Resumen [Abstract] [Resum]
Objectivos. El artículo analiza las necesidades de información de los parlamentos y la capacidad de adaptación de las bibliotecas y los servicios de estudios, mediante la elaboración de productos documentales específicos y nuevos servicios especializados, más allá del rol tradicional.
Metodología. Con este fin se ha realizado una encuesta a 74 parlamentos de países y regiones de un ámbito geopolítico próximo, con democracia parlamentaria y potestad legislativa, y con unos servicios documentales activos de los que nos ha interesado conocer la estructura, los productos documentales y otros aspectos que nos proporcionen conocimiento y experiencias y que aporten valor añadido a nuestra institución.
Resultados. Las respuestas obtenidas han sido de un 40 % y ha sido necesario ampliar los datos con información complementaria. Constatamos que se mantiene la diversidad de estructuras y dimensiones en los centros analizados, aunque se observa una tendencia a la convergencia de los servicios de biblioteca y documentación, con plantillas cada vez más multidisciplinares y con la presencia de profesionales integrados en el trabajo de las comisiones y otros órganos parlamentarios.
1 Justificación
El parlamento es la institución más representativa de la democracia, ya que responde a la voluntad política de los ciudadanos y ocupa un lugar fundamental en el sistema político del país.
Las asambleas legislativas o parlamentos, tanto si son unicamerales como bicamerales, tienen una administración y una organización internas que apoyan al desarrollo de todas y cada una de sus funciones. Su función por excelencia es la legislativa, pero también tienen otras: la de alentar e impulsar la acción política y de gobierno, la función representativa, el control del ejecutivo y la aprobación del presupuesto.
Dentro de la estructura de la administración parlamentaria, el objeto de este artículo se centra en las bibliotecas y los servicios de estudios parlamentarios —en adelante, las BSEP—, que tienen un papel fundamental en la obtención, el análisis y el procesamiento de la información de apoyo al trabajo parlamentario, y tienen la obligación de garantizar que sus servicios y productos documentales respondan a las necesidades de sus usuarios: parlamentarios, personal de los grupos y administración parlamentaria.
Hablar de las BSEP es hablar de varias realidades, en función del número de diputados, de la dotación de personal, de las distintas estructuras organizativas internas (Moreno, 2010), de las situaciones políticas, económicas, y de diversos grados de autogobierno que determinan su desarrollo y sus funciones.
Las BSEP están por excelencia al servicio de la propia institución, pero hay muchas bibliotecas que, en marcos políticos y condiciones económicas desfavorables, asumen actividades propias de otras bibliotecas del sistema bibliotecario, como funciones de bibliotecas públicas, o propias de otras instituciones públicas, como organizar talleres de alfabetización (Montobbio, 2010).
En todo caso, para la elaboración del presente artículo hemos analizado parlamentos que desarrollan su actividad en un marco democrático, con potestad legislativa y con unos servicios documentales activos de los que nos ha interesado conocer la estructura, los productos documentales y otros aspectos que nos proporcionen conocimiento y experiencias que aporten valor añadido a nuestro centro, básicamente países del ámbito geopolítico más próximo, para poder contar con unos referentes comparables y extraer unas valoraciones y conclusiones lo más equiparables posible.
El parlamento es una institución que tiene que adaptarse a las nuevas realidades, como la globalización y las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), y a las necesidades que se derivan. Es por ello que el tema que nos interesa desarrollar es la evolución de las necesidades de información de los parlamentos y, a su vez, la capacidad de adaptación de los servicios documentales mediante nuevos productos y servicios de información, más allá del rol tradicional.
Pese a que las estructuras organizativas de las BSEP han sido ampliamente estudiadas y algunos organismos internacionales han realizado encuestas descriptivas y estudios sobre la situación tecnológica, nos faltan datos sobre los cambios que se están produciendo en el campo de la difusión, bien sea mediante la elaboración de productos documentales, la mayor presencia en los portales parlamentarios, la participación activa en las intranets o la difusión en las redes sociales.
Con el objetivo de obtener información de la respuesta de las BSEP ante estos cambios, y de tener conocimiento de los productos documentales y de los servicios específicos que ofrecen, nos planteamos la elaboración de una encuesta que nos permitiese un mayor conocimiento de sus características y su difusión.
Para profundizar en aspectos más generales, recomendamos la lectura de las Guidelines for legislative libraries, que proporciona directrices y buenas prácticas para el buen desarrollo de las funciones de las BSEP.
2 Necesidades de información de los parlamentos
Antes de explicar la encuesta y de analizar sus resultados, hacemos un apunte sobre las necesidades de información de los parlamentos que, en definitiva, son las que diferencian a las BSEP de otros centros del sistema bibliotecario del país.
La información es una herramienta esencial para el parlamentario, tanto para el desarrollo de sus actividades parlamentarias, como para el resto de su actividad política, ya que sus acciones son juzgadas por unos electores y unos medios de comunicación cada vez más informados.
Conocer y entender las necesidades de información de los parlamentarios es clave para poder garantizar que los productos y servicios se ajusten a sus necesidades: los múltiples roles que desarrollan, la falta de tiempo, la profesionalización, las características sociales y formativas, entre otras. Para comprender cuál es el perfil del parlamentario actual, se recomienda la lectura del capítulo específico del libro Les députés européens et leur rôle (Navarro, 2009, p. 87–122), que analiza los perfiles de los diputados de la quinta legislatura (2004–2009) del Parlamento Europeo, como muestra representativa de los diputados de diferentes países europeos.
