Documentos de política de desarrollo de la colección en la Red de Bibliotecas Municipales de Barcelona

1 Introducción

La Gerencia de Servicios de Bibliotecas (GSB), con el objetivo de incentivar e impulsar que las bibliotecas que se integran en la Red de Bibliotecas Municipales (RBM) de la demarcación de Barcelona elaboren el documento de política de desarrollo de su colección, ha redactado unas pautas básicas que deben ser el marco general para iniciar el proceso necesario de reflexión respecto a uno de los elementos más importantes de qué disponen. Así, todas las bibliotecas tendrán los instrumentos para redactar un documento que debe ser la herramienta básica de gestión integral de la colección y que a su vez facilitará la gestión de la organización.

En el artículo 64 de la Ley 8/1987, de 15 de abril, municipal y de régimen local de Cataluña se establece que los municipios con más de cinco mil habitantes, ya sean independientes o asociados, deben prestar, como mínimo, los siguientes servicios: parque público, biblioteca pública, mercado y tratamiento de residuos. Es en el artículo 4.1.b del Decreto 124/1999, de 4 de mayo, sobre los servicios y el personal del sistema de lectura pública de Cataluña donde se fijan las competencias en relación a las colecciones: “corresponde a los municipios en relación con las bibliotecas de titularidad pública de su territorio […] determinar el modelo de colección y el tipo de servicios que presta la biblioteca en función de sus objetivos y de acuerdo con los criterios establecidos por la Unesco”.

Mediante la GSB y como administración supralocal, la Diputación de Barcelona asesora a los ayuntamientos y les presta apoyo para crear y desarrollar los servicios bibliotecarios municipales, y gestiona la RBM para que se pueda garantizar el equilibrio territorial y la calidad del servicio en materia bibliotecaria, así como el acceso igualitario de toda la ciudadanía a la información, el conocimiento y la cultura. La Diputación de Barcelona establece un convenio con todos los ayuntamientos en el cual se reflejan los compromisos de cada institución para gestionar la biblioteca municipal.

En el ámbito de la colección, tal y como se establece en el artículo 2.3.a del mismo decreto, la creación y adquisición de lotes fundacionales de las bibliotecas de la RBM de nueva creación corre a cargo de la Diputación de Barcelona, y la composición de este fondo fundacional la determinan los criterios estandarizados recogidos en el documento de política de desarrollo de la colección (Política..., 2015). Los criterios establecen cómo se debe llevar a cabo la selección de la colección y cómo se ha de realizar, teniendo en cuenta los porcentajes de cada temática en que se distribuye el fondo, de los diferentes soportes documentales, de los fondos de ficción y no ficción, y de los fondos según el público destinatario de la colección.

2 Por qué un documento de política de desarrollo de la colección

Desde el momento en que la biblioteca se pone en funcionamiento, determinar cómo se desarrollará la colección, qué mantenimiento tendrá, cómo se irá adaptando a las necesidades de los usuarios reales, cómo evolucionará para acercarse a los usuarios potenciales, y cómo se dará entrada a las necesidades más puntuales y más innovadoras sin dejar de cubrir las más tradicionales, es una tarea compleja si los responsables de la biblioteca pública no disponen de un documento global de referencia para gestionar la colección.

Las bibliotecas públicas de la RBM disponen de diferentes fuentes de recursos para mantener y desarrollar la colección. Por un lado, disponen de un presupuesto municipal. Por el otro, seleccionan y reciben libros, audiovisuales y publicaciones periódicas de la Diputación de Barcelona, mediante los fondos de la Generalidad de Cataluña para el apoyo al préstamo (el Sistema de Adquisición Bibliotecaria, la redistribución de fondos de la Central de Préstamo y Servicios Especiales (CePSE), etc.) y también de fondos fruto de intercambios con otras instituciones, así como de donativos de particulares y entidades. Para rentabilizar y racionalizar estos recursos, los gestores de la biblioteca deben actuar con coherencia, reflexionando acerca de cómo realizar la gestión de la colección y regularlo de acuerdo con los principios profesionales, sin dejarse llevar por criterios personalistas e improvisaciones incoherentes.

