El procés d'integració de la primera biblioteca interuniversitària d'Espanya: la Biblioteca del campus universitari de Manresa

 

[Versión castellana]


Trini Riu Amblàs

Bibliotecària
Campus Universitari de Manresa
Universitat de Vic - Universitat Central de Catalunya

 

Resum

Fa deu anys, la biblioteca de l'Escola Politècnica Superior d'Enginyeria de Manresa de la Universitat Politècnica de Catalunya, la de la Fundació Universitària del Bages i la del Centre de Suport del Bages de la Universitat Oberta de Catalunya, s'integraven per formar una única biblioteca universitària: la Biblioteca del campus universitari de Manresa. Amb l'objectiu de descriure aquest procés d'integració, s'introdueix què són les biblioteques integrades, se n'enumeren els beneficis i se'n presenten els diferents models. A continuació, partint de l'experiència, es defineixen les actuacions dutes a terme per aconseguir la integració total d'usuaris, recursos i serveis, i es descriu l'estructura i organització creades per integrar de manera eficient les biblioteques existents en una de nova. Així, s'analitza el context i es descriu la gestió duta a terme en cada una de les fases del procés, des de la planificació i definició del projecte fins a la integració total del personal, els serveis, el fons i el catàleg. Finalment, es posen de manifest les aportacions de l'experiència d'integrar-se i treballar conjuntament durant deu anys.

Resumen

Hace diez años, la biblioteca de la Escola Politècnica Superior d'Enginyeria de Manresa de la Universitat Politècnica de Catalunya, la de la Fundació Universitària del Bages y la del Centre de Suport del Bages de la Universitat Oberta de Catalunya se integraban para formar una única biblioteca universitaria: la Biblioteca del campus universitario de Manresa. Con el objetivo de describir este proceso de integración, se introduce qué son las bibliotecas integradas, se enumeran sus beneficios y se presentan sus diferentes modelos. A continuación, partiendo de la experiencia, se definen las actuaciones llevadas a cabo para conseguir la integración total de usuarios, recursos y servicios, y se describe la estructura y organización creadas para integrar de manera eficiente las bibliotecas existentes en una nueva biblioteca. Así, se analiza el contexto y se describe la gestión llevada a cabo en cada una de las fases del proceso, desde la planificación y definición del proyecto hasta la integración total del personal, los servicios, el fondo y el catálogo. Finalmente, se ponen de manifiesto las aportaciones de la experiencia de integrarse y trabajar conjuntamente durante diez años.

Abstract

Ten years ago three different university libraries merged to form a single library centre. These were: the library of the Escola Politècnica Superior d'Enginyeria de Manresa, which is part of the Universitat Politècnica de Catalunya; the library of the Fundació Universitària de Bages; and the library of the Centre de Suport de Bages, which is part of the Universitat Oberta de Catalunya. The new library centre was the Biblioteca del Campus Universitari de Manresa (BCUM) and this paper describes the process by which the centre was created. It examines the libraries that were joined together, the ways in which the institutions involved benefited from the experience and the different models created. The paper then describes the actions taken to fully connect the systems managing library users, resources and services, and the structures used to efficiently integrate the existing libraries in the BCUM. In general terms, therefore, the paper analyzes the context and describes the management of each of the phases in the overall process, from the initial planning and definition of the project to the total integration of the systems managing library staff, services, the collection and the catalogue. Finally, the paper includes the accounts of people who were involved, in this ten-year period, in the work of integrating the three centres.

 

1 Introducció

Fa deu anys s'inaugurava la Biblioteca del campus universitari de Manresa (BCUM), el primer equipament de l'Estat que integrava en un mateix edifici les biblioteques de diverses universitats: la de l'Escola Politècnica Superior d'Enginyeria de Manresa (EPSEM-UPC), la de la Fundació Universitària del Bages (FUB) i la del Centre de Suport del Bages de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC).

Aprofitant aquesta efemèride i amb la finalitat que l'experiència pugui ser d'utilitat a altres biblioteques que s'hagin d'enfrontar a un procés similar, s'ha fet un recull teòric i pràctic de la integració. En primer lloc, s'assenten les bases teòriques de les biblioteques integrades, per, a continuació, detallar el procés seguit per conformar la BCUM (des dels inicis de la gestació del projecte fins a la integració total).

 

2 Les biblioteques integrades

Malgrat que a Catalunya i a Espanya la integració de biblioteques no és una pràctica habitual, l'existència de biblioteques integrades es remunta a fa més d'un segle i és un fenomen que ha anat a l'alça a les darreres dècades a tot el món. No és un fet estrany, ja que en un escenari de recessió econòmica com l'actual pren importància la cooperació per enfortir-se i obtenir beneficis comuns.

