El proceso de integración de la primera biblioteca interuniversitaria de España: la Biblioteca del campus universitario de Manresa

 

[Versió catalana]


Trini Riu Amblàs

Bibliotecaria
Campus universitario de Manresa
Universitat de Vic - Universitat Central de Catalunya

 

Resumen

Hace diez años, la biblioteca de la Escola Politècnica Superior d'Enginyeria de Manresa de la Universitat Politècnica de Catalunya, la de la Fundació Universitària del Bages y la del Centre de Suport del Bages de la Universitat Oberta de Catalunya se integraban para formar una única biblioteca universitaria: la Biblioteca del campus universitario de Manresa. Con el objetivo de describir este proceso de integración, se introduce qué son las bibliotecas integradas, se enumeran sus beneficios y se presentan sus diferentes modelos. A continuación, partiendo de la experiencia, se definen las actuaciones llevadas a cabo para conseguir la integración total de usuarios, recursos y servicios, y se describe la estructura y organización creadas para integrar de manera eficiente las bibliotecas existentes en una nueva biblioteca. Así, se analiza el contexto y se describe la gestión llevada a cabo en cada una de las fases del proceso, desde la planificación y definición del proyecto hasta la integración total del personal, los servicios, el fondo y el catálogo. Finalmente, se ponen de manifiesto las aportaciones de la experiencia de integrarse y trabajar conjuntamente durante diez años.

Resum

Fa deu anys, la biblioteca de l'Escola Politècnica Superior d'Enginyeria de Manresa de la Universitat Politècnica de Catalunya, la de la Fundació Universitària del Bages i la del Centre de Suport del Bages de la Universitat Oberta de Catalunya, s'integraven per formar una única biblioteca universitària: la Biblioteca del campus universitari de Manresa. Amb l'objectiu de descriure aquest procés d'integració, s'introdueix què són les biblioteques integrades, se n'enumeren els beneficis i se'n presenten els diferents models. A continuació, partint de l'experiència, es defineixen les actuacions dutes a terme per aconseguir la integració total d'usuaris, recursos i serveis, i es descriu l'estructura i organització creades per integrar de manera eficient les biblioteques existents en una de nova. Així, s'analitza el context i es descriu la gestió duta a terme en cada una de les fases del procés, des de la planificació i definició del projecte fins a la integració total del personal, els serveis, el fons i el catàleg. Finalment, es posen de manifest les aportacions de l'experiència d'integrar-se i treballar conjuntament durant deu anys.

Abstract

Ten years ago three different university libraries merged to form a single library centre. These were: the library of the Escola Politècnica Superior d'Enginyeria de Manresa, which is part of the Universitat Politècnica de Catalunya; the library of the Fundació Universitària de Bages; and the library of the Centre de Suport de Bages, which is part of the Universitat Oberta de Catalunya. The new library centre was the Biblioteca del Campus Universitari de Manresa (BCUM) and this paper describes the process by which the centre was created. It examines the libraries that were joined together, the ways in which the institutions involved benefited from the experience and the different models created. The paper then describes the actions taken to fully connect the systems managing library users, resources and services, and the structures used to efficiently integrate the existing libraries in the BCUM. In general terms, therefore, the paper analyzes the context and describes the management of each of the phases in the overall process, from the initial planning and definition of the project to the total integration of the systems managing library staff, services, the collection and the catalogue. Finally, the paper includes the accounts of people who were involved, in this ten-year period, in the work of integrating the three centres.

 

1 Introducción

Hace diez años se inauguraba la Biblioteca del campus universitario de Manresa (BCUM), el primer equipamiento del Estado que integraba en un mismo edificio las bibliotecas de varias universidades: la de la Escola Politècnica Superior d'Enginyeria de Manresa (EPSEM-UPC), la de la Fundació Universitària del Bages (FUB) y la del Centre de Suport del Bages de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC).

Aprovechando esta efemérides y con la finalidad de que la experiencia pueda ser de utilidad para otras bibliotecas que deban enfrentarse a un proceso similar, se ha hecho una recopilación teórica y práctica de la integración. En primer lugar, se asientan las bases teóricas de las bibliotecas integradas, para, a continuación, detallar el proceso seguido para conformar la BCUM (desde los inicios de la gestación del proyecto hasta la integración total).