Los cambios continuos a que están sometidas las bibliotecas a causa de la innovación tecnológica constante, los recursos económicos inestables, los nuevos formatos documentales, los espacios no siempre adecuados, los recursos humanos limitados y el establecimiento de relaciones y convenios con otros agentes culturales e informativos del territorio, también evidencian la necesidad de tener establecida una política clara y precisa de desarrollo de la colección en cada biblioteca.

A pesar de que un documento formal que describa el ámbito de actuación de la colección (creación, mantenimiento, política de expurgo, gestión, exposición y difusión) debería formar parte de la documentación básica de gestión de cualquier biblioteca, la realidad de la RBM pone de manifiesto que estos documentos son casi inexistentes, como mínimo en su concepción más formal y como documento integral y válido.

A diferentes niveles, gran parte de las bibliotecas de la RBM siguen una pauta en lo que respecta a su colección, y algunas disponen de algún documento, más o menos elaborado, en qué incluyen temas sobre algunos aspectos relativos a los fondos, como la distribución del presupuesto, los fondos especializados, los fondos locales, los donativos, las sugerencias de compra, etc. Normalmente, sin embargo, no son documentos públicos ni se aplican de forma regulada, sino que tienen un carácter meramente interno. De los datos recogidos en las bibliotecas de la RBM¹ se desprende que las redes urbanas, como las del Hospitalet de Llobregat y Barcelona, tienen un documento aprobado (Biblioteques de L'Hospitalet, 2010; Biblioteques de Barcelona, 2010) o están en proceso avanzado de elaboración y aprobación; en cambio, hay muy pocas bibliotecas locales que estén en esta fase. Con todo, fruto de la concienciación que ha realizado la GSB de la necesidad de este documento, en este momento hay bastantes bibliotecas que se han planteado la importancia de tener este documento y ya han empezado a trabajar en ello o tienen previsto hacerlo a corto plazo.

La International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) considera que cada biblioteca es única y que, por tanto, los criterios de desarrollo de la colección también lo deben ser. Las bibliotecas tienen que establecer la propia política de la colección, el pilar básico de la biblioteca, para adecuar los fondos a su misión y a sus objetivos, y para definir la estructura de la colección que mejor se adapte a las necesidades de los usuarios reales y potenciales. Es la realidad de la comunidad a la cual se ofrece el servicio la que debe acabar configurando la colección, teniendo en cuenta el entorno y los otros equipamientos municipales, educativos, culturales y relacionados con el mundo del libro y la lectura (Directrices..., 2001).

Una política de desarrollo de la colección debe reunir el conjunto de objetivos que quiere conseguir la biblioteca en la colección y el marco donde deben fijarse las normas de actuación. La finalidad de la biblioteca deber ser, tal y como recomienda la Unesco, facilitar todo tipo de conocimientos e información a las personas que forman parte de la comunidad (Manifiesto..., 1994) y ofrecer igualdad de acceso a una serie de recursos que atiendan las necesidades de los usuarios en relación a la educación, información, ocio y desarrollo personal (Directrius..., 2013). La biblioteca es el elemento clave para favorecer estos aspectos, sobre todo en los municipios más pequeños, donde suele ser el equipamiento cultural y de acceso gratuito a la información por excelencia.

Las directrices de la American Library Association (ALA) y de la IFLA sobre la elaboración de textos formales de política de colección declaran que estos documentos han de recoger los criterios y las pautas para seleccionar los fondos documentales, mantenerlos y gestionar su crecimiento correspondiente. Deben ser una herramienta de planificación que sirva para establecer prioridades y límites, distribuir el presupuesto y facilitar la coordinación entre los diversos elementos que intervienen en la gestión de la colección. También los definen como el medio de comunicación entre la biblioteca y el usuario, ya que incorporan toda la información sobre los fondos, el alcance, las materias y los formatos que se incluyen o se descartan, y pueden ser la base para establecer la cooperación con otros agentes aumentando los recursos de la biblioteca (Guide..., 1996; Directrices..., 2001).