A Catalunya s'hi troben diversos models d'integració de biblioteques o compartició de locals de biblioteques per més d'una institució. En el marc de la cooperació entre biblioteques acadèmiques i biblioteques públiques, trobem biblioteques públiques ubicades dins d'un centre escolar (com seria la biblioteca Josep M. Mas de Santa Oliva), o biblioteques d'institucions acadèmiques que comparteixen local amb biblioteques públiques (com els Punt UOC d'Igualada). Un altre model serien les biblioteques que donen servei a dues o més institucions al mateix temps, com podrien ser les biblioteques d'hospitals universitaris, les quals atenen el personal del centre sanitari i, alhora, donen suport a la recerca i a la docència de la universitat. Un bon exemple seria la biblioteca de l'Hospital Clínic de Barcelona. Finalment, el cas més proper a la casuística de la BCUM on s'integren les biblioteques de diverses universitats, és el de la biblioteca del campus Mar on, des del curs 2009-2010, serveixen a professors i estudiants de la Facultat de Ciències de la Salut i de la Vida de la Universitat Pompeu Fabra, la Facultat de Medicina de la Universitat Autònoma de Barcelona i l'Escola Superior d'Infermeria del Mar.

 

2.1 Definició

Segons l'American Library Association les biblioteques integrades (en anglès joint-use libraries) són "those where two separate library service providers use the same building to serve distinct clienteles"1 (American Library Association, 2012). Malgrat que moltes biblioteques integrades són una associació entre dues entitats, cada cop són més comuns els casos de biblioteques amb múltiples socis (Juntunen et al., 2013; Palonen et al., 2013). Per tant, caldria afegir que són dos o més els proveïdors de serveis bibliotecaris que utilitzen el mateix edifici.

Per complementar-ho, Bundy les defineix com a "outcomes of formal agreements between two or more separate authorities which provide two or more groups of users with equitable access to facilities and services"2 (Bundy, 1998). És remarcable d'aquesta definició el fet que tots els usuaris tenen accés als mateixos serveis i recursos.

Finalment, són destacables les aportacions de Berry, en les quals afirma que "the joint library is not a merger; it is a marriage. In a merger one side or both lose their personality; in a marriage, they remain two separate entities, each contributing different strengths and talents to the partnership"3 (Berry, 2004). És per això que cal trobar un camí que unifiqui i faci créixer la Biblioteca.

Es pot concloure, doncs, que perquè hi hagi una biblioteca integrada s'han de donar les condicions següents:

  • Un únic edifici que allotjarà la Biblioteca.
  • Dues o més institucions que vulguin posar-se d'acord a oferir els serveis bibliotecaris de forma conjunta.
  • Que l'acord asseguri que els usuaris de cada institució tinguin cobertes les necessitats d'informació i recerca, amb les mateixes condicions que abans de la integració.
  • Que la integració beneficiï les dues parts.

 

2.2 Els beneficis d'integrar-se

Sembla que el fet de cooperar ha de permetre tenir uns serveis bibliotecaris i una gestió de continguts més eficaç (Marzal; Parra-Valero, 2010), però està clar que la pràctica cooperativa també requereix una planificació curosa amb metes factibles i consensuades, temps, paciència i una comunicació basada en la confiança entre les parts (Rodríguez-Parada, 2010).

Llavors, si tenim biblioteques que ja funcionen de manera independent, què aporta integrar-les? Malgrat que incrementi la necessitat de coordinació i de comunicació, i tot i que les dificultats de trobar un camí conjunt de vegades es facin paleses, a continuació es recullen els beneficis d'integrar biblioteques extrets de les consideracions de l'IFLA (Yarrow; Clubb; Draper, 2008), de l'experiència de la BCUM i de la d'altres projectes (Johnstone, 2011; Haycock, 2006).

  • Oferta d'un ventall més gran de recursos i millora de la col·lecció.
  • Possibilitat d'implementar nous programes i serveis.
  • Nous usuaris gràcies a la millora de la col·lecció.
  • Oferta d'un horari més ampli i més adaptat a les necessitats dels usuaris.
  • Més atenció personalitzada a l'usuari.
  • Creació d'un sentiment de conjunt.
  • Disponibilitat d'un espai més gran amb més versatilitat.
  • Enriquiment professional en experiències diferents, aportant una millora de la pràctica professional.
  • Entusiasme del personal d'estar creant un projecte totalment nou.
  • Augment de la visibilitat de la nova biblioteca.
  • Costos compartits.
  • Accés a noves fonts de finançament.

Podem dir, doncs, que el resultat de sumar esforços és més gran que el resultat de funcionar individualment.

 

2.3 Models d'integració

Existeixen diversos models d'integració de biblioteques: uns de basats en el tipus de biblioteques que s'integren, d'altres en funció del nivell d'integració i uns altres segons la regió on s'ha desenvolupat.

