Resum [Abstract] [Resumen]
Objectius. L'article analitza les necessitats d'informació dels parlaments i la capacitat d'adaptació de les biblioteques i els serveis de recerca, mitjançant l'elaboració de productes documentals específics i nous serveis especialitzats, més enllà del rol tradicional.
Metodologia. Amb aquesta finalitat s'ha fet una enquesta a 74 parlaments de països i regions d'un àmbit geopolític proper, amb democràcia parlamentària i potestat legislativa, i amb uns serveis documentals actius dels quals ens ha interessat conèixer l'estructura, els productes documentals i altres aspectes que ens proporcionin coneixement i experiències i que aportin valor afegit a la nostra institució.
Resultats. Les respostes obtingudes han estat d'un 40 % i ha calgut ampliar les dades amb informació complementària. Constatem que es manté la diversitat d'estructures i dimensions en els centres analitzats, tot i que s'observa una tendència a la convergència dels serveis de biblioteca i recerca, amb plantilles cada cop més multidisciplinàries i amb la presència de professionals integrats en el treball de les comissions i altres òrgans parlamentaris.
1 Justificació
El parlament és la institució més representativa de la democràcia, ja que respon a la voluntat política dels ciutadans i ocupa un lloc fonamental en el sistema polític del país.
Les assemblees legislatives o parlaments, tant si són unicamerals com bicamerals, tenen una administració i una organització internes que donen suport al desenvolupament de totes i cadascuna de les seves funcions. La seva funció per excel·lència és la legislativa, però també en tenen d'altres: la d'esperonar i impulsar l'acció política i de govern, la funció representativa, el control de l'executiu i l'aprovació del pressupost.
Dins de l'estructura de l'administració parlamentària, l'objecte d'aquest article se centra en les biblioteques i els serveis de recerca parlamentaris —d'ara endavant, les BSRP—, que tenen un paper fonamental en l'obtenció, l'anàlisi i el processament de la informació de suport al treball parlamentari, i tenen l'obligació de garantir que els seus serveis i productes documentals responguin a les necessitats dels seus usuaris: parlamentaris, personal dels grups i administració parlamentària.
Parlar de les BSRP és parlar de diverses realitats, en funció del nombre de diputats, de la dotació de personal, de les diferents estructures organitzatives internes (Moreno, 2010), de les situacions polítiques, econòmiques, i de diversos graus d'autogovern que determinen el seu desenvolupament i les seves funcions.
Les BSRP estan per excel·lència al servei de la mateixa institució, però hi ha moltes biblioteques que, en marcs polítics i condicions econòmiques desfavorables, assumeixen tasques pròpies d'altres biblioteques del sistema bibliotecari, com ara funcions de biblioteques públiques, o pròpies d'altres institucions públiques, com ara organitzar tallers d'alfabetització (Montobbio, 2010).
En tot cas, per a l'elaboració d'aquest article hem analitzat parlaments que desenvolupen la seva tasca en un marc democràtic, amb potestat legislativa i amb uns serveis documentals actius dels quals ens ha interessat conèixer l'estructura, els productes documentals i altres aspectes que ens proporcionin coneixement i experiències que aportin valor afegit al nostre centre, bàsicament països de l'àmbit geopolític més proper, per tal de poder tenir uns referents comparables i extreure unes valoracions i conclusions tan equiparables com sigui possible.
El parlament és una institució que ha d'adaptar-se a les noves realitats, com la globalització i les tecnologies de la informació i la comunicació (TIC), i a les necessitats que se'n deriven. És per això que el tema que ens interessa desenvolupar és l'evolució de les necessitats d'informació dels parlaments i, al seu torn, la capacitat d'adaptació dels serveis documentals mitjançant nous productes i serveis d'informació, més enllà del rol tradicional.
Malgrat que les estructures organitzatives de les BSRP han estat àmpliament estudiades i alguns organismes internacionals han fet enquestes descriptives i estudis sobre la situació tecnològica, ens falten dades sobre els canvis que s'estan produint en el camp de la difusió, bé sigui mitjançant l'elaboració de productes documentals, la major presència als portals parlamentaris, la participació activa a les intranets o la difusió a les xarxes socials.
Amb l'objectiu d'obtenir informació de la resposta de les BSRP davant d'aquests canvis, i de tenir coneixement dels productes documentals i dels serveis específics que ofereixen, ens vam plantejar l'elaboració d'una enquesta que ens permetés conèixer-ne millor les característiques i la difusió.
Per aprofundir en aspectes més generals, recomanem la lectura de les Guidelines for legislative libraries, que proporciona directrius i bones pràctiques per al bon desenvolupament de les funcions de les BSRP.
2 Necessitats d'informació dels parlaments
Abans d'explicar l'enquesta i d'analitzar-ne els resultats, fem un apunt sobre les necessitats d'informació dels parlaments que, en definitiva, són les que diferencien les BSRP d'altres centres del sistema bibliotecari del país.
La informació és una eina fonamental per al parlamentari, tant per al desenvolupament de les seves activitats parlamentàries, com per a la resta de la seva activitat política, ja que les seves accions són jutjades per uns electors i uns mitjans de comunicació cada cop més informats.
Conèixer i entendre les necessitats d'informació dels parlamentaris és clau per poder garantir que els productes i serveis s'ajustin a les seves necessitats: els múltiples rols que desenvolupen, la manca de temps, la professionalització, les característiques socials i formatives, entre d'altres. Per fer-se càrrec de quin és el perfil del parlamentari actual, es recomana la lectura del capítol específic del llibre Les députés européens et leur rôle (Navarro, 2009, p. 87–122), que analitza els perfils dels diputats de la cinquena legislatura (2004–2009) del Parlament Europeu, com una mostra representativa dels diputats de diferents països europeus.