De acuerdo con esta idea, queremos mencionar la conferencia "Contribuer à la démocratie", que se celebró el año 2008 en Ginebra, organizada por la Unión Interparlamentaria, la Asociación de Secretarios Generales de Parlamentos y la IFLA, en la cual se reunieron parlamentarios y profesionales de la información con el objetivo de "collaborer étrotiement avec leurs clients pour mieux s'adapter et répondre à leurs besoins d'information et de savoir" (Contribuer…, 2008, p. 9). En esta conferencia se analiza el contexto mundial y se mencionan los principales rasgos que caracterizan la evolución de las necesidades de información de los parlamentarios:
- Cada vez las solicitudes de información son más complejas.
- Más información internacional (globalización).
- Más derecho comparado (globalización).
- Más personalización.
- Interdisciplinariedad.
- Más capacidad de resolver una necesidad con urgencia.
Como consecuencia, la información proporcionada debe ser:
- Rápida.
- Exacta, fiable y objetiva.
- Imparcial, fundamentada e independiente.
- Utilizable y comprensible.
- Pertinente.
- Prospectiva y estratégica.
Solo una buena información, elaborada y pertinente, ayudará a posicionarse, a decidir en el juego democrático y a contribuir a la mejora del trabajo parlamentario.
Ante todo ello, las BSEP, además de evolucionar con sus servicios y productos documentales, han tenido que evolucionar en sus propias estructuras para aumentar su capacidad de prever las necesidades y de mejorar la calidad y la eficacia:
M. Watt a conclu en exposant certaines tendances émergentes dans les bibliothèques parlementaires. La plus notable est la convergence grandissante entre les services de bibliothèque et de recherche parlementaires. Les fonctions de bibliothèque et de recherche ont toujours été deux domaines distincts. Toutefois, ces dernières années, on a observé une collaboration entre ces deux services. De plus en plus de bibliothèques offrent maintenant une vaste gamme de produits à valeur ajoutée, notamment des résumés et des exposés, plutôt que de simples références. En même temps, les services de recherche éliminent graduellement les longs rapports de recherche approfondis au profit de documents d'information plus concis.
Dans les deux cas, la tendance est à la spécialisation, étant donné le travail des parlements qui est plus précis, technique et exigeant.(Contribuer…, 2008, p. 22–23)
En esta línea, el Parlamento de Cataluña en 2010 ha reestructurado la Dirección de Estudios Parlamentarios1 y las antiguas áreas de documentación y de biblioteca han desaparecido en pro de una Oficina de Consultas y Atención a los Usuarios, y un Área de Investigación, Producción Documental y Biblioteca, que trabajan junto con el Área de Proyectos y Desarrollo y el Área de Archivo.
Esta nueva estructura se ajusta a las tendencias de guichet unique y a la convergencia entre bibliotecas y centros de documentación ya previstas en la conferencia del año 2008.
Además, de acuerdo con estas nuevas exigencias, en las BSEP cada vez más se crean equipos multidisciplinares que incluyen especialistas en varias disciplinas, ya sea formando parte de la propia plantilla, o como colaboradores externos, y se instauran nuevas formas de trabajar en las que el profesional de la información se integra en los órganos parlamentarios como un miembro más; es la figura equivalente a lo que en el campo de las bibliotecas universitarias se conoce como embedded librarian o bibliotecario incrustado (Torres-Salinas, 2010) y que, en el caso de las bibliotecas parlamentarias, tiene el exponente más claro en el trabajo de las comisiones parlamentarias, donde el bibliotecario empieza a formar parte del equipo con los gestores administrativos, letrados y políticos.
Además de proporcionar información a los políticos, las BSEP también cubren las necesidades informativas de la administración parlamentaria, como los servicios jurídicos, los departamentos de relaciones externas y de protocolo, los servicios lingüísticos y el departamento de ediciones, principalmente.
3 Descripción de la metodología para la recopilación de datos
Con el propósito de realizar un estudio sobre la forma en que las BSEP se adaptan a las nuevas necesidades de información de sus parlamentos, se ha enviado una encuesta a 74 servicios de información2 de órganos legislativos de Europa, Australia y Canadá con democracia parlamentaria. En el caso de los países con órganos bicamerales, el formulario se ha enviado a las dos cámaras. Dentro del total de los órganos hay 19 que corresponden a cámaras regionales de Alemania, Bélgica e Italia. Se ha recibido respuesta del 40 % de los centros encuestados.
En caso de ausencia de respuesta, en los apartados que ha sido posible se han utilizado los datos de la publicación Parliamentary library, research and archive services of Europe, editada por el European Centre for Parliamentary Research & Documentation, y también se han consultado las páginas web de los centros.
La encuesta tiene cinco partes claramente diferenciadas, aparte del encabezamiento con el nombre del parlamento y el número de diputados y de grupos parlamentarios. Dichas partes son las siguientes:
- Área de información, en que se solicitan los datos identificativos y cuantitativos relativos al servicio.
- Productos documentales que se elaboran en las BSEP. Contiene un subapartado para cada uno de los productos: dosieres legislativos, dosieres temáticos, dosieres de visitas y actividades institucionales, informes, dosieres de prensa, revista, guías de recursos, reseñas de libros y otros productos documentales propios de cada centro. De cada producto se solicita la periodicidad, una pequeña descripción, cuál es la tipología de usuarios a la que va dirigido, qué canal se utiliza para su distribución, quién participa en su elaboración y cómo es valorado por el usuario.
- Oferta de actividades complementarias, como la organización de exposiciones, jornadas, seminarios, talleres, sesiones de formación u otros.
- TIC y redes sociales, donde se pregunta si las BSEP participan en la elaboración de los contenidos de la web o de la intranet institucional, sobre la existencia o no de web propia y sobre la presencia del servicio en las redes sociales.
- Cooperación profesional, con la finalidad de obtener información sobre la colaboración de las BSEP con centros y proyectos de varios tipos, como pueden ser otras bibliotecas parlamentarias, bibliotecas especializadas, bibliotecas universitarias, bibliotecas públicas, organismos internacionales o medios de comunicación. En caso de que exista algún tipo de cooperación, se solicita una descripción del proyecto.