3 Pautas para elaborar una política de desarrollo de la colección de una biblioteca pública

Las pautas que la GSB ha elaborado pretenden que las bibliotecas, tras un proceso de reflexión y análisis interno y externo, recojan de forma estructurada y sistematizada todos los aspectos que intervienen en el desarrollo de la colección para que sea equilibrada y de calidad, y responda a las necesidades específicas de los usuarios.

Estas pautas deben servir para elaborar un documento centrado en el desarrollo de la colección de una biblioteca pública local (la creación, adquisición, mantenimiento y evaluación, y el expurgo), pero no en otros aspectos globales como la conservación, preservación y promoción de la colección. Sin embargo, si el municipio lo considera pertinente, evidentemente lo puede recoger en el mismo texto.

En el momento de elaborar este tipo de documento es importante, en primer lugar, determinar qué miembro del equipo bibliotecario liderará y llevará a cabo el proyecto y con quién se colaborará, teniendo en cuenta que se debe contar con el apoyo del responsable municipal que intervenga en la gestión de la biblioteca.

El proceso de elaboración debe iniciarse con un análisis estratégico de los elementos internos y externos que afecten directamente a la colección y, por extensión, a la biblioteca. Para el análisis externo deben tenerse en cuenta las características del municipio, de la población a que se da servicio, los servicios y equipamientos culturales que trabajan en el mismo ámbito de la biblioteca y, en los municipios que lo tengan, el plan estratégico de ciudad. Para el análisis interno, deben considerarse los recursos económicos y de personal, así como las características del equipamiento y de los servicios que se ofrecen.

Como las bibliotecas deben partir de un fondo ya existente, es imprescindible analizar las fortalezas y debilidades, y obtener la información sobre la composición de la colección actual, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: cantidad total de volúmenes, porcentajes de distribución temática y de los diferentes soportes, volumen del fondo de ficción respecto al fondo de no ficción, volumen del fondo destinado al público infantil respecto al dirigido al público adulto, representación de las lenguas y porcentaje de cada una de ellas, y otros aspectos menos genéricos como los fondos especiales, patrimoniales y locales, y la importancia que tienen en el conjunto de la población. Para llevar a cabo este análisis, la GSB pone a disposición de los equipamientos bibliotecarios una serie de herramientas, datos estadísticos e indicadores sobre la colección y los usos.

El documento de la política de desarrollo de la colección debe ser una herramienta para gestionar la colección, un documento de información para los usuarios y de compromiso público de la biblioteca en cuanto a la política de la colección.

3.1 Estructura de la información del documento

La propuesta de la GSB es la siguiente:

1 Introducción

En este apartado debe mencionarse la titularidad de la biblioteca y citar las diferentes instituciones que intervienen en la creación y mantenimiento de la colección, como el Ayuntamiento (mantenimiento del fondo general y de los fondos locales y especializados), la Diputación de Barcelona (dotación del fondo inicial y mantenimiento del fondo general) y la Generalidad de Cataluña (aportación mediante el SAB, para mantener el fondo general), entre otros.

También se han de mencionar los documentos de referencia que la biblioteca ha utilizado para redactar el documento, como, por ejemplo, la Política de desarrollo de la colección de la Gerencia de Servicios de Bibliotecas de la Diputación de Barcelona (2015).

Finalmente, tiene que dejar constancia que el documento se revisará y actualizará con los cambios que se consideren oportunos para adaptar la colección a la realidad de cada momento.

2 Objetivos

Es necesario que se recojan claramente los objetivos, generales y específicos, que la biblioteca quiere conseguir con el documento de política de desarrollo de la colección. Como mínimo se deben hacer constar los siguientes:

• Fijar el ámbito de actuación de la biblioteca.
• Establecer las prioridades y limitaciones de la colección.
• Hacer públicos los criterios de selección, adquisición, retirada de documentos y política de aceptación de donativos.

Cada biblioteca debe añadir los objetivos que considere convenientes de acuerdo con la misión y los objetivos concretos que tenga.

3 Audiencia del documento

Este apartado debe poner de manifiesto a quién va dirigido el documento, destacando a los usuarios reales y potenciales de la biblioteca, así como a los gestores y los profesionales.

