Modificació de la situació de les col·leccions: una visió del model d’adquisicions dirigides per l’usuari a les biblioteques de l’Arizona State University

1 Introducció

El 2009, les biblioteques de l’Arizona State University (ASU) van adoptar un pla d’adquisicions dirigides per l’usuari per desenvolupar col·leccions. En aquell moment, el procés dut a terme en l’ASU va ser el primer d’aquest tipus als Estats Units que va constituir un canvi permanent del model tradicional d’adquisició de llibres impresos en llengua anglesa a l’Amèrica del Nord a través d’un pla d’aprovació automàtica, combinat amb “suggeriments” de l’opinió del bibliògraf, a un sistema sense suggeriments en què les monografies acadèmiques es compren tant en format electrònic com imprès com a resultat de comandes directes. Aquest article proporciona una visió general del pla en l’ASU i explica per què es va adoptar aquest model i com s’ha implementat. També fa referència als reptes als quals s’enfronta i el potencial per a futures oportunitats en relació amb les adquisicions dirigides per l’usuari.

2 Definició de les adquisicions dirigides per l’usuari

En el marc d’aquest article, les adquisicions dirigides per l’usuari (PDA) es defineixen de manera general com la participació sistemàtica i directa dels usuaris en el procés de desenvolupament de les col·leccions. Faig servir el terme sistemàtic per la necessitat de remarcar els programes especialment dissenyats en l’àmbit institucional i per distingir aquests programes de les accions molt bàsiques (però també importants) dirigides per l’usuari dels clients individuals de les biblioteques que sol·liciten que un determinat llibre, diari o qualsevol altre element s’afegeixi a una col·lecció. En el sentit més bàsic, les PDA signifiquen un canvi en els conceptes i les pràctiques de desenvolupament de les col·leccions que passen del model “just in case” (per si de cas) a un enfocament “just in time” (just a temps) per als usuaris (Swords, 2011). Alguns termes sinònims de PDA, tot i que no emprats en aquest article, inclouen la compra a la carta (POD, purchase on demand) o el desenvolupament de la col·lecció iniciat per l’usuari. En les universitats dels EUA, els programes de PDA adopten diversos formats. Els de PDA de préstec interbibliotecari ja existeixen des de fa més de vint anys. Amb aquestes PDA, les biblioteques adquireixen productes sol·licitats a través del préstec interbibliotecari en lloc d’agafar-los prestats d’altres biblioteques. Les PDA per a llibres electrònics s’estan desenvolupant ràpidament i, en la majoria de casos, impliquen transmetre llibres electrònics a través del catàleg en línia i adquirir-los quan els fan servir els usuaris. Diverses biblioteques —tant universitàries com públiques— han iniciat programes pilot, o proves de programes de PDA per a llibres electrònics, i algunes institucions han convertit aquests programes de PDA en un element permanent per al desenvolupament de les col·leccions. (Hodges; Preston; Hamilton, 2010; Carrico; Leonard, 2011; Polanka, 2009). Per acabar, els desenvolupaments més recents en la situació de les PDA inclouen l’adquisició de monografies impreses. La biblioteca de l’Arizona State University va ser la primera gran biblioteca de recerca dels Estats Units que va adoptar un programa exhaustiu de PDA per a llibres electrònics i monografies impreses.