A continuación, realizamos un análisis de cada una de estas partes, de acuerdo con la información que hemos obtenido. Sin embargo, antes de dicho análisis se muestran datos sobre las dimensiones de los parlamentos y de los servicios de biblioteca y documentación, para ofrecer al lector un marco de la realidad de las instituciones encuestadas.
Gráfico 1. Número de representantes de las cámaras
Gráfico 2. Número de profesionales en las BSEP
4 Los productos documentales
El cuestionario, en concreto el apartado "Productos documentales", se realizó pensando en nuestra realidad y en los productos que elaboramos en la Dirección de Estudios Parlamentarios del Parlamento de Cataluña. También se ha buscado obtener información sobre algunos productos que nosotros no elaboramos pero que sabemos que realizan otros parlamentos, como las revistas, los informes y las reseñas de libros, sobre los que teníamos interés en ampliar la información.
A continuación, se explica cuáles son estos productos documentales, en qué consisten, cuál es su forma habitual de difusión y algunos aspectos a destacar. Se presentan en orden, desde los productos más comunes en los parlamentos encuestados, hasta los menos habituales.
1. Dosieres temáticos. Además de la función legislativa, los parlamentos desarrollan también la función de impulso y de control del gobierno, la función electiva y otras funciones, como la defensa de las leyes aprobadas por el parlamento ante el tribunal constitucional y la aprobación del presupuesto. Para dar apoyo documental en el desarrollo de dichas funciones, y ante otras necesidades informativas, los servicios de las BSEP elaboran dosieres sobre temas muy diversos, por iniciativa propia, anticipándose a las necesidades, o bajo petición de un órgano parlamentario, de un diputado, de los servicios jurídicos o de otra unidad de la administración parlamentaria.
2. Dosieres legislativos. La mayoría de parlamentos elaboran dosieres legislativos para proporcionar información a los diputados, grupos parlamentarios y letrados. La diversidad de temas sobre los que se legisla hacen totalmente necesarios estos tipos de dosieres, para documentar el proyecto o la proposición de ley que se tramita y enmarcarlo normativamente. Su contenido varía en función del tipo de parlamento —estatal o regional—, de su alcance competencial, del número de personas y de servicios que participan en su elaboración y del perfil de estos profesionales. En los parlamentos mayores, en la elaboración de estos dosieres participan otros profesionales en colaboración con los bibliotecarios-documentalistas, como en el Folketing (Parlamento de Dinamarca), donde también participa un letrado, o la Asamblea Federal Suiza, donde participan especialistas en diferentes materias.
En cuanto a su contenido, generalmente contienen: una selección de normativa estatal, comunitaria e internacional; jurisprudencia; la actividad parlamentaria de la cámara sobre el tema que se legisla; y una elaborada bibliografía.
3. Guías de recursos. Las guías de recursos recogen una selección de fuentes de información institucionales, de organismos de reconocido prestigio y de centros especializados, sobre un ámbito o tema de interés para la institución y de apoyo a la actividad que desarrolla. Es un producto con una doble vertiente: de interés para el bibliotecario-documentalista, como selección de las principales fuentes de información, y para los usuarios que quieren profundizar en una materia o ámbito. La mayor parte de los servicios de información de los parlamentos elaboran este producto, que también es habitual en cualquier centro especializado.
4. Informes. Los informes son documentos elaborados sobre una materia, tema de actualidad, institución, cargo, etc., que se diferencian de los otros productos en que son documentos breves y puntuales, que pretenden ser un estado de la cuestión, con un contenido que no necesariamente es siempre jurídico. En cada parlamento varía de nombre: Quick Guides (Gales), En Bref (Canadá), Factsheet (Reino Unido), entre los más destacables, y que son consultables por Internet. Otros parlamentos solo los difunden en la intranet (Eslovaquia) o en papel (Irlanda). Este último elabora un número anual de informes muy elevado, y sus principales destinatarios son los miembros de las comisiones parlamentarias.
5. Dosieres de visitas y actividades institucionales. En el marco de sus funciones, los diputados reciben visitas institucionales de miembros y órganos de otros parlamentos, y también se desplazan para realizar visitas a otros parlamentos.
Para preparar dichas visitas, tanto si los diputados actúan como anfitriones, como si actúan como visitantes, los servicios de información elaboran dosieres que sirven para documentarles con datos básicos del país o región, parlamento, institución o entidad que visitan (datos demográficos, económicos y políticos), su ámbito competencial, información de la cámara (composición del parlamento, funciones, órganos, resultados electorales…), así como información sobre los aspectos o materias concretos que se trabajarán durante la visita.
Este tipo de dosieres tiene un interés muy puntual y restringido, ya que está destinado únicamente a los miembros que forman parte de la actividad. Por este motivo se editan solo en papel y, en algunos parlamentos, también en la intranet, y van destinados a los diputados, grupos parlamentarios y órganos de la cámara.
Un 25 % de los parlamentos encuestados han respondido que elaboran este tipo de dosieres. Destaca el caso de Bélgica, que elabora un número muy elevado (5 o 6 a la semana) y Eslovaquia, que con una frecuencia inferior (1 al mes), los elabora en colaboración con el Departamento de Relaciones Exteriores. Algunos parlamentos, como el de Suiza, solo los elaboran para preparar las visitas al extranjero, y otros, como el Consejo Regional del Véneto, los elaboran tanto para las visitas al extranjero, como para recibir delegaciones externas en el propio parlamento. Por las respuestas obtenidas, se detecta que tienen una estructura y contienen una información muy similar.