Quant al nivell d'integració, val la pena destacar el model de McNicol (2008) desenvolupat a partir del de Dornseif (2001) on es detallen els nivells d'implicació de cada institució, que serien:

  • El llogater (o integració mínima), en què un dels socis és essencialment un llogater, que té molt poca cosa a dir sobre com operen els altres. Les biblioteques estan al mateix edifici, però cada una té el propi espai definit i operen de forma totalment separada.
  • Els companys de pis (o integració selectiva), en el qual els socis comparteixen la responsabilitat de la gestió i execució dels serveis i acorden com cada un d'ells contribuirà perquè funcionin els serveis. Es comparteixen recursos i serveis però es conserva un grau d'independència (per exemple, la xarxa, l'organització del personal, etc.).
  • El matrimoni (o integració total), on els serveis s'integren en la totalitat, les col·leccions són compartides, com també el personal, l'espai, etc.

S'entén que dins d'aquest model s'hi trobarien múltiples nivells intermedis.

 

3 El cas de la BCUM com a biblioteca integrada

3.1 Anàlisi del context

A inici de l'any 2000, Manresa era una ciutat amb un ventall d'estudis universitaris molt consolidat. Aquesta oferta augmentava any rere any i amb ella la necessitat d'oferir més punts d'estudi als universitaris. Les biblioteques de cada un dels centres d'ensenyament superior i la biblioteca pública de la ciutat no podien cobrir les necessitats d'informació i d'estudi generades per una comunitat universitària creixent.  

Per aquest motiu l'Ajuntament de Manresa va fer una aposta de ciutat, tot definint un projecte de creació d'un equipament que agrupés les biblioteques dels seus centres universitaris (l'EPSEM-UPC, la FUB i el Centre de Suport del Bages de la UOC) amb la finalitat de començar a fer realitat el concepte de campus universitari i donar més força a l'ensenyament superior de la ciutat. Naixia així la idea d'una nova biblioteca no només pensada com a espai de consulta sinó també com a punt d'informació especialitzada en tots els àmbits científics i tecnològics i oberta a la ciutat (Galindo, 2003). Com a espai per ubicar-hi aquest nou equipament, es va decidir rehabilitar l'edifici de l'antic Escorxador llavors en desús i situat en un punt estratègic del nou campus.

Els motius que van impulsar aquest projecte van ser diversos: en primer lloc, les polítiques locals empenyien a crear aquesta nova biblioteca com a projecte de fer de Manresa una ciutat universitària; en segon, la proximitat dels centres universitaris fomentava un entorn propici per crear un recurs integrador i de campus, i, finalment, aquest procés suposava una millora dels serveis.

 

3.1.1 Les biblioteques

Les diferències institucionals són tan complexes que cal que es tinguin en compte amb cura abans d'entrar a la unió de dues biblioteques (Senn Breivik; Budd; Woods, 2005). En aquest cas, les biblioteques a integrar eren molt diferents en usuaris, col·leccions, serveis, identitat, cultura organitzativa i titularitat.

La biblioteca de l'EPSEM-UPC era una biblioteca universitària que formava part de la xarxa de biblioteques de la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC). El seu fons era especialitzat en enginyeria de mines, telecomunicacions, química, electrònica i mecànica. Aquesta biblioteca tenia 309 m2 d'espai útil, havia estat ampliada dues vegades i no hi havia la possibilitat d'ampliar-la de nou.

Per la seva part, la FUB, actualment Universitat de Vic - Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC), és una fundació privada promoguda per l'Ajuntament de Manresa. Els estudis universitaris iniciats fins al curs 2014-2015 estan adscrits a la Universitat Autònoma de Barcelona (UAB). La biblioteca, des de 2002 estava ubicada a l'edifici nou de la Universitat i donava servei als estudis d'Infermeria, Fisioteràpia, Logopèdia, Podologia i Ciències Empresarials. També incorporava els fons bibliogràfics de l'Escola Agrària de Manresa (un centre de formació professional especialitzat en agricultura i ramaderia ecològiques i en energies renovables). Tenia 287 m2.

Finalment, la Delegació del Bages de la UOC oferia un ampli ventall de titulacions. Estava situada en un edifici compartit amb el Consell Comarcal del Bages que disposava de 35 m2. Com a centre de suport no només oferia servei de biblioteca, sinó que també serveis d'assessorament en els estudis universitaris i de gestió acadèmica.

 

3.2 El procés d'integració

El procés d'integració de biblioteques és complex i llarg. I és que, com diu Weaver, "library mergers at institutions of higher education should not be underestimated in terms of complexity and the volume of work involved"4 (Weaver, 2008).

En el cas de la BCUM el procés va començar el 2001 i finalitzava el 2008. A continuació es pot consultar una breu cronologia del procés.