D'acord amb aquesta idea, volem mencionar la conferència "Contribuer à la démocratie", que va tenir lloc l'any 2008 a Ginebra, organitzada per la Unió Interparlamentària, l'Associació de Secretaris Generals de Parlaments i l'IFLA, en la qual es van reunir parlamentaris i professionals de la informació amb l'objectiu de "collaborer étrotiement avec leurs clients pour mieux s'adapter et répondre à leurs besoins d'information et de savoir" (Contribuer…, 2008, p. 9). En aquesta conferència s'analitza el context mundial i s'esmenten els principals trets que caracteritzen l'evolució de les necessitats d'informació dels parlamentaris:
- Cada cop les sol·licituds d'informació són més complexes.
- Més informació internacional (globalització).
- Més dret comparat (globalització).
- Més personalització.
- Interdisciplinarietat.
- Més capacitat de resoldre una necessitat amb urgència.
Com a conseqüència, la informació proporcionada ha de ser:
- Ràpida.
- Exacta, fiable i objectiva.
- Imparcial, fonamentada i independent.
- Utilitzable i comprensible.
- Pertinent.
- Prospectiva i estratègica.
Només una bona informació, acurada i pertinent, ajudarà a prendre posició, a decidir en el joc democràtic i a contribuir a la millora del treball parlamentari.
Davant d'això, les BSRP, a més d'evolucionar amb els seus serveis i productes documentals, han hagut d'evolucionar en les seves pròpies estructures per tal d'augmentar la capacitat de preveure les necessitats i de millorar la qualitat i l'eficàcia:
M. Watt a conclu en exposant certaines tendances émergentes dans les bibliothèques parlementaires. La plus notable est la convergence grandissante entre les services de bibliothèque et de recherche parlementaires. Les fonctions de bibliothèque et de recherche ont toujours été deux domaines distincts. Toutefois, ces dernières années, on a observé une collaboration entre ces deux services. De plus en plus de bibliothèques offrent maintenant une vaste gamme de produits à valeur ajoutée, notamment des résumés et des exposés, plutôt que de simples références. En même temps, les services de recherche éliminent graduellement les longs rapports de recherche approfondis au profit de documents d'information plus concis.
Dans les deux cas, la tendance est à la spécialisation, étant donné le travail des parlements qui est plus précis, technique et exigeant.(Contribuer…, 2008, p. 22–23)
En aquesta línia, el Parlament de Catalunya l'any 2010 ha reestructurat la Direcció d'Estudis Parlamentaris1 i les antigues àrees de documentació i de biblioteca han desaparegut en pro d'una Oficina de Consultes i Atenció als Usuaris, i una Àrea de Recerca, Producció Documental i Biblioteca, que treballen juntament amb l'Àrea de Projectes i Desenvolupament i l'Àrea d'Arxiu.
Aquesta nova estructura s'ajusta a les tendències de guichet unique i a la convergència entre biblioteques i centres de documentació ja previstes a la conferència de l'any 2008.
A més, d'acord amb aquestes noves exigències, a les BSRP cada cop més es creen equips multidisciplinaris que inclouen especialistes en diverses disciplines, ja sigui formant part de la pròpia plantilla, o com a col·laboradors externs, i s'instauren noves formes de treballar en les quals el professional de la informació s'integra en els òrgans parlamentaris com un membre més; és la figura equivalent al que en el camp de les biblioteques universitàries es coneix com a embedded librarian o bibliotecari incrustat (Torres-Salinas, 2010) i que, en el cas de les biblioteques parlamentàries, té l'exponent més clar en el treball de les comissions parlamentàries, on el bibliotecari comença a formar part de l'equip amb els gestors administratius, lletrats i polítics.
A banda de proporcionar informació als polítics, les BSRP també cobreixen les necessitats informatives de l'administració parlamentària, com els serveis jurídics, els departaments de relacions externes i de protocol, els serveis lingüístics i el departament d'edicions, principalment.
3 Descripció de la metodologia per a la recerca de dades
Amb el propòsit de fer un estudi sobre la manera com les BSRP s'adapten a les noves necessitats d'informació dels seus parlaments, s'ha enviat una enquesta a 74 serveis d'informació2 d'òrgans legislatius d'Europa, Austràlia i el Canadà amb democràcia parlamentària. En el cas dels països amb òrgans bicamerals, el formulari s'ha tramès a les dues cambres. Dins del total dels òrgans n'hi ha 19 que corresponen a cambres regionals d'Alemanya, Bèlgica i Itàlia. S'ha rebut resposta del 40 % dels centres enquestats.
En el cas d'absència de resposta, en els apartats que ha estat possible s'han utilitzat les dades de la publicació Parliamentary library, research and archive services of Europe, editada per l'European Centre for Parliamentary Research & Documentation, i també s'han consultat les pàgines web dels centres.
L'enquesta té cinc parts clarament diferenciades, a banda de l'encapçalament amb el nom del parlament i el nombre de diputats i de grups parlamentaris. Aquestes parts són les següents:
- Àrea d'informació, en què es demanen les dades identificatives i quantitatives relatives al servei.
- Productes documentals que s'elaboren a les BSRP. Conté un subapartat per a cadascun dels productes: dossiers legislatius, dossiers temàtics, dossiers de visites i activitats institucionals, informes, dossiers de premsa, revista, guies de recursos, ressenyes de llibres i altres productes documentals propis de cada centre. De cada producte es demana la periodicitat, una petita descripció, quina és la tipologia d'usuaris a la qual va dirigit, quin canal s'utilitza per a la seva distribució, qui participa en la seva elaboració i com és valorat per l'usuari.
- Oferta d'activitats complementàries, com ara l'organització d'exposicions, jornades, seminaris, tallers, sessions de formació o altres.
- TIC i xarxes socials, on es pregunta si les BSRP participen en l'elaboració dels continguts del web o de la intranet institucional, sobre l'existència o no de web propi i sobre la presència del servei en les xarxes socials.
