David Alonso Leija Román
Profesor investigador de la Facultad de Arquitectura, Diseño y Urbanismo
Universidad Autónoma de Tamaulipas, México
dleija@uat.edu.mx
Resumen
Objetivos: este artículo identifica modelos y metodologías para desarrollar políticas de preservación digital, especialmente en la descripción de la intención, el compromiso y la responsabilidad de una organización en el redactado de la política.
Metodología: se tipifican métodos para desarrollar políticas de preservación digital y modelos con apartados descriptivos para redactar políticas de preservación digital. A continuación, se identifican y concretan coincidencias funcionales en metodologías para desarrollar políticas de preservación digital. Por último, se analiza un cuadro comparativo de modelos con apartados descriptivos para considerar elementos clave para redactar una política de preservación digital.
Resultados: los modelos descriptivos y los métodos de desarrollo de políticas de preservación digital dan prioridad al redactado de apartados de ámbito declarativo que describen la importancia de la preservación digital desde su ámbito de alcance y objetivos funcionales, los materiales que cubre, los responsables y las autoridades que respaldan las acciones; esto, con el fin de consolidar un pronunciamiento formal de intención, compromiso y responsabilidad como sección introductoria y clave en la política de preservación digital.
Resum
Objectius: aquest article identifica models i metodologies per desenvolupar polítiques de preservació digital, especialment en la descripció de la intenció, el compromís i la responsabilitat d'una organització que es fa en la redacció d'aquesta política.
Metodologia: es tipifiquen mètodes per desenvolupar polítiques de preservació digital i models amb apartats descriptius per redactar polítiques de preservació digital. A continuació, s'identifiquen i es concreten coincidències funcionals en metodologies per desenvolupar polítiques de preservació digital. Per acabar, s'analitza un quadre comparatiu de models amb apartats descriptius per tal de considerar elements clau per redactar una política de preservació digital.
Resultats: els models descriptius i els mètodes de desenvolupament de polítiques de preservació digital donen prioritat a la redacció d'apartats d'àmbit declaratiu que descriuen la importància de la preservació digital des de l'àmbit que comprèn i els objectius funcionals que té, els materials que cobreix, els responsables i les autoritats que donen suport a les accions; això, a fi de consolidar un pronunciament formal d'intenció, compromís i responsabilitat com a secció introductòria i clau en la política de preservació digital.
Abstract
Aims: This article identifies models and methodologies for developing digital preservation policies, especially in describing an organization's intent, commitment and responsibility in writing the policy.
Methods: Methods for developing digital preservation policies and models with descriptive sections for drafting digital preservation policies are characterized. Next, functional commonalities in methodologies for developing digital preservation policies are identified and specified. Finally, a comparative table of models with descriptive sections is analyzed to consider the key elements for drafting a digital preservation policy.
Results: The descriptive models and methods for developing digital preservation policies give priority to the drafting of declarative sections that describe the importance of digital preservation in terms of its scope and functional objectives, the materials it covers, the people responsible and authorities that support the actions. The aim is to consolidate a formal statement of intent, commitment and responsibility as a key introductory section in the digital preservation policy.
1 Introducción
La política de preservación digital (PD) puede ser interpretada desde un orden declarativo o prescriptivo, ya que busca neutralizar acciones y estrategias en las que intervienen recursos humanos, tecnológicos y financieros para garantizar que información y contenido digital se mantengan accesibles a lo largo del tiempo. La combinación de durabilidad en soportes de almacenamiento de información y la proliferación de formatos digitales hasta el siglo xxi sugieren un marco de incertidumbre ante una extensa gama de especies digitales emergentes de materiales, documentos y datos, que, de acuerdo con el informe The Global List of Digitally Endangered Species 2021, setenta tipos de materiales entre soportes y objetos digitales están considerados en peligro de pérdida, principalmente los objetos digitales de tipo audiovisual, los registros documentales de gobiernos locales, los documentos de datos con resultados de investigación con financiamiento de gobierno, los archivos digitales familiares y los soportes de almacenamiento portátil de última generación (Digital Preservation Coalition, 2021).