Definició del projecte i planificació de la integració 2001 Elaboració d’un avantprojecte de requeriments mínims del nou equipament.
2002 Concessió de l’ajut de la Generalitat i del FEDER.
Inici de les obres de restauració de l’edifici.
Elaboració del projecte de la nova biblioteca.
2004 Constitució del grup de treball per a la integració de les biblioteques.
2005 Fi de les obres.
Integració Trasllat.
Inauguració.
Unificació dels serveis. Fase 1.
Redacció del Pla estratègic de la BCUM. Fase 1.
2006 Redacció del Pla estratègic de la BCUM. Fases 2 i 3.
Elaboració de procediments de treball nous.
Càrrega del catàleg de la FUB al catàleg de la UPC.
Càrrega de la base de dades d'usuaris de la FUB a la de la UPC.
Unificació dels serveis. Fase 2.
Ampliació i reorganització de la plantilla.
Elaboració del catàleg de tasques.
2006 Anàlisi dels fons de les diverses biblioteques (detecció de les temàtiques més divergents).
Proposta d'unificació d'àrees temàtiques.
2007 Unificació del fons de les àrees de referència, normativa, organització d'empreses, llengües i informàtica.
Creació d'un sistema de classificació compartit.

Taula 1. Cronologia del procés d'integració de la BCUM

 

3.2.1 Planificació de la integració

Des de bon inici, la UPC va ser qui va liderar el projecte de la integració de les biblioteques. L'any 2001 es va elaborar un avantprojecte on es definien els requeriments mínims que havia de tenir l'edifici per poder-hi allotjar la Biblioteca integrada del campus. D'aquesta manera s'establien quins havien de ser els serveis d'aquest nou equipament i els espais necessaris per poder-los oferir amb qualitat.

Amb l'arribada dels ajuts econòmics de la Generalitat i el Fons Econòmic de Desenvolupament Regional (FEDER), el 2002 la UPC va redactar el projecte de la nova biblioteca on es traçaven els objectius, els serveis a oferir, els equipaments i col·leccions dels quals es disposava i es definia quines tasques calia dur a terme per fer possible la integració de la resta d'institucions, un projecte que es va anar treballant i consensuant entre totes les entitats implicades.

El 2004, quan les obres de restauració de l'edifici començaven a arribar al final, es va crear una comissió de treball de les tres institucions que conformarien el campus universitari de Manresa (EPSEM, FUB i UOC) amb l'objectiu de resoldre la planificació i la gestió de la nova biblioteca. Aquesta comissió va servir per determinar:

  • El model d'organització i la gestió dels serveis.
  • Els recursos que s'integraven.
  • El repartiment dels costos de manteniment i funcionament.
  • Com es faria efectiu el trasllat i la inauguració.

Com a resultat, la UPC assumia el lideratge i la titularitat de la Biblioteca. La biblioteca de la FUB s'integrava en la totalitat fusionant fons, compartint serveis i personal, però la UOC optava pel model d'integració mínima, amb el propi espai dins la Biblioteca i oferint els serveis de forma separada.

Després de tot aquest procés, el 22 d'abril de 2005 s'inaugurava un equipament que integrava per primera vegada a tot l'Estat el fons i els serveis de biblioteques de diversos centres universitaris (Inaugurada..., 2005): la Biblioteca del campus universitari de Manresa, amb 1.200 m2 i 240 places.

 

3.2.2 Definició de la nova biblioteca

Una biblioteca universitària integrada implicava establir una línia comuna de treball, una visió i una missió de la biblioteca que estigués pensada per a tota la comunitat universitària. Calia crear una nova identitat institucional però calia fer-ho de manera consensuada i implicant-hi tota la plantilla per fer-la sentir partícip del projecte.

Davant del fet que el Servei de Biblioteques de la UPC començava a treballar per redactar el Pla estratègic de les Biblioteques de la UPC 2006-2010 i es demanava que cada biblioteca desenvolupés un treball estratègic local, la BCUM va aprofitar aquesta ocasió per consensuar com havia de ser la nova biblioteca i quines línies de treball havia de tenir. Com a resultat es va elaborar el Pla estratègic de la BCUM 2006-2010 treballat, debatut i consensuat entre tota la plantilla.

En una primera fase del Pla estratègic es va definir que la visió de la BCUM era "esdevenir el CRAI5 del campus de Manresa" (Biblioteca del campus universitari de Manresa, 2006) i que la seva missió era "organitzar i fer accessibles tots els recursos i serveis de la BCUM necessaris per desenvolupar tasques d'aprenentatge, recerca i formació continuada de les comunitats del campus universitari de Manresa" (Biblioteca del campus universitari de Manresa, 2006).

A continuació es va fer un anàlisi DAFO que va permetre detallar les debilitats, les fortaleses, les amenaces i les oportunitats de la nova biblioteca.