- Cooperació professional, amb la finalitat d'obtenir informació sobre la col·laboració de les BSRP amb centres i projectes de diversos tipus, com poden ser altres biblioteques parlamentàries, biblioteques especialitzades, biblioteques universitàries, biblioteques públiques, organismes internacionals o mitjans de comunicació. En el cas que hi hagi algun tipus de cooperació, se sol·licita una descripció del projecte.
A continuació, fem una anàlisi de cada una d'aquestes parts, d'acord amb la informació que hem obtingut. No obstant això, abans d'aquesta anàlisi es mostren dades sobre les dimensions dels parlaments i dels serveis de biblioteca i recerca, per tal d'oferir al lector un marc de la realitat de les institucions enquestades.
Gràfic 1. Nombre de representants de les cambres
Gràfic 2. Nombre de professionals en les BSRP
4 Els productes documentals
El qüestionari, en concret l'apartat "Productes documentals", es va fer pensant en la nostra realitat i en els productes que elaborem a la Direcció d'Estudis Parlamentaris del Parlament de Catalunya. També s'ha buscat obtenir informació sobre alguns productes que nosaltres no elaborem però que sabem que fan altres parlaments, com és el cas de les revistes, els informes i les ressenyes de llibres, sobre els quals teníem interès a ampliar la informació.
A continuació, s'explica quins són aquests productes documentals, en què consisteixen, quina és la seva forma habitual de difusió i alguns aspectes a destacar. Es presenten en ordre, des dels productes més comuns en els parlaments enquestats, fins als menys habituals.
1. Dossiers temàtics. A banda de la funció legislativa, els parlaments desenvolupen també la funció d'impuls i de control del govern, la funció electiva i altres funcions, com ara la defensa de les lleis aprovades pel parlament davant el tribunal constitucional i l'aprovació del pressupost. Per donar suport documental en el desenvolupament d'aquestes funcions, i davant d'altres necessitats informatives, els serveis de les BSRP elaboren dossiers sobre temes molt diversos, per iniciativa pròpia, anticipant-se a les necessitats, o sota petició d'un òrgan parlamentari, d'un diputat, dels serveis jurídics o d'una altra unitat de l'administració parlamentària.
2. Dossiers legislatius. La majoria de parlaments elaboren dossiers legislatius per proporcionar informació als diputats, grups parlamentaris i lletrats. La diversitat de temes sobre els quals es legisla fan totalment necessaris aquests tipus de dossiers, per documentar el projecte o la proposició de llei que es tramita i emmarcar-lo normativament. El seu contingut varia en funció del tipus de parlament —estatal o regional—, del seu abast competencial, del nombre de persones i de serveis que participen en la seva elaboració i del perfil d'aquests professionals. En els parlaments més grans, en l'elaboració d'aquests dossiers participen altres professionals en col·laboració amb els bibliotecaris-documentalistes, com és el cas del Folketing (Parlament de Dinamarca), on també hi participa un lletrat, o l'Assemblea Federal Suïssa, on hi participen especialistes en diferents matèries.
Pel que fa al contingut, generalment contenen: una selecció de normativa estatal, comunitària i internacional; jurisprudència; l'activitat parlamentària de la cambra sobre el tema que es legisla; i una acurada bibliografia.
3. Guies de recursos. Les guies de recursos recullen una selecció de fonts d'informació institucionals, d'organismes de reconegut prestigi i de centres especialitzats, sobre un àmbit o tema d'interès per a la institució i de suport a l'activitat que desenvolupa. És un producte amb un doble vessant: d'interès per al bibliotecari-documentalista, com a selecció de les principals fonts d'informació, i per als usuaris que volen aprofundir en una matèria o àmbit. La major part dels serveis d'informació dels parlaments elaboren aquest producte, que també és habitual en qualsevol centre especialitzat.
4. Informes. Els informes són documents elaborats sobre una matèria, tema d'actualitat, institució, càrrec, etc., que es diferencien dels altres productes perquè són documents breus i puntuals, que pretenen ser un estat de la qüestió, amb un contingut que no necessàriament és sempre jurídic. A cada parlament varia de nom: Quick Guides (Gal·les), En Bref (el Canadà), Factsheet (el Regne Unit), entre els més destacables, i que són consultables per Internet. Altres parlaments només els difonen a la intranet (Eslovàquia) o en paper (Irlanda). Aquest darrer n'elabora un nombre anual molt elevat, i els seus destinataris principals són els membres de les comissions parlamentàries.
5. Dossiers de visites i activitats institucionals. En el marc de les seves funcions, els diputats reben visites institucionals de membres i òrgans d'altres parlaments, i també es desplacen per fer-ne a altres parlaments.
Per preparar aquestes visites, tant si els diputats actuen com a amfitrions, com si actuen com a visitants, els serveis d'informació elaboren dossiers que serveixen per documentar-los amb dades bàsiques del país o regió, parlament, institució o entitat que visiten (dades demogràfiques, econòmiques i polítiques), el seu àmbit competencial, informació de la cambra (composició del parlament, funcions, òrgans, resultats electorals…), com també informació sobre els aspectes o matèries concrets que es treballaran durant la visita.
Aquest tipus de dossiers té un interès molt puntual i restringit, ja que està destinat únicament als membres que formen part de l'activitat. Per aquest motiu s'editen només en paper i, en alguns parlaments, també a la intranet, i van destinats als diputats, grups parlamentaris i òrgans de la cambra.
Un 25 % dels parlaments enquestats han respost que elaboren aquest tipus de dossiers. Destaca el cas de Bèlgica, que n'elabora un nombre molt elevat (5 o 6 a la setmana) i Eslovàquia, que amb una freqüència inferior (1 al mes), els elabora en col·laboració amb el Departament de Relacions Exteriors. Alguns parlaments, com ara el de Suïssa, només els elaboren per preparar les visites a l'estranger, i altres, com el Consell Regional del Vèneto, els elaboren tant per a les visites a l'estranger, com per rebre delegacions externes en el propi parlament. Per les respostes obtingudes, es detecta que tenen una estructura i contenen una informació molt similar.