 

2 Las bibliotecas integradas

A pesar de que en Cataluña y en España la integración de bibliotecas no es una práctica habitual, la existencia de bibliotecas integradas se remonta a hace más de un siglo y es un fenómeno que ha ido al alza en las últimas décadas en todo el mundo. No es un hecho extraño, ya que en un escenario de recesión económica como el actual adquiere importancia la cooperación para fortalecerse y obtener beneficios comunes.

En Cataluña se encuentran varios modelos de integración de bibliotecas o compartición de locales de bibliotecas por más de una institución. En el marco de la cooperación entre bibliotecas académicas y bibliotecas públicas, encontramos bibliotecas públicas ubicadas dentro de un centro escolar (como sería la biblioteca Josep M. Mas de Santa Oliva), o bibliotecas de instituciones académicas que comparten local con bibliotecas públicas (como el Punto UOC de Igualada). Otro modelo serían las bibliotecas que prestan servicio a dos o más instituciones al mismo tiempo, como podrían ser las bibliotecas de hospitales universitarios, que atienden al personal del centro sanitario y, a la vez, apoyan a la investigación y a la docencia de la universidad. Un buen ejemplo sería la biblioteca del Hospital Clínic de Barcelona. Finalmente, el caso más cercano a la casuística de la BCUM, en que se integran las bibliotecas de varias universidades, es el de la biblioteca del campus Mar donde, desde el curso 2009-2010, dan servicio a profesores y estudiantes de la Facultat de Ciències de la Salut i de la Vida de la Universitat Pompeu Fabra, la Facultat de Medicina de la Universitat Autònoma de Barcelona y la Escola Superior d'Infermeria del Mar.

 

2.1 Definición

Según la American Library Association, las bibliotecas integradas (en inglés joint-use libraries) son "those where two separate library service providers use the same building to serve distinct clienteles"1 (American Library Association, 2012). A pesar de que muchas bibliotecas integradas son una asociación entre dos entidades, cada vez son más comunes los casos de bibliotecas con múltiples socios (Juntunen [et al.], 2013; Palonen [et al.], 2013). Por tanto, debería añadirse que son dos o más los proveedores de servicios bibliotecarios que utilizan el mismo edificio.

Para complementarlo, Bundy las define como "outcomes of formal agreements between two or more separate authorities which provide two or more groups of users with equitable access to facilities and services"2 (Bundy, 1998). Es destacable de esta definición el hecho de que todos los usuarios tienen acceso a los mismos servicios y recursos.

Finalmente, son subrayables las aportaciones de Berry, en las que afirma que "the joint library is not a merger; it is a marriage. In a merger one side or both lose their personality; in a marriage, they remain two separate entities, each contributing different strengths and talents to the partnership"3 (Berry, 2004). Por eso hay que encontrar un camino que unifique y haga crecer la Biblioteca.

Puede concluirse, pues, que para que haya una biblioteca integrada se tienen que dar las siguientes condiciones:

  • Un único edificio que alojará la biblioteca.
  • Dos o más instituciones que quieran ponerse de acuerdo en ofrecer los servicios bibliotecarios de forma conjunta.
  • Que el acuerdo asegure que los usuarios de cada institución tengan cubiertas las necesidades de información e investigación, con las mismas condiciones que antes de la integración.
  • Que la integración beneficie a las dos partes.
 

2.2 Los beneficios de integrarse

Parece que el hecho de cooperar debe permitir tener unos servicios bibliotecarios y una gestión de contenidos más eficaz (Marzal; Parra-Valero, 2010), pero está claro que la práctica cooperativa también requiere una esmerada planificación con metas factibles y consensuadas, tiempo, paciencia y una comunicación basada en la confianza entre las partes (Rodríguez-Parada, 2010).

Entonces, si tenemos bibliotecas que ya funcionan de manera independiente, ¿qué aporta integrarlas? A pesar de que incremente la necesidad de coordinación y de comunicación, y si bien las dificultades de hallar un camino conjunto a veces se ponen de manifiesto, a continuación se recogen los beneficios de integrar bibliotecas extraídos de las consideraciones de la International Federation of Library Associations and Institutions, IFLA (Yarrow; Clubb; Draper, 2008), de la experiencia de la BCUM y de la de otros proyectos (Johnstone, 2011; Haycock, 2006).