Un requisito de la preservación digital es la alteración, que exige transformar y modificar objetos digitales para mantenerlos fuera de la obsolescencia, accesibles y con integridad digital a largo plazo (Llueca; Pérez-Villalba, 2013). Los principales riesgos que enfrentan los contenidos y la información digital en su tratamiento son la obsolescencia, la corrupción espontánea (bit rot), los errores humanos, los desastres naturales, la falta de contexto (metadatos), los ataques informáticos y la sostenibilidad económica. De acuerdo con Keefer y Gallart (2007), la actuación reactiva de la preservación digital atiende emergencias en necesidades correctivas con un alto índice de pérdida. Las políticas de actuación aminoran riesgos en la información digital.
2 La preservación digital como actividad formal y política
De acuerdo con Hirtle (2008), la preservación digital opera como actividad formal desde 1994 con su aplicación a recursos nacidos digitalmente dentro de la Commission on Preservation and Access (CPA) y el Research Libraries Group (RLG) del National Digital Information Infrastructure and Preservation Program (NDIIP) de la Library of Congress de Estados Unidos.
Maemura, Moles y Becker (2017) establecen el desarrollo formal de la preservación digital en tres momentos fundamentales que se inician con la publicación del informe Trust Digital Repositories de 2002, la norma ISO 14721:2003 (OAIS), los Ten Principles del Center for Research Libraries de 2007, la ISO 14721:2012 (OAIS) y la ISO 16919:2014 que definen parámetros de atributos, responsabilidades y estándares para la administración de archivos digitales. El segundo momento corresponde a la creación de marcos de certificación en preservación digital como NESTOR Catalogue of Criteria de 2006, Trustworthy Repositories Audit and Checklist en 2008, Data Seal of Approval de 2010, la norma DIN:31644 en 2011, la ISO 16363 de 2012 y el NESTOR Seal en 2013. El tercero corresponde a los marcos de planificación y mejora como Kenney and McGovern Five Stages de 2003, CTG Planning Tool Kit en 2005, DRAMBORA (Digital Repository Audit Method Based On Risk Assessment) en 2007, JISC AIDA Tool Kit de 2008, SHAMAN en 2011, Dollar & Ashley DPCMM (Digital Preservation Capability Maturity Model) de 2012, NDSA Levels of Digital Preservation de 2013, Scoremodel en 2014, NSLA Maturity Matrix de 2014, Brown Levels en 2014 e E-ARK de 2015.
La Preservation & Reformatting Section de la Association for Library Collections & Technical Services (ALCTS) define la preservación digital como la combinación de políticas, estrategias y acciones que aseguran la integridad y el acceso a los contenidos reformateados o nacidos digitalmente a lo largo del tiempo. Esta consideración prioriza las políticas como un elemento fundamental que declarara el compromiso de una organización para preservar su contenido e información digital especificando formatos de archivos de preservación, niveles de conservación y la garantía del uso de estándares de acuerdo con las mejores prácticas de la administración responsable de la información digital (American Library Association, 2008).
La política de preservación digital es un documento que establece un conjunto de reglas y principios generales para guiar la gestión y la implementación de programas para preservar y administrar documentos digitales de archivo, con lo que se asegura principalmente la fiabilidad, autenticidad y accesibilidad de estos en el espacio y a lo largo del tiempo para respaldar sus operaciones y la toma de decisiones (InterPARES / International Council on Archives, 2012). Térmens (2013) considera que la preservación digital debe ser unificada y a la vez diferenciada de temas como la conservación y la seguridad informática, ya que esta última supone la integración de políticas para el análisis, la detección y la prevención de posibles riesgos de tipo informático, que dan paso a los procedimientos de control y análisis para detectar accesos a los sistemas, así como de la fiabilidad del software y del hardware.
2.1 Política y procedimiento de preservación digital
En la práctica, la política y el procedimiento de preservación digital actúan de forma distinta y complementaria (figura 1). La política describe y declara argumentos generales de importancia. El procedimiento se refiere a prescripciones específicas que se ejecutarán como estrategia. Las cuestiones de quién y dónde prescriben o declaran a responsables o lugares de aplicación.
Figura 1. Aspectos de cuestión entre políticas y procedimientos de preservación digital
Fuente: Elaboración propia
2.2 Métodos para desarrollar políticas de preservación digital
El desarrollo de una política de preservación digital es cíclico. Los métodos definen actividades preliminares de fundamentación y búsqueda de necesidades de preservación digital en una organización para contextualizar la información que requiere en una política de preservación digital.
