Actualización profesional en el entorno universitario: la formación en el Servicio de Bibliotecas de la Universidad Autónoma de Barcelona

1 Introducción

La importancia de la formación continuada para la vida profesional es, hoy en día, incuestionable. Destinar recursos a la formación de los trabajadores es una inversión imprescindible en todas las organizaciones para mejorar la productividad, la competitividad y aumentar la innovación (Gairín, 2012). Representa una apuesta clara a favor de sus intangibles, es decir, disponer de personal competente en conocimientos, habilidades y actitudes. A igualdad de recursos, el personal siempre será el factor cualitativo que hará destacar una organización por delante de las concurrentes.

Además, un trabajador formado tiene más posibilidades de progresar en su carrera profesional y está más motivado. Con la formación, los cambios y las adaptaciones se pueden hacer de manera más ágil y rápida ya que se facilita la adquisición, ampliación o perfeccionamiento de las competencias que exigen los nuevos entornos. El trabajador es más eficaz, se reducen las posibilidades de accidentes y errores, y mejora la calidad del servicio y la satisfacción de los usuarios. Por último, estar profesionalmente al día es también un reto personal y una exigencia social en el contexto de cambio continuo.

Ahora bien, no siempre se ha tenido tan claro el valor de la formación. A continuación haremos un breve recorrido histórico de la evolución de la formación dirigida al personal de administración y servicios de la Universidad Autónoma de Barcelona y, concretamente, al colectivo de personas que trabajan en las bibliotecas de la institución, y nos centraremos en la situación actual y los retos de futuro.

2 De la formación como opción personal a la iniciativa institucional

La Universidad Autónoma de Barcelona (UAB) se creó en 1968. El campus principal está situado en Bellaterra, a unos 20 kilómetros del centro de la ciudad de Barcelona. La enseñanza y la investigación cubren una amplia gama de disciplinas relacionadas con las ciencias experimentales, humanidades, ciencias de la salud, ciencias sociales y tecnología. La comunidad universitaria se compone de unos 30.000 estudiantes de grado, 13.000 de postgrado y doctorado, 3.500 profesores e investigadores y 2.500 personas de administración y servicios.

A comienzos de los años setenta del siglo xx, era una universidad nueva y no sólo era necesario construir los edificios para alojar a los diferentes estudios sino también las estructuras de gestión. La idea inicial fue de dotarla de una única biblioteca situada en el edificio del Rectorado pero, a medida que se fue conformando el campus de Bellaterra, la presión de los usuarios hizo que, a pesar de mantenerse esa primera biblioteca, se fueran creando otras a medida que se iban construyendo los edificios de las facultades y, poco a poco, se fue configurando lo que acabaría siendo el Servicio de Bibliotecas.

En aquellos momentos, los estudios de Biblioteconomía aún no tenían el reconocimiento universitario y un porcentaje importante del personal de estas primeras bibliotecas no disponía de formación bibliotecaria. Hasta bien entrados los años ochenta la institución no comenzó a prever la necesidad de actualizar los conocimientos del personal de administración y servicios. En el caso del personal bibliotecario titulado, que aumentó notablemente a principios de los años ochenta, se asumía sin cuestionarlo, que la formación continuada era una opción personal, a cargo de uno mismo y que se llevaba a cabo sin compensaciones, fuera del horario laboral y únicamente de manera puntual, la institución asumía el coste de la inscripción de algún seminario o congreso.

Esta situación —aunque con algunas excepciones— era bastante generalizada entre las instituciones con bibliotecas a su cargo. La oferta formativa del Col·legi Oficial de Bibliotecaris-Documentalistes de Catalunya (COBDC) (y su antecesora, la Asociación de Bibliotecaris de Catalunya) se adaptaba a este mercado y programaban cursos en horarios vespertinos o en sábados (Balagué [et al.], 1998).

Hacia finales de los años ochenta las novedades en el ámbito de la biblioteconomía son cada vez más frecuentes y hay que hacerles frente institucionalmente. Comienzan a organizarse cursos de formación específicamente dirigidos al personal de las bibliotecas (por ejemplo, el Curso sobre la segunda edición de las Anglo-American Cataloguing Rules, en mayo de 1987) y se establece un convenio con el COBDC (marzo de 1989) para, por un lado, garantizar la reserva de cierto número de plazas de los cursos que se programen y, por otro, organizar, cuando se considere oportuno, cursos específicos para atender las necesidades de formación del Servicio de Bibliotecas de la UAB no incluidas en la programación regular.