  • Oferta de un mayor abanico de recursos y mejora de la colección.
  • Posibilidad de implementar nuevos programas y servicios.
  • Nuevos usuarios gracias a la mejora de la colección.
  • Oferta de un horario más amplio y más adaptado a las necesidades de los usuarios.
  • Más atención personalizada al usuario.
  • Creación de un sentimiento de conjunto.
  • Disponibilidad de un mayor espacio con más versatilidad.
  • Enriquecimiento profesional en experiencias diferentes, aportando una mejora de la práctica profesional.
  • Entusiasmo del personal de estar creando un proyecto totalmente nuevo.
  • Aumento de la visibilidad de la nueva biblioteca.
  • Costes compartidos.
  • Acceso a nuevas fuentes de financiación.

Podemos decir, por tanto, que el resultado de sumar esfuerzos es mayor que el resultado de funcionar individualmente.

 

2.3 Modelos de integración

Existen varios modelos de integración de bibliotecas: unos basados en el tipo de bibliotecas que se integran, otros en función del nivel de integración y otros según la región donde se ha desarrollado.

En cuanto al nivel de integración, vale la pena destacar el modelo de McNicol (2008) desarrollado a partir del de Dornseif (2001) donde se detallan los niveles de implicación de cada institución, que serían:

  • El inquilino (o integración mínima), en el que uno de los socios es esencialmente un inquilino, que tiene muy poco que decir sobre cómo operan los demás. Las bibliotecas están en el mismo edificio, pero cada una tiene el propio espacio definido y operan de forma totalmente separada.
  • Los compañeros de piso (o integración selectiva), en el que los socios comparten la responsabilidad de la gestión y ejecución de los servicios y acuerdan cómo contribuirá cada uno de ellos para que funcionen los servicios. Se comparten recursos y servicios pero se conserva un grado de independencia (por ejemplo, la red, la organización del personal, etc.).
  • El matrimonio (o integración total), en el que los servicios se integran en la totalidad, las colecciones son compartidas, así como el personal, el espacio, etc.

Se entiende que dentro de este modelo se encontrarían múltiples niveles intermedios.

 

3 El caso de la BCUM como biblioteca integrada

3.1 Análisis del contexto

A principios del año 2000, Manresa era una ciudad con un abanico de estudios universitarios muy consolidado. Esta oferta aumentaba año tras año y con ella la necesidad de ofrecer más puntos de estudio a los universitarios. La biblioteca de cada centro de enseñanza superior y la biblioteca pública de la ciudad no podían cubrir las necesidades de información y de estudio generadas por una comunidad universitaria creciente.

Por este motivo el Ayuntamiento de Manresa hizo una apuesta de ciudad, definiendo un proyecto de creación de un equipamiento que agrupara a las bibliotecas de sus centros universitarios (la EPSEM-UPC, la FUB y el Centre de Suport del Bages de la UOC) con la finalidad de empezar a hacer realidad el concepto de campus universitario y dar más fuerza a la enseñanza superior de la ciudad. Nacía así la idea de una nueva biblioteca no solo pensada como espacio de consulta sino también como punto de información especializada en todos los ámbitos científicos y tecnológicos y abierta a la ciudad (Galindo, 2003). Como espacio para ubicar este nuevo equipamiento, se decidió rehabilitar el edificio del antiguo Matadero entonces en desuso y situado en un punto estratégico del nuevo campus.

Los motivos que impulsaron este proyecto fueron varios: en primer lugar, las políticas locales empujaban a crear esta nueva biblioteca como proyecto de hacer de Manresa una ciudad universitaria; en segundo, la proximidad de los centros universitarios fomentaba un entorno propicio para crear un recurso integrador y de campus, y, finalmente, este proceso suponía una mejora de los servicios.

 

3.1.1 Las bibliotecas

Las diferencias institucionales son tan complejas que deben tenerse en cuenta con cuidado antes de entrar en la unión de dos bibliotecas (Senn Breivik; Budd; Woods, 2005). En este caso, las bibliotecas que se iban a integrar eran muy diferentes en usuarios, colecciones, servicios, identidad, cultura organizativa y titularidad.

La biblioteca de la EPSEM-UPC era una biblioteca universitaria que formaba parte de la red de bibliotecas de la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC). Su fondo estaba especializado en ingeniería de minas, telecomunicaciones, química, electrónica y mecánica. Esta biblioteca tenía 309 m2 de espacio útil, había sido ampliada dos veces y no existía la posibilidad de volverla a ampliar.