6. Dossiers de premsa. El seguiment de la premsa és una eina habitual i comuna a moltes institucions. L'acostumen a fer els departaments de comunicació i premsa, generalment basant-se en el ressò de la pròpia institució. Aquí no ens referim a aquest tipus de producte, sinó a reculls sobre un tema o un fet concret durant un període determinat. De les respostes obtingudes, un 24 % dels parlaments responen que elaboren dossiers de premsa sobre temes d'actualitat o temes relacionats amb l'activitat parlamentària i l'actualitat política, i algun, com és el cas del de Suïssa, elabora dossiers electrònics per a les comissions parlamentàries. La periodicitat és irregular, i va en funció dels temes d'interès i de la demanda, però alguns parlaments elaboren reculls diaris —com és el cas del de Bèlgica i el de Suïssa— o dos cops per setmana —el del Piemont—. El seu canal de distribució és majoritàriament la intranet parlamentària i en alguns casos, tot i que pocs, el telèfon mòbil.
7. Revista. Es constata que molt poques de les BSRP elaboren revistes, tot i que alguns dels serveis d'informació enquestats formen part d'una direcció d'estudis. Només un 18 % de les respostes són positives, entre les quals hi ha Grècia i Islàndia, que edita un newsletter d'informació econòmica, amb una periodicitat bimensual, i el Consell Regional del Piemont. No hem pogut consultar aquests productes, a excepció de la publicació FOCUS, editada pel Consell Regional del Piemont.
8. Ressenyes de llibres. La finalitat de les ressenyes és destacar alguns títols per sobre de la resta de novetats editorials i d'informació que arriben i que ofereix la biblioteca. Tots els centres elaboren periòdicament llistes de novetats bibliogràfiques, però molt pocs elaboren ressenyes de llibres. És un producte molt interessant perquè proporciona informació del contingut de forma ràpida i breu, amb l'objectiu de seleccionar lectura especialitzada per a uns usuaris que tenen molta informació sobre temes molt diversos, i poc temps. En alguns casos incorporen la imatge de la coberta del llibre, per fer-ho més atractiu. La Biblioteca del Parlament del Quebec fa un producte d'aquestes característiques, amb un petit resum del contingut.
9. Altres productes. Les respostes obtingudes en aquest apartat fan referència tant a productes documentals comuns a altres centres especialitzats —com els butlletins de sumaris, les novetats bibliogràfiques i l'elaboració de bibliografies temàtiques—, com a l'elaboració i difusió de productes específics, vinculats a les funcions dels diferents parlaments analitzats.
Pel que fa als productes específics, cal remarcar els productes documentals sobre dret, sistemes i resultats electorals; informes periòdics sobre la situació social i econòmica del país; dossiers sobre aspectes de la Unió Europea, les seves iniciatives legislatives i la seva tramitació; butlletins de novetats legislatives d'organismes internacionals i de legislació estrangera; estadístiques de l'activitat parlamentària; biografies dels membres parlamentaris de diferents legislatures; traduccions de les constitucions dels principals països; reculls de les normes i reglaments dels parlaments nacionals; i també, l'elaboració de la memòria anual del Parlament.
5 Activitats complementàries
Aquest apartat recull dades de les activitats que fan les BSRP. Aquestes activitats poden tenir una doble funció: d'una banda, com a canal de difusió dels productes documentals, recursos i serveis; i, de l'altra, com a forma d'obrir i apropar la institució als ciutadans, i fer-la més transparent, per donar a conèixer el seu funcionament i fer més intel·ligible el procediment legislatiu.
Les respostes de les enquestes posen de manifest que un 50 % de les biblioteques fan activitats complementàries, davant d'un 39 % que no en fa cap. De l'11 % restant no en tenim dades.
L'anàlisi del gràfic 3 ens permet veure que les exposicions i la formació són les activitats que organitzen més serveis (amb un 20 %), seguides de les jornades o els seminaris (amb un 18 %), els projectes (amb un 16 %), els tallers (amb un 14 %) i altres (amb un 12 %).
Gràfic 3. Tipologia d'activitats complementàries
6 Presència als webs i a les intranets institucionals
Pel que fa als aspectes tecnològics, amb l'enquesta es volia tenir informació de la presència que tenen les BSRP al portal parlamentari i quin ús fan de la intranet i de les xarxes socials.
Un primer cop d'ull als gràfics de resultats ens permet veure que la majoria de centres fan ús de la intranet per oferir els seus serveis, mentre que són minoria els que tenen un web propi, malgrat que puguin difondre o no algun tipus d'informació al portal parlamentari.
Gràfic 4. Les BSRP amb participació a la intranet
És evident que la intranet és el mitjà preferit per facilitar l'accés a la informació i als productes documentals que ofereixen les BSRP, ja que es percep com un mitjà més ràpid i segur.
Gràfic 5. Les BSRP amb web propi
En aquesta situació, poden influir-hi les recomanacions de les Directrices para sitios web parlamentarios, que, tot i que aconsellen fer accessibles des del portal parlamentari el màxim de continguts possibles, quan fan referència als serveis d'informació, es limiten a recomanar la presència d'"Information about parliamentary library, archive, and information services" (Guidelines…, 2009, p. 22).
Val a dir que aquestes Guidelines promouen la transparència de l'activitat parlamentària i les relacions amb el ciutadà per sobre del treball de l'administració parlamentària, que es considerada de tipus intern. En definitiva, es tracta de potenciar el rol del parlament en una societat democràtica: "Since 2000, websites have clearly become one of the most important windows for citizens to view the work of their legislatures. They offer parliaments the means to communicate actively with citizens and to enhance public understanding of the legislature's role and responsibilities" (Guidelines…, 2009, p. 10).