6. Dosieres de prensa. El seguimiento de la prensa es una herramienta habitual y común en muchas instituciones. Lo suelen realizar los departamentos de comunicación y prensa, generalmente basándose en la resonancia de la propia institución. Aquí no nos referimos a este tipo de producto, sino a recopilaciones sobre un tema o un hecho concreto durante un período determinado. De las respuestas obtenidas, un 24 % de los parlamentos responden que elaboran dosieres de prensa sobre temas de actualidad o temas relacionados con la actividad parlamentaria y la actualidad política, y alguno, como el caso del de Suiza, elabora dosieres electrónicos para las comisiones parlamentarias. Su periodicidad es irregular, y va en función de los temas de interés y de la demanda, pero algunos parlamentos elaboran recopilaciones diarias —como en el caso del de Bélgica y el de Suiza— o dos veces por semana —el del Piamonte—. Su canal de distribución es mayoritariamente la intranet parlamentaria y en algunos casos, el teléfono móvil.
7. Revista. Se constata que muy pocas de las BSEP elaboran revistas, a pesar de que algunos de los servicios de información encuestados forman parte de una dirección de estudios. Solo un 18 % de las respuestas son positivas, entre las que hay Grecia e Islandia, que edita un newsletter de información económica, con una periodicidad bimensual, y el Consejo Regional del Piamonte. No hemos podido consultar estos productos, a excepción de la publicación FOCUS, editada por el Consejo Regional del Piamonte.
8. Reseñas de libros. La finalidad de las reseñas es destacar algunos títulos por encima del resto de novedades editoriales y de información que llegan y que ofrece la biblioteca. Todos los centros elaboran periódicamente listas de novedades bibliográficas, pero muy pocos elaboran reseñas de libros. Es un producto muy interesante porque proporciona información del contenido de forma rápida y breve, con el objetivo de seleccionar lectura especializada para unos usuarios que disponen de mucha información sobre temas muy diversos, y de poco tiempo. En algunos casos incorporan la imagen de la cubierta del libro, para hacerlo más atractivo. La Biblioteca del Parlamento del Quebec elabora un producto de estas características, con un pequeño resumen del contenido.
9. Otros productos. Las respuestas obtenidas en este apartado hacen referencia tanto a productos documentales comunes a otros centros especializados —como los boletines de sumarios, las novedades bibliográficas y la elaboración de bibliografías temáticas—, como a la elaboración y difusión de productos específicos, vinculados a las funciones de los distintos parlamentos analizados.
En cuanto a los productos específicos, cabe señalar los productos documentales sobre derecho, sistemas y resultados electorales; informes periódicos sobre la situación social y económica del país; dosieres sobre aspectos de la Unión Europea, sus iniciativas legislativas y su tramitación; boletines de novedades legislativas de organismos internacionales y de legislación extranjera; estadísticas de la actividad parlamentaria; biografías de los miembros parlamentarios de diferentes legislaturas; traducciones de las constituciones de los principales países; recopilaciones de las normas y reglamentos de los parlamentos nacionales, así como la elaboración de la memoria anual del Parlamento.
5 Actividades complementarias
Este apartado recoge datos de las actividades que realizan las BSEP. Dichas actividades pueden tener una doble función: por una parte, como canal de difusión de los productos documentales, recursos y servicios; y, por otra parte, como forma de abrir y acercar la institución a los ciudadanos, y hacerla más transparente, para dar a conocer su funcionamiento y hacer más inteligible el procedimiento legislativo.
Las respuestas de las encuestas ponen de manifiesto que un 50 % de las bibliotecas realizan actividades complementarias, frente a un 39 % que no realiza ninguna. Del 11 % restante no tenemos datos.
El análisis del gráfico 3 nos permite ver que las exposiciones y la formación son las actividades que organizan más servicios (con un 20 %), seguidas de las jornadas o los seminarios (con un 18 %), los proyectos (con un 16 %), los talleres (con un 14 %) y otros (con un 12 %).
Gráfico 3. Tipología de actividades complementarias
6 Presencia en las webs y en las intranets institucionales
En cuanto a los aspectos tecnológicos, con la encuesta se quería obtener información sobre la presencia que tienen las BSEP en el portal parlamentario y qué uso hacen de la intranet y de las redes sociales.
Un primer vistazo a los gráficos de resultados nos permite ver que la mayoría de centros utilizan la intranet para ofrecer sus servicios, mientras que son minoría los que tienen una web propia, pese a que puedan difundir o no algún tipo de información en el portal parlamentario.
Gráfico 4. Las BSEP con participación en la intranet
Es evidente que la intranet es el medio preferido para facilitar el acceso a la información y a los productos documentales que ofrecen las BSEP, ya que se percibe como un medio más rápido y seguro.
Gráfico 5. Las BSEP con web propia
En esta situación, pueden influir las recomendaciones de las Directrices para sitios web parlamentarios, que, pese a que aconsejan hacer accesibles desde el portal parlamentario los máximos contenidos posibles, cuando hacen referencia a los servicios de información, se limitan a recomendar la presencia de "Information about parliamentary library, archive, and information services" (Guidelines…, 2009, p. 22).
Cabe señalar que estas Guidelines promueven la transparencia de la actividad parlamentaria y las relaciones con el ciudadano por encima del trabajo de la administración parlamentaria, que se considerada de tipo interno. En definitiva, se trata de potenciar el rol del parlamento en una sociedad democrática: "Since 2000, websites have clearly become one of the most important windows for citizens to view the work of their legislatures. They offer parliaments the means to communicate actively with citizens and to enhance public understanding of the legislature's role and responsibilities" (Guidelines…, 2009, p. 10).
Con respecto al uso de las redes sociales, ningún centro aprovecha estas herramientas para la difusión de sus productos documentales, aunque algunos utilizan las redes sociales en el ámbito profesional. A pesar de ello, cada vez son más los parlamentos que incorporan la web social a la difusión de su actividad y a las relaciones con los ciudadanos, como el Parlamento de Cataluña.