Por su parte, la FUB, actualmente Universitat de Vic - Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC), es una fundación privada promovida por el Ayuntamiento de Manresa. Los estudios universitarios iniciados hasta el curso 2014-2015 están adscritos a la Universitat Autònoma de Barcelona (UAB). La biblioteca desde 2002 estaba ubicada en el edificio nuevo de la universidad y prestaba servicio a los estudios de Enfermería, Fisioterapia, Logopedia, Podología y Ciencias Empresariales. También incorporaba los fondos bibliográficos de la Escola Agrària de Manresa (un centro de formación profesional especializado en agricultura y ganadería ecológicas y en energías renovables). Tenía 287 m2.

Finalmente, la Delegación del Bages de la UOC ofrecía un amplio abanico de titulaciones. Estaba situada en un edificio compartido con el Consejo Comarcal del Bages que disponía de 35 m2. Como centro de apoyo no solo ofrecía servicio de biblioteca, sino también servicios de asesoramiento en los estudios universitarios y de gestión académica.

 

3.2 El proceso de integración

El proceso de integración de bibliotecas es complejo y largo. Y es que, como dice Weaver, "library mergers at institutions of higher education should not be underestimated in terms of complexity and the volume of work involved"4 (Weaver, 2008).

En el caso de la BCUM el proceso empezó en 2001 y finalizaba en 2008. A continuación puede consultarse una breve cronología del proceso.

Definición del proyecto y planificación de la integración 2001 Elaboración de un anteproyecto de requerimientos mínimos del nuevo equipamiento.
2002 Concesión de la ayuda de la Generalitat y del FEDER.
Inicio de las obras de restauración del edificio.
Elaboración del proyecto de la nueva biblioteca.
2004 Constitución del grupo de trabajo para la integración de las bibliotecas.
2005 Finalización de las obras.
Integración Traslado.
Inauguración.
Unificación de los servicios. Fase 1.
Redacción del Plan estratégico de la BCUM. Fase 1.
2006 Redacción del Plan estratégico de la BCUM. Fases 2 y 3.
Elaboración de procedimientos de trabajo nuevos.
Carga del catálogo de la FUB al catálogo de la UPC.
Carga de la base de datos de usuarios de la FUB a la de la UPC.
Unificación de los servicios. Fase 2.
Ampliación y reorganización de la plantilla.
Elaboración del catálogo de tareas.
2006 Análisis de los fondos de las diversas bibliotecas (detección de las temáticas más divergentes).
Propuesta de unificación de áreas temáticas.
2007 Unificación del fondo de las áreas de referencia, normativa, organización de empresas, lenguas e informática.
Creación de un sistema de clasificación compartido.

Tabla 1. Cronología del proceso de integración de la BCUM

 

3.2.1 Planificación de la integración

Desde el principio, la UPC fue la que lideró el proyecto de la integración de las bibliotecas. En el año 2001 se elaboró un anteproyecto en el que se definían los requerimientos mínimos que debía tener el edificio para poder alojar la Biblioteca integrada del campus. De esta manera se establecían cuáles tenían que ser los servicios de este nuevo equipamiento y los espacios necesarios para poderlos ofrecer con calidad.

Con la llegada de las ayudas económicas de la Generalitat y del Fondo Económico de Desarrollo Regional (FEDER), en 2002 la UPC redactó el proyecto de la nueva biblioteca en el que se trazaban los objetivos, los servicios que se ofrecerían, los equipamientos y colecciones de los que se disponía y se definía qué tareas había que llevar a cabo para posibilitar la integración de las demás instituciones, un proyecto que se fue trabajando y consensuando entre todas las entidades implicadas.

En 2004, cuando las obras de restauración del edificio empezaban a llegar al final, se creó una comisión de trabajo de las tres instituciones que conformarían el campus universitario de Manresa (EPSEM, FUB y UOC) con el objetivo de resolver la planificación y la gestión de la nueva biblioteca. Esta comisión sirvió para determinar:

  • El modelo de organización y la gestión de los servicios.
  • Los recursos que se integraban.
  • El reparto de los costes de mantenimiento y funcionamiento.
  • Cómo se efectuaría el traslado y la inauguración.