Pel que fa a l'ús de les xarxes socials, cap centre no aprofita aquestes eines per a la difusió dels seus productes documentals, tot i que alguns utilitzen les xarxes socials en l'àmbit professional. Tot i això, cada cop són més els parlaments que incorporen el web social a la difusió de la seva activitat i a les relacions amb els ciutadans, com ara el Parlament de Catalunya.
Aquestes dades són similars a les que aporta el darrer estat de la qüestió sobre la implementació de les TIC als parlaments, el World e-Parliament report 2010, amb les variacions que resulten d'incloure a la mostra països africans amb diversos nivells de desenvolupament democràtic i econòmic. Així, al capítol dedicat a les BSRP3 es constata que la majoria de les biblioteques enquestades (72 %) tenen automatitzada la seva gestió, que són presents a la intranet (58 %), que tenen lloc web (50 %), però que un 80 % de centres no utilitza les eines del web social ni per comunicar-se amb els seus usuaris, ni per treballar en col·laboració. D'altra banda, la contribució dels professionals al portal parlamentari es limita en la majoria dels casos a aportar continguts (64 %) i en menor percentatge al disseny (15 %), a l'organització (18%) o a l'avaluació (15 %).
7 Cooperació professional
Aquest apartat s'ha volgut incloure perquè la cooperació professional és per si mateixa una forma de difusió dels serveis documentals, a més d'una manera de no duplicar esforços. Alhora és, també, una necessitat que ens ajuda a respondre a les noves demandes d'informació.
Tradicionalment la cooperació a les BSRP ha estat centrada en l'intercanvi de recursos i no tant en el treball d'equip, però la realitat actual fa que aquest tipus de cooperació ja no sigui suficient. L'organització interna dels parlaments és cada cop més complexa. L'increment considerable de l'activitat legislativa, la varietat de temes que es tracten i la presència de diferents actors polítics i socials fan que les necessitats d'informació dels usuaris també s'incrementin com a conseqüència d'aquesta major complexitat.
D'altra banda, també les noves tecnologies, i sobretot Internet, estan generant grans canvis. Canvis que afecten no només les fonts d'informació, sinó també la manera d'accedir a aquesta informació, com organitzar-la i com gestionar-la.
Les BSRP no són autosuficients i necessiten més que mai la cooperació, una cooperació que faciliti els processos de recerca, l'estalvi de temps, la rendibilització dels recursos i la millora del servei. En aquest sentit, el punt 5 del qüestionari recull dades de quins són els projectes i amb qui estan implicades les biblioteques parlamentàries actualment.
En una primera anàlisi, es pot veure que la cooperació dels serveis d'informació parlamentaris amb altres institucions hi és molt present. En concret, el 46 % dels qüestionaris respostos afirmen que mantenen col·laboració amb alguna institució i el 14 % contesten que no.
Aquestes respostes es desglossen al gràfic 6 de la següent manera: del 46 % de respostes afirmatives, el 32 % col·laboren amb altres biblioteques parlamentàries, el 23 % amb biblioteques especialitzades, el 17 % amb biblioteques universitàries, el 14 % amb biblioteques públiques, el 3 % amb mitjans de comunicació i el 11 % amb organismes internacionals.
Gràfic 6. Tipologia de centres en cooperació amb les BSRP
De l'enquesta es desprèn que les BSRP tenen un ampli ventall de formes de col·laboració: cooperació en el desenvolupament d'eines de treball, cooperació cultural (exposicions, preservació del patrimoni, publicacions), cooperació econòmica (subscripció consorciada a bases de dades i recursos electrònics i altres), cooperació en matèria de recursos humans, cooperació internacional; però la forma més habitual la trobem en el camp de l'obtenció d'informació i de documents, on a més dels préstecs interbibliotecaris, són habituals l'intercanvi de publicacions i altres formes tradicionals de cooperació.
En aquest sentit, i en l'àmbit estatal espanyol, volem destacar l'aparició recent de la plataforma Red_Parlamenta, que pretén ser un sistema d'intercanvi d'informació parlamentària basat en els principis de col·laboració i comunicació entre els parlaments integrants per tal d'accedir a l'activitat parlamentària, als recursos i col·leccions dels serveis documentals dels parlaments, als productes documentals editats, i també un espai de trobada professional amb directori, bibliografia professional, consultes, etc. Val a dir que Red_Parlamenta ha estat adoptada com a plataforma d'intercanvi d'informacions parlamentàries en el si de la Conferencia de Presidentes de Parlamentos Autonómicos (COPREPA) per mitjà d'un conveni signat amb els diferents parlaments autonòmics.
A continuació destaquem alguns exemples que, tot i ser habituals en altres tipus de biblioteques, ho són menys en el cas de les biblioteques parlamentàries.
7.1 Projectes de bases de dades
- Projecte Parlamentsspiegel de serveis de documentació de parlaments regionals alemanys. Integra en un únic sistema tota la informació i documentació generada pels 16 landers alemanys.
- Banque Carrefour de la Legislation, portal que dóna accés a bases de dades de treballs parlamentaris, de jurisprudència i de legislació de diverses institucions federals, comunitàries i regionals de Bèlgica. En una segona fase s'integraran totes les bases de dades en una de sola.
7.2 Consorcis i xarxes
7.2.1 Biblioteca parlamentària-biblioteques universitàries
- LINDA: Union Catalogue of Finnish University Libraries, la biblioteca parlamentària participa en el catàleg col·lectiu de biblioteques universitàries de Finlàndia.
7.2.2 Biblioteca parlamentària-biblioteques especialitzades en medi ambient
- Projecte Felnet (Flanders Environmental Library Network), associació de més de 20 biblioteques especialitzades, centres de documentació i institucions relacionades amb el medi ambient, pertanyents tant al sector públic com al sector privat, de Flandes i la regió de Brussel·les capital.
7.2.3 Totes les biblioteques
- GEGNIR (Consortium of Icelandic Libraries), consorci de totes les biblioteques d'Islàndia.