Las estructuras de gestión de la Universidad se iban configurando y, en 1990, la Gerencia decidió activar las funciones de formación dentro del ámbito de recursos humanos, en ese momento llamado Servicio de Personal. En 1992 se crea la Unidad de Formación, el primer reto de la cual fue dotarse de los recursos necesarios para llevar adelante la formación del personal de la Universidad. A medida que el Servicio se iba construyendo, se definieron tres ámbitos de formación:

• Formación para el puesto de trabajo en horario laboral.
• Formación para la promoción fuera del horario laboral.
• Formación vinculada a procesos de acceso en horario laboral.

Todos los cursos eran gratuitos para los trabajadores.

El Servicio de Bibliotecas se estructura en grandes unidades temáticas o atendiendo a criterios de territorialidad, y está formado por seis bibliotecas en el campus de Bellaterra y una en el de Sabadell, además de las cuatro bibliotecas ubicadas en las unidades docentes en hospitales del Àrea Metropolitana de Barcelona. La plantilla está formada por 165 personas: un 46 % es personal bibliotecario y el resto personal técnico, administrativo y auxiliar de servicios. Las bibliotecas de la Universidad dependen orgánicamente de las administraciones de centro y funcionalmente de la Dirección del Servicio de Bibliotecas.

Desde 1990 se elaboran planes anuales de formación del personal del Servicio de Bibliotecas, enmarcados dentro de la planificación de la formación continuada del personal de administración y servicios.

La colaboración entre el Servicio de Bibliotecas y la Unidad de Formación del Área de Personal de Administración y Servicios de la UAB tiene un largo recorrido y, a continuación, se comenta cómo se concreta esta actividad en las diversas fases del proceso de formación: identificación de las necesidades, planificación, ejecución de las acciones formativas y evaluación de la formación.

3 La detección de las necesidades formativas

Inicialmente, la sistemática de detección de necesidades formativas aplicada por la Unidad de Formación se hacía a partir de entrevistas anuales con los mandos de la institución. A partir del año 2003 y hasta el 2012, se dejaron de realizar entrevistas individualizadas y cada año se recogieron por escrito. Posteriormente, la Unidad de Formación priorizaba las actividades y establecía el plan de formación para el personal de administración y servicios (PAS) de la UAB.

A partir del año 2012 y para elaborar el Plan de formación 2013, se redefinió el proceso y se crearon nuevas herramientas de diagnóstico. El objetivo del nuevo proceso era profundizar en el conocimiento de las necesidades formativas de cada unidad orgánica de la Universidad para elaborar un plan de formación más participativo, adaptado y eficiente. Se entrevistó al equipo de Gerencia de la institución para reflexionar sobre los objetivos estratégicos de cada ámbito y se recogieron las opiniones de los directivos para valorar qué objetivos estratégicos se podrían acompañar con formación y para poder priorizar las diferentes necesidades que previamente habían recogido de su equipo mediante un cuestionario. Con estas conversaciones sobre las políticas estratégicas de la institución se garantizó la coherencia y la homogeneidad del Plan de formación. Este plan, que es bianual, tiene una visión a medio plazo y mantiene la puerta abierta a las necesidades sobrevenidas o que no se pudieron planificar.

El Servicio de Bibliotecas ha ido optimizando la detección de las necesidades formativas de su personal sobre todo a partir de la implantación, en el año 2000, del sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001. Formación y calidad tienen mucho que ver. La formación es, de hecho, un elemento primordial de todo el sistema y la ISO 9001:2008, en el apartado 6.2, dedicado a la gestión de los recursos humanos, subraya la necesidad de que la organización proporcione formación a su personal para adquirir la competencia necesaria para poder llevar a cabo su trabajo de la mejor manera posible. Por ello, el Servicio de Bibliotecas se dotó de un protocolo propio para preparar el Plan anual que tiene en cuenta los objetivos fijados para el año siguiente, las nuevas necesidades y la implantación de nuevos servicios, los cambios en la asignación de tareas, el proceso de acogida de nuevo personal y la evaluación de la eficacia de las acciones formativas llevadas a cabo el año anterior. A partir de una primera propuesta de la Dirección del Servicio, un primer borrador del Plan se va ajustando con las aportaciones de las distintas bibliotecas y, una vez terminado de consensuar, se presenta a la Unidad de Formación, que lo integra en su proceso de diagnóstico global. Por otra parte, las administraciones de centro, como responsables orgánicas de las bibliotecas, también hacen llegar sus aportaciones en las necesidades genéricas del centro (por ejemplo, formación en prevención).