Estos datos son similares a los que aporta el último estado de la cuestión sobre la implementación de las TIC en los parlamentos, el World e-Parliament report 2010, con las variaciones que resultan de incluir a la muestra países africanos con varios niveles de desarrollo democrático y económico. Así, en el capítulo dedicado a las BSEP3 se constata que la mayoría de las bibliotecas encuestadas (72 %) tienen automatizada su gestión, que están presentes en la intranet (58 %), que tienen sitio web (50 %), pero que un 80 % de centros no utiliza las herramientas de la web social ni para comunicarse con sus usuarios, ni para trabajar en colaboración. Por otra parte, la contribución de los profesionales en el portal parlamentario se limita en la mayoría de los casos a aportar contenidos (64 %) y en menor porcentaje al diseño (15 %), a la organización (18 %) o a la evaluación (15 %).
7 Cooperación profesional
Este apartado se ha querido incluir porque la cooperación profesional es por sí misma una forma de difusión de los servicios documentales, además de una forma de no duplicar esfuerzos. Al mismo tiempo es, también, una necesidad que nos ayuda a responder a las nuevas demandas de información.
Tradicionalmente la cooperación en las BSEP ha estado centrada en el intercambio de recursos y no tanto en el trabajo en equipo, pero la realidad actual hace que este tipo de cooperación ya no sea suficiente. La organización interna de los parlamentos es cada vez más compleja. El incremento considerable de la actividad legislativa, la variedad de temas que se tratan y la presencia de diferentes actores políticos y sociales hacen que las necesidades de información de los usuarios también se incrementen como consecuencia de esta mayor complejidad.
Por otra parte, también las nuevas tecnologías, y sobre todo Internet, están generando grandes cambios. Cambios que afectan no solo a las fuentes de información, sino también a la forma de acceder a esta información, cómo organizarla y cómo gestionarla.
Las BSEP no son autosuficientes y necesitan más que nunca la cooperación, una cooperación que facilite los procesos de investigación, el ahorro de tiempo, la rentabilización de los recursos y la mejora del servicio. En este sentido, el punto 5 del cuestionario recoge datos de cuáles son los proyectos y con quién están implicadas las bibliotecas parlamentarias actualmente.
En un primer análisis, puede verse que la cooperación de los servicios de información parlamentarios con otras instituciones está muy presente. En concreto, el 46 % de los cuestionarios respondidos afirman mantener colaboración con alguna institución y el 14 % responden que no.
Estas respuestas se desglosan en el gráfico 6 del siguiente modo: del 46 % de respuestas afirmativas, el 32 % colaboran con otras bibliotecas parlamentarias, el 23 % con bibliotecas especializadas, el 17 % con bibliotecas universitarias, el 14 % con bibliotecas públicas, el 3 % con medios de comunicación y el 11 % con organismos internacionales.
Gráfico 6. Tipología de centros en cooperación con las BSEP
De la encuesta se desprende que las BSEP tienen un amplio abanico de formas de colaboración: cooperación en el desarrollo de herramientas de trabajo, cooperación cultural (exposiciones, preservación del patrimonio, publicaciones), cooperación económica (suscripción consorciada a bases de datos y recursos electrónicos y otros), cooperación en materia de recursos humanos, cooperación internacional; pero la forma más habitual la encontramos en el campo de la obtención de información y de documentos, donde además de los préstamos interbibliotecarios, son habituales el intercambio de publicaciones y otras formas tradicionales de cooperación.
En este sentido, y en el ámbito estatal español, queremos destacar la aparición reciente de la plataforma Red_Parlamenta, que pretende ser un sistema de intercambio de información parlamentaria basado en los principios de colaboración y comunicación entre los parlamentos integrantes, para acceder a la actividad parlamentaria, a los recursos y colecciones de los servicios documentales de los parlamentos, a los productos documentales editados, así como un espacio de encuentro profesional con directorio, bibliografía profesional, consultas, etc. Cabe mencionar que Red_Parlamenta ha sido adoptada como plataforma de intercambio de informaciones parlamentarias en el seno de la Conferencia de Presidentes de Parlamentos Autonómicos (COPREPA) mediante un convenio firmado con los diferentes parlamentos autonómicos.
A continuación destacamos algunos ejemplos que, a pesar de ser habituales en otros tipos de bibliotecas, lo son menos en el caso de las bibliotecas parlamentarias.
7.1 Proyectos de bases de datos
- Proyecto Parlamentsspiegel de servicios de documentación de parlamentos regionales alemanes. Integra en un único sistema toda la información y documentación generada por los 16 landers alemanes.
- Banque Carrefour de la Legislation, portal que da acceso a bases de datos de trabajos parlamentarios, de jurisprudencia y de legislación de diversas instituciones federales, comunitarias y regionales de Bélgica. En una segunda fase se integrarán todas las bases de datos en una sola.
7.2 Consorcios y redes
7.2.1 Biblioteca parlamentaria-bibliotecas universitarias
- LINDA: Union Catalogue of Finnish University Libraries, la biblioteca parlamentaria participa en el catálogo colectivo de bibliotecas universitarias de Finlandia.
7.2.2 Biblioteca parlamentaria-bibliotecas especializadas en medio ambiente
- Proyecto Felnet (Flanders Environmental Library Network), asociación de más de 20 bibliotecas especializadas, centros de documentación e instituciones relacionadas con el medio ambiente, pertenecientes tanto al sector público como al sector privado, de Flandes y la región de Bruselas capital.
7.2.3 Todas las bibliotecas
- GEGNIR (Consortium of Icelandic Libraries), consorcio de todas las bibliotecas de Islandia.