3 El cas de l’Arizona State University

L’Arizona State University està situada a Tempe, Arizona, a l’àrea metropolitana de Phoenix, al sud-oest dels Estats Units. Aquesta universitat té quatre seus amb una administració única per a una població de més de 70.000 estudiants a temps complet que segueix augmentant. La biblioteca de l’ASU és membre de l’Association of Research Libraries i té més de 4,5 milions de volums impresos. Les dades de cinc anys de circulació dels volums impresos en els àmbits de les ciències socials, les humanitats i la ciència i tecnologia en la biblioteca de l’ASU van revelar que menys del cinquanta per cent dels llibres del pla aprovat a l’Amèrica del Nord van circular durant aquest període. El 25 % dels llibres havien sortit tan sols un cop, i el 24 % ho havien fet com a mínim dues vegades. Les dades també van revelar que “average time from book receipt in the ASU Libraries to the first checkout was 326 days”. Per tant, va resultar ben difícil poder justificar un pla d’aprovació amb prioritat per a la versió impresa basat exclusivament en el fet que els títols impresos acostumen a estar disponibles noranta dies abans que la versió electrònica (Richardson, 2013). El repte per respondre a les necessitats d’una comunitat d’estudiants tan àmplia i distribuïda en múltiples ubicacions, combinat amb la disminució de la circulació de llibres impresos i la greu crisi econòmica del 2008, va empènyer la biblioteca de l’ASU a explorar vies alternatives als processos de desenvolupament de col·leccions tradicionals.

4 Elaboració d’un nou pla

La tardor del 2009, la biblioteca de l’ASU es va unir a l’Ingram Content Group (anteriorment Coutts) per desenvolupar un nou pla d’adquisicions de llibres en llengua anglesa d’Amèrica del Nord tant en format electrònic com en format imprès. El resultat final va ser un pla que donava prioritat al format electrònic centrat en les adquisicions dirigides per l’usuari. El nou pla estava integrat pels elements següents:

• PDA per a llibres electrònics.
• PDA per a llibres impresos en la qual es transmetrien els registres MARC i els usuaris podrien escollir entre els títols disponibles.
• Pla d’aprovació tradicional per a les editorials universitàries dels EUA.

En l’època en què es va adoptar el pla el 2009, era el programa més gran de PDA per a llibres impresos. Moltes biblioteques van provar iniciatives de PDA amb llibres electrònics i van transmetre programes de PDA de préstec interbibliotecari, però la biblioteca de l’ASU va fer un canvi dràstic des de les pràctiques tradicionals per desenvolupar col·leccions. El nostre pla no era un pla pilot o una prova, sinó més aviat un canvi permanent.

5 Com funciona

Els registres de tots els títols disponibles en el nostre pla d’aprovació (impresos i electrònics) es transmeten a través d’un catàleg en línia o OPAC (catàleg d’accés públic en línia). Els paràmetres (el pla d’aprovació) per transmetre dades s’han establert gràcies a l’ajut de bibliotecaris especialitzats en els temes. Per tant, en certa manera el procés està mitjançat. De moment no s’ha pres cap decisió sobre el temps que determinats llibres que no es compren romandran en l’OPAC. Els registres poden sortir del catàleg si els editors, que són els propietaris dels drets d’autor, decideixen canviar els models o retirar els drets de distribució de l’Ingram. Això afectaria únicament el material transmès i no adquirit. Fins ara, des de l’inici de la transmissió de llibres electrònics el 2009 i de llibres impresos el 2010, el personal de la biblioteca de l’ASU no ha suprimit registres de manera intencionada.

Actualment, la biblioteca té carregats 17.629 registres MARC de llibres electrònics i 12.320 registres MARC de llibres impresos. Atès que el pla dóna prioritat al format electrònic, als llibres impresos se’ls aplica un període de retenció de 90 dies. Això significa que l’Ingram espera 90 dies abans d’enviar els títols impresos acabats de publicar, de manera que si apareix una versió electrònica del mateix llibre durant aquests 90 dies es transfereix el llibre electrònic i no pas l’imprès. Si no es publica cap llibre electrònic durant aquests 90 dies, es tramet el de format imprès. Si un llibre tramès en versió impresa es publica en versió electrònica, el registre del llibre electrònic substitueix el registre del llibre imprès.