4 Los planes de formación

Aunque las propuestas formativas del Servicio de Bibliotecas se hacen anualmente desde 1990, se integran sin problemas dentro de los planes de formación bianuales de la institución. Los sucesivos planes estratégicos siempre han dedicado una línea de acción a la formación del personal. Es evidente que el reto de llevar a cabo los objetivos pasa por poder hacerlo con un personal adecuadamente preparado para conseguir alcanzarlos. El objetivo clave es tener personas con las competencias profesionales adecuadas, es decir, que dispongan de las habilidades y aptitudes que permiten hacer con éxito un trabajo. Si este objetivo no se alcanza, difícilmente se alcanzarán los demás.

Concretamente, el actual Plan estratégico del Servicio de Bibliotecas 2011-2014 lo explicita de la siguiente manera:

4.3. Formar al personal en las competencias necesarias para alcanzar los objetivos estratégicos
La formación del personal de bibliotecas será un elemento fundamental en los próximos años, y deberá fomentar tanto las materias tecnológicas, como otras competencias clave de los nuevos perfiles laborales: habilidades de gestión y negociación, conocimientos de didáctica, técnicas de presentación y comunicación, tecnologías emergentes de la gestión documental, descubrimiento de nuevas fuentes de información, etc.

En el apartado anterior se ha mencionado la forma en que se realiza la detección. El Plan de formación del Servicio de Bibliotecas es, pues, un conjunto de propuestas formativas que ayudan a dar respuesta a las necesidades identificadas, y mantener y ampliar las competencias del personal para seguir avanzando en la mejora de los servicios y en el logro de los objetivos estratégicos. Cada acción formativa que se propone va acompañada de sus objetivos, los contenidos, los destinatarios, si se procede, la propuesta de posibles formadores, estimaciones del calendario, número de turnos, horario orientativo y número de asistentes previsto. En cuanto a las temáticas, en los planes anuales se busca encontrar el equilibrio entre las propuestas de acciones formativas de contenidos técnico-profesionales, las de contenidos tecnológicos y las de habilidades de gestión y comunicación.

5 Las acciones formativas

Toda la formación del personal del Servicio de Bibliotecas se canaliza a través de la Unidad de Formación que, según el tipo de acción, da apoyo en la detección de necesidades formativas y diseño de la acción o en la gestión (programación, comunicación, contacto con los formadores, reservas, pagos, inscripciones, certificados, autorizaciones, registros). Se gestionan tanto los cursos propios, diseñados a medida de la institución, como las inscripciones a actividades formativas programadas por otras instituciones y que encajan en las necesidades formativas detectadas. Y no es poco trabajo: entre 1989 y 2012 el personal de las bibliotecas ha asistido a más de 1.700 acciones formativas con un total de casi 10.000 asistentes.

En el repaso de la actividad formativa del personal de las bibliotecas a lo largo de estos casi 25 años, podemos identificar tres grandes bloques de actividades. El primero engloba la oferta formativa de dos entidades del ámbito bibliotecario, el Col·legi Oficial de Bibliotecaris-Documentalistes de Catalunya y el Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya (CBUC). El segundo bloque está representado por las acciones formativas específicas hechas a medida y organizadas completamente por la Unidad de Formación de la UAB. Y, finalmente, un último grupo son las acciones formativas organizadas por otras entidades.

5. 1 Cursos organizados por el Col·legi Oficial de Bibliotecaris-Documentalistes de Catalunya y por el Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya

Desde el convenio firmado en el año 1989 y actualizado en 1994, la asistencia a los diferentes cursos organizados por el COBDC ha sido constante. La UAB dispone de una reserva de dos plazas por curso, siempre que sean de interés dentro del ámbito de la biblioteca universitaria. La programación del COBDC es un escaparate de las necesidades formativas profesionales que ha habido en cada momento y de esta forma, a principios de los años noventa del siglo xx, encontramos cursos sobre teledocumentación o CD-ROM, más adelante sobre Internet, sobre biblioteca electrónica o, en los últimos años, sobre cibermetría, códigos QR o las posibilidades que ofrecen las redes sociales. También se ha previsto un cierto número de inscripciones en cada una de las Jornadas Catalanas de Información y Documentación, organizadas cada dos años.