7.2.4 Biblioteques parlamentàries
- Biblioteche delle Assemblee legislative delle Regioni e Province autonome, xarxa de les assemblees legislatives de les regions i províncies autònomes d'Itàlia.
7.2.5 Biblioteca parlamentària-biblioteques governamentals
- Vlaamse overheidsbibliotheken, la biblioteca del Parlament de Flandes forma part de la xarxa de biblioteques i serveis d'informació governamentals.
7.2.6 Serveis de referència en línia (pregunti al bibliotecari)
- Ask a librarian, servei de referència en línia gratuït de les biblioteques finlandeses, amb el qual col·labora la biblioteca del Parlament finlandès.
8 Conclusions
Abans de presentar les conclusions, cal precisar que les dades que aportem són orientatives, atès que s'han obtingut a partir de les respostes d'un 40 % dels centres. La baixa resposta és un reflex de diversos factors habituals en alguns parlaments: la manca de visibilitat de les BSRP als webs institucionals, amb la consegüent dificultat de fer arribar l'enquesta a un interlocutor pertinent; l'existència d'estructures disperses; i l'autonomia parlamentària, que sovint comporta un tancament en la mateixa institució. No obstant això, aquestes dades s'han complementat amb la informació disponible als llocs web dels centres, i amb l'enquesta l'ECPRD (Parliamentary library…, 2008). Això ha comportat un esforç addicional, que calia fer, però.
Amb l'anàlisi de tota la informació recopilada, constatem que es manté la diversitat d'estructures i dimensions en els centres analitzats, tot i que s'observa una tendència a la convergència dels serveis de biblioteca i recerca, amb plantilles cada cop més multidisciplinàries i amb la presència de professionals integrats en el treball de les comissions i altres òrgans parlamentaris.
Els productes documentals que fan les BSRP estan destinats principalment als usuaris interns, tant la mateixa administració parlamentària com els òrgans de la cambra —Presidència, Mesa i comissions—, i aquest darrer òrgan és el que més destaca com a destinatari de molts dels productes que s'elaboren. Una part important d'aquests productes s'ofereix de forma proactiva, però es treballa també molt a demanda, amb productes i serveis cada cop més personalitzats. Hi ha, però, pocs serveis que siguin impulsors d'estudis, com evidencien les poques revistes publicades per aquests centres. No s'ha pogut valorar el grau de satisfacció dels usuaris amb relació als productes, ja que molts parlaments han respost que no fan servir enquestes de satisfacció.
Les activitats complementàries que ofereixen les BSRP se centren en els usuaris interns, i tenen poca projecció exterior, a excepció dels programes de visites educatives, les jornades i les exposicions. Malgrat tot, les activitats complementàries tenen una doble funció: d'una banda, la de canal de difusió dels productes documentals, recursos i serveis; i, de l'altra, la d'obrir i apropar la institució als ciutadans, i fer-la més transparent, per donar a conèixer el seu funcionament i fer més intel·ligible el procediment legislatiu.
Majoritàriament, ens trobem davant d'un ús bàsic de les TIC i davant el repte d'aprofitar totes les possibilitats que ofereixen, per tal de potenciar els productes i els serveis als usuaris. Destaca l'ús de la intranet com a canal de difusió dels productes documentals en lloc d'Internet.
Augmenten les activitats de cooperació com a forma d'adaptar-se a les noves necessitats d'informació, però hi ha un baix nivell de cooperació formal entre biblioteques parlamentàries, cosa que en l'àmbit de l'Estat espanyol es pretén mitigar amb l'existència de la plataforma Red_Parlamenta; per contra, hi ha una variada divergència en cooperació amb altres tipus de biblioteques del sistema bibliotecari del país. Aquesta cooperació continua centrant-se en l'intercanvi de recursos, més que en el treball en equip.
8.1 Elements de reflexió
Fins aquí hem recollit les principals conclusions que es desprenen dels qüestionaris. A continuació, posem de manifest les mancances i dificultats que, des del nostre punt de vista, es donen a les BSRP.
La cultura corporativa dels parlaments ha estat un factor decisiu en l'evolució de les BSRP: històricament, el parlament ha estat una institució autònoma, tradicional, tancada, allunyada del ciutadà, amb una administració jeràrquica, amb una implantació tardana de les TIC i amb uns usuaris poc accessibles; aquest context ha comportat serveis documentals fraccionats i poc flexibles, poc innovadors i aïllats de l'administració i de l'entorn. A més, cal afegir que les BSRP pateixen l'aïllament propi de la feina exclusiva que duen a terme.
En els darrers anys, però, les institucions parlamentàries han fet un esforç important per donar a conèixer la seva activitat i les seves funcions, obrint les portes al ciutadà, presencialment —amb jornades de portes obertes i activitats per a grups diversos— i per mitjà de la xarxa. No obstant això, aquesta obertura de la institució no ha estat paral·lela en les BSRP. Tot i que els serveis d'informació tenen voluntat d'ampliar la seva presència més enllà de la institució parlamentària, encara són pocs els centres que ho han aconseguit, i aquests s'han convertit en un element de referència en el nostre àmbit.
L'ús de les TIC, i principalment d'Internet, ha suposat una oportunitat per a les BSRP per iniciar aquesta obertura més enllà de la seva pròpia institució i dels seus usuaris. El recorregut és més lent que en altres tipus de centres, condicionat per un nombre reduït d'usuaris, per l'aïllament de les BSRP amb relació a altres centres especialitzats i la particularitat de la mateixa institució.
En l'àmbit professional, les TIC han afavorit la consolidació i el naixement de diverses experiències de cooperació i col·laboració entre les BSRP, com és el cas de Red_Parlamenta amb relació als parlaments autonòmics de l'estat espanyol.
Pel que fa a les xarxes socials, els parlaments les utilitzen per fomentar la participació ciutadana en els àmbits polític i institucional, però sense transcendir a l'activitat dels diferents departaments interns, com és el cas de les BSRP.