Como resultado, la UPC asumía el liderazgo y la titularidad de la Biblioteca. La biblioteca de la FUB se integraba en la totalidad fusionando fondos, compartiendo servicios y personal, pero la UOC optaba por el modelo de integración mínima, con el propio espacio dentro de la Biblioteca y ofreciendo los servicios de forma separada.

Después de todo este proceso, el 22 de abril de 2005 se inauguraba un equipamiento que integraba por primera vez en todo el Estado el fondo y los servicios de bibliotecas de varios centros universitarios (Inaugurada..., 2005): la Biblioteca del campus universitario de Manresa, con 1.200 m2 y 240 plazas.

 

3.2.2 Definición de la nueva biblioteca

Una biblioteca universitaria integrada implicaba establecer una línea común de trabajo, una visión y una misión de la biblioteca que estuviera pensada para toda la comunidad universitaria. Había que crear una nueva identidad institucional pero había que hacerlo de manera consensuada e implicando a toda la plantilla para que se sintiera partícipe del proyecto.

Ante el hecho de que el Servicio de Bibliotecas de la UPC empezaba a trabajar para redactar el Plan estratégico de las Bibliotecas de la UPC 2006-2010 y se pedía que cada biblioteca desarrollara un trabajo estratégico local, la BCUM aprovechó esta ocasión para consensuar cómo tenía que ser la nueva biblioteca y qué líneas de trabajo debía tener. Como resultado se elaboró el Plan estratégico de la BCUM 2006-2010 trabajado, debatido y consensuado entre toda la plantilla.

En una primera fase del Plan estratégico se definió que la visión de la BCUM era "convertirse en el CRAI5 del campus de Manresa" (Biblioteca del campus universitari de Manresa, 2006) y que su misión era "organizar y hacer accesibles todos los recursos y servicios de la BCUM necesarios para desarrollar tareas de aprendizaje, investigación y formación continua de las comunidades del campus universitario de Manresa" (Biblioteca del campus universitari de Manresa, 2006).

A continuación se realizó un análisis DAFO que permitió detallar las debilidades, las fortalezas, las amenazas y las oportunidades de la nueva biblioteca.

Debilidades
Fortalezas
  • Organización interna aún en desarrollo.
  • Falta de tiempo para unificar criterios.
  • Fuerte dependencia de los becarios.
  • Falta de personal para asumir tareas, ofrecer servicios nuevos y mantener los actuales.
  • Dificultad para asumir los dos cambios producidos a la vez: una biblioteca más grande y que suma tres instituciones.
  • Motivación de todo el personal para que todo funcione.
  • Hábito de trabajar con normativas y procedimientos.
  • Entorno físico favorable para trabajar.
  • Biblioteca equipada para ser un buen CRAI: aula de formación, sala de trabajo en grupo, factoría, etc.
  • Difusión extensiva de la biblioteca a todos los estudiantes de primer curso.
  • Espacios de la biblioteca bien definidos para el uso que están pensados.
Fortalezas
Oportunidades
  • La no firma de un convenio entre las instituciones.
  • Pérdida de contacto directo con el personal docente e investigador y el personal de administración y servicios.
  • Alejamiento físico de los centros (EPSEM-UPC y FUB).
  • Sistema de coordinación entre instituciones pendiente de desarrollar.
  • Única biblioteca universitaria de la ciudad.
  • Formar parte del Proyecto de Campus Universitario: unificar todas las universidades y sus servicios en un solo campus.
  • Servicio mejor valorado de la EPSEM-UPC y de la FUB.
  • Posibilidad de colaborar con empresas y/o instituciones.
  • Papel importante de la biblioteca en el nuevo EEES.

Tabla 2. Análisis DAFO

A partir de las conclusiones de este análisis se trazaron cuatro líneas estratégicas sobre las que trabajar:

  • Conseguir la integración total de usuarios, recursos y servicios del campus universitario de Manresa.
  • Identificar, diseñar, implementar y difundir recursos y servicios para la comunidad no universitaria de temática afín a las titulaciones del campus.
  • Adaptar las colecciones, recursos y servicios a los nuevos cambios para cubrir las necesidades de los usuarios.
  • Crear una estructura y una organización eficientes que integren y unifiquen las dos bibliotecas ya existentes.
 