Desde 1999 el Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya ha promovido también la organización de cursos, una buena parte de los cuales impartidos por profesionales extranjeros de reconocido prestigio. Así se ha aumentado la oferta estable de formación, que se ha focalizado en el ámbito de la biblioteca universitaria. En este caso se dispone de una reserva de tres plazas por curso, ampliables si interesa y hay disponibles.

Entre 1989 y 2012 los bibliotecarios de la UAB asistieron a un total de 359 cursos diferentes organizados por estas dos entidades (si bien en algunos casos se trataba del mismo curso, pero con varias ediciones), con un total de 994 asistentes.

5. 2 Cursos organizados por la Universidad Autónoma de Barcelona

Cuando se inició la formalización de la formación continuada del personal de las bibliotecas, enseguida se hizo patente que había que aprovechar las oportunidades del entorno, asistiendo a los cursos organizados por instituciones del ámbito profesional de la información y la documentación. Pero también se vio que era necesario realizar cursos a medida, ajustados a las necesidades específicas de contenidos, enfoque y contextualización de las bibliotecas de la UAB, ya que, por ejemplo, la oferta formativa externa raramente propone cursos dirigidos al personal auxiliar y administrativo que forma parte de las plantillas de las bibliotecas o previstos para una necesidad de formación masiva.

La oferta de formación continuada organizada por la Unidad de Formación de la UAB es amplia, gratuita, mayoritariamente en horario laboral y abarca actividades formativas destinadas a todo el colectivo del PAS y vinculadas a:

• Proyectos estratégicos para la UAB, como, por ejemplo, todas las actividades que se organizaron a principios de la década de 2000 para facilitar la adaptación al espacio europeo de enseñanza superior o, más recientemente, actividades para promocionar un campus más saludable y sostenible.
• Conocimientos básicos necesarios para el puesto de trabajo que con la evolución del contexto se han convertido en necesidades formativas más complejas y perecederas. Actualmente, en el ámbito de informática para usuarios básicos predomina la oferta formativa sobre herramientas 2.0 gratuitas y propias de la UAB. Se organizan cursos sobre aplicaciones de uso profesional como gestores de archivos, editores de presentaciones, agregadores de información, gestores de agenda, gestores de proyectos en diferentes modalidades y formatos que plantean hacer descubrir a los participantes las potencialidades que ofrecen las innovaciones tecnológicas.
• Actividades sobre habilidades y competencias necesarias para el puesto de trabajo (atención a los usuarios o habilidades comunicativas, liderazgo, pensamiento analítico y toma de decisiones, etc.). Las metodologías de estas actividades son vivenciales, de corta duración e incluyen mecanismos que facilitan la transferencia al puesto de trabajo.
• Actividades de prevención, seguridad y salud, y adaptación a los requerimientos normativos.
• Catalán y lenguas extranjeras priorizando el inglés. Actualmente se ofrece formación semipresencial y virtual de inglés de varios niveles.

Además de la oferta formativa dirigida a todos los colectivos de la UAB, la Unidad de Formación organiza actividades, en colaboración de otros servicios de la Universidad, dirigidas a colectivos y unidades para dar respuesta a sus necesidades y objetivos. Hay que tener en cuenta que dentro del abanico de profesiones, además de bibliotecarios, podemos encontrar técnicos de laboratorios, pastores, nutricionistas y un largo etcétera.

En el caso del Servicio de Bibliotecas, el personal requiere una actualización constante de conocimientos técnicos, por encima de otros colectivos que no reciben un impacto tan pronunciado de los cambios técnicos y de las innovaciones tecnológicas. Para conseguir un personal bien formado en estos entornos cambiantes, es clave establecer una fuerte colaboración con los destinatarios de la formación. La colaboración entre la Unidad de Formación y el Servicio de Bibliotecas se evidencia en la detección de necesidades formativas, el diseño de las soluciones, la utilización de formadores internos —que menudo pueden crear contenidos más adecuados, con mejor recepción y más asequibles, que los capacitadores externos (Zauha; Potter, 2009)— y la organización de cursos adaptados a sus necesidades específicas y exclusivos para el personal que trabaja en las bibliotecas de la UAB.