Debilitats
Fortaleses
  • Organització interna encara en desenvolupament.
  • Manca de temps per unificar criteris.
  • Forta dependència dels becaris.
  • Manca de personal per assumir tasques, oferir serveis nous i mantenir els actuals.
  • Dificultat per assumir els dos canvis produïts alhora: una biblioteca més gran i que suma tres institucions.
  • Motivació de tot el personal perquè tot funcioni.
  • Hàbit de treballar amb normatives i procediments.
  • Entorn físic favorable per fer la feina.
  • Biblioteca equipada per ser un bon CRAI: aula de formació, sala de treball en grup, factoria, etc.
  • Difusió extensiva de la biblioteca a tots els estudiants de 1r curs.
  • Espais de la biblioteca ben definits per a l’ús que estan pensats.
Amenaces
Oportunitats
  • La no firma d’un conveni entre les institucions.
  • Pèrdua de contacte directe amb el personal docent i investigador i el personal d'administració i serveis.
  • Allunyament físic dels centres (EPSEM-UPC i FUB).
  • Sistema de coordinació entre institucions pendent de desenvolupar.
  • Única biblioteca universitària de la ciutat.
  • Formar part del Projecte de Campus Universitari: unificar totes les universitats i els seus serveis en un sol campus.
  • Servei més ben valorat de l’EPSEM-UPC i de la FUB.
  • Possibilitat de col·laborar amb empreses i/o institucions.
  • Paper important de la biblioteca en el nou EEES.

Taula 2. Anàlisi DAFO

A partir de les conclusions d'aquesta anàlisi es van traçar quatre línies estratègiques sobre les quals treballar:

  • Aconseguir la integració total d'usuaris, recursos i serveis del campus universitari de Manresa.
  • Identificar, dissenyar, implementar i difondre recursos i serveis per a la comunitat no universitària de temàtica afí a les titulacions del campus.
  • Adaptar les col·leccions, recursos i serveis als nous canvis per cobrir les necessitats dels usuaris.
  • Crear una estructura i organització eficients que integri i unifiqui les dues biblioteques ja existents.

 

3.2.3 Reorganització de l'organigrama

La fusió de la plantilla és una problemàtica i un dels reptes més grans de les biblioteques integrades (Hoover, 2012). Fins i tot en circumstàncies on la cultura organitzacional de les biblioteques que s'integren difereix només de manera marginal, és necessari sempre consensuar actuacions per llimar aquestes diferències (Weaver, 2008).

En el cas de la BCUM, tal com es va fer a Tritonia (Flemming, 2011), la institució titular de la Biblioteca va ser qui va assumir-ne la nova direcció. Així, es va nomenar la ja aleshores cap de la biblioteca de l'EPSEM-UPC com a cap de la BCUM.

Pel que fa a la plantilla, va continuar contractada per les institucions d'origen però quedava subordinada a la nova direcció. Tal com es definia en les línies estratègiques, es va elaborar un nou model organitzatiu que havia de permetre treballar conjuntament el personal de l'EPSEM-UPC i el de la FUB i que, alhora, havia d'adequar-se a les necessitats dels usuaris. Així, es va definir el nou organigrama de la manera següent.

Organigrama de la BCUM

Figura 1. Organigrama de la BCUM

La nova organització va dur a buscar recursos per cobrir les mancances de personal, per així poder mantenir tots els serveis i horaris de la Biblioteca. Amb la incorporació de nou personal a la plantilla i per assegurar una bona coordinació, el 2006 es va elaborar el Catàleg de tasques. En aquest catàleg es detallaven les responsabilitats de cada membre de la plantilla, els interlocutors de cada àmbit i les temàtiques d'especialització de cada bibliotecari. Per a l'elaboració del Catàleg es van tenir en compte la formació, la capacitat i la motivació de cada una de les persones procurant repartir les tasques de forma equitativa. El Catàleg va ajudar a economitzar esforços, no duplicar tasques i saber qui era el responsable de coordinar-les o dur-les a terme.

 

3.2.4 Unificació de serveis

El 2002 en l'informe redactat per la comissió de treball, es definien quins haurien de ser els serveis de la BCUM. Per poder fer efectiu cada servei es determinaven les actuacions que calia dur a terme tant quant a recursos com a personal.

En aquest informe també es determinava quins usuaris tenien accés als serveis. Com que era una biblioteca oberta a la ciutat, no només podien accedir als serveis els membres de la comunitat universitària de Manresa (UPC, FUB i UOC), sinó que també antics membres de la comunitat universitària, membres de la comunitat investigadora autoritzats, membres d'altres institucions i empreses que formessin part d'acords de col·laboració, estudiants de cicles educatius i altres ciutadans amb autorització prèvia de la Biblioteca. Regits per la normativa del Servei de Biblioteques de la UPC, es detallava l'accés que tenia cada tipus d'usuari a cada servei, i s'establia que els membres de la UPC i la FUB havien de tenir accés als mateixos recursos i serveis sense distinció.