7.2.4 Bibliotecas parlamentarias
- Biblioteche delle Assemblee legislative delle Regioni e Province autonome, red de las asambleas legislativas de las regiones y provincias autónomas de Italia.
7.2.5 Biblioteca parlamentaria-bibliotecas gubernamentales
- Vlaamse overheidsbibliotheken, la biblioteca del Parlamento de Flandes forma parte de la red de bibliotecas y servicios de información gubernamentales.
7.2.6 Servicios de referencia en línea (pregunte al bibliotecario)
- Ask a librarian, servicio de referencia en línea gratuito de las bibliotecas finlandesas, con el que colabora la biblioteca del Parlamento finlandés.
8 Conclusiones
Antes de presentar las conclusiones, cabe precisar que los datos que aportamos son orientativos, dado que se han obtenido a partir de las respuestas de un 40 % de los centros. La baja respuesta es un reflejo de varios factores habituales en algunos parlamentos: la falta de visibilidad de las BSEP en las webs institucionales, con la consiguiente dificultad de hacer llegar la encuesta a un interlocutor pertinente; la existencia de estructuras dispersas; y la autonomía parlamentaria, que a menudo comporta un cierre en la misma institución. Sin embargo, estos datos se han complementado con la información disponible en los sitios web de los centros, y con la encuesta ECPRD (Parliamentary library…, 2008). Ello ha supuesto un esfuerzo adicional que, a pesar de todo, era necesario hacer.
Con el análisis de toda la información recopilada, constatamos que se mantiene la diversidad de estructuras y dimensiones en los centros analizados, aunque se observa una tendencia a la convergencia de los servicios de biblioteca y documentación, con plantillas cada vez más multidisciplinares y con la presencia de profesionales integrados en el trabajo de las comisiones y otros órganos parlamentarios.
Los productos documentales que hacen las BSEP están destinados principalmente a los usuarios internos, tanto la propia administración parlamentaria como los órganos de la cámara —Presidencia, Mesa y comisiones—, y este último órgano es el que más destaca como destinatario de muchos de los productos que se elaboran. Una parte importante de estos productos se ofrece de forma proactiva, pero también se trabaja mucho bajo petición, con productos y servicios cada vez más personalizados. Sin embargo, hay pocos servicios que sean impulsores de estudios, como evidencian las pocas revistas publicadas por estos centros. No se ha podido valorar el grado de satisfacción de los usuarios con relación a los productos, ya que muchos parlamentos han respondido que no usan encuestas de satisfacción.
Las actividades complementarias que ofrecen las BSEP se centran en los usuarios internos, y tienen poca proyección exterior, a excepción de los programas de visitas educativas, las jornadas y las exposiciones. A pesar de todo, las actividades complementarias tienen una doble función: por un lado, la de canal de difusión de los productos documentales, recursos y servicios; y, por otro, la de abrir y acercar la institución a los ciudadanos, y hacerla más transparente, para dar a conocer su funcionamiento y hacer más inteligible el procedimiento legislativo.
Mayoritariamente, nos encontramos ante un uso básico de las TIC y ante el reto de aprovechar todas las posibilidades que ofrecen, para potenciar los productos y los servicios a los usuarios. Destaca el uso de la intranet como canal de difusión de los productos documentales en lugar de Internet.
Aumentan las actividades de cooperación como forma de adaptarse a las nuevas necesidades de información, pero hay un bajo nivel de cooperación formal entre bibliotecas parlamentarias, lo cual en el ámbito del Estado español se pretende mitigar con la existencia de la plataforma Red_Parlamenta; en cambio, hay una variada divergencia en cooperación con otros tipos de bibliotecas del sistema bibliotecario del país. Esta cooperación sigue centrándose en el intercambio de recursos, más que en el trabajo en equipo.
8.1 Elementos de reflexión
Hasta aquí hemos recogido las principales conclusiones que se desprenden de los cuestionarios. A continuación, ponemos de manifiesto las carencias y dificultades que, desde nuestro punto de vista, se dan en las BSEP.
La cultura corporativa de los parlamentos ha sido un factor decisivo en la evolución de las BSEP: históricamente, el parlamento ha sido una institución autónoma, tradicional, cerrada, alejada del ciudadano, con una administración jerárquica, con una implantación tardía de las TIC y con unos usuarios poco accesibles; este contexto ha conllevado servicios documentales fraccionados y poco flexibles, poco innovadores y aislados de la administración y del entorno. Además, cabe añadir que las BSEP sufren el aislamiento propio del trabajo exclusivo que desempeñan.
En los últimos años, no obstante, las instituciones parlamentarias han hecho un esfuerzo importante para dar a conocer su actividad y sus funciones, abriendo las puertas al ciudadano, presencialmente —con jornadas de puertas abiertas y actividades para grupos diversos— y mediante la red. Sin embargo, esta apertura de la institución no ha sido paralela en las BSEP. A pesar de que los servicios de información tienen voluntad de ampliar su presencia más allá de la institución parlamentaria, aún son pocos los centros que lo han conseguido, y estos se han convertido en un elemento de referencia en nuestro ámbito.
El uso de las TIC, y principalmente de Internet, ha supuesto una oportunidad para las BSEP para iniciar esta apertura más allá de su propia institución y de sus usuarios. El recorrido es más lento que en otro tipo de centros, condicionado por un número reducido de usuarios, por el aislamiento de las BSEP con relación a otros centros especializados y la particularidad de la propia institución.
En el ámbito profesional, las TIC han favorecido la consolidación y el nacimiento de varias experiencias de cooperación y colaboración entre las BSEP, como Red_Parlamenta con relación a los parlamentos autonómicos del estado español.
En cuanto a las redes sociales, los parlamentos las utilizan para fomentar la participación ciudadana en los ámbitos político e institucional, pero sin trascender a la actividad de los diferentes departamentos internos, como las BSEP.