2.2.1 Método de Sharon McMeekin y la Digital Preservation Coalition
Este método presenta ocho apartados figura 2), que empiezan con "establecimiento de un propósito", para describir objetivos de importancia de la preservación digital, intenciones de logro, beneficios y utilidad. El segundo apartado, denominado "investigación", sopesa el estado actual de la organización internamente sobre la disposición de patrimonio digital, antecedentes, necesidades, infraestructura, etc.; externamente, fundamentar estrategias, estándares y experiencias de otras organizaciones ante la preservación digital. El tercer apartado, "identificación de elementos", contrasta necesidades de la institución con información indispensable. El cuarto apartado, "desarrollo de una estructura", define el índice de secciones y apartados que se describirán. El quinto apartado, "desarrollo del contenido", propone redactar un borrador. El apartado sexto, "revisión de partes interesadas", sugiere obtener opiniones y correcciones. Los apartados séptimo y octavo requieren la "obtención de aprobación" y definir "revisiones regulares" para su control y actualización.
Figura 2. Método para desarrollar la política de preservación digital de Sharon McMeekin y la Digital Preservation Coalition
Fuente: Elaboración propia basada en McMeekin (2015).´
2.2.2 Método de Whyte y la Digital Preservation Unit de la University of Toronto (DPU-UT)
El diagrama de este método (figura 3) propone ciclos de apartados como "inventario", para validar contenidos, documentos e infraestructura disponible. La "investigación" propone, de forma interna y externa, fundamentar aspectos tecnológicos, sociales y metodológicos del plan de preservación digital. Un tercer apartado propone "observar" políticas existentes, marcos y herramientas para identificar cómo expresar necesidades. El apartado "borrador" invita a redactar páginas para solicitar la opinión a los colegas. El apartado "involucrados" describe a todo a quien afecte y afectará la política.
Figura 3. Método para desarrollar la política de preservación digital de Whyte y la Digital Preservation Unit de la University of Toronto (DPU-UT) (2016)
Fuente: Elaboración propia
2.2.3 Método de InterPARES / International Council on Archives (ICA)
El método (figura 4) propone empezar con el "análisis contextual" del estado de la cuestión de la institución, acervos, involucrados, obligaciones legales y normas de gestión de documentos de archivo. El segundo apartado, "requisitos de la política", describe las necesidades de la organización como infraestructura humana y tecnológica, administrativa y normativa, para declarar actividades necesarias para la preservación digital. El tercer apartado, "definir elementos de la política", esclarece un índice para describir el compromiso de la institución ante la preservación digital. El cuarto apartado, "borrador de la política", pide redactar una propuesta. El apartado quinto, "verificar con gestores", obtiene una revisión de expertos sobre el cumplimiento de los requisitos. El apartado sexto, "someter a aprobación", determina la dictaminación para su aprobación.
Figura 4. Método para desarrollar la política de preservación digital de InterPARES / International Council on Archives (ICA) (2012)
2.3 Coincidencias en los métodos para desarrollar políticas de preservación digital
Los apartados "investigación" y "análisis contextual" coinciden como actividades para identificar de forma interna y externa las disposiciones que hay que priorizar en una organización (figura 5). El apartado "establecimiento de un propósito" no tiene coincidencias, pero es requerido como enunciado principal en una política de preservación digital. Los elementos "observación", "identificación" e "inventario" presentan un acuerdo en realizar un análisis de necesidades para definir acciones y estrategias compatibles. La actividad de "definición de elementos", "borrador" y "desarrollo de estructura y contenido" coincide en la escritura preliminar. Los apartados "revisión de partes interesadas", "involucrados" y "verificación con gestores" coinciden en la inclusión para la mejora. El apartado "aprobación" coincide como actividad de cierre.
Figura 5. Nube de apartados en coincidencia de métodos para desarrollar la política de preservación digital
Fuente: Elaboración propia
2.4 Modelos de estructura y apartados para describir políticas de preservación digital
Los modelos proponen secciones y apartados genéricos para su descripción de acuerdo con las necesidades de preservación digital de una organización.