3.2.3 Reorganización del organigrama

La fusión de la plantilla es una problemática y uno de los mayores retos de las bibliotecas integradas (Hoover, 2012). Incluso en circunstancias en las que la cultura organizacional de las bibliotecas que se integran difiere solo de manera marginal, siempre es necesario consensuar actuaciones para limar estas diferencias (Weaver, 2008).

En el caso de la BCUM, tal como se hizo en Tritonia (Flemming, 2011), la institución titular de la Biblioteca fue la que asumió su nueva dirección. Así, se nombró a la ya entonces jefa de la biblioteca de la EPSEM-UPC como jefa de la BCUM.

En lo relativo a la plantilla, siguió contratada por las instituciones de origen pero quedaba subordinada a la nueva dirección. Tal como se definía en las líneas estratégicas, se elaboró un nuevo modelo organizativo que permitiría trabajar conjuntamente al personal de la EPSEM-UPC y al de la FUB y que, al mismo tiempo, se adecuaría a las necesidades de los usuarios. Así, se definió el nuevo organigrama de la siguiente manera.

Organigrama de la BCUM

Figura 1. Organigrama de la BCUM

La nueva organización llevó a buscar recursos para cubrir la falta de personal, para así poder mantener todos los servicios y horarios de la Biblioteca. Con la incorporación de nuevo personal a la plantilla y para asegurar una buena coordinación, en 2006 se elaboró el Catálogo de tareas. En este catálogo se detallaban las responsabilidades de cada miembro de la plantilla, los interlocutores de cada ámbito y las temáticas de especialización de cada bibliotecario. Para la elaboración del Catálogo se tuvieron en cuenta la formación, la capacidad y la motivación de cada una de las personas procurando repartir las tareas de forma equitativa. El Catálogo ayudó a economizar esfuerzos, no duplicar tareas y saber quién era el responsable de coordinarlas o llevarlas a cabo.

 

3.2.4 Unificación de servicios

En 2002 en el informe redactado por la comisión de trabajo, se definían cuáles serían los servicios de la BCUM. Para poder efectuar cada servicio se determinaban las actuaciones que había que realizar tanto en lo relativo a recursos como a personal.

En este informe también se determinaba qué usuarios tenían acceso a los servicios. Como era una biblioteca abierta a la ciudad, no solo podían acceder a los servicios los miembros de la comunidad universitaria de Manresa (UPC, FUB y UOC), sino también antiguos miembros de la comunidad universitaria, miembros de la comunidad investigadora autorizados, miembros de otras instituciones y empresas que formaran parte de acuerdos de colaboración, estudiantes de ciclos educativos y otros ciudadanos con autorización previa de la Biblioteca. Regidos por la normativa del Servicio de Bibliotecas de la UPC, se detallaba el acceso que tenía cada tipo de usuario a cada servicio, y se establecía que los miembros de la UPC y la FUB tendrían acceso a los mismos recursos y servicios sin distinción.

La apertura de la nueva biblioteca universitaria supuso múltiples beneficios para los usuarios, pero al mismo tiempo hubo que desarrollar unas tareas previas para asegurar su buen funcionamiento. En la tabla siguiente se detallan todos estos aspectos.

Servicio
Mejoras gracias a la integración
Actuaciones llevadas a cabo
Consulta a sala
  • Acceso a documentos nuevos.
  • Acceso a espacios nuevos.
  • Acceso a recursos electrónicos nuevos.
  • Integración del fondo.
  • Señalización de la Biblioteca.
  • Dotación de la Biblioteca de equipamientos para consultar recursos electrónicos.
  • Contratación de personal para asegurar el horario de apertura.
Préstamo
  • Acceso a más documentos.
  • Adaptación de la FUB a la normativa del servicio de préstamo de la UPC.
  • Migración del catálogo de la FUB al catálogo de la UPC.
  • Migración de la base de datos de usuarios de la FUB a la de la UPC.
Obtención de documentos
  • Servicio nuevo para los estudiantes de la FUB.
  • Reducción de costes, gracias al acceso a más recursos.
  • Adaptación de la FUB a la normativa del servicio de obtención de documentos de la UPC.
  • Sistematización de los procedimientos del servicio.
Información especializada y asesoramiento
  • Atención al usuario más personalizada y especializada.
  • Definición de la figura del bibliotecario temático.
  • Sistematización de los procedimientos del servicio.
Servicio de la propiedad intelectual
  • Servicio nuevo.
  • Definición de los responsables del servicio.
  • Sistematización de los procedimientos del servicio.
Factoría de recursos docentes
  • Servicio nuevo para los usuarios de la FUB.
  • Definición del espacio.
  • Dotación de la Biblioteca de los equipamientos necesarios para el servicio.
  • Contratación de personal para este servicio.
Salas de trabajo en grupo
  • Servicio nuevo.
  • Definición y acondicionamiento del espacio.
  • Sistematización de los procedimientos del servicio.
  • Acogimiento a la normativa de la UPC.
Formación y acogidas
  • Oferta más amplia de formación y más especializada.
  • Formación adaptada a cada tipología de usuario.
  • Organización de las sesiones de acogida.
  • Redacción del Pla anual de formación de la Biblioteca.
  • Definición y acondicionamiento de un aula de formación dentro de la Biblioteca.

