Tipo registro" y "Nivel bibliográfico" de la cabecera del registro.

⁴⁰ Véase por ejemplo, en el catálogo de la BC, el registro del fondo Avel·lí Artís Gener con el título Fons personal d'Avel·lí Artís-Gener Tísner, 1930-1999 y el registro del inventario de este fondo con el título Fons Tisner Avel·lí Artís-Gener [Recurs electrònic] : inventari : Mss. 4549-4550. En el caso de Isaac Albèniz, sólo se ha localizado el registro del inventario con el título Inventari del fons Isaac Albéniz [Recurs electrònic].

⁴¹ Véase la nota 13.

⁴² Acceso a la página "Busca col·leccions" de la Biblioteca de Catalunya: <http://www.bnc.es/fons/buscacolleccions.php>.

⁴³ Véanse ejemplos de los dos modelos de descripción en: Inventari dels fons de les places de toros Monumental, Les Arenes i Antiga de la Barceloneta <http://www.bnc.cat/fons/inventaris/arxiu/places_toros/places_toros.pdf> y la presentación del inventario del fondo Jaume Fuster i Guillemó <http://www.bnc.cat/fons/inventaris/smanuscrits/fuster/fuster_fc.pdf>. En este sentido, Javier Barbadillo (2006, p. 35) señala que las áreas de la ISAD(G) y la ordenación de sus elementos se han tomado, en España, como un modelo universal, a pesar de que la misma norma indica explícitamente que no pretende definir formatos de edición ni el modo de presentación de los elementos en inventarios, catálogos, etc. (punto 1.6 d'ISAD(G)). Asimismo, la norma también advierte que la numeración de los elementos sólo tiene el objetivo de facilitar su citación, y que no se debe utilizar para designar los elementos de la descripción (punto 1.10 de la ISAD(G)).

⁴⁴ Acceso al depósito digital de documentos de la UAB: <http://ddd.uab.cat/>.

⁴⁵ Acceso a la página de consulta de los fondos del ANC: <http://cultura.gencat.net/anc/CercaFons.asp?Codi_Arxiu=1>.

⁴⁶ Desde la perspectiva técnica, la integración de registros MARC procedentes de archivos en los catálogos colectivos no presenta demasiados problemas, ya que la información del registro se puede derivar en gran parte de la descripción ISAD(G) del fondo o la colección.

Fecha de recepción: 23/09/2008. Fecha de aceptación: 15/10/2008.