2.4.1 Modelo de InterPARES / Consejo Internacional de Archivos (ICA)
Apartado | Descripción |
|---|---|
| 1. Propósitos u objetivos | Este apartado alinea metas y objetivos de preservación digital con los de la organización. |
| 2. Alcance | Indica qué objetos digitales están cubiertos en la política y qué personas o departamentos alcanza. |
| 3. Mandato | Indica el órgano de autoridad que emite la política y cómo esta respalda las necesidades del departamento o la organización. |
| 4. Declaración de política | Describe la responsabilidad de los creadores de archivos como confiables, auténticos y precisos. |
| 5. Roles y responsabilidades | Describe la responsabilidad de la estructura organizativa y las partes interesadas. |
| 6. Definiciones | Glosario de términos utilizados. |
| 7. Fuentes relacionadas | Adhesión a legislación nacional o regional, estándares y las mejores prácticas. |
| 8. Control de versiones | Describe el número de versión de política, vigencia y fecha de reemplazo. |
| 9. Revisión de la política | Declara la revisión por el más alto nivel de gestión. |
Tabla 1. Modelo de política de preservación digital de InterPARES / International Council on Archives (ICA)
Fuente: Elaboración propia basada en InterPARES / International Council on Archives (ICA) (2012).
2.4.2 Modelo de Beagrie y el Joint Information Systems Committee (JISC)
| Apartado | Descripción |
|---|---|
| Cláusulas generales | |
| 1. Declaración de principios | Necesidades de la organización y beneficios. |
| 2. Enlaces contextuales | Integración y relación de la organización con otras políticas. |
| 3. Objetivos de preservación | ¿Cuáles serán los objetivos y cómo se operarán? |
| 4. Identificación de contenido | Alcance general en términos de contenido y colecciones. |
| 5. Responsabilidad procesal | Identificar responsabilidades de alto nivel y obligaciones importantes que enfrentar. |
| 6. Orientación e implementación | Identificar recursos. Guías y procedimientos para implementar. |
| 7. Glosario | Lista de definiciones. |
| 8. Control de versiones | Historia de la versión como fecha, duración y revisión. |
| Cláusulas de implementación | |
| 1. Responsabilidad financiera y de personal | Responsables dentro o fuera de la organización. |
| 2. Propiedad intelectual | Derechos de autor y abordaje de la institución. |
| 3. Servicios distribuidos | Conveniencia o rentabilidad en subcontratar actividades de preservación digital. |
| 4. Cumplimiento de normas | Estándares comprometidos en el archivo. |
| 5. Revisión y certificación | Frecuencia de revisión de la política. |
| 6. Auditoría y gestión de riesgos | Reconocimiento y confirmación de riesgos. |
| 7. Grupos de interés | Involucrados en la implementación. |
| 8. Estrategias de preservación | Tabla de estrategias de implementación técnica. |
Tabla 2. Modelo de política de preservación digital de Beagrie y el Joint Information Systems Committee (JISC)
Fuente: Beagrie y otros (2008)
2.4.3 Modelo de Scalable Preservation Environments (SCAPE)
| Apartado | Descripción |
|---|---|
| 1. Autenticidad | Prevención de alteraciones inadvertidas para garantizar autenticidad institucional. |
| 2. Preservación de bit | Asegurar la integridad y la legibilidad de la serie de bits con repositorios, copias, identificadores persistentes, checksum. |
| 3. Preservación funcional | Garantizar el acceso continuo con estrategias de formato y obsolescencia en bits comprensibles y utilizables. |
| 4. Objetos digitales | Cuántas versiones serán mantenidas, disponibilidad, eliminación, formatos que se preservarán, propiedades esenciales (metadatos, contenido, estructura…). |
| 5. Metadatos | Esquemas y elementos que describen un objeto digital ante su administración, preservación y búsqueda. |
| 6. Derechos | Legislación nacional para aplicar y medidas para preservar los derechos de propiedad del autor o creador. |
| 7. Normas | Declarar adhesión a principios, estándares y modelos de referencia. |
| 8. Acceso | Cómo dar accesibilidad y usabilidad a lo largo del tiempo, derechos de acceso, necesidades de usuarios, herramientas de búsqueda y recuperación. |
| 9. Organización | Definición de necesidades y papeles de personal dedicado como cultura organizacional. |
| 10. Auditoría y certificación | Intención de certificación futura con estándares de confianza. |
Tabla 3. Modelo de política de preservación digital de Scalable Preservation Environments (SCAPE)
Fuente: Elaboración propia basada en Sierman y otros (2014)
2.4.4 Modelo del North American Serials Interest Group (NASIG)
| Apartado | Descripción |
|---|---|
| 1. Introducción | Define el compromiso, fecha de inicio de la política, descripción de la organización, recursos digitales cubiertos y unidad institucional responsable de la política. |
| 2. Alcance | Define lo que se preserva, lo que no se preserva y criterios de selección, distinguiendo la cobertura de materiales y niveles de acceso. |
| 3. Estrategias | Describe procedimientos, herramientas y técnicas utilizadas de integridad, métodos de monitoreo, almacenamiento, seguridad, recuperación, acceso y gestión. |
| 4. Principios | Se confirma el cumplimiento de estándares como OAIS, NDSA o METS/PREMIS desde el compromiso organizacional, alineación con otras políticas y valores de preservación. |