Els serveis que ofereixen les BSRP i els productes que elaboren estan totalment enfocats a l'usuari intern, que és la seva principal raó de ser. La qualitat dels productes, però, i l'especificitat dels temes treballats, fan que alguns d'aquests serveis siguin d'interès també fora de la institució. Les BSRP fa temps que són conscients de la necessitat de fer-los accessibles a un nombre més elevat d'usuaris, d'ampliar-ne la difusió i l'accés més enllà de l'usuari intern. Els mateixos professionals consulten i utilitzen estudis, informes i productes elaborats per altres parlaments, i per tant són conscients que poden ser d'interès i utilitzats per altres institucions, investigadors i particulars.
Les relacions entre professionals ens permeten constatar que sovint algunes iniciatives tècniques es veuen limitades per l'autonomia, la manera de fer tradicional de la institució i la interferència dels rols polítics dels parlaments (parlaments nacionals-regionals i majories polítiques).
Amb la convergència de biblioteques i serveis i de recerca s'ha produït una diversitat i complexitat de les funcions que han d'assolir els professionals de les BSRP, que van des de la gestió dels fons fins a la recerca documental, la qual cosa comporta una major transversalitat. Aquesta nova realitat pot ser una nova oportunitat perquè les BSRP es converteixin en autèntics centres impulsors d'estudis i seminaris, ja sigui en ciència política, dret públic o altres matèries.
8.2 Punts estratègics
Després d'avaluar la situació actual plantegem un seguit de punts que s'haurien d'incloure en qualsevol planificació que tingués com a objectiu adaptar-se a les noves necessitats d'informació del parlament:
- Incrementar la presència de les BSRP als portals parlamentaris per tal d'afavorir l'accés a la informació.
- Potenciar la difusió dels serveis que s'ofereixen a les BSRP i la formació a l'usuari intern, que per les característiques polítiques de la institució canvia de manera periòdica.
- Augmentar la difusió dels productes documentals més enllà de la mateixa institució parlamentària i fer-los accessibles a usuaris d'altres àmbits d'interès.
- Treballar conjuntament amb la resta de l'administració parlamentària, en especial amb els serveis més relacionats amb l'exercici de les nostres tasques, com ara els departaments d'edicions, informàtica i els serveis jurídics.
- Treballar conjuntament amb els òrgans parlamentaris, en especial amb les comissions.
- Unificar esforços entre els serveis de documentació i de biblioteca, necessaris per augmentar l'especialització i el treball en equip, oferint productes i serveis amb valor afegit que evitin les duplicitats i les dificultats de coordinació.
- Personalitzar els productes i serveis, responent a les necessitats individuals dels parlamentaris, tenint en compte que la seva formació acadèmica, edat i procedència social són diverses, de la mateixa manera que les seves necessitats.
- Actuar de manera proactiva anticipant-nos a les necessitats derivades de la mateixa activitat parlamentària i de les seves funcions.
- Avaluar els nostres productes i serveis per tal de poder-los ajustar a les necessitats reals dels parlamentaris, evitant l'elaboració dels materials infrautilitzats.
- "Reinventar" uns professionals disposats a abandonar el rol tradicional, a treballar amb experts i a comprendre millor les necessitats dels seus usuaris.
- Ser versàtils, amb capacitat d'adaptació a la diversitat i complexitat de les necessitats de la institució, que són de caràcter multidisciplinari.
- Cooperar amb el sistema bibliotecari del país i amb altres biblioteques parlamentàries d'àmbit estatal i internacional.
- Aconseguir un equilibri entre les necessitats específiques dels usuaris interns i l'obertura i cooperació cap a l'exterior, imprescindible per continuar sent resolutius, ràpids i flexibles i per tal de garantir la qualitat del servei.
Bibliografia
Allen, Beccy; Williamson, Andy (2010). Parliament 2020: visioning the future parliament: report on the UK Parliament Focus Groups. London: Hansard Society. <http://hansardsociety.org.uk/files/folders/downloads/entry1950.aspx>. [Consulta: 26/12/2010].
Capo Giol, Jordi; Marcet Morera, Joan (2007). "El Parlament de Catalunya en clau de futur". Revista d'Estudis Autonòmics i Federals, núm. 5, p. 349–412. <http://www10.gencat.net/drep/binaris/reaf5_Capo_Marcet_tcm112-66369.pdf>. [Consulta: 26/12/2010].
Casini, Gherardo (2009). Promoting the use of modern technologies in legislatures: 25th Annual Conference Library and Research Services for Parliaments, Rome, 19–21 August 2009,Italy the vision of the Global Centre for ICT in Parliament. <http://www.preifla2009.parlamento.it/documenti/repository/relazioni/biblioteca/IFLA/papers/definitivi/inglese/Gherardo%20Casini%20for%20IFLA%2025th%20final.pdf>. [Consulta: 24/12/2010].
Contribuer à la démocratie: renforcer les capacités pour rèpondre aux besoins des parlementaires en matière d'information et de savoir: Genève, 22 octobre 2008. (2009). Genève: Union Interparlementaire. <http://www.ipu.org/PDF/publications/inform_dem_fr.pdf>. [Consulta: 06/10/2010]. Versió en anglès: <http://www.ipu.org/PDF/publications/inform_dem_en.pdf>. [Consulta: 06/10/2010].
Cuninghame, Keith (2007). "Working arrangements between parliamentary libraries and research services". Circular newsletter, vol. 25, n. 16–17 (January), p. 12–19. <http://archive.ifla.org/VII/s3/news/s3-newsletter-Jan07.pdf>. [Consulta: 25/12/2010].
Cuninghame, Keith (2009). Guidelines for legislative libraries. 2nd ed., completetely updated and enlarged edition. Berlin: De Gruyter/Saur. <http://www.ifla.org/en/publications/guidelines-for-legislative-libraries>. [Consulta: 01/02/2011].