6 L’experiència dels usuaris

Figura 1. Exemple de registre de l’OPAC (catàleg en línia) per a un llibre tramès en format imprès

La figura 1 mostra el registre de l’OPAC d’un llibre tramès en versió impresa des del punt de vista de l’usuari final. Cal recalcar que s’indica que el títol estarà disponible en un termini de dues setmanes, mentre que els llibres electrònics acostumen a arribar en un termini d’una setmana, i estem pensant a canviar la redacció de l’OPAC perquè reflecteixi els terminis de lliurament actuals.²

Quan l’usuari fa clic sobre l’enllaç per adquirir el llibre apareix en pantalla la imatge de la figura 2:

Figura 2. Visualització de pantalla d’informació d’identificació de l’usuari per a sol·licitud de PDA de llibre imprès

Cal tenir en compte que en la figura 2 el sistema especifica que l’usuari no ha de pagar res per l’article adquirit. El problema que van tenir els primers usuaris del sistema va ser la manca de claredat sobre qui havia de pagar el llibre adquirit.

A diferència del procés de les PDA per al material imprès, la selecció de llibres electrònics és transparent per a l’usuari. Un cop ha fet clic sobre el títol, el llibre està disponible per visualitzar-lo. El sistema pot gestionar diverses plataformes, però la plataforma per a llibres electrònics que prefereix l’Ingram és MyiLibrary.

7 Informació de l’usuari

Malgrat que encara no hem fet cap estudi sistemàtic sobre el nostre programa de PDA, tenim dades inicials, compilades el 2011, relatives a la base d’usuaris de PDA per a llibres impresos.
Les dades inicials sobre els nostres usuaris del programa de PDA per a llibres impresos són les següents:

• 45 % de la facultat
• 40 % d’estudiants de postgrau
• 15 % d’estudiants de grau

Aquests números suggereixen que els estudiants de grau no volen o no poden esperar que arribin els llibres impresos. No tenim dades sobre els percentatges dels usuaris per als llibres electrònics.

La distribució de temes per a les adquisicions mitjançant el programa de PDA no és gaire sorprenent. En el cas dels llibres impresos dominen les ciències socials i les humanitats, mentre que per als llibres electrònics les humanitats i les belles arts van darrere de les ciències i les STEM (ciències, tecnologia, enginyeria i matemàtiques). El desglossament detallat per temes per al 2011 és el següent:

Llibres impresos per disciplina:

• 54 % ciències socials (incloent-hi la història)
• 24 % humanitats i belles arts
• 22 % STEM

Llibres electrònics adquirits

• 43 % ciències socials (incloent-hi la història)
• 40 % STEM
• 17 % humanitats i belles arts

8 Enviaments

Quan va començar el programa de PDA no es podia predir quin seria el nivell real d’enviaments de llibres. Com a precaució, se’n va reservar una quantitat determinada. També tenim la seguretat suplementària de poder “desconnectar” l’adquisició dels usuaris en qualsevol moment de l’any per controlar la despesa, però fins ara no ha calgut fer-ho. Per a l’any fiscal 2012 (de l’1 de juliol del 2011 al 30 de juny del 2012), la biblioteca de l’ASU va gastar 152.000 dòlars en el programa de PDA per a llibres electrònics i aproximadament 100.000 dòlars en el pla d’aprovació de l’editorial universitària. Encara és massa aviat per afirmar si aquestes xifres representen una tendència, atès que les xifres per a l’any 2013 encara no estan disponibles.

9 Reptes i solucions

Qualsevol programa nou que signifiqui la ruptura amb pràctiques de llarga durada ha de fer front a alguns reptes, i la posada en pràctica de les PDA a la biblioteca de l’ASU no en va ser l’excepció. El personal del servei tècnic de la biblioteca de l’ASU va haver de suportar la càrrega de la posada en pràctica del programa de PDA. La part de llibres electrònics del pla es va adoptar amb poques dificultats. El programa de PDA per a llibres impresos va ser més llarg i no es va dur a la pràctica totalment fins al mes d’agost del 2010 a causa dels programes específics necessaris tant per a la biblioteca de l’ASU com per a l’Ingram. Els reptes i les solucions des del punt de vista dels serveis tècnics serien un tema excel·lent per a un article futur. Aquí cal recalcar els reptes als quals van haver de fer front els bibliotecaris especialitzats per temes de l’ASU.