L'obertura de la nova biblioteca universitària va suposar múltiples beneficis per als usuaris, però alhora va caldre desenvolupar unes tasques prèvies per assegurar-ne el bon funcionament. A la taula següent es detallen tots aquests aspectes.

Servei
Millores gràcies a la integració
Actuacions dutes a terme
Consulta a sala
  • Accés a documents nous.
  • Accés a espais nous.
  • Accés a recursos electrònics nous.
  • Integració del fons.
  • Senyalització de la Biblioteca.
  • Dotació de la Biblioteca d'equipaments per consultar recursos electrònics.
  • Contractació de personal per assegurar l'horari d'obertura.
Préstec
  • Accés a més documents.
  • Adaptació de la FUB a la normativa del servei de préstec de la UPC.
  • Migració del catàleg de la FUB al catàleg de la UPC.
  • Migració de la base de dades d'usuaris de la FUB a la de la UPC.
Obtenció de documents
  • Servei nou per als estudiants de la FUB.
  • Reducció de costos, gràcies a l'accés a més recursos.
  • Adaptació de la FUB a la normativa del servei d'obtenció de documents de la UPC.
  • Procedimentació del servei.
Informació especialitzada i assessorament
  • Atenció a l'usuari més personalitzada i especialitzada.
  • Definició de la figura del bibliotecari temàtic.
  • Procedimentació del servei.
Servei de la propietat intel·lectual
  • Servei nou.
  • Definició dels responsables del servei.
  • Procedimentació del servei.
Factoria de recursos docents
  • Servei nou per als usuaris de la FUB.
  • Servei nou per als usuaris de la FUB.
  • Dotació de la Biblioteca dels equipaments necessaris per al servei.
  • Contractació de personal per a aquest servei.
Sales de treball en grup
  • Servei nou.
  • Definició i condicionament de l'espai.
  • Definició i condicionament de l'espai.
  • Acolliment a la normativa de la UPC.
Formació i acollides
  • Oferta més àmplia de formació i més especialitzada.
  • Formació adaptada a cada tipologia d'usuari.
  • Organització de les sessions d'acollida.
  • Redacció del Pla anual de formació de la Biblioteca.
  • Definició i condicionament d'una aula de formació dins la Biblioteca.

Taula 3. Millores en els serveis i tasques dutes a terme

Pel que fa a la gestió dels serveis, segons Palonen (2013), per dur-la a terme en una biblioteca integrada es pot fer de tres maneres:

  • Una de les biblioteques accepta les directrius de la institució titular de la Biblioteca.
  • La nova biblioteca crea les pròpies directrius de treball.
  • La nova biblioteca alterna anualment les directrius de cada una de les institucions a les quals dóna servei.

En el cas de la BCUM, la FUB es va acollir a la normativa de la UPC referent als serveis, però d'altra banda, la Biblioteca va crear procediments propis per a la gestió de cada un dels serveis.

Aquesta procedimentació es va fer per comissions integrades pel personal encarregat d'oferir els serveis. En cada procediment es definia el servei, se'n detallava l'abast, s'elaborava un diagrama de flux i s'assignaven responsabilitats.

 

3.2.5 Migració del catàleg

El servei va començar amb dos catàlegs independents: un de la UAB (que integrava els fons de la FUB com a centre adscrit) i un de la UPC. Mitjançant un catàleg únic es garantiria la consulta a tots els fons bibliogràfics de la BCUM des d'un únic terminal i un servei de préstec de qualitat.

Un dels requisits de la integració era mantenir la propietat original dels documents i, per tant, amb la migració de catàlegs calia assegurar la identificació de la institució propietària de cada exemplar. Aquest requeriment es va cobrir amb els codis de barres que identifiquen l'exemplar, ja que els cinc primers dígits identifiquen l'origen del document.

El procés de migració es va iniciar amb els contactes entre la Unitat de Recursos d'Aprenentatge del Servei de Biblioteques de la UPC i la UAB. Durant el març de 2006 es va fer la càrrega dels registres del catàleg de la FUB al catàleg de la UPC en sis lots diferents, per poder comprovar i revisar les incidències que poguessin sorgir. Es van transferir 8.562 registres bibliogràfics de monografies, 157 registres bibliogràfics de publicacions periòdiques i 11.581 ítems. Un cop feta la càrrega, es va haver de depurar el catàleg:

  • Unificant localitzacions (la FUB utilitzava localitzacions que no s'empraven al catàleg de la UPC).
  • Eliminant els camps dels registres bibliogràfics de la FUB que no s'utilitzaven al catàleg de la UPC.
  • Unificant el contingut dels registres d'exemplar. Per això va caldre determinar les equivalències entre classes d'ítem, adequar els dies de préstec a la normativa i adaptar els estats especials dels documents a la codificació del catàleg de la UPC.
  • Depurant duplicats.
  • Unificant els punts d'accés de matèria.