Los servicios que ofrecen las BSEP y los productos que elaboran están totalmente enfocados al usuario interno, que es su principal razón de ser. La calidad de los productos, no obstante, y la especificidad de los temas trabajados, hacen que algunos de estos servicios sean de interés también fuera de la institución. Las BSEP hace tiempo que son conscientes de la necesidad de hacerlos accesibles a un número más elevado de usuarios, de ampliar su difusión y acceso más allá del usuario interno. Los propios profesionales consultan y utilizan estudios, informes y productos elaborados por otros parlamentos, y por lo tanto son conscientes de que pueden ser de interés y utilizados por otras instituciones, investigadores y particulares.
Las relaciones entre profesionales nos permiten constatar que a menudo algunas iniciativas técnicas se ven limitadas por la autonomía, la forma de funcionar tradicional de la institución y la interferencia de los roles políticos de los parlamentos (parlamentos nacionales-regionales y mayorías políticas).
Con la convergencia de bibliotecas y servicios de documentación se ha producido una diversidad y complejidad de las funciones que tienen que alcanzar los profesionales de las BSEP, que van desde la gestión de los fondos hasta la investigación documental, lo cual conlleva una mayor transversalidad. Esta nueva realidad puede ser una nueva oportunidad para que las BSEP se conviertan en auténticos centros impulsores de estudios y seminarios, ya sea en ciencia política, derecho público u otras materias.
8.2 Puntos estratégicos
Después de evaluar la situación actual planteamos una serie de puntos que se tendrían que incluir en cualquier planificación que tuviese como objetivo adaptarse a las nuevas necesidades de información del parlamento:
- Incrementar la presencia de las BSEP en los portales parlamentarios para favorecer el acceso a la información.
- Potenciar la difusión de los servicios que se ofrecen en las BSEP y la formación al usuario interno, que por las características políticas de la institución cambia de forma periódica.
- Aumentar la difusión de los productos documentales más allá de la propia institución parlamentaria y hacerlos accesibles a usuarios de otros ámbitos de interés.
- Trabajar conjuntamente con el resto de la administración parlamentaria, en especial con los servicios más relacionados con el ejercicio de nuestras tareas, como los departamentos de ediciones, informática y los servicios jurídicos.
- Trabajar conjuntamente con los órganos parlamentarios, en especial con las comisiones.
- Unificar esfuerzos entre los servicios de documentación y de biblioteca, necesarios para aumentar la especialización y el trabajo en equipo, ofreciendo productos y servicios con valor añadido que eviten las duplicidades y las dificultades de coordinación.
- Personalizar los productos y servicios, respondiendo a las necesidades individuales de los parlamentarios, teniendo en cuenta que su formación académica, edad y procedencia social son diversas, al igual que sus necesidades.
- Actuar de forma proactiva anticipándonos a las necesidades derivadas de la propia actividad parlamentaria y de sus funciones.
- Evaluar nuestros productos y servicios para poderlos ajustar a las necesidades reales de los parlamentarios, evitando la elaboración de los materiales infrautilizados.
- "Reinventar" unos profesionales dispuestos a abandonar el rol tradicional, a trabajar con expertos y a comprender mejor las necesidades de sus usuarios.
- Ser versátiles, con capacidad de adaptación a la diversidad y complejidad de las necesidades de la institución, que son de carácter multidisciplinar.
- Cooperar con el sistema bibliotecario del país y con otras bibliotecas parlamentarias de ámbito estatal e internacional.
- Conseguir un equilibrio entre las necesidades específicas de los usuarios internos y la apertura y cooperación hacia el exterior, imprescindible para seguir siendo resolutivos, rápidos y flexibles y para garantizar la calidad del servicio.
Bibliografía
Allen, Beccy; Williamson, Andy (2010). Parliament 2020: visioning the future parliament: report on the UK Parliament Focus Groups. London: Hansard Society. <http://hansardsociety.org.uk/files/folders/downloads/entry1950.aspx>. [Consulta: 26/12/2010].
Capo Giol, Jordi; Marcet Morera, Joan (2007). "El Parlament de Catalunya en clau de futur". Revista d'Estudis Autonòmics i Federals, núm. 5, p. 349–412. <http://www10.gencat.net/drep/binaris/reaf5_Capo_Marcet_tcm112-66369.pdf>. [Consulta: 26/12/2010].
Casini, Gherardo (2009). Promoting the use of modern technologies in legislatures: 25th Annual Conference Library and Research Services for Parliaments, Rome, 19–21 August 2009,Italy the vision of the Global Centre for ICT in Parliament. <http://www.preifla2009.parlamento.it/documenti/repository/relazioni/biblioteca/IFLA/papers/definitivi/inglese/Gherardo%20Casini%20for%20IFLA%2025th%20final.pdf>. [Consulta: 24/12/2010].
Contribuer à la démocratie: renforcer les capacités pour rèpondre aux besoins des parlementaires en matière d'information et de savoir: Genève, 22 octobre 2008. (2009). Genève: Union Interparlementaire. <http://www.ipu.org/PDF/publications/inform_dem_fr.pdf>. [Consulta: 06/10/2010]. Versió en anglès: <http://www.ipu.org/PDF/publications/inform_dem_en.pdf>. [Consulta: 06/10/2010].
Cuninghame, Keith (2007). "Working arrangements between parliamentary libraries and research services". Circular newsletter, vol. 25, n. 16–17 (January), p. 12–19. <http://archive.ifla.org/VII/s3/news/s3-newsletter-Jan07.pdf>. [Consulta: 25/12/2010].
Cuninghame, Keith (2009). Guidelines for legislative libraries. 2nd ed., completetely updated and enlarged edition. Berlin: De Gruyter/Saur. <http://www.ifla.org/en/publications/guidelines-for-legislative-libraries>. [Consulta: 01/02/2011].