9.1 Bibliotecaris especialitzats per temes

Els bibliotecaris de l’ASU especialitzats per temes són responsables de les instruccions sobre les col·leccions, referències i tècniques de recerca per als seus àmbits de competència. La reacció dels bibliotecaris al pla de PDA va ser mixta, tot i que reservada seria una paraula més adient. D’una banda, tots els bibliotecaris eren molt conscients del context en el qual es duia a terme el programa —un nombre cada cop més gran d’estudiants matriculats en diverses seus, retallada del pressupost per a material i llibres, davallada del préstec de llibres impresos— i, per tant, entenien la necessitat d’un canvi sistemàtic en les pràctiques de desenvolupament de la col·lecció. De l’altra, aquest nou programa significava un gran canvi respecte dels processos de desenvolupament de les col·leccions tradicional dels nostres bibliotecaris. El procés de rebre “suggeriments” totes les setmanes i d’afegir materials a la col·lecció a partir de la revisió d’aquests suggeriments, a més d’un pla d’aprovació periòdic, va deixar d’existir. Alguns bibliotecaris estaven preocupats perquè no sabien si podríem crear una col·lecció prou àmplia per a una universitat de recerca capdavantera. D’altres es demanaven si els bibliotecaris podrien tenir una incidència més gran sobre el procés.

Moltes de les preocupacions dels bibliotecaris especialitzats per temes es van resoldre de dues maneres. En primer lloc, es va implicar moltíssim els bibliotecaris en la creació del pla d’aprovació per determinar quins registres es transmetrien en l’OPAC, talment com abans establien els paràmetres dels plans d’aprovació tradicionals. Fent-ho així, els bibliotecaris conserven el paper de mediació per a la classificació, la qual cosa mitiga la por d’alguns que el nou mètode de desenvolupament de les col·leccions es faci de qualsevol manera. En segon lloc, a petició dels mateixos bibliotecaris, al principi vam seguir amb el pla d’aprovació per als llibres impresos tradicional per a les editorials universitàries per adaptar-lo a un perfil d’aprovació més ampli. Tot i que ja no treballem amb suggeriments, sabíem que continuarien arribant les publicacions impreses dels principals editors universitaris dels EUA.

A més d’implicar els bibliotecaris especialitzats per temes en el procés de creació del pla d’aprovació de transmissió, continuem amb les comandes en ferm. Aquestes comandes són adquisicions de material per a la biblioteca fetes per bibliotecaris especialitzats per temes dutes a terme fora dels plans d’aprovació. La majoria de vegades, tot i que no sempre, les comandes en ferm provenen de peticions específiques d’alguns membres de la facultat. Tanmateix, el sistema de comandes en ferm també ha canviat com a resultat de la nostra nova preferència pel sistema electrònic de PDA per desenvolupar les col·leccions. En el passat, la majoria de bibliotecaris especialitzats per temes rebia una assignació anual per a les adquisicions dins dels seus àmbits de  coneixement (que normalment es definien segons el número de classificació de la biblioteca). Aquest sistema va perdre la utilitat a mesura que es van ampliar els estudis interdisciplinaris a l’ASU, la qual cosa va provocar que l’assignació de fons fos força arbitrària. Juntament amb el canvi a les PDA per a llibres impresos i electrònics en llengua anglesa (el pla d’aprovació nord-americà), els fons per a les comandes en ferm van deixar de dividir-se entre bibliotecaris. Ara tenim un fons general per a comandes en ferm que funciona bé. Malgrat tot, continua existint la possibilitat que uns quants bibliotecaris se saltin les pràctiques de compra i gastin més fons que no pas uns altres, i això podria acabar esdevenint un problema.