Pel que fa la integració de les bases de dades d'usuaris, la càrrega es va fer el març de 2006 a través de tres fitxers de dades, corresponents als tipus d'usuaris: estudiants, professors i personal d'administració i serveis. El nombre total d'usuaris carregats va ser de 1.350.

 

3.2.6 Unificació del fons

Les col·leccions de tres biblioteques s'havien traslladat a un nou edifici i es van organitzar i intercalar seguint la classificació decimal universal (CDU), tret de la de la UOC, que tenia el propi espai. Quedava pendent però unir al prestatge els documents duplicats procedents d'institucions diferents, ja que cada biblioteca havia fet la pròpia adaptació de la CDU. Per tant, calia unificar-les en una sola classificació compartida.

El 2007 es va iniciar un procés d'anàlisi de totes les signatures i de detecció de duplicats. Cada bibliotecari es feia responsable d'analitzar una àrea temàtica. El procediment a seguir consistia a:

  • Analitzar les signatures que s'utilitzaven per a cada una de les institucions.
  • Proposar les signatures acceptades i no acceptades, valorar-les i crear una llista definitiva.
  • Canviar les signatures no acceptades al catàleg i els teixells corresponents.

Seguint aquestes pautes, es van unificar les seccions de referència, normativa, universitats, informàtica i organització d'empreses que eren les àrees de temàtica compartida entre les institucions.

El 2008 s'elaborava una única classificació compartida a partir de les ja existents, fet que finalitzava el procés d'integració.

 

3.3 Balanç de la integració

El procés va ser costós però se n'han recollit molts fruits. Després de tot aquest temps treballant junts, es pot concloure que la integració ha estat un èxit en molts sentits:

  • S'ha aconseguit esdevenir un centre de referència de la comunitat universitària en l'àmbit de l'aprenentatge i la recerca.
  • Tota la comunitat universitària de Manresa, inclosa la que no pertany a les institucions integrades, s'ha beneficiat de tenir accés directe a uns recursos que no haurien tingut en les biblioteques locals de cada centre.
  • S'han posat en funcionament nous serveis d'informació, formació, assessorament i recerca.
  • L'experiència ha portat a aprendre a treballar conjuntament biblioteques molt diferents i a enriquir-se professionalment.
  • S'ha creat el sentiment de campus universitari.

Tot i així, després de deu anys encara queden aspectes a treballar:

  • El fet que el personal estigui contractat per institucions diferents, i sobretot el personal contractat abans de la integració, fa que costi de percebre la Biblioteca com un ens global.
  • Les institucions a les quals es presta servei treballen a ritmes diferents i des de la Biblioteca costa adequar els serveis a dues realitats. Per això cal que la Biblioteca estigui estretament lligada a totes les institucions que la conformen i als seus programes educatius.

 

4 Conclusions

Les biblioteques integrades són un gran recurs, ja que permeten millorar la col·lecció, l'oferta de serveis, l'atenció a l'usuari i reduir costos. Alhora, obren un munt de possibilitats a implementar nous programes i serveis.

Tot i així, el procés d'integració de biblioteques i la seva gestió tenen un preu: suposen una estructura organitzativa més complexa i molt d'esforç i implicació de tot el personal i de les institucions que la conformen.

Podem concloure que les bases d'una integració exitosa són la definició clara d'unes fites comunes, una planificació adequada, el consens i la implicació del personal en la creació d'una nova organització i, sobretot, com també es determina en la integració d'Utah (Rozum; Brassaw, 2013), utilitzar la comunicació com a eina clau del dia a dia.

 

Agraïments

A tot l'equip de la Biblioteca del campus universitari de Manresa (Conxa Moncunill, Gemma Mujal, Mabel Barbeito, Montse Fernández, Montse Méndez, Montse Serra, Roser Gómez) per les valuoses aportacions en la redacció i revisió de l'article.

 

Bibliografia

American Library Association (2012). "Joint-use libraries: a bibliography". ALA library fact sheet, no.20. <http://www.ala.org/tools/libfactsheets/alalibraryfactsheet20>. [Consulta: 19/03/2015].

Berry, John N. (2004). "The San José model: Gale/Library Journal Library of the year 2004: San José Public Library and San José State University Library". Library journal,  june 15.

Biblioteca del campus universitari de Manresa (2006). Pla estratègic 2006-2010. (inèdit)

Bundy, A. (1998). "Widening client horizons: joint use public libraries in the 1990s". Australasian public libraries and information services,  vol. 11, no. 133.