4 Directrices y estándares  

Para elaborar el documento se han tenido en cuenta las directrices básicas de la biblioteca pública, así como la legislación vigente y las recomendaciones nacionales e internacionales. También se deben mencionar los puntos que se basan en estas recomendaciones.

5 Responsables de la colección

Es importante indicar los miembros del equipo de la biblioteca responsables del desarrollo de la colección, así como los agentes colaboradores, como referentes municipales, consultores y especialistas de las diferentes temáticas.

6 Características de la colección: prioridades y limitaciones

Éste es uno de los apartados más importantes. En él se deben explicar las características básicas de la colección de una biblioteca pública teniendo en cuenta lo que describen el Manifiesto de la Unesco de la Biblioteca Pública (1994) y las Directrices IFLA/Unesco para el desarrollo del servicio de las bibliotecas públicas (2013).

Se deben establecer las prioridades y los límites que afectan al crecimiento de la colección y al compromiso con los usuarios de la biblioteca respecto al alcance temático y al grado académico y de especialización de los documentos, a la lengua y a las colecciones especiales: centros de interés, especializaciones y fondos locales y patrimoniales.

A partir de la formación de la colección inicial, la biblioteca debe desarrollar el fondo y adecuarlo a las necesidades de los usuarios hasta que llegue al volumen óptimo para prestar correctamente los servicios vinculados a la colección. Una vez conseguido este volumen, hay que tender al crecimiento cero, compaginando la incorporación de materiales nuevos con la retirada del material obsoleto y en mal estado, y procurando mantener el equilibrio y la calidad de la colección. Sería óptimo que el fondo de acceso libre se renovase en un máximo de diez años, con las excepciones establecidas por la misma política de la colección.

7 Criterios generales de selección

Es el apartado con mayor peso y extensión de todo el documento. En él deben definirse los criterios generales que se aplican para seleccionar materiales nuevos, sea cual sea la procedencia de la adquisición, teniendo en cuenta aspectos relacionados con los tipos de soportes documentales, si son obras de ficción o de no ficción, el público destinatario, la lengua de los documentos y los fondos especiales. En general hay que seguir las recomendaciones y los estándares, pero adaptándolos a las necesidades reales de la población a la cual se da servicio.

7.1 Soportes documentales

Se deben establecer los soportes que formarán parte de la colección (libros, audiovisuales, publicaciones periódicas, documentos digitales, selección de webs, etc.) y cuáles no, y justificar estos motivos.

7.2 Tipo de obra (ficción o de no ficción)

Se debe indicar el porcentaje y el peso que deberían tener las obras de ficción respecto a las de no ficción dentro de la colección de la biblioteca, considerando lo que recomiendan los estándares según cada tipología de biblioteca. Como norma general, cuanto más pequeña es la biblioteca mayor debe ser la representación de ficción, y al revés.

Se consideran libros de ficción las novelas para adultos y para jóvenes, la poesía, el teatro, la narrativa, el cómic y el libro infantil de imaginación, y de no ficción el resto de temas. También se pueden establecer los porcentajes entre los documentales temáticos (de no ficción) y las películas para adultos y de animación (ficción) en los documentos en formato DVD.

7.3 Público (adulto o infantil)

Es necesario concretar el porcentaje de los fondos en relación con el público destinatario, diferenciando dos grupos, el fondo infantil y el fondo general (jóvenes, adultos y gente mayor), teniendo en cuenta las recomendaciones internacionales y las cifras de población a la que se da servicio.

7.4 Lengua de los documentos

Cabe indicar los criterios que se siguen para adquirir los documentos según la lengua, partiendo de las de comunicación habitual, el catalán y el castellano. También se debe hacer referencia al resto de lenguas a las que se da cobertura, considerando la tipología de usuarios reales y potenciales.

7.5 Fondos especiales, especializaciones temáticas y centros de interés

Se deben especificar los criterios generales en referencia a los fondos especiales y a los centros de interés que tendrá la biblioteca, así como los criterios que los justifican y la concreción del alcance temático y cronológico.