Fins ara m’he centrat exclusivament en les col·leccions en llengua anglesa. Com a universitat de recerca capdavantera, l’ASU també necessita que s’adquireixi material internacional en tota una sèrie de llengües. En general, un equip d’especialistes de l’Àrea d’Estudis compra i gestiona el material en llengües estrangeres a l’ASU. Aquestes adquisicions continuen fent-se fora del pla de PDA amb la col·laboració de venedors internacionals. Els especialistes d’aquesta àrea, a diferència d’altres bibliotecaris especialitzats per temes, segueixen conservant els seus pressupostos individuals i els plans d’aprovació específics amb venedors d’arreu del món. Com a especialista de l’Area for Latin American and Iberian Studies, ha contactat amb mi almenys un venedor interessat a subministrar-nos llibres electrònics per a la nostra biblioteca amb la possibilitat de crear un pla d’adquisicions dirigit per l’usuari. Per ara, aquest pla encara és molt lluny de concretar-se. Si els programes de PDA per a material en llengües estrangeres esdevenen una realitat, puc predir que es limitarà durant força temps als llibres electrònics. Fins avui, fins i tot les adquisicions de llibres electrònics (comandes en ferm o plans d’aprovació) per a material en llengua no anglesa als Estats Units són limitades, però estan augmentant.

9.2 Facultat universitària

Fins ara m’he centrat en l’impacte del programa de PDA sobre la biblioteca de l’ASU alhora que he donat informació general sobre la nostra base d’usuaris. Però, què passa amb els membres de la facultat que fan servir la biblioteca com a accés al material acadèmic? Abans les facultats no es preocupaven tant pel canvi al programa de PDA com per l’adopció d’un pla que donava prioritat al llibre electrònic. Això últim va provocar sentiments oposats, sobretot entre els professors d’humanitats. Els membres de la facultat entenen el context en el qual es fan aquests canvis i, en general, hi donen suport. És important remarcar que no vam anunciar el nostre programa per endavant; igual que els nostres usuaris, ens hi vam llençar de cap. Per això, la nostra capacitat per veure la imatge general des de la perspectiva dels usuaris ha estat limitada i l’avaluació general s’ha de fer en el futur.

10 Evolució recent

10.1 Incorporació de les editorials universitàries

Tal com he comentat abans, el pla de PDA original tenia com a objectiu conservar un pla d’aprovació tradicional per a llibres impresos de l’editorial universitària. Més o menys un any després de la posada en pràctica dels dos registres de transmissió per a llibres impresos i electrònics, els bibliotecaris especialitzats per temes es van sentir prou còmodes amb el sistema i els seus paràmetres com per deixar el pla d’aprovació tradicional i transmetre els registres de l’editorial universitària a través del catàleg en línia, de la mateixa manera que es transmeten altres llibres impresos. Tal com passa amb altres recursos, els títols de l’editorial universitària que no apareixen en el catàleg es poden sol·licitar a través d’una comanda en ferm feta per un bibliotecari especialitzat en el tema.

10.2 AULC. Un consorci de PDA

Després de l’èxit de la iniciativa d’adquisicions dirigides per l’usuari de l’ASU, les biblioteques van ampliar la part de llibres electrònics (però no pas dels impresos) del pla per incloure als nostres socis de l’Arizona University Libraries Consortium (AULC). Les institucions de l’AULC inclouen l’ASU, la University of Arizona i la Northern Arizona University, les tres universitats públiques gestionades per l’Arizona Board of Regents (ABOR). L’AULC col·lectivament serveix a l’equivalent de més de 128.000 estudiants a temps complet des del 2013. Les primeres dades demostren que els llibres electrònics disponibles a través del consorci es compren a un preu molt més baix que si una única universitat ABOR els comprés fora de l’acord AULC (Richardson, 2013). Els programes de PDA basats en el consorci seran probablement la nova tendència que seguiran totes les biblioteques, grans i petites.