| 5. Roles y responsabilidades | Quién, quiénes, y a qué nivel están involucrados, y a cargo de las responsabilidades de gestión, monetarias, de personal y de recursos de preservación. |
| 6. Marco administrativo y ciclo de revisión | Fecha de aprobación de documento y responsable. Frecuencia de revisión y actualización. |
| 7. Colaboración | Declaración de compromiso de cooperación o colaboración dentro de la organización o con organizaciones similares. |
| 8. Documentos relacionados | Documentación institucional relacionada con la política de preservación digital, como: plan de desastres, la política de gestión de registros, la política de desarrollo de colecciones, la política de datos confidenciales y otras políticas institucionales. |
| 9. Glosario | Glosario que proporciona explicaciones concisas de conceptos clave y definiciones de términos utilizados por la organización a lo largo de la política. |
Tabla 4. Modelo de política de preservación digital del North American Serials Interest Group (NASIG)
Fuente: Elaboración propia basada en North American Serials Interest Group Digital Preservation Committee (2022).
2.5 Contraste de modelos de estructuras y secciones descriptivas de políticas de preservación digital
| MODELO | Fortalezas | Oportunidades | Debilidades | Amenazas |
|---|---|---|---|---|
| InterPARES / ICA (2012) | El modelo presenta una alta función descriptiva y declarativa en 8 de los 9 apartados. Destaca "propósitos u objetivos", que es indispensable para presentar intenciones de pretensión en la política. Dispone de un documento narrativo para su desarrollo paso a paso con ejemplos. | Proviene del mundo de la archivística internacional y cuenta con documentación muy detallada en inglés, español y otros idiomas. El modelo puede complementarse en apartados generados en su desarrollo | La orientación de sus apartados podría ser muy genérica descriptivamente si no se especializa su orientación. No prevé el apartado de principios especializados en preservación digital como estándares, directrices y acciones técnicas que considerar. | La sección "roles y responsabilidades" puede requerir de descripciones prescriptivas sobre responsables y procedimientos externos de preservación que considerarse para su descripción amplia y detallada. |
| Beagrie / JISC (2008) | Es un modelo que prevé una función descriptiva y declarativa en 12 de los 16 apartados. Es un modelo muy completo que considera el lenguaje especializado, donde destaca el apartado "declaración de principios", que fundamenta su especialidad. | La división de cláusulas generales y cláusulas de implementación permite visualizar y explicar ámbitos declarativos y prescriptivos. Es un modelo de alta competencia desarrollado por especialistas. | Al ser desarrollado por una consultora, algunos apartados son de prescripción tecnológica, lo que podría afectar al estado declarativo y neutral de la política. El modelo no prevé un apartado preliminar de presentación. | Los apartados "grupos de interés", "estrategias de preservación", "servicios distribuidos" y "orientación e implementación" sugieren prescribir procedimientos técnicos y la externalización de servicios. |
| SCAPE (2014) | Este es un modelo concreto de orientación técnica y especializado en describir la declaración del tratamiento de la preservación digital con lenguaje profesional. La mayoría de los apartados describen estrategias y acciones con lenguaje técnico de preservación digital profesional. | Elementos como "autenticidad", "la preservación de bits", "la preservación funcional" y "metadatos" pueden complementar las políticas de preservación digital con un alto nivel funcional. | No considera apartados de presentación de propósitos, objetivos o intenciones, los cuales deben ser considerados en una política declarativa. Considera una función declarativa en 4 de sus 10 apartados. | La alta tecnicidad y descripciones que requiere puede convertirlo más que en una política en un documento de procedimientos o plan de acción por su baja función declarativa. |
| NASIG (2022) | Es un modelo muy completo con una alta función descriptiva y declarativa en 8 de los 9 apartados. Cuenta con subapartados que potencian la mayoría de sus descripciones técnicamente. Los primeros 4 apartados se enfocan en explicar los compromisos y la importancia de la preservación digital. | El documento integral del modelo incluye ejemplos textuales de cómo enunciar párrafos. Menciona qué estándares, directrices y otros elementos especializados deben incluirse en apartados específicos. | La estructura general y simplificada de algunos de sus apartados, si no se presta atención a la documentación, podría correr el riesgo de describirse de forma genérica y no considerar las necesidades de especialización requerida en actividades de preservación digital. | El apartado "estrategias" requiere explicar procedimientos, herramientas y técnicas que utilizar; lo que podría orientar el peso del modelo a un ámbito prescriptivo si no es descrito de forma declarativa. |
Tabla 5. Matriz comparativa de modelos de estructura y apartados para describir políticas de preservación digital
Fuente: Elaboración propia.