Dornseif, K. A. (2001). "Joint use libraries: balancing anatomy and cooperation". Resource sharing and information networks, vol. 15, no. 12, p. 103–105.

Flemming, C. (2011). "A joint university library: vision and reality". Library management, vol. 33, no. 1/2, p. 95–103.

Galindo, Francesc (2003). "Reforcen els fonaments de l’edifici que ha d'encabir la nova biblioteca del campus". Regió 7, 24 de maig.

Haycock, K. (2006). "Dual use libraries: guidelines for success". Library trends, vol. 54, no. 4, p. 488–500. 

Hoover, C. (2012). "Joint-use libraries: an annotated bibliography". The Idaho Librarian, vol. 62, no. 2. <https://theidaholibrarian.wordpress.com/2012/11/12/joint-use-libraries/>. [Consulta: 19/03/2015].

"Inaugurada la nova biblioteca del Campus de la UPC a Manresa" (2005). Sala de premsa UPC, 21 abril. <http://www.upc.edu/saladepremsa/al-dia/mes-noticies/2005/noticia_980>. [Consulta: 19/03/2015].

Johnstone, L. (2011). Joint-use libraries: a planning checklist. Queensland: State Library of Queensland. <http://www.slq.qld.gov.au/__data/assets/pdf_file/0003/191433/SLQ_Joint_U.... [Consulta: 19/03/2015].

Juntunen, Arja et al. (2013). "Reinventing the academic library and its mission: service design in three merged finnish libraries". En: Woodsworth, Anne; Penniman, W. David (eds.), Mergers and alliances: the wider view. Bingley: Emerald, p. 225–246. (Advances in librarianship, vol. 36)

Marzal, M.-Á.; Parra-Valero, P. (2010). "Bibliotecas integradas: alfabetización en información como estímulo de cooperación". El profesional de la informacion, vol. 19, núm. 5, p. 463–468.

McNicol, Sarah (2008). Joint-use libraries: libraries for the future. Oxford: Chandos.

Palonen, Vuokko et al. (2013). "Joint academic libraries in Finland: different models of integration". En: Woodsworth, Anne; Penniman, W. David (eds.), Mergers and alliances: the operational view and cases. Bingley: Emerald, p. 223–242. (Advances in librarianship, vol. 37).

Rodríguez-Parada, Conxa (2010). "Bibliotecas: el largo camino del estado natural a la cooperación". El profesional de la informacion, vol. 19, núm. 5, p. 457-462.

Rozum, Betty; Brassaw, Lori J. (2013). "Merging two academic libraries: finding unity from diversity while maintaining institutional identities". En: Woodsworth, Anne; Penniman, W. David (eds.), Mergers and alliances: the operational view and cases. Bingley: Emerald, p. 201­–221. (Advances in librarianship, vol. 37).

Senn Breivik, P.; Budd, L.; Woods, R. F. (2005). "We’re married! The rewards and challenges of joint libraries". The journal of academic librarianship, vol. 31, no. 5, p. 401–408.

Weaver, M. (2008). More than the sum of its parts: a University for Cumbria. New review of academic librarianship, vol. 14, no. 1-2, p. 79–98. 

Yarrow, Alexandra; Clubb, Barbara; Draper Jennifer-Lynn (2008). "Guide to collaboration: best practices". En:  Yarrow, Alexandra; Clubb, Barbara; Draper Jennifer-Lynn. Public libraries, archives and museums: trends in collaboration and cooperation. The Hague, IFLA Headquarters, 2008. (IFLA professional reports, vol. 108)

 

Notes

1 Aquelles on dos proveïdors de serveis bibliotecaris independents utilitzen el mateix edifici per servir usuaris diferents (traducció dels autors).

2 El resultat d'acords formals entre dues o més institucions independents que serveixen dos o més grups d'usuaris amb accés equitatiu als recursos, serveis i instal·lacions (traducció dels autors).

3 La biblioteca d'ús compartit no és una fusió, és un matrimoni. En una fusió un dels dos costats, o ambdós, perden la seva personalitat; en un matrimoni es mantenen dues entitats independents, i cada una contribueix amb diferents fortaleses i talents per a l'associació (traducció dels autors).

4 Les fusions de biblioteques en institucions d'ensenyament superior no s'haurien d'infravalorar en termes de complexitat ni del volum de feina que impliquen.

5 Centre de Recursos per a l'Aprenentatge i la Investigació.

Citació recomanada

Riu Amblàs, Trini (2015). "El procés d\\\'integració de la primera biblioteca interuniversitària d\\\'Espanya : la Biblioteca del campus universitari de Manresa". BiD: textos universitaris de biblioteconomia i documentació, núm. 35 (desembre) . <http://bid.ub.edu/35/riu.htm>. [Consulta: 27-05-2016].