Las direcciones de estudios parlamentarias: seminario celebrado en Vitoria-Gasteiz los días 7 y 8 de octubre de 2008 (2010). Vitoria-Gasteiz: Parlamento Vasco.
Directrices para sitios web parlamentarios (2009). 2a ed. Ginebra: Unión Interparlamentaria. <http://www.ipu.org/PDF/publications/web-s.pdf>. [Consulta: 21/12/2010].
Farrero i Farrero, Sara; Gil Albert, Teresa; Graupera i Hidalgo, Joan Carles; Juan Coromines, Assumpció; Montobbio i Martorell, Inés (2005). "La biblioteca parlamentària: reflexions des de l'experiència". BiD: textos universitaris de biblioteconomia i documentació, núm. 15 (desembre). <http://bid.ub.edu/15montob.htm>. [Consulta: 01/02/2011].
Fraser, Moira (2009). Use of ICT tools in parliamentary libraries: presentation of survey results to 2009 pre-conference of IFLA Section for Libraries and Research Services to Parliaments. Rome, 20th August 2009. <http://www.preifla2009.parlamento.it/documenti/repository/relazioni/biblioteca/IFLA/papers/definitivi/inglese/003_Preconference%20_survey_results.pdf>. [Consulta: 24/12/2010].
Galluzzi, Anna (2010). "Parliamentary libraries: an uncertain future? ". Library trends, vol. 58, n. 4 (spring), p. 549–560.
Kaskla, Giina; Watt, Iain (2007). "Raising the Game of the European Parliament Library". Circular newsletter, vol. 26, n.18–19, (June), p. 29–32. <http://archive.ifla.org/VII/s3/news/s3-newsletter-June07.pdf>. [Consulta: 25/12/2010].
"Library and Research Services" (2010). En: World e-Parliament Report 2010. Génève: Nations Unies: Union interparlementaire, p. 105–115. <http://www.ictparliament.org/wepr2010>. [Consulta: 06/10/2010].
Library and Research Services for Parliaments Section (2010). <http://www.ifla.org/en/services-for-parliaments>. [Consulta: 06/10/2010].
Missingham, Roxanne (2011). "Parliamentary library and research services in the 21st century: a Delphi studi". IFLA Journal, vol. 37, n. 1, p. 52–61.
Missingham, Roxanne (2008). Using web 2.0 in the Australian parliaments: the dream and reality: Québec, Canada, 10–14 August 2008. <http://archive.ifla.org/IV/ifla74/papers/103-Missingham-en.pdf>. [Consulta: 4/12/2010].
Montobbio Martorell, Inés (2010). "La biblioteca parlamentaria, en constante transformación". En: Las Direcciones de Estudios Parlamentarias. Vitoria-Gasteiz: Parlamento Vasco, p. 151–195. <http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/12972/1/Conferencia_Seminario_I_Montobbio.pdf>. [Consulta: 02/02/2011].
Moreno de la Fuente, Inmaculada (2010). "Modelos europeos de Direcciones de Estudios parlamentarias". En: Las Direcciones de Estudios Parlamentarias. Vitoria-Gasteiz: Parlamento Vasco, p. 43–76.
Navarro, Julien (2009). Les députés européens et leur rôle: sociologie interprétative des pratiques parlementaires. Bruxelles: Université de Bruxelles.
Parliamentary library, research and archive services of Europe (2008). Vienna: ECPRD. <https://ecprd.secure.europarl.europa.eu/ecprd/getfile.do?id=63509>. [Consulta: 03/12/2010].
Torres-Salinas, Daniel (2010). Incrustados e integrados en la investigación: los "embedded librarians". <http://listserv.rediris.es/cgi-bin/wa?A2=ind1012C&L=IWETEL&P=R14473&1=IWETEL&9=A&J=on&d=Ninguna+coincidencia%3BCoincidir%3BCoincidencias&z=4>.
Watt, Iain (2010). "Changing visions of parliamentary libraries: from the enlightenment to Facebook". IFLA Journal, vol. 36, n. 1 (March), p. 47–60.
Data de recepció: 24/02/2011. Data d’acceptació: 10/06/2011.
Notes
1 BOPC 622 (1 de febrer de 2010), p. 10–14.
2 Llista de països enquestats: Albània, Alemanya, ARD Macedònia, Austràlia-House of Representatives, Austràlia-Senat, Àustria, Bèlgica, Bòsnia i Hercegovina-House of Representatives, Bòsnia i Hercegovina-House of Peoples, Bulgària, el Canadà-Cambra dels Comuns, el Canadà-Senat, Xipre, Croàcia, Dinamarca, Escòcia, Eslovàquia, Eslovènia, Espanya-Congrés, Espanya-Senat, Estònia, Finlàndia, França-Congrés, França-Senat, Gal·les, Grècia, Hongria, Irlanda, Irlanda del Nord, Islàndia, Itàlia-Congrés, Itàlia-Senat, Kosovo, Letònia, Lituània, Luxemburg, Malta, Montenegro, Noruega, Països Baixos-Congrés, Països Baixos-Senat, Polònia-Congrés, Polònia-Senat, Portugal, el Quebec, el Regne Unit-House of Commons, el Regne Unit-House of Lords, República Txeca-Congrés, República Txeca-Senat, Romania-Congrés, Romania-Senat, Sèrbia, Suècia, Suïssa, Turquia. Regions: Alemanya (Baden-Wurtemberg; Baixa Saxònia; Baviera; Berlín; Brandenburg; Hessen; Renània del Nord-Westfàlia; Renània-Palatinat); Bèlgica (Brussel·les; Flandes; Valònia); Itàlia (l'Emília-Romanya; la Campània; Lazio; la Llombardia; el Piemont; Sicília; la Toscana; el Vèneto).
3 "Library and research services" (2010). En: World e-Parliament report 2010, p. 105–115.