Tabla 3. Mejoras en los servicios y tareas llevadas a cabo

En cuanto a la gestión de los servicios, según Palonen (2013), para llevarla a cabo en una biblioteca integrada puede hacerse de tres maneras:

  • Una de las bibliotecas acepta las directrices de la institución titular de la Biblioteca.
  • La nueva biblioteca crea las propias directrices de trabajo.
  • La nueva biblioteca alterna anualmente las directrices de cada una de las instituciones a las que presta servicio.

En el caso de la BCUM, la FUB se acogió a la normativa de la UPC referente a los servicios, pero, por otra parte, la Biblioteca creó procedimientos propios para la gestión de cada uno de los servicios.

Esta sistematización de los procedimientos se realizó por comisiones integradas por el personal encargado de ofrecer los servicios. En cada procedimiento se definía el servicio, se detallaba su alcance, se elaboraba un diagrama de flujo y se asignaban responsabilidades.

 

3.2.5 Migración del catálogo

El servicio comenzó con dos catálogos independientes: uno de la UAB (que integraba los fondos de la FUB como centro adscrito) y uno de la UPC. Mediante un catálogo único se garantizaría la consulta en todos los fondos bibliográficos de la BCUM desde un único terminal y un servicio de préstamo de calidad.

Uno de los requisitos de la integración era mantener la propiedad original de los documentos y, por tanto, con la migración de catálogos había que asegurar la identificación de la institución propietaria de cada ejemplar. Este requerimiento se cubrió con los códigos de barras que identifican el ejemplar, ya que los cinco primeros dígitos identifican el origen del documento.

El proceso de migración se inició con los contactos entre la Unidad de Recursos de Aprendizaje del Servicio de Bibliotecas de la UPC y la UAB. Durante el mes de marzo de 2006 se realizó la carga de los registros del catálogo de la FUB al catálogo de la UPC en seis lotes diferentes, para poder comprobar y revisar las incidencias que pudieran surgir. Se transfirieron 8.562 registros bibliográficos de monografías, 157 registros bibliográficos de publicaciones periódicas y 11.581 ítems. Una vez hecha la carga, hubo que depurar el catálogo:

  • Unificando localizaciones (la FUB utilizaba localizaciones que no se empleaban en el catálogo de la UPC).
  • Eliminando los campos de los registros bibliográficos de la FUB que no se utilizaban en el catálogo de la UPC.
  • Unificando el contenido de los registros de ejemplar. Para eso hubo que determinar las equivalencias entre clases de ítem, adecuar los días de préstamo a la normativa y adaptar los estados especiales de los documentos a la codificación del catálogo de la UPC.
  • Depurando duplicados.
  • Unificando los puntos de acceso de materia.

En cuanto a la integración de las bases de datos de usuarios, la carga se hizo en marzo de 2006 a través de tres ficheros de datos, correspondientes a los tipos de usuarios: estudiantes, profesores y personal de administración y servicios. La cantidad total de usuarios cargados fue de 1.350.

 

3.2.6 Unificación del fondo

Las colecciones de tres bibliotecas tenían que trasladarse a un nuevo edificio y se organizaron e intercalaron siguiendo la clasificación decimal universal (CDU), salvo la de la UOC, que tenía el propio espacio. Pero quedaba pendiente unir en el estante los documentos duplicados procedentes de instituciones diferentes, ya que cada biblioteca había hecho la propia adaptación de la CDU. Por tanto, había que unificarlas en una sola clasificación compartida.