Esta formación, combinada con el resto de oferta formativa genérica de la Unidad de Formación, logra cubrir una gran parte de las necesidades formativas específicas del ámbito de bibliotecas.

Cada año se organizan una media de entre seis y ocho cursos específicos para el ámbito de bibliotecas: unos impartidos por profesorado externo y otros por personal interno del mismo Servicio de Bibliotecas. La formación debe acompañar y apoyar a los retos estratégicos del Servicio y, en este sentido, el gran reto de los primeros años de la década de los noventa lo constituyó la informatización de las bibliotecas. Era necesario garantizar que todo el personal se familiarizase con el programa de automatización de bibliotecas VTLS. Más adelante, a finales de aquella década, el proyecto de creación y certificación de un sistema de calidad basado en la norma ISO 9001 requirió también una formación generalizada en temas de calidad. El 2008 fue el año del cambio de VTLS a Millennium y las acciones se centraron en dar a conocer el nuevo sistema integrado de gestión de las bibliotecas.

No podemos dejar de mencionar una experiencia que se desarrolló a mediados de los años noventa. La preocupación por disponer de formación continuada de alto nivel era compartida por otras universidades catalanas y, en 1994, se constituyó la Comissió Interuniversitària de Formació (CIF), formada por los responsables de formación dentro del ámbito bibliotecario, y los responsables de formación de cuatro universidades públicas de Barcelona (Universidad Autónoma de Barcelona, Universidad de Barcelona, ​​Universidad Politécnica de Catalunya y Universidad Pompeu Fabra). La Comisión inició un plan de cooperación en el ámbito de la formación continuada para su personal bibliotecario que se materializó en la colaboración de la Escola d’Administració Pública de Catalunya en la organización durante el año 1995 de cuatro cursos impartidos por profesorado altamente cualificado de Europa y los Estados Unidos. La experiencia resultó muy positiva y enriquecedora para todos los asistentes ya que, al nivel y a la calidad de los cursos, se unía el valor añadido de poder debatir los temas con personal de otras bibliotecas universitarias. En 1996 aún se pudieron organizar tres cursos más. El CBUC tomó, a partir de 1999, el testimonio de esta experiencia.

El aprendizaje organizacional parte de la necesidad de transformar la experiencia en un conocimiento accesible para toda la organización. En esta línea, una iniciativa con continuidad desde el año 2005 es la jornada anual Compartint Coneixements a les Biblioteques de la UAB. Se concibió como un espacio de intercambio de ideas y de informaciones, con presentaciones breves a cargo de personal de todos los ámbitos del Servicio de Bibliotecas para compartir experiencias, buenas prácticas, dar a conocer actividades innovadoras que pueden ser de utilidad a otras bibliotecas y encontrar soluciones a problemas comunes.

Se trata de una herramienta que busca potenciar el aprendizaje informal, el que surge de forma no estructurada en el entorno laboral, sin ningún modelo pedagógico, de forma casi inconsciente y que se produce gracias a conversaciones, experiencias, dinámicas generadas dentro de grupos de trabajo e intercambios propios del puesto de trabajo (Gairín, 2012). Este conocimiento, que es un factor clave para la innovación y el desarrollo del Servicio de Bibliotecas, se convierte en explícito en el contexto formal de una jornada anual a la que se dedican tiempo y recursos institucionales y en la que se reconoce el esfuerzo de los ponentes al mismo tiempo que se hace extensivo al resto del colectivo. La jornada es a la vez incentivo y canal de difusión de los beneficios del aprendizaje informal y del hecho de compartir conocimientos entre los compañeros. El conocimiento no se evalúa ni se acredita, sólo se canaliza hacia la formalización y el reconocimiento en el expediente formativo. Cada año se realizan dos ediciones, una en turno de mañana y la otra en turno de tarde, para garantizar la posibilidad de asistencia de todo el personal. Durante el periodo 2005-2013 han participado 637 personas y todas las ediciones han tenido un índice de satisfacción global de los asistentes de más de 5 sobre 6.