Los fondos de carácter especializado, que sitúan la biblioteca como referente dentro de la RBM, deben tener un apartado, en el mismo documento de la política o en un anexo, en el que se detallen el objetivo de la especialización, el alcance temático, las características concretas, los recursos destinados a la creación inicial y al mantenimiento, y el porcentaje de volumen del fondo respecto a la colección total de la biblioteca.

7.6 Colección local

Esta sección de la colección suele ser una parte importante y destacada del fondo, ya que con frecuencia es la biblioteca, como institución básica dentro del municipio, conjuntamente con el archivo, la encargada de recopilar, preservar y promocionar la cultura local en toda su diversidad. La biblioteca recoge de forma sistemática la información de temática local que se vaya publicando.

Por este motivo, tienen que fijar los materiales y soportes documentales, tanto físicos como digitales, que formarán parte de la colección, y delimitar el alcance del fondo considerando el área geográfica (barrio, distrito, ciudad) que se quiere cubrir, la temática y la autoría.

En este apartado se pueden incluir las colaboraciones y cooperaciones con otras entidades y agentes municipales, y con otras bibliotecas del municipio, si se da el caso.

7.7 Recursos digitales

Este apartado se puede incluir en el punto sobre soporte documental, pero también se puede considerar suficientemente importante como para merecer un apartado propio. Debe contener los temas relacionados con los formatos digitales y hacer mención al soporte que se recibe de forma centralizada desde la GSB respecto a las suscripciones de recursos electrónicos seleccionados para todas las bibliotecas de la RBM. Además, hay que mencionar los recursos web y la digitalización de fondos.

Hay que incluir también la política de incorporación de documentos digitales, las bases de datos, la digitalización de documentos locales y los webs y blogs que hagan referencia a la colección.

7.8 Duplicación de títulos

Es necesario especificar el criterio que se sigue en cuanto a la duplicación de ejemplares de un mismo título e indicar en qué casos y en qué temáticas se adquirirá más de un ejemplar.

8 Herramientas de selección

Se puede dar una relación, de forma más genérica o más específica, de los medios que se utilizarán para llevar a cabo la selección de la colección, como, por ejemplo, catálogos editoriales impresos y en línea, webs de librerías y distribuidores especializados, prensa y revistas especializadas, selecciones bibliográficas de novedades y temáticas de la GSB y del Servicio de Bibliotecas de la Generalidad de Cataluña, etc.

9 Difusión de la colección

Se puede incluir un apartado donde se indiquen las herramientas que la biblioteca tiene a su alcance y que utilizará para difundir el fondo: el catálogo colectivo, blogs, exposiciones, actividades, webs, la biblioteca virtual, etc.

10 Evaluación de la colección

En este apartado se indicarán los criterios, las pautas y las herramientas que la biblioteca debe utilizar para evaluar la colección. Se debe poner de manifiesto el compromiso de valorar periódicamente el fondo de la biblioteca para seleccionar los documentos que hay que renovar, reforzar o dar de baja, y especificar la periodicidad con qué se llevará a término.

Los criterios de evaluación se basan en los tres puntos claves siguientes: la actualización de los contenidos de los documentos, la utilización del fondo, tanto en consulta como en préstamo, y el estado físico de los documentos. En el caso que exista, la Comisión de Lectura Pública del municipio debe ser el fórum para dar a conocer la tarea realizada y para evaluar la colección.

Asimismo, la GSB pone al alcance de las bibliotecas diferentes aplicaciones para valorar el uso y el rendimiento de sus colecciones según los parámetros extraídos del sistema informático.

11 Retirada del fondo obsoleto

Ésta es una de las tareas importantes relacionadas con la gestión de la colección. No resulta sencilla y requiere tener definidos los criterios para retirar documentos, tanto por soportes como por materias, que justifiquen y avalen cuáles se eliminarán y por qué.

En los criterios hay que tener presente el periodo de amortización de documentos que establece la Diputación de Barcelona (actualmente es de cinco años) y el Ayuntamiento, si procede, y decidir juntamente con los responsables municipales la destinación final de los documentos retirados del fondo: donación a otras entidades, reciclaje, venda, etc.

Asimismo, el personal de la RBM tiene acceso, mediante la intranet, a una política de expurgo de la cual se pueden extraer elementos para la política de desarrollo de la colección.