El contraste de modelos nos deja ver que en su mayoría mantienen un alto peso descriptivo y declarativo al incluir apartados de tipo introductorio como el alcance pretendido, los objetivos por lograr, las funciones propuestas, materiales por cubrir, responsables y las autoridades que respaldan las acciones. Es importante reiterar que estos apartados iniciales que definen la declaración de importancia, las intenciones y la explicación formal de por qué una organización debe realizar actividades de preservación digital son indispensables como carta de presentación y promesa de lo que se pretende conseguir en este ámbito.
En la práctica, algunos ejemplos de políticas de preservación digital redactadas de acuerdo con los métodos y modelos en referencia son Instituto de Investigaciones Históricas de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), Universidad Estadual Paulista (UNESP) de Brasil, Inter-university Consortium for Political and Social Research (ICPSR) de la University of Michigan, Columbia University Libraries (CUL), Banco Central del Uruguay e Indiana University Bloomington.
3 Conclusiones
Los modelos y métodos de políticas de preservación digital muestran opciones productivas para la redacción de documentos formales que describan de forma fundamentada la importancia de implementar actividades de preservación digital con acciones, estándares, directrices y buenas prácticas existentes.
El método de desarrollo ofrece la oportunidad de crear políticas de preservación digital desde cero —las cuales vienen bien para equipos o departamentos con recursos de tiempo disponibles—, ya que requieren de actividades de investigación, autoformación, inventariado y gestión de recursos para poder contrastar fielmente sus pretensiones de alcance en preservación digital con las necesidades reales de la organización, donde el producto final será una política que declarará fielmente su prudencia del "ser". Por su parte, el modelo descriptivo ofrece estructuras de apartados que facilitan el enfoque de lo que "debe" describirse y cubrir en una política de preservación digital en lo relativo a conceptos clave en los apartados. El uso y la descripción de conceptos clave como normas, estrategias, acciones, principios, integridad, autenticidad, metadatos, etc., requieren de un conocimiento básico de conceptos disciplinares de preservación digital, archivística y biblioteconomía para poder ser interpretados y descritos en la declaración de política de forma puntual. En ambos casos, la política de preservación digital debe ser realizada a modo de mesa redonda colaborativa, donde integrantes y representantes de la organización fundamenten la teoría con la práctica realizada internamente, con el fin de dar coherencia a su descripción de compromiso y discreción a sus alcances operativos.
De acuerdo con lo observado en los métodos y modelos, el diseño de la política podría considerar tres secciones con elementos clave descriptivos. En la primera sección introductoria, se redactan pretensiones, objetivos, alcances e importancia de la preservación digital. La segunda sección describe acciones y estrategias de preservación digital, con principios de integridad y autenticidad, formatos, estándares (ISO), métodos, directrices (NDSA Levels, RAM, etc.). La tercera sección se refiere al mandato que describe y declara el compromiso de una organización y los responsables autorizados ante el programa de preservación digital.
Por último, insistimos en que toda política de preservación digital debe fomentar y divulgar la importancia de la cultura de la preservación digital en la organización. Una vez que ha sido concluida y aprobada la política de preservación digital, esta debe publicarse y difundirse en acceso abierto en la web o los canales digitales, para comunicar y visualizar el compromiso formal de la organización ante la cultura de la preservación digital como promesa oficial del consenso de grupos de interés internos y externos, en las actuales y futuras generaciones de responsables.
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