En cuanto a habilidades y competencias, cabe destacar un proyecto formativo a medida que tiene el objetivo de facilitar la construcción de nuevos equipos de trabajo, hacer adaptaciones más rápidas y aproximar el escenario de formación al puesto de trabajo. La primera experiencia del proyecto se llevó a cabo en 2012 e iba dirigida a un perfil de nueva creación en el Servicio de Bibliotecas, los gestores de apoyo a la docencia y a la investigación. Se trabajaron habilidades como el trabajo en equipo, la comunicación y el liderazgo. Los objetivos fueron facilitar la asunción del nuevo rol y funciones, establecer acuerdos sobre procesos y herramientas para gestionar las tareas y las incidencias del día a día, detectar las fortalezas del equipo y potenciarlas y definir áreas de mejora personales. Esta formación ha tenido un impacto muy positivo en la cohesión y el impulso de este equipo de trabajo. El índice de satisfacción de esta actividad ha sido de 5,56 sobre 6.

En acciones formativas dirigidas a colectivos específicos se hace un trabajo a medida. Se analiza el perfil del puesto de trabajo, se define qué competencias son necesarias y en qué nivel, y se establecen indicadores de conducta a partir de los cuales se diseña la formación. Es el caso de la formación dirigida a construir un equipo de nueva creación, como el que acabamos de presentar, o el de la formación para acompañar en la carrera profesional de una categoría laboral. La formación que acompaña un proceso de carrera profesional del personal bibliotecario parte del análisis del puesto de trabajo, y se trabajan las siguientes competencias: orientación al usuario, cooperación y trabajo en equipo, y análisis de problemas y toma de decisiones. En este caso, la formación es evaluada y el resultado es la acreditación de las competencias en los diferentes niveles de desempeño. El formato utilizado es un taller con pocos participantes. Se empieza trabajando la definición de competencias y se toma conciencia del comportamiento de cada participante mediante el contraste de acciones vinculadas a cada nivel. Con el resultado, se elabora un plan de trabajo individual en el que se destacan los puntos fuertes y los aspectos de mejora. Una vez se ha hecho la toma de conciencia, se trabaja cada competencia de forma individual mediante dinámicas participativas y de simulación que permiten observar directamente conductas (acciones) relacionadas con la competencia y el nivel que se espera.

Otro formato de formación que se ha utilizado es el de la llamada formación-acción. Se trata de una formación a medida muy definida, que responde a necesidades muy específicas. En los cursos de formación-acción se diagnostican y se proponen soluciones a situaciones reales, al tiempo que se fortalecen las competencias profesionales (Bustamante, 2008). La metodología está enfocada a la acción a partir de la experiencia directa de los participantes.

En este tipo de actividad desaparecen las exposiciones teóricas, se pasa directamente a la acción y el formador se convierte en facilitador del aprendizaje que se construye a partir de la práctica. Se ha aplicado con muy buenos resultados para apoyar los diversos ciclos de planificación estratégica que se han llevado a cabo en el Servicio de Bibliotecas: participan los responsables de las bibliotecas y en el aula se trabaja utilizando una técnica participativa —técnica de grupo nominal— que, en primer lugar, define el contexto y la visión del escenario deseado —¿cómo nos imaginamos las bibliotecas de aquí a unos años?—, en segundo lugar, define las acciones que se deben llevar a cabo para alcanzarlas —¿qué podemos hacer para llegar al escenario deseado?—; en tercero, agrupa las propuestas en bloques mediante un debate conducido por el facilitador, y, finalmente, se establece la priorización mediante una votación. Al finalizar la sesión, los participantes se llevan el producto —un primer borrador del plan estratégico de los próximos años— y el aprendizaje de cómo analizar el contexto, definir objetivos y acciones, y establecer prioridades.

Por último, cabe señalar también que, además de las acciones formativas vehiculadas a través del Plan de formación, la formación en cascada es habitual en las bibliotecas, donde se llevan a cabo pequeñas acciones formativas específicas en el lugar de trabajo dirigidas a nuevas incorporaciones y reciclajes que no requieren un curso formal. El protocolo de formación del sistema de gestión de la calidad establece que cada biblioteca lleve un sencillo registro de estas acciones ya que son una muestra más de la formación recibida para mejorar el saber hacer del personal.

5. 3 Otras actividades de formación

Dentro del ámbito de la biblioteconomía y la documentación se genera una gran actividad formativa y de intercambio de experiencias, no sólo a través de cursos, sino también de jornadas, seminarios, congresos, etc., y se procura posibilitar la inscripción en función del interés específico que aporten. También cabe mencionar todos los cursos de formación organizados por los proveedores de software utilizados en las bibliotecas, o los ofrecidos por los productores o distribuidores de bases de datos. Y es que, como apuntan Fritts y Casey (2010), una biblioteca puede facilitar la formación de su personal de muchas maneras.