Las direcciones de estudios parlamentarias: seminario celebrado en Vitoria-Gasteiz los días 7 y 8 de octubre de 2008 (2010). Vitoria-Gasteiz: Parlamento Vasco.
Directrices para sitios web parlamentarios (2009). 2a ed. Ginebra: Unión Interparlamentaria. <http://www.ipu.org/PDF/publications/web-s.pdf>. [Consulta: 21/12/2010].
Farrero i Farrero, Sara; Gil Albert, Teresa; Graupera i Hidalgo, Joan Carles; Juan Coromines, Assumpció; Montobbio i Martorell, Inés (2005). "La biblioteca parlamentària: reflexions des de l'experiència". BiD: textos universitaris de biblioteconomia i documentació, núm. 15 (desembre). <http://bid.ub.edu/15montob.htm>. [Consulta: 01/02/2011].
Fraser, Moira (2009). Use of ICT tools in parliamentary libraries: presentation of survey results to 2009 pre-conference of IFLA Section for Libraries and Research Services to Parliaments. Rome, 20th August 2009. <http://www.preifla2009.parlamento.it/documenti/repository/relazioni/biblioteca/IFLA/papers/definitivi/inglese/003_Preconference%20_survey_results.pdf>. [Consulta: 24/12/2010].
Galluzzi, Anna (2010). "Parliamentary libraries: an uncertain future? ". Library trends, vol. 58, n. 4 (spring), p. 549–560.
Kaskla, Giina; Watt, Iain (2007). "Raising the Game of the European Parliament Library". Circular newsletter, vol. 26, n.18–19, (June), p. 29–32. <http://archive.ifla.org/VII/s3/news/s3-newsletter-June07.pdf>. [Consulta: 25/12/2010].
"Library and Research Services" (2010). En: World e-Parliament Report 2010. Génève: Nations Unies: Union interparlementaire, p. 105–115. <http://www.ictparliament.org/wepr2010>. [Consulta: 06/10/2010].
Library and Research Services for Parliaments Section (2010). <http://www.ifla.org/en/services-for-parliaments>. [Consulta: 06/10/2010].
Missingham, Roxanne (2011). "Parliamentary library and research services in the 21st century: a Delphi studi". IFLA Journal, vol. 37, n. 1, p. 52–61.
Missingham, Roxanne (2008). Using web 2.0 in the Australian parliaments: the dream and reality: Québec, Canada, 10–14 August 2008. <http://archive.ifla.org/IV/ifla74/papers/103-Missingham-en.pdf>. [Consulta: 4/12/2010].
Montobbio Martorell, Inés (2010). "La biblioteca parlamentaria, en constante transformación". En: Las Direcciones de Estudios Parlamentarias. Vitoria-Gasteiz: Parlamento Vasco, p. 151–195. <http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/12972/1/Conferencia_Seminario_I_Montobbio.pdf>. [Consulta: 02/02/2011].
Moreno de la Fuente, Inmaculada (2010). "Modelos europeos de Direcciones de Estudios parlamentarias". En: Las Direcciones de Estudios Parlamentarias. Vitoria-Gasteiz: Parlamento Vasco, p. 43–76.
Navarro, Julien (2009). Les députés européens et leur rôle: sociologie interprétative des pratiques parlementaires. Bruxelles: Université de Bruxelles.
Parliamentary library, research and archive services of Europe (2008). Vienna: ECPRD. <https://ecprd.secure.europarl.europa.eu/ecprd/getfile.do?id=63509>. [Consulta: 03/12/2010].
Torres-Salinas, Daniel (2010). Incrustados e integrados en la investigación: los "embedded librarians". <http://listserv.rediris.es/cgi-bin/wa?A2=ind1012C&L=IWETEL&P=R14473&1=IWETEL&9=A&J=on&d=Ninguna+coincidencia%3BCoincidir%3BCoincidencias&z=4>.
Watt, Iain (2010). "Changing visions of parliamentary libraries: from the enlightenment to Facebook". IFLA Journal, vol. 36, n. 1 (March), p. 47–60.
Fecha de recepción: 24/02/2011. Fecha de aceptación: 10/06/2011.
Notes
1 BOPC 622 (1 de febrero de 2010), p. 10–14.
2 Lista de países encuestados: Albania, Alemania, ARD Macedonia, Australia-House of Representatives, Australia-Senado, Austria, Bélgica, Bosnia-Herzegovina-House of Representatives, Bosnia-Herzegovina-House of Peoples, Bulgaria, Canadá-Cámara de los Comunes, Canadá-Senado, Chipre, Croacia, Dinamarca, Escocia, Eslovaquia, Eslovenia, España-Congreso, España-Senado, Estonia, Finlandia, Francia-Congreso, Francia-Senado, Gales, Grecia, Hungría, Irlanda, Irlanda del Norte, Islandia, Italia-Congreso, Italia-Senado, Kosovo, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Montenegro, Noruega, Países Bajos-Congreso, Países Bajos-Senado, Polonia-Congreso, Polonia-Senado, Portugal, Quebec, Reino Unido-House of Commons, Reino Unido-House of Lords, República Checa-Congreso, República Checa-Senado, Rumanía-Congreso, Rumanía-Senado, Serbia, Suecia, Suiza, Turquía. Regiones: Alemania (Baden-Wurtemberg; Baja Sajonia; Baviera; Berlín; Brandemburgo; Hessen; Renania del Norte-Westfalia; Renania-Palatinado); Bélgica (Bruselas; Flandes; Valonia); Italia (Emilia-Romaña; Campania; Lazio; Lombardía; Piamonte; Sicília; Toscana; Véneto).
3 "Library and research services" (2010). En: World e-Parliament report 2010, p. 105–115.