12 Políticas de comunicación con los usuarios (sugerencias, desideratas, donativos, etc.)

El documento debe incluir un apartado destinado a la política que la biblioteca seguirá respecto a la aceptación de donativos, con el objetivo de seguir unos criterios claros que conozcan los usuarios, que se puede añadir como anexo.

En el mismo apartado se puede incluir cómo la biblioteca considerará las peticiones y las sugerencias de compra que lleguen de los usuarios, así como los canales que establecerá para hacerlo.

4 Una vez redactado, ¿qué?

Cuando el documento esté acabado, se debe dar a conocer con los responsables municipales en materia de biblioteca y se recomienda consultar a la GSB. Una vez revisado y ponderado con el Ayuntamiento, hay que considerar la necesidad que el documento se apruebe y tenga carácter oficial.

También deben definirse los aspectos más formales del documento, como que en la cubierta conste el nombre de la biblioteca, el título (Política de desarrollo de la colección de la Biblioteca de...), el nombre de las personas que han colaborado en él y los logotipos de las instituciones correspondientes.

Además, hay que decidir si se publicará en papel o sólo como documento electrónico y prever las acciones que se llevarán a cabo para difundirlo y hacerlo accesible con los medios de qué dispone la biblioteca (tablón de anuncios, boletín municipal en papel y electrónico, web municipal o de la biblioteca, etc.).

Finalmente, es necesario hacer pública la voluntad de revisar y actualizar regularmente el documento y establecer una periodicidad mínima para hacerlo.

5 Conclusiones

Es básico para cualquier biblioteca pública disponer de un documento de política de desarrollo de la colección que recoja todas las acciones relacionadas. La colección debe entenderse como un conjunto coherente, vivo, original y único. Este documento, consensuado con los agentes y las instituciones que intervienen en la gestión de la biblioteca, debe recoger las metas y objetivos de la colección, las características genéricas que le asimilan a cualquier biblioteca pública y las más específicas que la hacen única. Es un texto necesario para garantizar una colección coherente que se adapte a los cambios que puede experimentar la biblioteca (de personal, de recursos, de espacio, etc.) y que hay que revisar y actualizar periódicamente.

Las pautas y los criterios para elaborar un documento de política de desarrollo de una biblioteca pública son comunes a la gran mayoría de bibliotecas, y es por eso que la GSB, como responsable de dar apoyo a las bibliotecas de la RBM, ha considerado conveniente elaborar unas pautas que puedan servir de referencia.

A partir de estas pautas generales, cada biblioteca tiene que definir su propio documento. Este texto debe configurar una colección única que se suma a la colección del conjunto de la RBM.

Bibliografía

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Directrices para una política de desarrollo de las colecciones sobre la base del modelo Conspectus (2001). IFLA. Sección de adquisiciones y desarrollo de las colecciones. <http://www.ifla.org/files/assets/acquisition-collection-development/publications/gcdp-es.pdf>. [Consulta: 27/12/2012].

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Guide for written collection policy statements (1996). 2nd ed. Chicago: ALA Editions.

Manifiesto de la IFLA/Unesco sobre la biblioteca pública (1994). <http://www.ifla.org/ES/publications/manifiesto-de-la-iflaunesco-sobre-la-biblioteca-p-blica-1994>. [Consulta: 27/12/2012].

Política de desarrollo de la colección de la Gerencia de Servicios de Bibliotecas de la Diputación de Barcelona (2015). Redacción: Marta Cano Vers; Montse Cantí Marrugat; Gemma Renau Pagès. Barcelona: Diputación de Barcelona. <http://www.diba.cat/documents/16060163/22275360/Poltiica+de+desarrollo.pdf/2bb69da6-eecf-4fda-b09c-43a1d2f408a1>. [Consulta: 22/07/2015]. -

Notas

¹ Según la consulta que se hizo el noviembre del 2012 entre las bibliotecas de la RBM sobre la existencia de documentos de políticas de desarrollo de la colección, 13 bibliotecas o redes urbanas respondieron que sí la tenían, 27 que la tenían sobre una parte de la colección, 22 que la estaban elaborando y 145 que no disponían de ningún documento.