Además, se han llevado a cabo otras iniciativas dentro del ámbito del desarrollo profesional y la formación continuada. Destacamos algunas de ellas.

Para rentabilizar los conocimientos que se reciben en las acciones de formación externas, que a menudo son cursos para los cuales se dispone de un número de plazas muy limitado, desde 2004 se dispone en la intranet del espacio «Formación en cascada», para compartir la documentación obtenida en las actividades de formación y facilitar su consulta a los no-asistentes. A veces se recogen también resúmenes que los asistentes han preparado sobre los puntos más interesantes de los cursos, y se hacen sesiones divulgativas. También otro apartado de esta sección, «Profesión al día», propone la lectura de artículos y presenta enlaces a páginas de interés para actualizar conocimientos profesionales.

En los últimos años, gracias a programas de ayudas de AGAUR y Erasmus para facilitar la movilidad formativa del PAS, varios miembros del personal del Servicio de Bibliotecas han disfrutado de breves estancias formativas en diversas bibliotecas universitarias extranjeras.

Las necesidades formativas pueden cubrirlas otras actividades no incluidas dentro del circuito de formación habitual, como, por ejemplo, algunas jornadas o seminarios gratuitos presenciales, telepresenciales (webinars) o semipresenciales (bimodales) programados después de establecer el Plan de formación, sesiones informativas sobre productos y servicios, etc. Los responsables de cada biblioteca analizan la conveniencia y el interés de que el personal adscrito a la biblioteca participe, y supervisan que la información sobre estas actividades se registre a posteriori en el currículum de formación de cada asistente. En 2012 fueron 45 acciones en las que participaron 89 asistentes (unas 372 horas de formación).

6 La evaluación de las acciones formativas

De la misma manera que la norma ISO 9001:2008 explicita la necesidad de proporcionar formación al personal, también establece la de evaluar su eficacia.

Dentro del sistema de gestión de la calidad disponemos de dos indicadores con relación a la formación del personal:

• Horas de formación por persona y año. Nivel mínimo admisible: media de 20 h/persona/año.
• Porcentaje de peticiones aceptadas de asistencia a cursos. Nivel mínimo admisible: promedio de 70%.

En apartados anteriores se han mencionado algunos ejemplos del alto grado de satisfacción que han obtenido algunas de las acciones formativas dirigidas al personal de las bibliotecas. A partir de los resultados de las encuestas de satisfacción, que miden el nivel 1 (reacción) de Kirkpatrick —que es un modelo secuencial de evaluación de las actividades formativas (Kirkpatrick; Kirkpatrick, 2010)— se analiza cómo se ha respondido a las expectativas de los participantes y el grado de aplicabilidad percibido. Inmediatamente después de finalizar la acción, en línea, se pregunta específicamente sobre contenidos, duración, valor de los recursos docentes del profesor, los materiales y los espacios puestos a disposición para realizar la formación y el trabajo administrativo. En las actividades formativas virtuales y semipresenciales se evalúa el nivel 2 (aprendizaje), mediante cuestionarios antes de finalizar la acción formativa.

A pesar de su importancia, se han desarrollado pocas experiencias de evaluación de los niveles 3 y 4 de Kirkpatrick (transferencia y resultados) —¿cómo han mejorado los conocimientos, las competencias o las actitudes de los asistentes y cómo esta mejora ha tenido un efecto positivo en su actividad laboral? ¿Qué relación hay entre formación y la mejora de los servicios, o entre formación y logro de los objetivos estratégicos?

En el Servicio de Bibliotecas, una de las entradas para detectar las necesidades es la valoración de las acciones formativas del año anterior, tanto en el ámbito general como en lo particular ya que, en un momento determinado, se puede ver la necesidad de reforzar alguna actividad. Y también damos respuesta de manera indirecta a estas preguntas: Si los objetivos se alcanzan, si se realizan fluidamente los cambios de software y/o de versión, si se ponen en funcionamiento nuevos servicios, pequeñas o grandes innovaciones, sin detectar un incremento de errores o de quejas, si en las encuestas de satisfacción de usuarios la evaluación es positiva y, aunque sea levemente, sigue aumentando año tras año, es que la formación ha logrado sus metas, acompañando el cambio y fortaleciendo las competencias del personal de las bibliotecas.