11 Conclusió

La biblioteca de l’ASU és una de les moltes biblioteques de recerca que es passa a les adquisicions dirigides per l’usuari. Com a primera universitat estatunidenca que posa en pràctica una iniciativa de PDA àmplia per a llibres electrònics i impresos, podem representar un model per a la resta i ens alegra poder compartir les nostres experiències amb companys i amb altres institucions. Si continuem amb aquesta nova manera de construir col·leccions, hi ha alguns temes que encara estan per resoldre. S’està duent a terme una avaluació que haurà de continuar, tant des del punt de vista dels processos interns de la biblioteca com des del punt de vista extern dels usuaris. Encara resten per respondre àmpliament algunes preguntes; les principals —si el model “just in case” per desenvolupar col·leccions ja està totalment superat— són: quines seran les conseqüències principals per a les biblioteques de recerca acadèmica en el futur? Quines repercussions tindrà aquest canvi sobre les tasques dels bibliotecaris especialitzats per temes i els bibliògrafs? Fins a quin punt haurem de canviar el tipus de formació d’aquests especialistes? Les dades inicials suggereixen que darrerament les biblioteques estalvien diners mitjançant l’adopció dels programes de PDA com a substituts dels plans d’aprovació automatitzats tradicionals. Si es té en compte aquest fet, què passa amb tot el que s’estalvia? S’absorbiran aquests dòlars simplement per resoldre els problemes de liquiditat de les universitats, o potser es podran destinar a altres programes de la biblioteca, com ara col·leccions especials, si les biblioteques poden demostrar l’existència d’aquestes possibilitats exclusives? És important que aquestes qüestions, i d’altres, es tinguin en compte quan les biblioteques estudiïn els avantatges i els reptes de treballar amb un programa de desenvolupament de col·leccions dirigit per l’usuari.

Bibliografia

Carrico, Steven; Leonard, Michelle (2011). “Patron-driven acquisitions and collection building initiatives at UF”. Florida Libraries (Spring, 2011), p. 14-17.

Hodges, Dracine; Preston, Cyndi; Hamilton, Marsha J. (2010). “Patron-initiated collection development: progress of a paradigm shift”. Collection Management, vol. 35, no. 3, p. 211-218.

Polanka, Sue (2009). “Patron-driven scquisition”. Booklist (January 1, 2009), p. 121.

Richardson, Jeanne (2013). “The Arizona Universities Library Consortium patron-driven e-book model”. Insights: the UKSG journal, vol. 26, no. 1 (March 2013), p. 66-69.

Swords, David A. (ed.) (2011). Patron-driven acquisitions: history and best practices. Boston: De Gruyter Saur.

Data recepció: 7/05/2013. Data acceptació: 22/05/2013.

Notes

¹ Aquest document és una adaptació d’una presentació que vaig fer en la reunió anual del SALAM (Seminar on the Acquisition of Latin American Library Materials) a Filadèlfia al 2011. Vull donar les gràcies a Joe Buenker, Angela Crall i Ralph Gabbard pels seus comentaris sobre les versions anteriors, i a Marcia Anderson, Jeanne Richardson i Ginny Sylvester per la informació crucial sobre el programa de PDA per a la biblioteca de l’ASU.

² Aproximadament el 65 % dels títols impresos es demanen a través d’Amazon.com, no pas de l’Ingram, perquè aquest últim no els té disponibles en estoc. Aquestes comandes a Amazon acostumen a arribar al cap de dos o tres dies. Les comandes a través de l’Ingram solen trigar quatre dies i estan a punt per al préstec al cap de cinc o sis. Un nombre molt reduït de llibres s’ha de demanar directament a l’editorial o no estan disponibles en estoc a Amazon i, per tant, triguen més a arribar.