En 2007 se inició un proceso de análisis de todas las signaturas y de detección de duplicados. Cada bibliotecario se responsabilizaba de analizar un área temática. El procedimiento que se seguía consistía en:

  • Analizar las signaturas que se utilizaban para a cada una de las instituciones.
  • Proponer las signaturas aceptadas y no aceptadas, valorarlas y crear una lista definitiva.
  • Cambiar las signaturas no aceptadas en el catálogo y los tejuelos correspondientes.

Siguiendo estas pautas, se unificaron las secciones de referencia, normativa, universidades, informática y organización de empresas que eran las áreas de temática compartida entre las instituciones.

En 2008 se elaboraba una única clasificación compartida a partir de las ya existentes, lo cual finalizaba el proceso de integración.

 

3.3 Balance de la integración

El proceso fue costoso pero se han recogido muchos frutos de él. Después de todo ese tiempo trabajando juntos, puede concluirse que la integración ha sido un éxito en muchos sentidos:

  • Se ha logrado ser un centro de referencia de la comunidad universitaria en el ámbito del aprendizaje y la investigación.
  • Toda la comunidad universitaria de Manresa, incluida la que no pertenece a las instituciones integradas, se ha beneficiado de tener acceso directo a unos recursos que no hubieran tenido en las bibliotecas locales de cada centro.
  • Se han puesto en funcionamiento nuevos servicios de información, formación, asesoramiento e investigación.
  • La experiencia ha llevado a aprender a trabajar conjuntamente bibliotecas muy diferentes y a enriquecerse profesionalmente.
  • Se ha creado el sentimiento de campus universitario.

Aun así, después de diez años todavía quedan aspectos por trabajar:

  • El hecho de que el personal esté contratado por instituciones diferentes, y sobre todo el personal contratado antes de la integración, hace que cueste percibir la Biblioteca como un ente global.
  • Las instituciones a las que se presta servicio trabajan a ritmos diferentes y desde la Biblioteca cuesta adecuar los servicios a dos realidades. Por eso es preciso que la Biblioteca esté estrechamente ligada a todas las instituciones que la conforman y a sus programas educativos.
 

4 Conclusiones

Las bibliotecas integradas son un gran recurso, ya que permiten mejorar la colección, la oferta de servicios, la atención al usuario y reducir costes. Al mismo tiempo, abren muchas posibilidades a implementar nuevos programas y servicios.

Aun así, el proceso de integración de bibliotecas y su gestión tienen un precio: suponen una estructura organizativa más compleja y mucho esfuerzo e implicación de todo el personal y de las instituciones que la conforman.

Podemos concluir que las bases para una integración con buenos resultados son la definición clara de unas metas comunes, una planificación adecuada, el consenso y la implicación del personal en la creación de una nueva organización y, sobre todo, como también se determina en la integración de Utah (Rozum; Brassaw, 2013), utilizar la comunicación como herramienta clave del día a día.

 

Agradecimientos

A todo el equipo de la Biblioteca del campus universitario de Manresa (Conxa Moncunill, Gemma Mujal, Mabel Barbeito, Montse Fernández, Montse Méndez, Montse Serra, Roser Gómez) por las valiosas aportaciones en la redacción y revisión del artículo.

 

Bibliografía

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Notas

1 Aquellas en las que dos proveedores de servicios bibliotecarios independientes utilizan el mismo edificio para servir a usuarios diferentes (traducción de los autores).

2 El resultado de acuerdos formales entre dos o más instituciones independientes que sirven a dos o más grupos de usuarios con acceso equitativo a los recursos, servicios e instalaciones (traducción de los autores).

3 La biblioteca de uso compartido no es una fusión, es un matrimonio. En una fusión uno de los dos lados, o ambos, pierde su personalidad; en un matrimonio se mantienen dos entidades independientes, y cada una contribuye con diferentes fortalezas y talentos para la asociación (traducción de los autores).

4 Las fusiones de bibliotecas en instituciones de enseñanza superior no deberían infravalorarse en términos de complejidad ni del volumen de trabajo que implican.

5 Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación.

Cita recomendada

Riu Amblàs, Trini (2015). "El proceso de integración de la primera biblioteca interuniversitaria de España : la Biblioteca del campus universitario de Manresa". BiD: textos universitaris de biblioteconomia i documentació, núm. 35 (desembre) . <http://bid.ub.edu/es/35/riu.htm>. [Consulta: 24-09-2017].