7 Conclusiones

Hasta aquí hemos intentado dar unas pinceladas de lo que ha sido y es en la actualidad la formación continuada del personal del Servicio de Bibliotecas, enmarcada dentro de la formación global que el Área de Personal de Administración y Servicios de la UAB gestiona mediante la Unidad de Formación. Seguro que, con algunas variantes, esta es una historia que ha tenido una evolución similar a la que se ha producido en otras universidades españolas: de la nada a una preocupación creciente y prioritaria para garantizar la competencia permanente del personal.

Pasamos ahora a unas reflexiones finales. En primer lugar, señalaríamos lo que para nosotros son algunos de los puntos fuertes de la formación dentro de la UAB.

La Unidad de Formación del PAS se ha convertido en un punto de referencia muy interiorizado dentro de la institución, y las nuevas propuestas formativas, construidas a partir de itinerarios flexibles, han tenido una gran aceptación. El abanico de la oferta cubre las necesidades de una amplia gama de profesionales, personal de bibliotecas incluido. Además de un espacio de capacitación, la participación en cursos dirigidos a diversos colectivos es una herramienta de socialización organizativa que ayuda a fortalecer el sentido de pertenencia a una institución que es plural en actividades y servicios.

La sistemática de detección de necesidades está vinculada a los objetivos estratégicos y, a la vez, incorpora y comparte las detecciones de todas las bibliotecas para facilitar el ajuste de la propuesta formativa a las necesidades reales. Como consecuencia, el personal está bien preparado, predispuesto a realizar cursos y se mantiene interesado en adquirir nuevos conocimientos. También se dispone de un creciente número de personas especialistas preparadas para impartir cursos internos. El personal de las bibliotecas ha incorporado a su cultura del aprendizaje informal, que a menudo se adelanta a la misma formalización de la formación.

En segundo lugar, es inevitable constatar algunos puntos débiles.

Desde un punto de vista general, es necesario aproximar la gestión de la formación a las necesidades reales del lugar de trabajo para ser más ágiles y posibilitar la rapidez del cambio. En este sentido, hay que potenciar las tareas de seguimiento del impacto de la formación y el rol de la Unidad de Formación como agente del cambio.

Para lograr la participación puntual de algunas personas, no se dispone de herramientas positivas para motivar la asistencia a actividades de formación, ni de mecanismos para garantizar una participación activa dentro de las actividades. En algunos casos, la poca flexibilidad de la Administración hace difícil dar respuestas rápidas y eficientes a algunas necesidades formativas.

Y, para terminar, destacamos algunos retos que se deberán afrontar a corto y medio plazo.

La formación es una línea continua en la que caben acciones formales e informales, espacios formativos de todo tipo que deben estar en todo momento al alcance del personal y ayudarles a poder dar respuesta a los retos profesionales.

La aparición del aprendizaje informal complementa el aprendizaje formal y nos ayuda a dar respuesta a los nuevos retos profesionales. Ahora bien, este aprendizaje informal no se puede despreciar y hay que facilitar su reconocimiento y formalización. El personal debe participar en la exploración y la comprensión de los cambios del entorno, debe ser capaz de implicarse proactivamente y estar alerta a las novedades, y no limitarse a ser un mero receptor pasivo de las nuevas propuestas formativas. Más allá de la asistencia a acciones formativas tradicionales, la curiosidad y el deseo de aprender deben formar parte del ADN de la cultura institucional.

Por otra parte, los usuarios de la formación son cada vez más exigentes y hay que encontrar las mejores soluciones a medida para que cada trabajador pueda estar preparado y ejercer plenamente las competencias que se le requieren en cada momento de su vida laboral.

Y, finalmente, un elemento crítico: es necesario mejorar los instrumentos para evaluar el impacto de la formación. En un escenario económico de disminución de recursos y en un contexto universitario donde la financiación está vinculada a los resultados, la formación debe ser sostenible, utilizar metodologías más eficientes que produzcan un aprendizaje más significativo y permanente, y debe rendir cuentas de sus resultados. Poder explicar cuál es el retorno de la inversión de la formación se hace aún más necesario.

Bibliografía

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